Opgørelse og dokumentation af tabt arbejdsfortjeneste Side 1 af 9 1. Tabt arbejdsfortjeneste Medlemmer af Byrådet kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Ordningen er beskrevet i styrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen. Modtagelse af tabt arbejdsfortjeneste indebærer, at det faste vederlag for medlemskab af byrådet reduceres med 20.000 kr. årligt (2014-niveau). Reguleringen af beløbet sker én gang årligt pr. 1. april. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste kan højst udgøre 2.025 kr. pr. dag (2015-niveau). Efter loven ydes erstatningen for deltagelse i møder mv. i forbindelse med det kommunale hverv. BORGMESTERENS AFDELING Juridisk Service Aarhus Kommune Juridisk Service Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 89 40 22 84 E-mail: jura@ba.aarhus.dk Direkte e-mail: frja@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 15/018991-1 Sagsbehandler: Jakob Frøsig Det enkelte medlem skal foretage valget af tabt arbejdsfortjeneste forud for og med virkning for ét regnskabsår ad gangen. 2. Generelle bemærkninger For at opnå erstatning for tabt arbejdsfortjeneste skal byrådsmedlemmet dokumentere at have lidt et indtægtstab. Det er det indtægtstab, der faktisk lides i forbindelse med deltagelsen i bestemte møder mv. som led i varetagelsen af det kommunale hverv, der kan kræves erstattet. Det er et grundlæggende krav for at kunne få erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, at indtægtstabet skyldes deltagelsen i møderne mv.
Der kan således normalt kun ydes erstatning i det omfang, medlemmet har været nødt til at tage fri fra sit erhvervsarbejde på grund af deltagelsen i møderne mv. Side 2 af 9 Der kan som udgangspunkt alene ydes erstatning for den tid, der medgår til selve mødet mv. og transporttiden i forbindelse hermed. For så vidt angår transporttiden kan der normalt alene ydes erstatning for den tid, der anvendes til transport frem og tilbage fra arbejdsstedet til mødet mv. Det bemærkes, at erstatningen alene ydes i det omfang, hvor byrådsmedlemmet hvis der ikke havde været et kommunalt møde mv. ville have været på arbejde i det tidsrum eller dele heraf, som transporttiden angår. Forberedelsestid i forbindelse med møderne mv. kan ikke medregnes i opgørelse af erstatningen. Tiden mellem flere møder pr. dag kan normalt ikke medregnes ved opgørelse af erstatningen. Dette gælder dog ikke, hvis medlemmet ikke kan nå at vende tilbage til arbejdet. Hvis en arbejdsgiver ikke kan udnytte den ansattes arbejdskraft i kortere tidsrum på grund af indholdet eller karakteren af arbejdet, fx inden den ansatte skal have fri for at kunne deltage i et møde, kan sådan resttid tillige medregnes ved opgørelsen. Anvendelse af timer fra en flex- eller afspadseringskonto vil normalt ikke udløse noget tab. Dette skal ses i sammenhæng med, at byrådsmedlemmer efter loven har ret
til fravær fra arbejdet af hensyn til at kunne varetage det kommunale hverv. Side 3 af 9 I det omfang et medlem omlægger sin arbejdstid af hensyn til byrådshvervet, vil der normalt ikke foreligge noget tab. Der er ikke nogen pligt til omlægning af arbejdstiden. Det bemærkes hertil, at i tilfælde hvor et byråds- og regionsrådsmedlem er ansat i Aarhus Kommune, imødekommer kommunen som arbejdsgiver så vidt muligt ønsker fra den ansatte om omlægning af arbejdstiden/tjenestebytning. Der skelnes ikke mellem hovederhverv og bierhverv. Indtægtstab, der skyldes, at den pågældende ikke kan varetage bibeskæftigelse på grund af et kommunalt hverv, kan således også kræves erstattet ved fremlæggelse af den fornødne dokumentation. 3.1. Dokumentation generelle krav Det påhviler medlemmet at fremlægge underskrevet dokumentation, når vedkommende anmoder om udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Et medlem der vælger at benytte sig af ordningen kan selv bestemme, om der månedsvis eller med længere mellemrum, fx årligt, skal anmodes om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. De enkelte anmodninger skal være vedlagt den nødvendige dokumentation. Det skal af dokumentationen fremgå, a) hvilke tidspunkter vedkommende har været fraværende fra sit erhvervsarbejde på grund af de kommunale møder mv., og b) hvilket indtægtstab dette har medført.
Kravet om dokumentation indebærer, at der fremlægges en oversigt over deltagelse i de møder mv., som medlemmet anmoder om tabt arbejdsfortjeneste i anledning af med angivelse af hvilket møde, medlemmet har deltaget i, datoen samt start- og sluttidspunktet for mødet. Side 4 af 9 Kravet om dokumentation indebærer endvidere, at der fremlægges en beløbsmæssig opgørelse af det lidte indtægtstab, og at der redegøres for sammenhængen mellem tabet og deltagelse i de kommunale møder mv. Se nedenfor under pkt. 3.2. og 3.3. 3.2. Nærmere om dokumentationen for lønmodtagere For så vidt angår den beløbsmæssige opgørelse af det lidte indtægtstab skal der i forbindelse hermed fremlægges lønsedler eller lign. Retten til tabt arbejdsfortjeneste omfatter alle mistede økonomiske ydelser i forbindelse med fraværet, herunder feriegodtgørelse, manglende pensionsindbetalinger m.v. I tilfælde hvor der anodes om erstatning i anledning af resttider som beskrevet ovenfor i afsnit 2, skal der endvidere fremlægges en underskrevet erklæring fra arbejdsgiveren om, at denne ikke har haft mulighed for at beskæftige medlemmet på de pågældende tidspunkter med resttider samt baggrunden herfor. Der kan om fornødent anmodes om nærmere oplysninger fra byrådsmedlemmet selv eller dennes arbejdsgiver, således at det er tilstrækkelig klart, hvorledes det opgjorte beløb fremkommer. 3.3. Nærmere om dokumentationen for selvstændigt erhvervsdrivende
For selvstændige erhvervsdrivende skal der fremlægges en erklæring fra den pågældendes revisor. Det skal være en registreret eller statsautoriseret revisor. Side 5 af 9 Erklæringen skal redegøre for den beløbsmæssige opgørelse af det lidte tab. Erklæringen skal endvidere sandsynliggøre, at der er lidt et tab som opgjort. Det skal herunder sandsynliggøres, at vedkommende ville have udført arbejde på tidspunktet for deltagelse i det enkelte kommunale møde mv. Med henblik på at sandsynliggøre dette, kan der eksempelvis fremlægges oplysninger om den sædvanlige daglige arbejdstid sammenholdt med den faktiske arbejdstid på de dage, hvor vedkommende har deltaget i kommunale møder mv. Den beløbsmæssige opgørelse af indtægtstabet skal understøttes af regnskabsmæssige oplysninger for virksomheden, fx i form af årsopgørelser eller virksomhedsregnskaber. Ved opgørelsen af indtægtstabet vil der eventuelt kunne tages udgangspunkt i en timesats for det pågældende medlem, hvis timesatsen kan godtgøres ud fra regnskabsmæssige oplysninger. For selvstændige erhvervsdrivende, der driver virksomhed i selskabsform, vil det lidte tab ofte ikke umiddelbart give sig udtryk i reduceret indtjening, men tabet vil i stedet manifestere sig som et formuetab i selskabet. Økonomi- og Indenrigsministeriet har tilkendegivet, at dette principielt ingen betydning har for retten til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Der kan om fornødent anmodes om nærmere oplysninger, således at det er tilstrækkelig klart, hvorledes det opgjorte beløb fremkommer. Side 6 af 9 4. Møder som giver ret til tabt arbejdsfortjeneste Deltagelse i følgende møder mv. giver som udgangspunkt ret til tabt arbejdsfortjeneste: møder i byråd og dets udvalg, møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet, såfremt der ikke på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse, deltagelse i seminarer, jf. styrelseslovens 9 a. deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger. Der kan imidlertid ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med et hverv, hvis der ydes et særligt honorar eller vederlag for varetagelsen af hvervet 1. Det generelle vederlag for alle byrådsmedlemmer, udvalgsvederlag og tillægsvederlag til medlemmer, der har børn under 10 år boende hjemme har dog ikke betydning for muligheden for at få tabt arbejdsfortjeneste 2. Møder i byråd og dets udvalg 3 Punktet omfatter byrådsmøder. Desuden omfatter punktet møder i de faste udvalg samt møder i særlige udvalg nedsat i henhold til styrelseslovens 17, stk. 4. 1 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 6. 2 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 6 jf. stk. 1, 2 og 4. 3 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 1, litra a.
Der kan godt ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med medlemskab af et udvalg, selv om der ikke knytter sig et udvalgsvederlag til hvervet. Side 7 af 9 Udvalgsformænd kan ikke modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for varetagelsen af udvalgshvervet, hvis de er tillagt udvalgsformands-vederlag. 4 Møder i Børn- og ungeudvalget (tvangsudvalget) udløser ikke tabt arbejdsfortjeneste. 5 Møder i Magistraten sidestilles ikke med møder i byrådet og dets udvalg. Møder i Magistraten giver således ikke ret til tabt arbejdsfortjeneste, heller ikke for de tre medlemmer af Magistraten uden ressortområde. 6 Dette gælder også varetagelse af hverv/poster, der bestrides i vedkommendes egenskab af at være magistratsmedlem. 7 Kravet om, at der skal foreligge et møde, indebærer, at samtlige medlemmer af organet skal være indkaldt til mødet. Desuden skal medlemmerne have deltaget i en forhandling og træffe beslutning eller i hvert fald have haft mulighed herfor. Dette krav vil normalt ikke være opfyldt 4 Dette følger af styrelseslovens 16, stk. 6, jf. 16, stk. 7. Da udvalgsformændene for de faste udvalg i Aarhus Kommune modtager udvalgsformands-vederlag, kan de således ikke modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ifm. varetagelsen af udvalgshvervet. 5 Børn- og ungeudvalget (tvangsudvalget) nedsættes iht. retssikkerhedsloven og er derfor ikke et udvalg under byrådet. Medlemskab af tvangsudvalget er derimod et kommunalt hverv, som omtalt i styrelseslovens 16, stk. 1, litra b. Da hvervet er selvstændigt vederlagt, kan der imidlertid ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 6 Jf. mundtlig tilkendegivelse fra Indenrigsministeriet til KL. 7 Jf. mundtlig tilkendegivelse fra Indenrigsministeriet til KL.
ved eksempelvis studieture og besøg på institutioner uden samtidig afholdelse af et møde. Side 8 af 9 Møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet, såfremt der ikke på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse 8 Der er tale om møder i råd, nævn eller bestyrelser, hvor deltagelsen sker efter udpegning fra byrådet. Der kan alene ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for disse møder, hvis der ikke ydes særskilt vederlag for hvervet. Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i underudvalg, samarbejdsudvalg eller andre aktiviteter end møder, som besluttes af en bestyrelse, et råd, et nævn eller lignende. Deltagelse i seminarer, jf. styrelseslovens 9 a. Byrådet kan efter styrelseslovens 9a træffe beslutning om afholdelse af seminarer vedrørende årsbudgettet eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Der kan gives tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med sådanne seminarer. Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger 9. Kommunens revision kan efter styrelsesloven på eget initiativ forelægge revisionens beretninger for byrådet. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse. Deltagelse i forelæggelsen giver ret til tabt arbejdsfortjeneste. 8 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 1, litra b 9 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 1, litra e.
5. Møder mv. som ikke giver ret til tabt arbejdsfortjeneste Hvis byrådet træffer beslutning om det, kan deltagelsen i visse andre møder mv. udløse ret til tabt arbejdsfortjeneste. Byrådet har ikke truffet beslutning herom, og der kan derfor ikke ydes tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med disse møder, som er: Side 9 af 9 deltagelse i kurser mv., der af byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af byråds- og udvalgshverv eller andet hverv, som varetages efter udpegning fra byrådet 10, varetagelse af visse nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg 11. Der kan ikke ydes tabt arbejdsfortjeneste til andre typer af møder og aktiviteter end nævnt i denne vejledning. 12 10 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 1, litra c. 11 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 1, litra f samt 16, stk. 5, 3. pkt. 12 Se hertil styrelseslovens 16, stk. 5, der udtømmende beskriver, hvornår der kan ydes tabt arbejdsfortjeneste.