Ansøgningsskema Udviklings og markedsføringspuljen. Journalnummer (udfyldes af Vordingborg Kommune) 1. Projektets titel

Transkript

1 Journalnummer (udfyldes af Vordingborg Kommune) 1. Projektets titel 2. Beløb der søges finansieret af Hvilket beløb søges fra : Hvor stor en procentdel af projektets samlede budget udgør ovenstående beløb? 3. Oplysninger om ansøger CVR nr.: Kontaktperson navn: Ansøgers navn (organisation): Kontaktperson stilling: Ansøgers adresse: Kontaktperson telefon nummer: Kontaktperson E mail Er ansøger en del af Vordingborg Kommunes organisation? Nej. 4. Projektets forventede start og slutdato Startdato: Slutdato: Er projektet igangsat på ansøgningstidspunktet? 5. Projektets formål Midsommer Festival vil skabe rammerne for og formidle musik af høj kunstnerisk kvalitet til det musik elskende publikum. Festivalen er engageret i lokalmiljøet, både det kulturelle og kommercielle, med et mål om styrke og udvikle livescenen og samarbejder omkring dette i området. Midsommer Festival 2015 bliver 2. gang porten åbnes for offentligheden. I kraft af en succesfuld festival i 2014 er det med målrettethed og erfaring, at festivalen i 2015 vil markere sig som tilbagevende musikfestival i Præstø by og etableret del af Vordingborg Kommunes kulturliv. Formålet med ansøgningen er, at opnå tilskud til professionel honorering af artister der optræder på festivalen. Der er fokus på at musikken komplimenterer det alsidige publikumssegment og er af høj kunstnerisk kvalitet. Midsommer Festival præsenterer en bred vifte af nationale og lokale artister. Med fokus på og interesse i vækstlaget og upcoming 1af 6

2 bands, samt et udpluk af den mere etablerede livescene. Selvom Midsommer Festival er en mindre festival er vi en del af det danske live miljø. Vi vil tilstræbe en fair og professionel honorering af vores artister, i bedst mulige overensstemmelse med branchens tendenser. Samtidig vil støtten være med til at skabe et solidt økonomisk grundlag for en succesfuld afvikling af Midsommer Festival 2015, da udvidet markedføring og udvikling af festivalen vil være fokuspunkter i 2015 og en nødvendighed for festivalens fortsatte eksistens i kulturlivet i Vordingborg Kommune. 6. Baggrund for projektet Med afsæt i en stærk tradition og relation gennem de sidste 2 års festval og en engageret og målrettet indsats fra styregruppen er grundlaget nu lagt og skal udvikles og næres igennem forberedelserne og gennemførelsen af Midsommer Festival Festivalen trækker på erfaring helt tilbage til 2008, hvor midsommeren i Præstø blev fejret af venner og familie i dengang lidt mindre rammer. Kærlighed til musikken og mennesker er drivkraften og vil fortsat være i centrum for udviklingen af festivalen. Frem til 2012 var Midsommer Festival en lille privat havefest i anledning af Sankt Hans samt at sommeren kommer. I 2013 blev det en noget større havefest med stor scene, 10 bands, bar og omkring 100 gæster. I 2014 tog Midsommer Festival det første skridt som officiel festival med offentlig billetsalg mv. og ud over den store scene, kom nu en lille intim scene på terrassen ved hovedhuset. Hertil flere artister og 140 betalende festivalgæster over 2 dage. Midsommer Festival 2014 blev afviklet med stor succes. En fantastisk stemning blandt publikum og artister var hoved ingrediensen der trodsede vejret og en håndfuld ikke solgte billetter og manifesterede den intime festival i Præstø. Sammen med overraskende høj kvalitet i det propfyldte musikprogram og en uvurderlig indsats fra det frivillige festival crew, samledes midsommerfolket i fælles kærlighed til musikken og hinanden. Har været til dette fremragende arrangement gennem mange år, og har set hvordan det har udviklet sig fra en guitar omkring bålet, til to dage med anderkendte musiknavne, professionel afvikling og engagerede frivillige. Gå ikke glip af en helt og aldeles altomfavnende midsommerstemning i Præstø, hvor intim festivals stemning, naturskønhed og plads til alle, på smuk vis forenes. Citat Jacob Fischer, Festivalgæst 7. Beskrivelse af projektet Midsommer Festival er en festival med brede rammer, plads til alle, fra gymnasieeleven, børnefamilien og til den voksne. Der stræbes efter at give alle en god oplevelse, og den gode stemning er sat i højsædet. Midsommer Festival afvikles d. 19. og 20. juni 2015, i Præstø på adressen Adelgade 126. Over fredag og lørdag vil vi præsentere en række forskellige artister på den store scene i haven samt på en mindre intim scene på terassen. Festivalen er sat i verden med målet om at fremme livemiljøet i Vordingborg Kommune og bidrage til en levende sommer i Præstø by. Festivalen er bygget på frivillighed og engagement, fra ledelsesplan til fodfolket er det hovedingrediensen i tilblivelse og afviklingen af Midsommer Festival. Fokus vil ligge på den unikke live oplevelse i rammer, hvor musikken og fællesskabet forenes, manifesteret som festivaloplevelsen. Formålet med Midsommer Festival er, at kunne forene alle fra de helt unge til den ældre generation i musikken og fællesskabets navn. Den brede målgruppe vil skabe udfordringer og tvinge os til at tænke ud af boksen. Samtidig skaber den alsidige målgruppe gode muligheder i den sociale synergi og den gensidige respekt som opstår når generationerne mødes til kulturelle begivenheder som denne. Der vil være musik til enhver smag, når programmet offentliggøres i løbet af foråret. Til festivalen er "den gode stemning" og fællesskabet sat i højsædet. Hvilket ikke sætter en aldersbegrænsning, men inviterer det sociale og musikelskende publikum. Dette er en bred målgruppe, men erfaringen fra Midsommer Festival 2014 siger, at vi i den hyggelige baghave i hjertet af Præstø netop skaber værdi for alle aldersgrupper. 2af 6

3 8. Faseopdelt aktivitets og tidsplan Styregruppen startede planlægningen af Midsommer Festival 2015, d. 12/ Der har siden været ca. 2 4 møder om måneden, og efter behov. Mødeaktiviteten vil fortsætte på samme niveau til vi afholder festivalen i I slutningen af januar vil de første artister offentliggøres, og intensiteten af vores markedsføring vil stige. Vores forespørgsler om tilladelser til diverse myndigheder vil senest blive sendt ud i starten af foråret, så vi har alle godkendelser klar i god tid. Med afsæt i resultatet fra 2014, har styregruppen udarbejdet en exit strategi for Der vil i samarbejdet med leverandører og musikere blive gjort opmærksom på dette og udarbejdet kontrakter som overholder denne strategi. Exit strategien iværksættes 8 uger inden festivalen, 24. april, hvis budgettet ikke er overholdt eller der er ikke er solgt tilstrækkeligt med billetter. Det vil være en vurderingssag. Ugen op til festivalen vil festivalhaven blive klargjort af et arbejdshold, som vil være med hele ugen og sørge for at rammerne for festivalen er i orden når vores gæster ankommer fredag. Tidsplan for Festivals dagene: Fredag d. 19/ kl 16:00 åbner festivalen med musik til kl 00:00. Lørdag 20/ kl 12:00 starter musikken og spiller skiftevis på stor og lille scene, indtil kl 00:00. Søndag: Morgenmad til de overnattende og ellers farvel omkring middag. (Der vil opstå tidspunkter hvor der ikke vil være musik, her henvises publikum til vores hangout spots ; bar, chill out område, osv.) 9. Forventede, dokumenterbare effekter i forhold til erhverv, bosætning og markedsføring af Vordingborg Kommune I sit virke som festival i Præstø by, vil Midsommer Festival tilføre samarbejdsinitiativer med erhvervslivet i området. Overnatningsmuligheder uden for festivalen, indkøb lokalt og restaurationer er områder, som vil opleve øget aktivitet i perioden omkring Midsommer Festival. Derudover er der selvfølgelig den kulturelle indvirkning på Præstø og Vordingborg Kommune, der kan profilere sig med endnu en festival i området og det dertilhørende liv omkring en sådan begivenhed. Fremadrettet vil festivalen også bidrage til Præstøs image og bredde indenfor kulturoplevelser, når byen overvejes som muligt tilflytningssted for erhverv og private. 10. Formidling, evaluering og målopfølgning Hvordan formidles projekt og resultater, hvordan evalueres og hvordan følges op på om målene er nået? Midsommer Festival vil blive formidlet gennem tilgengængelige medier og eksponeringsmuligheder. Vi vil benytte os af pressen, vores hjemmeside, facebook og video. Derudover vil vi gøre brug af disse medier: Stars magasin, Sydsjællandske, Sjællandske, Oplev.Vordingborg.nu(Vordingborg.nu), Vordingborg.in, Virale medier(facebook etc.), Bytavlerne i præstø samt synlighed andre steder i bybilledet i primært, Præstø, Vordingborg og Stege. Styregruppen vil umiddelbart efter festivalen mødes og holde et evalueringsmøde. Her færdiglaves regnskab og slut evaluering af festivalen. Dette resultat afleveres til Udviklings og Markedsføringspuljen efter nærmere aftale. 11. Projektorganisation Beskriv projektorganiseringen forankring, deltagere, kompetencer, styregruppe, arbejdsgruppe etc. Hvis der anvendes ekstern konsulentbistand i projektet angives navn på konsulent/konsulentfirma herunder. Midsommer Festival er organiseret i en forening, udelukkende bestående af en bestyrelse på 5 medlemmer. Hvert bestyrelsesmedlem indgår i festivalledelsen og står som ansvarlig for forskellige arbejdsgrupper i forbindelse med gennemførelsen af festivalen. Udover styregruppen er der udpeget forskellige ansvarpersoner, som engageret sparring og hjælp til planlægningen og afviklingen af festivalen. Der arbejdes indenfor nedenstående 8 områder; 3af 6

4 Administration: står for det økonomiske overblik og overholdelse af budget. Ligeledes er det også her at det overordnede ansvar ligger, det er administrationen der agere tovholder for den samlede festival og sørger for, at de enkelte arbejdsgrupper overholder deres deadlines. Samt almindeligt organisatorisk arbejde; tidsplaner, frister, mødeindkaldelse, referater og den samlede ledelse af foreningen i henhold til vedtægterne. Yderligere er det også administrationen der står for det overordnede ansvar iht. fundraising og sponsorater. Medarbejderkoordination: har ansvaret for at der er samlet et passende antal medarbejdere til at bemande de poster som de andre grupper har brug for. Det er ligeledes medarbejderkoordinatoren der har ansvaret for at indhente tilstrækkelig information fra de andre arbejdsgrupper om hvad det er der kræves og forventes af medarbejderne for at kunne varetage de forskellige opgaver. Preproduktion: Preproduktionsgruppen står for at etablere de fysiske rammer for festivalen. Herunder el, vand, toiletter, hegn, scener, telte, campingområder, parkering samt PA. Herunder også containere, mandskabsvogne og køkkenvogne. Det er også preproduktionsgruppen der i samarbejde med musik & booking sørger for at festivalen lever op til de krav som stilles til de tekniske faciliteter for en festival i dennes størrelse. Catering: Cateringgruppen sørger for at festivalens udbud af fødevarer lever op til fødevaremyndighedens krav. Det er også cateringgruppen der står for at koordinere udbuddet af mad sammen med både interne og eksterne leverandører samt at tage stilling til hvilke retter der skal sælges på festivalen. Bar: Bargruppen står for al etablering og drift af festivalens barer. Herunder indgåelse af samarbejds, leverandør og sponsorataftaler mht. drift af barene. Det er også bargruppen der står for etableringen af barerne på festivalen i samarbejde med event og udsmykning. Det foregår i samarbejde med preproduktionsgruppen mht. strøm. Event & udsmykning: Event & udsmykning står for at skabe de visuelle rammer om festivalen, i samarbejde med preproduktion, bar og madgruppen. Samt at samle det mandskab der skal til dette, i samarbejde med medarbejderkoordination. Booking & musik: Booking & musiks primær er at booke kunstnere der er i overensstemmelse med festivalens ånd. Samtidig med at budget overholdes og at der indgås juridisk korrekte kontrakter med kunstnerne. Desuden står booking & musik også for at planlægge programmet for festivalen. Booking & musik sørger for at administrere transporten af kunstnere samt overnatning. Dette i samarbejde med administrationen. I forlængelse heraf er det booking & musik der indsamler antal af kunstnere og crew og videregiver dette til administrationen. PR & Markedsføring: PR & markedsføring står festivalens ansigt udadtil. Herunder pressemeddelelser, flyers, hjemmeside og facebook opdatering. Samtidig står PR & markedsføring også for merchandise. PR & Markedsføring for Midsommer Festival planlægges og udføres i samarbejde med Fomsgaard Design, som bistår med konsulent hjælp vedr. grafisk design og markedsføring. Bestyrelsen består af: Elias Irgens Seidler Formand Peder Irgens Seidler Kassér Christina Seidler Bestyrelses medlem Noah Irgens Seidler Bestyrelses medlem Tobias Vagner Pedersen Bestyrelses medlem 12. Budget (i hele 1000 kr.) Aktivitet årstal årstal årstal I ALT 4af 6

5 Scene, Lyd og Lys Byggematrialer Revision Bar etc ,5 Marketing & PR ,25 Eksterne leverandører ,7 Honorar & Koda Forplejning Frivillige Forplejning Artister I ALT 215, Finansieringsplan (i hele 1000 kr.) Status Beskriv den samlede finansiering af projektet. I status skrives ansøges, ansøgt eller tilsagn Beløb ud for hver linje. Dokumentation for tilsagn vedlægges i bilag. Ansøgt 96 Entré Indtægt ved 245 solgte billetter(70% af samlet kapacitet) 62,125 Barsalg, Mad, Merchandise 67,2 I ALT (hele 1000 kr.) 225, Bilagsoversigt Angiv hvilke bilag, som er fremsendt sammen med ansøgningsskemaet Projektbeskrivelse Budget Vordingborg.nu I vurderingen af projektet lægges vægt på, at ansøger erklærer sig villig til at støtte op om vordingborg.nu, som er Vordingborg Kommunes fælles brandingportal. Det betyder blandt andet at offentlige aktiviteter i projektet annonceres på siden og at vordingborg.nu logo fremgår tydeligt på annoncer og markedsføringsmateriale vedrørende projektet. 16. Dato og underskrift Dato Underskrift Ansøgning sendes til: Ansøgning og bilag sendes via E mail til: 5af 6

6 Vær opmærksom på de offentliggjorte ansøgningsfrister på vordingborg.dk ansøgninger behandles 3 gange om året i forbindelse med disse for sent indsendte ansøgninger vil først blive behandlet ved den efterfølgende ansøgningsfrist. Sammen med ansøgningsfristerne kan du også se, hvornår ansøgningerne behandles i Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling og hvornår du kan forvente svar på din ansøgning. Retningslinjer for findes på vordingborg.dk, sammen med en vejledning til dette ansøgningsskema. 6af 6