Notat MGL / mgl

Transkript

1 Notat MGL / mgl Vedrørende: Fordeling: Skrevet af: Version nr.: Beskrivelse af sammenhænge mellem EASY-A og Elevplan Admsys MGL 1 omlagt til nyt format og opdateret efter ny EASY- A/Elevplan version (08.1) Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 Beskrivelse af sammenhænge mellem EASY-A og Elevplan... 1 Medarbejdere som Elevplanbrugere (fra EASY-A til Elevplan)... 2 Aktivitetsafdelinger (fra EASY-A til Elevplan)... 3 Elever (fra EASY-A til Elevplan)... 3 Personer (fra EASY-A til Elevplan)... 3 Udbudte læringsaktiviteter/hold (fra Elevplan til EASY-A)... 4 Knyt læringsaktivitet til et eksisterende hold i EASY-A... 5 Holdplaceringer (kan gå begge veje)... 6 Lokale fag (kan gå begge veje)... 7 Fra Elevplan til EASY-A... 7 Fra EASY-A til Elevplan... 8 Skoleforløb (fra EASY-A til Elevplan)... 8 Elev-i-skoleforløb (fra EASY-A til Elevplan)... 8 Fritagelser og godskrivning (kan gå begge veje)... 8 Fra Elevplan til EASY-A... 8 Fra EASY-A til Elevplan... 9 Karakterer (kan gå begge veje)... 9 Fra Elevplan til EASY-A... 9 Fra EASY-A til Elevplan Kontaktlærer for person (fra EASY-A til Elevplan) Oplysning om grundforløbsbevis (kan gå begge veje) Skema (fra EASY-A til Elevplan) Fravær (fra EASY-A til Elevplan) Elevnoter/art frafaldstruet (kan gå begge veje) Initial dataoverførsel Total dataoverførsel fra EASY-A til Elevplan Synkronisering mellem EASY-A og Elevplan Oprydning i grænsefladetabeller Beskrivelse af sammenhænge mellem EASY-A og Elevplan Dette notat beskriver de overordnede sammenhænge/dataudvekslinger mellem Elevplan og EASY-A. Der omtales kun skolespecifikke data. Der bliver også overført en række centrale data fra uddannelsesmodellen. Det sker fra EASY-F og omtales ikke nærmere her.

2 Side 2 Udvekslingen til og fra EASY-A sker primært ved hjælp af en indbakke og en udbakke. Når der sker opdateringer i EASY-A, som skal overføres til Elevplan, lægges der en besked om opdateringen i udbakken, hvorfra en speciel dataudvekslingsserver (DUS en) henter oplysningerne. Der kommer tilsvarende en besked tilbage om hvorvidt opdateringen gik godt dvs. selve den tekniske overførsel af beskeden. Disse beskeder lægges i indbakken. Tilsvarende når der sker overførsler fra Elevplan. Her lægges beskeden i EASY-As indbakke af dataudvekslingsserver. Herfra hentes oplysningerne så med henblik på opdatering af EASY-A basen. Også her sendes der besked tilbage om forløbet. For at få det til at fungere på en teknisk sikker og forsvarlig måde er der opstillet nogle spilleregler for, hvordan data kan opdateres. Den generelle regel er: Data der er overført fra Elevplan til EASY-A, kan ikke efterfølgende rettes i Elevplan. Tilsvarende kan der ikke overføres data fra Elevplan til EASY-A, hvis der i forvejen findes en helt tilsvarende oplysning i EASY-A. Hvis sådanne data efterfølgende skal ændres, skal det ske via EASY-A. Det er naturligvis helt op til den enkelte skole, om dette gøres ved at give lærerne adgang til EASY-A med de nødvendige rettigheder eller om det er elevadministrationen, der sørger for de evt. nødvendige opdateringer. Bemærk med version er der ændret ved den generelle regel, hvad angår hold og holdplaceringer. Det er med vinduet fordel elever på undervisningsforløb blevet muligt at ændre elevers placering på hold fra Elevplan efter at disse er overført til EASY-A. Læs mere om dette i særskilt vejledning om fordelingsvinduet. I det følgende gennemgår vi de enkelte former for dataudveksling, som finder sted mellem EASY-A og Elevplan. Medarbejdere som Elevplanbrugere (fra EASY-A til Elevplan) En række af skolens lærere skal være brugere i Elevplan. I EASY-A kan man derfor på vinduet A021 Medarbejder (menu Personale > stamdata) i feltet Elevplanbruger registrere, om vedkommende skal oprettes som bruger i Elevplan. Hvis der skrives J (ja) her, overføres medarbejderen til Elevplan, og bliver dér oprettet som bruger. Oplysning om login og password føres tilbage til EASY-A, hvor de kan udskrives i en flettefil (B364 Flettefil med elevplanbrugernavne). Bemærk at denne dataoverførsel afhænger af en aktiv registrering på de enkelte medarbejdere. Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for en medarbejder som har Ja til Elevplanbruger bliver oplysningerne overført til Elevplan. Bemærk. Hvis en medarbejder ikke længere skal have med Elevplan at gøre eller hvis medarbejderen f.eks. rejser fra skolen, bør feltet Elevplanbruger sættes til N, hvorefter der sendes en slettebesked til Elevplan så medarbejderen ikke længere kan logge på Elevplan.

3 Side 3 Aktivitetsafdelinger (fra EASY-A til Elevplan) Det er ikke alle aktivitetsafdelinger i EASY-A, som har interesse for Elevplan. På vinduet A311 Aktivitetsafdelinger (menu Aktiviteter > Kartoteker) kan du markere i feltet Overfør, elevplan, om afdelingen skal overføres til Elevplan. Feltet er et J(a)/N(ej) felt. Det er kun muligt at oprette læringsaktiviteter i Elevplan på aktivitetsafdelinger, som er overført fra EASY-A. Bemærk at denne dataoverførsel afhænger af en aktiv registrering på de enkelte aktivitetsafdelinger i EASY-A. Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for en aktivitetsafdeling hvor feltet Overfør, elevplan er udfyldt med J(a) bliver oplysningerne overført fra EASY-A til Elevplan. Bemærk du kan få udfyldt en række holdoplysninger automatisk ved indlæsning af læringsaktiviteter, hvis du angiver standardoplysninger på de aktivitetsafdelinger, som bruges i Elevplan. Læs mere herom under Udbudte læringsaktiviteter. Elever (fra EASY-A til Elevplan) Elever på Elevplan-uddannelser bliver automatisk overført til Elevplan. Om en uddannelse er en Elevplan-uddannelse eller ej fremgår af vinduet A877 Fuldtidsuddannelser (menu Stamtabeller > Uddannelser), hvor feltet Overføres til Elevplan vil være hakket af, hvis der er tale om en Elevplan-uddannelse. EASY-A sørger selv for at overføre oplysningerne om disse elever til Elevplan. Det er ikke noget skolen skal gøre noget for. Derudover overføres GVU-elever til Elevplan her gælder det dog, at skolen selv skal markere, om eleven skal overføres til Elevplan. Elever på uddannelser der er åbne for GVU-elever (3514 EUD Enkeltfag merkantil og 3569 EUD Enkeltfag teknisk) vil som udgangspunkt stå med Nej i feltet Elevplan (dvs. de vil IKKE blive overført til Elevplan), da flertallet vil være ÅU-elever, som ikke skal overføres til Elevplan. Man har dog mulighed for at ændre feltet Elevplan til Ja for GVU-elever, hvorefter eleven bliver sendt til Elevplan. Oplysning om login og password føres tilbage til EASY-A, hvor de kan udskrives i en flettefil (B368 Flettefil med elevplanbrugernavne, elever). Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for en elev, som er overført til Elevplan, bliver oplysningerne overført til Elevplan. Personer (fra EASY-A til Elevplan) Når der overføres oplysninger om en elev fra EASY-A til Elevplan, overføres der samtidig oplysninger om den tilsvarende person (i EASY-A skelner man mellem en person og en elev, hvor en person er et cpr-nr, mens en elev er et cpr-nr + cøsa-formål/version). Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for en person, som er overført til Elevplan, bliver oplysningerne overført til Elevplan.

4 Side 4 Udbudte læringsaktiviteter/hold (fra Elevplan til EASY-A) I Elevplan kan man overføre en udbudt læringsaktivitet til EASY-A. Når en udbudt læringsaktivitet er overført til EASY-A, skal oplysningerne behandles på vinduet B327 Indlæsning af hold fra Elevplan. På vinduet skal man supplere oplysningerne fra Elevplan med de oplysninger, som er krævede i EASY-A, men som ikke findes i Elevplan. I blokken Skolefag på læringsaktivitet kan du se, hvilke skolefag, der er knyttet til den pågældende læringsaktivitet (via læringselementer). Inden indlæsning (tryk på knappen Godkend ) af læringsaktiviteten bør du kontrollere, at det er de korrekte skolefag, der er knyttet til læringsaktiviteten (f.eks. i forhold til gældende uddannelsesversioner) og at fagstatus er korrekt (f.eks. O for obligatorisk og V for valgfag etc.). Hvis en læringsaktivitet indeholder nogle forkerte skolefag skal du afvise læringsaktiviteten og gøre dine Elevplan-kolleger opmærksom på, hvorfor du har afvist læringsaktiviteten, så de kan få læringsaktiviteten rettet op. Vedr. fagstatus, så bliver feltet automatisk udfyldt med O for obligatorisk, men du kan ændre det inden indlæsning af aktiviteten. Herefter vil de tilknyttede skolefag-på-holdplaceringer automatisk arve den nye fagstatus (f.eks. V for valgfag). Bemærk du har også mulighed for at sætte eksamenstermin på de tilknyttede skolefag i vinduet. Som det er tilfældet med fagstatus vil de tilknyttede skolefag-påholdplaceringer arve den angivne eksamenstermin. Bemærk du kan få udfyldt en række holdoplysninger automatisk fra aktivitetsafdelingen hvis der er angivet standard aktivitetsoplysninger på denne (hvis felterne i nederste blok er

5 Side 5 udfyldt se skærmdump nedenfor). Du skal dermed KUN udfylde holdets kode og kortbetegnelse i indlæsningsvinduet før indlæsning. Skolen kan selv vælge, om den vil hente standard oplysningerne fra aktivitetsafdelingen eller ansvarsområdet. Det bliver styret af en trimmeoplysning: Grundlag for std. Aktivitetsoplysninger (under System>Standata). Knyt læringsaktivitet til et eksisterende hold i EASY-A Du kan også knytte den overførte udbudte læringsaktivitet til et hold, som i forvejen findes i EASY-A. Systemet undersøger så om oplysningerne for de to hold stemmer overens. Hvis det er tilfældet opdateres holdet i EASY-A med oplysning om navnet på den tilsvarende udbudte læringsaktivitet i Elevplan (feltet Elevplan betegnelse på A326 Hold). Betingelserne for at det kan lade sig gøre at koble en overført udbudt læringsaktivitet sammen med et eksisterende hold i EASY-A er følgende: Den udbudte læringsaktivitet og holdet skal have samme periode (samme start- og slutdato) De læringselementer (skolefag) som findes på den udbudte læringsaktivitet fra Elevplan, skal også findes på EASY-A-holdet (men der må gerne være skolefag på holdet, som ikke findes som læringselementer i Elevplan) Holdet skal have indberetningsprincip Fuldtids/ÅU ( - )

6 Side 6 Hvis den udbudte læringsaktivitet ikke er tilknyttet den samme aktivitetsafdeling som holdet i EASY-A, vil det være EASY-A oplysningen der kommer til at gælde. Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for et hold (i EASY-A) hvor feltet Elevplan betegnelse er udfyldt, bliver oplysningerne overført fra EASY-A til Elevplan. På vinduet A326 Hold (Aktiviteter > Hold) findes der en knap Annuller tilknytning til Elevplan. Ved at trykke på den kan man slette en tidligere foretaget sammenknytning mellem et hold og en udbudt læringsaktivitet. Det er nyttigt, hvis man er kommet til at knytte en udbudt læringsaktivitet sammen med et forkert hold. Oplysningen om annulleringen overføres til Elevplan og den udbudte læringsaktivitet kan evt. efter justering igen overføres til EASY-A, og så knyttes sammen med et hold. Holdplaceringer (kan gå begge veje) Det er muligt at tilmelde eleverne på udbudte læringsaktiviteter i Elevplan. Hvis det er en udbudt læringsaktivitet, som er overført til EASY-A, bliver oplysningerne om elevtilmeldinger overført til EASY-A. Indlæsningen i EASY-A sker ved hjælp af vinduet B328 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan (Aktiviteter > Elevplan). På vinduet kan man søge de holdplaceringer fra Elevplan frem, som endnu ikke er indlæst i EASY-A og godkende dem. Det er også muligt at få indlæst holdplaceringer automatisk. Det gør man ved hjælp af batchjobbet B622 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan. Ved bestilling af batchjobbet B622 skal skolen angive et interval (et antal minutter), som den automatiske indlæsning skal køres med. Desuden skal trimmeoplysningen (System > Stamoplysninger) Automatisk indlæsning af holdplaceringer sættes til J. Det er også muligt at foretage holdplaceringer i EASY-A helt som hidtil. Hvis der er tale om et Elevplanhold, dvs. hvor feltet Elevplan betegnelse er udfyldt, og en Elevplan-elev, bliver oplysning om holdplaceringen overført til Elevplan.

7 Side 7 Med version (forår 2008) er der indført en ny måde at overføre hold og holdplaceringer på fra Elevplan til EASY-A: Fordeling at elever på undervisningsforløb. Her sker overførslen med det samme vha. webservice, hvis holdet/den udbudte læringsaktivitet er kendt i EASY-A. Det er også muligt at ændre på en elevs holdplaceringer i EASY-A fra fordelingsvinduet. Læs mere om vinduet Fordel elever på undervisningsforløb i vejledningen af samme navn. Lokale fag (kan gå begge veje) Fra Elevplan til EASY-A I Elevplan kan man oprette lokale fag, dvs. lokalt definerede fag med lokale målpinde svarende til de lokale skolefag, der kan oprettes i EASY-A. Når et lokalt fag i Elevplan får status Godkendt overføres det automatisk til EASY-A. Indlæsningen i EASY-A sker ved hjælp af vinduet B329 Indlæsning af lokale valgfag fra Elevplan (under Aktiviteter > Elevplan). På vinduet kan man søge de lokale fag fra Elevplan frem. Man kan så knytte det fremsøgte fag til et eksisterende EASY-A skolefag eller oprette et nyt lokalt EASY-A skolefag, som faget knyttes til. Hvis man vælger at oprette et nyt EASY-A skolefag i B329 Indlæsning af lokale valgfag fra Elevplan kan der også knyttes resultatformer i vinduet (nødvendigt for at man i Elevplan eller EASY-A kan afgive karakterer i det lokale valgfag). Når indlæsningen er godkendt sendes der besked til Elevplan og skolefaget opdateres i EASY-A med oplysning om navnet på det tilhørende lokale Elevplan-fag i feltet Lokalt valgfag fra Elevplan på A890 Skolefag (menu Stamtabeller > Fag).

8 Side 8 Fra EASY-A til Elevplan Du kan som noget ny (version 08.1) også sende lokale skolefag fra EASY-A til Elevplan. Det gør du ved at sætte hak i feltet overføres til Elevplan i vinduet A890 Skolefag (Stamtabeller >Fag). Skoleforløb (fra EASY-A til Elevplan) Skoleforløb på Elevplan-uddannelser bliver overført fra EASY-A til Elevplan. EASY-A sørger selv for at overføre oplysningerne. Det er ikke noget skolen skal gøre noget for. Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for et skoleforløb, som er overført til Elevplan, bliver oplysningerne overført til Elevplan. Elev-i-skoleforløb (fra EASY-A til Elevplan) Når den Elevplan-elev skoleforløbsplaceres i EASY-A, bliver oplysningen overført til Elevplan. EASY-A sørger selv for at overføre oplysningerne. Det er ikke noget skolen skal gøre noget for. Ved efterfølgende ændringer af oplysninger for en skoleforløbsplacering som er overført til Elevplan, bliver oplysningerne overført til Elevplan. Fritagelser og godskrivning (kan gå begge veje) Fra Elevplan til EASY-A Når der i Elevplan bliver registreret fritagelser og godskrivning på en elev bliver oplysningen om fritagelsen/godskrivningen overført til EASY-A. De overførte fritagelser og god-

9 Side 9 skrivninger skal godkendes i EASY-A. Det gør du på vinduet B366 Indlæsning af fritagelser fra Elevplan (under Elever >Karakterer). Hvis der er tilknyttet en karakter til fritagelsen skal denne efterfølgende frigives i et af vinduerne B470 Frigivelse/sletning af karakterer eller A471 Registrering af karakterer/elev (under Elever >Karakterer) med mindre skolen har valgt at køre med automatisk frigivelse (se afsnittet nedenfor om karakterer). Fra EASY-A til Elevplan Hvis der i EASY-A bliver oprettet eller ændret på en fritagelse/godskrivning på en Elevplan-elev, bliver oplysningerne om fritagelsen/godskrivningen automatisk overført til Elevplan. Bemærk jf. den generelle regel at der ikke kan ændres på en fritagelse/godskrivning i Elevplan når oplysningen først findes i EASY-A (det gælder uanset om oplysningen er født i Elevplan eller EASY-A). Se også Vejledning om merit og godskrivning der gennemgår de overordnede principper og regler vedr. merit/godskrivning og selve registreringen af godskrivning i hhv. EASY-A og Elevplan. Karakterer (kan gå begge veje) Fra Elevplan til EASY-A Når der i Elevplan bliver registreret karakterer på en elev, bliver oplysningen om karakteren overført til EASY-A. Der er indført en trimmevariabel Karakterfrigivelse Elevplan og et felt på tabellen karaktertyper Elevplan frigivelse (kan ses på vinduet A914 Karaktertyper), som styrer, om der skal ske automatisk frigivelse af karakterer eller ej. Feltet Elevplan frigivelse styrer om karakterer fra Elevplan automatisk skal frigives helt parallelt med hvordan feltet Frigivelse styrer, omarakterer, der registreres direkte i EASY-A, skal frigives automatisk. Dvs.

10 Side 10 hvis skolen har sagt Ja til feltet Elevplan frigivelser for den pågældende karaktertype så skal karakterer med denne karaktertype frigives manuelt i et af vinduerne B470 Frigivelse/sletning af karakterer eller A471 Registrering af karakterer/elev (Elever > Karakterer). For karakterer, der er oprettet i Elevplan vha. enkeltbedømmelsesmodulet, medsendes der ikke oplysning om, hvilket hold (udbudt læringsaktivitet) karakteren er afgivet på. EASY-A kan derfor ikke vide, hvilket hold (udbudt læringsaktivitet) karakteren er knyttet til. EASY-A vil derfor gøre følgende: Hvis eleven følger et skolefag svarende til den modtagne karakter i en periode, der overlapper karakterens termin, vil karakteren blive oprettet med tilknytning til holdet Hvis eleven følger flere relevante hold, bliver et tilfældigt hold tilknyttet karakteren Hvis der ikke findes et relevant hold, bliver karakteren indlæst uden holdangivelse Der findes en kontroludskrift, som kan bruges til at få rettet op på karakterer, der er indlæst uden holdangivelse: B682 Karakterer fra Elevplan uden hold. Af hensyn til beviser og skolevejledninger, er det vigtigt at man i A471 Registrering af karakterer/elev knytter holdoplysninger og fagtilknytning til terminskarakterer uden holdangivelse. Fra EASY-A til Elevplan Hvis der i EASY-A bliver oprettet eller ændret en karakter på en elev, som er overført til Elevplan, så overføres karakteren (igen) til Elevplan. Hvis der er knyttet en medarbejder til karakteren i EASY-A, bliver denne oplysning overført til Elevplan. Den pågældende medarbejder bliver samtidig registreret som Elevplanbruger (på A021 Medarbejder) og bliver dermed overført til Elevplan og oprettet som bruger (hvis der er knyttet flere medarbejdere til en karakter er det en tilfældig af disse der bliver overført). Bemærk jf. den generelle regel at der ikke kan ændres på en karakter i Elevplan når oplysningen først findes i EASY-A (det gælder uanset om oplysningen er født i Elevplan eller EASY- A). Bemærk feltet Offentliggørelsesdato på karakterer. Feltet der er en dato og et klokkeslæt - styrer, hvornår en karakter må vises i Elevplan i elevens uddannelsesbog. EASY-A og Elevplan sætter automatisk feltet til dags dato og aktuelt klokkeslæt, men den foreslåede værdi kan ændres. Hvis man anvender manuel frigivelse på karakterer fra Elevplan kan man i vinduet B470 Frigivelse/sletning af karakterer opdatere offentliggørelsesdatoen for flere karakterer ad gangen (f.eks. for en hel karakterliste). Kontaktlærer for person (fra EASY-A til Elevplan) Hvis der i EASY-A oprettes eller ændres på en kontaktlærer for en elev som er overført til Elevplan, så bliver oplysningerne om kontaktlæreren overført til Elevplan. Når en lærer registreres som kontaktlærer for en elev som findes i Elevplan, bliver vedkommende samtidig markeret som Elevplanbruger (se under Medarbejdere), og vil dermed blive overført til Elevplan og oprettet som bruger.

11 Side 11 Oplysning om grundforløbsbevis (kan gå begge veje) Grundforløbsbeviset skal udstedes på baggrund af en samlet pædagogisk vurdering af eleven helhedsvurdering, jf. Undervisningsministeriets vejledning til skolerne om udstedelse af bevis for grundforløb. I Elevplan kan man registrere helhedsvurdering for eleverne og angive, om en elev er klar til at få udstedt grundforløbsbevis eller ej. I vinduet B681 Elever der må få grundforløbsbevis (Elever>Elever på fuldtidsuddannelse) kan man få vist (og eventuelt ændre) de registreringer, der er foretaget i Elevplan eller - hvis man ikke bruger Elevplan - registrere, om en elev skal have udstedt bevis eller ej (J/N til "må få bevis ). Registreringer foretaget i EASY-A overføres automatisk til Elevplan, hvis der er tale om Elevplan-elever. Det er vigtigt at man på skolerne tager stilling til, om eleverne må få udstedt grundforløbsbevis og får dette registreret i Elevplan eller EASY-A før bevisudskrivningen, da Bevismodulet foretager tjek af, om eleven er klar til at få udstedt bevis. Det betyder, at der KUN kan udskrives grundforløbsbeviser for elever som har Ja i feltet må få bevis. Skema (fra EASY-A til Elevplan) Man kan få vist elev- og lærerskemaer i Elevplan. Oplysningerne hentes i skolens EASY-A base via en web-service. Der er tale om en ny dataudvekslingsform i EASY-A/Elevplan sammenhæng, hvor data ikke går via ud- og indbakker men udtrækkes synkront fra EASY- A (dvs. det er øjebliksbilleder der vises i Elevplan). For at kunne anvende skema-funktionen Elevplan skal skolen slå visning af skemaer til. Dette gøres under menupunktet Skoleopsætning i Elevplan (hhv. Vis skemaer for elever og Vis skemaer for lærere ). Fravær (fra EASY-A til Elevplan) Man kan få vist fravær i Elevplan. Oplysningerne hentes i skolens EASY-A base via en web-service. Der er tale om en ny dataudvekslingsform i EASY-A/Elevplan sammenhæng, hvor data ikke går via ud- og indbakker men udtrækkes synkront fra EASY-A (dvs. det er øjebliksbilleder der vises i Elevplan). For at kunne få vist fravær i Elevplan skal skolen bruge EASY-A til registrering af fravær og slå visning af fravær til. Dette gøres under menupunktet Skoleopsætning i Elevplan ( Skolen bruger EASY-A til registrering af fravær og ønsker, at det kan ses i Elevplan ). Elevnoter/art frafaldstruet (kan gå begge veje) Hvis en elev bliver mærket frafaldstruet i Elevplan bliver der automatisk sendt besked til EASY-A. Her bliver der oprettet en elevnote på eleven af typen frafaldstruet i vinduet A588 Noter for Elev (menu Elev > Elev på fuldtidsuddannelse > Noter for Elev). På tilsvarende vis bliver der sendt en besked til Elevplan, hvis der i EASY-A bliver oprettet en elevnote af typen frafaldstruet på en Elevplan-elev i vinduet A588 Noter for Elev (menu Elev > Elev på fuldtidsuddannelse > Noter for Elev).

12 Side 12 Initial dataoverførsel Alle de dataoverførsler, som er beskrevet i de ovenstående afsnit, har til formål løbende at sikre at oplysningerne i henholdsvis Elevplan og EASY-A holdes ajour så snart der sker ændringer i det ene af systemerne. Det sikrer dog ikke den initiale sammenhæng mellem systemerne, fordi de pågældende oplysninger i EASY-A da allerede findes og dermed ikke oprettes eller ændres. Derfor gennemføres der - når en skole tager Elevplan i brug, eller når en ny version af Elevplan introducerer nye dataudvekslinger - en total dataoverførsel fra EASY-A til Elevplan af de oplysninger der er relevante. Total dataoverførsel fra EASY-A til Elevplan Af forskellige grunde kan det ske at de to systemer kommer ud af synkronisering. Det kan f.eks. ske hvis det bliver nødvendigt at indlæse en backup på det ene af systemerne. I en sådan situation er der behov for at få overført alle relevante oplysninger fra EASY-A til Elevplan. Til dette formål findes der er batchjob B365 Afsendelse af oplysninger til Elevplan. Batchjobbet gør stort set det samme som sker i forbindelse med den initiale dataoverførsel, men det omfatter dog også hold (hvor feltet Elevplan betegnelse er udfyldt dvs. som kendes i Elevplan) og holdplaceringer (for elevplan elever og hold som kendes i Elevplan). Samtidig er det muligt at afgrænse hvilke typer af oplysninger, der skal overføres (svarende til de tidligere omtalte typer af dataoverførsel). Synkronisering mellem EASY-A og Elevplan Endelig findes der et batchjob B402 Synkronisering mellem EASY-A og Elevplan der afsender oplysninger til Elevplan, når centrale data i EASY-A ændres. Jobbet bestilles automatisk, hvis feltet Elevplan uddannelse ændrer værdi (dvs. hvis en uddannelse eksempelvis går fra at være en ikke-elevplan -uddannelse til at være en Elevplan-uddannelse) eller hvis et UVM-fag, som ikke tidligere har haft tilknyttet målpinde, får tilknyttet en målpind. Hvis en uddannelse, der åben for GVU-elever, går fra at være en ikke-elevplan uddannelse til at være en Elevplan-uddannelse, vil eleverne på uddannelsen IKKE blive overført til Elevplan. GVU-eleverne skal markeres individuelt (ved at opdateret feltet Elevplan til Ja), hvis de skal overføres til Elevplan (som beskrevet under afsnittet Elever). Skolen kan også selv bestille batchjobbet B402 Synkronisering af data mellem EASY-A og Elevplan afgrænset til en uddannelse, et cpr-nr eller et UVM-fag. Bemærk at det ikke tilsvarende er muligt at foretage en synkronisering fra Elevplan. Oprydning i grænsefladetabeller Der findes vinduer i EASY-A til at rydde op i data fra Elevplan, som af en eller anden grund ikke kan indlæses i Elevplan. Hidtil har skolerne skullet henvende sig til supporten for at få ryddet op, men nu er der kommet vinduer til oprydning af hhv. holdplaceringer fra Elevplan og karakterer fra Elevplan. Bemærk at man skal have særlige rettigheder for at kunne benytte vinduerne (Brugergruppen Super ):

13 Side 13 Vinduet B603 Holdplaceringer fra Elevplan bruges til at rydde op i holdplaceringer. Vinduet viser alle holdplaceringer i grænsefladetabellen holdplaceringer_grf. Af feltet Afh fremgår det, om indlæsningen af holdplaceringen afhænger af en anden indlæsning (Hold). Hvis feltet Afh er udfyldt med Hold betyder det, at holdplaceringen er afhængig af, at det til holdplaceringen knyttede hold først indlæses. Herefter vil holdplaceringen kunne indlæses uden problemer. Fra vinduet er der genvej til B327 Indlæsning af hold fra Elevplan og B328 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan. Hvis feltet Afh er tomt betyder det, at indlæsningen IKKE afhænger af en anden indlæsning (og at der formentlig er uoverensstemmelser mellem EASY-A og Elevplan). I det tilfælde kan man slette holdplaceringen. Når man sletter en holdplacering i B603 sendes der slettebesked til Elevplan. Holdplaceringen slettes fra grænsefladetabellen, men IKKE fra Elevplan (dvs. elevtilmeldingen eksisterer fortsat i Elevplan). Man kan efterfølgende bede en Elevplan-medarbejder sende elevtilmeldingen igen for at se, om den nu går godt. Vinduet B602 Karakterer fra Elevplan anvendes til at rydde op i karakterer fra Elevplan. Vinduet viser alle karakterer i grænsefladetabellen kara_grf. Af feltet/ Afh fremgår det, om indlæsningen af karakteren afhænger af en anden indlæsning (Hold, holdplacering, fritagelse).

14 Side 14 Hvis feltet Afh er udfyldt med holdpl. betyder det, at indlæsning af karakteren er afhængig af, at den til karakteren knyttede holdplacering først indlæses. Herefter vil karakteren automatisk blive indlæst. Fra vinduet er der genvej til B327 Indlæsning af hold fra Elevplan, B328 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan og B366 Indlæsning af fritagelser fra Elevplan Hvis feltet Afh er tomt betyder det, at indlæsningen IKKE afhænger af en anden indlæsning (og at der formentlig er uoverensstemmelser mellem EASY-A og Elevplan). I det tilfælde kan man slette karakteren. Når man sletter en karakter i B602 sendes der slettebesked til Elevplan. Karakteren slettes fra grænsefladetabellen, men IKKE fra Elevplan (dvs. karakteren eksisterer fortsat i Elevplan). Da karakterer er særligt følsomme findes der et historikvindue, der gemmer oplysninger om karakterer, der er blevet slettet fra grænsefladen vha. vinduet B602 Karakterer fra Elevplan:

15 Side 15 I vinduet B605 Slettede karakterer, fra Elevplan kan man se de karakterer som man af en eller anden grund har valgt at slette vha. B602. Vinduet viser alle oplysninger om den oprindelige karakter samt oplysninger om sletningen (hvilken bruger, hvornår og hvordan).