HÅNDBOG 4. december 2012 1. udgave
Indholdsfortegnelse. 1. INDLEDNING 2. FORMÅL 3. ANVENDELSE 4. LEDELSE OG STYRING. 4.1. Brugermøder. 5. MULTIHUSETS DRIFT 5.1. Frivillig i Multihuset. 5.2. Åbningstider og brug af lokaler. 5.3. Booking og betaling. 5.4. Bookning af løse timer. 5.5. Priser. 6. REKLAMER 7. RENGØRING 7.1. "Ekstern" rengøring. 7.2. Almindelig rengøring efter brug af lokaler. 8. VEDLIGEHOLDELSE 8.1. Skader på Multihuset. 9. OPSYN 9.1. Efterladte genstande. 10. AFLÅSNING OG NØGLER 10.1 Generelt. 10.2. Typer. 10.3. Depositum. 10.4. Udlevering af koder og nøgler. 11. Adresse. 2
1. INDLEDNING Velkommen til Multihuset Læborgs eget hus. Multihuset i Læborg er et projekt, der har været undervejs i 7 år og er resultatet af et fantastisk arbejde mellem foreninger, private og kommune. Den daglige drift ledes af Multihusets bestyrelse og skal primært forestås af frivillige fra foreninger og institutioner i Læborg, Vejen Friskole, læborgere samt folk med tilknytning til Læborg. 2. FORMÅL Multihuset anvendes primært til idrætslige og kulturelle formål. Multihusets formål er at: Skabe et samlingspunkt for Læborg Sogn. Sikre alle aldersgrupper og interessegrupper i sognet et sted for samling og aktivitet. Knytte fællesskaber på tværs af alder og interesser. Skabe optimale muligheder for motion og sundhed for alle aldersgrupper på egne præmisser. Høste synergieffekt, når vore forskellige interesseområder, foreninger og mennesker i alle al- dre samles under et tag. Videreudvikle Læborg Sogn som et godt sted at bo og leve via et endnu stærkere netværk mel- lem de forskellige foreninger, skolen og kirken. Sikre at vi får et hus, der kan rumme mange slags aktiviteter, også dem vi ikke har "opfundet" endnu. Synliggøre Læborg Sogn som et stærkt aktiv i Vejen Kommune, der rummer natur, kultur og et aktivt sammenhold. Multihuset fremmer sit formål ved at: Lægge faciliteter til uddannelse, træning og oplevelser inden for idræt og fritid. Afholde idrætskonkurrencer. Afholde andre aktiviteter af kulturel art. 3. ANVENDELSE Alle kan principielt leje Multihuset - helt eller delvis - men idrætslige aktiviteter har fortrinsret. Foreninger og institutioner i Læborg og omegn kan anvende Multihuset til andre aktiviteter, så- fremt dette ikke er en konkurrent til Læborg Forsamlingshus. 3
Multihuset udlejes ikke til: Fester, som f.eks. familiefester, herunder bryllupper, konfirmationer og lignende. Dette gælder dog ikke børnefødselsdage eller arrangementer, hvor et væsentligt element er sportslig udfol- delse der samtidig kan gennemføres som en del af en fest i forsamlingshuset. Foredrag og lignende med under 120 deltagere, som normalt ville være henlagt til forsam- lingshuset. Arrangementer, hvor der foregår bespisning, med mindre dette er koordineret med forsam- lingshuset. Ønsker du at holde et arrangement i Multihuset, kan du kontakte administrationen på Vejen Fri- skole dagligt mellem 8 12 på tlf. 75366411 eller sekretæren i Multihusets bestyrelse på tlf. 75368138 eller 25788138. 4. LEDELSE OG STYRING. Multihusets bestyrelse træffer suverænt alle beslutninger vedrørende alle Multihusets forhold iht. Multihusets vedtægter, herunder overordnede driftsforhold og prioriteringer heraf. Såfremt der opstår en tvist mellem Multihusets primære brugere, kan bestyrelsen indhente Læ- borg Lokalråds holdning til sagen. Multihusets til enhver tid siddende bestyrelse fremgår af Multihusets hjemmeside på laeborg.dk. 4.1 Brugermøder. I juni måned hvert år afholdes et fordelingsmøde med brugere af Multihuset. Multihusets brugere samt prioritering er: 1. LG&U samt deres medlemmer. 1. Vejen Friskole, inkl. SFO og børnehaven. 2. Dagplejen. 2. Øvrige foreninger og institutioner i Læborg og omegn samt deres medlemmer. 3. Ikke medlemmer i Læborg og omegn generelt. 3. Ikke medlemmer udefra. På mødet fastlægges, på hvilke tidspunkter Multihuset er fast booket frem til 01. august det kom- mende år. Øvrige brugermøder kan afholdes, såfremt der findes behov herfor eller en af de væsentlige bru- gere, ønsker det. 4
5. MULTIHUSETS DRIFT Multihusets bestyrelse er ansvarlig for Multihusets drift. Bestyrelsen fastlægger den overordnede driftsorganisation, som fremgår af Multihusets hjemme- side. Multihusets drift gennemføres primært ved frivilligt arbejde, hvor særlige opgaver behandles og fordeles af bestyrelsen. De almindelige daglige driftsopgaver behandles af Vejen Friskole og løses i et fællesskab mellem Vejen Friskole, LG&U og frivillige. Alle ledere, trænere og lærere i foreninger/institutioner støtter driften ifm. de aktiviteter, de gen- nemfører. Øvrig frivillig arbejdskraft deltager i særligt definerede opgaver, der koordineres af bestyrelsen. 5.1 Frivillig i Multihuset. Multihusets mange aktiviteter baseres på frivillig arbejdskraft samt støtte fra foreninger og institu- tioner i Læborg og omegn, idet den daglige drift er helt afhængig af, at frivillige giver en hjælpende hånd. Fælles for det at være frivillig ifm. Multihusets drift eller ifm. de forskellige aktiviteter er, at de penge, der tjenes, forbliver i Multihuset med mindre andet er koordineret med bestyrelsen for- ud for aktivitetens gennemførelse. Ønsker du at være frivillig, kan du henvende dig til sekretæren i bestyrelsen på 75368138 eller 25788138. 5.2 Åbningstider og brug af lokaler. Multihuset er som udgangspunkt åbent fra klokken 6:00 til 23:00 hver dag. I juli måned er Multihuset åben, men der er ingen rengøring. Brug af Multihuset kan ske på følgende måde: 1. Aktivitet booket af en forening, skole m.fl. 2. Individuel booking af løse timer. Brug af Multihuset sker på eget ansvar, og børns brug af Multihuset sker under forældrenes ansvar. 5.3 Booking og betaling. LG&Us booking- og betalingssystem i CONVENTUS anvendes ifm. leje af Multihuset, og Vejen Fri- skole støtter med råd og vejledning ifm. booking. Vejen Friskole har prioritet til Multihuset på hverdage i tidsrummet 0730-1500. 5
LG&U har prioritet til Multihuset på hverdage i tidsrummet 1600-2200 samt lør-, søn- og hellig- dage. Det skal bemærkes, at alle faste bookinger skal baseres på planlægning af aktuelle aktiviteter, så øvrige brugere har mulighed for at booke Multihuset i ledige perioder alle dage i åbningstiden. 5.4 Bookning af løse timer. Når de faste brugere har booket jf. pkt. 4.1., vil der være en række tidspunkter, hvor Multihuset er ledigt. Multihuset kan da bookes som "løse timer". Booking af løse timer sker gennem www.conventus.dk eller ved henvendelse til Vejen Friskole dagligt mellem 8 12 på tlf. 75366411 eller sekretæren i Multihusets bestyrelse på tlf. 75368138 eller 25788138. Oversigt over faste bookinger kan ses på www.conventus.dk eller via henvendelse til Vejen Frisko- le. Bookingen skal ske før, man starter på aktiviteten. Bemærk: Ønsker man en fast ugentlig tid til fx badminton, skal dette ske gennem LG&Us bestyrel- se. 5.5 Priser. 5.5.1 Faste brugere. 5.5.1.1 LG&U. Lejen fastsættes årligt og faktureres halvårligt. Der skal tillægges moms. 5.5.1.2 Vejen Friskole. Lejen fastsættes årligt og faktureres halvårligt. Der skal tillægges moms. 5.5.1.3 Dagplejen. Dagplejen kan anvende Multihuset vederlagsfrit henset til Vejen Kommunes driftstilskud. 5.5.2 Løse timer i Multihuset. 1/3 af hallen (1 badmintonbane): 50,00 kr. pr. t. 2/3 af hallen (2 badmintonbaner eller en volleybane): 100,00 kr. pr. t. Hele hallen: Borgere og institutioner i eller med tilknytning til Læborg: 150,00 kr. pr. t. Hele hallen: Borgere og institutioner uden for Læborg: 250,00 kr. pr. t. Ovennævnte beløb er inkl. moms. 5.5.3 Årligt kontingent. 150,00 kr. for enkeltpersoner. 500,00 kr. for familier. 6
Kontingentet giver ret til at bruge Multihuset, når det er ledigt, og kræver ingen booking forud. Hallen skal dog forlades, når brugere, der har booket tid ankommer i hallen. 5.5.3.1 Rengøringspersonale. Personer, som deltager i den frivillige rengøring, skal kun betale 1/2 kontingent. 5.5.4 Dagsarrangementer. Prisen for dagsarrangementer aftales i hvert enkelt tilfælde og fastsættes efter aktivitetens karak- ter, herunder vurderes bl.a. slidtage på Multihuset, brug af bad-, omklædnings- og toiletfaciliteter samt øvrige relevante forhold. 6. REKLAMER Multihusets drift kan understøttes gennem salg af reklamer opsat i hallen, såfremt dette ikke skæmmer hallens udseende. Det sker ved opsætning af ensartede skilte i to størrelser. Bandereklamer anvendes ikke. 7. RENGØRING 7.1 "Ekstern" rengøring. Der foretages hovedrengøring 1-2 gange om året i august og december måned. Tillige gennemføres almindelig rengøring under hensyn til de gældende krav til hygiejne således: Hallen og foyeren: 1-2 gange pr. uge. Fejning af gulvet mindst 2 gange og vask af gulvet 1 gang pr. uge. Bad og omklædning: 2 gange pr. uge. Toiletter: Dagligt. Den almindelige rengøring fordeles ligeligt mellem Vejen Friskole og frivillige. 7.2 Almindelig rengøring efter brug af lokaler. Det forventes, at brugerne selv foretager almindelig oprydning efter brug. Det vil sige, at stole, bænke og borde er sat på plads, borde er ryddet og tørret af, gulvet er fejet - kort sagt, at lokalet fremstår pænt og ryddeligt til de næste brugere. Ovennævnte gælder også for omklædningsrummenes vedkommende. Rengøringsrekvisitter er placeret i depotrummet. 8. VEDLIGEHOLDELSE Multihusets almindelige brugervedligeholdelse gennemføres på frivillig basis. 7
De almindelige daglige vedligeholdelsesopgaver behandles af Vejen Friskole og løses i fællesskab mellem Vejen Friskole, LG&U og frivillige. Større vedligeholdelsesopgaver behandles og igangsættes alene af bestyrelsen. 8.1. Skader på Multihuset. Multihuset forestår reparation af alle opståede skader. Ved skader, der vurderes at være forsætlige, eller hvor groft uagtsomhed kan lægges til grund, kan drages skadevolderen til ansvar iht. gældende regler. 9. OPSYN Opsyn med Multihusets faciliteter gennemføres på frivillig basis. Endvidere er opsynet understøt- tet med kameraovervågning i de vigtigste lokaler. Alle ledere, trænere og lærere har ansvaret for at føre opsyn med Multihusets faciliteter forud for, under og efter de aktiviteter, de gennemfører, ligesom de fører naturligt opsyn med deltagerne. Ledere, trænere og lærere tilsikrer, at lokalerne efterlades i ryddelig stand og meddeler almindeli- ge fejl og mangler til Vejen Friskole, der gennemfører den indledende vurdering og inddrager Mul- tihusets driftsorganisation eller bestyrelse efter omstændighederne. Det forventes, at alle skrider ind overfor uhensigtsmæssig optræden, så ulykker på personer og skader på Multihuset og inventar undgås. 9.1. Efterladte genstande. Efterladte genstande opbevares i det indvendige depotrum en måned, hvorefter de fjernes og an- vendes efter omstændighederne. Ejeren til efterladte ting eftersøges generelt ikke. 10. AFLÅSNING OG NØGLER 10.1 Generelt. Multihuset anvender et automatisk låsesystem, der låser op 07:00 og låser igen 22:00. Særlige rum er låst via et normalt nøglesystem. Til det automatiske låsesystem kan tilknyttes særlige koder, der kan udleveres til bruger, såfremt der er behov. 10.2 Typer. Der er 2 forskellige typer nøgler: A. Nøgler med adgang til Multihuset. B. Nøgler med adgang til depotrum. 8
10.3 Depositum. Der kan opkræves depositum for udleverede nøgler. 10.4 Udlevering af koder og nøgler. De faste foreninger/institutioner kan få udleveret relevante koder og nøgler til ledere, trænere og lærere mod kvittering. Antallet af koder og nøgler søges dog begrænset mest muligt. Multihusets driftsorganisation fører en navneoversigt over udleverede koder og nøgler. 11. Adresse. Læborg Multihus, Læborgvej 16, Læborg, 6600 Vejen. 9