Referat fra DI s Bestyrelsesmøde d. 26. februar 2006 klokken 10.00-17.00 på Postgården i Fredericia Tilstede: Susie Mielby (SM), Charlotte Helsø (CH), Astrid Jonsson (AJ), Ivar Søeborg (IS), Kirsten Junker (KJ) og Birgitte Jensen (BJ). Referat: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Valg af referent og godkendelse af sidste referat BJ blev valgt til referent, og referatet fra det sidste bestyrelsesmøde blev også godkendt. 3. Opfølgning fra formandsmøde med N og S, samt FEIF-konference Der var 4 af sted fra DI-B til møde med Norge og Sverige. Mødet var godt og meget konstruktivt. Danmark besluttede at tilkendegive interesse for VM 2011 i samarbejde med de andre nordiske lande. Til selve FEIF-konferencen præsenterede SM arrangementet Islandshestens dag over for de andre FEIF-lande. Der blev underskrevet aftale om en fælles uddannelsesmatrix. 4. Opfølgning på generalforsamling Sportsdommere til klubberne (status fra AJ): Bestyrelsen drøftede dommerudvalgets problemer med at få budgettet til at slå til. Bestyrelsen har gennemgået regnskabstallene fra 2001. Af de fremfundne tal fremgår, at omkostningerne og dermed aktiviteterne i forbindelse med dommeruddannelsen har været støt faldende siden 2001.
2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 Dommerudvalg budget 143.000 145.000 172.000 178.000 120.000 Dommerudvalg brugt 127.000 129.000 108.000 83.000 Elite/konkurrence budget 8.000 8.000 92.000 97.000 275.000 Elite/konkurrence brugt 864 97.000 135.000 208.000 VM-år VM-år Bestyrelsen har i flere omgange tilskyndet til at der blev uddannet flere dommere, af samme årsag er budgettet bibeholdt højt i løbet af årene. I 2004 indførtes stævnelicensen alene med den begrundelse overfor lokalklubberne (som accepterede), at klubberne skulle bidrage til uddannelsen af dommere. Uanset opkrævningsformen er ændret siden finder bestyrelsen ikke, at baggrunden for opkrævningen af gebyret er forandret. Ved budgetteringen 2005/06 har bestyrelsen sat som krav til sportskomiteens budget, at dommerne skulle have betalt transport i forbindelse med uddannelse, for at blive ligestillet med de øvrige frivillige i DI. Herudover blev forudsat til budgettet, at der skulle arbejdes på, at der var dommere nok til at dække klubbernes stævner, og dermed at nødvendig uddannelse af nye aspiranter skulle iværksættes og at videreuddannelse skulle tilgodeses. Det nuværende afsatte beløb, vurderes efter en gennemgang af ovenstående tal - helt utilstrækkeligt til det formål. Ved generalforsamlingen fremkom kritik af dommeruddannelsen og rytterlicensen (se referat af bestyrelsesmødet 10. december 2005). Bestyrelsen skal endnu en gang følge op på denne anmodning og opfordre sportskommiteen til i samarbejde med dommerudvalget at etablere en længere sigtet plan for uddannelsen med tilhørende budget. I 2005/06 forventes indtægten fra licensen fra rytterne at udgøre 150.000. Oven i den almindelige pulje til dommerudvalget til andre opgaver, udgør det muligt disponible beløbet til dommerudvalget skønsmæssigt 230.000 kr. Bestyrelsen finder, at det er vigtigt at sportsdommerne har godt, loyalt og fagligt inspirerende arbejdsmiljø også gerne med en internationalt inspireret uddannelse, hvor der bidrages med indlæg fra udenlandske instruktører, således at der også kan ske en aflastning af de danske dommere på dette område. Af seneste nummer af DommerNyt fremgår: "Bestyrelsen har desuden klart meldt ud at holdningen til DI, som en forening der bygger på frivilligt arbejde, skal tages meget bogstaveligt, hvilket betyder at vi ikke må betale vore egne for at undervise på f.eks. aspirantkurser og dommerseminarer. Dette betyder at vi skal hente undervisere i udlandet". Bestyrelsen har gennem flere år afvist indførelse af honorar til enkeltpersoner i foreningen, først og fremmest fordi det er en forening af frivillige medlemmer det vil sige at vi (også dommere) arbejder gratis for foreningen. Endelig fordi det er opfattelsen, at det ene medlem ikke kan få honorarer, uden at det andet også skal have. Senest er denne holdning blevet bifaldet på generalforsamlingen.
På trods af denne klare holdning arbejdes der i visse sportsdommerkredse fortsat for indførelse af dommerbetaling, hvorved der skabes tvivl om det korrekte i denne holdning. Dermed skabes et dårligt og trættende arbejdsklima, som ingen har gavn af og som i værste fald kan risikere at skræmme mange andre gode dommere væk. For at alle igen kan få et godt arbejdsmiljø, og for ikke at risikere at der blandt medlemmerne faktisk er vilje til at betale for enkelte grupper af frivilliges arbejde (og bestyrelsen således tager fejl) så foreslås, at de pågældende dommere ved næste generalforsamling fremsætter et forslag om honorering. Forslaget skal indeholde forslag om beløbets størrelse og hvordan der skaffes finansiering. Bestyrelsen tager en samtale med Dommerudvalgets formand, Hanne Bjerre Sørensen, til det næste bestyrelsesmøde den 10. marts på Vilhelmsborg. Jobbørs (CH): Der skal være en bjælke på hjemmesiden, hvor man kan søge efter / byde ind på frivilligt arbejdskraft Stambogsreglement (status fra KJ): På generalforsamlingen blev det sat til vejledende afstemning om 4-årskåringer. En jurist har set på reglerne og de er nu indført i det danske stambogsreglement. Det er dog ikke på alle punkter vi følger FIZO en. Hvis der skal vedtægtsændringer til generalforsamlingen, SKAL forslaget op på bestyrelsesmødet i maj. Ellers kan vi ikke nå at blive færdig og få en medlemsdebat i gang! 5. Bestyrelsen Konfirmering af budgetter og arbejdsprogrammer (IS og KJ) DI-A: Der er ikke sat penge af til FEIF-dommerseminar på Island. Der kommer derved et underskud på denne konto. Søges indhentet andet steds. DI-K: Til aktivitetsugen er der et budget på 109.000 kroner. Den skal hvile-i sig-selv og ikke give et underskud. DI-K kan evt søge Friluftsrådet og BG-fonden om tilskud. Hjemmesiden (CH): Der mangler stadig arbejdsprogrammer for DI-K og DI-S (om sportsdommere) til hjemmesiden. Dem, der er, er ikke opgraderede. CH kontakter Kari Baklund vedr. organisationsprogrammet og logikken i dokumentmappen fx de forskellige afdelingers strategier. De er svære at finde rundt i. Behov for justering af arbejdsgangen i bestyrelse, komiteer og udvalg? Vi skal se om det stadigt er nødvendigt med alle de forskellige udvalg. Kan nogle eventuelt nedlægges /sammenlægges? Informationsudvalget og sponsorudvalget nedlægges som udvalg. Arbejdsområderne køres mere projektorienteret fremover med kontakt til CH og SM.
DI-S og DI-A bør overveje at oprette flere underudvalg, for at få mere kontinuitet og erfaringsopbygning. Gebyrer for medlemmerne Ændringer i gebyrer skal godkendes af bestyrelsen. Ellers bliver det let opfattet som en skjult kontingentforhøjelse. Der indføjes følgende tekst i forretningsordenen under afsnit 6b: Af hensyn til en vurdering af den samlede konsekvens, må vigtige tværgående beslutninger eller afgifter ikke ændres eller indføres uden forudgående godkendelse i bestyrelsen. 6. Status for nedsatte arbejdsudvalg DRF (SM) DIF behandler vores netop afsendte brev på et møde i medlemsudvalget d. 1.marts 2006. Administrative opgaver (CH) CH gennemgik de 26 svar om undersøgelsen om det frivillige arbejde, men der mangler stadig mange svar endnu. CH skal kontakte nogle af de afgående bestyrelsesmedlemmer og DIs avlsdommere om, hvor megen tid de har brugt på arbejdet. Avlens registreringsopgaver (SM) SM og Anette Knudsen er godt i gang med en beskrivelse af alle registreringsopgaverne i forhold til hesteregistreringen og Landskontoret. Der er et EU-krav i gang om, at alle heste - uanset alder - skal have hestepas. Det kan blive en større opgave. Fællesuddannelse (BJ): Intet nyt udvalget er stadigt i sin vorden. 7. Udvalg under bestyrelsen Etisk udvalg (AJ indlæg) Der er intet nyt. Udvalget arbejder kun, når der er verserende sager. Kommissorium drøftes på næste møde. Fremover skal et indlæg sendes til 3. part inden det trykkes i Tølt. Baneudvalg (SM) Revideret strategi om brug af baneanlæggene i Herning og på Hedeland blev godkendt. AJ træder ind i udvalget for DI-S. Information, herunder Hest og Rytter (CH) Informationsstrategi er under revision. Den skal snart være færdig. Sponsorer (SM) En 3-årig kontrakt med Iceland Air blev godkendt. Den giver blandt andet 15 billetter om året. Bestyrelsen melder løbende behov ind.
St. Hippolyt kan få en gratis bannerannonce på hjemmesiden. Eksklusivaftaler Hvis vi har én hovedsponsor for et bestemt firma, skal vi ikke annoncere for konkurrerende firmaer. Til gengæld skal der naturligvis også betales eksklusivretten. NM kan vi bakke mere op? D. 28. februar 2006 er der møde med Herning Kommune om brugen af banerne og en underskudsgaranti. Samarbejdsaftale med Herning skal godkendes. Budgettet er løbende justeret. Der har været nogle kommunikative problemer i forbindelse med formandsskiftet i DI-S og OKkomitéen. AJ tager kontakt til Torben Søndergaard og får bragt sagen på plads. 8. Sekretariatet (CH) Kommende opgaver Lene Schou har udarbejdet en sekretariats kalender for 2006. Fremover skal kalenderen på til hvert bestyrelsesmøde. Næste måned domineres af kåringerne. Justering af jobbeskrivelser SM gennemgik en opgavebeskrivelse for DI s sekretariatsleder. Sekretariatet skal fortrinsvis tage sig af medlemsservice, basal foreningsadministration og tilmeldinger hvor der indgår betaling. Der ikke pt ressourcer til servicering af komiteer og udvalg. Der mangler stadig en arbejdsbeskrivelse for bogholderen og justering af redaktørens. 9. Visionsseminar planlægning Visionsseminaret er den lørdag d. 11.marts 2006. Fra fredag til lørdag er der overnatning på Vilhelmsborg for dem der har behov. Der bliver et foredrag på 3 timer om lederrekruttering med en konsulent fra Danmarks Idræts Forbund. Bestyrelsen vil gerne involvere flere i det fælles ansvar. CH gennemgik de forskellige punkter/indlæg. 10. Økonomi Vi har pt. brugt flere penge budgetteret med pga uforudsete udgifter. Der kan forventes ekstra 20.000 kroner til hjul til en sekretariatsvogn samt 20.000 kroner til en container på Herningpladsen. Der opfordres til omkostningsbevidsthed. 11. Planlægning af generalforsamling og klubmøde 2006 (SM) Der mangler afklaring af sted. Der arbejdes på at kunne klubmøde søndag. Måske kan udvalg og komitéer og dommere (fællesseminar) også holde møder denne weekend. 12.Gensidig koordinering med komiteerne
DI-F: Der har lige været møde i naturudvalget. Den 2. marts er der juniorudvalgsmøde, hvor der skal diskuteres Youth Cup 2006 i Østrig. DI-S: Der er kun 3 danske tilmeldte gædinga-seminaret, men kurset gennemfører kurset under alle omstændigheder i det dette skal være startskuddet til et internationalt dommersamarbejde. Der skal annonceres efter flere på hjemmesiden. DI-K: Aktivitetsugen er godt i gang. Der indkaldes til klubmøde i næste uge DI-A: Intet 13. Struktur og kontingent diskussion om hvordan kommer vi videre Punktet tages op næste gang. Det er vigtigt at processen kommer til at forløbe korrekt, så alle bliver hørt. 14. Forslag til forskningsprojekt fra Rikke Schultz Projekt-ideen er god, men der er ikke penge på kontoen til forskningsprojekter. SM giver afslag. RS opfordres til at søge andres steder, fx Istölt. 15. Firmaet DI - diskussion af håndteringen af private og fælles aktiviteter under DI Punktet tages op næste gang. 16. Kommende ledere i TÖLT: Marts AJ (er lavet) April KJ Maj IS (Klubkomiteen om aktivitetsugen) Juni/Juli TK (om den nye uddannelsesmatrix) 17. Næste møde den 10.3 (kort møde) Klubmødet Opfølgning på nedsatte udvalg Betaling for frivilligt arbejde Struktur og kontingent diskussion om hvordan kommer vi videre Firmaet DI - diskussion af håndteringen af private og fælles aktiviteter under DI 18.Eventuelt. Intet Godkendt af DI s formand Susie Mielby d. 5. marts 2006.