Roskilde Brandvæsen. Roskilde Kommune Generelle. Beredskabsplan Plan for fortsat drift 2013

Transkript

1 Roskilde Kommune Generelle Beredskabsplan Plan for fortsat drift 2013 Revideret d. 1 AUGUST 2013

2 1 INDLEDNING OG FORMÅL LOVGRUNDLAG BEREDSKABSPLANLÆGNING BESKYTTELSESRUM OG SIKRINGSRUM SUNDHEDSBEREDSKAB HAVMILJØ RISIKOPOLITIK DIMENSIONERING AF REDNINGSBEREDSKABET ORGANISATION BEREDSKABSPLANEN LEDELSE PLANLÆGNINGSGRUNDLAG FOREBYGGELSE UDDANNELSE ØVELSER EVALUERING KRISESTABENS BEREDSKABSPLANER OPERATIVE INDSATSPLANER UDGIVET AF ROSKILDE KOMMUNE TIDSPLAN: BEREDSKABETS STRUKTUR Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 2

3 1 Indledning og formål Beredskabsplanen består af denne hovedplan samt tilhørende delberedskabsplaner for Roskilde Kommunes institutioner og funktioner. Hovedplanen er drejebogen for, hvorledes Roskilde Kommune skal agere i en krise, eller når en større hændelse ikke muliggør normal drift. Hovedplanen skal godkendes i Roskilde Byråd, hvorimod delplaner, vejledninger, retningslinjer og instrukser, der efterfølgende skal udarbejdes, ikke skal godkendes i Byrådet. De med blåt markerede linier er hyperlinks (virker ikke i denne version) til kommende eller allerede udarbejdede delplaner, instrukser og vejledninger, som ikke skal godkendes af Byrådet. Alle planer, instrukser etc indlægges på en IT-platform udarbejdet til formålet. ITplatformen benævnes C3 Control, Communication Command. Roskilde Kommune sikre indlæggelse af planen i C3, således at planen, i kritiske situationer, også kan tilgås via kommunens almindelige IT-netværk eller via backup-server på brandstationen. Backup-serveren kan fungere uafhængigt af kommunens ITinstallation i øvrigt. Denne hovedplan beskriver strukturen i beredskabsplanen og de analyser, der ligger til grund herfor. Beredskabsplanen er fuldstændig, med kommunens funktioner og institutioner har udarbejdet særskilte delberedskabsplaner i overensstemmelse med anvisninger i denne hovedplan. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 3

4 Formål Beredskabsplanenes formål er at kunne: opretholde og videreføre alle væsentlige kommunale samfundsfunktioner i uheldssituationer begrænse og afhjælpe virkninger af uheld, vejrlig eller andre hændelser, der påvirker borgerne, virksomheder og Roskilde Kommune som helhed 2 Lovgrundlag 2.1 Beredskabsplanlægning Lovgrundlaget for regioner og kommuners beredskabsplanlægning er fastsat i beredskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 660 af 10. juni Uddrag af beredskabsloven: 25. Kommunalbestyrelsen skal udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde. Stk.2 Regionsrådet skal udarbejde en samlet plan for regionens beredskab. Planen skal vedtages af Regionsrådet i et møde. Stk.3 De planer, der er nævnt i stk. 1 og 2, skal revideres, i det omfang udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunale og regionale valgperiode. Stk.4 Planer og revisioner heraf indsendes til Beredskabsstyrelsen. 26. Forsvarsministeren fastsætter vejledende retningslinier for udarbejdelse af de planer, der er nævnt i De enkelte ministre fastsætter hver inden for deres område vejledende retningslinier for regionernes og kommunernes beredskabsplanlægning, jf. 25, stk. 1 og Beskyttelsesrum og sikringsrum Beskyttelsesrum og sikringsrum er omfattet af lov om beskyttelsesrum, jf. lov nr af 23/12/1992 med ændring af 30/04/2003. En oversigt over beskyttelsesrum og sikringsrum er indarbejdet i Roskilde Kommunes beredskabsoplysninger på GIS platform. Roskilde Kommune har udarbejdet Beskyttelses- og sikringsrumsregulativ, der beskriver kommunens sagsbehandling på området. Uddrag af lov om beskyttelsesrum Kommunalbestyrelsen varetager opførelse, vedligeholdelse, drift og klargøring af offentlige beskyttelsesrum. 4. Kommunalbestyrelsen kan påbyde, at der skal opføres sikringsrum i nye bygninger med undtagelse af 1) fritliggende en- og tofamilieshuse og boligbyggeri på ikke over 2 etager, 2) bygninger, der er bestemt både til bolig for een husstand og til virksomheder, hvor der ikke skal beskæftiges i alt mere end 5 personer samtidig, jf. dog stk. 2, og Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 4

5 3) bygninger, hvor der ikke indrettes bolig og ikke skal beskæftiges mere end 10 personer samtidig, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan påbyde, at der i bygninger, der er omfattet af stk. 1, nr. 2 eller 3, skal opføres sikringsrum, hvis antallet af beskæftigede personer inden 2 år efter, at bygningen er taget i brug, overstiger det antal beskæftigede, der er nævnt i stk. 1, nr. 2 og 3. Stk. 3. Indenrigs- og sundhedsministeren kan fastsætte regler om opførelse af sikringsrum i nye trafikale anlæg af betydning for den almene samfærdsel. 4 a. Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at et påbud efter 4, stk. 1, kan opfyldes ved, at bygningens ejer indbetaler et af kommunalbestyrelsen fastsat beløb til en kommunal beskyttelsesrumspulje i stedet for at opføre det påbudte sikringsrum. Stk. 2. Midlerne i en beskyttelsesrumspulje anvendes efter kommunalbestyrelsens nærmere beslutning til opførelse af offentlige beskyttelsesrum og til tilskud til opførelse af sikringsrum. 2.3 Sundhedsberedskab Lovgrundlaget for regioners og kommuners sundhedsberedskab er fastsat i sundhedsloven, jf. lov nr. 546 af 24/06/2005 med senere ændringer. Roskilde kommunes sundhedsberedskab udgøres af Plan for sundhedsberedskabet, Region Sjælland, september Roskilde Kommunes sundhedsplan har dannet model for Region Sjællands anbefalinger til de øvrige kommuner i regionen. Uddrag af sundhedsloven: 210. Regionsrådet og kommunalbestyrelsen skal planlægge og gennemføre sådanne foranstaltninger, at der sikres syge og tilskadekomne nødvendig behandling i tilfælde af ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Planen skal vedtages af henholdsvis Regionsrådet og kommunalbestyrelsen i et møde. Stk. 2. Forud for Regionsrådet og kommunalbestyrelsens behandling af forslag til sundhedsberedskabsplan skal henholdsvis Regionsrådet og kommunalbestyrelsen indhente Sundhedsstyrelsens og Lægemiddelstyrelsens rådgivning. Stk. 3. Det påhviler private sygehuse at planlægge og gennemføre sådanne foranstaltninger, at de på tilsvarende måde som regionale sygehuse kan indgå i sygehusberedskabet. Stk. 4. Ministeren for sundhed og forebyggelse fastsætter nærmere regler for Regionsrådet og kommunalbestyrelsers planlægning og varetagelse af sundhedsberedskabet Ministeren for sundhed og forebyggelse kan i tilfælde af ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger pålægge Regionsrådet eller kommunalbestyrelsen at løse en sundhedsberedskabsopgave på en nærmere bestemt måde. 2.4 Havmiljø I henhold til 35 i lovbekendtgørelse nr. 47 af 7. januar 2008 om beskyttelse af havmiljøet (havmiljøloven) er det blevet pålagt at opstille et beredskab til sanering af kommunernes kyststrækninger i tilfælde af olie- og kemikalieforurening samt et beredskab til bekæmpelse af forurening i havne. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 5

6 I vejledning fra Miljøstyrelsen nr , Vejledning om strandrensning februar 2008, forudsættes det, at den enkelte kommune ved opstilling af sin beredskabsplan tilstræber at kunne disponere over så meget mandskab og materiel, som vil være fornødent til sanering eller bekæmpelse af en forurening, der ikke er af et ekstraordinært stort omfang. Roskilde Kommunes miljøafdeling har udarbejdet udkast til strandrensningsplan. Uddrag af havmiljøloven: 34. Forsvarsministeren forestår i samarbejde med redningsberedskabet og andre myndigheder, som ministeren bemyndiger dertil, bekæmpelse af olie- og kemikalieforurening af havet og de kystnære dele af søterritoriet. 34 a. I tilfælde af olie- eller kemikalieforurening af havet fra platforme eller rørledninger påhviler det ejeren eller den, der er ansvarlig for driften af platformen eller rørledningen, straks at påbegynde bekæmpelse af forureningen, medmindre den ansvarlige for driften er forpligtet hertil efter 47 c. Stk. 2. Miljøministeren kan meddele påbud om, hvilke bekæmpelsesforanstaltninger ejeren eller den, der er ansvarlig for driften af platformen eller rørledningen, skal iværksætte. Stk. 3. Miljøministeren kan meddele påbud eller fastsætte regler om beredskabet, herunder om, hvilket mandskab eller materiel ejeren eller den, der er ansvarlig for driften af platformen eller rørledningen, skal have til rådighed i tilfælde af uheld på anlægget. 35. I tilfælde af olie- eller kemikalieforurening forestås sanering af kyststrækninger og bekæmpelse af forurening i havne af kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen tilvejebringer en beredskabsplan for iværksættelse af sanering af kyststrækninger i tilfælde af væsentlige forureninger af kyster i kommunen og for bekæmpelse af forurening i havne i kommunen. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan pålægge havnebestyrelsen at udarbejde en beredskabsplan for bekæmpelse af forurening i havnen og at drage omsorg for, at det nødvendige materiel er til rådighed. Stk. 4. Kommunalbestyrelsen underretter miljøministeren og forsvarsministeren om indholdet af beredskabsplanerne og ændringer og tillæg til disse. Stk. 5. Miljøministeren samordner de kommunale beredskabsplaner efter forhandling med de berørte kommuner og opstiller på grundlag af de kommunale beredskabsplaner et samlet beredskab. Stk. 6. I tilfælde af særlig alvorlige og omfattende forureninger kan forsvarsministeren bestemme, at sanering af kyststrækninger og bekæmpelse af forurening i havne skal ledes af forsvarsministeren eller andre myndigheder, som ministeren bemyndiger dertil. 35 a. Miljøministeren kan fastsætte bestemmelser om pligt for kommunalbestyrelser til at anmelde olie- og kemikalieforureninger til Miljøministeriet forud for iværksættelse af enhver saneringsforanstaltning, der kan medføre refusion af udgifter til strandsaneringsforanstaltninger. Miljøministeren kan fastsætte nærmere bestemmelser om form- og indholdskrav til anmeldelsen. Stk. 2. Miljøministeren kan endvidere pålægge kommunalbestyrelser at tilvejebringe oplysninger til brug for en vurdering af ansøgninger om refusion af udgifter i forbindelse med strandsaneringer, herunder krav om kommunal revisionspåtegning af ansøgningerne. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 6

7 36. Miljøministeren udarbejder efter forhandling med KL (Kommunernes Landsforening) retningslinjer for indholdet af beredskabsplanerne og træffer bestemmelse om, på hvilket tidspunkt planerne skal foreligge. Stk. 2. Miljøministeren fastsætter efter forhandling med de statslige havnemyndigheder, KL (Kommunernes Landsforening) og havneorganisationerne regler om fordeling af udgifter til beredskab og bekæmpelses- og saneringsforanstaltninger mellem havnebestyrelsen, kommunalbestyrelsen og staten. 2.5 Risikopolitik Roskilde Kommunes risikostyringspolitik er ligeledes en del af grundlaget for beredskabsplanen. Roskilde Kommunes risikostyringspolitik, målsætning: sikre kommunens ansatte og borgere mod skader, som kan undgås ved almindelig omtanke og hensigtsmæssig udførelse af arbejde eller hverv i overensstemmelse med Byrådets beslutninger. beskrive institutionernes risikoområder og kilder. kommunikere kommunens overordnede risikostrategi ud til samtlige borgere og ansatte fastsætte regler for kommunens forsikringspolitik, der beskriver, i hvilket omfang der ønskes forsikringsmæssig dækning af kommunens risici og fastsætte regler for forvaltningsområdernes ansvar sikre kommunen mod tab og driftsforstyrrelser i relation til bygninger, anlæg, driftsudstyr og inventar begrænse mulighederne for tyveri, hærværk og vold på kommunens institutioner. sikre borgerne trygge forhold overalt og på alle tidspunkter i deres færden indenfor kommunen sikre et godt arbejdsmiljø for alle ansatte ved hensigtsmæssig indretning af kommunens arbejdspladser samt tilrettelæggelse af arbejdet Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 7

8 3 Dimensionering af redningsberedskabet Dimensionering af redningsberedskabet og risikobaseret dimensionering af de Kommunale redningsberedskaber er omfattet af Bekendtgørelse om risikobaseret kommunalt redningsberedskab BEK nr. 765 af 3. august Dimensionering af beredskabet i Roskilde Kommune er fastlagt i Risikobaseret dimensionering af af 02 april 2013, og som er godkendt af Roskilde kommunes Beredskabskommission samme dato. Godkendelse i Byrådet pågår. Uddrag af Bekendtgørelse om risikobaseret kommunalt redningsberedskab. 1. Det kommunale redningsberedskab skal kunne yde en i forhold til lokale risici forsvarlig forebyggende, begrænsende og afhjælpende indsats mod skader på personer, ejendomme og miljøet ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Redningsberedskabet skal endvidere kunne modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal sørge for varetagelsen af den tekniske ledelse af indsatsen på skadestedet. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er tilstrækkelig vandforsyning til brandslukning. 2. Det kommunale redningsberedskab skal identificere og analysere lokale risici, som skal lægges til grund for en dimensionering af beredskabet (risikoprofil). Stk. 2. Kommunalbestyrelsen fastlægger niveauet for det kommunale redningsberedskabs opgavevaretagelse (serviceniveau) på grundlag af risikoprofilen. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen fastlægger redningsberedskabets organisation, virksomhed, dimensionering og materiel på grundlag af risikoprofilen og serviceniveauet, jf. dog kapitel 2. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 8

9 4 Organisation I Styrelsesloven 69 og Beredskabsloven 76, beskrives beføjelser under krise eller krig. Uddrag af Beredskabsloven: 76. I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, som ændret ved 38 i lov nr. 337 af 14. maj 1992, 1 i lov nr. 479 af 24. juni 1992 og 5 i lov nr. 501 af 24. juni 1992, indsættes som ny 69:» 69. Såfremt det under krise eller krig er umuligt at samle kommunalbestyrelsen til møde, overtager økonomiudvalget de beføjelser, der tilkommer kommunalbestyrelsen og dens udvalg. I kommuner med magistratsordning, jf. 64, overtager magistraten kommunalbestyrelsens beføjelser. Stk. 2. Er det umuligt at samle økonomiudvalget til møde under krise eller krig, styres kommunens anliggender af borgmesteren. Er det i kommuner med magistratsordning umuligt at samle magistraten til møde, styres kommunen af borgmesteren. Stk. 3. Meddelelse om anvendelse af reglerne i stk. 1 og 2 skal snarest gives til indenrigsministeren. Indenrigsministeren kan fastsætte nærmere regler om kommunens styrelse under krise eller krig.«større krisesituationer kan involvere politi, sygehusvæsen m.fl. Parterne har i fællesskab udarbejdet Retningslinjer for indsatsledelse, der beskriver opgaver og ansvarsfordeling. Funktioner ved større indsatser Figur : Beredskabsstyrelsen, Retningslinjer for indsatsledelse Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 9

10 Politiet forestår den koordinerende ledelse, og Roskilde Kommunes indsatsleder forestår den tekniske ledelse på selve skadestedet, herunder sikringen af de personer, der er involveret på selve skadestedet, f.eks. sygehuspersonale. I forlængelse af dette ledelsesmæssige beredskab, som beskrevet i Retningslinjer for indsatsledelse, opretter Roskilde Kommune et beredskab til varetagelse af de kommunale opgaver. Roskilde Kommunes beredskab består af tre niveauer: Niveau: Består af: Funktion: 1 Kommunens krisestab Borgmester (Stabschef) Kommunaldirektør Forvaltningsdirektører Beredskabschefen (evt. forbindelsesofficer til politiets koordinerende skadestedsledelse. 2 - Områdeberedskab 3 - Forvaltningsberedskab (Udpeges i påkomne tilfælde af indsatsledelsen.) Der oprettes seks områdeberedskaber: 1-6. I hvert område er der en repræsentant for hver forvaltningsgren. Områdeberedskabet ledes af en repræsentant fra Roskilde Brandvæsen Direktør Afdelingschefer Institutionsledere. Koordinerer den kommunale indsats. jf. Retningslinjer for indsatsledelse. Koordinerer og håndterer hændelser, der kræver tiltag på tværs af forvaltningerne, men som i omfang er begrænsede således, at de kan håndteres af området. Ved større hændelser alarmeres kommunens krisestab Koordinerer og håndterer hændelser, der kan klares internt af forvaltningen. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 10

11 5 Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 11

12 5 Beredskabsplanen Beredskabsplanen er udformet, så den i videst mulig udstrækning kan ligge på Roskilde Kommunes intranet og således, at oversigter og risikomæssige oplysninger er på elektronisk form. Planen er hosted på flere www. adresser således, at en simpel adgang til internettet gør det muligt at få adgang til planen og de forprogrammerede aktioncards etc. Det tilstræbes at udnytte og vedligeholde informationer, der hvor de skabes. Her tænkes særligt på Roskilde Kommunes interne ressourcer, der alligevel registreres i ITsystemer i anden sammenhæng. Beredskabsplaner for institutioner og funktioner samt ressourceoversigter indarbejdes i redningsberedskabets GIS værktøjer Ledelse Roskilde Kommune skal kunne løse sine opgaver, når den bliver udsat for ekstraordinære hændelser. Direktionen har ansvaret for, at opgaverne bliver løst. Beredskabsplanen skal medvirke til, at Roskilde Kommune råder over et robust og fleksibelt beredskab, der kan anvendes i tilfælde af ekstraordinære og kritiske hændelser. Hændelser, hvor de daglige ressourcer og rutiner ikke længere er tilstrækkelige. Der er i regi af en Chefvagt for Roskilde Kommunes samlede beredskab. (Retningslinje 1.1.3) Styringsdokumenter En del af den helhedsorienterede beredskabsplanlægning er en udarbejdelse af to centrale styringsdokumenter: Beredskabspolitik Beredskabspolitikken fastsætter den overordnede ramme for Roskilde Kommunes beredskabsplan. 1. Mål for beredskabet 2. Formelle krav 3. Opsummering af beredskabsansvaret 4. Overordnet prioritering 5. Forventninger til deltagelse 6. Ledelsen godkender og kommunikerer beredskabspolitikken ud til den samlede organisation Beredskabsprogram Beredskabsprogrammet er en uddybelse af beredskabspolitikken, som er ledelsens overordnede prioriteter. Prioritering kan udmøntes i konkrete aktiviteter: Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 12

13 1. Prioritering for den kommende periode 2. Ansvarsfordeling og organisering 3. Ledelsesinddragelse Ressourceprioritering Direktionen har ansvaret for en effektiv fordeling og udnyttelse af ressourcerne i Roskilde Kommune. Ressourceprioritering skal medvirke til, at der er det nødvendige materiel, personale, faciliteter, systemer osv. til brug for beredskabet i dagligdagen og i krisesituationer. I forbindelse med ressourceprioriteringen skal der tages beslutninger om f.eks. indkøb, udvikling, vedligeholdelse, sammensætning og geografisk placering Ressourcebehovet for beredskabet er beskrevet i den risikobaserede dimensionering for Roskilde Kommune. Ressourcebehovet ud over den for beredskabet fastsatte dimensionering beskrives ressourcedatabasen Opfølgning Beredskabskommissionen foretager løbende kontrol med de i beredskabsplanen og den i risikobaserede dimensionering fastsatte serviceniveauer. 5.2 Planlægningsgrundlag Kortlægning af kritiske funktioner De enkelte afdelingsledere i Roskilde Kommune har tidligere kortlagt de for dem kritiske funktioner. I forbindelse med kortlægningen af truslerne har lederne beskrevet, i hvilket omfang og hvordan funktionerne var kritiske for dem. Udgangspunktet for denne plan er den tidligere undersøgelse. Der er ikke nødvendigvis sammenhæng i organisationens nuværende titler og placeringer. Se bilag Identifikation og overvågning af trusler I den risikobaserede dimensionering er truslerne i Roskilde Kommune beskrevet mht. til de trusler, som er omfattet af Beredskabsloven. Udover trusler, som er under Beredskabsloven, er der trusler, som kan medføre kritiske situationer for Roskilde Kommune Risiko- og sårbarhedsanalyse Er beskrevet i den risikobaserede dimensionering og i den af afdelingschefernes kortlægning. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 13

14 5.3 Forebyggelse I Roskilde Kommune skal beredskabsplanens forebyggelse medvirke til at sikre alle samfundsområder. Der vil blive lagt vægt på forebyggelse indenfor følgende områder: infrastruktur, herunder trafiksikkerhed brandsikring af byggerier arealplanlægning informationssikkerhed brandsikkerhed Håndtering af farlige stoffer Infrastruktur, herunder trafiksikkerhed Roskilde Kommune er trafikknudepunkt for samfærdsel af både flytrafik, motorvej og togtrafik. Der er for alle 3 områder udarbejdet beredskabsplaner af de respektive operatører. Der er i forbindelse med udvidelsen af Rute 21 Holbækmotorvejen udarbejdet særlige planer Brandsikring af byggerier Roskilde Byråd har, som indsats i eget regi, afsat 2,8 millioner kr. til forebyggelse af hærværk, tyveri og brand. Der ydes for tiden en særlig indsats for at sikre bygningsmassen med ABA og passive brandsikringer Arealplanlægning Informationssikkerhed Kommunens Kommunikationsafdeling har udarbejdet en delplan til sikring af information til borgere, samarbejdspartnere, politikere og ansatte i kommunen Brandsikkerhed Det vurderes, at brandsikkerheden generelt i kommunen er god, idet der er stor fokus på sikkerheden med undervisning, og ikke mindst indførelse af Smiley ordning for særlige gode tiltag Håndtering af farlige stoffer har vejledninger og instrukser for håndtering af akutte uheld med farlige stoffer. Roskilde Kommunes Miljøafdeling har udarbejdet instrukser for øvrig håndtering af farlige stoffer. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 14

15 5.4 Uddannelse Roskilde Kommune skal sikre, at der i organisationen er de kompetencer, som er nødvendige for at løse de beredskabsmæssige opgaver, som indgår i beredskabet Kompetencer som Roskilde Kommune skal råde over Strategisk kriseledelse Niveau: Mindre tilfredsstillende Operativ kriseledelse Niveau: Tilfredsstillende Taktisk kriseledelse Niveau: Tilfredsstillende Stabsarbejde Niveau: Mindre tilfredsstillende Informationsteknologi Niveau: Mindre tilfredsstillende Krisekommunikation Niveau: Tilfredsstillende Talsmandsfunktion Niveau: Tilfredsstillende Operativ indsats inden for organisationens ansvarsområder i afdelingerne Niveau: Mindre tilfredsstillende Uddannelse af personel Der udarbejdes og foretages en løbende revidering af listen med kompetencer med de personer, som er uddannet til at varetage de enkelte funktioner. 5.5 Øvelser Formålet med lave øvelser er at afprøve og udvikle Roskilde Kommunes organisation i tilfælde af større og ekstraordinære hændelser. Øvelserne skal foretages regelmæssigt og varieret Hvad skal der øves I skal der særlig fokus på Strategisk, Taktisk og Operativ ledelse. Øvelserne fremgår af Beredskabsprogrammet Hvem skal øve Kommunes krisestab, delområdernes kriseledelse, indsatsledelse. Hertil kommer øvelser med eksterne samarbejdspartnere. Der gennemføres øvelser på planspil med politi, præhospitale enheder og beredskabet hver den første mandag i måneden. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 15

16 5.5.3 Hvordan skal øvelserne forløbe Øvelserne kan udføres som: Dilemmaøvelser Procedureøvelser Krisestyringsøvelser Fuldskalaøvelser 5.6 Evaluering I forlængelse af alle større og ekstraordinære indsatser og øvelser skal der foretages en evaluering mht. den operative indsats og krisestyring. Der er nedsat en uvildig gruppe, som udarbejder en evaluering for indsatsen eller øvelsen. Udarbejdelsen af en evaluering En evaluering skal udarbejdes således, at den afspejler den aktuelle hændelse eller øvelse. Evalueringen skal målrettes således, at den giver et relevant billede af indsatsen eller øvelsen. Følgende forhold kan indgå i evalueringen: er relevante forebyggelsestiltag iværksat havde personalet den fornødne kompetence er der planer eller retningslinjeer som skal justeres kunne indsatsen eller øvelsen være foretaget på anden vis, materiel, teknik er der arbejdsgange som bør ændres Udførelsen af en evaluering Efter en indsats eller før en øvelse nedsættes en gruppe som ikke har eller har haft aktiv del i den aktuelle indsats eller øvelse. Gruppen fastsætter evalueringskriterierne således, at alle områder belyses, hvilket kan medføre forskellige evalueringer af de enkelte funktioner. Evalueringskriterierne skal fastsættes, så resultatet kan bruges konstruktivt, f.eks. i forbindelse med revidering af beredskabsplan, ændring af rutiner/arbejdsmetoder, nyt materiel osv. Viden indsamling og konklusion af evaluering En evaluering afsluttes med at evalueringsgruppen samler informationerne og laver en konklusion ud fra informationerne. Konklusionen skal indeholde en anbefaling til Roskilde Brandvæsens ledelse, der udarbejder handlingsplan til Roskilde Kommunes Beredskabskommission / Byråd. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 16

17 5.7 Beredskabsplaner Beredskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Roskilde Kommunes ansvar og opgaver i forbindelse med varetagelsen af dagligdagen og ekstraordinære og større hændelser. Planens gyldighedsområde Beredskabsplanen gælder for Roskilde Kommune, herunder. Såfremt det bliver nødvendigt at inddrage ressourcer fra andre afdelinger, vil dette ske efter konkret aftale mellem den enkelte afdeling og. Planens centrale præmisser Denne generelle beredskabsplan bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Beredskabsplanen tager udgangspunkt i sektoransvarsprincippet. Hver afdeling har ansvaret for sikring af fortsat drift af egne opgaver, også i krisesituationer. Afdelinger kan aftale sig ud af den egentlige praktiske udførelse af opgaverne. Aftalerne er en del af denne beredskabsplan. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Roskilde Kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. Krisestaben er omdrejningspunktet for Roskilde Kommunes samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise (fastlægges på 1. stabsmøde) og kan overordnet bestå i en skeletbemanding eller stabsbemanding. Afhængig af den konkrete krise løser en række opgaver i basisorganisationen, uanset om der er etableret skeletbemanding eller fuld bemanding af staben. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende - både for udfærdiger og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Roskilde Kommunes samlede situationsbillede (se bilag 3), som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Roskilde Kommunes krisestyring. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 17

18 Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til Roskilde Kommunes samlede situationsbillede skal afleveres på eller senest én time inden næste stabsmøde, jf. bilag 4. Dagsorden for stabsmøde fremgår af bilag 4. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne retningslinjeer m.v. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger Roskilde Kommune skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter har indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan - normalt efter forudgående drøftelse med Beredskabskommissionen i Roskilde Kommune - iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov. er i samarbejde med kontaktgruppen ansvarlig for ajourføring af denne plan. skal mindst 1 gang om året planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Roskilde Kommune afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 18

19 5.7.1 Aktivering og drift af Roskildes krisestab Krav til krisestaben Roskilde Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest [1] time efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum [3] døgn. Roskilde Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til tværgående stabe m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum [3] døgn med [1-2] forbindelsesofficerer pr. stab i 12-timers vagter Målet med aktivering og drift af Roskilde Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Roskilde Kommunes stab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Såfremt varsler, alarmer m.v. modtages af basisorganisationen eller af vagthavende medarbejder skal disse straks videregives til Roskilde Kommunes krise vagtcentral under s vagtcentral. (uden for normal arbejdstid). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab/dcok varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne Instruks for håndtering af varsler og alarmer (indgår i vagtcentralens håndbog) Aktivering af Roskilde Kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende sammen med Indsatslederen i Roskilde brandvæsen vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Roskilde Kommunes daglige beredskab, skal vedkommende kontakte s Chefvagt. Chefvagten skal sikre, at der opnås kontakt til og informeres om situationen til Beredskabschefen i Roskilde Kommune () Chefen for involverede afdeling Borgmesteren i Roskilde Kommune Kommunaldirektøren i Roskilde Kommune Teknisk direktør i Roskilde Kommune Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 19

20 Oplysninger om telefonnumre og adresser findes i telefonlisten på Roskilde Kommunes intranet og i denne Beredskabsplans IT-platform. Herefter beslutter den fungerende Borgmester og Beredskabschef: om krisestaben skal aktiveres på hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor) med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se pkt samt bilag 9). Når disse beslutninger er truffet, påbegynder vagthavende medarbejder på Roskilde Brandvæsens vagtcentral at iværksætte aktiveringen (jf. pkt ). Aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab (fuldt etableret beredskab) Tilkaldelse af eksterne ressourcer Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Vagthavende medarbejder på vagtcentralen i kontakter chefer eller souschefer (jf. pkt ), som derefter kontakter egne medarbejdere. Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. i Roskilde Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Roskilde Kommunes opgaver. Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for, at Roskilde Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Såfremt hændelsens overstiger Roskilde kommunes egne ressourcer, skal der tilkaldes ekstra ressourcer, som sikre en forsvarlig opgavevaretagelse. Rekvireringen sker igennem Koordinerende ledelse i politiet Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 20

21 Sammensætningen af Roskilde Kommunes krisestab Følgende funktioner er faste medlemmer af Roskilde Kommunes krisestab, og chef eller souschef skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer: Borgmester (Stabschef) Byrådets repræsentant. Direktionen i Roskilde Kommune Kommunikationsenheden Beredskabschefen Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra Roskilde Kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt Krisestab i Roskilde Kommune Kommunal direktør Vicekommunal direktør Teknisk direktør Borgmester Stabschef Pressechef Beredskabschef Social/sundhed direktør Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager receptionen de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetager den vagthavende medarbejder disse opgaver. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 21

22 De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Receptionen eller vagthavende medarbejder skal føre en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde, skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (normalt jf. bilag 2). Klargøring af krisestyringsrummet ved Krisestaben anvender krisestyringsrummet i kælderen på brandstation, Roskilde Brandvæsen. Indretning af stabsrummet fremgår af bilag 9. Hvis ikke krisestyringsrummet kan være klar inden 1. stabsmøde afholdes mødet i UI på brandstationen. Retningslinje for klargøring af stabsrum Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Orientering af fremmødte/medlemmer i staben I receptionen opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef, der har besluttet, at Roskilde Kommunes stab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail. Roskilde Kommunes log startes og overvågningen af hovedtelefonnummer [ ] og hovedpostkasse, roskildebrandvaesen@roskilde.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af receptionen eller vagthavende medarbejder, indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Retningslinje for logføring og journalisering Generel orientering af Roskilde Kommunes medarbejdere Roskilde Kommune orienteres via og Roskilde Kommunes intranet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Meddelelse til medarbejderne om aktivering af Roskilde Kommunes krisestab Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 22

23 Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af chefen for Direktionssekretariatet og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde. PÅ mødet deltager Koordinerende leder fra Midt og Vestsjællands politi, med henblik på at fastlægge om situationen kan håndteres af Roskilde Kommune, eller om Politiets Koordinerende leder skal involveres og deltage i stabens arbejde.. Dagsorden for 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af kriselederne og stabschefen. Mødet ledes normalt af stabschefen og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Dagsorden for stabsmøder Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Det er den enhed, som har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som har ansvaret den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret, også uden for normal arbejdstid. Sekretariatsbistand har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til stabschefen, herunder især medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logførere, sekretærer og referenter. Udarbejdelse af Roskilde Kommunes situationsbillede har det overordnede ansvar for at udarbejde Roskilde Kommunes situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel Roskilde Kommunes krisekommunikation Kommunikationsenheden har det overordnede ansvar for Roskilde Kommunes informationer til borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende Roskilde Kommunes krisekommunikation fremgår af kapitel Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) har det overordnede ansvaret for Roskilde Kommunes interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt m.v. Større måltider serveres som udgangspunkt kl. 8, 12 og 18. I tilfælde af en langvarig krise træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 23

24 sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed for staben. IT Roskilde Kommunes IT afdeling har det overordnede ansvar for, at krisestabens IT fungerer og yder øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer. GIS Geodata afsnittet og har det overordnede ansvar for at betjene Roskilde Kommunes geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben. Geodata Afdelingen giver møde straks efter anmodningen fra krisestaben. Betjening af de sikrede kommunikationsmidler har det overordnede ansvar for at betjene Roskilde Kommunes sikrede kommunikationsmidler, samt at modtagne og afsendte klassificerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser Udsendelse af forbindelsesofficerer er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Den Lokale Beredskabsstab National Operativ Stab International Operativ Stab Forholdsordre til Roskilde Kommunes forbindelsesofficerer Links til andre myndigheders planer har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesofficererne og at udsendelse sker i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Roskilde Kommunes krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis kriselederen og stabschefen 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben indkalder afløserne og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 24

25 Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. Retningslinje for afløsning af deltagerne i krisestaben Roskilde Kommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestabe ikke kan anvende s normale lokaler og faciliteter på brandstationen i Roskilde samles krisestaben på Station Jyllinge, Frederiksborgvej 561, 4000 Roskilde Retningslinje for klargøring af Roskilde Kommunes alternative mødested Håndtering af informationer om krisen Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Roskilde Kommunes stab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation. Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af Roskilde Kommunes situationsbillede skal foreligge inden for [1 time] efter aktiveringen af krisestaben. Roskilde Kommunes opdaterede situationsbillede skal fordeles til stabsmedlemmerne senest [15] minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Roskilde Kommunes log Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Roskilde Kommunes foresatte enhed Roskilde Kommunes decentrale enheder Roskilde Kommunes basisorganisation Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesofficerer) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Roskilde Kommune via: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) Videokonference Fax SINE nettet Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 25

26 Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om, hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer der skal indføres forstærket overvågning af. Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsenheden skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved [myndighedens] decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordning er sat i værk, skal de decentrale enheder hver [3.] time og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde sende krisestaben en ajourført situationsrapport på roskildebrandvaesen@roskilde.dk. Skabelon for indrapportering fra myndighedens decentrale enheder Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (SITREP) Roskilde Kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Videresendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet uanset hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. Mails videresendes til roskildebrandvaesen@roskilde.dk, telefoner omstilles til krisestyringsrummets hovednummer ( ) eller telefonbeskeder overdrages til stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen. Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 26

27 Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er stabschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. yder sekretariatsbistand til stabschefen, jf. pkt Det indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt stabens beslutninger i Roskilde Kommunes log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Stabschefen godkender inden fordeling. Retningslinje for logføring og journalisering Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Roskilde Kommunes side afleveres direkte til stabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder Roskilde Kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse (se pkt. 0.). Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 27

28 Opstilling af myndighedens samlede situationsbillede har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre Roskilde Kommunes samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Roskilde Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder, jf. pkt Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Roskilde Kommunes samlede situationsbillede (bilag 3). Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Roskilde Kommunes samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøder (hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, Roskilde Kommunes basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på roskildebrandvaesen@roskilde.dk senest 1 time inden næste planlagte stabsmøde. Roskilde Kommunes samlede situationsbillede fordeles til stabsmedlemmerne senest [15] minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Med stabschefens godkendelse fordeles Roskilde Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet. Skabelon for myndighedens samlede situationsbillede Retningslinje for opstilling af situationsbilledet Fordelingsliste vedrørende Roskilde Kommunes situationsbillede Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 28

29 5.7.2 Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af [myndighedens] kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Roskilde Kommunes decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Roskilde Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Roskilde Kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil krisestaben beslutter andet. Stabschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Roskilde Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Roskilde Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af med udgangspunkt i indrapporteringer fra Roskilde Kommunes decentrale enheder (se bilag 6), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Retningslinje for opstilling af overblik over ressourcer Roskilde Kommune Beredskabsplan / Plan for fortsat drift Side 29