Brugervejledning e-faktura. Arbejde med e-faktura

Transkript

1 Brugervejledning e-faktura Arbejde med e-faktura Indhold 1. Modtage e-fakturaer 2. Behandle e-fakturaer 3. Arbejde med e-fakturaer i Ø90

2 ARBEJDE MED E-FAKTURAER 1. Modtage e-fakturaer Når leverandør sender e-faktura til dig, vil du modtage advisering via mail (til den mail-adresse du indtastede under punkt 3 i opstartsvejledningen). Eksempel: KLIK på Vis faktura for at se indhold. Visningen giver ikke mulighed for at behandle fakturaen. KLIK på Gå til e-faktura her for at logge på e-faktura-modulet. Herfra kan faktura godkendes, afvises, betales o.s.v.

3 2. Behandle e-fakturaer LOGIN til e-faktura-modulet via Der svares med oversigt over modtagne e-fakturaer. Forklaring til e-faktura skærmbilledet: Her fremgår, hvor mange forfaldne fakturaer der ligger i modulet Har du adgang til flere virksomheder, kan du skifte mellem dem her Farvemarkeringen fortæller, hvor kort/lang tid, der er til betalingsdatoen for den enkelte faktura Her kan status på valgte faktura ændres fra LÆST til ULÆST og omvendt, samt slettes Her kan du angive, hvilken periode du vil arbejde med Via felterne over de enkelte kolonner kan man afgrænse visningen. Tastes 125 under Beløb vises kun fakturaer på kr Her kan alle fakturaer, der er klar til godkendelse, vælges på én gang Via dette punkt kan man vælge kun at få vist bestemte gruppe af fakturaer Via disse felter kan fakturaer vælges enkeltvis Her fremgår leverandørens CVR-nummer efterfulgt af fakturanummer Fakturadato Er der valgt Privat/Erhverv i visningsbilledet vil det fremgå af denne kolonne Er der indtastet kommentar til e-fakturaen i visnings-billedet vises * i dette felt KLIK på forstørrelses-glas for at få vist e- faktura Udskriv e-faktura Gem e-faktura

4 Typisk arbejdsgang ved behandling af nye e-fakturaer: ÅBN første ulæste e-faktura via forstørrelsesglas-ikonet KONTROLLÉR at indhold stemmer med leverance Disse 2 punkter har endnu ingen effekt i Ø90 systemet SÆT markering ud for Privat/Erhverv såfremt varteksterne kan tolkes i begge retninger. INDTAST gerne forklarende tekst i note-feltet, såfremt varetekster er intetsigende, misvisende, mangelsfulde o.s.v. Det er vareteksterne (og supplerende note) der bliver anvendt i forbindelse den automatisk kontering i Ø90. Kan vareteksterne medfører manglende/forkert kontering så tilføj bedre tekst i note feltet. Er der indtastet tekst i note-feltet, vil denne blive anvendt ved kontering af alle varelinjer. KLIK på Gem og åbn Næste, hvis der er flere e-fakturaer til behandling, ellers KLIK Gem og luk. Afvise: Er der en eller flere e-fakturaer, som ikke er OK, så MARKÉR disse i kolonnen til venstre og KLIK på Afvisknappen nederst til Højre. Leverandør får ikke besked om afvisningen, dette skal du meddele ham manuelt. Godkende: MARKÉR de e-fakturaer, der er OK, i kolonnen til venstre og KLIK på Godkend-knappen nederst til højre. Skal alle e-fakturaer godkendes, så benyt knappen Vælg til at markere alle på en gang. Der svares med oversigt over de e-fakturaer, der godkendes. Første gang der overføres en e-faktura fra en ny kreditor, skal der vælges, om CVRnummeret skal have en individuel eller generel varegældskonto. KLIK Overfør Herefter svares med kvittering, der viser de godkendt e-fakturaer med tilhørende betalingsinformation. KOPIÉR betalingsinformationerne fra dette billede til dit homebanking-program (via ctrl+c/ctrl+v) for at oprette betalinger straks. Ønsker du ikke at indberette betalinger straks, så VÆLG Send for at få informationer tilsendt på mail. Så kan data kopieres til homebank på senere tidspunkt. KLIK Print hvis du ønsker at få betalingsinformationer ud på papir KLIK herefter Luk. De godkendte e-fakturaer overføres herefter til Ø90 via central kørsel kommende nat.

5 3. Arbejde med e-fakturaer i Ø90 Posteringsdato. Hentes fra fakturadato på e- fakturaen Bilagsnummer.. Link til e- fakturaen. Ved klik på i-symbolet åbnes browser og e-faktura vises. Ved første visning vil du blive bedt om login. Kontonummer. Dannes via varetekst og evt. note på e-fakturaen. Den generelle mellemregningskonto er , mens de individuelle mellemregningskonti starter fra Posterings tekst. Hentes fra varetekster på e- fakturaen. Det er muligt at ændre kontonummeret, men moms koden vil altid være 9, når posteringen kommer fra en e- faktura.