Bestyrelsesmøde Dagsorden/referat Møde/referat nr.: 455, 7-2007 Dato: 12. oktober 07 Sted: KL Lokale: 1-03 Bestyrelse: Mikael Jentsch MJ Formand Anders Thanning AT Næstformand Trine L. Holmberg TLH Sekretær Jesper Brandt JB Kjeld Bussborg Johansen KBJ Afbud Søren Peter Sørensen SPS Kasserer Christian Bjerg CB Øvrige: Michael Nørgaard Andersen MNA Redaktør Jesper Hedegaard JH Vidensformidlingskonsulent Deltager ikke Hans Ejner Krag-Petersen HEKP Sekretariatschef Referat: --------------------------------- HEKP Gæster m. v. Dagsorden/referat: Indhold Pkt. 1 Gensidig orientering... 1 Pkt. 2 Godkendelse af referat fra mødet den 6. Sep. 07-Møde 454 (bilag)... 2 Pkt. 3 Konstituering... 2 Pkt. 4 Årsmødestruktur (2 bilag)... 4 Evaluering af dette års årsmøde... 4 Medlemstilslutningen... 4 Konferencedagen:... 4 Hovedaktiviteterne:... 5 Værtskommune/årsmødested:... 5 Økonomi... 6 Tidsmæssig placering af årsmødet:... 6 Pkt. 5 Status m.v. for de associerede foreninger (2 bilag)... 6 Pkt. 6 Revision af KTC vedtægter... 8 Pkt. 7 Eventuelt... 8 Pkt. 1 Gensidig orientering
MNA orienterede om status for samarbejde med den private sektor og foreslog, at der arbejdes videre med FRI og Miljøteknisk Brancheforening, så KTC ikke skal stå for udvælgelsen af virksomheder. 2 MNA foreslog, at rammerne for et fremtidigt samarbejde, som udgangspunkt, skulle drøftes af de tre foreninger. Godkendt at der arbejdes videre efter den skitserede model. Pkt. 2 Godkendelse af referat fra mødet den 6. Sep. 07-Møde 454 (bilag) Beslutning: Referatet blev godkendt. Pkt. 3 Konstituering Generalforsamlingen genvalgte Mikael Jentsch som formand. De øvrige bestyrelsesmedlemmer er valgt i de enkelte kredse. Konstituering bestyrelsen: Til næstformand valgtes: Anders Thanning Til kasserer valgtes: Søren Peter Sørensen Til sekretær valgtes: Trine L. Holmberg Tidligere har bestyrelsen haft et medlem, der har den løbende faglige kontakt til Teknik & Miljø. Denne kontakt udgør en del af referencemedlemmernes primære fagområde, jfr. Nedenfor: Konstituering referencebestyrelsesmedlemmer. I KTCs nye struktur arbejdes der med begrebet referencebestyrelsesmedlem. Formålet med udpegning af referencebestyrelsesmedlememer er: Referencebestyrelsesmedlemmer varetager den faglige koordinering mellem bestyrelsen og faggrupperne og de associerede foreninger De primære fagområder er: - bestyrelsens bindeled til faggrupperne - primært til faggruppeformanden - med base i bestyrelsen at varetage en koordinerende funktion på det faglige område mellem faggrupperne, T&M og KTC Portalen, for bl. a. at sikre profil og synlighed omkring KTCs faglige arbejde, herunder at markere KTCs synspunkter inden for fagområdet - koordinere udarbejdelsen af debatoplæg på vegne af bestyrelsen inden for fagområdet o.l. til f.eks. T&M og KTC Portalen samt presse og målgrupper i øvrigt - bestyrelsens bindeled til de associerede foreninger, primært formanden Til referencebestyrelsesmedlemmer blev følgende udpeget:
3 Faggruppebetegnelse/formand BBO Iben Koch PLA Ole Stilling NOV Egon Dall VTT Jørgen Marstrand MIG Trine Holmberg FOR Knud Sloth LKO Ole Møller DFO Kjeld Bussborg Johansen INT Jeremy Dean Faggruppenavn By og Bolig Plan Natur og Overfladevand Veje, Trafik og Trafiksikkerhed Miljø og Grundvand Forsyning Ledelse, Kompetence og Organisation Referencebestyrelsesmedlem Christian Bjerg Jesper Brandt Søren Peter Sørensen Anders Thanning Trine L. Holmberg Kjeld Bussborg Johansen Mikael Jentsch og Anders Thanning Digital Forvaltning Mikael Jentsch og Anders Thanning International Mikael Jentsch og Anders Thanning Af vedhæftede bilag fremgår de enkelte faggruppers fagområder. Konstituering SAMKOM Traditionelt har faggruppeformanden været født KTC medlem af SAMKOM. Derudover vælges der yderligere to medlemmer til SAMKOM. P.t. er disse to medlemmer Anders Thanning og Mogens Norup Thomsen. Til SAMKOM valgtes følgende: De nuværende medlemmer fortsætter, dvs. Jørgen Marstrand, Anders Thanning og Mogens Norup Thomsen Konstituering til Paraplyen Paraplyen er en paraplyorganisation for de kommunale chefforeninger i DK. Bestyrelsen har den direkte kontakt til KLs direktion. Traditionelt er formand og næstformand fødte medlemmer af paraplyen. Desuden indgår der en tredje person i paraplyorganisationen. P.t. er den tredje person Søren Peter Sørensen. Til paraplyen valgtes følgende: Formand og næstformand Indstilling: Drøftelse og konstituering til de 4 områder. Beslutning: Udpegelserne, se foran. Desuden blev det vedtaget, at Trine L. Holmberg og Søren Peter Sørensen står for udviklingen af Den tekniske Chef i 2008 Det blev vedtaget, at Den tekniske Chef skal foregå over to dage og ikke som hidtil 3. Det blev endvidere besluttet, at det kredsformandsmøde, der traditionelt har ligget forud for konferencen flyttes til møderne sammen med faggrupperne den 31. Januar 2008.
4 Pkt. 4 Årsmødestruktur (2 bilag) Punktet genoptages fra sidste bestyrelsesmøde, jfr. referatets pkt. 11 Der bør snarest tages stilling til hvor årsmødet og konferencen for 2008 skal afholdes, herunder også, hvorledes den fremtidige struktur for årsmødet og konferencen skal være. Evaluering af dette års årsmøde Tilrettelæggelsen og gennemførelsen af årsmødets samlede program: En stammere køreplan for hele arrangementet bør udarbejdes, herunder også til udarbejdelse af det faglige program. Hertil hører bestyrelsens eller faggruppens rolle i arbejdet med at fastlægge programmet og mødestrukturen for den faglige dag, men også den interne fordeling af opgaverne især under årsmødets afvikling skal planlægges bedre. Skal der fremover arbejdes med konferencier skal vedkommende inddrages meget tidligt i tilrettelæggelsen af de fysiske rammer for programmet. Det faglige program skal være offentligt omkring medio april, så en kraftig markedsføring kan foretages før sommerferien. Tilmeldinger bør for en stor del foretages før sommerferien, jfr. efterfølgende afsnit om tidspunktet for årsmødets afvikling. Det skal tilstræbes, at undgå de mange ændringer i tilmeldingerne m.v. op til mødet. (Sekretariatet stiller spørgsmålet, om man ikke selv som deltager kan reservere hotelværelser, dels sparer det meget registrerings- og ændringsarbejde og dels vil momsproblematikken kunne undgås. Når sekretariatet foretager opkrævning skal der afleveres fuld moms, men kun ¼ moms kan fratrækkes når hotelregningen modtages. Det betyder alt andet lige, at hotelværelserne bliver dyrere. KTC undgår også, at hænge på bestilte værelser) Medlemstilslutningen De sidste 3 års tilslutning År Værtskommune Ordinære Medlemsdeltagelse Ledsagere* medlemmer i alt Antal % Antal %** 2005 Herning 293 89 30,4 45 50,6 2006 Helsingør 281 76 27,0 46 60,5 2007 Frederikshavn 191 69 36,1 25 36,2 * Medlemmernes ledsagere ** i forhold til deltagende medlemmer Konferencedagen: I 2006 blev de første skridt taget til at ændre strukturen på den faglige dag. Ændringerne havde 2 hovedformål. For det første at gøre virksomhedsudstillerne til en del af den faglige dag og for det andet blev der indlagt workshops i programmet. I 2007 blev det fastholdt, at virksomhedsudstillerne var en del af det faglige program, men workshops blev ændret til paneldebatter. På bestyrelsesmødet 2-2006, pkt. 1 var følgende på dagsordenen: Pkt. 01 Forslag til nyt koncept for årsmødets faglige dag (MNA)
5 På strategimødet i november blev tilrettelæggelsen af KTCs årsmøde 2006 drøftet på baggrund af et oplæg fra redaktøren. Det blev besluttet, at redaktøren skulle indhente et uforpligtende tilbud på afvikling af årsmødets konferencedag m.v. Der forelægger nu et oplæg udarbejdet af udviklingschef Henrik Kærgaard, NIRAS. Oplægget er udarbejdet efter møde mellem Henrik Kærgaard og redaktøren. Ligeledes er ideerne drøftet med teknisk direktør Ole Stilling, Hillerød, i forbindelse med det dobbeltinterview som blev bragt i Stads- og havneingeniøren i januar. Der er i oplægget lagt vægt på bl.a. yderligere tematisering af konferencedagen, samt fokus på samspillet mellem konference og virksomhedsudstilling. Det foreliggende notat er et udkast til drøftelse på mødet, hvor Henrik Kærgaard deltager ved behandlingen af punktet. Såfremt man vælger at arbejde videre med ideerne, så beror økonomien på den endelige tilrettelæggelse og arbejdsdeling mellem NIRAS og KTC. Økonomien som beskrevet i notatet tager fx udgangspunkt i deltagelse af et antal NIRAS-konsulenter udover Henrik Kærgaard, hvilket ikke nødvendigvis er en forudsætning. Beslutning: Principperne for afvikling af årsmødet 2006 blev fastlagt og principperne for årsmødet 2007 blev endvidere fastlagt efter oplæg fra Niras dateret 30. jan. 2006. Som bilag vedhæftes 2 notater. Notat a handler om det oprindelige oplæg til en ændring af årsmødeformen, jfr. foran og notat b et evalueringsnotat m.v. fra årsmødet i 2006. Hovedaktiviteterne: Årsmødet består også af en række andre aktiviteter, der bør medtages i overvejelserne om en fremtidig struktur Fælles middag med udstillerne, herunder præsentation af værtskommunen Virksomhedsudstilling Ledsagerture Årsmødemiddag for medlemmer og inviterede gæster, incl. underholdning Studieturene Værtskommune/årsmødested: Traditionelt har der været kø for at få lov at være værtskommune for KTCs årsmøder. Indtil videre er der ingen kommuner, der har meldt sig, men der er foretaget forespørgsel hos Odense Kommune. Skal årsmøderne have nogenlunde samme karakter som hidtil med en stor virksomhedsudstilling er der et begrænset antal konferencesteder, der er egnet. Det haster derfor at få fastlagt rammer for det kommende årsmøde, så konferencested kan reserveres. Alternativet til at en kommune er værtskommune kan være, at KTC selv står for hele arrangementet. Hvis tendensen er, at de nye kommuner ikke har stor interesse for at påtage sig værtskabet kunne en mulighed også være, at der blev valgt et mere permanent konferencested og selv stod for de aktiviteter, et årsmøde/ konference skal indeholde. Permanente konferencesteder kunne være: Hotel Nyborg Strand Hotel Munkebjerg, Vejle Comwell i Kolding En af charmerne ved at flytte årsmødet fra den ene by til en anden er bl.a. at man hele tiden oplever noget nyt f.eks. i præsentationen af kommunen og på studieturene.
6 Økonomi Ved prisfastsættelserne for deltagelse i årsmødets aktiviteter har det været tilstræbt, at årsmødet økonomisk hviler i sig selv. Balanceregnskabet ligger omkring kr. 600.000. For at opnå balance bruges nettooverskuddet fra virksomhedsudstillernes standleje til at dække dele af årsmødeudgifterne. Den samlede indtægt fra standleje udgør omkring 270.000. Nettooverskuddet er på omkring kr. 200.000. I forbindelse med standleje skal virksomheden også tegne en helsidesannonce i T&M, hvilket er en stort bidrager til overskuddet på bladet. Tidsmæssig placering af årsmødet: Af praktiske grunde kunne det være hensigtsmæssigt at flytte årsmødet til den næstsidste eller sidste uge i september, hvis det ikke kolliderer med budgetmøderne og lægningen i kommunerne, se også under evalueringen Konsekvensen af dette vil være at T&M årsmødenummer bliver septembernumret i stedet for august måned. Indstilling Med baggrund i bl.a. forannævnte beskrivelse, ønskes en drøftelse af den fremtidige struktur for årsmøderne og konferencen, herunder det overordnede indhold og samlet tidsramme for hele årsmødet. Det foreslås endvidere at det drøftes om faggruppen LKO kan indgå som arbejdsgruppe og komme med forslag til form og indhold på konferencedagen, jfr. faggruppens fagområder i bilaget til pkt. 3 Specielt bør der her og nu tages stilling til hvor årsmødet kan placeres og struktur for 2008. Beslutning Årsmødet placeres i Odense i 2008 Det blev foreslået og godkendt at årsmødet skal være et 2-dages arrangement, hvor udstillingen neddrosles og udstillingsdeltagerne opgraderes. Der arrangeres ikke særprogrammer for ledsagere Michael Nørgaard, suppleret med Christian Bjerg og Jesper Brandt, er tovholdere for udviklingen af strukturen og rammerne for årsmødet. Formanden kontakter Odens Kommune (Søren Hansen) for endelig fastlæggelse af datoer for årsmødet i 2008. Pkt. 5 Status m.v. for de associerede foreninger (2 bilag) I forbindelse med dannelsen af ny KTC blev aftalerne med de associerede foreninger også revideret. Nye og reviderede aftaler er indgået med følgende foreninger: Kommunal Vejteknisk Forening, KVF Danske Planchefers Forening, DP Kommunale Park- og Naturforvaltere, KPN Stabsmedarbejdere i Teknik og Miljøområdet, STM Kommunalt Entreprenørforum, KEF På trods af flere henvendelser, så har Dansk Bygningsinspektørforening, DB og Spildevandsteknisk Forening, STF ikke reageret på de nye reviderede aftaler. Den gamle Forening af Miljømedarbejdere i kommunerne er fusioneret med den tilsvarende medarbejdergruppe fra de gamle amter, der er flyttet til Staten. Denne forening hedder nu ENVINA, der ikke er associeret med KTC. Der er indledt drøftelser med denne nye forening for
at finde frem til en anden samarbejdsmodel med foreningen, da associeringsaftalen ikke rummer mulighed for associering med foreninger, der har statslige medarbejdere som medlemmer. 7 Formålet med de nye aftaler der ikke er så forskelligt fra de hidtidige aftaler- er: Formålet opnås ved at medlemmerne af UMMM deltager i KTCs virksomhed: - som medlemmer af KTCs relevante faggrupper - som deltagere i permanente eller ad hoc-udvalg eller som deltagere i faglige møder med styrelser, KL og andre organer. - at forespørgsler og udtalelser om fagtekniske spørgsmål indenfor faggruppernes fagområde kanaliseres til og fra faggrupperne ved KTCs foranstaltning fra og til statslige, regionale og kommunale instanser, interesseorganisationer, brancheforeninger, firmaer, m.v. Et af de væsentlige elementer i revisionen i forhold til tidligere er: Som associeret forening skal vidensformidling, der specifikt vedrører foreningens fagområde, formidles gennem: - KTC Portalen, hvor foreningen skal bidrage til videndeling gennem deltagelse i de digitale netværk. Endvidere opretter MMM hosting/ subdomæne på KTC Portalen - som artikler m.v. i KTCs fagtidsskrift eller hvis - den associerede forening udgiver eget blad lægges artikler herfra også ind på KTC Viden Center evt. med forsinkelse Endvidere må de associerede foreninger kun have kommunalt ansatte medarbejdere som medlem. Standardassocieringsaftalen vedlægges som bilag. De associerede foreninger har ret til at udpege et medlem til KTCs respektive faggrupper. Se vedlagte bilag, hvoraf det fremgår hvilke foreninger, der har udpeget medlemmer til hvilke faggrupper. I de indgåede aftaler retter der sig særlig opmærksomhed omkring KEF, da de ifgl. rygter er i gang med at opbygge egen Portal til vidensdeling, altså i modstrid med associeringsaftalens afsnit om vidensdeling. Fra sekretariatets side er der sendt forespørgsel til formanden med anmodning om at belyse, hvad der er op og ned i rygterne om denne sag. Der er ikke modtaget nogen reaktion. Indstilling 1) Baggrund og status m.v. omkring associeringsaftalerne forelægges til orientering. (Specielt til de nye bestyrelsesmedlemmer). 2) Der ønskes en drøftelse af hvordan vi bør forholde os til STF, DB og KEF. Beslutning Formanden for KEF har sendt en redegørelse for situationen omkring opbygning af egen vidensdelingsnetværk/vidensbank.. Redegørelsen blev gennemgået. Sekretariatet skriver til KEF og tilbyder foreningen samme muligheder, som de ønsker med deres eget vidensdelingsnetværk, men på KTC Portalen, herunder tilbud om en ny præsentation af KTC Portalen.
Sekretariatet fremsender fornyet anmodning til STF og DB om at indgå den revideret og tidssvarende associeringsaftale. 8 Sekretariatet retter henvendelse til ENVINA om udpegning af medlemmer til arbejdsgrupperne under faggruppen Miljø og Grundvand. Pkt. 6 Revision af KTC vedtægter Det har tidligere været på tale at få en juridisk kyndig (jurist) til at gennemgå KTCs vedtægter med henblik en redaktionel revision af disse. Der kan peges på to alternativer til dette arbejde. a) Der findes en advokat, der bl.a. har speciale i foreningsvedtægter b) En jurist fra en af medlemskommunerne købes fri til at udarbejde forslag til en sådan revision Skal arbejdet iværksættes skal der foreligge et forslag til bestyrelsens godkendelse på det sidste møde inden sommerferien 2008, så forslaget kan udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen 2008. Indstilling Til drøftelse af om der er behov for en redaktionel revision af vedtægterne. Hvis ja beslutning om, hvem der skal foretage denne revision. Beslutning: Det blev besluttet at foretage en redaktionel revision af vedtægterne. Jesper Brandt kontakter en juridisk uddannet person i Greve Kommune, der kan være behjælpelig med revisionen. Det blev besluttet at den givne medarbejder frikøbes til opgaven. Pkt. 7 Intet Eventuelt HEKP 17. okt. 07