Retningslinjer/vejledning for deltagelse i bestyrelsesarbejdet i grundejerforeningen Møgelkær 1. Bestyrelsens målsætninger og intentioner Foreningens formål er i henhold til Viborg Kommunes lokalplan nr. 205, der er tinglyst på medlemmernes ejendomme, indenfor foreningens område at forestå etablering, drift og vedligeholdelse af veje, stier, fællesarealer og øvrige fælles anlæg. Foreningen er således stiftet med hjemmel i den nævnte lokalplan. Grundejerforeningen skal i øvrigt udføre de opgaver, som i medfør af lovgivningen henlægges til foreningen. Det er bestyrelsens målsætning og intention at administrere foreningens midler ud fra økonomisk ansvarlighed sammenholdt med viljen til løbende at vedligeholde fælles anlæg samt skabe forbedringer af disse, hvor det er i fælles interesse Når det gælder de beføjelser, som bestyrelsen er tillagt efter vedtægterne m.m., er det ligeledes en målsætning, at disse udøves efter et princip om godt naboskab og gensidig respekt for frivilligt arbejde. Det er i den forbindelse bestyrelsens holdning, at alle beboere har pligt til at løse eventuelle nabostridigheder indbyrdes, og at bestyrelsesmedlemmer derfor på ingen måde skal agere mæglere i anliggender, som ligger udenfor bestyrelsens myndighedsområder. Det er en målsætning at bestyrelsens arbejde og beslutningsgrundlag opfattes som ærligt og synligt af beboerne i Møgelkær. Bestyrelsen vil i den forbindelse i videst muligt omfang anvende offentliggørelse af beslutningsprotokoller, løbende give information via foreningens hjemmeside og/eller via andre medier samt åbent modtage og svare på alle spørgsmål Det er også bestyrelsens målsætning, at tilskynde til og understøtte alle former for frivilligt arbejde, initiativer eller dannelse af medlemsarbejdsgrupper/underudvalg, der løser praktiske opgaver i Møgelkær og/eller bringer beboerne sammen. I appendiks A er der nærmere beskrevet om formål og arbejdsform for medlemsarbejdsgrupper/underudvalg 2. Bestyrelsens aktiviteter 2.1 Bestyrelsesmøder 2.1.1 Bestyrelsesmøder afholdes ved behov, eller når 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Bestyrelsen agter at afholde mindst 5 møder pr. år. 2.1.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 medlemmer, herunder formanden, er til stede. (Vedtægterne 20). Bestyrelsen er også beslutningsdygtig, hvis der er 5 medlemmer til stede uden formanden, såfremt næstformanden er til stede, og formanden er almindeligt forhindret. 2.1.3 Formanden indkalder og leder møderne og har i tilfælde af stemmelighed den afgørende stemme. (Vedtægterne 20). I praksis kan formanden sørge for indkaldelse i samarbejde med et andet bestyrelsesmedlem, der fx kan indsamle punkter, renskrive dagsorden eller 1
udsende mødeindkaldelse. Blot det sker med formandens accept. 2.1.4 I tilfælde af formandens fravær, leder næstformanden mødet, men næstformanden har ikke afgørende stemme i tilfælde af stemmelighed. Punkter må i sådan en situation evt. udskydes til næste møde. 2.1.5 Bestyrelsen afholder møderne uden for normal arbejdstid - aften eller weekend under hensyn til bestyrelsesmedlemmers arbejde, studier og/eller lignende forpligtelser. 2.2 Årets gang i bestyrelsen 2.2.1 Der er i appendiks B vist en tidstabel for hvornår og hvorledes de forskellige aktiviteter, som bestyrelsen har ansvaret for, bør/skal udføres. 2.3 Dagorden til bestyrelsesmøder 2.3.1 Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker punkter behandlet på et bestyrelsesmøde, bedes fremsende disse til formanden eller det bestyrelsesmedlem, der efter aftale med formanden sørger for indkaldelse og dagsorden, senest weekenden før mødet afholdes. Udkast til dagsorden udsendes senest 24 timer før mødet afholdes. I særlige situationer kan bestyrelsen, hvis blot et medlem ønsker det, tilføje punkter til dagsorden på bestyrelsesmødet. 2.3.2 Bestyrelsesmøder bør altid indeholde punkter indenfor 3 hovedemner; "Siden sidst", "Aktuelle opgaver" og "Nye emner". 2.3.3 Endvidere bør "informationer fra" henholdsvis formand og kasserer være faste punkter under "Siden sidst". 2.3.4 Bestyrelsen kan invitere andre, fx medlemmer eller personer med særlig viden på enkeltområder til brug for berigelse af beslutningsgrundlag. Sådanne gæster er ikke en del af bestyrelsen og deltager ikke i beslutning/forhandling, herunder afstemning. 2.3.5 Bestyrelsesmøder afsluttes med punktet "Eventuelt". Under dette kan kun informationer, der ikke kræver beslutninger, drøftes. Det kan aftales at optage emner som punkter på efterfølgende møder. 2.4 Beslutningsprotokol fra bestyrelsesmøder 2.4.1 Bestyrelsen udfærdiger en protokol over forhandlinger og beslutninger. (Vedtægternes 20). Det er normalt sekretæren, som er referent, men bestyrelsen kan evt. vælge et andet bestyrelsesmedlem, fx i tilfælde af fravær. Mødelederen bør ikke være referent. 2.4.2 Protokollen skal underskrives af de tilstedeværende medlemmer. I praksis udfærdiges beslutningsprotokollen som elektronisk dokument, og underskrift foretages på det efterfølgende bestyrelsesmøde på et underskriftsark, der sammen med den udskrevne protokol gemmes i foreningens arkiv. 2.4.3 Bestyrelsesmedlemmerne har til fælles ansvar at sikre enighed om beslutningsprotokollens ordlyd. I tilfælde af uenighed fastsætter mødelederen i samarbejde med referenten ordlyden og evt. kommentarer kan fremsættes på næste bestyrelsesmøde. 2.4.4 I tilfælde af afstemning kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve, at afstemninger føres til beslutningsprotokollen med navns nævnelse. Endvidere kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve at få en mindretalsudtalelse ført til beslutningsprotokollen. 2
2.4.5 Efter et møde fremsender referenten hurtigst muligt beslutningsprotokollen til de deltagende medlemmer. Disse har pligt til hurtigst muligt at komme med kommentarer, som kan indarbejdes i beslutningsprotokollen, idet kommentarer dog ikke må være i strid med det på mødet vedtagne, fx i tilfælde af holdningsskift. Evt. må punktet rejses igen på et efterfølgende møde, hvor beslutningen kan ændres. 2.4.6 Beslutningsprotokollen offentliggøres hurtigst muligt efter mødet på foreningens hjemmeside i samarbejde med foreningens webmaster. Når referenten har modtaget tilsagn om beslutningsprotokollen fra alle deltagende bestyrelsesmedlemmer, sendes denne hurtigst muligt til webmasteren. 2.4.7 Bestyrelsen kan beslutte at enkelte punkter kan være belagt med tavshedspligt. Det gælder fx sager om bestyrelsens medlemmer eller det generelle forhold at foreningens medlemmer ikke optræder i beslutningsprotokollen med navns nævnelse. Tavshedsbelagte oplysninger udtages af den del af referatet, der offentliggøres på foreningens hjemmeside og anføres kun i det referat, der underskrives og gemmes i foreningens arkiv. 3. Behandling af sager mellem 2 bestyrelsesmøder 3.1 Hvis bestyrelsen kommer i en situation, der kræver umiddelbar stillingtagen, og det ikke kan vente til et planlagt bestyrelsesmøde, og det samtidig heller ikke er muligt at samles til et ekstraordinært bestyrelsesmøde, bedes fortrinsvis formanden - eller om nødvendigt et andet bestyrelsesmedlem - sikre sig opbakning fra et flertal i bestyrelsen før handling og i øvrigt orientere den samlede bestyrelse. Hertil bedes alle bestyrelsesmedlemmer rundsende kommentarer til alle i bestyrelsen. Sådanne situationer skal efterfølgende behandles på et bestyrelsesmøde under Siden sidst. 4. Bestyrelsens og bestyrelsesmedlemmernes beføjelser og pligter 4.1 Bestyrelsens primære opgaver er fastlagt i vedtægterne for grundejerforeningen af 28.11.2007. 4.2 Bestyrelsen handler alene på baggrund af mandat fra generalforsamlingerne. Det er bestyrelsens ansvar at sikre generalforsamlingen informeres om arbejdet i bestyrelsen. Det er bestyrelsens opgave selv at indhente og afklare beslutningsgrundlaget for arbejdet. 4.3 Bestyrelsesmedlemmer skal underrette bestyrelsen om alle væsentlige forhold, de måtte opnå kendskab til, som kan have betydning for foreningen. 4.4 Bestyrelsen repræsenterer foreningen udadtil i enhver henseende over såvel som offentlige som private. I praksis kan enkeltmedlemmer af bestyrelsen også repræsentere foreningen, fx ved afholdelse af foreningsarrangementer, deltagelse i andre offentlige eller private arrangementer på bestyrelsens vegne, osv. 4.5 Bestyrelsen har ansvaret for sin egen informationsformidling til medlemmerne og kan efter eget valg afholde informationsmøder, udgive informationsskrivelser eller drive hjemmeside for foreningen. 4.6 Foreningen tegnes i alle anliggender af formanden i forbindelse med to andre bestyrelsesmedlemmer (Vedtægternes 21). To bestyrelsesmedlemmer er således forpligtet til at bistå formanden ved fx repræsentation, underskrivning af aftaledokumenter, mv. såfremt omstændighederne kræver det. 3
4.7 Hvervet som formand eller som medlem af bestyrelsen er ulønnet, men der kan ydes bestyrelsesmedlemmerne tilskud efter sandsynligt eller dokumenteret forbrug, til dækning af udgifter til telefon og administration (f.eks. porto, kopiering, udprintning og papir) i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Omkostninger i forbindelse med forplejning ved bestyrelsesmøder kan refunderes (max 300,- pr. møde). 4.8 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med de fra grundejerne modtagne henvendelser og i sager vedrørende andre grundejere, ligesom andre oplysninger der er afgivet under fortrolighed ikke må videregives. Tavshedspligten gælder ligeledes andre, der deltager i bestyrelsens møder. Tavshedspligten gælder også efter at et medlem er udtrådt af bestyrelsen. Brud på tavshedspligten kan straffes efter dansk rets almindelige bestemmelser. 4.9 Bestyrelsen kan ikke påtage sig at mægle i kontroverser mellem grundejere, hvis bestyrelsen ikke har part i kontroversen. 5. Inhabilitet 5.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i bestyrelsens drøftelser eller afstemninger om spørgsmål om aftaler mellem foreningen og ham/hende selv. Et bestyrelsesmedlem må ej heller deltage i forhandlinger eller afstemning om foreningens søgsmål mod ham/hende selv, eller om aftale mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun kan have en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod foreningens. 5.2 Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til af egen drift at give oplysning om sin eventuelle inhabilitet. 5.3 Opstår der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet, er det pågældende medlem forpligtet til at besvare alle de oplysninger, som bestyrelsen måtte kræve for at træffe afgørelse i spørgsmål om inhabiliteten samt i øvrigt ikke at deltage i drøftelsen og afstemningen af det pågældende forhold. 6. Medlemshenvendelser 6.1 Henvendelser fra foreningens medlemmer afleveres i formandens fysiske postkasse eller sendes til info@moegelkaerviborg.dk. Det er formandens ansvar at tømme både elektronisk og fysisk post. For at henvendelserne kan behandles af bestyrelsen skal de være skriftlige og forsynet med kontaktoplysninger på afsender (f.eks. tlf. / mail / husnr.) 6.2 Alternativt kan beboere enkeltvis eller i grupper efter forudgående aftale få lov at fremlægge deres henvendelser direkte på bestyrelsesmøderne. 6.3 Alle henvendelser, skriftlige såvel som mundtlige, der har været behandlet på bestyrelsens møder, føres til referat. Der sendes et skriftligt svar til afsender. Øvrige interesserede kan læse svaret i referatet på hjemmesiden. 4
7. Økonomisk forvaltning 7.1 Vedtægternes 21 fastsætter, at kassereren betaler regninger godkendt af formanden, underskriver alle konteringsbilag og i øvrigt kun kan hæve penge fra foreningens konti i forbindelse med formanden. I praksis administreres foreningens konti og betaling af regninger via Netbank, hvor kassereren opretter betalinger, mv. elektronisk. Udbetalinger sker, når formanden har godkendt de pågældende kontobevægelser. 7.2 Når bestyrelsen modtager regninger, skal regningen godkendes af det bestyrelsesmedlem, som har stået for opgaven. Godkendelse sker ved, at bestyrelsesmedlemmet kontrollerer, at arbejdet svarer til det på regningen anførte, hvorved regningen underskrives af bestyrelsesmedlemmet, inden regningen overdrages til kassereren til betaling. Faste opkrævninger samt regninger, som bestyrelsesmedlemmer ikke har kendskab til, overdrages til formanden, som om nødvendigt undersøger sagen eller tager sagen op på et bestyrelsesmøde. 7.3 Alle i bestyrelsen har ansvar for, at alle aftaler og betalinger sker i henhold til gældende lovgivning. Således vedtaget af bestyrelsen den 28. januar 2011 5
Appendiks A Om medlemsarbejdsgrupper Formålet med medlemsarbejdsgrupper Formålet med at nedsætte arbejdsgrupper er at det anses for ønskeligt og fremmende for den demokratiske proces, at så mange medlemmer som muligt, som har tid og lyst til at engagere sig i enkeltsager, får mulighed for dette. Medlemsarbejdsgrupper vil typisk kunne få kompetence til at: Udarbejde beslutningsgrundlag og indstillinger til bestyrelsen Implementering af godkendte forslag fra generalforsamlinger Løsning af øvrige opgaver Medlemsarbejdsgrupper arbejder på grundlag af et skriftligt kommissorium fra bestyrelsen (i form af mødereferat). Af kommissoriet er følgende punkter obligatoriske: Målet med arbejdsgruppens arbejde Beslutningsgrundlaget Budgetramme Økonomiske konsekvenser for medlemmerne (på kort- og langt sigt) Relevante deadlines og evt. milepæle Personnavne og kontaktoplysninger på deltagerne, herunder bestyrelsesmedlem. Formand Medlemmerne kan naturligvis (jf. vedtægter) stadig stille forslag, uden dette kræver nedsættelse af en arbejdsgruppe forud for. Personer, der stiller forslag, bør deltage i de(t) bestyrelsesmøder, hvor forslaget gennemgås af bestyrelserne, forud for generalforsamlingen. Arbejdsform i medlemsarbejdsgrupper Arbejdsgrupperne nedsættes som hovedregel under generalforsamlinger. På generalforsamlingen vil det være muligt at melde sig til grupper, alt efter interesse. Når gruppen er nedsat og har valgt en formand gælder følgende: Arbejdsgruppens formand skal holde bestyrelsen orienteret om fremdriften i arbejdet. Når arbejdsgruppen udarbejder beslutningsgrundlag, behandler sager, eller fremskaffer information, er det arbejdsgruppens ansvar at dette foregår nøgternt og upartisk. Arbejdets / forslagets finansiering samt eventuelle økonomiske konsekvenser på kort og lang sigt skal belyses, om nødvendigt ved at indhente relevant ekspertise til at foretage de nødvendige estimater. Det er arbejdsgruppen tilladt at søge hjælp hos andre bestyrelsesmedlemmer eller efter bevilling fra bestyrelsen, hos eksterne rådgivere. Arbejdsgruppen kan indhente tilbud fra handlende eller private, men ikke tegne foreningen eller indgå bindende aftaler med tredjepart. Arbejdsgruppen udarbejder et endeligt begrundet forslag til løsningen af opgaven til bestyrelsen. Er forslaget ikke ordentligt gennemarbejdet, kan bestyrelsen bede arbejdsgruppen om et revideret forslag. Bestyrelsen kan indstille gruppens forslag til godkendelse for generalforsamlingen, ligesom bestyrelsen kan beslutte ikke at anvende arbejdsgruppens forslag til en løsning og derfor ophæve arbejdsgruppen Vedtager generalforsamlingen gruppens forslag til en løsning, vurderes det om gruppen skal opløses, eller fortsætte med at implementere selve forslaget. 6
Appendiks B Årets gang i bestyrelsen Hele året Løbende tilsyn med vedligeholdelse af de grønne områder (det grønne udvalg). Løbende tilsyn med vedligeholdelse af torve, veje, stier og fortove (vejudvalget). Januar Regnskabet skal afleveres til formanden senest 30. januar. Formanden sørger for videreekspedition til revisorerne. Udarbejdelse af regnskab. Fremsendelse af regnskab til revisor. Februar Regnskabet skal være godkendt af bestyrelsen senest 2. februar. Udsendelse af kontingentopkrævninger. Udarbejdelse af budgetforslag. Udarbejdelse af den skriftlige beretning (formanden). Godkendelse af beretning. Bestyrelsesmøde. Fastlæggelse af dato for generalforsamling. Reservation af lokale (Søndre Skole). Bestyrelsen kan afholde fastelavnsarrangement (februar eller marts) Marts Der indkaldes til generalforsamling. Generalforsamlingen skal være afholdt senest 30. april. Indkaldelse skal udsendes 4 uger før. Forslagsfrist fra medlemmer er 14 dage før generalforsamlingen. Indkomne forslag udsendes til medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen sammen med bestyrelsens eventuelle kommentarer og supplerende forslag. Dirigent til generalforsamlingen skal findes. April Afholdelse af generalforsamling - 1. eller 2. onsdag i måneden. Maj En måned efter generalforsamlingen skal referat herfra være udsendt til medlemmerne. Juni Bestyrelsen kan afholde Sankt Hans arrangement. Juli August Legepladsaften. September Kontakt til vinterentreprenør. Oktober Aftale med vinterentreprenør. November December Årsregnskabet forberedes. Indgåelse eller fornyelse af aftale med entreprenør om vedligeholdelse af grønne områder i det følgende år 7