Retningslinjer for anvendelsen af tjenestebiler på Københavns Universitet

Transkript

1 Retningslinjer for anvendelsen af tjenestebiler på Københavns Universitet Københavns Universitet, udarbejdet af Amdi Ljunggren/Solveig Neubert/ 10. juni 2015 Side 1

2 Indhold I Indledning Hvad må universitetets tjenestebiler benyttes til? Hvem kan anvende tjenestebiler på Københavns Universitet? Forsikringsforhold i tilfælde af uheld/ulykke Bilag 1 Tilladelse/rådighedsfraskrivelse Københavns Universitet, udarbejdet af Amdi Ljunggren/Solveig Neubert/ 10. juni 2015 Side 2

3 I Indledning Retningslinjerne er gældende fra 1. juli 2015 og omfatter samtlige tjenstlige biler og andre typer køretøjer tilhørende Københavns Universitet. For tjenestebiler på KU gælder følgende betingelser: Tjenestebiler må kun anvendes til tjenesterelaterede formål 1. KU er 2 selvforsikrende og der tegnes derfor ikke kasko- eller lovpligtig ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse indenfor Danmarks grænser. Ved kørsel i udlandet med KU s tjenestebiler, kan der tegnes særskilt ansvarsforsikring og øvrige forsikringer, som er påkrævet af myndighederne i det/de pågældende lande. 1 Hvad må universitetets tjenestebiler benyttes til? Universitetets tjenestebiler må kun anvendes til rent tjenesterelaterede formål, dvs. benyttelsen skal være relevant i forhold til universitetets undervisning, forskning og formidling. Kørsel mellem hjem og arbejde er ikke en tjenesterelateret handling. Det er således som udgangspunkt ikke tilladt at tage en tjenestebil hjem til bopælsadressen, idet KU ikke har hjemmel til at dække eventuelle skader, som er opstået ved privat anvendelse af tjenestebilen. En sådan anvendelse vurderes ydermere af SKAT som et skattepligtigt gode, som føreren som udgangspunkt skal beskattes af. I særlige tilfælde, fx tilkaldevagter / rådighedsvagter, som ligger tidsmæssigt uden for normal arbejdstid, vil den funktionsansvarlige leder kunne tildele medarbejderen en skriftlig tidsbegrænset dispensation fra ovenstående bestemmelse. 2 Hvem kan anvende tjenestebiler på Københavns Universitet? Hovedregel er, at det kun er ansatte ved universitetet, som kan opnå tilladelse til at benytte KU s tjenestebiler. Kravet om tjenesterelateret aktivitet omfatter ligeledes evt. passagerer i bilen. Undtagelsesvis kan studerende ved universitetet opnå en særlig tilladelse til at anvende en tjenestebil i tilknytning til studierelaterede formål. Tilladelse til studerendes brug af et tjenstligt køretøj kan kun gives forudsat at der foreligger en ledelsesgodkendelse inkl. en påtegning om 3 rådighedsfraskrivelse af den studerende inden kørslen påbegyndes. Denne tilladelse kan udformes på vedlagte blanket, vedlagt som bilag 1. For at være gældende skal tilladelsen være påtegnet af den funktionsansvarlige leder og af brugere af tjenestebilen, inklusiv angivelse af formålet med kørslen samt tidsperioden for lån af bilen. 1 Budgetvejledningen 2014, kapitel 2, punkt Ministerbiler og andre tjenestebiler. 2 Staten er selvforsikrende, jf. Finansministeriets cirkulære om selvforsikring i staten mv. (CIR nr af 9. december 2005). 3 Rådighedsfraskrivelse betyder at føreren fraskriver sig muligheden for at benytte bilen til egne private - / ikke tjenstlige formål. Københavns Universitet, udarbejdet af Amdi Ljunggren/Solveig Neubert/ 10. juni 2015 Side 3

4 Såfremt det ikke er muligt at udforme en formel tilladelse/ rådighedsfraskrivelse ved brug af tjenestebiler, skal der som minimum foreligge en , hvor tilsagn og formål mv. beskrives. I den situation skal føreren være gjort bekendt med betingelserne for kørsel i KU s Tjenestebiler og denne orientering skal fremgå af korrespondancen. Uanset om det er ansatte eller studerende der anvender tjenestebilen, skal følgende oplysninger registreres i bilens kørebog for hver kørsel: Dato Førerens navn/initialer Formålet med kørslen Fra adresse Til adresse Tælleraflæsning /km start og slut Antal kørte km i alt Brændstofpåfyldning: Antal liter/dato/km stand Kørebøger der opfylder ovenstående krav kan rekvireres hos RESE via mailadressen: [email protected]. Det bemærkes, at det er instituttet/den funktionsansvarlige leder, der har pligt til at påse, at aftalen overholdes. Dette kan blandt andet ske ved at kontrollere, om afholdte udgifter til køb af brændstof og service svarer til omfanget af den tjenstlige kørsel. 3 Forsikringsforhold i tilfælde af uheld/ulykke KU indgår i den statslige selvforsikringsordning, som betyder at KU er forpligtet til selv at afholde samtlige omkostninger i forbindelse med de uheld og ulykker, som måtte opstå ved KU-ansattes tjenstlige anvendelse af KU s tjenestebiler. Jf. Vejledning om Statens Selvforsikringsordning, afsnit C. Som følge af at de studerende ved KU ikke på tilsvarende måde vil være dækket i tilfælde af uheld som de ansatte, anbefaler FA på det kraftigste, at studerende, som anvender KU s køretøjer forud for kørslen sørger for at få tegnet en privat heltids ulykkes-/ansvarsforsikring 4. Proceduren for håndteringen af færdselsuheld og vurderingen af erstatningskrav findes på KU s intranet Forsikringsforhold på KU / link til adressen: 4 En heltidsulykkesforsikring vil ofte kunne tegnes til rimelig præmiebetaling gennem den studerenes fagforening. Københavns Universitet, udarbejdet af Amdi Ljunggren/Solveig Neubert/ 10. juni 2015 Side 4

5 4 Bilag 1 Tilladelse/rådighedsfraskrivelse 2015 Tilladelse/rådighedsfraskrivelsen kan rekvireres hos [email protected]. Det vil være muligt at udfylde de enkelte felter elektroniks. Bilag til regelsæt for anvendelsen af tjenestebiler på Københavns Universitet, gældende fra 1. maj 2015 Tilladelse/rådighedsfraskrivelse vedr. ansatte/studerendes anvendelse af universitetets tjenestebiler Institut/enhed: Føreres navn: Udlånsperiode/gyldighedsperiode: Startdato: Slutdato: a b c d e f g h Hermed tildeles ovenstående fører enetilladelse til kørsel i instituttets tjenestekøretøj. Følgende betingelser forudsættes opfyldt: Tjenestebilen anvendes udelukkende til tjenstlige formål. (Kørsel mellem arbejdsplads og privat bopæl må ikke forekomme). Føreren er i besiddelse af et gyldigt kørekort til kørertøjer af den pågældende kategori. Føreren forpligtes til kørsel under konsekvent hensyntagen til de faktiske forhold. Instituttet har pligt til at føre opsyn med brug af køretøjet herunder kørselsudgifter i forhold til formål. Kørslens hovedpunkter skal alle registreres i tjenestebilens kørebog, jfr. kravene i regelsættet. Føreren er under anvendelsen af køretøjet forpligtet til at indestå for, at Københavns Universitet holdes skadesfri i tilfælde af førerens overtrædelse af gældende lovgivning. Såfremt føreren under kørslen skulle overtræde færdselslovens bestemmelser, vil føreren således være personligt forpligtet til at afregne et evt. bødeforlæg. Denne tilladelse vil kunne tilbagekaldes med øjeblikkelig varsel i udlånsperioden, såfremt tilladelsen ikke forvaltes i overensstemmelse med ovenstående betingelser. Undertegnede fører af tjenestebilen forpligter sig herved til at overholde ovenstående betingelser som forudsætning for anvendelsen at universitetets tjenestebiler. Dato: Københavns Universitet Dato Fører af tjenestebilen Københavns Universitet, udarbejdet af Amdi Ljunggren/Solveig Neubert/ 10. juni 2015 Side 5

6 Bilag til regelsæt for anvendelsen af tjenestebiler på Københavns Universitet, gældende fra 1. maj 2015 Tilladelse/rådighedsfraskrivelse vedr. ansatte/studerendes anvendelse af universitetets tjenestebiler Institut/enhed: Føreres navn: Udlånsperiode/gyldighedsperiode: Startdato: Slutdato: a b c d e f g h Hermed tildeles ovenstående fører enetilladelse til kørsel i instituttets tjenestekøretøj. Følgende betingelser forudsættes opfyldt: Tjenestebilen anvendes udelukkende til tjenstlige formål. (Kørsel mellem arbejdsplads og privat bopæl må ikke forekomme). Føreren er i besiddelse af et gyldigt kørekort til kørertøjer af den pågældende kategori. Føreren forpligtes til kørsel under konsekvent hensyntagen til de faktiske forhold. Instituttet har pligt til at føre opsyn med brug af køretøjet herunder kørselsudgifter i forhold til formål. Kørslens hovedpunkter skal alle registreres i tjenestebilens kørebog, jfr. kravene i regelsættet. Føreren er under anvendelsen af køretøjet forpligtet til at indestå for, at Københavns Universitet holdes skadesfri i tilfælde af førerens overtrædelse af gældende lovgivning. Såfremt føreren under kørslen skulle overtræde færdselslovens bestemmelser, vil føreren således være personligt forpligtet til at afregne et evt. bødeforlæg. Denne tilladelse vil kunne tilbagekaldes med øjeblikkelig varsel i udlånsperioden, såfremt tilladelsen ikke forvaltes i overensstemmelse med ovenstående betingelser. Undertegnede fører af tjenestebilen forpligter sig herved til at overholde ovenstående betingelser som forudsætning for anvendelsen at universitetets tjenestebiler. Dato: Københavns Universitet Dato Fører af tjenestebilen