Nyhedsbrev nr. 2 for Studieservice

Transkript

1 Nyhedsbrev nr. 2 for Studieservice Ledelsesgruppen på seminar I denne uge er ledelsesgruppen på seminar torsdag og fredag. Vi har forud for seminaret besvaret en lederteamtest, og tilbagemeldingen på og arbejdet hermed udgør bl.a. en stor del af programmet for torsdagen. Thomas Lundby, som er erhvervspsykolog fra Impaq, guider os igennem torsdagen. Om fredagen vil vi arbejde med processen for beskrivelsen af Studieservice version 2.0, - ikke hvordan vi forestiller os, at organiseringen skal være fra næste efterår, men hvordan vi inddrager jer og vore samarbejdspartnere i arbejdet med at finde ud af, hvordan vi organiserer os mest hensigtsmæssigt for at kunne løse kerneopgaverne. Formålet med seminaret er, at ledelsesgruppen: får samlet op på læringen forbundet med at være midt i en fusionsproces, samt hvilke effekter/betydninger denne proces har i forhold til vores ledelsespraksis og arbejdet i lederteamet. får en tilbagemelding på lederteamtesten og herunder får et øget kendskab til medlemmernes individuelle profiler samt koblingen ind i lederteamet. får læringen herfra reflekteret ind i samarbejdet på tværs samt hvad der i den henseende, i et fremadrettet perspektiv, skal skrues op eller ned for. får arbejdet med perspektiver/visionen ind i fremtidens Studieservice, og særligt får sparret om, hvordan en proces omkring den opgave kan se ud. Vi forestiller os, at dette seminar vil styrke os som lederteam at vi bliver endnu bedre til at samarbejde og være en kompetent ledelsesgruppe i Studieservice. Teamkoordinator til Optagelsesteamet Optagelsesteamet søger en teamkoordinator, og afdelingschef Marie Falk Nyboe opfordrer alle interesserede til at søge. Teamkoordinatoren har ansvaret for at koordinere den daglige drift i temaet og sikre den løbende koordination af teamets virke, således at teamet fungerer så optimalt som muligt. 1/6

2 Teamkoordinatoren agerer som strategisk bidragsyder og er synlig i ord og handling, når teamets opgaver koordineres og udvikles. Dette sker i samarbejde med og understøttes af områdets leder. Få en uddybende beskrivelse af teamkoordinatorens opgaver ved at skrive til Marie på mfny@ucl.dk. Er du interesseret i at søge stillingen som teamkoordinator i Optagelsesteamet, så send en kort beskrivelse af dig selv, og hvad du kan bidrage med som teamkoordinator, til Marie senest mandag den 22. oktober. En opfordring og status på persondataprojektet De fleste medarbejdere i Studieservice arbejder med en masse persondata hver dag. Persondata er alle oplysninger om en identificeret person, fx navn, cpr-nummer, adresse eller oplysninger, der kan bruges til at identificere en person. Når vi arbejder med persondata, skal vi blandt andet sikre oplysningerne mod, at uvedkommende får kendskab til dem. Derfor skal vi slette dem, når de ikke bruges mere, i de tilfælde hvor der ikke er krav om, at oplysningerne skal gemmes. Men det er også vigtigt, at vi ikke mister adgangen til vigtige oplysninger. Det kunne fx ske, hvis vigtige dokumenter og oplysninger gemmes på det lokale drev på computeren (C-drevet), eller skrivebordet, hvor der ikke bliver taget backup. Hvis din pc går i stykker og skal geninstalleres, går alle informationer, der er gemt lokalt på pc en, tabt. Vores formodning er, at vigtige oplysninger generelt enten bliver journaliseret i ESDH-systemet eller gemt på det personlige netværksdrev (P-drevet). Det kan dog i en travl situation ske det, at dokumenter gemmes lokalt på computeren, fx på skrivebordet. Det er en uheldig arbejdsprocedure, der bør erstattes af en mere sikker procedure, som anført ovenfor. Fra Lars Udengaard, der er jurist og databeskyttelsesrådgiver (DPO), og Lea Andreasen, der arbejder med persondatabeskyttelse i UCL, skal der derfor blot lyde en opfordring til, at alle fortsætter med eller udvikler gode vaner med at journalisere i ESDH-systemet og gemme dokumenter på netværksdrevet. I vores arbejde med persondata i UCL har vi fået produceret en række styringsdokumenter og vejledninger, som vi sender til beslutning i UCL`s øverste ledelse i slutningen af november. Det er bl.a. principper om brug af databehandlere, retningslinjer for studerendes adfærd, Sådan behandler vi dine data for studerende, kursister og ansatte, retningslinjer for sikkerhedsbrud samt vejledning til studerende om korrekt håndtering af persondata i opgaver. 2/6

3 Nyt fra juristerne Ordensreglement Tidligere EAL og tidligere UCL har hver især haft offentliggjort en kort tekst omkring god opførsel samt et længere juridisk bindende dokument med beskrivelse af konsekvenserne af manglende god opførsel m.v. Der foreligger nu en fælles kort tekst, som kan ses på den nye hjemmeside, og nu starter arbejdet med at få udarbejdet det lange fælles juridisk bindende dokument. Indtil det nye fælles dokument er godkendt af ledelsen, vil de tidligere gældende dokumenter være i brug. Eksamensklager Sagsbehandlingen af eksamensklagesager ligger på tidligere EAL hos den juridiske konsulent, og på tidligere UCL hos Ledelsessupport-teamet. Det ændres der ikke på indtil videre. Til gengæld er der holdt et første møde mellem Kristine, Vivi og Connie til afklaring af ligheder og forskelligheder i forhold til eksamensklage-proceduren. Eksamensbekendtgørelsen, som er grundlaget for eksamensklage-proceduren, er ens for Erhvervsakademiuddannelser og Professionsbacheloruddannelser, men fortolkningen af de enkelte paragraffer har ikke været helt ens. Arbejdet skal munde ud i en fælles procedure for håndtering af eksamensklage-sager ud fra en fælles forståelse af Eksamensbekendtgørelsens regler. Persondata I efteråret 2018 er der planlagt 3 arbejdsmøder, hvor Hanne og Hanne fra tidligere EAL samt Tine og Marianne fra tidligere UCL skal sammenholde to dokumenter om dataflows inden for Studieservice-området. Arbejdet skal munde ud i, at UCL kan fremvise en samlet Artikel 30- fortegnelse, hvis Datatilsynet skulle komme forbi. Læringsbarometer På mødet i den forgangne uge orienterede jeg kort om den kommende kvalitetsmåling på de videregående uddannelser, som finder sted i den kommende måned og vil ramme alle vores studerende. De studerende får tilsendt et spørgeskema, der består af to dele Læringsbarometer og Uddannelseszoom. 3/6

4 Læringsbarometeret handler om, hvordan de studerende oplever deres uddannelse, og hvordan de selv studerer. Uddannelseszoom indeholder spørgsmål, der giver kommende studerende et indtryk af, hvordan det er at læse på den uddannelse, som den studerende er på. De to undersøgelser er samlet i ét spørgeskema og gennemføres af analysefirmaet Epinion for Uddannelses- og Forskningsministeriet. Her hos os bliver besvarelsen af spørgeskemaet lagt ind skemaet, således at de studerende og underviserne er bekendte med, hvornår det foregår, og vi håber dermed at få en høj deltagelse og dermed også et udbytte, som kan give os viden om, hvordan de studerende oplever deres uddannelse, og hvad der kan gøre den bedre både for nuværende og fremtidige studerende. De studerende modtager besked herom både på deres mail og i deres e-boks, hvor de kan tilgå spørgeskemaet. Her finder man SU i Studieservice og på hjemmesiden De nye åbningstider for SU-Hotline er tirsdag til torsdag kl Der er ikke længere mulighed for SU-vejledning på NBA i Information & Studieservice om torsdagen. De studerende kan ved behov i stedet booke et personligt møde. Hermed link til den nye side (som ikke er helt færdig): Julemødet Julemødet finder sted torsdag den 13. december fra kl :00. Derefter vil der være lidt julerier med et lille glas, snack og underholdning. Så følger en 3- retters menu, hvor vi får tid til at tale med hinanden over god mad og et glas vin. Hvis ikke man vil køre hjem, kan man overnatte til om fredagen. Vi har lavet en aftale med Frederik VI s Hotel, som ligger på Rugårdsvej i Odense - Programmet laves i samarbejde med et par TR- og AMR-repræsentanter, Bianca, Alice og mig. Vi regner med, at program og tilmeldinger kommer efter uge 43 men I kan allerede nu skrive dato og tid i kalenderen. 4/6

5 SKYGGEBØRNsløbet Dette løb afvikles den 2. februar 2019 på samme tid i flere forskellige byer rundt omkring i Danmark. Overskuddet fra de forskellige løb går ubeskåret til Foreningen Skyggebørn. Skyggebørn tilbyder støtte til sorgramte børn i form af samtalegrupper og individuelle samtaler efter behov. Skyggebørn arbejder også for at nedbryde tabuet omkring børns sorg gennem foredrag, undervisning, forskning og filmproduktion. Se mere om løbet her: Dato: Lørdag den 2. februar 2019 kl. 10. Start: Bjørnemosevej 223, 5260 Odense S. Distancer: 2 km Rundeløb, ½ Marathon og Marathon Der løløbes på en 10,6 km rundstrækning. Priser: UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole sponsorerer kr. 65,- pr. medarbejder (kr. 50,- til løb og kr. 15,- til gebyr). Hvis du ønsker at løbe ½ Marathon eller Marathon, skal du selv betale resten. Marathon: kr. 175,- ½ Marathon: kr. 125,- Rundeløb: kr. 50,- Gå tur: kr. 50,- Tidstagning, diplom og medaljer: Tidtagning foregår ved, at man skriver sin tid ned på en blok, som ligger i målområdet. Tiderne kommer senere online. Der er diplom og medalje til alle. Tilmelding: Der er åben for tilmelding på Deadline: Der er deadline for tilmelding den Tag familien med til en hyggelig og aktiv dag. Vi håber, at så mange som muligt har lyst til at deltage 5/6

6 Fra TR til HK medlemmer Generalforsamling Husk at reservere den 7. november 2018 kl til ekstraordinær generalforsamling for de to HK-Klubber. Vi skal have afviklet de gamle klubber og oprettet en ny fælles HK-Klub. For HK medlemmer vil der være mulighed for at tilmelde sig til spisning efter den stiftende generalforsamling. Der vil inden generalforsamlingen komme forslag til vedtægter. Frist for tilmelding er den 31. oktober Link til tilmelding: Alle, der er omfattet af HK Stats overenskomst, kan deltage under punktet Valg af TR, når vi kommer til den stiftende generalforsamling, men kan ikke deltage i den øvrige del af generalforsamlingen. Nytårsbanko Vi vil også allerede nu opfordre til, at I reserverer den 10. januar 2019 efter arbejdstid. Her vil HK-Klubben afholde nytårsbanko. Vi forestiller os lige nu, at vi starter kl , så eventuelle deltagere fra Jylland kan nå frem. Også her vil der være tilmelding til både banko og spisning. Der kommer tilmelding i begyndelsen af december. Arrangementet er udelukkende for HK-medlemmer. Hilsen fra begge HK-Klubber i UCL Tanja og Susanne Og som altid hører jeg gerne kommentarer fra jer til dette Nyhedsbrev Med venlig hilsen Ambrosia 6/6