Praktikforhold Sidst opdateret 16-05-2006/version 1.0/Steen Eske Christensen Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler praktikforhold. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med praktikforhold. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Vejledningen er lagt om til det nye layout og der er foretaget en del mindre tilretninger. De mere banale er ikke vist med rettelsesmarkeringer. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse Uddannelsesaftale En uddannelsesaftale er en aftale der indgås mellem en virksomhed og en elev. Aftalen oprettes i EASY-P og overføres herfra til EASY-A. skolepraktik Elever der ikke kan få en uddannelsesaftale med en virksomhed kan på nogle uddannelser alligevel gennemføre deres erhvervsuddannelse i skolepraktik på skolen. Praktiksted/ lærested Den virksomhed/lærested hvor eleven gennemfører den del af sin uddannelse som ikke forgår på skolen. Praktikaftaler Er en anden betegnelse for uddannelsesaftaler. Se uddannelsesaftaler. 1
Aftaler Er en anden betegnelse for uddannelsesaftaler. Se uddannelsesaftaler. Generelt Denne vejledning beskriver administrationen af praktikforhold og anvendelsen af oplysningerne i henholdsvis EASY-P og EASY-A. Aftalerne skal oprettes i EASY-P, hvorfra oplysningerne overføres til EASY-A systemet på den skole, som er registret som arrangerende skole på aftalen. Herfra kan oplysningerne sendes videre til andre skoler - f.eks. i forbindelse med udlån eller flytninger. Da anvendelsen af aftalernes oplysninger er væsentlig forskellig i EASY- P og EASY-A, kan der i nogle situationer være vanskeligheder med at overføre oplysningerne til EASY-A. For at lette administrationen er der dels nogle muligheder for at rette visse oplysninger om eleven i EASY-A, og dels visse muligheder for at registrere afvigende oplysninger om aftalen i EASY-A. Dette er gjort for at muliggøre skolernes planlægning af elevernes undervisning, selv om oplysningerne på aftalen i EASY-P ikke er på plads endnu, eller af andre årsager ikke viser de forhold, der skal lægges til grund for planlægningen. Arbejdsgange I de følgende beskrives nedenstående emner: Oprettelse og vedligeholdelse af aftaler i EASY-P Opbygning af EASY-P Registrering af aftaler Aftaleoverlapning Tip Overførsel af oplysninger til EASY-A Indlæsning af aftaler i EASY-A Lokale tilretninger af aftaler i EASY-A Oprettelse af lokale aftaler i EASY-A Oprettelse og vedligeholdelse af aftaler i EASY-P Dette afsnit beskriver kort, hvorledes uddannelsesaftalerne oprettes, ajourføres og evt. slettes i EASY-P. Formålet er alene at give et overblik, der kan give forståelse for dataenes flow. Dette kan ikke bruges som et redskab til administrationen af og registreringen af uddannelsesaftaler i 2
EASY-P her henvises til EASY-P webbens vejledninger, der ligger under dokumentation, bl.a. Den administrative vejledning Registrering af ordinære aftaler Registrering af virksomheder, praktiksteder og godkendelser Opbygning af EASY-P Data vedrørende uddannelsesaftaler i EASY-P er organiseret i en pyramidestruktur: Virksomhedsniveauet med PV01 Virksomhed: Registrering som det øverste niveau i pyramiden. Dette vindue indeholder hovedvirksomheden, f.eks. Coop Danmark A/S. Virksomhederne opdateres automatisk med udgangspunkt i deres CVRnummer. Hvis virksomheden ikke afregner løn på sit CVR-nr., men i stedet et særskilt nummer, er dette angivet i feltet AER-lønnr. og vil blive sendt med aftalen fra EASY-P til EASY-A. I dette vindue er også en oversigt over hovedvirksomhedens underafdelinger her kaldet læresteder dvs. de adresser hvorpå eleverne fysisk er. Lærestederne er 2. niveau i EASY-Ps pyramidestruktur. Registrering på lærestedsniveauet foregår på PL01 Lærested: Registrering. 3
Dette vindue indeholder et givent lærested, der hvor eleven rent faktisk befinder sig. Ofte er virksomheden og praktikstedet identiske det er i situationer hvor virksomheden kun har én afdeling - men ved større virksomheder, kan der være mange læresteder i eksemplet med Coop Danmark A/S vil de enkelte Brugser, Superbrugser, Kvickly er osv. ligge som læresteder under virksomheden Coop Danmark A/S. Lærestedet er kædet sammen med virksomheden ved hjælp af CVR/SEnummeret. Lærestederne har samme SE-/CVR-nummer som virksomheden. For at kunne skelne mellem dem, får de ved oprettelsen i EASY-P automatisk et løbenummer, som også følger dem i EASY-A. Bemærk, at hvis lærestedet bruger et andet SE-nummer til lønafregning end andre af virksomhedens læresteder, vil dette fremgå af feltet AER-lønnr. I dette vindue er også en oversigt over lærestedets forskellige godkendelser. Godkendelserne er 3. niveau i EASY-Ps pyramidestruktur. Registrering af godkendelser sker ipg01 Godkendelse: Registrering. 4
Dette vindue indeholder oplysning om, hvilke uddannelser og specialer det enkelte lærested er godkendt til at uddanne elever inden for, samt oplysninger om forudsætninger og begrænsninger for ansættelsen af elever. Nederst i dette vindue ses også om der er registreret aftaler på godkendelsen. Aftalevinduet er 4. niveau i EASY-Ps pyramidestruktur. Registrering af uddannelsesaftaler sker i PA01 Aftale: Registrering. 5
Dette vindue indeholder oplysninger om den enkelte uddannelsesaftale. Aftalen er naturligvis registreret under den godkendelse den hører til. Registrering af aftaler Registrering af aftaler uddannelsesaftaler sker i EASY-P på vinduet PA01 Aftale: Registrering (se skærmbillede ovenfor), PA06 Skolepraktik eller PA07 Praktik i udlandet. Se nedenstående skærmbilleder) 6
7
Aftaler kan tilsvarende være af tre forskellige kategorier: Aftaler på virksomheder Aftaler om skolepraktik Aftaler om praktik i udlandet På vinduerne er der en række felter, som bliver overført til EASY-A og derfor har betydning som samspillet mellem de to systemer. Obligatorisk aftaletype: Angiver hvilken type aftale der er tale om (fx. Skolevej, Praktikadgangsvej eller aftaler under skolepraktik eller PiU). Supplerende aftaletype: Bruges til at angive andre oplysninger, der er relevante for uddannelsesaftalen, og som er interessante for statistikformål, økonomiske tilskud og lignende. F.eks. om det er et restlæreforhold (dvs. at eleven tidligere har haft en aftale om samme uddannelse) eller hvad der er mere interessant for EASY-A om det er et tillæg til en uddannelsesaftale, er en kort aftale, flexkombinationsaftale, Ny mesterlære eller en del af en ordinær kombinationsaftale: Tillæg til aftale: EASY-P afspejler de juridiske dokumenter, som parterne har indgået. For hver gang parterne ændrer i en uddannelsesaftales indhold, skal der oprettes et tillæg til aftalen. I EASY-P vises dette ved at den oprindelige uddannelsesaftale afbrydes i PA01 ved at afslutningsdatoen rettes til datoen før tillæggets ikrafttræden. Uddannelsesaftalen passiveres med en kode (afslutningsårsag), der fortæller hvorfor denne aftale er afbrudt. Derefter oprettes tillægget i PA01 som en ny uddannelsesaftale med samme obligatoriske aftaletype som den oprindelige aftale, samt en supplerende aftaletype, der fortæller hvilket slags tillæg det er ( ændring af periode, ejerskifte af virksomhed, ændring af speciale eller andet), og i feltet Start indtastes datoen for tillæggets ikrafttræden. Ved ændring af selskabsform, hvor der ikke sker ændringer i ledelse, dvs. af rent skattemæssige årsager, bruges en speciel blanket Ændring af CVR/SE-nummer. I dette tilfælde sker der en flytning af hele lærestedet til det nye CVR-nummer. Kombinationsaftale: Et uddannelsesforhold kan bestå af flere uddannelsesaftaler med to eller flere virksomheder, der tilsammen dækker hele uddannelsestiden. I sådanne tilfælde oprettes de enkelte perioder under de enkelte læresteders godkendelser, således at det fremgår af systemet, hvornår eleven er i hvilken virksomhed. For at man i det enkelte PA01-vindue samt i statistiksammenhænge kan se, at det kun er dele af en aftale, får aftalen foruden den obligatoriske aftaletype også en supplerende aftaletype Delaftale/kombinationsaftale. Den sidste delaftale i en kombinati- 8
onsaftale har en særlig supplerende aftaletype 1060 Sidste delaftale/kombinations-aftale. Kontaktskole: Den skole, som sidst har haft eleven tilmeldt som praktikpladssøgende. Har eleven ikke været registreret som praktikpladssøgende er kontaktskolen den skole, der har foranlediget, at personen optræder i EASY-P. Enten fordi eleven har gennemført en 2. skoleperiode/et grundforløb på skolen, eller skolen har oprettet eleven i forbindelse med en uddannelsesaftale. Dette begreb findes ikke i EASY-A. Arrangerende skole: Den skole, der indkalder eleven til skoleophold (eller sørger for at eleven bliver udlånt hvis det er en handelsskole). Bemærk at feltet i EASY-A kun vil være udfyldt, hvis den arrangerende skole er forskellig fra kontaktskolen. Arkivskole: Den skole, der har registreret og opbevarer uddannelsesaftalen (og dermed har ansvaret for aftalen). For handelsskolerne er arrangerende skole og arkivskole næsten altid den samme. For de tekniske skoler er det samme gældende, når aftalen registreres, men det sker ikke sjældent at arrangerende skole ændres længere henne i uddannelsesforløbet. Det skyldes, at de tekniske skoler via EASY-A overfører eleven til den næste skole i de tilfælde, hvor eleven ikke kan færdiggøre uddannelsen på den skole, hvor den/de første skoleophold tages. Når en elev via EASY-A overføres til en anden skole, ændres skolenummeret i feltet Arr.skole i PA01 i EASY-P automatisk til den nye skoles nummer. I EASY-P kan der IKKE ændres i feltet Arr. skole, når først aftalen er registreret. Færdigfeltet: Udfyldes når praktikkontoret har kontrolleret at aftalen er korrekt udfyldt i overensstemmelse med uddannelsesbekendtgørelsen og lovgivningen i øvrigt herunder at praktikstedet er godkendt til praktikforholdet. Datoen for færdigregistreringen overføres til EASY-A, A648 Aftaleoversigt, feltet godkendt. 9
Først når dette er sket, virker den automatiske AER indberetning. Afslutningsårsag: En uddannelsesaftale passiveres ved at indtaste en kode for afslutningsårsag. Koden angiver årsagen til passiveringen, f.eks. udlæring eller ophævelse af aftalen. Disse kan ses i vinduet PT10 Afslutningsårsager (bemærk, at man herved får afslutningsårsager for alle 3typer praktikforhold). Hvis en aftale ophæves før den træder i kraft, ændres periodeslut til samme dato som periodestart og får afslutningsårsag 1107 Annulleret. Hvis en kombinationsaftale ophæves, vil evt. endnu ikke påbegyndte delaftaler blive afsluttet på samme måde. En evt. ny uddannelsesaftale vil derfor kunne overlappe med disse annullerede delaftaler. Det skulle dog ikke give problemer jf. overlapningsreglerne nedenfor. Formodet afsluttet: Hvis man har en velbegrundet formodning om, at en uddannelsesaftale er afsluttet en given dato, men man ikke har modtaget en ophævelse (og man således ikke kan registrere en afslutningsårsag), kan man i stedet skrive datoen i Formodet afsluttet. Dette kan fx. ske, hvis man har modtaget en ny uddannelsesaftale til registrering, men ikke har modtaget en ophævelse på den forrige. Det er en midlertidig foranstaltning at forregistrere den nye aftale. Man skal her være opmærksom på, at den nye aftale ikke kan færdigregistreres før den oprindelige aftale er afsluttet rigtigt, hvilket betyder, at den automatiske AER ikke fungerer, før den formodede afsluttede aftale er afsluttet korrekt. Uddannelsesaftale med en virksomhed Uddannelsesaftaler med en virksomhed oprettes på PA01 Aftale: Registrering. Den obligatoriske aftaletype angiver om det er en ordinær uddannelsesaftale som er påbegyndt ad skolevejen (kode 1001) en ordinær uddannelsesaftale som er påbegyndt ad praktikadgangsvejen (kode 1002) en delaftale under skolepraktik (kode 1082) se nærmere herom under skolepraktik eller virksomhedsforlagt undervisning under skolepraktik (kode 1083) eller en militæraftale, hvor alle skole- og praktikophold foregår i militæret (kode 1004) Denne kode overføres til EASY-A, vinduet A648 Aftaleoversigt (ses yderst til højre i vinduet når man trækker i elevatorpilen nederst i vinduet). Feltet Type yderst til venstre vil være udfyldt med AFPV = aftale på virksomhed. 10
Der kan desuden være registreret op til 5 supplerende aftaletyper på aftalen. Skolepraktik Skolepraktikken oprettes i EASY-P i vinduet PA06 Skolepraktik. Koder under skolepraktik: Obligatorisk type: Kun 1081 Skolepraktik kan bruges. Supplerende type: Se i tabellen PT02: Aftaletyper. Afslutningsårsag: Der findes en række forskellige afslutningsårsager, der udelukkende benyttes i dette vindue. Disse kan ses vinduet PT10 Afslutningsårsager. Skolepraktikken overføres til EASY-A, vinduet A648 Aftaleoversigt. Feltet Type yderst til venstre vil være udfyldt med SKPS = skolepraktik på skole. Under skolepraktikken kan eleven have delaftaler med virksomheder eller virksomhedsforlagt undervisning. Disse registreres i EASY-P på samme måde som almindelige uddannelsesaftaler (vinduet PA01), blot med obligatorisk type 1082 Delaftale under skolepraktik henholdsvis 1083 Virksomhedsforlagt undervisning. Aftalerne overlapper tidsmæssigt med selve skolepraktikken, der er registreret med obligatorisk aftaletype 1081. To aftaler af typen 1082 eller 1083 kan ikke overlappe hinanden. For delaftaler og VFU-aftaler gælder, at skolen kun kan modtage halvt tilskud for skolepraktik. Skolen skal derfor sørge for at rette tilskudsmærkekombinationen (TMK) for elevens skolepraktik (på A711 Skolepraktik). Der benyttes samme TMK som for virksomhedsforlagt undervisning (se vejledningen Aftaler med reduceret taxameter). For VFU-aftaler gælder endvidere at skolen kun kan modtage halvt tilskud i op til tre måneder for aftaler på samme uddannelse på en virksomhed (ét CVR-nr.). Delaftalerne overføres til også til EASY-A. I vinduet A648 Aftaleoversigt ses den obligatoriske type, 1082 i feltet Obl. yderst til højre. Feltet Type yderst til venstre vil være udfyldt med AFPV = aftale på virksomhed. Delaftaler og virksomhedsforlagt undervisning må ikke indeholde skoleophold. Vejledning til registrering af skolepraktik i EASY-P findes på EASY-P webben under Registrering af skolepraktik i EASY-P. Praktik i udlandet Praktik i udlandet kan registreres i EASY-P i vinduet PA07 Praktik i udlandet. 11
PIU-aftalen overføres til EASY-A. I vinduet A648 Aftaleoversigt fremgår feltet Land yderst til højre. Feltet Type yderst til venstre vil være udfyldt med PIU = praktik i udlandet. Vejledning til registrering af praktik i udlandet i EASY-P findes på EASY-P webben underregistrering af praktik i udlandet. Aftaleoverlapning Hvis samme person har mere end en uddannelsesaftale på samme tid dvs. hvis personen har to uddannelsesaftaler der overlapper hinanden tidsmæssigt, giver det problemer for EASY-A, idet den nyeste uddannelsesaftale ikke kan indlæses. I EASY-P må to uddannelsesforhold ikke overlappe. Det vil sige, at den ene aftale skal slutte dagen før den næste starter, således at den ene ikke kan slutte samme dag som den næste starter. Der er følgende undtagelser fra denne regel: Overlap mellem to uddannelsesforhold tillades, hvis: den ene er en skolepraktikaftale og den anden er enten en VFUaftale eller en delaftale under skolepraktik. én eller begge aftaler er afsluttet med 1107 Annulleret OG aftalens startdato er lig aftalens slutdato én eller begge aftaler er afsluttet med 1106 Underkendt af fagligt udvalg I EASY-A må et praktikforhold overlappe med et andet i EASY-A: Hvis den ene aftale er afsluttet med afgangsårsagen: 1107 Annulleret eller Hvis den ene er afsluttet med en af følgende afslutningsårsager: 1108 Ændret periode 1109 Ændret speciale og dennes periodestart = periodeslut Der kan således forekomme situationer, hvor en aftale, der er korrekt registreret i EASY-P, ikke kan indlæses i EASY-A, da reglerne for aftaleoverlapning er forskellige. I sådanne situationer må EASY-A brugeren kontakte EASY-P brugeren for den bedst mulige løsning af problemet. Situationen antages dog at forekomme sjældent, da det kun er 1106- afsluttede aftaler, som ikke tolereres med overlap i EASY-A, men kan eksistere i EASY-P. Af disse er der i hele EASY-P levetid registreret under 200 - og det er usandsynligt, at der er overlap på alle disse. Et eksempel: En uddannelsesaftale er ophævet med den 15. september 2000 opgivet som sidste dag. Efterfølgende modtager skolen en ny aftale, som eleven har indgået med en ny mester denne aftale påbegyndes den 12
Tip 15. september 2000. I sådanne tilfælde kan overførselsproblemet løses ved, at periodeslut på den første aftale rettes til den 14. september 2000, og man i bemærkningsfeltet noterer, at slutdatoen er ændret i henhold til ny uddannelsesaftale. I Personer PP07 Praktikoversigt kan man se en oversigt over den enkelte elevs praktikforhold. En mere overskuelig version af personens praktikforhold kan ses i Praktik+ P01 Totaloversigt for elev, hvor øverste del minder om PP07- vinduet i EASY-P og nederste del er en smule mere grafisk: 13
I PV01 PL01 PG01 PG04 Godkendelse: Aftaleoversigt kan man se en oversigt over praktikstedets elever inden for det valgte speciale. I PV01, PL01, PG01 og PA01 kan man via højreklikmenuen vælge Statuskoder, hvor man kan se oplysninger om aktivering og passivering. Desuden kan man i statuskoderne til PA01, se de tidligere oplysninger, hvis der har været rettet i f.eks. periodestart og periodeslut. De tidligere data vil være markeret med et i rubrikken Hist (= historisk data). 14
Overførsel af oplysninger til EASY-A Selve overførslen sker helt automatisk en gang i døgnet når: En aftale oprettes En aftale opdateres (næsten uanset opdateringens karakter herunder hvis den slettemarkeres) En aftale flyttes fra en godkendelse til en anden Når en godkendelse flyttes fra et lærested til et andet Når et lærested flyttes fra en virksomhed til en anden I PA01 kan man ved hjælp af Send nu knappen få aftalen overført til grænsefladetabellen (inden for en time), uden at der er ændret ved aftalens oplysninger. I EASY-F registreres der oplysninger om hvilke skoler der abonnerer på en given elevs aftaler. Abonnement bliver automatisk oprettet i forbindelse med elevudlån, elevflytning og elevdeling, men det er også muligt manuelt at oprette et abonnement på en elevs aftaler. Det gøres på vinduet B409 Vedligehold abonnement på uddannelsesaftaler. På vinduet kan man oprette opdatere eller slette et abonnement for en elevs aftaler (bemærk at det er en elev og ikke en person, dvs. det er kun aftaler på den enkelte uddannelse, der tegnes abonnement på). EASY-F sørger for at sende opdateringer til en aftale til alle de skoler, der har tegnet abonnement for den pågældende elev. Når en elev registreres som flyttet, den modtagende skole har godkendt flytningen og denne oplysning er modtaget på den afsendende skole, vil der blive sendt en oplysning til EASY-P fra den afgivende skoles EASY-A system, som gør at oplysningen om arrangerende skole opdateres i EASY-P. Når oplysningerne er overført til EASY-A, ligger de i en grænsefladetabel, hvorfra de skal indlæses i selve systemet. Det er skolens ansvar at sørge for at få indlæst oplysningerne. Dette er nærmere beskrevet i det næste afsnit. 15
Ønsker man at synkronisere aftaleabonnementerne på skolen med hvad der er registeret på EASY-F (og dermed EASY-P) kan batchjobbet B423 Synkroniser aftaleabonnement benyttes. Skolen kan af denne vej få opdateret deres oplysninger om arrangerende skole. Bemærk at synkronisering af aftaleabonnement kan være tidskrævende og derfor kun undtagelsesvis bestilles. B423 giver endvidere mulig for at få opdateret elevers aftaler ved udfyldelse af en række afgrænsninger. Herved hentes de matchende aftaler fra EASY-P til EASY-F, som så kan indlæses på skolen med næste kørsel af batchjobbet A280 Aftale indlæsning Total. Der kan med fordel afgrænses således at man ikke foretager synkronisering af aftaleabonnement, med mindre dette er planlagt. Som sagt er synkroniseringen af aftaleabonnement tidskrævende. Indlæsning af aftaler i EASY-A Indlæsning af aftalerne sker ved hjælp af batchjobbet A280 Aftaleindlæsning total. For VFU-aftaler (obligatorisk type 1083) og delaftaler (obligatorisk type 1082) gælder det specielt, at de kun kan indlæses i EASY-A, hvis der i forvejen findes en central aftale SKPS (obligatorisk type 1081) som dækker hele VFU-/delaftalens periode. Hvis det ikke er tilfældet vil aftalen blive afvist. For at sikre at indlæsningen af aftaler skal følgende punkter være på plads På vinduet A110 Gensidig udelukkelse skal der skal etableres følgende gensidig udelukkelse: A280 Aftaleindlæsning, total skal gensidig udelukke A280 Aftaleindlæsning total Anbefalede jobs til automatisk afvikling skal være sat på. Hvilke job der skal køre automatisk fremgår af vejledningen Job til automatisk afvikling I forbindelse med indlæsning af nye aftaler kan skolen ved hjælp af en trimmevariabel afgøre, om der automatisk skal ske en oprettelse af den pågældende elev, hvis vedkommende ikke findes i EASY-A i forvejen. Det kan være hensigtsmæssigt, da skolen så selv slipper for arbejdet med at oprette eleven og efterfølgende indlæse aftalen. Det betyder imidlertid også, at hvis der ved en fejl registreres en forkert arrangerende skole i EASY-P så vil aftalen blive overført til denne skole og eleven blive oprettet automatisk. I forbindelse med aftaleindlæsningen kan der opstå forskellige problemer, hvis oplysningerne i EASY-P og EASY-A ikke stemmer overens. I 16
det følgende er de forskellige fejlsituationer beskrevet hver for sig. For hver fejlsituation er det beskrevet hvilken fejlmeddelelse den giver, hvad der er årsagen og hvorledes skolen skal få rettet forholdene til således at aftalen kan indlæses. På vinduet B279 Aftaler fra EASY-P, indhold kan ses hvilke aftaler der ikke er indlæst i EASY-A. Er vinduet tomt når der fremsøges oplysninger, er alle aftaler indlæst. Er vinduet ikke tomt bør jobbet A280 Aftaleindlæsning, total afvikles. Husk at sætte afgrænsningen Tjek aftalerne i EASY-P sættes til J. Udskriv logliner fra jobbet. Af loglinierne fremgår hvilke uddannelsesaftaler der er forsøgt indlæst. Ved indlæsningen kan der opstå en række fejlsituationer. Hver aftaleindlæsning starter med følgende linie EASY-P information = CPR-nr: XX udd: XX Aftaletype XX Lærested: XX Aftale id: XX. Herefter følger status på indlæsningen, står der Aftaleid: XX indsat eller Aftale XX opdateret eller Eleven fandtes ikke og er blevet oprettet automatisk, er aftalen indlæst. Herudover kan der forekomme en lang række forskellige statusmeldinger. Fejl ved fremsøgning af lærested (proc_hent_lerested): Abonnement oprettes for lærested med CVR/SE-nr = XX, Lbnr = XX Opdatering af Aftaleid XX udsat pga. manglende lærested. Abonnement oprettet Årsag: Lærestedet er ikke oprettet i EASY-A, derfor skal der tegnes abonnement i EASY-F. Løsning: Næste gang job B201 Opret Abonnementer i EASY-F afvikles, oprettes der abonnement på lærestedet. Resultat: Når A280 Aftaleindlæsning, total har været afviklet igen efter næste dags opdatering fra EASY-F, er aftalen faldet på plads. Fejl ved fremsøgning af person via CPR-nr.: Indsættelse af Aftaleid XX fejlet med fejl 100 ORA-01403: no data found Årsag: Eleven er ikke oprettet i EASY-A. 17
Løsning 1: Eleven skal oprettes i EASY-A på vinduet A580 Elev på fuldtidsuddannelse med den pågældende uddannelse Resultat 1: Når A280 Aftaleindlæsning, total har været afviklet igen, er aftalen faldet på plads. Løsning 2: I trimmeoplysningerne på vinduet A910 Trimmeoplysninger sættes trimmeoplysningen Automatisk elevoprettelse til J. Bemærk at denne løsning fremover vil gælde alle elever. Resultat 2: Ved alle fremtidige kørsler af A280 Aftaleindlæsning, total vil eleverne blive oprettet og oprettet med de pågældende uddannelser, og aftaler vil automatisk falde på plads. Der sendes en advis til den bruger som er uddannelsesansvarlig, om oprettelsen af eleverne. Fejl ved fremsøgning af elev/uddannelse: Årsag: Eleven er ikke oprettet på den pågældende uddannelse. Løsning 1: Eleven oprettes på den pågældende uddannelse Resultat 1: Når A280 Aftaleindlæsning, total har været afviklet igen, er aftalen faldet på plads. Løsning 2: I trimmeoplysningerne på vinduet A910 Trimmeoplysninger sættes trimmeoplysningen Automatisk elevoprettelse til J Resultat 2: Ved alle fremtidige kørsler af A280 Aftaleindlæsning, total vil eleverne blive oprettet på de pågældende uddannelser, og aftaler vil automatisk falde på plads. Der sendes en advis til den bruger som er uddannelsesansvarlig, om oprettelsen af eleverne. Aftalen der forsøges indlæst overlapper med en eksisterende aftale: EASY-A information = CPR-nr. XX udd: XX Periode: XX Lærested XX Aftale id: XX Aftalen har ændret sig i EASY-P Årsag: Aftalen der i forvejen ligger i EASY-A er blevet ændret i EASY-P, uden at EASY-A er blevet rettet. Løsning: I EASY-P fremsøges aftalen som i forvejen ligger i EASY-A og aftalen gensendes til EASY-A ved hjælp af funktionen Send nu. Resultat: Når A280 Aftaleindlæsning, total har været afviklet to gange, er aftalerne faldet på plads. Aftalen der forsøges indlæst overlapper med en eksisterende aftale: EASY-A information = CPR-nr. XX udd: XX Periode XX Lærested XX Aftale id: XX Aftalen kunne ikke indlæses da den overlapper med en eksisterende aftale. Dette overlap eksisterer også i EASY-P og skal først rettes op der. Årsag: I EASY-P er der oprettet to aftaler der overlapper hinanden Løsning: I EASY-P skal aftalerne der overlapper hinanden rettes, så der ikke er datooverlap mellem slutdatoen på den første aftale og startdatoen på den anden aftale. Den aftale der er forkert skal slettes i grænsefladetabellen. Dette sker på vinduet B279 Aftaler fra EASY-P, indhold 18
Resultat: Efter at aftalen er rettet i EASY-P overføres aftalen igen med de rigtige datoer, og aftalerne falder på plads når A280 aftaleindlæsning total har været afviklet igen. Indsættelse af aftaleid XX fejlet med fejl 20000: UDD-A2025: Aftalen kan ikke indsættes da den overlapper med en aftale af typen SKPS og i overlaps-perioden er der et skoleforløb Årsag: Skolepraktikelever må ikke være ude i delaftale samtidig med at de er på et skoleforløb. Løsning: Elevens delaftale skal rettes i EASY-P, således at den ophører senest dagen før skoleforløbets startdato. Den forkerte aftale slettes på vinduet B279 Aftaler fra EASY-P, indhold. Resultat: Den rettede aftale overføres automatisk til EASY-A ved næste overførsel fra EASY-P, og indlæses i EASY-A ved den efterfølgende kørsel af A280 Aftaleindlæsning, total. Ønskes aftalen gensendt straks bruges funktionen Send nu i EASY-P og aftalen falder på plads ved næste kørsel af A280. Lokal aftale overlapper central: Lokal: Aftaleid = XX Type = XX CPR-nr. = XX Start = XX Slut = XX Central: Aftaleid = XX Type = XX CPR-nr. = XX Start = XX Slut = XX Årsag: Der er oprettet en lokal aftale i EASY-A, efterfølgende kommer aftalen fra EASY-P. Løsning: Den centrale aftale skal erstatte den lokale aftale. Dette sker på vinduet B266 Lokal aftale sammenknytning. Efter at den centrale aftale har erstattet den lokale aftale, skal man slette den lokale aftale på vinduet A648 Aftaleoversigt. Resultat: Det vil være muligt at indberette AER på eleven dette er ikke muligt på en lokal aftale. På vinduet B289 Obligatoriske statuskoder (menu: Stamdata Uddannelser) kan man se hvad de enkelte obligatoriske statuskoder fra EASY-P betyder. 19
På vinduet B279 Aftaler fra EASY-P, indhold kan man slette i de aftaler der overføres fra EASY-P. Dog skal der slettes med omtanke og skolen bør overveje hvem der skal have rettigheder til at slette i dette vindue. Lokale tilretninger af aftaler i EASY-A Som tidligere nævnt kan der af forskellige årsager være behov for at oplysningerne om en aftale ikke skal være helt de samme i EASY-P og i EASY-A. Et typisk eksempel er at man i elevadministrationen efter aftale med lærestedet har oplysninger om aftalen, som endnu ikke er modtaget formelt i praktikadministrationen og derfor ikke er registreret i EASY-P. I et sådant tilfælde kan det være nødvendigt at foretage en tilretning af aftalens oplysninger i EASY-A, for at kunne planlægge elevens uddannelse. Dette gøres ved hjælp af vinduet A264 Aftalejustering. 20
På dette vindue er det muligt at foretage tilretninger med følgende begrænsninger på enkelte felter: Lærested (CVR/SE-nr og løbenummer) kan kun rettes for normale uddannelsesaftaler (AFPV) Start- og slutdato kan kun rettes på skolepraktikaftaler (SKPS) Land kan kun rettes på aftaler om praktik i udlandet (PIU) Praktikskole kan kun rettes på skolepraktikaftaler (SKPS) Det er i EASY-A muligt at slette en aftale. Man bør dog aldrig slette en central aftale da alle skoleforløb, holdplaceringer, fravær og karakterer som måtte være knyttet til den pågældende aftale så forsvinder. I forbindelse med tilretninger af aftalerne kan der i EASY-P ske en sletning med senere genopretning af en aftale. For at undgå, at det skal medføre uheldige konsekvenser for registreringerne i EASY-A, vil den tilsvarende aftale ikke blive slettet i EASY-A men kun slettemarkeret. De slettemarkerede aftaler kan ses på vinduet B267 Slettemarkerede uddannelsesaftaler. Skolen skal så på vinduet B267 tage stilling til, om aftalen skal slettes eller ændres til en lokal aftale. Hvis der er knyttet oplysninger om skoleforløb mv. til aftalen skal den gøres lokal og ikke slettes. Når der på et senere tidspunkt kommer en ny central aftale fra EASY-P til erstatning for den aftale, som er slettet EASY-P er det muligt at lade den nye centrale aftale erstatte den lokale aftale og dermed overføre alle de oplysninger, der er knyttet til den lokale aftale, til den nye centrale aftale. Det gøres ved hjælp af vinduet B266 Lokal aftale sammenknytning. 21
Det kan godt lade sig gøre at slette en aftale i B267, selv om startdatoen er tidligere end dags dato. Oprettelse af lokale aftaler i EASY-A Der kan opstå en situation hvor elevadministrationen på skolen har behov for at planlægge en elevs uddannelse og skrive til lærestedet herom men hvor der endnu ikke foreligger en godkendt aftale i EASY-P, og oplysningerne om aftale derfor ikke er overført til EASY-A endnu. I en sådan situation eller tilsvarende situationer er der mulighed for at oprette en lokal aftale i EASY-A. Denne lokale aftale gør det muligt at planlægge elevens uddannelse helt på samme måde, som hvis der var tale om en rigtig aftale overført fra EASY-P. Det er ligeledes muligt at skrive breve til lærestedet og at foretage elevopkrævninger hvor det er lærestedet, der skal betale. De lokale aftaler er dog en nødløsning, der hurtigst muligt bør erstattes af en rigtig aftale. Det hænger sammen med, at der dels ikke kan indberettes og dermed udbetales AER-bidrag for lokale aftaler, og dels med at der i en sådan situation ikke er nogen overensstemmelse mellem oplysninger i EASY-A og EASY-P. Det betyder, at oplysningerne om aftalen ikke løbende vedligeholdes ved overførsler fra EASY-P. 22