Elev- og personaleadministration

Transkript

1 Forretningsgang nr. Godkendt den Gældende fra Am nr. 6.7 Elev- og personaleadministration Jf. skolens administrationsregler pkt. 6.7 er følgende regler gældende for elev- og personaleadministrationen. 1. Personaleadministrationen Skolen løn- og personaleadministration skal følge regler fastsat af finansministeriet og undervisningsministeriet På områder hvor skolen selv kan fastsætte retningslinier er det bestyrelsen og forstanderen der fastsætter reglerne Jf. skolens vedtægter er det forstanderen der ansætter og afskediger skolens personale Der skal for alle ansatte oprettes en personalesag. For hver ansat skal der foreligge et ansættelsesbrev eller ansættelseskontrakt, der er som minimum er underskrevet af den skolens forstander og medarbejderen selv. Det skal endvidere fremgå af ansættelsesbrevet, såfremt ansættelsen sker iht til en gældende overenskomst. Endvidere skal alle relevante forhold omkring ansættelsen være indeholdt i ansættelsesbrevet. 1.1 Oprettelse af en personalesag Der skal i sagen foreligge relevante bilag f.eks: Ansættelsesbrev Stamdata over vigtige forhold Dokumentation for bankkontonummer Evt. tilladelse til lønindeholdelse Tilmelding til madordning Instruks omkring ansvar ved benzinkort eller Dan-/visakort I sagen gemmes alle relevante notater/skrivelse der er relevant for ansættelsesforholdet. 1

2 Bjergsted kommune forestår lønadministrationen og lønudbetalingen. Bjergsted kommune opretter på baggrund af underskrevet ansættelsesbrev m.m lønsager og foretager på baggrund af underskrevne lønindberetninger lønudbetalinger. Bjergsted kommune kan ikke foretage udbetalinger uden, at det er attesteret af skolen forstander eller leder af skolens administration. Bjergsted kommune forestår afregning og indberetning til relevante offentlige instanser. Udbetaling af rejse- og kørselsgodtgørelser udbetales manuelt og beløbene redegøres manuelt over for told- og skat. Opbevaring af lønmateriale Personalesager opbevares hængemapper i skab der kan aflåses Kopi af lønsedler sidder i ringbind i alfabetisk orden, Lønindberetning sidder sammen med lønsedlen, lønindberetninger på medarbejdere som ikke er ansat af skolen sidder en mappe for sig selv. Uddata fra KMD, sygesedler, feriesedler m.m sidder i særlig mappe. Lønadministrationen skal følge gældende love og regler. 2 Deltager administration 2.1 Vejleder Ved start på skolen udfyldes særligt optagelsesskema hvor der registreres en række relevante, men også nødvendige oplysninger der skal bruges som dokumentation over for forskellige myndigheder. Optagelsesskema skal løbende ajourføres i forhold de oplysninger, der er nødvendige for at overholde,såvel interne som eksterne regler. Der må ikke optages deltagere som ikke lever op til reglerne omkring hvilke deltagere der må gå på skolen. Vejlederen og forstanderen har retten til at bortvise eller udskrive deltagerne. Der skal dog altid være en begrundelse som deltageren orienteres om skriftligt. Skemaet udfyldes normalt af skolens vejleder. Skemaet underskrives af deltageren og vejlederen. Der tages 4 kopier af skemaet til: værkstedslederen administrationen 2

3 regnskab EDB ( oprettelse af lønindberetning) Original opbevares hos vejlederen sammen med deltagerens øvrige dokumenter. For hvert værksted laves der en værkstedsliste ( excel) som indeholder oplysninger omkring de aktuelle aktive deltagere på skolen. Vejlederen ajourfører løbende af- og tilgange, således at værkstedslisten altid er ajour. Vejlederen beregner ifb. med indskrivningen hvor meget deltageren skal have i transportgodtgørelse. Vejlederen beregner ud fra de oplysninger deltageren har givet, hvor lang tid deltageren kan gå på skolen. Dataene lægges ind i databaseprogrammet. Vejlederen skal løbende sikre sig at deltagerne overholder reglerne for hvor lang tid de må gå på skolen. Vejlederen laver dispensationer på forløb over 1 år, inden for skolen aktuelle kvote. Regnskab orientere løbende vejlederen omkring forbruget af kvoten. Når deltageren stopper arkiveres originalt optagelsesskema m.m. i alfabetisk orden sammen papirerne som er brugt ved lønudbetalingen i ringbind. 2.2 Administrationen Administrationen bruger kopien til oprettelse af stamdatablanket, der lægges ind i en database til brug for forskellige statistikoplysninger. Der skal oprettes et stamdatablanket på alle skolens deltagere. Stamdatablanketten sættes i et ringbind for hvert år, opdelt i henholdsvis aktive og stoppede deltagere. Databasen skal løbende ajourføres ved start og ophør, samt ved ændringer i stamdata. Administrationen indhenter på baggrund af optagelsesskemaet skattekort, bankkontonummeroplysninger ( lyseblå blanket) og erklæring om transportgodtgørelse ( grønt skema) fra deltageren Når de relevante oplysninger er indhentet afleveres de til regnskab. 2.3 Regnskab Regnskab bruger kopien af optagelsesskemaet til at oprette deltageren i tidsregistreringssystemet og lønsystemet. Skattekort,blåt-, og grønt skema sættes cpr, nr. orden i ringbind. 3

4 Deltageren oprettes i lønsystemet ( TSS) og tidsregistreringssystemet (Timer) på baggrund af optagelsesskemaet, i den aktuelle lønperioden. Optagelsesskemaet sættes sammen med lønindberetningerne i den aktuelle lønperiode. På baggrund af lønindbertningerne der udfyldes hver 14. dag. foretages indberetning til timer og TSS. 2.3 Værkstederne Værkstedslederne har ansvaret for at undervisningen af deltagerne m.m udføres i overensstemmelse med skolen målsætning og politik på området, sikkerhedsregler, lovgivning m.m. Deltagerne starter på værkstedet efter aftale med vejlederen. Værkstedslederen får kopi af optagelsesskemaet. Skift mellem værkstederne kan aftales imellem de forskellige værkstedsledere, men ikke uden at vejlederen er orienteret. Såfremt deltageren ikke overholder de interne regler kan værkstedslederen hjemsende deltageren dog max. en uge. Vejlederen skal i så fald orienteres. En værkstedsleder kan bortvise en deltager fra værkstedet såfremt værkstedslederen finder det nødvendigt. Deltageren skal i så fald sendes over til vejlederen eller forstanderen. Ingen værkstedsleder kan bortvise en deltager fra skolen. Tyveri af skolens eller andres ejendom eller andre væsentligt forhold skal foreligges for skolens forstander. Stopper en deltager skal værkstedslederen sikre sig at vejlederen er orienteret Registrering af fremmøde Hver værkstedsleder skal dagligt registrere deltagernes fremmøde enten på lønindberetningerne eller på fremmødeprotokol. Registreringerne skal foretages så de svare til forskellige arter som fremgår af lønindberetningerne, idet lønindberetningerne svare til krav undervisningsministeriet har fremsat for hjemtagelse af statsrefuiosn. EDB værkstedet laver lønindberetningerne på hver enkelt deltager. Lønindberetningerne udarbejdes i excel og ligger under hvert værksted på skolen interne net under lønberetninger. Skoleydelsen udbetales hver 14.dag. På grundlag af værkstedslisterne og fremmøderegistreringen udfyldes lønindberetningerne og de afleveres den sidste fredag i lønperioden inden kl

5 Lønindberetningerne skal være underskrevet af værkstedslederen og så vidt de er muligt af deltageren selv. 5