Lean i et revisionsfirma

Transkript

1 Lean i et revisionsfirma Fokus på team samarbejde i et revisionsfirma Handelshøjskolen Århus Hovedopgave HDR Vejleder: Bent Høgsted

2 Indholdsfortegnelse 1. English Summary Indledning Problemformulering Afgrænsning Metode Lean teori De fem grundlæggende principper i Lean Spildtyper i Lean Anvendelige Lean værktøjer S Just In Time Organisationsdiagrammer Flad struktur Hierarkiskorganisation Funktionsorganisation Produktorganisation Matrixorganisation Lean i et revisionsfirma Min arbejdsplads - Teamopdeling Lean i en administrativ virksomhed Forstå kunderne og organisér opgaverne Overtag styringen Skab synlighed Stol på standarder Tydeliggør ansvaret Skab flow Forebyg fejl Løbende forbedringer - Kaizen Maksimér kundeværdi Forbedringer til Firmaet ApS Praktiske og fysiske forbedringer Ryd op Fjerne spild Skabe flow... 70

3 9. Teams på arbejdspladsen Lykkes Lean altid? Lean i teamsamarbejde Konklusion Litteraturliste Figuroversigt Figur 1 - "5S" cirklen - egen udvikling - ud fra inspiration Figur 2 - Organisationsdiagram ved flad struktur Figur 3 - Organisationsdiagram ved hierarkiskorganisation Figur 4 - Organisationsdiagram ved funktionsorganisation Figur 5 - Organisationsdiagram ved produktorganisation Figur 6 - Organisationsdiagram ved matrixorganisation Figur 7 Leanhuset Figur 8 - Eksempel på Acces database Figur 9 - Eksempel på materiale afhentnings database Figur 10 - Nuværende organisation i team eget design Figur 11 - Ny organisation i team eget design... 74

4 1. English Summary Preface During my study I have become interested in Lean Management as a way to optimize a business. I work at an audit Office, and my workplace have 3 years ago merged with another audit Office. During this period, there have been a lot of changes and a lot of employees have been fired or resigned. The employees have been nervous about, who is next. And therefore, some of them are afraid of talking to the management, and tell them the ideas they have. So at the office you can hear: Why don t they this and this? The management has decided that we from the autumn 2011 shall work I Teams. The Teams contains 5 people, which 2 are management responsibility and 3-4 employees at different levels. So in this assignment I will investigate if the Team division can help my work place, and can Lean at all optimize an administrative business. First I have described the Lean method in a manufacturing company, so we all know what Lean is. Then I have described the 7 types of waste, also called Muda. 1

5 The 7 types of waste are: - Transport - moving products that are not actually required to perform the processing - Inventory - all components, work in process and finished product not being Processed - Motion - people or equipment moving or walking more than is required to perform the processing - Waiting - waiting for the next production step - Overproduction - production ahead of demand - Over Processing - resulting from poor tool or product design creating activity Defects - the effort involved in inspecting for and fixing defects To optimize the company, you shall always have focus on these types of waste. When you are taking Lean, then you also must look at the 5S model. The 5S model is about cleanup. It is important that the company have clean offices. So the employees can find their papers and that there not are getting stressed about all the work on their table. It is the employees who must clean up, but the mangers must motivate and control, in a nice way, that they have done it. The cleanup project must be an ongoing process, and not just a single cleanup project. Lean I administrative companies When you will implement Lean in an administrative business, then the management must insure that Lean is based in a solid foundation. So therefore, there is the Leanhouse to base the implementation on. First there are 5 basic steps, which the company shall have control over. 2

6 Management: This is about understanding the customers and organizes the tasks. It is important to find the tasks that are similar to each other. Measurement: This is about taking control. The managers in the company must be the ones who decide. The must take responsibility about the employees, and if it is necessary to dismiss some employees, then they have to do it. Visibility: This is about creating visibility, so goals, workflows and results are visible in the in everyday life. It is important that all people in the company have access to these boards where all the results are. The employees can then see, that the work they do, means something and they are helping creating results in the company. Standards: This is about trusting in the standards. It is important that the company have some standards, so the employees know have to the do the work. But you cannot make standards about everything, but the company must do it, where it is possible. Clarification: This is about clarifies responsibilities, it is the management who has the responsibility for the Lean implementing. It is important that the managers involve the employees, so the motivation for changes is high. The rest of the Lean House is about creating flow, so the processes in the company can proceed smoothly. And then, the company must prevent errors. Errors can be very expensive for the company, so it is important that the errors is discovered inside the company, and not when the product is out to the costumers. When you work with Lean, then the most important thing is - continuous improvement also called Kaizen. It means that nothing is perfect, everything can also be better. 3

7 The top of our Lean House is maximizing customer value. The Lean implementing is about creating more customer value, with fewer resources. Improvement to my workplace When I have been trough all the theory about Lean, then I will have some improvement to my workplace. But I will also comment on the things, I think they have taken from Lean. Because many companies use some of the tools in Lean, without implementing Lean. I think that my workplace should use the 5S model, to do some cleanup on the office. Many employees say that the not have enough shelf space, but I think that it looks that way, because they have a lot of paper on the shelves and in the window sill. All this paper is stressing the employees. So if the company introduced a cleaning up politic, then everyone should cleanup. Then the managers must be better to motivate and control the employees in a positive tone. A place the company can optimize, are there archiving system. When the employees are finished with the customers materials, then it is supposed to be archived in the basement. In the basement there is a lot of closets to the material, but there are no system in the closets. So when you will find something, you have to look in all the closets. This cost a lot of time and resources for the employees, and it is embarrassing if the customer is waiting for his material, and then we cannot find it. Therefore I have proposed, that we make a database over all the closets I the basement, and when the employees then archived some material in the basement, then it must be noted in the database. Here you write in which closets the material is, what it is, when you put it there and of course the costumers name. Then anyone in the company can find the material, and not just the person how has archived it. One of the 7 types of waste was waiting, at my workplace the management responsibilities cause our waiting. When we are working at an accounting, then the managers must approve it before it is send to the costumer. This is totally okay. But 4

8 I is also the managers who shall approve our tasks during the work, and it is also the managers who shall help us, if we have some problems or questions. Then if the managers not is on the office for several days, then the employees must put this accounting away and first work on it again when the manager is back. This also cost a lot of resources and time. At my workplace we have started working in Teams. Teams is also a part for Lean thinking, because it improves the flow and the responsibility. But if the Team division shall help a lot in the company, and then it is necessary to move the employees, so all the employees in the team sit near each other. In this way, it is easier to get help when you need that, without you have to walk through the whole office. It also means that the costumers material not shall be moved so much. This is also some of the 7 types of waste. This is some of the places where my workplace can make some improvements. I know that it is not easy to make improvements and changes. The most important think, is that the managers are ready and want to do it. Because they shall be the head responsibility and motivate the employees. Can Lean be implemented in a company with Team When Team division is a part of the Lean thinking, then yes, Lean can be implemented in a company with Team. But Team division dose not solve all the problems, there are still many thinks that can be done in a better way, to save resources and time. The most important think a company shall remember, is that Lean isn t a project it is a process that will work for a long time. 5

9 2. Indledning Nu er jeg efterhånden igennem mit HD studie og jeg havde egentlig forestillet mig, at det var det regnskabsmæssige i uddannelsen som ville have interesseret mig mest. Men efterhånden som vi kom længere ind i uddannelsen og jeg hørte om Lean begrebet, fangede det min interesse. Jeg arbejder i et revisionsfirma med 20 ansatte, hvoraf de 6 er partnere. Oprindeligt var vi to mindre revisionsvirksomheder, som fusioneret for omkring 3 år siden. Der er på under et år forsvundet 6 personer på kontoret, uden at der er ansat nye medarbejdere, da der simpelthen ikke er arbejde nok. Samtidig er en af direktørerne gået ned med stress, og vi har for nyligt fået at vide, at han ikke vender tilbage. Jeg har været på barsel i det foregående år, hvor alt dette er sket, og har derfor set det hele udefra og har ikke følt stemningen direkte på kontoret. Men det har alligevel været tydeligt at mærke alle de mange frustrationer der har været på kontoret. Folk er bange for, at vi stadig er for mange på kontoret i forhold til det arbejde der er. Dette giver en rigtig dårlig stemning og er med til at flere og flere af mine kollegaer, er begyndt at kigge efter nyt arbejde, da man er usikker på fremtiden i virksomheden. Mange af medarbejderen på kontoret har mange gode ideer til, hvordan man kunne gøre tingene bedre, men det er bare sjældent at medarbejderne fortæller disse ideer og deres frustrationer til ledelsen og partnerne. Men det er jo nemt som ansat bare at sidde og tænke Hvorfor gør de ikke sådan? og var det ikke nemmere hvis? Siden fusionen har vi arbejdet som én virksomhed, hvor alle medarbejdere har arbejdet for alle de ledelsesansvarlige på kryds og tværs. Men nu er det besluttet, at vi fra efteråret 2011 skal arbejder i teams på kontoret. Hvert team består af 2-3 ledelsesansvarlige og 4-5 medarbejdere. Derfor vil jeg i denne opgave se på, om Lean begrebet kan bruges til forbedre nogle af de ting på kontoret, som medarbejderne går og brokker sig over, og især se på, hvordan Lean kan bruges i team samarbejdet. Lean begrebet er efterhånden et meget brugt begreb næsten alle ved nok at det er 6

10 et Japansk udtryk og at det var Toyota s måde at producere biler på. Det bliver brugt i rigtig mange produktionsvirksomheder, for at optimere produktionen og skabe værdi for kunden. Men kan Lean også bruges i service virksomheder og i dette tilfælde i et revisionsfirma. 7

11 2.1 Problemformulering Titel: Lean i et revisionsfirma fokus på team samarbejde i et revisionsfirma. Fortolkning af opgavetitlen: Principperne bag Lean stammer fra den japanske bilindustri og handler om at trimme sine processer. Lean er mest kendt og brugt i produktionsvirksomheder. 1 Team samarbejdet definerer jeg, som den opdeling der er sket på min arbejdsplads rent arbejdsmæssigt. Hvor alle, på nær kontorassistenterne, er inddelt i teams og kun udfører arbejde i disse teams. Med udgangspunkt i min opgavetekst, er hovedproblemstillingen i denne opgave: Hvordan kan Lean begrebet fungere i en administrativ virksomhed, som arbejder med team opdeling? Denne opgave vil omhandle Lean begrebet. Jeg vil se på, hvordan dette begreb vil fungere i et revisionsfirma og hvordan man skal implementere det i revisionsfirmaet. Vil den nye team opdelingen på min arbejdsplads være en fordel for Lean i virksomheden? Eller fungerer Lean tankegangen bedre i en virksomhed hvor alle arbejder for alle? For at komme frem til dette, mener jeg, at det er fordel at kende til begrebet Lean og især de fem grundlæggende principper og de værktøjer som Lean bygger på, samt de syv spildtyper. 1 Mark A. Skriver, Lean, JOT og Sic Sigma på Dansk Ledelses- og økonomistyringsværktøjer s. 13 8

12 Med baggrund i ovenstående vil jeg i denne opgave undersøge følgende: Beskrive teorien og principperne i Lean. Hvordan passer Lean ind i en administrativ virksomhed? Passer Lean sammen med teamarbejdet på en arbejdsplads? Hvad kan forbedres på arbejdspladsen, når man tænker Lean filosofi og team arbejde? Afgrænsning I opgaven anvendes der teorier fra pensum på HDR som vil kunne gøre en forskel for min arbejdsplads når det drejer sig om Lean og team opdeling. Jeg vil beskrive hele Lean teorien, og derefter plukke det ud, som passer godt ind i - og kan forbedre en administrativ virksomhed. Jeg har valgt at tage udgangspunkt i Lean, da jeg synes det er et meget interessant emne. Jeg mener at det vil kunne hjælpe virksomheden, med at udvikle sig i den rigtige retning og hjælpe dem med deres videre udvikling, både i virksomheden generelt og i det nye team opdeling. For at vurdere virksomheden, vil jeg også se på forskellige organisationsdiagrammer, da der ved team opdelingen vil ske ændringer i organisationsdiagrammerne. Jeg vil ikke beskrive min arbejdsplads dybere, eller kommer ind på deres visioner eller mål. Den viden og information jeg har fået fra mine kollegaer er gennem daglige samtaler med dem, og er bygget på deres erfaringer i efteråret 2011, da ingen af os, endnu har arbejdet i et travlt forår med disse nye teamopdelinger. Al information fra mine kollegaer vil blive behandlet anonymt. Jeg har valgt ikke at se på Six Sigma, selvom det er en teori der ligger tæt op af Lean, dette har jeg valgt, da opgaven ellers vil blive for omfattende og jeg ville ikke kunne gå nok i dybden med selve Lean delen. Jeg vil komme omkring Just In Time teorien, i det omfang det er relevant i forklaring af Lean teorien. For Just In Time er en del af Lean teorien. 9

13 2.2 Metode Opgaven vil hovedsagligt befinde sig på det beskrivende og eksplorative/problemidentificerende niveau. 2 Opgavens formål er at beskrive Lean teorien og især se på de steder i teorien hvor Lean passer rigtig godt ind i en administrativ virksomhed. Jeg har været ansat i virksomheden i 6 år, ud af dette har jeg har været elev i to år og på barsel i et år. Derfor stammer analysen fra de daglige samtaler jeg har med mine kollegaer og den snak der har været på kontoret, også til de månedlige møder for alle på kontoret, hvor også team opdelingen er blevet diskuteret. Disse input bruger jeg løbende igennem opgaven. Der bliver ikke refereret til nogle af mine kollegaer. Der vil hovedsagligt blive brugt sekundære data, ud fra relevante bøger, artikler og hjemmesider. Der vil være en smule primær data ud fra den snak jeg har med mine kollegaer. Opgaven vil have en meget teoretisk tilgangsvinkel, men den praktiske tilgangsvinkel vil også fremkomme i opgaven, i forbindelse med team opdelingen og de forbedringerne til virksomheden. 2 Ib Andersen, Den Skinbarlige Virkelighed s

14 3. Lean teori Jeg vil starte med at beskrive teorien i Lean og hvordan den er blevet så populær i virksomhederne i Danmark og resten af verden. Principperne bag Lean begrebet stammer fra Toyota-fabrikkerne i 1950 erne. Toyota indførte deres eget system TPS, som var kendetegnet ved, få arbejdere om mange maskiner, mindre produktionsplads, ingen fejl og meget mere. Men selve Lean begreber bliver først introduceret i 1996 af Womack & Jones i bogen LeanThinking. Hvis man skulle oversætte Lean begrebet til noget mere forståeligt for almindelige mennesker, ville man oversætte begrebet til slank eller trimmet. Dette skal forstås som det modsatte af en fed organisation, hvor fedtet skal ses som unødvendige processer og spild. Lean er et populær begreb i erhvervslivet, og rigtig mange leder kurser og artikler i erhvervsblade omhandler Lean. Her er f.eks. et formål fra et kursus i Lean for ledere: At give lederen viden, værktøjer og inspiration til at udøve ledelse i et Lean miljø. Et praktisk orienteret kursus, hvor der er rum for refleksion og sparring med andre ledere

15 Der endda konsulentvirksomheder der kun rådgiver om Lean til virksomheder og Ledere. Lean-arbejdet handler om at bevare fokus på, hvilken kultur vi ønsker fremadrettet i organisationen. Lean-arbejde handler om ny adfærd, nye arbejdsrutiner og afledt heraf nødvendig kompetenceudvikling. 4 Lean har fundet adgang til en masse virksomheder, både produktionsvirksomheder, men også flere og flere administrative virksomheder tager Lean til sig. Lean er ikke at arbejde hurtigere, Lean er at arbejde smartere. Lean er tilsyneladende kommet for at blive

16 3.1 De fem grundlæggende principper i Lean Lean består af fem grundlæggende principper, det er vigtigt at forstå disse fem principper for at forstå Lean Forstå hvad der skaber værdi for kunden og se værdikæden 2. Identificer det der ikke skaber værdi for kunden dermed finde spild 3. Skabe flow i produktionen 4. Kun producere det som kunden efterspørger pull strategi 5. Perfektion - løbende forbedringer 1. Kundeværdi Det handler for virksomheden om at finde ud af, hvornår kunden synes at produktet har den værdi, som kunden mener den skal have. Dette kan være utroligt svært for virksomhederne, da de jo ikke kan gå ud og spørge alle kunderne om, hvornår de mener, at produktet har værdi nok. Så oftest vurderer virksomhederne det ved hjælp af stikprøver eller kundetilfredshedsanalyser. 2. Værdistrømme Det handler om at fjerne de processer og aktiviteter som ikke skaber værdi for kunden, og som dermed er spild for kunden. 3. Skabe flow uden stop Produkterne skal flyde gennem processerne med færrest mulige stop. Det gælder om hele tiden at holde processerne i gang, så der hele tiden er flow i virksomheden. Hvis der er forhindringer i processen er det vigtig at undersøge, hvad der skabte stoppet, så man kan forhindre det en anden gang. 4. Pull strategi Det gælder for virksomheden om at producere det som kunden efterspøger den såkaldte pull-strategi. Det gør, at produktionen kun igangsættes ud fra salgets 5 Dette afsnit er skrevet med udgangspunkt i bogen Lean, Jit og Six Sigma og 13

17 udvikling. Dermed er reaktionstiden også rigtig kort, hvis der skulle være ændringer i produktionen. 4.a Pull-strategi Formålet med pull strategien er, kun at producere det som kunden efterspørger og dermed er det kunden som trækker fra virksomheden. Pull strategien er en del af Just In Time filosofien, da der ikke producere til lager, men kun produceres det som kunden efterspørger. 4.b Push-strategi Formålet med push strategien er at producere en masse varer, uden at kunden har efterspurgt det. På denne måde skubber virksomheden varerne ud til kunden. Dette gør jo så, at det kan være vanskeligere for virksomheden at komme af med sine produkter. Dette skaber typisk mellemvarelagre og ophobninger af produkter, som virksomheden ikke kan komme af med og derfor taber produktet værdi. 5. Løbende forbedringer (Kaizen) Virksomheden skal stræbe efter at producere det perfekte til rette tid, sted og pris med et minimum af omkostninger og skabe kompetencer. 5.a Kaizen Kaizen er det japanske udtryk for løbende forbedringer af mindre karakter 6. Kaizen er altid at kigge kritisk på sit arbejde og virksomhederne skal konstant spørge sig selv: Kan vi gøre dette bedre eller smartere Alle i virksomheden, lige fra lederen til medarbejderen på gulvet, har en rolle i forhold til forbedringerne (Kaizen) på arbejdspladsen. Medarbejderne på gulvet, er dem der skal komme med forbedringsforslag og anvende de værktøjer som bliver igangsat oppe fra i ledelsen. Topledelsen skal opbygge systemerne og sætte systemerne. 6 Lean, Jit og Six Sigma s

18 3.2 Spildtyper i Lean Et af de store grundprincipper ved Lean er at eliminere eller forbygge spild, eller Muda. Muda er det Japanske ord for spild. 7 Spild er det modsatte af værdi. Taiichi Ohno, som var chef for Toyota da de indførte deres TPS (Lean), opstillede syv former for spild. Her vil jeg gennemgå de syv former for spild, set ud fra en produktionsvirksomheds synspunkt. De syv spildtyper er skrevet med udgangspunkt i bogen Lean, Jit og Six Sagma på dansk. Senere i opgaven vil jeg se på disse spildtyper ud fra min egen arbejdsplads. 1. Overproduktionsspild Hvis der produceres for meget i forhold til hvad kunderne efterspørger, så har virksomheden pludselig nogle varer som de ikke kan komme af med eller som de skal bruge omkostninger på til at ligge dem på lager eller andet. Dette er spild for virksomheden. 2. Spild ved ventetid Ventetid kan opstå ved medarbejderne og ved kunden. Hvis medarbejderne i produktionen skal vente på noget fra f.eks. en anden medarbejder, så er det spild, da de står stille. Hvis kunden skal vente på sit produkt, kan man risikere, at kunden køber sin varer et andet sted. Dermed har man produceret noget uden at kunne komme af med det, som man havde regnet med. Det er derfor vigtigt, at der hele tiden er flow i virksomhedens varer, så ingen skal vente unødigt. 3. Transportspild Transportspildet eller tiden kan nok aldrig helt elimineres, da man i en produktionsvirksomhed bliver nødt til at flytte rundt på råvarer, halvfabrikata og til sidst færdigvarerne. Men man skal prøve at minimere transporten i virksomheden. 7 Lean, Jit og Six Sigma s

19 4. Overbearbejdning Det er vigtigt for virksomheden at bruge de rigtige ressourcer og maskiner til at fremstille sine produkter. Hvis man f.eks. har overkvalificeret medarbejdere til at udføre et lavere stillet arbejde, så koster den overkvalificerede medarbejder for meget i løn, i forhold til det virksomheden kan tjene på produktet. Derfor skal løn og arbejdsopgaver passe sammen. 5. Lager Uanset hvor mange forskellige typer lagre en virksomhed har, så koster de alle sammen penge for virksomheden. Det koster penge at have råvarer liggende og det koster penge at have færdigvarer på lager. I nogen brancher er det ikke muligt at fjerne lagrene helt, men der er det vigtigt at minimere lagrene så meget som muligt. Unødvendige lagre er også med til at hæve vores transportspild og vores ventetid. Så det er vigtigt for virksomheden at overveje deres lagersystem og om de arbejder efter en pull- eller push-strategi, 8 for push strategien skaber mere lagerophobning end pull strategien. 6. Unødvendig bevægelse Her handler det mest om, at medarbejderen ikke har de produkter og redskaber omkring sig på arbejdspladsen, som han skal bruge for at udføre sit arbejde. Hvis medarbejderen skal bevæge sig rundt og hente eller lede efter ting, så har medarbejderen brugt unødigt bevægelse og dermed spild. 7. Fejl Fejl i produktionen er mange ting. Der kan være fejl inden produktet kommer ud til kunden og fejl der først opdages ude ved kunden. Fejl der opdages inden produktet kommer ud til kunden er de bedste fejl, da vi kan nå at rette op på dem, inden det går ud over kunden. Vi kan stadig godt have et spild på dem, enten ved, at vi skal lave noget om eller vi skal vente på nyt materiale. Men vi har mulighed for at rette fejlen i de kommende produkter også. 8 Se tidligere afsnit 3.1 pkt. 4.a&b om push- og pull strategi 16

20 Hvis fejlen først opdages ude ved kunden, så går det også ud over virksomhedens renommé. Og vi skal til at reparere produktet for vores regning, og vi kan risikere, at kunden ikke længere ønsker at være kunde ved os. Hvis dette sker, så har fejlen været dyr for virksomheden i det lange løb. Så det er billigere, i det lange løb, at opdage fejlene inden produkterne kommer ud til kunden. Ud over disse 7 spildtyper i Lean, er der tre andre små spildtyper, som virksomhederne nok ikke tillægger den store værdi, men som jeg synes, også har en stor indflydelse når vi taler spild. Så dem tager jeg med på samme niveau som de andre syv spildtyper. 8. Ikke efterspurgte varer Mange virksomheder producerer ud fra tradition og rutiner, og glemmer derfor at følge med i udviklingen, både virksomhedens og samfundets. Derfor bliver der rundt omkring produceret produkter som kunderne egentlig ikke efterspørger mere, og man har derfor rigtig svært ved at sælge disse produkter. Nogle virksomheder håber på en tilbagevendende efterspørgsel, som nok sjældent sker. Dette gør, at man bruger unødvendige ressourcer på unødvendige varer. 9. Unødvendige rutiner Her kan der også være tale om gamle vaner og rutiner, som man aldrig har fået ændret, fordi det går jo lige så godt. Men hvis virksomhederne glemmer at stoppe op, og se på det de laver lidt oppefra, så ender de med at blive overhalet af deres konkurrenter. Man skal kun udføre de mest nødvendige rutiner og ændre eller skære ned på de gamle rutiner. Det kan også være det omvendte, at virksomheden f.eks. har satset hårdt og stort på nyt edb anlæg, men at selve produktionen slet ikke har behov for dette store anlæg. Så har man brugt unødvendige penge og tid på dette, uden at det gavner virksomheden. 17

21 10. Spild af ressourcer Her tænker man både på medarbejdere og energi. Det er vigtigt for virksomheden at fastholde medarbejderne, da det er dyrt for en virksomhed at ansætte nye medarbejdere. Men for at fastholde medarbejderne, bliver man nødt til at sørge for, at de har det godt. Dette gør man, ved at lytte til dem og foretage nogle medarbejdertilfredshedsundersøgelser. Mange medarbejdere føler sig ikke hørt i en virksomhed, og hvem siger, at det ikke er medarbejderne, der har de gode ideer til at gøre virksomheden bedre og større. Ledelsens opgaver er at motivere medarbejderne, så de er endnu mere tilfredse. I disse dage, hvor alt stiger og især energi bliver dyrt, så er det vigtigt at kigge på virksomhedens energiforbrug. Dette ser også godt ud over for omverden, og vi ser flere og flere energirigtige virksomheder. Det er også spild af ressourcer at bruge unødvendigt meget elektricitet eller olie, så virksomheden kan evt. foretage nogle ændringer, både på maskiner og bygningerne, for at blive mere energibesparende og miljøbevidste. Når man taler om spild i Lean, så er det ikke nok at finde ud af hvor spildet er. I Lean filosofien skal spildet fjernes, gerne allerede inden det opstår. Man skal søge tilbage til roden af problemet, der hvor spildet opstår. Derefter skal processerne eller arbejdsgangene tilrettelægges, så der ikke i fremtiden vil fremkomme spild, i hvert fald ikke den type spild, som vi lige har opdaget. Måske der med tiden vil opstå nyt spild, men så er det igennem det engang til, og også finde roden til dette problem. 18

22 3.3 Anvendelige Lean værktøjer Når ledelsen implementerer Lean i deres virksomhed, skal de ikke se på det som et projekt, for der er ingen start- og slut dato. Men det er nærmere en filosofi eller en proces som virksomheden skal lære at indarbejde og arbejde efter. Derfor er der nogle værktøjer som er vigtige i forbindelse med indarbejdelse af Lean S 5S er et af de oprindelige værktøjer fra Lean værktøjskassen. 5S er nemt at forstå og nemt for virksomheden at gennemføre. Figur 1 - "5S" cirklen - egen udvikling - ud fra inspiration 5S er oprindeligt et japansk begreb - de 5 s er er japanske ord: 9 - Seiri Sortér og fjern alt overflødigt - Seiton Forenkl og systematisér det der er muligt - Seison Ryd op - Seiketsu Standardisér arbejdsgangene - Shitsuke Kontrollér og fast principperne 9 Lean, Jit og Six Sigma s

23 Det første S, sortér, går ud på, at rydde op i de daglige ting. Hvis det ikke er noget man har brug for, så skal det enten pakkes væk eller smides ud. Det andet S, systematisér betyder, at det der er tilbage efter vi har ryddet op, får faste pladser. Så er det nemt at finde tingene, når man skal bruge dem og der hvor man skal bruge dem. Der skal være nem adgang til det nødvendige, så medarbejderne ikke skal bruge tid og ressourcer på at finde det de har behov for. Det tredje S, ryd op, henvender sig til medarbejderne. De skal sørge for, at når der nu er sorteret og systematiseret, at det skal forblive sådan. Det er derfor medarbejdernes opgave at sørge for, at tingene stadig er på sin plads, så det også er nemt at finde for den næste medarbejder. Det fjerde S, standardisér, skal sikre at de tre første trin udføres med jævne mellemrum og at det bliver en integreret del af dagligdagen. Det kan være nødvendigt med aftalte og planlagte rutiner. Det femte S, kontrollér, skal sørge for fastholdelse af de fire øvrig trin. Medarbejderne skal udvise selvdisciplin, engagement og vedholdenhed for, at den orden der er skabt via de fire første trin, skal have den rette virkning. Pilene i 5S figuren 10 henviser til, at der ikke er tale om et enkeltstående oprydningsprojekt, men at 5S er en løbende proces, som skal vedligeholdes hele tiden. Man kan sagtens forestille sig, at al den oprydning og systematisering vil skabe noget modstand. For medarbejderne skal gøre op med gamle vaner og der er ikke to medarbejdere, som gør tingene på samme måde. Derfor er det vigtigt, at ledelsen får fortalt medarbejderne vigtigheden i denne 5S model, så alle følger denne model. 10 5S model på side 19 20

24 Det er selvfølgelig ikke gratis at investere i 5S, men investeringen er meget lille i forhold til, hvad virksomheden kan spare af ressourcer, både på medarbejderne og maskinerne. Men 5S er ikke så meget omkostningsminimering, men er især til for at skabe et bedre miljø for de ansatte og sikre, at rammerne for produktionen er så optimal som muligt. 21

25 4. Just In Time Just In Time (JIT) er en væsentlig del af Lean filosofien. Derfor vil jeg i dette afsnit, med udgangspunkt i bogen Lean, Jit og Six Sigma, beskrive teorien om Just In Time. JIT slår først i 1980 erne igennem i Danmark og primært i industrivirksomhederne, og i særdeleshed i produktionen. JIT s primære formål, er minimering af fejl og en kort præcis gennemløbstid og derfor bliver minimering af lagre en følgevirkning heraf. Umiddelbart er der tre mål med JIT: - Stræben efter perfekt kvalitet høj kvalitet - Kort og præcis gennemløbstid i præcis den rette mængde høj effektivitet - At opnå lavest mulige omkostninger ved produktionen høj produktivitet Bag disse mål, ligger der fire principper som skal overholdes før at de mål kan opfyldes: 1. Produktion efter ordre En virksomhed som producerer efter JIT, producerer ikke til lager. Dermed ment, at alle varer først bliver produceret i det øjeblik kunden bestiller varen. Efter endt produktion, stopper produktionen igen. Dette er det samme som pullstrategien, som omtalt tidligere i opgaven Eliminering af fejl i produktionen En uventet proces, der skaber uventet produkttilføjelse defineres som en fejl. Når en fejl opstår i produktionen, så skal virksomheden finde frem til, der hvor fejlen er opstået. Fejlene kan opstå mange steder i produktionen, og nogle steder er værre end andre. Når fejlene opstår i forbindelse med produktionen, så kan virksomheden nå at rette op på fejlene inden der sker store tab i virksomheden. Men hvis fejlen først opdages ude ved kunden, så kan det blive dyrt for virksomheden, da varen skal opbyttes eller kasseres. 11 Afsnit 3.1 pkt. 4a 22

26 3. Eliminering af lagre Spild er i JIT defineret som alt, der ikke tilfører produktet værdi. o Overproduktion af varer uden efterspørgsel hvis virksomheden producerer for meget, i forhold til hvad kunderne efterspørger. Så skal varerne ligges på lager og det binder penge for virksomheden. o Lagre Når varer ligges på lager, bindes der penge i virksomheden o Unødvendig transport af varer Når varerne skal transporteres rundt, uden der skabes større værdi for varen, så er det også spild. Men det er ikke al transport der kan elimineres, men virksomheden skal forsøge så meget som muligt at minimere deres transport af varerne. 4. Leveringssikkerhed For at virksomheden kan fungere, er det nødvendigt, at de har et godt samarbejde med deres leverandører. Det er vigtigt, at virksomhedens leverandører leverer gode råvarer til tiden. For ellers kan virksomheden ikke overholde deres aftaler med deres kunder, og kunden skal have det ultimative fokus i JIT filosofien. JIT filosofien vil gerne kombinere masseproduktion og ordreproduktion. Masseproduktion har lave omkostninger og produktivitet, hvorimod ordreproduktionen er meget fleksibel. Så i den perfekte JIT verden, producerer man først, når ordren er landet, men til samme omkostninger som hvis produktionen lå stabilt hele året og at produktet er klar til kunden, når kunden ønsker det. Fremtiden med JIT ser ud til, at den bliver en integreret del af Lean og forsvinder som en selvstændig ledelsesfilosofi. Da mange af punkterne i JIT allerede er nogen af de punkter, vi har læst om i forbindelse med Lean. 23

27 5. Organisationsdiagrammer 12 Organisationsdiagrammerne i virksomheden, giver et synligt billede af, hvordan virksomhedens strategi implementeres. Der findes flere forskellige udgaver af organisationsdiagrammer, og virksomhederne kan også vælge at blande de forskellige organisationsdiagrammer så de passer til deres strategi. For strukturen i virksomheden, skal selvfølgelig passe til virksomhedens strategi. Jeg vil lige kort beskrive de mest kendte organisationsdiagrammer, ud fra kompendiumet Organisation Håndbog for nye ledere 5.1 Flad struktur 13 Denne struktur ses oftest i små virksomheder. Der er ingen niveauer mellem ejeren og de ansatte. Der er én leder at rapportere til. Ejeren deltager ofte i arbejdet på samme niveau som de ansatte. Figur 2 - Organisationsdiagram ved flad struktur Det er dog ofte ejeren som uddeler arbejdet til medarbejderne og ham der bestemmer hvilke opgaver der skal udføres. Strukturen er dog mere tidskrævende end andre strukturer, da der er flere personer involveret i beslutningerne. Den også skabe flaskehalse, hvis alle vil tale med lederen på en gang og der er jo ikke andre til at træffe beslutningerne