Principper og regler for afholdelse af fredagsbarer, fester og andre arrangementer hvor der sælges alkohol Gældende for studerende og studenterforeninger ved Aarhus Universitet
1. Indledning Fester, fredagsbarer og andre arrangementer, som de studerende står for spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø, og Aarhus Universitet (herefter AU) støtter disse aktiviteter direkte og indirekte ved bl.a. at stille lokaler til rådighed. Nærværende principper og regler udstikker overordnede rammer og betingelser for afholdelse af fester og fredagsbarer for studerende i universitetets lokaler. Principperne og reglerne gælder for fester arrangeret af studerende med tilknytning til AU og hvor der indgår salg af alkohol. Til fester og fredagsbarer, hvor der sælges alkohol, er det et krav, at der er en alkoholbevilling. Det er ligeledes et krav, at der til fester og fredagsbarer, hvor der afspilles musik, indbetales til KODA efter gældende lovgivning. 2. Formål Principperne og reglerne skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af sådanne aktiviteter tages fornødent hensyn til deltagere, bygninger samt øvrige studerende, forskere, undervisere og administrativt personale. De skal desuden medvirke til et godt samarbejde mellem de studerende, institutterne og administrationen og endelig skal de skabe klarhed omkring roller og ansvar. 3. Registrering Alle studenterforeninger (faglige forening, festforening, fredagsbar e.l.) og andre arrangører som tilbagevendende ønsker at sælge alkohol, skal registreres af universitetet. Dette sker ved indsendelse af en meddelelse til AU Stab og Strategi, hvori der redegøres for følgende: 1. Foreningens formål og hjemsted samt navn og kontaktoplysninger på formanden og den samlede bestyrelse. Foreningen har ansvaret for, at oplysningerne hele tiden er ajourførte. Formular til registrering af forening/festforening kan hentes her [link]. 2. Dokumentation af aftale mellem hovedområdet/ instituttet og foreningen om tilbagevendende lån af et lokale (som også er et myndighedskrav i forbindelse med alkoholbevilling). Formular til låneaftale kan hentes her [link]. 3. Det er en forudsætning for tilladelse til at afholde arrangement med salg af alkohol, at arrangøren er i besiddelse af eller dækket af en aktuel alkoholbevilling til lokalet eller har en lejlighedsbevilling. Alkoholbevillingen skal på forlangende kunne fremsendes via e-mail. Betingelserne for opnåelse af en alkoholbevilling kan læses her: Politiet: https://www.politi.dk/da/borgerservice/tilladelser/alkoholbevilling/ 1
Restaurationsloven: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=129763 Registreringen har til formål at sikre, at universitetet er bekendt med hvilke festaktiviteter, der finder sted på universitetet. Det er arrangøren, der har ansvaret overfor myndighederne i tilfælde af manglende alkoholbevilling eller overtrædelse af love og regler. Hovedområdet/instituttet kan uden AU-registrering godkende, at hold eller årgange i forbindelse med afslutning af undervisningen e.l. afholder arrangementer i universitetets lokaler. Der må i forbindelse med sådanne arrangementer kun sælges alkohol, såfremt det sker i regi af en af de godkendte foreninger/arrangører og dennes alkoholbevilling eller ved at søge om en lejlighedsbevilling. Studerendes private arrangementer som kandidat- og ph.d.-receptioner kan efter aftale med instituttet finde sted i AU s lokaler. 3. Roller og ansvar Af hensynet til at afvikle gode arrangementer der forløber hensigtsmæssigt, fastsættes nedenstående ansvarsfordeling. Nogle af opgaverne er lovgivningsbestemte, mens andre er fastsat for, at AU kan facilitere arrangementerne. a. Institutleder/dekan og husrepræsentanten Husrepræsentanten er en af institutlederen/dekanen udpeget person, der har til opgave at være bindeled mellem institutledelsen/dekanen og fredagsbarerne og foreningerne i et område. Institutlederen/dekanen har ansvaret for at tage stilling til de anmodninger om lokalebrug, der måtte komme fra foreningerne i tilknytning til instituttet/hovedområdet vedr. afholdelse af fester, fredagsbarer og lignende arrangementer. Husrepræsentanten medvirker i opfølgning og håndtering af hændelser i forbindelse med afholdelse af en fest, en fredagsbar eller lign. arrangementer, hvor aftaler ikke er blevet overholdt. Husrepræsentanten aftaler med institutlederen/dekanen, om der skal iværksættes sanktioner og i givet fald hvilke. Institutlederen/dekanen kan f.eks. beslutte at begrænse eller lukke en fredagsbars arrangementer helt, eller for en kortere eller længere periode, eller stille krav om vagter ved arrangementerne. b. Bygningsservice Bygningsservice har, på vegne af AU Planlægning, ansvaret for bygningernes sikkerhed, vedligeholdelse og rengøring. Bygningsservice sørger for, at alle relevante lokaler er udstyret med tegninger over brandmæssigt lovlige standardopstillinger af møblement samt en oplysning om, hvor mange personer lokalet er godkendt til. Bygningsservice udarbejder en skriftlig instruks for brugen af universitetets lokaler i det pågældende område, herunder flugtvejsplaner og evakueringsprocedurer, som gennemgås med den/de arrangementsansvarlige før arrangementet. 2
c. Arrangementsansvarlig/formand Den Arrangementsansvarlige/formand for en forening er den person, som på vegne af arrangørerne eller en forening er ansvarlige overfor AU, instituttet og bygningsservice. Den arrangementsansvarlige skal altid i god tid inden annoncering af en fest, fredagsbar eller et lignende arrangement, aftale dato og tidspunkt med husrepræsentanten og Bygningsservice. Den arrangementsansvarlige er forpligtet til at sørge for, at husrepræsentanten samt Bygningsservice har den pågældendes korrekte kontaktoplysninger (herunder navn, telefonnummer, e-mailadresse samt studienummer). Den arrangementsansvarlige er forpligtet til at vide, hvem der har alkoholbevillingen og er bestyrer (jf. pkt. d og e) i forhold til det konkrete arrangement og er forpligtet til at sætte sig ind i de regler og instrukser, der gælder for brugen af lokaler, herunder evakueringsprocedurer samt flugtvejsplaner. Det forudsættes endvidere, at den arrangementsansvarlige altid holder sig ædru. Ved alvorlige hændelser i forbindelse med arrangementer rekvirerer den arrangementsansvarlige om nødvendigt hjælp fra redningskorps (brandvæsen, ambulance) eller politi ved at ringe 112. Den arrangementsansvarlige er forpligtet til at underrette AU på følgende alarmeringsnummer: 87 15 16 17 umiddelbart efter, at redningskorps og/eller politi er tilkaldt. Den arrangementsansvarlige har til enhver tid pligt til at orientere husrepræsentanten samt Bygningsservice omkring hændelser, der afviger fra det normale. Det er den arrangementsansvarlige, der har ansvaret for sikkerheden. Dette indebærer et ansvar for, at flugtveje altid holdes frie, samt at der føres driftsjournal ved fester, fredagsbarer eller lign. i lokaler, hvor der er plads til mere end 150 personer. Driftsjournalen kan hentes her: http://www.aarhusbrandvaesen.dk/files/dokumenter/driftjournal_forsam_150.pdf Den arrangementsansvarlige skal til enhver tid kunne sikre, at der ikke er flere personer i lokalet, end det er godkendt til. Ved alle arrangementer er det vigtigt, at der også føres en log over arrangementets aktiviteter. Dette gælder uanset arrangementets omfang. Logbogen udleveres af bygningsservice. d. Bevillingshaveren Bevillingshaveren er den person, der har alkoholbevillingen i forhold til den konkrete fest eller fredagsbar og dermed også bærer et strafferetligt ansvar for, at et arrangement med alkohol foregår i overensstemmelse med den aktuelle lovgivning, bl.a. restaurationsloven. Bevillingshaveren kan blive pålagt personlige bøder i forbindelse med overtrædelser. Bevillingshaveren har desuden ansvaret for, at den arrangementsansvarlige er tilstrækkeligt orienteret omkring den gældende lovgivning på alkoholbevillingsområdet til at kunne koordinere 3
og håndtere arrangementet. Endvidere har bevillingshaveren ansvaret for, at der er en bestyrer til stede under arrangementer med salg af alkohol. e. Bestyreren Bestyreren er den person, der bærer det strafferetlige ansvar for, at et arrangement med alkohol foregår i overensstemmelse med den aktuelle lovning på alkoholbevillingsområdet. Bestyreren kan blive pålagt personlige bøder i forbindelse med overtrædelser. Bestyreren eller en stedfortræder for denne er forpligtet til at være til stede under arrangementet. Arrangementsansvarlige/formand, bevillingshaver og bestyrer kan være samme person, men er det ikke nødvendigvis. 4. Rammer for arrangementerne a. Tidspunkter Fredagsbarer 1 afholdes, med mindre der foreligger en konkret aftale om andet, kun på fredage fra kl. 16.00 22.00 og for de lange fredagsbarer fra kl. 16.00 - senest kl. 02.00. Datoer for fredagsbarer aftales med husrepræsentanten og bygningsservice. Ved øvrige fester og arrangementer f.eks. foreningsfester o. lign. aftales tidspunkt ligeledes med husrepræsentanten og bygningsservice og slutter senest kl. 02.00. I bygninger hvor flere studenterforeninger afholder fester eller fredagsbarer, skal de lange fredagsbarer og arrangementer så vidt muligt afvikles på de samme datoer. Datoerne fastlægges efter aftale med husrepræsentanten og Bygningsservice for ét semester ad gangen. b. Oprydning og rengøring Foreninger og andre arrangører skal rydde op og gøre rent efter en fest, fredagsbar eller arrangementer, så lokalet og omgivelserne i form af tilstødende lokaler, gange og toiletter efterlades i samme stand som modtaget. Er oprydningen eller rengøringen ikke tilfredsstillende vil den ansvarlige forening blive faktureret for rengøringspersonalets merarbejde. Det nødvendige rengøringsudstyr rekvireres ved rengøringslederen. Medmindre andet aftales, skal alle anvendte lokaler være funktionsdygtige senest kl. 07.00 den efterfølgende morgen. Oprydningsforpligtelsen omfatter også udearealet i det omkringliggende campusområde, hvor ølkrus, cigaretskodder mv. skal være fjernet senest kl. 7.00 den efterfølgende morgen. 5. Forsikring/erstatning En forening har selv ansvar for den ønskede forsikringsdækning af eget materiel. Sker der skader på universitetets inventar og materiel i forbindelse med arrangementer, fredagsbarer eller fester, dækkes udgiften af AU med mindre, at skaden skyldes hærværk eller grov uagtsomhed fra en eller flere deltagere i 1 En fredagsbar anses som et arrangement for alle studerende der er indskrevet ved det/de fag, som er tilknyttet den forening der afholder fredagsbaren. 4
fredagsbaren eller ved festen. I så fald vil skadesvolder kunne blive politianmeldt og blive gjort erstatningsansvarlig. Såfremt det ikke er muligt at identificere skadesvolder, foretager Bygningsservice i samarbejde med AU Stab og Strategi en konkret vurdering af, om der er bevis for at kunne pålægge baren eller foreningen et erstatningsansvar. Den ansvarlige forening har ansvar for, at ansat/frivilligt personale ved baren eller festen, herunder driftsog rengøringspersonale, er behørigt forsikret. 6. Ændringer m.m. Disse principper og regler er tiltrådt af AU s universitetsledelse og træder i kraft den 1.9.2014. Principperne og reglerne kan alene ændres ved universitetsledelsens godkendelse. Principperne og reglerne kan suppleres med lokale krav og tilpasninger på hovedområdet. 5