Indhold AARHUS UNIVERSITET. Notat. Kvalitetssikring af internationale ansøgere

Transkript

1 Notat Kvalitetssikring af internationale ansøgere Ulla Bo Gjørling Indhold Baggrund 1 Kvalitetsvurdering af internationale ansøgere 2 Modellen i hovedtræk 3 Studienævnets rolle 4 Administrationens rolle 6 Rollen som faglig koordinator 6 Administrative procedurer for indrejsende udvekslingsstuderende 7 Administrativ procedure for indrejsende full-degree 8 Midlertidig løsning i 2012 samt erfaringsopsamling fra den tidligere model 8 Årshjul for vurdering af internationale ansøgere 9 International chef Dato: 28. april 2012 Side 1/10 Baggrund Siden etableringen af Erasmus-programmet har Aarhus Universitet haft fokus på at øge antallet af udvekslingsstuderende. Ambitionen har været at skabe mobilitetsspor for egne studerende gennem princippet om gensidighed. Udviklingen af antal internationale studerende på AU har i de seneste år været i stærk vækst. Således er det årlige antal udvekslingsstuderende på AU i perioden steget fra 753 til 1083, mens antallet af internationale full-degree studerende i samme Internationalt Center Aarhus Universitet Høegh-Guldbergs Gade 4 Bygning Aarhus C. au@au.dk

2 periode er steget fra 1020 til Udvælgelsesopgaven er således kraftigt stigende. Erfaringerne fra de senere år viser samtidig, at der i stigende grad er behov for at fastholde og øge fokus på kvalitet frem for kvantitet, så AU får dygtige studerende, som optjener de aftalte ECTS og bidrager positivt til læringsmiljøet. Side 2/10 I forlængelse af den faglige udviklingsproces har reorganiseringer i institutterne medført, at flere hovedområder ikke længere har en struktur på plads til faglig vurdering af de internationale ansøgere. Der har derfor været behov for at identificere en ny model. I tråd med principperne for Den Faglige Udviklingsproces har det været et mål at træffe en beslutning på tværs af de fire hovedområder, således at de studerende så vidt muligt oplever sammenhængende og ens procedurer på tværs af universitetet. En ny model skal sikre dokumenterede kriterier for adgang for såvel exchange som full-degree studerende, hvilket kan medvirke til at højne kvaliteten af de internationale studerende på AU, ligesom ansøgernes retssikkerhed kvalitetssikres med transparente optagelseskriterier. Nærværende notat er udarbejdet med dette mål for øje. Notatets ophav Notatet er udarbejdet af Arbejdsgruppen for Internationalisering 1 og godkendt af Uddannelsesudvalget. Det er herefter sendt i høring i såvel fakultetsledelser som studienævn og studieledere. Nærværende notat er resultatet af denne proces. Kvalitetsvurdering af internationale ansøgere I udarbejdelsen af modellen for kvalitetssikring af internationale studerende har tre overordnede principper været lagt til grund. VIP-laget friholdes så vidt muligt for administrative opgaver: VIP skal så vidt muligt friholdes for administrative opgaver med henblik på at understøtte og udvikle fagligheden. Øget kvalitetsvurdering af internationale studerende, både incoming exchange og full degree kandidat kan potentielt være tidskrævende, hvorfor det er nødvendigt at etablere en balance mellem administrativ sagsbehandling og faglig vurdering i håndtering af ansøgninger om optag af internationale studerende. Tydelige kriterier giver hurtigere sagsbehandling: Veldefinerede kriterier for udvælgelse af internationale studerende kan medvirke til at mindske tidsrummet fra ansøgning til tilbud om plads til den studerende. For nuværende ses desværre ofte, at ansøgere, når tilbud om plads gives, allerede har valgt andre universiteter og dermed trækker deres ansøgning. Erfaringer fra tidligere år viser desuden, at de stærkeste ansøgere, som vi tilbyder en friplads og scholarship, er meget vanskelige at fastholde, da også andre universiteter tilbyder denne gruppe gode forhold. 1 Arbejdsgruppen for internationalisering har repræsentanter for de fire hovedområder, Internationalt Center, Uddannelsesudvalget og AU Studieadministration.

3 Hurtig sagsbehandling giver bedre mulighed for at rekruttere de dygtigste internationale ansøgere: AU har endnu ikke et tilstrækkeligt stærkt brand til at fastholde ansøgere i en lang ansøgningsproces, hvorfor det forventes, at AU ved hurtigere sagsbehandling ikke mister disse dygtige ansøgere. Det vurderes at være altafgørende for AUs konkurrenceevne på det globale marked, at vi har kort responstid fra ansøgningen indgives, til optagelse tilbydes. Dette kan samtidig understøttes ved at benytte det såkaldte rullende optag på uddannelser, som ikke opererer med adgangsbegrænsninger, hvor kvalificerede ansøgere løbende kan tilbydes optagelse. Side 3/10 Modellen i hovedtræk Selv om VIP i størst muligt omfang bør friholdes for administrative opgaver, er der behov for, at kvalitetsvurderingen af internationale ansøgere full-degree 2 såvel som udvekslingsstuderende sker i et samarbejde mellem de administrative lag og det videnskabelige personale. Internationale ansøgere søger om optag centralt efter de kompetencebestemmelser, der i øvrigt er gældende for optagelse til universitetets uddannelser. For full-degrees vedkommende varetages den administrative sagsbehandling herefter af AU Studieadministration fordelt mellem back-office og front-office, mens sagsbehandlingen for udvekslingsområdet foretages af AU Forskning og Talent. De administrative lag foretager således sagsbehandlingen, og de faglige koordinatorer optræder som faglig garant. Den faglige koordinator udpeges af instituttets ledelse og bemyndiges til at agere på studienævnets vegne i vurderingen af internationale ansøgere. Vedkommende behøver ikke være medlem af studienævnet og kan udfylde funktionen som faglig koordinator for flere uddannelser. I udpegningen af faglige koordinatorer kan med fordel medtænkes en rolle i forhold til meritgodkendelse af egne studerendes eksamener fra udvekslingsophold i udlandet, da denne opgave har væsentlige berøringsflader med kvalitetsvurderingen af internationale ansøgere. I forbindelse med udnævnelsen af faglige koordinatorer skal kompensation overvejes. De faglige koordinatorer foretager på baggrund af sagsforberedelsen fra administrationen den endelig vurdering af, hvorvidt ansøgerne er kvalificeret til optagelse samt den endelige prioritering, hvor der er adgangsbegrænsning. Se mere om den faglige koordinators rolle nedenfor. I de tilfælde, hvor vurderingen af ansøgere med ikke-dansk adgangsgrundlag og ansøgere med dansk adgangsgrundlag ikke foretages af samme person, er det vigtigt at 2 I forhold til full-degree området skal internationale ansøgere i denne sammenhæng forstås som ans øgere med et ikke-dansk adgangsgrundlag, og som søger om optagelse på både dansksprogede og engelsksprog e- de uddannelser. Nationalitet er således ikke afgørende.

4 sikre en koordinering både i forhold til den konkrete optagelse og i forhold til en videnopsamling af, hvilke uddannelser der er gyldige adgangsgrundlag til den aktuelle uddannelse. Side 4/10 Der bør stræbes efter en løbende dialog mellem studienævn, faglige koordinatorer og det administrative personale for at sikre videndeling, videnopsamling og fortløbende optimering og ajourføring af vurderingspraksis i forhold til studieordningen og administrative forvaltningsmæssige retningslinjer. Studienævnets rolle Studienævnet opstiller i studieordningen præcise og transparente faglige kriterier for adgang for såvel exchange studerende som internationale full-degree studerende. Disse kriterier skal inden for bestemmelser for adgang til uddannelserne, der fremgår af relevante adgangs- og uddannelsesbekendtgørelser, være så operationelle, at administrationen på baggrund af disse kan foretage en sortering af de indkomne ansøgere. Udenlandsk adgangsgrundlag Studienævnet opstiller i studieordningerne for uddannelserne præcise og transparente faglige kriterier for adgang for henholdsvis udvekslingsstuderende 3 og internationale full-degree studerende. Det er vigtigt at pointere, at adgangskravene for ansøgere med ikke-dansk adgangsgrundlag altid skal være identiske med de adgangskrav, der gælder for ansøgere med dansk adgangsgrundlag. Kriterierne skal være så operationelle, at administrationen på baggrund heraf kan foretage en kvalitetsvurdering og prioritering af de indkomne ansøgninger. Kriterierne kan defineres i de faglige udvalg og indstilles til studienævnet 4. I forhold til internationale full-degree studerende beskrives den/de adgangsgivende eksamen(er) til den pågældende studieordning. Det bør ligeledes anføres, om der er særlige fagligheder, som skal være indeholdt i bacheloruddannelsen, som fx EUlabour law og i så fald også i hvilket omfang opgjort i ECTS. Der kan ligeledes anføres karakterkrav for den samlede eller enkelte dele af bacheloruddannelsen. Det kan ikke kræves, at bachelorgraden er taget ved et bestemt universitet med en bestemt ranking. Præcise sprogkrav skal fremgå af studieordningen, f.eks. Engelsk B eller Dansk A. Det anbefales, at man for udvekslingsstuderende skeler til de sprogkrav, der stilles til danske studerende på engelsksprogede uddannelser fx B-niveau på gymnasialt ni- 3 Det skal overvejes, om udvekslingsstuderende skal vurderes i forhold til det eller de konkre te discipliner, ansøgeren ønsker at følge, eller om de skal vurderes i forhold til samtlige krav, som full-degree ansøgere vurderes i forhold til. 4 I forbindelse med ændringer i adgangskrav og udvælgelseskriterier skal man være opmærksom på, at s å- danne ændringer, hvor der er tale om skærpelser, skal annonceres mindst ét år før ændringernes ikrafttræden. Adgangskrav, herunder sprogkrav, skal medtages i studieordninger, mens udvælgelseskriterier alene skal være offentliggjort på nettet.

5 veau 5. Det anbefales yderligere, at man benytter fælles standarder, der indeholder omregning til de mest gængse sprogtests. Side 5/10 For udvekslingsstuderende er opholdet på AU betinget af en udvekslingsaftale, og kriterier for indskrivning må fokusere på engelskkrav samt hvorvidt ansøgerne er fagligt kvalificeret til at følge de ønskede kurser. Studienævnets positivliste definerer præcise krav for adgang for internationale fulldegree studerende i forhold til den adgangsgivende eksamen og det ønskede fagområde. Her skal der præciseres så tæt som muligt på det ønskede faglige mål. Det vil ikke være nok fx at skrive en relevant samfundsøkonomisk bachelorgrad. Informationsmæssigt bør det over for de internationale ansøgere så vidt muligt præciseres fx en erhvervsjuridisk bachelorgrad med fokus på EU-retlige forhold, hvis dette er, hvad de danske ansøgere forventes at have. Der bør ligeledes anføres, om der er særlige fagligheder som skal være indeholdt i bacheloruddannelse, som fx EU-labour law. Der kan endeligt anføres karakterkrav for den samlede eller enkelte dele af bacheloruddannelsen. Det kan som udgangspunkt ikke kræves, at bachelorgraden er taget ved et bestemt universitet med en bestemt krævet ranking. Præcise sprogkrav med udgangspunkt i EU sprogniveauer skal fremgå af studieordningen. Også her er det vigtigt med fælles standarder, der indeholder omregning til de mest gængse sprogtests. Exchange kriterierne skal så vidt muligt følge full degree kriterierne, således at kvaliteten harmoniseres for begge grupper. For exchange er udvekslingen betinget af en udvekslingsaftale, hvorfor kriterier for optag må fokusere på engelskkrav samt generelt fagligt match mellem den udvekslingsstuderendes uddannelse og ønsket hovedområde. Der ligger desuden en væsentligt opgave i at definere en attraktiv og relevant portefølje, der matcher AUs overordnede strategi samt imødekommer hovedområdespecifikke behov. På exchange sker kvalitetssikringen af de studerende samtidig gennem en strammere styring af partnerporteføljen under hensyntagen til de enkelte hovedområders og partnernes forskellige fagligheder. Det er desuden nødvendigt, at kapacitet i forhold til bolig og engelsksproget fagudbud medtænkes i exchange-optaget. Det er desuden centralt for AU at skabe en sammenhæng på tværs af hovedområderne, således at exchange studerende får mulighed for at tage fag på tværs af universitetet svarende til deres faglige baggrund og ønsker samtidig med at der skabes et natur- 5 I forhold til full-degree ansøgere er der i kandidatadgangsbekendtgørelsen formuleret et generelt krav om Engelsk B for engelsksprogede uddannelser. Krav om Dansk A og andre sprogkrav skal formuleres i studieor d- ningen.

6 ligt tilhørsforhold for den studerende. Det foreslås derfor, at udvekslingsstuderende skal vælge minimum 20 ECTS inden for en studieordning. Side 6/10 I forhold til udarbejdelsen af såvel kriterier for full-degree som for exchange kan studienævnene indhente hjælp fra AU Forskning og Talent. Administrationens rolle Exchange: For exchange-studerende varetages sagsbehandlingen af AU Forskning og Talents administrative centre i de fire hovedområder efter en helt overordnet screening på Internationalt Center 6. Der foretages en legalitetskontrol (fx er ansøgeren fra en partnerinstitution og nomineret) og en kvalitetsvurdering af de indkomne ansøgere på baggrund af de optagelseskriterier, som studienævnene har opstillet. 7 Ansøgerne sorteres og videreformidles til den faglige koordinator til endelig beslutning. Hvor den studerende søger fag på tværs af flere studieordninger, sendes ansøgning til den koordinator, hvor hovedvægt af fag er. Vedkommende koordinerer med øvrige faglige koordinatorer. Full-degree: For internationale full-degree studerende foretages den tilsvarende sagsbehandling i AU Studieadministration. Her sker således også en legalitetskontrol og en kvalitetsvurdering på grundlag af opstillede optagelseskriterier. Hvis der er adgangsbegrænsning, og hvis der benyttes faglige prioriteringskriterier, foretages en prioritering af kvalificerede ansøgere. Denne kvalitetssikres af de faglige koordinatorer. De faglige koordinatorer skal således ikke vurdere samtlige ansøgninger. Behovet for faglig vurdering afhænger af, i hvor høj grad studienævnene kan stille en positiv liste til rådighed for administrative optagelsesmedarbejdere og studievejledere. 8 Rollen som faglig koordinator Rollen som faglig koordinator består helt overordnet i at være den faglige garant for vurdering af internationale ansøgere til AU. Den faglige koordinator er således en videnskabelig medarbejder med interesse i og erfaring med internationalisering. Vedkommende kan med fordel udpeges blandt de nuværende internationale koordinatorer på institutter, der har haft disse ordninger men med en mere formaliseret rolle i forhold til studienævnet. Det kan overvejes, om det vil være formålstjenligt, at den faglige koordinator er identisk med den uddannelsesansvarlige, da denne har den faglige indsigt i den relevante uddannelse, og som derfor er bekendt med at vurdere faglighed hos ansøgere. 6 Screening på Internationalt Center tjekker, om der f oreligger en aftale samt om fagbaggrund er relevant. 7 Særlige programmer (som f.eks. EURECA og TADIB) samadministreres ofte med almindelige udvekslingsst u- derende for at opnå stordriftsfordele. Her kræver fast definerede kommunikationsstrukturer at sikre, at hovedområdets prioriteringer er inkluderede i en eventuel faglig screening. 8 For Erasmus Mundus uddannelser ses særlige deadlines og særlige procedurer begrundet i ansøgning af st i- pendier hos EU-Kommissionen.

7 Vedkommende bør have stort kendskab til fagligheden og kan med fordel også spille en proaktiv rolle i forbindelse med indgåelsen af nye aftaler. Det bør desuden overvejes, at funktionen også indbefatter ansvar for merit- og forhåndsgodkendelser i forbindelse med udgående mobilitet. Side 7/10 Den faglige koordinators rolle er sparringspartner i administrationens sagsbehandling af ansøgerne og skal således godkende de faglige principper for prioriteringen af ansøgerne. Ved fastlæggelsen af de faglige principper for udvælgelsen kan der eventuelt være tale om, at den faglige koordinator gennemgår få udvalgte ansøgninger. I princippet modtager de faglige koordinatorer to pakker med forslag til prioriteret liste over kandidater en vedrørende full-degree studerende og en vedrørende exchange. De faglige koordinatorer foretager således den endelige prioritering på baggrund af detaljeret indstilling fra det administrative niveau. Der bør sikres en løbende dialog mellem studienævn, faglige koordinatorer og det administrative personale for at sikre videndeling, videnopsamling og fortløbende optimering og ajourføring af vurderingspraksis i forhold til studieordningen og vice versa. Administrative procedurer for indrejsende udvekslingsstuderende For at blive optaget som udvekslingsstuderende på AU skal den studerende ansøge online. Der er ansøgningsfrist to gange årligt, 1. maj og 1. november. Ansøgningsmodulet åbnes normalt 6 uger inden fristen, og der foretages løbende sagsbehandling. Internationalt Center screener alle ansøgninger, inden de sendes videre til AU Forskning og Talents administrative centre. IC screener inden for følgende kriterier: Legalitet kommer ansøgeren fra en partnerinstitution, og har den studerende valgt minimum 20 ECTS inden for det samme hovedområde og valgt i alt 30 ECTS. I takt med revision af AU s udvekslingsaftaler vil der tilføjes sprogkrav, hvorfor en vurdering heraf også vil tilføjes Når den overordnede screening har fundet sted, sendes ansøgningen videre til AU Forskning og Talents medarbejdere i det relevante administrative center. Her gennemgås de tilsendte ansøgninger på baggrund af de retningslinjer, som er opstillet, hvor mange pladser der er på den pågældende udvekslingsaftale, vedkommendes karakterer fra hjemuniversitetet mv. Der laves desuden en vurdering af ansøgerens valg af fag. På baggrund af denne vurdering indstilles den studerende til en godkendelse eller afvisning til den faglige koordinator. Hvor der fra administrativ side er tvivlsspørgsmål, markeres dette tydeligt til den faglige koordinator.

8 Ansøgningerne kommer således løbende i faglig høring hos de respektive faglige miljøer, som har 7 dage 9 til at afgøre om ansøgningen kan godkendes eller skal afvises. Opgaven for den faglige koordinator er af relativt formel karakter og omfatter sjældent behov for detaljeret gennemgang af en ansøgning. Side 8/10 Administrativ procedure for indrejsende full-degree For full-degree ansøgere med ikke-dansk adgangsgrundlag foretages den indledende sagsbehandling i AU Studieadministration. Sagsbehandlingen omfatter legalitetskontrol af den indsendte dokumentation, tjek af opfyldelse af sprogkrav, den udenlandske uddannelses niveau samt en vurdering af, hvorvidt ansøgeren er kvalificeret til optagelse. I samarbejde med faglige koordinatorer foretages en vurdering af, hvorvidt ansøgerne er kvalificerede til optagelse. For visse uddannelser sker den samlede vurdering dog i AU Studieadministration. Hvis der er adgangsbegrænsning til den relevante uddannelse, og hvis der benyttes kvalitative prioriteringskriterier, foretages prioritering af kvalificerede ansøgere i et samarbejde mellem de administrative medarbejdere og de faglige koordinatorer. Det skal understreges, at den faglige koordinatorer ikke forventes at vurdere samtlige ansøgninger, men får ansøgninger til godkendelse med tydelige markering af, hvor der er tvivlsspørgsmål. For uddannelser med adgangsbegrænsning skal den faglige koordinator ligeledes alene inddrages i prioriteringen af kvalificerede ansøgere, hvor der er tvivlsspørgsmål 10. Midlertidig løsning i 2012 samt erfaringsopsamling fra den tidligere model AU Forskning og Talent gennemfører i samarbejde med AU Studieadministration og VIP kollegaer i sommeren 2012 en proces, hvor de personer, som tidligere har varetaget den faglige vurdering af internationale ansøgere, opsamler og dokumenterer de kriterier, som hidtil har været bragt i anvendelse i forhold til vurderingsopgaven. I arbejdet inddrages om muligt de medarbejdere, som tidligere har varetaget vurderingsopgaven. Processen har til formål at planlægge den videre proces og at identificere de positivlister, manualer og interne databaser, der allerede måtte være på området. Arbejdsgruppen udarbejder desuden skabeloner til brug for studienævnenes formulering af kriterier og de faglige koordinatorers faglige vurderinger, således at dette kræver mindst muligt arbejde. Studienævnene vil ultimo september således kunne modtage skitser til vurderingskriterier som udgangspunkt for deres arbejde med fastlæggelse af operationelle kriterier. 9 Det er vigtigt at 7-dags deadlinen overho ldes af hensyn til opholdstilladelse og boligallokering. 10 Den endelige afgørelse om optagelse eller afslag foretages af Adgang, fordi andre forhold også skal vurd e- res, f.eks. kandidatreglen og clearing ved flere prioriteter.

9 Side 9/10 Årshjul for vurdering af internationale ansøgere De i årshjulet anførte ansøgningsfrister for full-degree ansøgere ønskes i højere grad standardiseret med virkning fra optagelsen Januar Udvekslingsstuderende Full-degree studerende Januar/Februar Marts April Maj Juni Juli August September 15. marts åbnes online ansøgning Center og vurdering i AU Forskning og Talent i de administrative centre. Center og vurdering i AU Forskning og Talent i de administrative centre. 1. maj lukkes online ansøgning Center og vurdering i AU Forskning og Talent i de administrative centre. 15. september åbnes online ansøgning Center og vurde- Ansøgningsfrist for Erasmus Mundus-uddannelser 1. marts deadline for ansøgning for ansøgere med ikkedansk adgangsgrundlag til visse uddannelser Kvalitetsvurdering i AU Studieadministration og fremsendelse til faglig koordinator 1. april deadline for ansøgning for ansøgere med ikke-dansk adgangsgrundlag til visse uddannelser Kvalitetsvurdering i AU Studieadministration og fremsendelse til faglig koordinator Optagelsesbreve udsendes 1. juni deadline for studerendes bekræftelse af tilbudt plads 1. juli deadline for indsendelse af manglende dokumentation Ansøgningsfrist 15. september for ansøgere med ikke-dansk adgangsgrundlag

10 ring i AU Forskning og Talent i de administrative centre. Side 10/10 Oktober November December Center og vurdering i AU Forskning og Talents bemanding i de administrative centre. 1. november lukkes online ansøgning Center og vurdering i AU Forskning og Talents bemanding i de administrative centre. Udsendelse af optagelsesbreve Deadline for accept af tilbudt studieplads