Fotografen Hirtshals & Mediehuset Hirtshals/Hjørring

Transkript

1 Samtykkeerklæring VI LEVER AF TILFREDSE KUNDER Fotografen Hirtshals & Mediehuset Hirtshals/Hjørring Indholdsfortegnelse 1. Samtykkeerklæring for én person Kundeseddel Udfyldes af kunde Udfyldes af Fotografen Hirtshals / Mediehuset Hirtshals/Hjørring Tillægssamtykkeerklæring for flere Kundeseddel for flere personer Udfyldes af tilhørende på billede Samtykke til behandling af mit foto Formål og information Indledning Information om virksomheden Indsamling af data Hvilke personlige data indsamles og med hvilket formål Fotografen Hirtshals Mediehuset Hirtshals/Hjørring Opbevaring af data Hvordan bliver disse data opbevaret Fotografen Hirtshals Mediehuset Hirtshals/Hjørring Tilladelse til brug af portrætfotos til intern markedsføring Portrætfotos til markedsføring (Gælder både for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring) Betaling Hvilke betalingsinformationer afgives ved køb Kontaktformularer og nyhedsbrev Indhentning af persondata ved kontaktformular og nyhedsbrev Cookies... 11

2 10.1. Indsamling af cookies på hjemmesiderne for Fotografen og Mediehuset Indlejret indhold fra andre websteder Anvendelse af indlejret indhold på hjemmesiden Analytics Indhentet data fra Google Analytics Hvem vi deler dine data med Datadelingspolitik Hvor gemmer vi dine data Gemte data og dine rettigheder Hvilke rettigheder har du over dine data Dine rettigheder over dataene Hvor sender vi dine data Deling af dine data Hvordan beskyttes dine data Beskyttelse af dine data Hvilke databrudsprocedurer vi har på plads Specifikke databrudsprocedurer og systemfejlfinding Hvilke tredjeparter vi modtager data fra Deling til tredjeparter (gælder kun for Mediehuset Hirtshals/Hjørring) Brugen af vores billeder Tilladelse for andre til at bruge billeder taget af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring Uddrag fra loven om ophavsret Udarbejdelse af samtykkeerklæring... 16

3 1. Samtykkeerklæring for én person Dato og evt. kundenr: 1.1. Kundeseddel Udfyldes af kunde Fulde navn: Telefon: Hvilket type billede Kørekortfoto Pasfoto Andet - skriv herunder skal der tages? Vil du give tilladelse til at materialet/fotos anvendes til kommercielt brug til at markedsføre Fotografen Hirtshals online (gælder ikke pasfoto og kørekortfoto) Svar her: Ja Nej Spændende nyhedsbrev Ja Nej Og gode tilbud ønskes Dato og underskrift: Udfyldes af Fotografen Hirtshals / Mediehuset Hirtshals/Hjørring Opgave/ordre: Dato for opstart ordre: Lovet Levering: Afhentet i butikken: Leveret m. Post: Betalt Ja Nej Afventer samlet ordre Eventuelt andet angiv herunder Telefon: Mail: Kontakt@mediehusethirtshals.dk Vores websteder er: af 16

4 2. Tillægssamtykkeerklæring for flere Dato og evt. kundenr: 2.1. Kundeseddel for flere personer Udfyldes af tilhørende på billede Fulde navn: Telefon: Dato og underskrift: Fulde navn: Telefon: Dato og underskrift: Fulde navn: Telefon: Dato og underskrift: Telefon: Mail: Vores websteder er: af 16

5 3. Samtykke til behandling af mit foto 5 af 16

6 4. Formål og information 4.1. Indledning Denne samtykkeerklæring er udarbejdet af fotoforretningen Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring. Erklæringen har til formål at oplyse kunderne om deres rettigheder, i forhold til de data som Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring opbevarer ved køb af kørekortog pasfoto samt øvrige portrætbilleder af personer og borgere Information om virksomheden Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring er en lille enmandsvirksomhed, der består af en fotoforretning, der udbyder produkter som pasfoto, kørekortfoto og øvrige portrætfoto som bl.a. bryllupsbilleder, konfirmationsbilleder, takkekort samt mulighed for at tilkøbe billedrammer. Den øvrige del af virksomheden, består af Mediehuset Hirtshals/Hjørring, som arbejder primært med at udvikle hjemmesider, logodesign og reklamemateriale for erhvervskunder. Virksomhedens informationer er: Fotografen Hirtshals & Mediehuset Hirtshals/Hjørring V/Henrik Risager CVR: Nørregade 40 St. / Jyllandsgade Hirtshals Danmark Kontakt@mediehusethirtshals.dk Vores websteder er: af 16

7 5. Indsamling af data Nedenstående gælder for indsamling af data for henholdsvis Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring Hvilke personlige data indsamles og med hvilket formål Fotografen Hirtshals Fotografen Hirtshals er godkendt til at indsamle billedmateriale til brug ved udstedelse af kørekort og pasfoto. De indsamlede data om borgeren eller kunden indsamles ved indhentning af personfølsomme oplysninger som navn, telefonnummer og ved fotografering, som ikke bliver videredelt, men opbevaret sikkert internt i virksomheden. Borgeren giver tilladelse til at alle personfølsomme personfotos og data som navn, telefonnummer og indhentes med det formål, at de skal anvendes ved oprettelse og udstedelse af pas og kørekort i kommunen. Alle der får taget billede skal være myndige, og skal kunne fremvise gyldig legitimation og bekræftelse på at de er myndige. Umyndige personer under 18 år skal have tilladelse fra en værge, til at få taget portrætfoto, og sker gennem godkendelse fra værge til pågældende fotograf. Alle borgere som får taget pasfoto, får ved køb udleveret et printet papir med miniature af pasbilledet samt stregkode, der skal forevises ved oprettelse af pas hos borgerservice i kommunen. Ved både pas- og kørekortbillede skal borgeren angive navn, telefonnummer og , som sikkerhed for og godkendelse af at kommunen ved hvem vedkommende på billedet er. Ved køb af både pasfoto og kørekortfoto får kunden udleveret fysiske pasfoto- og kørekortbilleder, hvor sidstnævnte skal bruges ved udstedelse af kørekort i modsætning til pasfoto som indhentes direkte førnævnte stregkode. Fotos taget hos Fotografen Hirtshals er godkendt til at kan anvendes på øvrige legitimationsdokumenter. Ved indgåelse af samtykkeerklæring for indhentning af personfølsomme data som billedmateriale, kan kunder efter eget ønske, anmode om at få tilsendt pas- eller kørekortfoto som digital billedfil via privat adresse. Indhentet adresser fra kunder vil blive anvendt med det formål at fremsende digital billedmateriale til eget privat brug samt tilbud om at få tilsendt nyhedsbreve og gode tilbud via , som kunder samtidig kan frabede ved oplysning af . 7 af 16

8 Fotografen Hirtshals har egen hjemmeside og indhenter data om de besøgendes adfærd på hjemmesiden ved hjælp af Google Analytics værktøjet. Alle disse data fra de besøgende på hjemmesiden er anonyme, og vil kun blive anvendt med det formål til at analysere og til at forbedre hjemmesiden Mediehuset Hirtshals/Hjørring Mediehuset Hirtshals/Hjørring har samarbejder med forskellige privatkunder og erhvervsvirksomheder, som får udviklet hjemmesider, logodesign og reklamemateriale. Mediehuset indsamler og får udleveret data fra privat- og erhvervskunder samt fra betalte lovlige billedbureauer med det formål at anvende dette materiale til brug på hjemmesider, logodesign og reklamemateriale. Al personfølsomt data aftales med Mediehusets privat- og erhvervskunder, og bliver kun anvendt hvis begge parter godkender brugen af disse data. Mediehuset Hirtshals/Hjørring har egen hjemmeside og indhenter data om de besøgendes adfærd på hjemmesiden ved hjælp af Google Analytics værktøjet. Alle disse data på de besøgende fra hjemmesiden er anonyme, og vil kun blive anvendt med det formål til at analysere og til at forbedre hjemmesiden. 8 af 16

9 6. Opbevaring af data Nedenstående gælder for opbevaring af data for henholdsvis Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring Hvordan bliver disse data opbevaret Fotografen Hirtshals Personfotos der tages til pas- og kørekort af borgere opbevares på virksomhedens server i minimum 6 måneder, i tilfælde af at kunderne ønsker at få dem udleveret til eget privat brug eller ved senere anvendelse til andre officielle legitimationsdokumenter mod ekstrabetaling. Øvrige billeder taget af personer opbevares ligeledes på virksomhedens server i minimum 6 måneder. Borgere eller kunder kan til enhver tid få tilladelse til at få slettet og/eller overdraget billeddata fra fotomateriale på virksomhedens server ved fremvisning af gyldig legitimation. Alle umyndige personer under 18 år skal bede værge om at godkende sletning og/eller overdragelse af billeder Mediehuset Hirtshals/Hjørring Mediehuset Hirtshals/Hjørring udarbejder individuelle kontrakterformularer med privat- og erhvervskunder og aftaler tilladelser med de respektive personer og virksomheder. Ved udvikling af hjemmesider og logo til virksomhedskunder, påtager Mediehuset Hirtshals/Hjørring ansvaret for at opbevare vigtige data om erhvervskunderne, sikkert på Mediehusets servere. Disse data kan bestå af logo, produktbeskrivelser, produktbilleder samt forskellige informationer som skal anvendes på hjemmesiden mm. Mediehuset Hirtshals/Hjørring har en fortrolighedspolitik, der gælder for alle samarbejdspartnere, for at sikre at følsomme data og oplysninger, der kan være skadelige eller ødelæggende for virksomheden, og kan udnyttes af konkurrerende virksomheder, ikke bliver offentliggjort eller på nogen måde bliver videregivet. I markedsføringssamarbejde med erhvervskunder, skal virksomhederne bidrage med reklamemateriale til annoncer ellers skal dette aftales særskilt med Mediehuset Hirtshals/Hjørring om at reklamemateriale skal designes og indhentes af Mediehuset selv. Al reklamemateriale bliver ligeledes opbevaret på Mediehusets servere i op til 6 måneder. 9 af 16

10 Kopi af datamateriale som internetfiler, testmateriale, billedmateriale mm. bliver videregivet ved overdragelse af hjemmesiden eller logoet til privat- eller erhvervskunden. Vedkommende har efterfølgende mulighed for at få overdraget en ny kopi af hjemmesiden. Datamaterialet opbevares med det formål at kunderne på længere sigt ønsker et længerevarende samarbejde med Mediehuset Hirtshals/Hjørring. Mediehuset Hirtshals/Hjørring stiller sig til rådighed for at yde support til de virksomheder som har fået udviklet en hjemmeside, og ønsker ændringer efter produktet er færdigudviklet. Dette er et tilkøbsprodukt. Ved brug af virksomhedscases på Mediehusets hjemmeside aftales og indhentes godkendelse af udtalelser og materiale fra virksomhedskunder til kommerciel og selvpromoverende brug. 7. Tilladelse til brug af portrætfotos til intern markedsføring Nedenstående gælder for brugen af portrætfotos til samlet markedsføring af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring Portrætfotos til markedsføring (Gælder både for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring) Fotos taget af flere personer til eget privat brug skal godkendes med underskrift på en standardformular af alle der figurere på fotoet, og vedkommende der har bestilt og betalt for fotografierne, står som ansvarlig på standardformularen. Ved godkendelse til markedsføringsbrug for virksomheden, skal alle myndige personer på billede godkende at det kan bruges af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring. 8. Betaling 8.1. Hvilke betalingsinformationer afgives ved køb Ved brug af betalingsmidler som kontanter og kortbetaling til køb i butikken indhentes ingen følsomme persondata. Ved brug af betalingsmiddel som Mobilepay og faktura fra erhvervskunder, bliver disse personfølsomme data opbevaret sikkert på virksomhedens server og uden videregivelse til 3. part i markedsføringssammenhæng. 10 af 16

11 9. Kontaktformularer og nyhedsbrev 9.1. Indhentning af persondata ved kontaktformular og nyhedsbrev På hjemmesiderne for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring kan man udfylde en kontaktformular med kontaktinformationer. Disse personfølsomme data bliver gemt og opbevaret sikkert på Mediehusets servere og vil ikke blive videregivet til 3. part firmaer f.eks. som anvendelse i markedsføringssammenhæng. Mediehuset har en tilmeldingsklient på hjemmesiden til nyhedsbreve. Personfølsomme oplysninger som navn og , vil ikke blive videregivet til 3. part, og personfølsomme data opbevares sikkert på Mediehusets servere. Nyhedsbrevet vil kun blive brugt til at udsende nyheder og aktiviteter der vedrører Mediehuset Hirtshals/Hjørring. Alle besøgende på hjemmesiderne for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring kan ved anmodning få fremvist hvilke informationer, som kontaktformularen og nyhedsbrevet indeholder af personfølsomme oplysninger, og kan på opfordring fra bruger med legitimation blive videregivet og slettet efter eget ønske. 10. Cookies Indsamling af cookies på hjemmesiderne for Fotografen og Mediehuset Hjemmesiderne for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring anvender cookies til at indhente data om brugerne. Dette bliver der gjort opmærksom på ved første besøg på hjemmesiderne. Data fra cookies anvendes til at indhente personlige data til eget analysearbejde i forhold til at lave statistikker over hvem der besøger virksomhedens hjemmesider. Dataene ved indhentning fra disse cookies, bliver ikke videregivet til 3. part, men anvendes kun til eget analysearbejde. Alle tidligere besøgende på hjemmesiden kan til enhver tid henvende sig med det formål at få fremvist hvilke informationer, som hjemmesidens cookies har indhentet af oplysninger om dem, og kan på opfordring med legitimation få fremvist og i sidste ende få slettet disse data efter eget ønske. 11 af 16

12 11. Indlejret indhold fra andre websteder Anvendelse af indlejret indhold på hjemmesiden På hjemmesiderne for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring anvendes iframe til at indlejre indhold fra andre eksterne hjemmesider som f.eks. Google herunder Google Maps som kan spore din adfærd på nettet og bruge dine data i markedsføringssammenhæng. (Læs Googles datapolitik på Analytics Indhentet data fra Google Analytics På begge hjemmesider for Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring anvendes Google Analytics til at måle antal besøgende, hvilke besøgende som kommer ind på hjemmesiderne samt hvilke undersider som de besøgende kommer direkte fra Google søgningerne. Alle data som bliver indhentet fra Google Analytics om brugerne er anonyme, bliver kun anvendt til til internt brug for at måle og forbedre hjemmesiden i forhold til at få de besøgende ind på de rigtige undersider samt måle på hvor længe de bliver på siden, for at kunne forbedre sidens indhold. Alle data fra Google Analytics bliver ikke delt med 3. part, og gemmes kun via den opkoblede Google Adwordskonto. 13. Hvem vi deler dine data med Datadelingspolitik Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring har en datadelingspolitik, der beskytter alle privat- og erhvervskunder, hvilket betyder at alle fortrolige informationer, oplysninger og data, der deles med Fotografen og Mediehuset, holdes internt mellem den pågældende medarbejder hos Fotografen og Mediehuset og virksomhedens partnere og er sikkert på opbevaret på virksomhedens server. 12 af 16

13 14. Hvor gemmer vi dine data Gemte data og dine rettigheder Alle følsomme persondata, kundedata og virksomhedsdata gemmes sikkert på Fotografen og Mediehusets servere, og bliver ikke delt med andre end dem der oprindelig delte dataene med virksomheden, medmindre der gives tilladelse og samtykke fra kunder eller virksomheder der har ophavsretten. Dataene gemmes på serveren i minimum 6 måneder og bliver slettet løbende efterfølgende. Alle kunder har mulighed for at se hvilke data som Fotografen og Mediehuset ligger inde med om dem og kan til enhver tid med godkendt legitimation få overdraget data til eget brug og få alle persondata fra serveren. 15. Hvilke rettigheder har du over dine data Dine rettigheder over dataene Alle kunder og borgere der på et tidspunkt har delt personfølsomme oplysninger og data med Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring kan til enhver tid med godkendt legitimation få oplyst hvilke personlige data virksomheden ligger inde med om dem, og hvis det ønskes kan få overført disse data til eget brug og bagefter få slettet disse data fra virksomhedens servere på opfordring med en oplyst forvarsel for permanent sletning. 16. Hvor sender vi dine data Deling af dine data Data fra borgernes pasfoto bliver kun delt med de kommunale systemer når pasfoto skal videresendes til en offentlig server samt til Kube data som midlertidigt ligger inde med pasfoto til begrænset adgang for kommunerne. Disse pasfoto bliver slettet fra Kube data serverne inden for 60 dage (Læs ovenstående side 5: Samtykke til behandling af mit pasfoto udarbejdet af Kube Data ApS). Øvrige billeder taget af Fotografen Hirtshals, bliver udelukkende delt internt med kunderne medmindre de har givet samtykke til at billederne kan anvendes på andre hjemmesider. Billeder og andet data som er delt mellem kunde og Mediehuset, deles kun med 3. part hvis kunde har givet fuld samtykke til dette. 13 af 16

14 17. Hvordan beskyttes dine data Beskyttelse af dine data Fotografen Hirtshals forpligter sig til at beskytte alle borgere og kunders data og ikke dele dem med andre, medmindre der er givet tilladelse og samtykke til dette. Alle privat- og erhvervskunder af Mediehuset Hirtshals har en fortrolig aftale med Mediehuset om at alle data hemmeligholdes og kun bliver videregivet ved skriftlig samtykke og tilladelse til at dele data med udvalgte personer og virksomheder, som er en del af aftalen i udviklingen af ny hjemmeside m.fl. 18. Hvilke databrudsprocedurer vi har på plads Specifikke databrudsprocedurer og systemfejlfinding Proceduren ved databrud kontaktes datamyndigheder og de implicerede af databruddet omgående, i henhold til at starte en efterforskning af forløbet og effekterne for kundernes data, der kan blive misbrugt af potentielle hackere. Efterfølgende skal en rapport udarbejdes i forhold til skadernes omfang, og hvilke data som er blevet hentet ulovligt fra serveren. Fejl i de offentlige systemer som anvendes af Fotografen Hirtshals og Mediehuset, skal indberettes til dem der vedligeholder de systemer som anvendes af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring, til at beskytte kundernes private personfølsomme data. 19. Hvilke tredjeparter vi modtager data fra Deling til tredjeparter (gælder kun for Mediehuset Hirtshals/Hjørring) For kundernes leverandør gives der tilladelse fra kunden til at Mediehuset kan hente følsomme data, som kun må anvendes af aftaleparterne til den gældende aftale som Mediehuset skal levere til den pågældende kunde. 14 af 16

15 20. Brugen af vores billeder Tilladelse for andre til at bruge billeder taget af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring Alle billeder som er taget af Fotografen Hirtshals og Mediehuset Hirtshals/Hjørring er omfattet af ophavsretten og denne ophavsret tilhører altid fotograf Henrik Risager, der har alle rettigheder over producerede billeder. Dette betyder at ingen andre har tilladelse til at bruge billederne uden skriftlig tilladelse. Hvis du ønsker at bruge et billede til f.eks. hjemmeside, marketing, artikel mm. Skal du købe en brugsret til det pågældende billede og til den pågældende brug af dette. Prisen på en brugsret afhænger af billede og formål med dette. Du er altid velkommen til uforpligtende at ringe og høre nærmere en evt. aftale. Brugsretten til et billede og et bestemt formål kan købes og til det aftalte formål kan kopieres, scannes og forstørres/formindskes så meget som det ønskes Uddrag fra loven om ophavsret Retsinformation: Loven om Ophavsret 3. Ophavsmanden har krav på at blive navngivet i overensstemmelse med, hvad god skik kræver, såvel på eksemplarer af værket som når dette gøres tilgængeligt for almenheden. Stk. 2. Værket må ikke ændres eller gøres tilgængeligt for almenheden på en måde eller i en sammenhæng, der er krænkende for ophavsmandens litterære eller kunstneriske anseelse eller egenart. Stk. 3. Sin ret efter denne paragraf kan ophavsmanden ikke frafalde, medmindre det gælder en efter art og omfang afgrænset brug af værket. 53. Ophavsmanden kan med de begrænsninger, der følger af 3 og 38, helt eller delvis overdrage sine rettigheder efter denne lov. Stk. 2. Overdragelse af eksemplarer indbefatter ikke overdragelse af ophavsretten. 15 af 16

16 Stk. 3. Har ophavsmanden overdraget en ret til at udnytte værket på en bestemt måde eller ved bestemte midler, giver overdragelsen ikke erhververen ret til at udnytte værket på andre måder eller ved andre midler. Stk. 4. Bestemmelserne i om overdragelse af ophavsret kan fraviges ved aftale mellem parterne, medmindre andet er fastsat i de enkelte bestemmelser. 21. Udarbejdelse af samtykkeerklæring Denne samtykkeerklæring er udarbejdet af Kristian Lindberg for Fotografen Hirtshals & Mediehuset Hirtshals/Hjørring. Kilde: Samtykkeerklæringens opbygning og indhold er udarbejdet med inspiration fra en Wordpress skabelon. 16 af 16