BILAG B 2 RAPPORT FRA DEN KRITISKE REVISOR OM REGNSKAB 2008 Om den kritiske revisor Ifølge Jordemoderforeningens lov vedr. regnskab og revision 34, stk. 3 står der: Den af kongressen valgte kritiske revisor skal på eget initiativ føre tilsyn med, at Jordemoderforeningens midler anvendes i overensstemmelse med kongressens og hovedbestyrelsens beslutninger og prioriteringer. Den kritiske revisor har ret til indsigt i alle forhold, der er af betydning for opgavens udførelse. Den kritiske revisor aflægger sammen med forelæggelsen af årsregnskabet sin egen rapport til hovedbestyrelsen. Bliver den kritiske revisor bekendt med dispositioner, der væsentligt afviger fra kongressens og hovedbestyrelsens beslutninger og prioriteringer, skal hovedbestyrelsen straks orienteres herom. På kongressen i november 2008 valgtes undertegnede til ny kritisk revisor på regnskabet 2008 efter den tidl. kritiske revisor havde valgt at stoppe. Den 7. april havde jeg det første møde med Sekretariatschef Jan Helmer vedr. opgaven som kritisk revisor. Følgende blev aftalt: De gule notater samt referater tilsendes. Kritisk revisor deltager i HB-møder hvor regnskaber og budgetter behandles. Kritisk revisor honoreres med mødegodtgørelse og rejserefusion til deltagelse i møder mv. Jan Helmer er kontaktperson i sekretariatet. På lige fod med HB har jeg modtaget og gennemgået det af sekretariatet og revisionen udarbejdede regnskab. Regnskabet for 2008 bærer jo store præg af konflikten idet vi pga. denne har et massivt underskud. Det store underskud er jo et tydeligt tegn på konflikten og det faktum at vi som forening kapitalmæssigt ikke var gearet til en konflikt af denne længde. Jeg har som kritisk revisor ikke tjekket bilag og udbetalinger af konfliktunderstøttelse idet administrationen og revisionen af dette er blevet foretaget af eksterne.
Udfra gennemgang af regnskabet er der nogle spørgsmål som jeg ønsker belyst. Jeg har forsøgt at stille spørgsmål til forhold og afvigelse fra budgettet som måtte undre mine jordemoderkollegaer. Der har imidlertid ikke været nogen henvendelser fra kollegaer vedr. jordemoderforeningens økonomiske dispositioner. Spørgsmål til sekretariatet og svar herfra findes sidst i denne rapport. Mine anbefalinger Jeg finder alene anledning til tilfredshed med omfanget af de informationer og det materiale, jeg har fået kendskab til gennem mit arbejde med regnskabet og finder, at det har været fuldt ud tilstrækkelig til at kunne udføre hvervet som kritisk revisor. Jeg har i henhold til 34, stk. 3 i Jordemoderforeningens love ført tilsyn med anvendelsen af foreningens midler. Selvom der på nogle punkter er diskrepans mellem budget og resultat, finder jeg det på baggrund af de givne svar acceptabelt. Jeg ser derfor ikke grund til andet end at anbefale HB og kongressen at godkende Jordemoderforeningens regnskab for 2008. Ryslinge, den 16. april 2009 Kritisk revisor Pia Karina Dalgaard Bertelsen
Spørgsmål til regnskabet 2008 fra den kritiske revisor Pia Karina Dalgaard Bertelsen Spørgsmål 1: Vedr. indtægter fra kontingenter er beløbet højere end budgetteret. Skyldes det udelukkende at andelen til kredsene er blevet mindre eller er der tale om flere aktive medlemmer? Svar: Kontingentindtægterne for 2008 var 138.000 mere end budgetteret. Den positive afvigelse skyldes, at der gennemsnitligt var flere medlemmer af foreningen end budgetteret. Det skyldes især, at en del meldte sig ind op til konflikten. En stor del af disse har imidlertid meldt sig ud igen i slutningen af året. Spørgsmål 2: Vedr. note 1 ses, at andelen til kredsene er blevet mindre. Er der nogen forklaring på dette? Svar: Hovedbestyrelsen besluttede, at man i forhold til foreningens økonomi tilbageholdt to kvartalers kontingent til kredsene. Hvis nogen af kredsene i den forbindelse gik i minus, ville underskuddet blive dækket, da det udtrykkeligt ikke var hensigten at stække kredsenes aktivitet. Forskellen på de budgetterede 355.000 og de forbrugte 286.418 er udtryk for, at færre kredse brugte underskudsgarantien end budgetteret. Spørgsmål 3: Vedr. note 3 ses, at resultatet for Tidsskrift for Jordemødre er 92.362 mod de budgetterede 22.000. Er det nogen umiddelbar begrundelse for den overskridelse af budgettet? Svar: Underskuddet på tidsskiftet blev ca. 70.000 større end budgetteret. Det skyldes primært et fald i annonceindtægterne. Årsagen til faldet er primært, at sygehusene ikke annoncerede efter jordemødre under konflikten. Det er notorisk svært at komme med et præcist overslag over annonceindtægterne. Det eneste vi her kan sige med sikkerhed, er at tallet vil afvige fra budgettet, og derfor besluttede vi for år tilbage at følge det princip at budgettere for næste år med et skøn baseret på indeværende års indtægt.
Spørgsmål 4: Vedr. note 6 er der en række afvigelser mellem budget og regnskab, som jeg ønsker uddybet: Gager inkl. pensionsbidrag Sekretariatets efteruddannelse Annoncering Øvrige personaleudgifter Honorarer overført til Akutfonden Honorarer overført til Garantifonden Der ønskes en forklaring på, hvad disse honorarer dækker? Svar: Posten Gager inkl. pensionsbidrag var en smule lavere end for 2007. Samtidig var det højere end det budgetterede tal. Udviklingen dækker over, at der på den ene side har været en ubesat jurist-stilling i en del af året. Modsat har der i forbindelse med skift af sekretariatschef i en måned været løn til både afgående og tiltrædende sekretariatschef. Og endelig har der været meget overarbejde, som hidrører fra konflikten. En del af dette overarbejde (130.000,-) er blevet bogført på garantibeholdningen. Honorarer overført til Akutfonden fremtræder med et minus og dækker tilskud til de faglige konsulenter, der underviser på TR-uddannelsen.Vi lader altså Akutfondsmidler betale en del af lønudgifterne til vore undervisere på TR-kurser, og det indgår i det meget minutiøse regnskab for Akutfonden, som vi viderefører hvert år. Dette gør vi for at dokumentere, at der er behov for mindst det dobbelte beløb til at uddanne TR i en lille organisation. Sekretariatets efteruddannelse er i 2008 væsentligt lavere end budgetteret. Det dækker over, at der simpelthen ikke har været tid til efteruddannelse på grund af konflikten og de mange opgaver efterfølgende. Annoncering var budgetteret til 50.000,- men beløb sig til 61.394. Beløbet dækker jobannoncer i forbindelse med besættelse af jurist og sekretariatschef-stilling. Afvigelsen på øvrige personaleudgifter skyldes primært udgifter i forbindelse med de relativt mange udskiftninger i medarbejdergruppen.
Spørgsmål 5: Vedr. note 8. Hensat fratrædelsesgodtgørelse på 275.000. Hvorfor er det ikke på forhånd budgetteret? Svar: Fratrædelsesgodtgørelsen refererer til den godtgørelse, der ydes formand og næstformand efter en funktionsperiode på mindst 2 år, jf. vedtægternes 33, stk. 2. Da det er en udgift, som vi med sikkerhed vil få i fremtiden, bør der hensættes til det. Det er udtryk for en ny regnskabspraksis, der er aftalt med den statsautoriserede revision ved udgangen af 2008. Spørgsmål 6: Vedr. note 8. Ad hoc-udvalg. Hvilke udvalg kunne det dreje sig om? Svar: Det er fx et udvalg, der i 2008 har set på kredsenes økonomi og kommet med anbefalinger til en ændret fordeling. Tidligere har der været udvalg, der har arbejdet med lederudvikling, med baggrundsarbejde i forhold til CAS undersøgelsen, studerende i Jordemoderforeningen mm. Spørgsmål 7: Vedr. note 13. Tilgodehavender på 169.501. Er der udsigt til at kunne få nogle af disse penge? Hvad gør I aktivt for dette? Svar: Tilgodehavender består af dels kontingenter og dels annonceindtægter mm. Med hensyn til annonceindtægter, så dækker det over, at annoncører typisk har en betalingsfrist, så selvom de har fået en annonce i tidsskriftet for 2008, så betaler de først i 2009. Disse tilgodehavender plejer der ikke at være nogen problemer med at få ind. Med hensyn til kontingenter, så har Hovedbestyrelsen besluttet, at den almindelige opkrævnings- og rykkerprocedure, skal suppleres med at restancer bliver sent til inkasso. Truslen om inkasso, som blev sendt ud ultimo 2008 har betydet et stort fald i restancerne. De tilbageværende skyldigheder er efter en meget rummelig frist netop sendt til inkasso. Spørgsmål 8: Vedr. aktiver. Er der nogen forklaring på hvad de forudbetalte 98.279 fra Nordisk Kongres 2010 dækker? Svar: Jordemoderforeningen er vært ved den NJF2010. Langt de fleste udgifter kommer først i 2010, men en del planlægningsudgifter er allerede afholdt. Det vedrører primært den videnskabelige komite, der har afholdt møder i 2008. Spørgsmål 9: Vedr. aktiver. Hvad dækker de forudbetalte omkostninger? Svar: Forudbetalte omkostninger dækker primært forsikringer og abonnementer, der betales i 2008, men dækker 2009.