Procedure og vilkår ved udlån af lokaler til aftenskoler og foreninger.

Transkript

1 Procedure og vilkår ved udlån af lokaler til aftenskoler og foreninger. Skolens navn Aarupskolen Procedure og vilkår Aftenskoler, foreninger, forældre m.m.sender lokaleansøgninger lokalt til Aarupskolen. Vi booker for dem (for at afklare dobbeltbooking) og afklarer også diverse uoverensstemmelser. Vi aflyser bookinger hvis skolerelaterede arrangementer gør at deres bookinger skal aflyses. Foreninger som skal overnatte på skolen kontakter kommunen for at få en godkendelse til overnatning, vi hører ikke automatisk fra kommunen om de har godkendt overnatningerne. Foreningerne kontakter os og booker lokalerne, herefter bruger vi en del tid på at finde ud af, om kommunen har godkendt den pågældende forening til overnatning. Vi har automatisk dørkontrol på en del af vores døre, derfor skal vi have indstillet denne + alarmer hvis nogen ønsker at bruge skolen. Vi ønsker ikke et bøvlet system hvor eksterne brugere kan booke uden at dørkontrol samt alarm automatisk bliver indstillet. Kan jeres nye system tage højde for dette vil det bare være rigtig dejligt. Vi bruger pt LærerIntra som bookingsystem, lærerne har ikke brug for endnu et system de skal tage stilling til. Derfor ønsker vi et bookingsystem som er integrerbart med LærerIntra. I princippet låner vi alle lokaler ud, dog med visse undtagelser:

2 Børnehaveklasserne udlånes ikke, begrundelsen er, at der tidligere er blevet ødelagt store mængder af spil/legetøj/rekvisitter m.m. og at efterfølgende reetableringsarbejde har været for dyrt og tidskrævende til at lokalerne kan stå undervisningsklare mandag morgen kl Vi låner ikke vores IT-lokaler ud til overnatninger. Alle maskiner er fast installeret på borde m.m. og ikke bare sådan lige at rykke rundt, ingen skal pille i installationerne med net/strøm m.m. Vi vil gerne undgå at udstyr går i stykker. Fysik, biologi, Natur og teknik, sløjd er også lokaler som vi ikke låner ud til overnatninger. Her er der sikkerhedsmæssige aspekter i spil, samt det faktum at forskellige forsøgsopstillinger m.m. ikke kan tages ned fra gang til gang for at gøre plads til overnatninger. Pædagogisk servicecenter er ikke til udlån, da det er lærernes arbejdspladser og disse benyttes aften og weekend af lærerne. Overnatning i vores lokaler i rød bygning på 1. sal, er ikke godkendt af brandmyndighederne til overnatning, derfor kan de ikke udlånes. Assensskolen Som svar på din henvendelse kan vi oplyse at udlån af lokaler ved Assensskolen sker efter personlig henvendelse til teknisk serviceleder Lars Eilsø. De nærmere betingelser for brugen af skolen aftales ved det enkelte udlån: Side 2 af 8

3 - Hvilke lokaler de må anvende. - Aftaler om oprydning og rengøring - Udlevering af fritidsbruger nøgle. - Forklaringer om tyverialarm og ABA-alarm. Brylle skole Dreslette skole Vi aftaler altid, hvem der er ansvarlig fritidsbruger, som kan kontaktes ved aflysning, uhensigtsmæssig brug af lokaler o.l. Fritidsbrugerne samles i blok 4,, 7 og 11. Vi har ikke forskellig procedure til de forskellige lokaletyper. 1-2 gange årligt udlånes hele skolen til Assens fodboldklub. Også her er der konkret aftale om an lang række praktiske forhold, Bl.a. sørger vi for at rydde og pakke klasselokalerne væk, så de kan bruges til overnatning. Dette er en stor opgave, som også forstyrre undervisningen, hvorfor det er problematisk, hvis klasselokaler og andre lokaler frit kan bruges af andre brugere. Vores egen brug af lokaler ud over skoletiden booker vi i Skoleintra s reservationssystem. Det er helt nødvendigt at et fremtidigt reservationssystem for fritidsbrugere snakker sammen med dette system. Personalerum og kontor/administrationslokaler udlånes ikke, da der forefindes fortrolige personoplysninger i disse lokaler. Vi har ikke lokaler som vi ikke låner ud. De lokale foreninger der låner skolen har vi ikke lavet skriftlige aftaler med Vi har ikke nedskrevne procedurer og retningslinjer, men i målsætningen står, at vi vil være et aktiv for lokalområdet. Generelt er ledelsen, som afgør udlån indenfor denne Side 3 af 8

4 Ebberup skole ramme: Man "afleverer" lokalet som man modtog det (eller bedre... ;-). Man erstatter evt. ødelagt udstyr - og der lånes ikke særligt udstyr uden aftale, og da ikke såfremt man ikke er erfaren med brugen (musik instrumenter f.eks.). Vi er opmærksomme på, om der er tale om en form for kommerciel aktivitet, om der er tale om konkurrenceforvridende aktivitet (fester, overnatning mv.) Skolens forældre må låne skolen til alle typer klasse - elevarrangementer Juniorklubben er der særlige aftaler med. De betaler for de udgifter, der er i forbindelse med klubbens drift mv. Vi har egentlig ikke nogle procedurer for udlån af lokaler. Foreningerne plejer at ringe til Skolen eller til mig. De får en seddel, der fortæller betingelserne for at låne Skolen: 1) at de må vige for Skolens egne arrangementer også selv om det tit er med kort varsel - men jeg skriver på sedlen, hvornår der er skolefest og andre arr. jeg kender til 2) at Skolen får at vide, hvis aktiviteterne aflyses 3) at der ikke ryges eller nydes alkohol på Skolen 4) at lokalerne afleveres i samme stand, som de modtages i 5) at den ansvarlige leder er til stede ved aktiviteter for unge under 18 år 6) at der laves aftale med mig om få låst op og få låst af igen, hvis det er uden for skole- og SFO-tid. Vi har en aftale om at personalerummet ikke lånes ud, da der til tider hænger personfølsomme oplysninger og lærernes private skabe er uaflåselige. Vi har også en aftale om, at jeg spørger IT-vejlederen, hvis Side 4 af 8

5 Glamsbjergskolen Gummerup skole Haarby skole Pilehaveskolen der ønsker om at låne et lokale med IT udstyr. Glamsbjergskolens udlån af lokaler foregår efter kommunens retningslinjer. Ved tildeling af lokaler tages der hensyn til varme/el forbrug, således at der fortrinsvis udlånes lokaler i et bestemt område (ved hovedindgangen og centralrummet). Faglokalerne udlånes uden særlige vilkår udover almindelig oprydning. IT-lokalet udlånes ikke - tilsluttet KMD-pil og det kræver en kode for at komme på nettet. Vi bruger følgende retningslinjer ang., udlån af klasselokaler.: 1 skolen har altid ret til lokalerne, andre skal flytte for skolens behov for lokalerne. 2 forældreforeningen 3 andre brugere Klasselokaler, aulaer og fællesrum udlånes efter retningslinjer for Anvisning af offentlige lokaler og Anvisning af kommunale lokaler til foreninger, der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven eller grupper af personer. Lærerværelsert udlånes ikke, da der er opslag og andre ting der, kun vedkommer personalet. Fysiklokalet kan kun lånes af personer med fagkendskab. IT lokaler udlånes kun til undervisningsbrug. Musiklokalet udlånes kun til musikskolen og andre foreninger med undervisning for øje. Grupper og enkeltpersoner kan også låne musiklokalet, hvis der kan dokumenteres kendskab til brug af musikinstrumenter. Vores foreninger retter kontakt til skolen pr, telefon eller brev og spørger til lokaler. Jeg skriver ønskerne ind i et skema og som regel går det op, så alle kan få deres ønsker opfyldt. Side 5 af 8

6 Vi udlåner alle skolens lokaler og forventer de bliver afleveret i samme stand som de modtages vi har ikke problemer med dette. Såfremt skolen selv skal bruge lokalerne - f.eks personalerummet - har skolen fortrinsret - der gives i god tid besked om dette til foreningen. Vi låner ikke almindelig klasselokale ud til f.eks. håndarbejde eller billedkunst da klasselokalerne bruges til almindelig undervisning. Alle brugere af skolens lokaler er omfattet af at der ikke må ryges på skolens areal. Der er brev på vej ud om dette til foreninger. Salbrovadskolen Skallebølle skole Tallerup skolen Vi har ikke en decideret procedure for udlejning. Foreningerne henvender sig til os og vi tager stilling fra gang til gang. Det fungerer helt fint. Vi ønsker ikke at udleje klasselokaler og IT-lokale hvor der kan være opbevaret personlige materialer. Landsbyordningen er midt et sekretærskift. Derfor er det mest praktik at interesserede foreninger henvender sig til undertegnede på min telefon eller mail. Vi har ingen procedure, da der meget sjældent er forespørgsel på lån af lokaler udover de lokale foreninger/dagpleje m.m. Vi bruger her vores bookingsystem i skoleintra. Ved start af et nyt skole år fordeles lokaler imellem dem der har ansøgt om brug af lokaler. Her er tale om musikskolen og aftenskoler som ansøger for et helt skole år af gangen, hvor musikskolen har førsteprioritet i dagtimerne pga. deres unge bruger. Her på skolen der har vi ikke fritidsbruger inde i gymna- Side 6 af 8

7 Tommerup skole Verninge skole stiksalen op til en ferie. Vi har før haft problemer med at overholde korrekt aflåsning og dele af skolen har stået åben en ferie over. Desuden så låner vi ikke vores edb-rum samt vores edb-udstyr ud fordi brugen af det kræver et uni-login det samme gør sig gældende for vores interaktive tavler. Vi har også nogle foreninger i den sorte bog fordi de har brudt ordensreglementet under deres brug af skolen. De holdt fest og det kunne tydeligt ses næste dag. Ellers holder vi os til folkeoplysningsloven og i tvivls tilfælde der kontaktes Plan & Kultur afd. for råd og vejledning. I forbindelse med udlån af klasselokaler aftales for en periode oftest hele skoleåret hvilke lokaler det drejer sig om og i hvilket tidsrum på dagen. Samtidig gør vi opmærksom på, at lokalet selvfølgelig forventes afleveret i samme stand som det var når man låner lokalet. Derefter aftales om der er fast åbning af indgangsdør eller bruger selv låser op. Kort før start udleveres chip og nøgle kodet til det område der lånes og låner skriver under på at chip og nøgle er modtaget, samt betaler et depositum på 200 kr. for en chip. I forbindelse med udlån af faglokaler gælder det samme som nævnt ovenfor. Derudover spørges om låner har de kvalifikationer som et faglokale kræver. F.eks. om man har et maskinkursus hvis man vil låne sløjdlokalet. Procedurer og vilkår er som følger: Alle lokaler udlånes. Der aftales direkte med skolen/teknisk serviceleder eller skole sekretær, Side 7 af 8

8 som booker på intra, med tidspunkt og formål. Betingelserne er at man leverer lokalet opryddet og afleveret i samme stand som ved overtagelsen. Vissenbjerg skole Her ved os låner vi ud til de foreninger som er med i folkeoplysningen og de må låne alle lokaler på nær vores ITlokale. Grunden til at de ikke må låne dette lokale er at vi har haft nogle uheldige episoder hvor vores maskiner har været i stykker efterfølgende Side 8 af 8