Hedensted Kommune 2013

Beredskabsplan for Hedensted Kommune 2013 Sidst revideret den 18.09.2013 Side 1 af 21

Forord... 4 Beredskabsplanens opbygning... 5 1. Indledning... 6 1.1. Formål... 6 1.2. Opgaver... 6 1.3. Ansvar... 6 1.4. Beredskabsplanens gyldighedsområde og lovgivning.... 6 1.5. Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab... 7 1.6. Ajourføring af beredskabsplanen... 8 1.7. Afprøvning af beredskabsplanen.... 8 2. Aktivering og drift af krisestaben.... 9 2.1. Alarmering af krisestyringsstaben... 9 2.2. Aktivering af krisestyringsstaben... 9 2.3. Aktiveringsniveau... 10 2.4. Støttefunktioner... 10 2.5. Mødeafholde... 11 2.6. Krisestyringsstabens lokaliteter... 11 2.7. Afløsning... 11 2.8. Øvrige forhold... 11 3. Håndtering af informationer om krisen... 12 3.1. Tilgang af informationer... 12 3.2. Overvågning af kommunikationsmidler... 12 3.3. Iværksættelse af intern rapportering... 12 3.4. Behandling af informationer... 12 3.5. Vurdering af informationer... 12 3.6. Udarbejdelse af det samlede situationsbillede... 12 4. Koordinering af handlinger og ressourcer... 14 4.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer... 14 4.2. Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 14 4.3. Overblik over ressourcer... 14 4.4. Anmodning om bistand... 14 4.5. Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 14 4.6. Opfølgning af iværksatte tiltag... 14 4.7. Ekstraordinære bevillinger... 14 5. Krisekommunikation... 15 5.1. Målet for krisekommunikation... 15 5.2. Regler for krisekommunikation... 15 5.3. Tilrettelæggelse af krisekommunikation... 15 5.4. Kommunikationsopgaver... 15 5.5. Råd om den første reaktion... 16 6. Operativ indsats... 17 6.1. Opgaven... 17 6.2. Opbygning af operative planer... 17 6.3. Specifikke indsatsplaner... 17 7. Oversigt over delplaner med tilhørende indsatsplaner... 18 7.1. Senior Service - Sundhedsberedskabsplanen... 18 7.2. Teknisk Afdeling... 18 7.3. Beredskabsafdeling - Redningsberedskabsplanen... 18 7.4. Social Service - Delplan Social Service... 18 7.5. Undervisning - Delplan Undervisning... 19 7.6. Dagpasning - Delplan Dagpasning... 19 7.7. Administrationen - Delplan Administrationen... 19 (Borger og Erhverv, Personale og Organisation, herunder IT-afd., Økonomi... 19 Sidst revideret den 18.09.2013 Side 2 af 21

Teknisk afdeling.)... 19 19 Operative planer for krisestyringsstaben... 20 Bilag for krisestyringsstaben... 21 Sidst revideret den 18.09.2013 Side 3 af 21

Forord Denne beredskabsplan benævnes Beredskabsplanen for Hedensted Kommune. Planen skal kunne anvendes som et praktisk og funktionelt værktøj til at yde en forsvarlig indsats i en ekstraordinær situation, f.eks. en større ulykke eller katastrofe, som måske berører flere fagområder, og som kræver ekstra ressourcer. Derfor er den udarbejdet efter princippet for en Helhedsorienteret Beredskabsplan. Planen beskriver hvorledes det daglige beredskab kan omstilles til at kunne håndtere mere omfattende hændelser. Den samlede Beredskabsplan for Hedensted kommune består af: En generel del, der angiver de fælles informationer herunder: Aktivering og drift af krisestyringsstaben Informationshåndtering Koordinering af handlinger og ressourcer Krisekommunikation Oversigt over delplaner Operative planer Bilag til den generelle del af beredskabsplanen Delplaner for de forskellige afdelinger og institutioner er opbygget efter samme princip som den generelle plan. Planen som helhed inkl. samtlige delplaner og operative planer vil blive gjort tilgængelig på Hedensted Kommunes intranet. En backup udgave af den samlede beredskabsplan findes i papirform og på usb-stick ved Redningsberedskabet. Den ansvarlige for de forskellige delplaner er ansvarlig for, at der findes en komplet sikkerhedskopi af egen delplan og operative planer. Kirsten Terkilsen Borgmester [Skriv et citat fra dokumentet, eller gengiv en interessant pointe. Du kan placere tekstfeltet et hvilket som helst sted i dokumentet. Brug fanen Tegnefunktioner til at redigere formateringen i tekstfeltet med uddraget.] Sidst revideret den 18.09.2013 Side 4 af 21

Beredskabsplanens opbygning Udover beredskabsplanens generelle del er planen underinddelt i delplaner for kommunens forskellige afdelinger. Disse er opbygget efter samme princip som den generelle del. Delplanerne indeholder alle indsatsplaner, der er hjælpemidlerne til de udvalgte hændelser, som kommunen vurderer, kan skabe kritiske situationer. Indsatsplanerne indeholder procedurer for genopretning af en krisesituation til normal drift. Derudover er der operative planer, der kan være actioncards, instrukser, lokale brand- og evakueringsplaner, mødeplaner mm. Disse planer beskriver tiltag, der hurtigt skal iværksættes i forbindelse med et akut uheld, ulykke eller en krisesituation. Det er med andre ord førsteindsatsen og hjælpemiddelet til at igangsætte de næste faser. Disse planer er typisk bilag til en del- eller indsatsplan for en afdeling. Det er eksempelvis de første vigtige tiltag ifm. pandemisk influenza, forurening af drikkevandet etc. Operative planer kan også være lokale brand- og evakueringsplaner på skoler, plejehjem og øvrige institutioner. Kommunens Generelle Beredskabsplan Indledning 1 Aktivering af krisestaben 2 Informationshåndtering 3 Koordination 4 Krisekommunikation ------------------------------- 5 Oversigt over delplaner mv. Bilag til den generelle plan Instrukser Skabeloner Formularer Lister Delplan Redningsberedskabet Delplan Sundhedsberedskabsplanen Delplan Miljøberedskabsplanen Operative plan 1 Strømafbrydelse Operative plan 2 Oversvømmelse Operative plan 3 Vandforurening Instrukser Skabeloner Formularer Lister Skematisk visning af kommunens samlede beredskabsplan Sidst revideret den 18.09.2013 Side 5 af 21

1. Indledning 1.1. Formål Beredskabsplanens formål i forhold til kommunens opgaver og beredskabsansvar er: at sikre at kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer. at kunne iværksætte en alarmering såvel intern som ekstern. at kunne starte en indsats til at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger. at skabe grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret anvendelse af de beredskabsmæssige ressourcer. at kunne anvendes af andre myndigheder og instanser, som i en beredskabssituation kan blive involveret i løsning af de kommunale beredskabsopgaver. 1.2. Opgaver Beredskabsplanen er en rammeplan, som skal anvendes af den kommunale ledelse ved løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver såvel i daglige - som i ekstraordinære situationer. Beredskabsplanlægning er en løbende proces, der i størst mulig udstrækning bør indgå i daglig arbejdsrutiner på alle niveauer. Beredskabsplanen fungerer på baggrund af et antal udarbejdede delplaner og operative planer, som de forskellige fagområder, afdelinger, skoler og institutioner m.fl. selv har udarbejdet og kontinuerligt holder opdateret. Disse delplaner og operative planer er ikke medtaget i denne plan, men opbevares der hvor de påtænkes at skulle anvendes. 1.3. Ansvar Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er Beredskabsloven. Beredskabsplanen er opbygget ud fra følgende principper: Sektoransvarsprincippet indebærer, at den myndighed eller organisation, der har ansvaret for et område, også har ansvaret ved ekstraordinære hændelser som fx større ulykker og hændelser. Som led i sektoransvaret er det derfor de enkelte myndigheders opgave, at vurdere de beredskabsmæssige konsekvenser af egne foranstaltninger og at koordinere deres beredskabsplanlægning med andre myndigheder og organisationer. Lighedsprincippet indebærer, at en myndighed/virksomhed anvender samme organisation i en given ulykkessituation, som den pågældende myndighed/virksomhed anvender til daglig. Princippet om nærhed indebærer, at beredskabsopgaverne bør løses så tæt på borgerne som muligt og dermed på det organisatoriske niveau, som er i tættest kontakt med borgerne. 1.4. Beredskabsplanens gyldighedsområde og lovgivning. Kommunens beredskabsplan er gældende for hele Hedensted Kommune. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 6 af 21

Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er: Beredskabslovens 12 og 25 (Lov nr. 660 af 10.06.2009) 12 Det kommunale redningsberedskab skal kunne yde en forsvarlig indsats mod skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Redningsberedskabet skal endvidere kunne modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. 25. Kommunalbestyrelsen skal udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal ve dtages af kommunalbestyrelsen i et møde. Stk. 3. De planer, der er nævnt i stk. 1 og 2, skal revideres, i det omfang udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunale og regionale valgperiode. Stk. 4. Planer og revisioner heraf indsendes til Beredskabsstyrelsen. link: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=123670 Sundhedslovens 210 (Lov nr. 95 af 7.2.2008) 210. Regionsrådet og kommunalbestyrelsen skal planlægge og gennemføre sådanne foranstaltninger, at der si k- res syge og tilskadekomne nødvendig behandling i tilfælde af ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Planen skal vedtages af henholdsvis regionsrådet og kommunalbestyrelsen i et møde. Stk. 2. Forud for regionsrådets og kommunalbestyrelsens behandling af forslag til sundhedsberedskabsplan skal henholdsvis regionsrådet og kommunalbestyrelsen indhente Sundhedsstyrelsens og Lægemiddelstyrelsens rådgivning. Stk. 4. Ministeren for sundhed og forebyggelse fastsætter nærmere regler for regionsråds og kommunalbestyrelsers planlægning og varetagelse af sundhedsberedskabet. Link: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=114054 Lov om beskyttelsesrum 1,2 & 4 (Lovbekendtgørelse nr. 732 af 20.08.2003) 1. Kommunalbestyrelsen varetager opførelse, vedligeholdelse, drift og klargøring af offentlige beskyttelsesrum. 2. Kommunalbestyrelsen kan påbyde, at der i nye bygninger og anlæg skal opføres offentl ige beskyttelsesrum. 4. Kommunalbestyrelsen kan påbyde, at der skal opføres sikringsrum i nye bygninger - med visse undtagelser Link: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=9757 Beredskabslovens og Sundhedslovens krav er uddybet i bekendtgørelserne : Bekendtgørelse om risikobaseret kommunalt redningsberedskab, nr. 765 af 3.8.2005. Link : https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=6440 Bekendtgørelse om planlægning af sundhedsberedskabet og det præhospitale beredskab samt uddannelse af ambulancepersonale m.v. nr. 977 af 26.9. 2006. Link : https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=10235 1.5. Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab Ved en beredskabssituation skal afdelingschefer m.fl. gennemgå de aktuelle delplaner, operative planer og bilag, som de er ansvarlige for udarbejdelsen af. I forbindelse hermed foretages den fornødne orientering, instruktion af personale. Ligeledes foretages der en registrering af de kommunale og privatejede materielle ressourcer, der er til rådighed. Der træffes aftaler vedrørende fremskaffelse af eventuelle manglende ressourcer. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 7 af 21

Alle kommunens medarbejdere har en beredskabspligt. I henhold til beredskabslovens 57 skal alle offentlige ansatte, samt ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner, udføre de opgaver indenfor redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem. Dvs. at medarbejderne er forpligtiget til at deltage i den civile sektors beredskab. Dette kan betyde, at der i en beredskabssituation kan foretages omlægninger og udvidelser af den enkelte medarbejders arbejdstid m.v., i det omfang det er nødvendigt. 1.6. Ajourføring af beredskabsplanen Redningberedskabet er ansvarlig for, at den generelle del af kommunens beredskabsplan holdes ajourført. De enkelte delplaner holdes ajourført af de respektive afdelinger m.f.. Rettelser til delplanerne indsendes til Redningsberedskabet, der foranstalter, at de reviderede delplaner bliver lagt på kommunens intranet, og at der bliver lavet relevante backups. Redningsberedskabet skal sikre sig, at planen holdes ajourført eller revideres når: Lovgivningen stiller krav om det. Der er indikationer på, at trusselsbilledet forandrer sig væsentligt. Erfaringer fra hændelser, øvelser eller risiko- og sårbarhedsanalyse tilsiger det. Kommunens organisation eller ansvarsområder ændres. Mindst en gang i hver valgperiode skal den samlede beredskabsplan samt delplaner revideres og godkendes af byrådet. Indsatsplaner og operative planer skal ajourføres én gang om året, eller i det omfang udviklingen gør det nødvendigt, af de ansvarlige chefer og ledere i underliggende afdelinger, på skoler, plejehjem og institutioner m.v., som planerne gælder for. Hedensted Kommunes Beredskabsplan er sidst blevet ajourført den: 18-06-2013 1.7. Afprøvning af beredskabsplanen. Redningsberedskabet skal tilstræbe, at der hvert andet år afholdes en krisestyringsøvelse hvor et eller flere specifikke scenarier afprøves, og hvor de berørte afdelinger og institutioner deltager på ledelsesniveau. Den enkelte afdeling og institution er ansvarlig for en gang årligt if. med ajourføring af egen delplan at foretage en alarmeringsøvelse. Såfremt der er indikationer på, at trusselsbilledet forandrer sig, kan der for at opsummerer planer mv. afholdes en dilemmaøvelse, hvor alle nøglepersoner deltager. Øvelsesaktiviteten fremgår af bilag til denne beredskabsplan, se Bilag 5 Oversigt over øvelseskalender. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 8 af 21

2. Aktivering og drift af krisestaben. 2.1. Alarmering af krisestyringsstaben Meddelelse om en større ulykke eller katastrofe vil typisk indgå via politiets alarmcentral til vagthavende indsatsleder eller beredskabschefen. I henhold til den indkomne melding vil han derefter iværksætte den nødvendige aktion. Bedømmer han situationen til at være af en sådan karakter, at der skal iværksættes et af kommunens beredskabsniveauer, vil dette foregå via beredskabschefen eller viceberedskabschefen. Såfremt det vurderes, at beredskabsniveau I skal aktiveres, iværksætter han selv den nødvendige alarmering og informerer snarest muligt borgmesteren eller viceborgmesteren samt kommunaldirektøren eller vicekommunaldirektøren. Hvis det vurderes, at beredskabsniveau II skal aktiveres, alarmerer beredskabschefen eller viceberedskabschefen straks borgmesteren eller viceborgmesteren. Borgmesteren eller viceborgmesteren vurderer ulykkens eller katastrofens omfang og beredskabsniveau, og foranstalter alarmering af de personer, der skal indgå i krisestyringsstaben i henhold til beredskabsniveauet. Meddelelse om en større ulykke eller katastrofe kan også indgå via en institution eller en højere myndighed (eksempelvis fra Sundhedsstyrelsen med pandemisk influenza) til en afdelingschef eller borgmesteren. Afhængig af den indkomne melding, vil de involverede vurdere og iværksætte den nødvendige aktion ud fra indsatsplaner og de operative planer. Bedømmes situationen imidlertid til at være af en sådan karakter, at der skal etableres en krisestyringsstab, vil dette foregå via borgmesteren, kommunaldirektøren, beredskabschefen, stedfortrædere eller indsatslederen. Den praktiske del af alarmeringen foregår i henhold til de enkelte enheders alarmeringsplaner. Her er også en liste over andre myndigheder og fagfolk, som alt efter krisen med fordel kan inddrages i krisestyringsstaben. Se Bilag 1 Intern kontakt- og telefonliste, Bilag 2 Ekstern kontakt- og telefonliste og Bilag 10 Sikrede telefoner. 2.2. Aktivering af krisestyringsstaben De normale ledelses- og samarbejdsrelationer bevares i videst mulig omfang. I krisestyringsstaben indgår normalt: Borgmesteren Kommunaldirektøren Beredskabschefen(fungerer som kriseledelsens koordinator) Cheferne for de fagområder hændelsen berører. Nøglepersoner, herunder bl.a. kommunikationschefen og sekretariatet Ad Hoc personer Se Bilag 6 Krisestyringsstabens organisering Krisestyringsstaben er det kommunale styreelement, der etableres, når henholdsvis beredskabsniveau I og II iværksættes. Krisestyringsstaben forbliver etableret, indtil borgmester, kommunaldirektør eller deres stedfortrædere giver meddelelse om at nedlægge krisestyringsstaben. Krisestyringsstaben etableres også såfremt Beredskabsstyrelsen iværksætter beredskabsforøgelser. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 9 af 21

Ved store ulykker og katastrofer, kan Politidirektøren for Sydøstjyllands Politi beslutte, at etablere Lokalberedskabsstaben, se Bilag 3 Vejledning om samarbejdet i forbindelse med større ulykker, katastrofer m.v.. Den nationale beredskabsplan findes hos beredskabschefen og viceberedskabschefen. 2.3. Aktiveringsniveau Trin 1: Informationsberedskab iværksættes, når en hændelse indenfor kommunens område eller bredende sig ud over flere kommuners område, har en så alvorlig karakter - dog uden at kunne betegnes som en større ulykke eller katastrofe, at det vurderes nødvendigt med en koordinerende krisestab. Krisestyringsstaben Trin 1: Beredskabschefen samt involverede afdelingschefer Efter behov lederen af krisestyringsstabens sekretariat samt evt. en kommunikationsmedarbejder Krisestyringsstaben kan suppleres efter behov. Trin 2: Stabsberedskab iværksættes ved større ulykker, kriser og katastrofer, evt. bredende sig over flere kommuners område hvor der kræves samarbejde, koordination og fordeling af ressourcer imellem kommunens fagafdelingsområder samt eksterne myndigheder. En krisestab kan også etableres såfremt en øvre styrelse, eksempelvis Beredskabsstyrelsen, iværksætter beredskabsforøgelser der involverer kommunen eller omkringliggende kommuner. Beredskabschefen kan i særlige tilfælde sætte dele af beredskabsplanen i kraft, ligesom afdelingscheferne m.fl. kan sætte egne delplaner i kraft. I alle tilfælde skal der ske en information snarest til borgmester og kommunaldirektør eller til deres stedfortrædere. Krisestyringsstaben Trin 2: Borgmesteren eller viceborgmesteren Kommunaldirektøren eller vicekommunaldirektøren Beredskabschefen eller viceberedskabschefen Involverede afdelingschefer eller deres stedfortrædere Lederen af krisestyringstabens sekretariat og en kommunikationsmedarbejder Eventuelle repræsentanter fra eksterne myndigheder, f.eks. fra politiet Krisestyringsstaben kan suppleres efter behov. 2.4. Støttefunktioner Til støtte for krisestyringsstaben etableres der fra Personale og Organisation et sekretariat hvis opgaver bl.a. vil være: at føre kriseledelsens log, se Bilag 11 Logbog at holde tæt kontakt med indsatsledelsen at formidle de beslutninger, som kriseledelsen træffer at sørge for tilstedeværelse af et effektivt kommunikationssystem at oprette og lede et kommunikationscenter, til formidling af information til borgerne og pressen om beredskabssituationen samt i øvrigt at bistå kriseledelsen med praktisk og administrativ støtte efter behov. at ajourføre det samlede situationsbillede for krisestyringsstaben Lederen af krisestyringsstabens sekretariat leder de opgaver, der delegeres til sekretariatet. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 10 af 21

2.5. Mødeafholde Krisestyringsstaben afholder møder i henhold til den aktuelle situation, dog mindst en gang i døgnet. Der udarbejdes et beslutningsreferat, se Bilag 12 Beslutningsreferat, der benyttes som opfølgning på efterfølgende møder. Dagsorden for møde i krisestyringsstaben, se Bilag 4. 2.6. Krisestyringsstabens lokaliteter Krisestyringsstaben kan udøve sin funktion fra Hedensted Kommunes Rådhus. Krisestyringsstaben råder over kælderetagen i vestfløjen, og mødelokaliteterne koncentreres omkring mødelokale 3 og 4. Øvrige mødelokaler samt kantinen tages i brug efter behov. Se endvidere Operativ plan 2 Plan for indretning af stabsrum. Som alternativ kan Hedensted Skole eller rådhuset i Juelsminde anvendes. 2.7. Afløsning Krisestyringsstaben arrangerer selv afløsnings- og/eller vagtordning, såfremt krisen er langvarig. 2.8. Øvrige forhold Under en ulykke eller krisesituation kan det ofte være nødvendigt at samarbejde med flere forskellige myndigheder, der hver har deres ansvarsområder og ekspertise. Det gælder først og fremmest det kommunale redningsberedskab, politiet og sundhedsberedskabet. Kommunens sundhedsberedskabsplan beskriver bl.a. hvorledes sundhedsberedskabet kan være behjælpelig med støtte ved større ulykker og katastrofer og inkvartering af plejekrævende borgere. Udover det civile samarbejde som er beskrevet i bogen Retningslinjer for indsatsledelse, se Bilag 14, Bilag 3 Vejledning om samarbejdet i forbindelse med større ulykker, katastrofer m.v. og Den nationale beredskabsplan og Plan for det landsdækkende atomberedskab kan samarbejdet også være mellem nabokommunerne samt Region Midtjylland. Nabokommuner Alle nabokommuner har en beredskabsplan. I tilfælde af at der indtræffer en katastrofe over kommunegrænserne, er det vigtigt at der tages kontakt til disse nabokommuner for at koordinere indsatsen. Der kan evt. oprettes en fælles krisestab. Region Midtjylland En katastrofe i Hedensted Kommune kan medføre samarbejde og koordination med Region Midtjylland. Region Midtjylland indgår i det fredsmæssige katastrofeberedskab og regionen udgiver en beredskabsplan til brug i forbindelse med større ulykker og katastrofer såvel i fredstid som i krigstid. Beredskabsplanen angiver regionens retningslinier for samarbejde og ledelsesforhold ved meget store skader og hvor der optræder flere skadetyper samtidigt. Desuden har Sundhedsstyrelsen i 2007 udgivet "Håndbog om sundhedsberedskab" se Bilag 17, der bl.a. beskriver opgaverne for beredskabet i den primære sundhedstjeneste og i hvilke situationer regionen og kommunen skal samarbejde. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 11 af 21

3. Håndtering af informationer om krisen 3.1. Tilgang af informationer Krisestyringsstaben kan forvente at modtage informationer fra: Den lokale beredskabsstab ved Politiet Beredskabsstyrelsen Sundhedsstyrelsen Kommunens afdelinger Direkte fra et/flere indsatssteder Kommunens borgere Nationale og internationale medier Informationerne vil tilgå i form af: Telefon Mail SMS Telefax SINE(SIkkerhedsNEttet, Myndighedernes krisekommunikationsudstyr) 3.2. Overvågning af kommunikationsmidler I forbindelse med alarmeringen af krisestyringsstaben besluttes det også, hvem der skal overvåge kommunens telefonnumre, mailadresser og øvrige kommunikationsmidler, se Operativ plan 11 Plan for overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationmidler. 3.3. Iværksættelse af intern rapportering Såfremt krisestyringsstaben er etableret gives der besked til kommunens afdelinger mf. om, at der inden en time skal indsendes en statusrapport se Bilag 7 Situationsmelding. Efterfølgende skal der indsendes en situationsrapport hver 3. time opbygget efter samme skema som statusrapporten. Der gives besked til kommunens afdelinger mf. om, at hastemeldinger skal udfyldes på en meldeblanket (samme som SITREP) se Bilag 7 Situationsmelding. Teksten på bilaget skal skrives med rød skrift, for at indikere at der er tale om en hastemelding. Hvis bilaget sendes via e-mail, skrives der HASTER i emnefeltet, og teksten i e-mailen skrives ligeledes med rød skrift. 3.4. Behandling af informationer Alle relevante informationer sendes til stabsrummet og forelægges stabslederen. Hastemeldinger, der er indkommet via mail på kommunens officielle mailadresse, kan sendes videre til en mailadresse, der er oprettet i stabsrummet. Relevante telefonsamtaler stilles om til stabslederen i stabsrummet. Alle ind- og udgående relevante informationer samt stabens beslutninger registreres i en log. 3.5. Vurdering af informationer Informationer, der indikerer behov for øjeblikkelig tiltag, afleveres direkte til stabslederen. Øvrige informationer indgår i det samlede situationsbillede. 3.6. Udarbejdelse af det samlede situationsbillede At opstille og holde situationsbilledet ajourført er omfattende og kræver min. to personer fra Personale og Organisation samt en GIS/kort medarbejder. Situationsbilledet bør: Tage udgangspunkt i informationer fra interne og eksterne kilder. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 12 af 21

Være så kortfattet som muligt, samtidig med at der fokuseres på den konkrete krise. Være udarbejdet jf. Bilag 8 Det samlede situationsbillede og Bilag 9 Ressourceoversigt. Beskrive ændringer i forhold til det tidligere situationsbillede. Evt. beskrive hvad der ikke må offentliggøres. Være klar til brug ved planlagte stabsmøder Vurdére særligt risikobetonede anlæg, institutioner og virksomheder, der kan blive berørt af hændelsen. Visualisering af situationsbilledet på kortmateriale. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 13 af 21

4. Koordinering af handlinger og ressourcer 4.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestyringsstabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå bedst mulig udnyttelse af de tilstedeværende ressourcer, således at en normalisering hurtigst muligt kan ske. 4.2. Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Den enkelte afdeling, skole eller institution iværksætter selv sine handlinger og ressourcer indtil krisestyringsstaben beslutter andet. Handlinger skal så vidt det er muligt følge relevante indsatsplaner og operative planer. 4.3. Overblik over ressourcer For at krisestyringsstaben kan have et overblik over disponerede og ikke- aktiverede ressourcer, opstilles disse i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (personel / materiel) klar til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (personel / materiel) jf. situationsbilledet Ikke- aktiverede ressourcer (reserver af personel og materiel) Ressourcer, der er kritiske, markeres i oversigten. Se Bilag 8 Det samlede situationsbillede og Bilag 9 Ressourceoversigt. 4.4. Anmodning om bistand Anmodning om hjælp kan komme såvel fra eksterne som interne enheder. Alle anmodninger om hjælp forelægges hurtigst mulig krisestyringsstaben, der tager stilling til de konkrete anmodninger ud fra situationsbilledet og en prioritering. 4.5. Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestyringsstaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende kommunens handlinger og anvendelse af ressourcer. De enkelte anmodninger om bistand drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Ved akut behov for iværksættelse af tiltag træffer stabslederen en beslutning og orienterer staben om det på næste stabsmøde. Alle beslutninger noteres i log, se Bilag 11 Logbog, og udarbejdes i nødvendigt omfang som skriftlige ordrer. 4.6. Opfølgning af iværksatte tiltag Krisestyringsstaben følger op på iværksatte handlinger på stabsmøderne ud fra beslutningsreferatet, se Bilag 12 Beslutningsreferat, samt følgende stikord: Afventer iværksat gennemført annulleret. 4.7. Ekstraordinære bevillinger Borgmesteren og Kommunaldirektøren eller deres stedfortrædere har kompetence til at træffe beslutning om ekstraordinære bevillinger. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 14 af 21

5. Krisekommunikation Kommunikationsgruppen indgår i krisestyringstabens sekretariat. Lederen af kommunikationsgruppen er med ved stabsmøderne. 5.1. Målet for krisekommunikation Målet er at få direkte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at give relevante informationer til medierne, kommunens borgere og ansatte. 5.2. Regler for krisekommunikation De informationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet. Varsler og anvisninger skal være: Så meget og så præcist som muligt. Troværdige og målrettede. Åbne og ud fra en reel vurdering Rettidige og let forståelige. Udsendes via flere kommunikationskanaler. 5.3. Tilrettelæggelse af krisekommunikation Kommunens borgere m.fl. skal have nem adgang til kontakt til kommunen. Pårørende, borgerne, medierne, ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen samt kommunens tiltag. 5.4. Kommunikationsopgaver Krisestyringsstaben fastlægger hurtigst muligt følgende: Hvem der udtaler sig på kommunens vegne. Foreløbige budskaber. Eventuelle ændringer af procedurer for håndtering af henvendelse fra pressen. Hvem der skal opdatere kommunens hjemmeside. Hvem der varetager kontakt til samarbejdspartnere, og hvordan det skal ske. Ved større hændelser bør den samarbejdende myndighed aftale pressemøder efter behov. Informationsmetode, sprog og symboler m.v. vurderes alt efter krisen og den tidshorisont, der er til at få informationen ud i tide. Det vigtigste er, at alle får korrekte informationer hurtigst m u- ligt. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 15 af 21

5.5. Råd om den første reaktion 1. Reagér hurtigt Undgå at skabe et nyhedstomrum, som kan blive fyldt ud af rygter og spekulationer. Fordelene ved en hurtig reaktion vil være større end risikoen for fejl. 2. Tal med én stemme Informationer bør være sammenhængende, entydige og koordinerede, så de ikke bidrager til unødig forvirring og usikkerhed. 3. Vær åben og ærlig Vær tilgængelig for medierne, vær villig til at give informationer, og vær ærlig, både om det I ved og ikke ved. Ukorrekte informationer undergraver troværdigheden og medvirker til at forværre krisen. 4. Udtryk sympati med de direkte berørte personer Kriser betyder, at en række personer vil være påvirket fysisk, psykisk eller økonomisk. Sympati viser, at I bekymrer jer om dem. 5. Giv instruerende information Borgerne har et akut behov for at vide, hvordan krisen kan påvirke dem. Derfor har de behov for information om faktuelle forhold om krisen, og om hvad de skal gøre for at beskytte sig selv samt om, hvad myndighederne gør. Sidst revideret den 18.09.2013 Side 16 af 21

6. Operativ indsats Den operative ledelse på et indsatssted er beskrevet i Retningslinjer for indsatsledelse 2009 hvor principperne for samarbejdet mellem politi, redningsberedskab og sundhedsberedskabet samt andre aktører, der indgår i den samlede indsats på et skadested er beskrevet, se Bilag 14 Retningslinjer for indsatsledelse. 6.1. Opgaven at skaffe oversigt over krisesituationen, og hvilke konsekvenser den kan få for kommunens indbyggere og for kommunen som helhed. at udarbejde og iværksætte en handlingsplan. at sørge for, at kommunens samlede ressourcer bliver udnyttet optimalt og hvis nødvendigt at skaffe eksterne ressourcer. at samordne og koordinere med relevante myndigheder på alle niveauer og mellem forskellige sektorer. at informere kommunens indbyggere og pressen om situationen. 6.2. Opbygning af operative planer Detaljeret planlægning for de operative indsatser fremgår af de forskellige Indsatsplaner og er i princippet opbygget med følgende punkter: Hvilke hovedopgaver og delopgaver skal løses som led i indsatsen? Hvem leder den operative indsats og med hvilket mandat? Hvilke enheder skal indgå i opgaveløsningen, og hvordan skal den eksisterende organisation eventuelt tilpasses for at gennemføre en tilfredsstillende indsats? Hvor meget mandskab og materiel er der behov for til indsatsen, hvor og hvornår skal det indsættes, og hvem skal gøre hvad? Hvordan skal opgaverne konkret løses, og hvordan skal koordineringen med andre afdelinger ske? 6.3. Specifikke indsatsplaner Til håndtering af her og nu situationer kan der med fordel anvendes specifikke indsatsplaner (Action card). I de enkelte delplaner bør det fremgå, til hvilke hændelser afdelingen har udarbejdet sådanne Action Card. Action Card kan være opbygget jf. følgende punkter: Situation Opgave Udførelse Ressourcer Ledelse / kommunikation Sidst revideret den 18.09.2013 Side 17 af 21

7. Oversigt over delplaner med tilhørende indsatsplaner. 7.1. Senior Service - Sundhedsberedskabsplanen sundhedsberedskabs plan 2013 3 udkast 2.pdf Genhusning ved større ulykker o.l. Voldsomt vejrlig Hedebølge Pandemisk influenza/epidemi Modtagelse af ekstraordinært udskrevne patienter fra hospital CBRN-hændelser 7.2. Teknisk Afdeling Delplan for Teknik & Miljø.pdf Miljøberedskabsplan Hedensted.pdf Orkan/Kraftig storm Oversvømmelse/Skybrud Ekstrem vintervejr Isvinter/Islag/Snestorm Drikkevandsforurening/vandmangel Hærværk/Sabotage Svigt i kommunikationslinjer Alvorlig arbejdsulykke Miljøberedskabsplan 7.3. Beredskabsafdeling - Redningsberedskabsplanen Revision Redningsberedskabsplan 2013 (samlet).pdf Plan for indsats ved miljøuheld, herunder gylleuheld Plan for indsats ved oversvømmelse, store regnskyld, stormflod Plan for indsats ved storm og orkan Plan for ekstremt vintervejr Plan for brandslukning Plan for indsats ved CBRN hændelser Plan for større færdselsuheld, redningsopgaver, tog- og flyulykker Plan for drikkevandsforsyning/-forurening Plan for langvarig strømafbrydelse Plan for evakuering Plan for indkvartering og forplejning 7.4. Social Service - Delplan Social Service Delplan for Social og Sundhed (2101303) 1 DOC.pdf Pandemisk influenza/epidemi Vold Genhusning ved større ulykker o.l. Indbrud Trafikuheld Sidst revideret den 18.09.2013 Side 18 af 21

7.5. Undervisning - Delplan Undervisning Delplan for Undervisning 1.pdf Svamp i bygninger genhusning Brand genhusning Voldsomt vejrlig Overgreb Smitsomme sygdomme Pandemisk influenza/epidemi personalemangel Terror konventionelle våben, skoleskyderi/gidseltagning 7.6. Dagpasning - Delplan Dagpasning Delplan for Dagtilbud (2101300).pdf Svamp i bygninger genhusning Brand genhusning Voldsomt vejrlig Overgreb Smitsomme sygdomme Pandemisk influenza/epidemi personalemangel Terror konventionelle våben/kidnapning/gidseltagning 7.7. Administrationen - Delplan Administrationen (Borger og Erhverv, Personale og Organisation, herunder IT-afd., Økonomi Teknisk afdeling.) Delplan for Administrationen (2098815).pdf Trusler/vold mod ansatte IT relaterede hændelser Bombetrussel Brand genhusning Læk af fortrolige oplysninger Sidst revideret den 18.09.2013 Side 19 af 21

Operative planer for krisestyringsstaben Plan for krisestyringsstabens bemanding og opgaver...plan nr. 1 Plan for indretning af stabsrum...plan nr. 2 Plan for krisestyringsstabens udstyr...plan nr. 3 Plan for back up af kommunens data...plan nr. 4 Plan i forbindelse med terrorvirksomhed...plan nr. 5 Plan for håndtering af varsler og alarmer...plan nr. 6 Plan for aktivering af Krisestyringsstaben Niveau I og Niveau II...Plan nr. 7 Plan for varsling af stabsmedlemmer...plan nr. 8 Plan for klargøring af stabsrummet...plan nr. 9 Plan for logføring og journalisering...plan nr. 10 Plan for overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationmidler..plan nr. 11 Sidst revideret den 18.09.2013 Side 20 af 21

Bilag for krisestyringsstaben Intern kontakt- og telefonliste... Bilag nr. 1 Ekstern kontakt- og telefonliste... Bilag nr. 2 Samarbejdet i forbindelse med større ulykker, katastrofer m.v... Bilag nr. 3 Dagsorden for møde i krisestyringsstaben... Bilag nr. 4 Oversigt over øvelseskalender... Bilag nr. 5 Krisestyringsstabens organisering... Bilag nr. 6 Situationsmelding... Bilag nr. 7 Det samlede situationsbillede... Bilag nr. 8 Ressourceoversigt... Bilag nr. 9 Sikrede telefoner... Bilag nr. 10 Logbog...... Bilag nr. 11 Beslutningsreferat...... Bilag nr. 12 Beredskabsforanstaltninger... Bilag nr. 13 Retningslinjer for indsats 2009... Bilag nr. 14 Risikobaseret dimensioneringsplan for redningsberedskabet... Bilag nr. 15 Oversigt over særlig risikobetonede anlæg og virksomheder... Bilag nr. 16 Håndbog om sundhedsberedskab... Bilag nr. 17 Sidst revideret den 18.09.2013 Side 21 af 21