Referat af styregruppemøde vedr. digital eksamen Tirsdag den 23. juni 2015 kl , bygning 1431, lokale 015

Transkript

1 Referat af styregruppemøde vedr. digital eksamen Tirsdag den 23. juni 2015 kl , bygning 1431, lokale 015 Deltagere: Peder Østergaard (formand) (fraværende fra punkt 1.h Per Andersen var herefter mødeleder), Henrik Friis Bach, Andreas Heuwinkel, Camilla Kirkegaard, Erik Strøjer Madsen, Per Andersen, Torben K. Jensen, Line Krog Heltoft, Susanne Bunk (referent) Fraværende: Nikolaj Harbjerg, Anni Langberg Dagsorden 1. Status på afvikling af sommereksamen 2015/v Susanne Bunk Overordnet er sommereksamen 2015 gået godt. Der er dog stadig plads til forbedring i mødet mellem program og forretning. WISEflow arbejdsgruppen havde inden mødet udarbejdet en oversigt over de udfordringer, der har været under sommereksamen De enkelte punkter blev behandlet på mødet. (I nedenstående er arbejdsgruppens beskrivelse af de enkelte udfordringer angivet i kursiv.) a. Netværksproblemer i S-bygningen og i Fuglesangssalen I forbindelse med FLOWlock eksamener har der været tilfælde af netværksproblemer på disse to lokaliteter. Der har midlertidigt været opsat yderligere access points i S-bygningen, som løste problemet. Andreas Heuwinkel oplyste, at der er bestilt access points, som vil blive opsat på disse lokaliteter. Andreas går videre med at undersøge, om det er muligt at sætte begrænsninger op for de enkelte studerendes brug af båndbredde. Formanden gav udtryk for, at disse netværksproblemer skal løses hurtigst muligt. b. 1 GB til upload af ekstramateriale er ikke nok Studerende, der både har videoer og lydfiler, som skal uploades som ekstramateriale til deres eksamensopgave, oplever, at der ikke er plads til at uploade det i WISEflow. De afleverer derfor ud over det materiale, de kan uploade i WISEflow, også en USB med det materiale, som de ikke kan få plads til. Det kommer til at få betydning, når vi også gerne vil have hovedopgaver og bachelorprojekter afleveret i WISEflow. UNIwise tilbyder, at der kan tilkøbes 4 GB ekstra plads, således at den enkelte studerende vil kunne uploade 5 GB ekstramateriale i WISEflow. Styregruppen diskuterede dette og der blev givet udtryk for, at en alternativ løsning kunne være at lægge restriktioner på, hvor meget den enkelte studerende må uploade. Selv ved tilkøb af 4 GB kan der være studerende, der overskrider grænsen. Der blev også rejst spørgsmål ved, om behovet for at kunne uploade så meget ekstramateriale er fagligt begrundet Inden næste styregruppemøde vil CUL kortlægge behovet for upload af ekstramateriale samt undersøge omkostningerne ved at tilkøbe ekstra GB hos UNIwise. På den baggrund vil 1

2 styregruppen tage beslutning om et evt. tilkøb af ekstra GB eller fastlæggelse af restriktioner for upload af ekstramateriale. c. Start- og slutkoder til FLOWlock BSS Studier opretter stadig for mange uheldige start- og slutkoder til FLOWlock. FLOWlock autogenererer start- og slutkoder, men de består både af store og små bogstaver og tal i en vilkårlig rækkefølge. Derfor laver Studier egne koder. Arbejdsgruppen har opsat regler for disse koder (ikke brug af 0 (nul), æ, ø, å, l (lille L og stort I)). Alligevel går det alt for ofte galt. Arbejdsgruppen vil stramme yderligere op på reglerne for udfærdigelse af koder. CUL vil kontakte UNIwise med henblik på at få afklaret, om systemet kan ændres til at generere mere hensigtsmæssige koder. Styregruppen havde ingen kommentarer. d. Studerende møder op uden PC Der er eksempler på studerende, som møder op uden PC til digitale eksamener. Der er pt. to udfordringer: De bliver ikke behandlet ens. Nogle bliver afvist fra at gå til eksamen, andre får lov til at skrive på papir. Det nye regelsæt for Brug af computer ved prøver, som træder i kraft pr. 1. september 2015 siger i 8 at: Studerende kan under prøven til enhver tid gå over til at skrive i hånden. Denne sætning ønskes gjort mere tydelig, så der fx står, med mindre andet er fastsat ved den pågældende prøve eller at der tilføjes noget med, at det er en eksisterende mulighed for at sikre gennemførelse af eksamen i tilfælde af system- eller PC-nedbrud. Styregruppen var enige i arbejdsgruppens forslag om at få tilpasset regelsættet samt vejledninger, således at det tydeligt fremgår, at de studerende skal medbringe en PC til digitale eksamener. Ved særlige omstændigheder skal de studerende dog have mulighed for at søge om dispensation til at skrive i hånden. e. Editeringsknapper er hvide Fejl indmeldt til UNIwise den 8/6 og igen den 12/6. Fejlen kommer og går. Ca. 25% af de studerende i Øvre multirum havde til en konkret eksamen den 12/6 ikke adgang til redigeringsknapperne. Til dato har vi kun fået den besked fra UNIwise, at den er sendt videre til udviklingen. CUL videreformidler til UNIwise, at det i eksamensperioderne er essentielt, at fejl rettes hurtigt, og at CUL, BSS Studier og Tilsynet bliver informeret, når fejlene er rettet. f. Upload i PDF er stadig et problem Der er stadig problemer med, at studerende ikke kan finde ud af at samle filer i en PDF. 2

3 Specielt når det drejer sig om Excel filer og Mac brugere. Arbejdsgruppen ønsker at fastholde følgende: Oversigter fra Excel skal kopieres ind i Word filen, som konverteres til PDF og afleveres som hoveddokumentet. Udregninger i Excel kan afleveres som ekstramateriale, hvis man ønsker også at aflevere dette. Torben K. Jensen oplyste, at der er behov for at gennemgå vejledningerne om konvertering til PDF med henblik på at skærpe informationen til de studerende især om retningslinjerne for konvertering af Excel filer. Arbejdsgruppen vil snarest muligt kigge nærmere på dette. g. Print af eksamensopgaver Der er stigende efterspørgsel på print af større opgaver samtidig med at nogle censorer, selvom de forud for indgåelse af censoraftale er blevet informeret om, at de ikke ville få en papirversion, ikke længere ønsker at være censorer. Styregruppen diskuterede dette og fastholdte, at opgaver kun skal printes ved særlige omstændigheder. Ved bachelorprojekter og specialer er problemet dog mere udtalt og her skal det fortsat være muligt at bede de studerende om at aflevere både i WISEflow og på papir. Om et år skal der ske en evaluering af denne ordning. h. Brug af ipads/tablets og medbringelse af ekstra PC skærme Man kan ikke gennemføre en FLOWlock eksamen med en ipad/tablet (kræver flash), dvs. studerende kan ikke klare sig med en ipad, hvis de har FLOWlock eksamener. Spørgsmål: Må man bruge en ipad som hjælpemiddel/lommeregner? Må man have ekstra PC skærm(e) med? Arbejdsgruppen arbejder på et oplæg til styregruppen om brug af ipads/tablets samt ekstra PC skærme. Oplægget forventes at indeholde følgende anbefalinger: Når man går til PC eksamen, så må man medbringe en bærbar PC. ipads/tablets må ikke medbringes hverken som PC eller som hjælpemiddel. Man må ikke have ekstra skærm(e) med. Styregruppen diskuterede anvendelsen af ipads/tablets ved eksamener. Under hensyntagen til, at det kun er et år siden, at BSS har indført digital eksamen og at det med brugen af ipads/tablets potentielt kan blive et stigende problem at kontrollere snyd, ønskede styregruppen at tilslutte sig arbejdsgruppens anbefaling. Dvs. at de studerende kun må medbringe en bærbar PC til eksamen og ipads/tablets må ikke medbringes hverken som PC eller som hjælpemiddel. Hvis de studerende har anvendt ipads/tablets til at tage noter under undervisningen, anbefales det, at de overfører disse noter til deres bærbare PC inden eksamen. Styregruppen besluttede samtidigt, at CUL skal gå videre med at undersøge mulighederne 3

4 for anvendelse af ipads/tablets ved fremtidige eksamener; herunder kontrolmulighederne af snyd. På længere sigt vil styregruppen være villig til at godkende brugen af ipads/tablets under forudsætning af, at kontrolmulighederne er tilstrækkelige. CULs undersøgelse vil blive behandlet på et styregruppemøde i efteråret. Styregruppen diskuterede herefter brugen af ekstra (ofte store) skærme ved eksamen. Det var styregruppens holdning, at eksamen, så vidt muligt, skal være en ensartet udprøvningssituation. De studerendes muligheder for at opnå en god karakter skal ikke være afhængig af, om de har råd til at anskaffe sig en dyr ekstra skærm. Derudover udgør ekstra skærme også et problem under eksamen, da det kan være svært at placere studerende med ekstra skærme, således at andre studerende ikke har mulighed for at se og aflure deres eksamensbesvarelser. Styregruppen tilsluttede sig derfor arbejdsgruppens anbefaling om, at de studerende ikke må medbringe ekstra skærme til eksamen. De nye bestemmelser træder i kraft den 1. september i. Uklarhed om hjælpemidler Det sker fortsat, at der er uklarhed om, hvilke hjælpemidler der må bruges til eksamen. Der står en ting på forsiden af opgaven og de studerende har fået andre ting at vide af underviser. Det kan være ting som fx brug af lommeregner og om de selv skulle have en med eller vil få udleveret en. Styregruppen diskuterede vigtigheden af, at underviserne er meget nøjagtige, når de indberetter, hvilke hjælpemidler der skal anføres på forsiden af opgaven. Eksamenstilsynet er nødt til at forholde sig til de oplysninger, der er anført på forsiden. Styregruppen besluttede samtidigt, at der er behov for at få præciseret begreberne Alle hjælpemidler, Anviste hjælpemidler og Ingen hjælpemidler. Hvis underviserne skal være nøjagtige i deres udmeldinger om hjælpemidler, er vi nødt til at have nogle klare definitioner af disse begreber. BSS Studier (Susanne Bunk) går videre med sagen. j. FLOWlock eksamen med tilknytning af ekstramateriale En enkelt underviser har ønsket mulighed for at studerende til en FLOWlock eksamen kunne få adgang til noget ekstramateriale under eksamen. Dette er pt. ikke muligt. Det er muligt at uploade ekstramateriale. Her får de studerende adgang til det, når flowet aktiveres (måske 2 uger inden eksamen). Når så de sidder til eksamen, har de ikke adgang til det. Dette skete ved en enkelt eksamen i denne eksamenstermin. Torben K Jensen oplyste, at der er en workaround på problemet, som består i at tilknytte ekstramaterialet til selve opgaveformuleringen. Denne løsning er imidlertid heller ikke helt hensigtsmæssig, da opgaveformuleringen printes, og hvis ekstramaterialet består af lange case-beskrivelser kan udprintningen blive omfattende. Styregruppen diskuterede, om der skal fremsættes et udviklingsønske til UNIwise. Der var enighed om, at behovet for ekstramateriale ved FLOWlock eksamener skal kortlægges, inden man går i dialog med UNIwise om nyudvikling. Det blev besluttet, at man skal holde 4

5 øje med, hvor mange FLOWlock eksaminer med ekstramateriale, der afvikles ved de kommende eksamensterminer. k. Håndtering af USB-nøgler Der har været eksempler på, at opgaver afleveret på USB først bliver uploadet til eksaminator og censor meget sent i retteprocessen. Den primære årsag til forsinkelse af upload af besvarelse på USB skyldes den interne arbejdsgang mellem Tilsyn, BSS Studier og CUL. Torben K. Jensen oplyste, at kun få opgaver er blevet forsinket hos CUL, primært ved fravær af medarbejdere. For at sikre at der fremadrettet ikke er opgaver, der bliver forsinket i en fraværende medarbejders mailboks, har CUL nu oprettet en fælles mailboks. 2. Drøftelse af hvordan vi undgår fejl ved WISEflow eksamener/v Anni Langberg Punktet udskydes til næste møde. 3. Status på karakterinddatering i WISEflow/v Torben K. Jensen Ny funktionalitet, der gør det muligt at få karakterer direkte overført fra WISEflow til STADS, er nu færdigudviklet. Overdragelsesmøde med UNIwise finder sted i dag den 23. juni. Herefter vil CUL og BSS Studier gå i gang med at teste den nye funktionalitet. Den nye funktionalitet forventes at kunne tages i brug senest ved reeksamenerne. 4. Mødefrekvens/v Per Andersen Der indkaldes til et møde efter reeksamenerne midt i september. På mødet behandles bl.a. erfaringer med karakterinddatering i WISEflow, erfaringer med pilotprojektet for aflevering af specialer samt erfaringer fra reeksamenerne. På næste møde fastlægges også mødefrekvens for det kommende år med udgangspunkt i eksamensårshjulet. 5. Evt. Torben K. Jensen udtrykte tilfredshed med den nye arbejdsdeling mellem CUL og BSS Studier. 5