for friskoleledere og friskolebestyrelser Udgivet af Dansk Friskoleforening 24. udgave - Juli 2013
A D M I N I S T R A T I O N S K A L E N D E R for friskoleledere og friskolebestyrelser 24. udgave Juli 2013 Denne administrationskalender er i før ste række udarbejdet som et hjælpeværktøj til skoleledere og bestyrelsesmedlemmer, der ønsker en samlet oversigt over størstedelen af de arbejdsopgaver og indberetningsprocedurer m.v., man i en friskoles administration vil støde på i løbet af et skoleår. Den kan måske også være nyttig for andre. Kalenderen er bygget op på den administrationspraksis, der har udviklet sig de senere år, senest skoleåret 2011/2012. Læsere/brugere skal derfor være opmærksomme på, at Undervisningsministeriet og andre myndigheder løbende justerer og ændrer praksis, og at nærværende administrations kalender i takt dermed skal ændres. Administrationskalenderen er lagt ud på Dansk Friskoleforenings hjemmeside, www.friskoler.dk, hvor vi løbende opdaterer ændringer. Det må anbefales, at skolen udbygger kalenderen ved at tilføje lokal opgave- og ansvars fordeling mellem skolele der, lærere, bestyrelse osv. i kolonnen: Udføres af: Udover de beskrevne opgaver, skal opmærksomheden henledes på at: - Arbejdspladsvurdering "APV" skal ajourføres mindst hvert 3. år. - Undervisningsmiljøvurdering "UMV" skal ajourføres mindst hvert 3. år. - Børnemiljøvurdering "BMV", for skoler med tilknyttet børnehave, skal ajourføres mindst hvert 3. år. Endelig skal der gøres opmærksom på, at der i kalenderen er indlagt forslag til arbejdsopgaver/procedurer, som findes hensigtsmæssige, men som den enkelte skole selv afgør, om den vil følge. I kolonnen Fastsættes af: er der i disse tilfælde anført skolen. Morten Møller og Troels Midtgaard konsulenter ved Dansk Friskoleforening Priceshavevej 11, 5600 Faaborg - www.friskoler.dk
Administrationskalender for friskoleledere m. fl. August 1. rørende elever: a) Udarbejdelse af ajourførte elevfortegnelser. (Jf. lov om folkeskolen kapitel 5 32-39 og Friskoleloven 37 stk. 1 og 2). UVM Løbende Løbende b) Forsømmelsesprotokoller udarbejdes til klasselærerne, ajourføres derefter fortløbende. (Jf. Friskolelovens 6). og skoleleder Primo august skoleårets slutning c) Brugerregisteret ved Uni-C Uni-login tjenste opdateres. UU og skoleleder Løbende Løbende d) Elevbefordring kontrolleres. Ansøgning om befordringstilskud indsendes til Fordelings-sekretariatet på Elbeweb. ( tilhørende ). fordel.sekrt. Befordring April/maj 2. rørende lærere: a) For nye lærere fastsættes lønanciennitet af skolen (Jf. Friskolelovens 7). Lønanciennitet beregnes af Fordelingssekretariatet. Beregningen foretages elektronisk af faciliteter i lærerregistret. I tvivls-tilfælde kontakt Friskolernes Kontor. ansættelsen Tidligst muligt b) Ajourføring af lærerregistret. Lærernes årsopgørelser fra sidste skoleår og aktivitetsplaner for det kommende skoleår indtastes på Fordelingssekretariatets Vikarhjemmeside. Lokallønsaftalen ses efter idet, forhandling om Ny løn skal være afsluttet senest 1. oktober. aktuel c) Indmeldelse af nyansatte ledere, lærere og børnehaveklasseledere med ret til tjenestemandspension i Efterlønskassen på særligt skema.(jf. Friskolelovens 7). ansættelsen Hurtigst muligt Lønsystemet indrettes for øvrige lærere m.v. til pensionsindbetaling til Lærernes Pension A/S. August / side 3
Administrationskalender for friskoleledere m. fl. August (fortsat) d) Endelig lønberegning for lærere efter opgørelse af arbejdstid. f.eks. aktivitetsplaner på www.friskoler.dk. Ultimo juli/ primo august e) Timetalsopgørelse for lærere føres løbende og opgøres endeligt for skoleåret pr. 31. juli. Jf. gældende arbejdstids-bestemmelser for henholdsvis: skoleleder, viceinspektør, lærere, børnehaveklasseleder. ( pkt. 2d). g) Pension : Anciennitet, optjening, indbetalinger m.v. ajourføres. Afstemmes gerne med revisor. h) For ansættelser ud over 3 måneder, indhentes børneattest for den ansatte hos Det Centrale Kriminalregister. 3. rørende forældrene: a) Ansøgning om fripladstilskud afleveres til skolen. (Jf. Fri skolelovens 17 og Bekendtgørelse om tilskud 19). b) Ansøgning om befordringstilskud (Jf. Friskole-lovens 17 og Bekendtgørelse om tilskud 15, 16, 17 og 18). c) skal fastsætte slutmål og udarbejde undervisningsplaner med angivelse af delmål for fagene dansk, regning/matematik og engelsk. Disse skal være offentliggjorte på skolens hjemmeside. Nye skoler skal have dette på plads senest 1. januar. 4. rørende kommunerne: a) Opgørelse over hvilke elever der indstilles til/ har påbegyndt specialundervisning sendes til PPR. Evt. fremsendelse af ansøgning til Undervisningsministeriet om ekstra bevilling/ afmelding af tildelt bevilling for elever, som har skiftet skole. b) Meddelelse til Trafikselskab eller kommunens tekniske forvaltning om eventuelle ændringer, der berører elevtransporten. Løbende 31. juli og Fordelingssekretariatet Fordelingssekretariatet UVM SU-Styrelsen Kommunen eller trafikselskab ansættelsen Snarest Januar / marts Tidligst muligt Før tiltræden 1. oktober Fornyes løbende min. hvert 3. år UVMs og lokal PPR Løbende Bestyrelse, leder og lærere side 4 / August
Administrationskalender for friskoleledere m. fl. August (fortsat) 5. rørende afgangsprøver i kristendom og historie: kan meddele Undervisningsministeriet, at den ikke afholder afgangs-prøver. kan på grund af sit værdigrundlag både undlade undervisning i kristendomskundskab og undlad helt at afholde afgangsprøve i historie/alternativt kun ønsker at afholde mundtlig prøve. Eller skolen kan meddele ministeriet, at den ønsker at afholde prøve i historie ved afslutningen af 8. klasse. Skoler, der ønsker at ændre praksis i forhold til tidligere, skal oplyse dette til Skolestyrelsen senest 15. juni. ( prøvebekendtgørelsen). ptember 1. rørende elever: a) Elevtallet pr. 5. september registreres. Lister fremsendes til godkendelse og påtegning i kommunerne. (Jf. Friskolelovens 37). b) Elevtal pr. 5. september i skolefritidsordning og i sprogstimulering registreres. (Jf. Friskolelovens 15). 2. Indberetning til Dansk Friskoleforening: Indberetning om elevtal samt stamoplysninger fremsendes til Friskolerns Kontor som grundlag for årsberetningen. 5. sept. 5. sept. 5. sept. 5. sept. DF ptember 3. Slutafregning af vikartilskud for perioden 1. jan - 31. juli Fordelingssekretariatet Løbende 1. september 4. Administrationskursus for nye ledere og administrativt personale. Ledelseskursus for knap så nye ledere. DF ansættelsen 1. september 5. rørende fripladser: a) Indsendelse af ansøgningsskemaerne fra eleverne opgjort på særligt hovedskema. Indsendelse sker til: Fordelingssekretariatet, Japanvej 36, 4200 Slagelse. og Fripladsudv. 1. oktober (se vejl.) b) Eventuel indsendelse af fripladsansøgning til elevernes hjemstedskommuner opgjort som aftalt. Kommunen/ skolen August - ptember / side 5
Oktober side 6 / Oktober - November Administrationskalender for friskoleledere m. fl. 1. Undervisningsministeriet: a) Opgørelse og indsendelse af skemamateriale vedr. registrering af elevtal. ptember Oktober (se vejl.) b) Statistikoplysninger indberettes elektronisk. ptember Oktober Oplysningerne under punkterne a og b skal indbyrdes afstemmes. ministeriets. 2. rørende lærere m.fl.: a) Ajourføring af lærernes sygedaglister. b) Ajourføring af lærerregistret. Fordelingssekretariatet c) Indberetning af vikarudgifter til Fordelingssekretariatet (elektronisk eller på skema). ( vælger selv, om indberetningen skal foretages måned for måned eller kvartal for kvartal).. November Løbende Løbende måneds- Fordelingssekretariatet eller kvartalsskift hvert månedsskift ændringer månedseller kvartalsskift 1. rørende skolens budget: Udarbejdelse og vedtagelse i skolens bestyrelse af totalbudget for det kommende finansår. a. Driftsbudget b. Anlægsbudget c. Likviditetsbudget d. Budgetbemærkninger 2. rørende elever: Elever i 9. og 10. klasse oprettes i optagelse.dk, og eleverne begynder arbejdet med udannelsesplan. 3. rørende afgangsprøver: Anmeldelse til folkeskolens afgangs-prøver (prøvetermin maj/juni) og opgavebestilling fremsendes til Folkeskolens afsluttende prøver, Skolestyrelsen. samme lejlighed bestilles hjælpemidler til elever med særlige behov. 4. Indskrivning af nye elever: afgør selv, hvilken procedure, der skal følges ved indskrivning. Den kan vælge at have indskrivning løbende over hele året. og Optagelse.dk og lokal UU Fastsættes Fastsættes November Efter skolens skøn Ultimo december 15. marts nest 1. december. Efter skolens skøn
December Administrationskalender for friskoleledere m. fl. 1. rørende skattevæsenet: a) For skoler der udbetaler løn gennem Dataløn eller tilsvarende edb-systemer, kontrolleres lønsystemernes nye stamkortsoplysninger med eventuelle ændringer foretaget i de ansattes skatteforhold efter d. 1. november. b) For skoler der udbetaler løn ved direkte indberetning til bank, foretages ny lønberegning på grundlag af de nye skattekort. 2. Ansøgning om tilskud til specialundervisning: Sammen med PPR foretages en grundig vurdering af de enkelte elever, og en velbeskrevet ansøgning sendes senest 1. febr. ( www.spsu.dk) UVM SU-Styrelsen Primo december Medio december Oktober/ november Medio december Medio december nest 1. februar Januar 1. Indberetning til skattevæsenet: a) For skoler, der benytter Dataløn eller tilsvarende, sker indberetningen automatisk. Dog skal der indsendes en bekræftelse på oplysningernes rigtighed. Oplysningssedler kan evt. udleveres til de ansatte. b) For skoler, der udbetaler løn ved direkte indberetning til bank, udskrives og afstemmes oplysningssedler på de ansatte. Indberetningsskema til Told & Skat udfyldes og indsendes. Oplysningssedler kan evt. udleveres til de ansatte. 2. Opsigelse af leder, lærere og bhkl.ledere: Eventuel opsigelse af lærere samt øvrigt personale m.v. bør behandles efter budgetvedtagelsen. Kontakt Friskolernes kontor før afskedigelser indledes. Skat Skat Ansættelsesbrev og overenskomst. Medio januar Primo januar Primo januar nest 20. jan. nest 20. jan. nest i henhold til opsigelsesvarsel. December - Januar / side 7
Februar Administrationskalender for friskoleledere m. fl. 1. Regnskabsafslutning: Regnskabet fra forrige år afsluttes og fremsendes til revision. 2. Plan for elevtransport: Evt. kontakt med kommunen/trafikselskabet om elevtransport i næstfølgende skoleår. Hurtigst muligt i jan./febr. Efter behov I h. t. skolens vedtægter Efter behov 3. Anmeldelse af privatister: Evt. anmeldelse af privatister til folkeskolens afgangsprøver. Fremsættes til bopælskommunen (Jf. 7 i Bekgørelsen om prøver og eksamen i folkeskolen m.v.). Jan. nest 1. februar 4. Lokalaftaler: Beslutning om, hvorvidt der skal udarbejdes lokalaftale for kommende skoleår. 5. Fordelingssekretariatet: Indbetaling af egendækningsbidrag til vikarområdet. (lokal forhandling) Fordelingssekretariatet Efter skolens skøn nest 31.maj 6. Terminskarakterer til optagelse.dk: Elevernes prøveprotokol med terminskarakterer uploades til optagelse.dk. Skoleleder Februar Marts Marts 1. Planlægning af næste skoleår: a) Udarbejdelse af foreløbig elev- og timefordelingsplan på grundlag af det forventede elevtal pr. 5. september. b) Udkast til fagfordelingsplan. c) Eventuel stillingsopslag såfremt ikke alle fag og timer kan dækkes af nuværende personale. e) Evt. fremsendelse af lokalaftale til godkendelse hos FSL gennem Friskolernes Kontor. nest 31. maj side 8 / Februar - Marts
Marts (fortsat) Administrationskalender for friskoleledere m. fl. 2. Tilmelding til ungdomsuddannelser: Efter forældrenes godkendelse af tilmeldinger til ungdomsuddannelse godkender og sender skolelederen tilmeldingerne fra optagelse.dk. UVM Ofte i samarbejde med UU 15. marts Elever til næste skoleårs 10. klasse hentes ved optagelse.dk. UVM 15. marts 3. Lønberegninger: a) Lønberegning ændres, når nye lønsatser meddeles, og når lærernes beskæftigelsesgrad ændres. Kopi af ny lønberegning udleveres til lærerne. Når ny løntabel foreligger Hurtigst muligt b) Evt. aftale/forhandlinger om decentrale løndele. Skal gennemføres senest i oktober. Overenskomst 4. s generalforsamling: a) Forberedelse til skolens generalfor-samling ved udarbejdelse af beretninger, beslutningsforslag, indvarsling m. v. Husk valg af tilsynsførende og forældrerepræ-sentanter foretages efter gældende regler og indkaldes evt. særskilt. og I h. t. skolens godkendte vedtægter b) Erklæring fra tilsynsførende til forældre-kredsen (jf. Friskolelovens 9 om tilsyn). Erklæringen skal tilgå alle forældre og offentliggøres på skolens hjemmeside. Jf. skolens vedtægter 5. rørende afgangsprøver: skal udarbejde tekstopgivelser. Disse kan på forlangende bedes indsendt til Undervisningsministeriet, Skolestyrelsen. April 1. Planlægning af næste skoleår: Udkast til timeplan udarbejdes og forelægges til behandling i h. t. skolens praksis. 2. rørende afgangsprøver: Udarbejdelse af plan for afholdelse af folkeskolens afgangsprøver. Opgaver og tekstopgivelser/undervisningsbeskrivelser fremsendes til censor senest 14 dage før prøven afholdes. nest 14 dage før prøve Marts - April / side 9
April (fortsat) Administrationskalender for friskoleledere m. fl. 3. rørende lærere m.fl.: side 10 / April - Maj Kontrol af lønninger. Ajourføring af lærerregistret. Ny løntabel 4. Indsendelse af årsregnskab: Årsregnskab indsendes på papir og elektronisk til Undervisningsministeriet. (Jf. Regnskabsbekendtgørelsen 3 stk. 5). ndes også til Friskolernes Kontor. 5. rørende elevbefordring: a) Fordelingssekretariatet udsender skemaer til ansøgning om befordringstilskud til næste skoleår. Tidligere bevillinger og afstandsmålinger kan kontrolleres på Elbeweb. b) På skema indhentes befordrings-ansøgning fra forældrene. Maj c) Der bestilles skolekort efter de enkelte trafikselskabers retningslinier. Beford.udv. Beford.udv. Beford.udv. Efter afsluttet revision April April - juni April - juni Hurtigst muligt nest 1. maj 1. rørende afgangsprøver: Fremsendelse af prøvespørgsmål til censor. 2. rørende ferieplan: Udarbejdelse af skolens ferieplan for det følgende skoleår. 3. rørende materialebestilling: a) Materialer, bøger m.v. til næste skoleår bestilles. HUSK at bestille møbler, da der ofte er lang leveringstid. b) Arbejde, der skal udføres på skolen i sommerferien, aftales med håndværkere. Eventuelt indhentes tilbud på arbejdet. 4. Indberetning om ny formand / ny skoleleder: Efter afholdelse af skolens generalforsamling, indberettes navne på evt. ny formand og ny skoleleder til UVM og Friskolernes Kontor. Hvis skolen har tegnet ledelses- og bestyrelsesansvarsforsikring, indberettes evt. ny formand og ny skoleleder. Primo maj Snarest nest 10 arbejdsdage før prøve Før 1. august
Administrationskalender for friskoleledere m. fl. Juni 1. rørende afgangsprøver: a) Kopi af prøveprotokol indsendes elektronisk til Uni-C. prøvernes afslutning nest 1. juli b) Prøveprotokol og kopi af afgangsbevis arkiveres i sikkerhed på skolen eller evt. efter aftale i kommunen. prøvernes afslutning nest 1. juli c) Anmeldelse og opgavebestilling vedrørende nov./jan. prøvetermin og sygeprøver. nest i august nest 1. september Hvis skolen i det efterfølgende skoleår ønsker at være helt eller delvist fritaget for folkeskolens afgangsprøve gives meddedelse om dette til Undervisningsministeriet. Snarest nest 15. juni 2. rørende elever: a) Udskrivning og fremsendelse af flytteanmeldelse for elever, der overflyttes til andre skoler. Før 1. august b) Indskrivning af nyindmeldte elever pr. det nye skoleårs begyndelse. Før 1. august c) Opgørelse af forsømmelsesprotokoller. Afleveres fuldstændig opgjort og af-stemt af klasselæreren. Skal derefter opbevares af skolelederen. Sidste skoledag Før 1. august d) Endelig befordringsopgørelse samt udsendes. Fordelingssekretariatet 3. Afstemning af lærernes løntimer for det afviklede skoleår: a) Opgørelse og afstemning af de enkelte læreres arbejdstid for skoleåret. Ultimo juni nest 31. juli b) Aftale om, hvorvidt overtimer skal overføres til næste skoleår, eller om de skal afregnes kontant. nest ved fagfordeling 30. juni jvf. pkt. 4a 4. Årsplan og tjenesteplaner: nest 4 uger før det nye skoleårs begyndelse skal alle lærere have udleveret arbejdstidsplan og aktivitetsplan. (Jf. tjenestetidsaftalen - det gule hæfte). Juni 4 uger før skoleårets begyndelse Juni / side 11
Der henvises i administrationskalenderen til følgende love, bekendtgørelser og cirkulærer: Bekendtgørelse af lov om folkeskolen (Folkeskoleloven) LBK nr 521 af 27/05/2013 Bekendtgørelse om prøver og eksamen i folkeskolen (Prøvebekendtgørelsen) BEK nr 756 af 02/07/2012 Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand. (Specialundervisningsbekendtgørelsen) BEK nr 380 af 28/04/2012 Bekendtgørelse af lov om friskoler og private grundskoler m.v. (Friskoleloven) LBK nr 166 af 25/02/2013 nere ændring til forskriften Lov nr. 275 af 05/04/2011 LBK nr. 668 af 17/06/2011 (Dagtilbudsloven) Bekendtgørelse om tilskud m.v. til friskoler og private grundskoler m.v. BEK nr 702 af 30/06/2008 Bekendtgørelse om valg og certificering af tilsynsførende ved frie grundskoler mv. BEK nr 619 af 09/06/2010 nere ændring til forskriften BEK nr. 220 af 17/03/2011 Bekendtgørelse om selvevaluering på frie grundskoler BEK nr 620 af 09/06/2010 Bekendtgørelse om indhentning af børneattest. BEK nr 465 af 23/05/2012 Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol mm. ved frie grundsk. m.v. BEK nr 1188 af 08/12/2008 Bekendtgørelse om regnskab for frie grundskoler og private skoler for gymnasiale uddannelser m.v. BEK nr 1190 af 08/12/2008 Bekendtgørelse om vedtægter for friskoler og private grundskoler m.v. BEK nr 980 af 08/10/2012 Aftaler om ansættelsesvilkår for ledere, lærere og bhkl.ledere ved frie grundskoler: Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og LC. CIR nr. 9534 af 25/10/2011 Organisationsaftalen af 11/07/2011 Protokollater om arbejdstid mv. af 09/08/2011 (Opdateret pr. 1. juli 2013)