Deltagere: Torben Søndergaard (TS), Birgitte Jensen (BJ), Rose Henriksen (RH), Anne Engsig (AE), Søren Erik Pedersen (SEP), Ingeborg Pedersen (IP).

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde søndag den 9. januar 2011 Deltagere: Fra bestyrelsen: Fra administrationen: Torben Søndergaard (TS), Birgitte Jensen (BJ), Rose Henriksen (RH), Anne Engsig (AE), Søren Erik Pedersen (SEP), Ingeborg Pedersen (IP). Jens Szabo (JS) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen og velkomst: Dagsordenen blev godkendt med de eftersendte punkter. Dagsorden udarbejdes fremover i samarbejde med administrationschefen og efter eventuelle input om punkter fra bestyrelsens medlemmer. TS er fremover ordstyrer, mens JS er referent. TS bød velkommen til arbejdet og udtrykte ønske om et godt samarbejde. Bestyrelsen besluttede, at arbejdet skal være præget af tryghed og åbenhed samt en sober og god tone. Bestyrelsen skal have lov til at være uenige om et emne, men bestyrelsen står sammen om beslutningen udadtil, når der er truffet en beslutning. Der refereres ikke til diskussionerne i bestyrelsen, men der refereres til beslutningerne. 2. Meddelelser: Referat af bestyrelsesmøde Årets gang. Referatet fra mødet 14. november 2010 blev godkendt. Proceduren er fremadrettet, at bestyrelsens medlemmer melder eventuelle ønsker om ændringer til referatet til administrationschefen, der herefter indarbejder ønskerne i referatet. Fremover bliver godkendelse af sidste referat et selvstændigt punkt på dagsordenen. Årskalenderen blev godkendt med følgende tilføjelser: Bestyrelsesmøde over Skype 8. februar 2011 kl (IP ringer op), bestyrelsesmøde over Skype 7. marts 2011 kl (IP ringer op) og bestyrelsesmøde 9. oktober 2011 kl v/ae (incl. gåtur m.v.). 3. Evaluering af generalforsamlingen 20. november 2010: Der ønskes en evaluering af generalforsamlingen Oplæg v. Torben S. og Birgitte J Fredericia Messecenter er et godt sted at afvikle generalforsamlingen, og service og afvikling var i top fra messecenterets side. Indtjekning, boder m.v. forløb fint. Medlemmerne var engagerede og fremmødte i stort tal. Starten på generalforsamlingen var også fin med en god stemning. Uddeling af priser skal nytænkes til næste år. Eventuel afstemning med håndsoprækning skal nytænkes, idet der blandt de delegerede gemmer sig mange klubstemmer. Fremover bør vi nok gøre dirigenten opmærksom på at runde indlæggene fra de mange engagerede medlemmer af lidt hurtigere. Bestyrelsen skal i højere grad fortælle om visioner. Bestyrelsen skal fremover være meget mere skarp og være forberedte til fingerspidserne. Fremsendte forslag skal være krydstjekket. Generalforsamlingen skal nytænkes og forbedres. Emnet programsættes på kommende visionsmøde med komiteerne, såvel som bestyrelsen tager punktet op på et senere bestyrelsesmøde.

2 4. Intern og ekstern kommunikation: Dagsordener og referater i det kommende foreningsår. Oplæg v. Torben S. Bestyrelsen lægger vægt på, at der skal være mulighed for at tale frit fra leveren på bestyrelsesmøderne, hvorefter beslutningerne meldes ud. Det er vigtigt for DIs medlemmer at kunne følge med i foreningens virke det giver større medansvar og ejerskab. Bestyrelsesreferater bliver fremover lagt ud på nettet, idet referaterne renses for eventuelle personsager. Samme procedure gælder fortsat før øvrige referater. 5. Kommissorier og budgetter: På baggrund af udsendt bilag om de enkelte komiteers virke gennemgås et udkast til kommissorium. Oplæg v. Torben S. Bestyrelsen besluttede at anvende den udleverede skabelon, der giver et overblik og kobler hovedmål, mål for 2011, aktivitetsplan for 2011 og budgettet. Skabelonen skal ses i sammenhæng med forretningsordenens punkt 6.b arbejdsprogrammer/budgetter. Der udarbejdes oplæg for alle områder til godkendelse på næste bestyrelsesmøde. Efter godkendelse og underskrift bliver de enkelte områder lagt ud på DI-hjemmesiden. 6. Forretningsorden: DI s forretningsorden gennemgås m.h.p. evt. revision. Oplæg v. Torben S. og Birgitte J. Punkt 1 fordeling af primære opgaver og ansvar : DIB formandskab rettes til formand. Der indføjes ny linje vedrørende næstformanden med følgende beskrivelse: Næstformanden er stedfortræder for formanden i dennes fravær. Næstformanden kan tildeles specifikke opgaver eller projekter. Punkt 3.d gaver : Det bemærkes, at der er tale om max-beløb. Punkt 6. a arbejdsrammer, 2. bulet vedr. suppleanter ændres: Suppleanterne til komiteerne informeres og involveres efter behov, idet den tildelte økonomiske ramme skal holdes. JS foretager ændringer vedr. arbejdstider, arbejdsopgaver og foretager naturlige redaktionelle ændringer. Forretningsordenen er herefter godkendt og lægges på DI-hjemmesiden. 7. Konstituering: Information og PR: BJ, administrationschef og informationsmedarbejder Strukturudvalg: BJ eventuelt suppleret af eksterne medlemmer Herning/Hedeland: SEP, IP og administrationschef Sponsorer: Administrationschef eventuelt suppleret med eksterne medlemmer Etisk udvalg (hvilende): BJ - eventuelt suppleret med eksterne medlemmer Butik: BJ og Administrationschef DIF/DRF: Lone Høgholt, TS, administrationschef eventuelt suppleret med eksternt medlem L 202 (Lov om hestehold): BJ (tovholder) Forum for hestevelfærd: AE Videncenter Hest: SEP og administrationschef Tölt kære læser blev fordelt som følger: Februar: TS Marts: IP

3 April: SEP Maj: BJ Juni: AE August: IP September: RH Oktober: AE November: TS December: BJ 8. VM 2015: Status på situationen jvf. Generalforsamlingsbeslutningen. Oplæg v. Torben S. Bestyrelsen besluttede at søge om VM i 2015 med afvikling i Herning. TS kontakter en repræsentant for personkredsen, der pegede på mulige andre steder. TS meddeler de øvrige nordiske lande, at DI søger alene, men håber og lægger op til høj grad af samarbejde. Der nedsættes et VM2015-udvalg med TS for bordenden. Næstformanden samt formændene for avl henholdsvis sport indgår i udvalget. Der projektansættes på et senere tidspunkt. 9. Introdag: Rammer og indhold for møde den 16. jan med nyvalgte bestyrelsesmedlemmer. Oplæg v. Birgitte J. Den planlagte introdag søndag den 16. januar 2011 for nye bestyrelses- og komitemedlemmer gennemføres som planlagt. Der er pt. tilmeldt 3 personer øvrige nye opfordres til at deltage. Form for introduktion af nye drøftes på et kommende bestyrelsesmøde. 10. DIF/DRF: Status jvf. oplysninger på generalforsamlingen. Oplæg v. Jens S. og Torben S samt Lone Høgholt (inviteret). Formanden for naturudvalget Lone Høgholt (LH) var inviteret og deltog under dette punkt. DI arbejder fortsat på et nært, konstruktivt og udbytterigt samarbejde med DRF/DIF. Der er mange området, hvor det er naturligt at samarbejde med DRF. Det er vigtigt at stå sammen i hesteverdenen, idet mange af vore interessenter lægger afgørende vægt på, at vi kommer samlet og er enige. LH orienterede om arbejdet med riderapporten i regi af Friluftsrådet. Rapporten er tæt på at gå i trykken. LH har den sidste afgørende dialog med rideforbundets generalsekretær Jens-Erik Majlund. LH orienterede endvidere om DI-notatet fra 2007, der er godkendt af bestyrelsen for DRF. LH gav udtryk for ønsket om at kunne dele en udviklingskonsulent (hed tidligere breddekonsulent) med DRF, idet det er vigtigt med kontinuitet og professionalisering via ansatte. LH har fortsat mandat til arbejdet og arbejder videre med riderapporten og involverer senere JS og Jens Iversen i kommende dialog med DRF vedr. øvrige samarbejdsområder som fx uddannelse på naturområdet (hest i trafikken) og en mulig forsikringsaftale. TS indkaldes på et senere tidspunkt af LH til at deltage i et møde med DRF på formandsniveau.

4 11. FEIF konference: Gennemgang af dagsordenen og vigtige punkter ved dette års FEIF konference. Deltagere? Se tidligere udsendt invitation. Oplæg v. Torben S. Konferencen afvikles februar 2011 i Wien. Materialet er endnu ikke modtaget, hvorfor afstemninger m.v. aftales på et senere tidspunkt. Administrationen koordinerer en samlet tilmelding til FEIF-konferencen samt flybookning, værelsestyper m.v. for deltagerne. 12. DI s sekretariat: Drøftelse af arbejdsforholdene på DI s sekretariat på Vilhelmsborg. Oplæg v. Torben S. og Jens S. Bestyrelsen prioriterer arbejdsmiljø og tidsvarende rammer for foreningens ansatte medarbejdere højt. Formanden bemyndiges til at træffe beslutning om eventuel flytning af DIs sekretariat efter sonderinger og besøg på bl.a. LandboMidt og Videncentret i samarbejde med JS. 13. DI s administrationschef: Fokuspunkter og lønforhandling for Oplæg v. Torben S. JS deltog ikke i behandlingen af dette punkt. 14. Økonomi: Aktuel status for foreningens økonomi samt orientering om sidste års regnskab. Revisionsprotokollat vedlagt. Oplæg v. Jens S. Bestyrelsens medlemmer modtager regnskab og specifikationer fra regnskabssystemet hver måned for eget ansvarsområde. Som følge af travlhed på sekretariatet samt afventning af budgetgodkendelse på generalforsamlingen samles regnskabet for oktober, november og december og udsendes samlet. Dernæst udarbejdes kvartalsregnskaber efter generalforsamlingsmodellen. Kvartalsregnskabet består af en side med regnskab samt en side med noter/forklaringer over de største og væsentligste afvigelser eller fokusområder. JS kontakter revisionen med henblik på fremsendelse af endeligt og underskrevet revisionsprotokollat, hvorefter punktet drøftes på et kommende bestyrelsesmøde. 15. Visionsdagen 2011: Drøftelse af visionsdagen for dette foreningsår. Program er udsendt. Oplæg v. Birgitte J. Visionsdagen gennemføres som planlagt søndag den 6. februar 2011 kl på Vilhelmsborg. Bestyrelsen vurderer efterfølgende, om der er behov for et opfølgende møde. Det er vigtigt, at alle føler ejerskab til visionen, og at DI fremstår som én forening. Alle opfordres derfor til at bakke op om arrangementet. Ideer til ny form for afvikling af generalforsamling indarbejdes i programmet. Dagen tilrettelægges, så der både bliver mulighed for at arbejde på tværs af komiteer og internt i komiteerne. BJ udarbejder endeligt program med baggrund i bestyrelsens drøftelse.

5 16. Rytterlicens: Fastlæggelse af rytterlicens Oplæg v. Ingeborg P. Bestyrelsen tog sportskomiteens fastlæggelse af rytterlicensen for 2011 til efterretning. 17. Komiteernes 5 min.: Aktuel orientering. RH orienterede om klubmødet 20. marts 2011 og om Aktivitetsugen (max. 200 deltagere). 18. VM-udvalg 2011: Bestyrelsen har tidligere nedsat et udvalg. Bestyrelsen skal udpege et medlem blandt sin midte til afløsning for Kim Bugge. IP blev valgt. 19. Dopingkontrol: JS arbejder videre med den tidligere bestyrelsesbeslutning gerne i samarbejde med DRF og Antidoping Danmark. IP og SEP orienteres løbende. 20. Eventuelt: Mødet blev afviklet i en god tone. Mødet sluttede