Forretningsorden for Afdelingsudvalg i Spar Nord Bank A/S Spar Nord Bank en kæde af lokale banker. Spar Nord Bank er kendetegnet ved en flad organisation. Kædebeslutninger kombineret med lokale frihedsgrader er udgangspunktet for målsætningen om, at være en attraktiv bank for såvel kunder, medarbejdere og aktionærer. Lokalbankstrategien bygger på, at hovedparten af beslutningerne træffes decentralt. Forudsætningen for den decentrale beslutningsproces, hvor beslutninger uddelegeres fra Samarbejdsudvalget til bank- og forretningsområderne, er, at der i bankområderne og i de organisatoriske enheder på Skelagervej oprettes velfungerende Afdelingsudvalg.
FORRETNINGSORDEN Afdelingsudvalg i Spar Nord Bank 1 Der etableres et Afdelingsudvalg (AU) i forretningsområder/organisatoriske enheder på Skelagervej og alle bankområder. Antallet følger den til en hver tid aftalte tillidsmandsstruktur. Nye bankområder skal senest et år efter etablering vælge et AU. Et Afdelingsudvalg består af 6 medlemmer. Der kan lokalt træffes aftale om at reducere antallet til minimum 4, hvis det samlede antal ansatte i området er 20 eller derunder. Der må ikke være et overtal af ledelsesrepræsentanter. 2 Direktøren for området er født formand og tillidsmanden født næstformand. Er det ikke muligt at vælge en tillidsmand, kan der ikke etableres et AU. Direktøren udpeger øvrige ledelsesrepræsentanter til AU. Medarbejderne vælger repræsentanter efter opstilling af kandidater og skriftlig afstemning. Samtidig vælges 2 suppleanter, som indtræder ved permanent forfald. Medarbejdervalget til AU gennemføres ved udgangen af ulige år umiddelbart efter at tillidsmandsvalget er gennemført. Medarbejdere med personaleansvar kan ikke opstille til og har ikke stemmeret til valget som medarbejderrepræsentant eller suppleanter for disse. Spar Nord Kreds igangsætter valget i samarbejde med den valgte tillidsmand. Der kan lokalt træffes aftale om, hvorledes der sikres en repræsentativ repræsentation i AU fra områdets enheder. Sker dette skal principperne bogføres i det førstkommende AU-referat samt i Medarbejderhåndbogen. Medarbejder og ledelsesrepræsentant udtræder af AU, hvis ansættelse i bankområdet ophører. Hvis tillidsmanden forlader bankområdet midt i en tillidsmandsperiode, er AU forpligtet til straks at foranledige igangsættelse af valg af ny tillidsmand, så arbejdet i AU og muligheden for at indgå aftaler lokalt kan videreføres. 3 Afdelingsudvalget holder møde 4 gange årligt eller efter behov. Formanden har ansvaret for at indkalde til AU-møder og udarbejder sammen med næstformanden en dagsorden. Mødeindkaldelsen sker pr. mail til AU-medlemmer senest 14 dage før mødet.
Alle ansatte i området informeres samtidig om datoen for det kommende møde med angivelse af den foreløbige dagsorden og opfordring til at sætte emner på dagsordenen til behandling på AU. Senest 1 uge før mødet fremsendes den endelige dagsorden med bilag til AU-medlemmerne. Den endelige dagsorden offentliggøres samtidig pr. mail til alle ansatte i området. 4 Dagsordenen skal som minimum indeholde: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Behandling af seneste SU-referat 4..Emner til behandling jf. 5 5. Trivsel herunder personalesituationen 6. Bankområdets økonomi 7. Sikkerhed herunder behandling af seneste referat fra Sikkerhedsudvalget. Hertil kommer aktuelle emner jf. Forretningsordenens 5. 5 Afdelingsudvalget skal på møderne: A. Ifølge Samarbejdsaftalen på sparekasseområdet drøfte og være medbestemmende med hensyn til principper for følgende emner medmindre beslutninger allerede er truffet i Samarbejdsudvalget: 1. Ansættelser 2. Afskedigelser og procedure herfor 3. Udviklingssamtaler, hvor de anvendes 4. Forfremmelser 5. Uddannelse af medarbejdere 6. Personaledimensionering 7. Anvendelse af arbejdsmængdestatistik 8. Nedlæggelse af afdelinger/filialer 9. Placering af den daglige arbejdstid, pauser og ferier 10. Velfærdsforanstaltninger samt gennemførelse af disse 11. Arbejdstilrettelæggelse 12. Indretning af egnede arbejdslokaler 13. Fysiologisk rigtigt indrettede arbejdspladser 14. Hensigtsmæssig udnyttelse af anlæg, maskiner og materialer, herunder retningslinjer for overvågning af e-mails, båndoptagelser mv. 15. Omplacering, omskoling og efteruddannelse af medarbejdere 16. Udformning og gennemførelse af introduktionsprogram 17. Ligestilling af kvindelige og mandlige medarbejdere. B. Behandle referater fra Samarbejdsudvalget og Sikkerhedsudvalget og herunder emner som jf. referaterne er udlagt til lokale forhandlinger/aktiviteter. C. Behandle emner sat på dagsordenen af medarbejdere eller ledelse i bankområdet. D. Forhandle nye grønne aftaler E. Genforhandle eksisterende grønne aftaler efter Samarbejdsudvalgets genforhandling af Medarbejderhåndbogen er afsluttet. Genforhandling af Medarbejderhåndbogen sker i umiddelbar forlængelse af indgåelse af ny overenskomst.
F. Drøfte udnævnelseskriterier kriterierne skal fremgå af Medarbejderhåndbogen. G. Drøfte model for fordeling af lokal bonus og tilse, at kriterierne fremgår af Medarbejderhåndbogen. H. Behandle Kvalitetsregnskabets resultater og igangsætte aktiviteter til forbedring/vedligehold. I. Drøfte og igangsætte tiltag, som øger trivslen på arbejdspladsen 6 Der tages referat af mødet. Referatet skal indeholde beskrivelse af problemstillinger, udvekslingen af synspunkter og beslutninger fra mødet. Enhver mødedeltager har ret til at få referatført særstandpunkter. Referatet offentliggøres senest 8 dage efter mødet. Se dog 9. Referatet udarbejdes af tillidsmanden og godkendes af direktøren inden offentliggørelse. Referatet offentliggøres overfor alle ansatte i området og sendes samtidig til HR-afdelingen. 7 HR-afdelingen sørger for at modtagne referater indlægges i database i Notes. Direktion, Direktører, tillidsmænd, medlemmer af Samarbejdsudvalg og medlemmer af Sikkerhedsudvalg har adgang til samtlige referater i databasen. 8 Ved sammenlægning af bankområder sammenlægges afdelingsudvalgene. Senest 6 måneder efter sammenlægning foretages der nyvalg og udpegning til et nyt fælles AU jf. 1 og 2. 9 Samtlige oplysninger og mødemateriale skal betragtes og behandles som fortroligt med mindre andet er aftalt. Der kan først refereres fra møderne, når referatet foreligger. 10 Ændringer i nærværende forretningsorden for Afdelingsudvalg kan alene foretages af Spar Nord Banks Samarbejdsudvalg. Vedtaget af Spar Nord Banks Samarbejdsudvalg, den 09.09.2010 John Lundsgaard Ole Skov
Lasse Nyby Jannie Skovsen Inge Møller Jan Høholt Jensen Henrik Schou Anne Lisbeth L. Jensen Ole Vejling Gitte Holmgaard Sørensen
Bilag 1. Oversigt over Bankområder og Forretningsområder, hvor der etableres Afdelingsudvalg (AU) Bankområder: Skagen Frederikshavn Sæby Nordvestvendsyssel Midtvendsyssel Aabybro Nørresundby Aalborg Vejgaard Rebild Skive Vesthimmerland Mariager Fjord Randers Århus Silkeborg Herning Horsens Vejle Lillebælt Kolding Esbjerg Odense Svendborg Nyborg Holbæk Roskilde Slagelse Næstved Køge København Hillerød Helsingør Storkundeafdelingen Forretningsområder: Finans Nord Handelsafdelingen Udlandsafdelingen Spar Nord Direkte Spar Nord Produktion Back Office Forretningsudvikling/HR-afdelingen IT-afdelingen Kreditafdelingen/Ledelsessekretariatet Økonomiafdelingen/Intern Revision/Juridisk afdeling