EAN-numre og e-debitorer Sidst opdateret 10.03.2011/version 1.0/UNI C Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en hurtig indføring i de begreber, der omhandler EAN-numre og debitorer. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med emnet. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Vejledningen er ny. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse EAN-numre Debitortype efaktura Alle offentlige institutioner og en lang række private virksomheder har et eller flere EAN-numre (European Article Numbering). EAN-nummeret er 13-cifret og unikt på verdensplan. Ligesom en adresse på et brev viser EAN-nummeret, hvor det elektroniske postvæsen (VANS) skal aflevere efakturaer udskrevet til modtager. En debitortype viser hvilken type debitor der skal betale det pågældende gebyr/opkrævning Elektronisk faktura. Når Navision Stat anvendes er det muligt direkte at sende en efaktura til kunden under forudsætning af at skolen har en aftale med en VANSleverandør som forestår selve overførslen af den elektroniske faktura. 1
Generelt Denne administrative vejledning vedrører anvendelsen af EAN-numre til at identificere debitorer som ønsker at få tilsendt fakturaer elektronisk i stedet for på papir. EAN-numre er knyttet sammen med debitortypen E. Denne vejledning handler ikke om andre aspekter omkring gebyrtyper, opkrævninger mv. Der henvises til de respektive administrative vejledninger: ÅU-elever - oversigt Fuldtidselever oversigt AMU-administration Elevbetalinger, hold Elevbetalinger, lokale gebyrer på forløbsgrupper Elevbetalinger, elever, kursister og gæster på skolehjem Individuelle betalinger Elevbetalninger, efaktura Kreditnotaer Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Debitorer Debitortyper og værdilister Gebyrer Aktivitetsplaceringer og debitorer Opkrævninger Debitorer En virksomhed med et CVR-nummer skal være knyttet til mindst et lærested (kaldes også produktionsnummer). Sådan et lærested kan være knyttet sammen med et eller flere EAN-numre og på den måde optræde som debitor i EASY-A og Navision Stat med et debitornummer for hvert EAN-nummer. Når en debitor har et EAN-nummer betyder det at debitortypen sættes til E og at der fra Navision Stat sendes efakturaer til debitoren. Derfor er det ikke længere muligt at se hvilken debitor der er tale om på vinduet A581 Elev på ÅU/AMU. Her vises kun lærestedet. For at identificere debitoren kan du i stedet anvende vinduet A645a Læresteder. Her er feltet til EAN-nummer fjernet øverst på vinduet og i stedet er der kommet en blok til registrering af flere EAN-numre knyttet til lærestedet nederst på vinduet. 2
EAN-nr. registreres i den nederste blok på vinduet. Bemærk, at du ikke kan slette EAN-numre du har oprettet, men kun registrere at de er udgået (dette for at sikre sammenhængen med Navision Stat). Tilsvarende er vinduet A649 Vis læresteder ændret, så oplysningen om EAN-nummer fremgår der. 3
Debitortyper og værdilister Der anvendes fire typer debitorer: P betyder at det er den pågældende elev/kursist der selv skal betale L betyder at det er elevens/kursistens lærested/arbejdsgiver der skal betale. Hvis det viser sig at være en betaler der har tilknyttet et EAN-nummer ændres denne type automatisk til E E betyder at det er elevens/kursistens lærested/virksomhed der skal betale og at der skal sendes en efaktura. N betyder at det er en debitor, der er oprettet direkte i Navision Stat der skal betale. 4
Disse debitortyper anvendes i værdilisterne på de vinduer der vedrører gebyrer og opkrævninger. Gebyrer På følgende vinduer vedrørende gebyrer indeholder værdilisten debitortypen E: A422 Gebyrer for aktivitet A423 Gebyrer for forløbsgruppe A495 Gebyrer for bookinggruppe A949 Gebyrer for kursist Det vil kun dog være i særlige tilfælde at du på disse vinduer skal anvende debitortype E. Da debitortype E kræver at feltet EASY-A-ident (debitornummer) angives med det samme, vil det kun være tilfældet hvis du ved, at det er én og samme debitor, som skal betale for alle de elever, der er knyttet til det pågældende hold, forløbsgruppe etc. Aktivitetsplaceringer og debitorer I forbindelse med at en elev placeres på et hold hvad enten dette sker direkte i EASY-A eller ved overførsel fra Efteruddannelse.dk kan der knyttes en betaler til aktivitetsplaceringen identificeret ved lærested og EAN-nummer. Oplysning om en betalers EAN-nummer kan overføres fra Efteruddannelse.dk til EASY-A i forbindelse med tilmelding til kurser. Herved knyttes EAN-nummeret automatisk til lærestedet/arbejdsgiveren hvis det ikke allerede findes der og der oprettes automatisk en tilsvarende debitor når der trykkes gem på A645a Læresteder eller når oplysningen bliver overført fra Efteruddannelse.dk. Når der knyttes et EAN-nummer til et lærested vil allerede oprettede holdplaceringer med dette lærested som betaler blive ændret. Det gælder alle elever uanset hold med dette lærested som betaler, hvor opkrævningerne endnu ikke er foretaget. Oplysningerne vil fremgå af vinduerne B702 Holdplacering AMU eller A702 Holdplacering ÅU. 5
Opkrævninger På opkrævningsvinduerne er det også muligt at anvende debitortypen E. Det drejer sig om følgende vinduer: A424 Opkrævning for aktivitetsplacering A425 Opkrævning for elev i skoleforløb A279 Opkrævninger for booking A949 Opkrævninger pr. kursist A950 Opkrævninger pr. gæst Hvis debitortypen fra gebyret på aktiviteten, skoleforløbet mv. er af typen L vil debitortypen automatisk ændres til E når der er tale om en debitor med et tilknyttet EAN-nummer. Derfor er der på disse vinduer et felt der viser hvilket EAN-nummer den elektroniske faktura bliver sendt til. 6
Findes der flere EAN-numre på lærestedet skal man på disse vinduer selv knytte den rigtige debitor til de enkelte opkrævningslinjer. Det er muligt via værdilisten til feltet EASY-A ident at vælge den debitor, der er knyttet til det EAN-nummer fakturaen skal sendes til. 7
8
9