Ansættelse og modtagelse af internationale ansatte En guide

Ansættelse og modtagelse af internationale ansatte En guide 1

Indledning Denne guide indeholder oplysninger til hvordan man ansætter og kan modtage internationale medarbejdere på AAU. Det er en blanding af praktiske oplysninger og forslag, som alt sammen skal gøre det lettere at tage imod internationale medarbejdere, samt i den sidste ende, at de der kommer hertil oplever AAU som en professionel og international orienteret arbejdsplads. Guiden er blevet til på baggrund af erfaringer fra flere institutter på AAU, der hvert år modtager et stort antal internationale medarbejdere. Der skal derfor lyde en stor tak til de, der har bidraget til dette. Det betyder også at det er praksiserfaringer, som vi forsøger at give videre i denne guide. Skulle der være forhold, som du ikke kan læse dig til i denne guide, er du meget velkommen til at kontakte os i International Staff Office, eller nogle af de erfarne personer på institutterne, der har indvilliget i at være ressourcepersoner. Navne og numre finder du i guiden. 2

Indholdsfortegnelse Før ankomsten til AAU / Danmark... 5 Arbejds- opholdstilladelse... 5 Arbejds- og opholdstilladelse eller ej?... 5 Forlængelse af arbejds- opholdstilladelse... 5 Særligt om eksamensbeviser og løn... 6 Oplysningsskema... 7 Bolig... 7 Sygesikring... 7 Skole/børnepasning... 7 Ansættelsesperiode... 8 Efter ankomst til AAU / Danmark... 9 Praktisk hjælp i forbindelse med ankomst... 9 Modtagelse førstehåndsindtrykket... 9 Buddy ordning en optimal modtagelse... 9 Praktiske informationer.... 10 Velkomstmøder... 10 CPR nummer... 11 Skat... 11 Bankkonto... 12 E-Boks... 12 Pensionsfritagelse... 12 Sprogpolitik på AAU... 12 Medfølgende ægtefælle/samlever Spouse... 13 Kulturforskelle gode råd... 14 Lav grad af hierarki (dansk kultur er vi ligeværdige trods stillingsforskelle)... 14 Informer om arbejdskulturen... 14 3

AAU... 14 Instituttet... 15 Yderligere information... 16 4

Før ankomsten til AAU / Danmark Arbejds- opholdstilladelse Alle 3. lande borgere (ikke EU borgere) skal have en arbejds- og opholdstilladelse. Dette gælder personer som kommer til universitetet i forbindelse med arbejde, gæsteforskning og/eller ph.d.-studier. Det er International Staff Office som ansøger om arbejds- og opholdstilladelse. På http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/3458 finder du en oversigt, der ud fra hvilken type tilknytning personen skal have til AAU, beskriver sagsflow. Herunder også forventede sagsbehandlingstider samt hvilke blanketter der skal udfyldes. Arbejds- og opholdstilladelse eller ej? Udgangspunktet er at man skal have en opholds- og arbejdstilladelse for at bo og arbejde i Danmark, hvis man er tredjelandsstatsborger, dvs. hvis man er statsborger i et land uden for Norden/EU/EØS. Forskere/ foredragsholdere behøver ikke en opholds- og arbejdstilladelse for at udføre undervisning, som de er indbudt til, hvis varigheden af det samlede ophold ikke rækker ud over tre måneder regnet fra indrejsen. Hvis man kommer fra et visumpligtigt land, skal man før indrejse have fået et visum, der gælder for hele opholdsperioden i overensstemmelse med de generelle visumbetingelser. Hvis man er visumfri, skal opholdet ligeledes følge de generelle visumbetingelser. Dog er der en klar forskel på, hvad man laver, når man er her. Kommer man for at forske eller ph.d.-studier betragtes det, som at man arbejder. Derfor skal man have en arbejds- og opholdstilladelse. Kommer man som ovennævnt for at undervise gælder ovennævnte. I forhold til dette betragtes enhver deltagelse i forskningsarbejdsgrupper mv. som arbejde og kræver derfor en arbejds- og opholdstilladelse. Forlængelse af arbejds- opholdstilladelse Vær opmærksom på, at såfremt en 3.-landeborgers ansættelse/ophold hos AAU skal forlænges, skal der tilsvarende ansøges om en forlængelse af dennes opholds- og arbejdstilladelse hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering. Forlængelser af arbejds- og opholdstilladelser kan søges op til 2 måneder før udløb af den oprindelige tilladelse, og skal senest være indgivet hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering samme dag som udløbet af den pågældende tilladelse. Fremgangsmåden er den samme som ved indhentning af en ny opholdstilladelse, dvs. at International Staff Office skal kontaktes og via indhentning/indstillingsblanket anmodes om at indgive en ansøgning om en forlængelse af opholds- og arbejdstilladelsen i god tid forinden dennes udløb. 5

Så snart ansøgningen er indleveret hos myndighederne, har den ansatte/gæsten processuelt ophold, mens ansøgningen behandles. Det vil sige, at den ansatte/gæsten har ret til at opholde sig og fortsætte sit hidtidige arbejde i Danmark, indtil han/hun modtager en afgørelse fra myndighederne om, at forlængelsen er bevilliget. Behandlingstiden hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering er typisk 3 måneder. Ændrede arbejdsforhold/stillingsskift Hvis en ansat/gæst hos AAU derimod skifter stilling (f. eks. fra postdoc til adjunkt) eller der er tale om andre ændrede arbejdsforhold (f. eks. fra at være ph.d. studerende til at være ansat), er der grundlag for at ansøge om en ny opholds- og arbejdstilladelse, idet de forudsætninger, som den ansatte/gæsten oprindeligt fik opholds- og arbejdstilladelsen på grundlag af, ikke længere er til stede. Der skal derfor indgives en ny ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse på baggrund af de nye (arbejds- )omstændigheder. Den ansatte/gæsten får de samme rettigheder, som når der indgives en forlængelsesansøgning, dvs. han/hun får processuelt ophold, mens ansøgningen behandles, hvis blot ansøgningen om opholds- og arbejdstilladelse er indgivet, inden de nye arbejdsforhold træder i kraft. Det vil sige, at den ansatte/gæsten kan starte i sin nye stilling, så snart ansøgningen er myndighederne i hænde. Bemærk, hvis man overgår fra ulønnet ph.d. studie til et job som forsker SKAL man afvente sin opholds- og arbejdstilladelse inden man må starte i job. Behandlingstiden hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering er ca. 1 måned for nye ansøgninger. Også her skal International Staff Office kontaktes og via indhentning/indstillingsblanket anmodes om at indgive en ansøgning om en ny opholds- tilladelse i god tid forinden den eksisterende tilladelses udløb. Særligt om eksamensbeviser og løn For alle udenlandske medarbejdere, der skal aflønnes af AAU er det vigtigt at det afklares ved eventuelle lønforhandlinger inden medarbejderen ankommer til Danmark, om vedkommende har en Kandidatgrad. Det skyldes at man ud fra AC overenskomsten lønindplacerer på AC skalaen ud fra om man har en Bacheloreller Kandidatgrad. Er man gået direkte fra Bachelor til erhvervelse af en Phd. og dermed sprunget Kandidatgraden over (F.eks. en 4+4 ordning, som ofte anvendes uden for Danmarks grænser), så vil vedkommende blive aflønnet som Bachelor. Er dette tilfældet, og man ønsker at aflønne medarbejderen svarende til kandidatløn, skal man forhandle et tilsvarende individuelt kvalifikationstillæg til medarbejderen inden vedkommende ankommer til Danmark. For TEKNAT findes der en forhåndsaftale om et udligningstillæg. Spørg her på fakultetskontoret. 6

Oplysningsskema Vedrørende oplysningsskemaet, som alle ansatte på AAU skal udfylde ved ansættelse, er det en god idé at sende dette til den kommende internationale medarbejder i god tid. Dermed kan medarbejderen udfylde tidligere ansættelser og dermed blive lønindplaceret korrekt. Dette formindsker evt. frustration over at den første lønseddel ikke står målt til lovede niveau pga. manglende oplysninger om lønanciennitet. Det udfyldte oplysningsskema sendes som altid til HR-afdelingen. Bolig International Boligkontor kan hjælpe med at formidle en bolig til internationale medarbejdere- og Ph.d. studerende. Kontakten til International Boligkontor går igennem instituttet og ikke den internationale medarbejder. International Boligkontor har en række boliger til rådighed, som kan formidles videre. Kontakt derfor International boligkontor, når du er sikker på at medarbejderen kommer til AAU. Boligkontoret har en ansøgningsfrist på senest 6 uger før forventet ankomst, hvis det er muligt. Der findes en oversigt over lejlighedstyper og andet relevant information om hvad der f.eks.er i lejlighederne og hvad medarbejderen selv skal have med på: http://www.internationaloffice.aau.dk/international_accommodation_office/international-staff-phdstudents/ Sygesikring I forhold til borgere uden for EU og nye EU lande er det vigtigt at huske at disse ikke er omfattet af Sygesikringen før at de har modtaget sygesikringsbeviset efter registrering ved borgerservice / International Citizen Service. De skal derfor selv sørge for sygeforsikring (typisk en rejseforsikring) indtil dette er modtaget. Skole/børnepasning Hvis den internationale medarbejder har børn med, er der mulighed for at blive tilmeldt en international skole. I Aalborg findes der Skipper Clement International School (www.aais.dk). Ligeledes findes der en i Esbjerg og et antal internationale skoler i København. I København åbner Europaskolen i 2014, som en offentlig international skole uden egenbetaling. For adresser mv. se: http://www.iso.aau.dk/living-in-denmark/schools/private-schools. En oversigt over alle internationale skoler i Danmark findes her: http://eng.uvm.dk/education/primary-and-lower- Secondary-Education/International-basic-schools Et godt råd til den internationale medarbejder der gerne vil have sit barn i en international skole, er at kontakte skolerne i så god tid som muligt, da egenbetalingen for skolegangen afhænger af hvornår på året, der søges. Henvis til skolerne for præcis information om dette. 7

Vigtigt er det også at nævne, at der i vedkommendes kommune er skoler, som har modtagerklasser, der er specialiseret i at modtage skolebørn som ikke har Dansk som modersmål, og at disse skoler ikke koster noget, modsat privatskolerne. Ansættelsesperiode Erfaringen fra institutterne angående ansættelsesstart er, at 1/7 og 1/8 ikke er gode datoer pga. ferie. Her vil en optimal modtagelse af den internationale medarbejder have hårde betingelser. 15/8 nævnes i stedet som en bedre startdato. 8

Efter ankomst til AAU / Danmark Efter ankomsten til AAU og Danmark er der nogle vigtige praktiske ting, som den internationale medarbejder skal have gjort. Et godt råd er her, at disse lægges ind i et program for de første dage, som en medarbejder fra instituttet følger med på. Praktisk hjælp i forbindelse med ankomst Modtagelse førstehåndsindtrykket Noget af det respons der er kommet fra vores internationale medarbejdere, er at det er en svær situation, måske endda et mindre kulturchok, at komme til et fremmed land, at finde hen til boligen, finde nøglen/koden til døren. Næste morgen skal man måske ud på instituttet, hvordan kommer man det, hvilken bus kører derud, hvor ligger det på campus osv. I visse tilfælde har personalet ikke fået besked om medarbejderens ankomst mv. Fra undersøgelser lavet på området ved man, at førstehåndsindtrykket og dermed en god ankomst til landet/arbejdspladsen, er en afgørende faktor til en succesfuld integration på den nye arbejdsplads. Et af kriterierne for trivsel er derfor at få medarbejderen hurtigt på plads på AAU. Vigtigheden af dette kan gøres op i kr., da en medarbejder der ikke integreres på arbejdspladssen og mistrives ofte koster AAU både tid og penge. Hvad er så vigtigt, når man modtager en ny international medarbejder? Undersøgelser viser at det ikke i første omgang er det faktuelle, som beskrivelser af; hvor er kopimaskinen, kontoret og kantinen. Derimod er det den personlige kontakt, der er vigtig. Buddy ordning en optimal modtagelse Derfor er der flere institutter, der har lavet en buddy ordning, hvor en bestemt institut medarbejder er tilknyttet den nye internationale medarbejder. Dette betyder at vedkommende bliver modtaget i lufthavnen, hvilket fremhæves som en vigtig ting. Boligen bliver vist, og der fremskaffes nøgler mv. Der informeres også om transport til og fra arbejde etc. Ligeledes laves der i mange tilfælde en introduktionsplan for hvad der skal ske eks. de første 5 dage, som udleveres til medarbejderen. Som ofte inkluderer en af aktiviteterne de første dage også et besøg på Int. Citizen Service/Borgerservice. Og en hvem er hvem introduktion på instituttet. Buddy medarbejderen følger den internationale de første antal dage. 9

Praktiske informationer. Visse institutter har lavet et skriv til de internationale medarbejdere med praktiske informationer. Af emner herfra kan nævnes: PC udstyr, hvordan får jeg det udleveret Nøgler Alarm IT systemer Adgangskort / AAU kort Bygningsbetjente Institutbiler Post Rejser Kantine, hvor er den, hvordan bruger man den? Kaffe, the, frugt Printer og kopimaskiner Mobiltelefon / Beskatning af Hjemmearbejdsplads Møder Reservation af mødelokaler mv. Feriedage, den danske feriemodel, hvordan meddeler man ferie? Helligdage Sygdom, sygemelding, løn under sygdom Barns 1. sygedag Bibliotek, journaler, databaser mv. Moodle Centerboghandlen Uniprint VBN/personlig profil Teknisk support PhD skolen / PhD netværk Sociale aktiviteter Kontaktpersoner Velkomstmøder International Staff office afholder hver måned velkomstmøder for ankomne internationale medarbejdere. Her gennemgås en del emner der er relateret til dansk kultur, samfund, skat, vældfærdsydelser mv. på et overordnet plan. Alle 3. lande borgere får tilbud om at komme. De EU/EEA borgere som vi fanger i HR afdelingen, i forbindelse med deres ansættelsespapirer får også tilbud om deltagelse. Mødet er en rigtig god overordnet tilgang til det, at bo og arbejde i Danmark. Det er dog langt fra alle som kommer til disse velkomstmøder. I må derfor gerne sprede budskabet til jeres ny ankomne internationale medarbejdere om, at deltagelse i disse møder er en god idé, både med mulighed for meget relevant information og at stille spørgsmål. 10

CPR nummer Efter medarbejderen er ankommet til Danmark skal han/hun registrere sig for at få et CPR nummer. Dette skal ske inden for 5 dage efter ankomsten. Der skal medbringes pas/personlig ID og arbejdes - opholdstilladelse (hvis opholdstilladelse er aktuelt). Ligeledes skal der medbringes en kopi af lejekontrakten på bolig samt evt. fødselsattest på børn. I løbet af ca. 1 uge vil medarbejderen modtage sit gule sygesikringskort. I løbet af ca. 4-6 uger vil medarbejderen modtage sit biometiske opholdskort. Henvendelsen kan ske til det lokale international citizen servicecenter, eller på borgerservice. For adresser se: https://www.workindenmark.dk/contact Bemærk at der er andre retningslinjer for EU/EEA/nordiske borgere. Her skal man møde op og registrere sig på statsforvaltningen (http://www.statsforvaltningen.dk/site.aspx?p=8613) eller på International citizen servicecenter. Dette gøres for at få et EU/EEA registreringscertifikat, hvilket er påkrævet for at få et sygesikringskort og dermed CPR. nummer. Det er ikke påkrævet at disse borgere gør dette før man har været her i max 3 måneder. Men skal man være her mere end 3 måneder anbefaler vi, at man gør det med det samme, da man ikke vil være i stand til at åbne en dansk bankkonto uden et CPR nummer, og dermed få udbetalt løn fra AAU. Ligeledes er CPR nummer påkrævet for at tilmelde sig E-Boks. For en udførlig checkliste af hvad man skal gøre afhængig af hvilket land man kommer fra, samt hvilken dokumentation man skal medbringe, se: http://www.iso.aau.dk/upon-arrival/). Skat Omkring skat oplyser lønkontoret, at ansættelsesstedet (instituttet) altid skal udfylde blanketten "Ansøgning om skatteforhold for en udlænding der ansættes i en ordinær stilling. Blanketten sendes til lønkontoret på loenkontor@adm.aau.dk, som videresender den til SKAT. Skattecenter Aalborg sender Forskudsopgørelsen eller Skattefritagelsen direkte til lønkontoret. Såfremt der udstedes skattekort beholder lønkontoret hovedkortet. Blanketten findes her: http://www.okonomi.adm.aau.dk/lon/beskatning-udenlandskestatsborgere/ Såfremt den internationale medarbejder har medfølgende ægtefælle anbefaler lønkontoret, at man henvender sig til SKAT på International citizen service center, når man skal registrerer sig for CPR nummer. Dette skyldes bl.a. at forhold som anvendelse af medfølgende ægtefælles fradrag ikke behandles i blanketten E48 Forskerbeskatning, se informationer om, hvordan der søges, og hvem der kan komme i betragtning på: http://www.okonomi.adm.aau.dk/lon/beskatning-udenlandskestatsborgere/48e-beskatning/ Skatteregler for personer ansat for 1 år eller derunder: http://www.okonomi.adm.aau.dk/lon/beskatningudenlandskestatsborgere/saerlige-skatteregler/ 11

Bankkonto Herefter skal medarbejderen åbne en bankkonto. Denne skal være registreret son Nemkonto. Enkelte institutter har gjort opmærksom på, at der er banker, som har engelsk udgave af netbank, hvilket gør anvendelse af netbank muligt for ikke danske talende medarbejdere. E-Boks Som med alle andre ansatte skal internationale medarbejdere også tilmelde sig E-Boks for at få deres lønseddel. Vær opmærksom på at man skal bruge CPR. nummer for at oprette E-Boks. Ligeledes skal man bruge NemID/Digital signatur for at logge på E-Boks, hvilket også kræver et CPR. nummer. Pensionsfritagelse Såfremt den internationale medarbejder opfylder nogle specifikke krav, kan man blive fritaget for at indbetale pensionsbidrag til den givne pensionskasse og i stedet få beløbet udbetalt med sin løn. HRafdelingen informerer medarbejderen om dette, og håndterer en evt. fritagelse for pensionsindbetaling. For mere information, og kriterierne se: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/3856 Sprogpolitik på AAU På AAU er der formuleret en sprogpolitik gældende for alle medarbejdere. Sprogpolitikken har til formål: 1) at vedligeholde og udvikle det danske sprog som grundlæggende skrift- og talesprog for forskningen og undervisningen på universitetet 2) at anvende engelsk og evt. andre relevante fremmedsprog, hvor det er påkrævet for at fastholde og udvikle Aalborg Universitet som en aktiv partner og medspiller i det globale videnskabelige samfund. Ligeledes fremgår det af AAU s strategi at: ( )medarbejderne har frihed til at udtrykke sig på dansk og engelsk, afhængig af den kontekst, de befinder sig i, ligesom medarbejderne har pligt til at kunne forstå både dansk og engelsk. Dette indebærer, som det står skrevet, at udenlandske medarbejdere har pligt til at lære dansk. Et synspunkt man ofte bliver mødt med i forhold til dette er, at medarbejderen kun skal være her et år, og at det derfor ikke kan betale sig for dem at lære dansk. Dette har en selvforstærkende effekt, da al forskning i integration på arbejdspladsen og i samfundet viser, at succesfuld integration er afhængig af hvor godt man mestrer sproget. Det bliver derfor ofte kun ved det ene eller to års ansættelse, da den sproglige barriere medfører, at man som udenlandsk medarbejder aldrig rigtig bliver integreret og derfor tager det naturlige valg, som er at rejse hjem igen. Dette er en betydelig økonomisk og faglig ulempe for AAU, da det ofte er dygtige forskere som man må vinke farvel til. 12

Synspunktet er ofte, at den udenlandske medarbejder ikke har problemer med at begå sig på instituttet, da der tales engelsk. Men der er en verden efter kl. 16. hvor man pga. manglende dansk ikke bliver integreret. Derfor opfordres institutterne til at tilskynde de udenlandske medarbejdere at påbegynde danskundervisning på at tidligt tidspunkt, hvilket er til gensidig interesse for begge parter. Man kan deltage gratis på danskundervisningskurser igennem den lokale kommunes sprogskole se eks. mere på: http://sprogcenteraalborg.dk/. I tillæg hertil udbyder AAU danskkurser til AAU ansatte som ikke har dansk som modersmål. Se mere på: http://www.src.aau.dk/. Medfølgende ægtefælle/samlever Spouse Der findes en række tilbud til den internationale medarbejders medfølgende ægtefælle/samlever. Dette er primært deltagelse i netværk, sociale arrangementer og temamøder (eks. jobsøgningskurser). Det er primært igennem Expat North, Work in Denmark, Copenhagen Talent Bridge (kun KBH) at der findes muligheder. Information om dette kan findes på: http://www.iso.aau.dk/living-in-denmark/spouse-todenmark/ Der findes flere publikationer med nyttige oplysninger om det at være medfølgende ægtefælle/samlever i Danmark som findes på: http://www.iso.aau.dk/publications/ Specielt kan Spouse handbook anbefales, der er blevet udarbejdet af de danske universiteter og udvalgte virksomheder: http://www.iso.aau.dk/digitalassets/51/51903_handbook-for-accompanying-spouses-andpartners-of.pdf Et godt råd kan også være at spørge på det lokale International citizen servicecenter for en oversigt over aktiviteter i det pågældende område man befinder sig i. 13

Kulturforskelle gode råd Lav grad af hierarki (dansk kultur er vi ligeværdige trods stillingsforskelle) En af de store kulturforskelle der ofte opleves, er at vi i Danmark her en stor grad af lighed på arbejdspladsen. Dette er også tilfældes på AAU, hvor vi har en lav grad af hierarki. Dette afspejler sig både i organisationens opbygning og i relationen leder og medarbejder imellem. Vi er ligeværdige trods stillingsforskelle. Dette er vigtigt at kommunikere til de internationale medarbejdere, da der i store dele af verden hersker en høj grad af hierarki på arbejdspladsen. Her er man vant til en meget anerledes omgang med ledelsen, og medarbejdere i højere stillingskategorier og ikke mindst hvordan man løser sine arbejdsopgaver. Dette kan ofte betyde at: Medarbejderen vil vente på en direkte ordre fra sin leder/vejleder før vedkommende udfører en opgave. Et godt råd er at medarbejderen oplyses om, at man i Danmark ofte ikke vil få en direkte ordre fra sin leder, men vil blive spurgt om man eks. vil udføre en opgave, da vi ikke er så direkte i vores kommunikation i Danmark. Dette betyder det samme som en ordre, men åbner op for en dialog omkring løsningen af arbejdsopgaven. Når medarbejderen støder på et problem i sit arbejde vil vedkommende vente på lederen/vejlederen i forhold til at få løst problemet. Et godt råd er at medarbejderen oplyses om at man i Danmark forventes selv at tage et initiativ til at løse problemet, og at dette er en påskønnet egenskab på en dansk arbejdsplads. Man må godt forstyrre lederen/vejlederen faktisk forventes det af en, hvis man har brug for det. Medarbejderen vil være tilbøjelig til at arbejde meget ensporet i forhold til danskere. Et godt råd er at informere medarbejderen om, at man i Danmark og især på AAU ofte drøfter arbejdsopgaver/forskning med kolleger og derigennem deler viden og får viden. Medarbejderen vil have en meget formaliseret omgang med ledelsen. Et godt råd er at informere medarbejderen om, at man i Danmark er på fornavn med alle, også ledelsen. Derudover er det almindeligt, og ofte påskønnet, at man deler sin mening på en høflig måde, der trods meningsforskelle ikke skaber konflikter. Informer om arbejdskulturen AAU Overordnet er det en god ide at sætte den internationale medarbejder ind i hvilken kultur vi har på AAU og på jeres institut. Et sted at starte er at informere om AAU s værdier som er: Kreativitet, åbenhed og samarbejde. Ligeledes kan der findes en bred enighed om at AAU s kultur er præget af at være 14

uhøjtidelig/uformel, hvilket er vigtig, at formulere videre, da universitetsverden i mange lande er meget formel. Et andet vigtigt aspekt er PBL modellen, hvilket gennemsyrer en stor del af den faglige del af at være VIP ansat på AAU. Disse ting nævnes også i store træk på de velkomstmøder som ISO (International Staff Office) afholder med hyppig frekvens, men da det langtfra er alle som kommer til disse møder, ligger noget af dette informationsarbejde hos de medarbejdere der modtager og er ressourcepersoner på institutterne. Instituttet På institutniveau er der også kulturelle forhold som kan være vigtige at få at vide, hvis man både er ny i organisationen og ny i landet. Har man eks. en 8-16 kultur på instituttet er det vigtigt at formidle dette videre, da det kan være svært at tolke dette i forhold til hvad man tror der forventes af en i forhold til arbejdstid. Generelt kan det siges at man i Danmark prioriterer familie- og fritid højt, hvilket betyder at man normalt arbejder 37 timer om ugen, hvor man i mange andre lande arbejder mere. Ligeledes er der i Danmark og på AAU et stort fokus på et godt arbejdsmiljø, hvorfor det er vigtigt at informere den internationale medarbejder om, at åbenhed omkring forhold der påvirker det psykiske eller fysiske arbejdsmiljø er normalt. En stor hjælp kan også være at fortælle hvilken dress code der er på instituttet. Er der ikke tradition for slips og jakke, men jeans og T-shirt er dette en god hjælp til at falde til på den nye arbejdsplads for en, som kommer fra en anden kultur. Er der en mulighed for hjemmearbejdsplads og flekstid, er dette også en information, som med fordel kunne gives, da man i Danmark i stor udstrækning, i modsætning til andre lande, har tradition for, at en del af arbejdet kan foretages hjemmefra via en it løsning. Har man en kultur på instituttet om at dørene er altid åbne hvis man har brug for hjælp af praktisk eller faglig karakter, er dette et aspekt som bør tages med i introduktionen til den internationale medarbejder, da det med sikkerhed er et behov, som vil være der i begyndelse af ansættelsesperioden. Ligeledes er det sådan at Professoren/vejlederen ikke er det samme ikon som i visse andre lande, det er derfor vigtigt at fortælle den internationale medarbejder at vi på AAU og i Danmark har en kultur der er baseret på dialog, lighed, diversitet og åbenhed. 15

Yderligere information Skulle du have spørgsmål til emner i denne guide, eller forslag til flere ting, som vi mangler at beskrive, er du velkommen til at kontakte os på iso.hr@adm.aau.dk. Såfremt du skulle have spørgsmål til hvordan nogle af der personer vi har talt med på institutterne har grebet de forskellige ting an, har nedenstående personer indvilliget i at stå til rådighed for spørgsmål. Helle Westmark, Institut for Datalogi, tlf 99408850, west@cs.aau.dk Charlotte Hyldgaard, Institut for Kommunikation, tlf. 99409066, charlotte@hum.aau.dk Lisbeth Palmelund, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi, tlf. 99407553, lmp@hst.aau.dk International Staff Office www.iso.aau.dk 16