Beskæftigelse, Social og Økonomi Økonomi og Ejendomme Sagsnr. 252743 Brevid. 1981093 Ref. MAWA Dir. tlf. 46 31 30 67 Mariewaar@roskilde.dk NOTAT: Konklusioner på fordelingsregnskab og analyse af brandvæsenets opgaver 24. september 2014 På baggrund af beslutning i Økonomiudvalget d. 11.12.2013 blev der primo 2014 udarbejdet særskilte regnskaber for brandvæsenets kørselsordninger. De revisionspåtegnede regnskaber blev godkendt i ØU d. 9.4.2014. Arbejdet med udarbejdelse af regnskaberne viste, at der med fordel kunne sættes fokus på mere gennemsigtighed i styringen af brandvæsenets opgaveportefølje, herunder økonomi på de enkelte opgaver. Det blev på denne baggrund anbefalet, at gennemføre en omkostningsanalyse (ABC) på tværs af Roskilde Brandvæsens områder. Resultaterne af omkostningsanalysen er nu klar. Analysen er udarbejdet af forvaltningen. Beregninger, fordelingsnøgler og konklusioner er drøftet med revisionsfirmaet KPMG/EY med henblik på at sikre, at analysen følger de generelle regler og principper for god regnskabsføring. Analysen tydeliggør, hvad brandvæsenets enkelte opgaver koster at løse, herunder hvordan brandvæsenets øvrige opgaver hver især bidrager til finansiering af kerneopgaven brand. Analysen kan derfor ses, som en del af forberedelserne til den effektivisering og udskillelse af beredskabsområdet, der er lagt op til i økonomiaftalen mellem regeringen og KL fra 2015 og frem. Brandvæsenets opgaver Brandvæsenets kerneopgave er brand (afhjælpende og forebyggende). Denne opgave er en kommunal myndighedsopgave, som finansieres af en bevilling fra Roskilde Kommune. Brandvæsenet varetager dog samtidig en række andre opgaver, som de enten har vundet ved udbud, eller som det er vurderet økonomisk og kvalitetsmæssigt fordelagtigt at placere hos brandvæsenet. Nedenstående liste viser brandvæsenets øvrige opgaver i 2013. Som det fremgår, er nogle af disse opgaver finansieret af en bevilling knyttet til opgaven. Andre er finansieret af indtægter knyttet til opgaven. Ambulancekørsel (vundet ved regionens udbud af opgaven) Rutekørsel for skolebørn (midlertidigt hjemtaget inden genudbud) Rutekørsel for ældre (opgaven hjemtaget efter kontrolbud) Kørsel for Materielgården (opgaven hjemtaget efter kontrolbud) Madudbringning (opgaven hjemtaget efter kontrolbud) Overvågning af alarmer (indtægtsdækket ej udbudt) Vagtordning (bevilling) Servicering af alarmer (indtægtsdækket ej udbudt) Administration af kommunens forsikringer (bevilling) Kommunalt kørselskontor (bevilling) Indtægtsdækket virksomhed i relation til myndighedsopgaven herunder slukkereftersyn, kursusvirksomhed mv. (indtægtsdækket ej udbudt)
Side2/5 Omkostningsregnskab For de af brandvæsenets opgaver, der er vundet ved tilbud/kontrolbud, er det relevant, at lave et fordelingsregnskab efter omkostningsmæssige regnskabsprincipper, hvor også indirekte udgifter til bygninger, materiel, forpligtelser mv. tælles med. Det omkostningsmæssige regnskab kan vise, hvorvidt de tilbudte priser har været realistiske i forhold til den faktiske udførsel af opgaven. Omkostningsregnskab for de enkelte opgaver er vist i nedenstående tabel: Mio. kr. (-)=merforbrug, (+)=mindreforbrug Nettoresultat i 2013 (omkostningsregnskab) -0,1 1,2-1,4-0,8 0,0-1,1 Madudbringning Ambulance Daghjem/træning SCR Materielgård I alt De omkostningsbaserede regnskaber viser, som det også fremgik af de tidligere fremlagte kørselsregnskaber, at brandvæsenets to rutekørselsopgaver i 2013 giver underskud. Underskuddet kan forklares med ændrede forudsætninger i antal kørsler samt ekstraordinære udgifter i 2013 til overarbejdstidsbetaling. For kørsel for materielgården svarer omkostninger til indtægter, og der er således balance. På madudbringning er der et mindre underskud på 0,1 mio. kr., som forventes udlignet i de øvrige kontraktår. På ambulancekørslen er der et overskud på 1,2 mio. kr. Det er resultatet af den samlede kontraktperiode, der afgør, hvorvidt opgaven er udført i overensstemmelse med de tilbudte priser. For opgaver, der er hjemtaget efter kontrolbud, står det kommunen frit for, hvordan de efterfølgende vil forvalte opgaven, og kommunen er derfor ikke forpligtet til at overholde de økonomiske forudsætninger, der indgik i kontrolbuddet. Udgiftsregnskab Brandvæsenet har i den økonomiske styring af deres opgaver taget udgangspunkt i det udgiftsbaserede regnskab dvs. udgifter til løn, ledelse, administration, diverse materialer og aktiviteter, leje af bygninger og materiel samt indtægter, der er hhv. afholdt og modtaget det pågældende år. Der er således ikke taget hensyn til udgifter af mere teknisk karakter som fx afskrivninger på bygninger og materiel, indirekte udgifter til rådhuspersonale mv. da det er udgifter, som brandvæsenet ikke hidtil har skullet afholde det enkelte år.
Side3/5 Udgiftsregnskabet for de enkelte opgaver er vist i nedenstående tabel: Mio. kr. (-)=merforbrug, (+)=mindreforbrug Brand - afhjælpende Brand - forebyggende Madudbringning Servicering af alarmer Kørselskontor Nettoresultat i 2013 (udgiftsregnskab) -5,1 0,7 0,0 0,8-0,2 1,6 3,0-0,4-0,3-0,3 0,0 0,0 0,7 0,3 0,8 Indtægtsdækket virksomhed (brandeftersyn, kursusvirksomhed mv.) Ambulance Daghjem/træning SCR Andre kørsler Materielgård Forsikringsafdeling Overvågning af alarmer Servicevagter I alt Udgiftsregnskabet viser, at brandvæsnet samlet set i 2013 har overskud på 0,8 mio. kr. Dette overskud er generet til trods for, at brandvæsnet i 2013 har løst ekstraordinære opgaver, som stormflod uden ekstra bevilling. Endvidere har 2013 indeholdt ekstraordinære udgifter i forbindelse med afslutning af den ene af delkontrakterne på ambulancekørsel, hvor der er afholdt udgifter til overarbejde i forbindelse med ansættelsesstop samt hensat ekstra midler til forpligtelser vedr. feriepenge og leasing, der skal afholdes ved ophør af kontrakten i 2014. Udgiftsregnskabet viser dog også, at kerneopgaven brand reelt er dyrere end den afsatte bevilling til formålet indikerer. Der er i 2013 brugt 5,1 mio. kr. mere på afhjælpende indsats end, der er givet i bevilling til formålet. Dette har kunnet lade sig gøre uden merudgifter for kommunen, fordi en række af de andre opgaver, brandvæsenet løser, giver et overskud, som er med til at finansiere kerneopgaven. Heraf er nogle opgaver i tæt relation til kerneopgaven (slukkereftersyn, kursusvirksomhed og generel alarmovervågning), hvor andre kan karakteriseres som værende mere i periferien af de opgaver, et brandvæsen typisk vil løse (fx forsikringsadministration, rutekørsel og ambulancekørsel). Overskud på andre opgaver har været en åben strategi fra brandvæsenets side, og har resulteret i, at Roskilde Kommune driver brandvæsen billigere end mange andre kommuner. Det skal i denne sammenhæng bemærkes, at såfremt brandvæsenet ikke længere løser disse øvrige opgaver, ville det derfor alt andet lige kræve en højere bevilling til kerneopgaven. Overskud skyldes bl.a. at brandvæsenet har formået at udnytte synergi mellem forskellige opgaver. De allerede eksisterende ressourcer er brugt til også at favne nye opgaver uden merudgift. Det gælder bl.a. vagtcentralen, hvor de samme medarbejdere i nogle tilfælde kan dække både brand, ambulance, rutekørsel og alarmovervågning. Overskud skyldes også, at brandvæsenet pt. ikke afregnes for deres indirekte omkostninger som bidrag til rådhuspersonale, afskrivninger på materiel, moms mv. selvom disse omkostninger indgår i forudsætningerne for de opkrævede indtægter knyttet til flere opgaver. Derfor får brandvæsenet i praksis indtægter til formål, de ikke har udgifter til. Fx vil en andel af indtægter på ambulancekørsel ifølge forudsætningerne være målrettet bidrag til rådhuspersonale. Når brandvæsenet ikke viderebetaler denne andel af deres indtægt som et administrationsbidrag til rådhuset, generes et overskud, som brandvæsenet kan bruge til andre formål.
Side4/5 At brandvæsenet ikke løbende afregnes for indirekte omkostninger gør det sværere løbende at følge, hvorvidt opgaver, der er vundet ved tilbud/kontrolbud, løses i overensstemmelse med de økonomiske forudsætninger, der lå til grund for tilbuddet. Med henblik på at skabe en mere gennemsigtig styring vil det være hensigtsmæssigt, at brandvæsenet i forbindelse med denne type opgaver løbende afregnes for indirekte omkostninger jf. næste afsnit. Det vil betyde, at brandvæsenet ikke længere kan disponere over disse ekstra ressourcer, som indirekte finansiering til andre formål. Det må derfor forventes, at der fremover hurtigere vil være behov for en ekstra bevilling, når brandvæsenet skal løse ekstraordinære opgaver, end det har været tilfældet indtil nu. Mere gennemsigtig styring Det er formålet med denne analyse, at pege på metoder til at skabe en mere gennemsigtig styring af brandvæsenets opgaver. Et centralt punkt vil i denne sammenhæng være at gøre det lettere, at følge med i, hvorvidt brandvæsenet løser de enkelte opgaver i overensstemmelse med de økonomiske forudsætninger, der ligger til grund for opgaveløsningen. For at muliggøre dette, skal den nuværende afdelingsstyring udskiftes med en mere direkte opgavestyring. De enkelte opgaver skal registreres særskilt i økonomisystemet, og eventuelle udgifter/indtægter, der går på tværs af opgaver skal løbende fordeles på de enkelte opgaver efter en retvisende og objektiv fordelingsnøgle. Dette drejer sig bl.a. om udgifter til den fælles administration og ledelse hos brandvæsenet. Endvidere bør alle bevillinger tilpasses til de økonomiske forudsætninger for den enkelte opgave. For opgaver vundet ved kontrolbud vil det betyde, at det ikke er tilstrækkeligt, at der gives en udgiftsbevilling til direkte udgifter som løn, materiel mv. Der bør også gives en udgiftsbevilling til de indirekte udgifter, der indgår i de økonomiske forudsætninger for prisberegningen, herunder udgifter til administrationsbidrag til rådhuspersonale, afskrivninger på materiel og bygninger, indregnet moms samt hensættelse til forpligtelser i forbindelse med feriepenge mv. I praksis vil det betyde, at brandvæsenet vil skulle betale et årligt beløb til hhv. den centrale administration, en mellemregningskonto (afskrivninger samt hensættelser til forpligtelser) samt kommunekassen (indregnet moms og afskrivninger på faste bygninger mv.) En sådan økonomistyring vil medføre, at der via økonomisystemet kan følges med i balancen mellem udgifter og indtægter på alle opgaver, samt at brandvæsenets ordinære regnskab vil vise hvilke opgaver, der giver hhv. underskud og overskud, og hvilke der løses i overensstemmelse med de oprindelige forudsætninger. Anbefalingerne er samlet i en række økonomiske principper, som fremgår af næste side.
Side5/5 Forslag til økonomiske principper Udgifts- og indtægtsbevilling tilpasses de økonomiske forudsætninger, der indgår i beregningen af tilbud/kontrolbud på den enkelte opgave. Det betyder, at: Brandvæsenet får et indtægtskrav svarende til de forventede indtægter. Brandvæsenet får en udgiftspost til direkte udgifter knyttet til opgaveløsningen. Brandvæsenet får en udgiftspost til indirekte udgifter til lokal ledelse og administration Brandvæsenet får en udgiftspost til indirekte udgifter til central administration (rådhusbidrag). Brandvæsenet får en udgiftspost til indirekte udgifter til hensættelser i forbindelse med forpligtelser (fx feriepenge og leasingudgifter efter kontraktudløb) og afskrivninger på materiel, der hensættes på en statuskonto. Brandvæsenet får en udgiftspost til indirekte udgifter til indregnet moms, afskrivninger og forrentning på faste bygninger mv. Udgifter og indtægter knyttet til opgaven bogføres separat på de enkelte opgaver efter objektive og retvisende fordelingsnøgler, så det er muligt, at følge, hvorvidt opgaven løses i overensstemmelse med de økonomiske forudsætninger, der lå til grund for tilbudsgivning. Samme principper gælder også andre enheder, der varetager opgaver vundet ved tilbud/kontrolbud. I forslag til tilretning af brandvæsenets nuværende bevillinger indgår følgende: Ambulancekørsel i delområde 2 (Solrød, Køge og Greve) er forlænget et år frem til 31. januar 2016. Dette medfører et behov for en yderligere indtægts- og udgiftsbevilling til ambulancekørsel på 42,9 mio. kr. i 2015 og 3,9 mio. kr. i 2016. Gennemgang af brandvæsenets økonomi har vist, at både indtægts- og udgiftsbevilling til ambulancekørsel har været for lave. De opjusteres derfor til det niveau, de bør være med 7,8 mio. kr. i 2014. Gennemgang af brandvæsenets økonomi har vist, at både indtægts- og udgiftsbevilling til brandvæsenets øvrige områder samlet set har været for høje. De nedjusteres derfor til det niveau, de bør være med 2,1 mio. kr. i 2014 i 8,0 mio. kr. i 2015.