Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen

Transkript

1 Januar 2018 Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen Kære alle Så er vi kommet godt i gang i det nye år, som vil byde på en række forandringsprocesser for os alle. Studieadministrationen vil være et af de områder i UCL, hvor forandringerne bliver ganske omfattende. En måde at imødekomme det på er ved at kommunikere og involvere flest mulige i de kommende processer. Den nye ledelsesgruppe af Studieservice, som vores område hedder pr. 1. august, består af Philip, Bianca, Alice, Marie, Rikke og jeg. Vi har mødt hinanden til et indledende fælles møde, hvor vi præsenterede os og vores organisation. Hen over det kommende halve år vil vi mødes en del gange for at sætte de processer i gang, som er nødvendige i fusionen af vores enheder. På et møde i denne uge vil ledelsesgruppen drøfte og aftale, hvordan vi på mest hensigtsmæssig måde kan kommunikere vores drøftelser og beslutninger til jer, og hvordan vi involverer jer i de opgaver, hvor vi har behov for viden om og erfaring med arbejdsprocesser og systemer for at kunne planlægge og gennemføre forandringerne. I kan derfor forvente, at vi efter uge 8 vil invitere jer til møder om fusionen af to studieadministrationer og to studievejledninger. Jeg ser frem til de mange konstruktive samtaler og arbejdsfællesskaber, vi skal have i forbindelse med udviklingen af dels organiseringen af Studieservice og af de fælles opgaver, vi skal løse. Og så skal vi huske på, at vi allerede har udviklet rigtig meget i Studieadministrationen. Derfor vil jeg, når vi for alvor går i gang med fusionsopgaverne, huske mig selv på, at den kommende tid skal være en festlig afslutning på en fremragende fortid - og at jeg vil blive begejstret for den fremragende fremtid, vi er med til at skabe. Ferieplanlægning og -afvikling i Studieadministrationen, gældende fra Studieadministrationen følger UCL s feriepolitik fra 2008 Følgende fremgår af UCL s feriepolitik : det øvrige personale (dvs. ikke undervisere) afvikler 3 ugers ferie i perioden 1. juli til 15. august. Kommentar: Studieadministrationen kan godt afvige fra ovenstående, da vi skal afvikle ferie under hensyntagen til driften. 1

2 2. Proces for planlægning og ønsker om ferieafvikling Alle ansatte i Studieadministrationen skal have besked samtidig om, hvornår de kan afvikle ferie, så det ikke bliver først til mølle princippet eller andre principper, der bliver gældende. Det fremgår af ferieloven, at medarbejderne skal have meddelelse om hovedferie, 3 måneder før hovedferien afvikles. Ifølge ferieloven skal meddelelse om de øvrige feriedage gives senest 1 måned før afholdelse af ferien. Deadline for at afgive ferieønsker Meddelelse om ferie Hovedferien senest 15. marts senest 1. april Uge 42 senest 15. marts senest 1. april Uge 7 senest 1. december senest 1. uge i januar Funktionsledere koordinerer og godkender ferie samlet under hensyntagen til driften i UCL. Hvis du ønsker at ændre på din feries placering, efter at den er godkendt, skal det ske efter aftale med din nærmeste leder. Afspadsering i ugerne 42 og 7 aftales ligeledes med nærmeste leder. 3. Bemanding på matrikler uge 7, uge 42, første uge i juli Såfremt der er undervisningsaktiviteter på matriklen, bestræber vi os på, at der er adgang til en eller flere medarbejdere, om end bemandingen ikke nødvendigvis fysisk befinder sig på den pågældende matrikel. Som udgangspunkt forsøger medarbejderne at aftale og koordinere ferieafvikling indbyrdes. Hvis det bliver nødvendigt, må vi lukke en matrikel og betjene den på distance. 4. Ferieskemaet Se venligst dokument 'Ferieskema , hvor I skriver jeres ferieønsker ind: Redigerbar: Skrivebeskyttet: 2

3 Håndtering af persondata I januar er 2. runde workshops gennemført, så vi nu i alt har gennemført 12 workshops. Indtrykket er, at der er arbejdet godt og interesseret med området, og Studieadministrationen og Studievejledningen har lavet en omfattende registrering af de processer, hvor der behandles persondata. Den fortegnelse, der er lavet over, hvilke persondata der behandles, er den fortegnelse, Datatilsynet kan bede om at se, hvis de kommer på tilsynsbesøg. Samtidig er der for en række områder udarbejdet procedurebeskrivelser, så det er fastlagt, hvordan persondata skal håndteres. Der udestår fortsat lidt finpudsning af både fortegnelse og procedurebeskrivelser, før vi er helt på plads, og det vil ske i den kommende periode. Næste skridt er, at jeg samler alle fortegnelser og procedurebeskrivelser med henblik på at vurdere, om det indsendte materiale er komplet og korrekt, og dermed brugbart som dokumentation overfor Datatilsynet. Parallelt hermed skal informationerne om håndtering af persondata rulles ud i de forskellige grupper, så alle kolleger har viden om og kendskab til reglerne for lovlig behandling af persondata, herunder de regler og rammer der er fastsat for behandling af persondata på det enkelte arbejdsområde. Det vil formentlig ske i løbet af februar og marts. Der kommer særskilt information ud om de kommende informationsaktiviteter. Et af de områder, vi også skal arbejde med, er, at vi skal kikke på, hvordan vi håndterer de registreredes rettigheder til, at vi lovligt kan behandle persondata. Alle ansatte og studerende har nogle grundlæggende rettigheder, når andre håndterer oplysninger om fx ens navn, adresse, fødselsdag, eksamen, karakter, uddannelse, ansættelser, sygedage, orlov m.v. Og ikke mindst de følsomme personoplysninger om ens helbred, seksuelle forhold, etnisk oprindelse, religion, politisk overbevisning og evt. medlemskab af en fagforening. Endelig har vi nogle oplysninger, vi betegner som fortrolige, som vi typisk behandler på samme måde som følsomme persondata, fx CPR nr., sociale forhold og andre private forhold. Så alle har ret til: at få oplyst, hvis nogen indsamler, opbevarer, bruger eller videregiver ens personoplysninger (oplysningspligten) at få indsigt i, hvilke personoplysninger der er indsamlet osv. (indsigtsret) at få urigtige oplysninger berigtiget (retten til berigtigelse) at få sine personlige oplysninger slettet (retten til at blive glemt) at gøre indsigelse imod, at ens personoplysninger anvendes i direkte markedsføring 3

4 En af metoderne, vi vil forsøge at løse det meste af det område med, er, at der bliver udarbejdet et fælles dokument, fx med titlen Sådan behandler vi persondata om dig, som både studerende og ansatte skal have udleveret, når de starter. Nuværende studerende og ansatte får også en kopi. I løbet af foråret vil der ske en koordinering med informationssikkerhedsområdet, så vi får et fælles koncept for lovlig håndtering af persondata i UCL, herunder hvor og hvordan dokumenter gemmes, hvordan og hvornår dokumenter slettes m.v. Det kommer til at hænge sammen med implementering af nye systemer, bl.a. udskiftning af ESDH systemet. Vi har en stor fælles udfordring i UCL om, hvordan vi bruger Outlook til videregivelse af personfølsomme og fortrolige oplysninger m.v., så vi undgår, at oplysninger hænger i mange af vores ind- og udbakker i Outlook Vi skal have afklaret, om og i givet fald hvilken opgave og rolle ressourcepersonerne kan have efter den 25. maj, hvor persondataforordningen træder i kraft, og vi overgår til daglig drift i håndtering af persondata og god databehandlingsskik. Der skal udarbejdes en række retningslinjer og procedurer, der fastlægger, hvor et ansvar er placeret, hvad der skal ske ved brud på datasikkerheden, hvem der sætter indsatsen i værk, og hvem der afrapporterer til Datatilsynet. Endelig skal der tages fat på, hvordan uddannelserne informeres om korrekt og lovlig håndtering af persondata, så alle i UCL har viden om området. Fra Studiefremdrift Efter et rimeligt stille efterår kan vi nu godt mærke, at optagelsesfristen 15. marts nærmer sig. Der er flere samtaler via hotline. Derudover har der været/er der travlt med efteroptag og opfyldning af pladser her til studiestart. Når holdfordelingen er på plads, kan hele det store arbejde med optag 2018/2019 begynde SU-hotline har haft travlt i løbet af januar, især i den første uge. Det har fået os til at kigge på, hvordan det så ud med opkald i løbet af 2017, og på den baggrund har vi besluttet at bemande hotline med to personer i både august og januar. Derudover udvider vi åbningstiden i SU-vagten i Information og Studieservice i februar og september til hver torsdag kl mod tidligere kl I forhold til øvrige arbejdsopgaver i teamet kan vi, hvad angår uddannelserne på SUND, mærke en forandring i forhold til den nuværende semesteropbygning. Det betyder, at der ikke kommer så mange omlagte forløb i løbet af semestret, men så kommer de til gengæld op til semesterstart. Teamet skal snarest i gang med en mindre rokade af arbejdspladser på kontoret, idet optag gerne vil sidde samlet i en gruppe, nu hvor Annette har fået timer til opgaver med optagelsen. 4

5 Fra arbejdsmiljørepræsentanterne Rundering i Studieadministrationen januar 2018 Som I jo ved, har arbejdsmiljørepræsentanterne i løbet af januar været på rundering på alle matrikler i Studieadministrationen, og det var rigtig hyggeligt at besøge alle kontorer. Vi fik skrevet en del på listen over opmærksomhedspunkter, og til jeres orientering er det videre forløb som følger: Der var punkter, som I på de enkelte kontorer/matrikler selv skulle kontakte 4040 eller 4444 om for at få løst. Der var punkter, som ledelsen i Studieadministrationen arbejder på at få løst. Der var punkter, som videregives til behandling via HAU. Hvis I skulle være kommet i tvivl om, hvilke punkter I selv skulle arbejde med, er I meget velkomne til at kontakte en af os eller Ambrosia. Til jeres orientering har vi på vegne af Studieadministrationen på Campus Odense sendt en skrivelse til Erik Knudsen vedrørende forbedring af vores vilkår i forbindelse med afholdelse af frokostpause. Vi har f.eks. foreslået at bruge et lokale i Nordfløjen til personalestue for at styrke videndelingen, trivslen, samarbejdet og det sociale fællesskab mellem kollegerne. Vi håber på en positiv tilbagemelding, da han ved Nytårskuren selv opfordrede medarbejderne til at komme med forslag. Sussi & Bente Arbejdsmiljørepræsentanter, Studieadministrationen UCL Fra eksamensteamet En næsten helt almindelig fredag i januar Måske undrede I jer over, at gangen i Nordfløjen var fyldt med studerende både hele torsdag den 25. og fredag den 26. januar. Forklaringen er, at vi havde mange tilstedeværelsesprøver. Disse fandt sted både i Nordfløjen og i salen, og på grund af de knirkende gulve i salen var teamet blevet enige om fælles dresscode: gummisko Det blev til sene aftener og masser af slik. Det må blive i februar, at vi kører nul-sukker. 5

6 Motion på og ved arbejdspladsen Dansk Firmaidrætsforbund tilbyder, at man hver dag kan få tilsendt en mail med et lille motionsprogram, der kan gennemføres på kontoret. Og ikke nok med det - man får også en opskrift på aftensmaden. Logistik & planlægning har i januar været i gang med den daglige øvelse og melder positivt tilbage på det. Hvis andre skulle få lyst, er hermed linket til dagens mail-motion og til opskriften på aftensmaden Som altid hører jeg gerne fra jer - og modtager også gerne bidrag til det kommende Nyhedsbrev. Med venlig hilsen Ambrosia 6