Procedure for Novozymes Whistleblower Hotline.

Transkript

1 Procedure for Novozymes Whistleblower Hotline. Novozymes Whistleblower Hotline er oprettet for at understøtte Novozymes forpligtelse til at sikre en ansvarlig og etisk korrekt virksomhedsadfærd. Ved at indføre Novozymes Whistleblower Hotline ønsker Novozymes at øge sandsynligheden for at kunne opdage mulig ulovlig eller uetisk adfærd tidligt, så Novozymes kan være bedre rustet til at minimere eventuelle følgeskader og til at etablere de rette forebyggende foranstaltninger. Formålet med denne Whistleblower Hotline Procedure er at fastsætte de nærmere vilkår for brugen af Novozymes Whistleblower Hotline og samtidig besvare følgende spørgsmål: Hvordan indberetter man? Hvem kan indberette? Hvornår kan der indberettes? Hvad kan der indberettes om? Hvem er ansvarlig? Hvordan er jeg beskyttet? o Beskyttelse af personer, der indberetter i god tro o Beskyttelse af personer berørt af en indberetning o Beskyttelse af personoplysninger Hvordan får jeg besked? Hvad sker der nu? Hvem kan jeg kontakte for mere information? Hvordan indberetter man? Novozymes Whistleblower Hotline giver mulighed for at indberette fra alle steder i verden, 24/7/365, og enten online via online web funktion eller landespecifikke telefonlinjer. I begge tilfælde kan indberetning ske på flere forskellige sprog. Denne Whistleblower Hotline er drevet af en uafhængig tredjepart, Navex Global (EthicsPoint) (6000 Meadows Road, Suite 200 Lake Oswego, OR 97035) for at sikre en enkel, fortrolig og lettilgængelig form for indberetning. Navex Global (EthicsPoint) lever op til de såkaldte Safe Harbor-principper, som sikrer beskyttelse af personoplysninger, der overføres fra EU til USA. På den måde er de data, som Navex Global (EthicsPoint) behandler på Novozymes vegne, beskyttet på samme måde, som hvis behandlingen var blevet foretaget inden for rammerne af EU. For mere information, se venligst Såfremt du indberetter online via webfunktionen, vil din indberetning blive registreret hos Navex Global (EthicsPoint), der efterfølgende underretter Novozymes General Counsel (Chefjurist) herom. Såfremt du ringer på et af de anførte telefonnumre, vil du have mulighed for at indberette din bekymring mundtligt til en specialist hos Navex Global (EthicsPoint), som er uddannet i håndtering af denne form for fortrolig information. Hvem kan indberette? Novozymes Whistleblower Hotline er tilgængelig for såvel medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i selskaber i Novozymes-koncernen som kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre interessenter.

2 Hvornår kan der indberettes? Novozymes opfordrer medarbejdere og andre interessenter til at indberette viden eller mistanke om alvorlig ulovlig og/eller uetisk adfærd til Novozymes enten gennem de almindelige kommunikationskanaler eller denne Whistleblower Hotline på de vilkår og med de begrænsninger, som fremgår nedenfor. Novozymes Whistleblower Hotline udgør ikke en erstatning af de eksisterende rapporteringsprocedurer, som f.eks. medarbejderens pligt til at indberette store gaver eller facilitation payments. Se blandt andet Novozymes medarbejderbrochure om forretningsintegritet "Bestikkelse - nej tak!" for yderligere instruktioner. Den skal heller ikke erstatte muligheden for at anmode om en åben, fortrolig samtale med din chef eller din chefs chef. Novozymes Whistleblower Hotline bør kun anvendes, når de almindelige kommunikationskanaler forekommer uhensigtsmæssige eller upassende. Novozymes Whistleblower Hotline er ikke beregnet til medarbejderes anliggender vedrørende personaleforhold (HR). I sådanne sager bedes du kontakte din lokale ledelse eller Novozymes afdeling for Labour Relations & Legal (DK)/den lokale afdeling for People & Organization. Novozymes tolererer ikke misbrug af Whistleblower Hotline, og vi opfordrer til, at den kun anvendes i god tro og ved alvorlig ulovlig eller uetisk adfærd, som der er en begrundet viden eller mistanke om. Hvad kan indberettes? Følgende kategorier af alvorlige forhold kan indberettes gennem Novozymes Whistleblower Hotline: Overtrædelse af lov om værdipapirhandel Fx insiderhandel Overtrædelse af konkurrenceretlig lovgivning Materielle overtrædelser af regnskabs- og revisionslovgivning Underslæb, bedrageri, svig, tyveri Overtrædelse af regler om eksportkontrol og internationale handelssanktioner Forfalskning af kontrakter, rapporter eller fortegnelser Korruption og anden finansiel og/eller økonomisk kriminalitet Fx bestikkelse, hvidvaskning af penge, facilitation payments, beskyttelsespenge osv. Utilbørlig modtagelse eller foræring af gaver Utilbørlig lobbyisme eller politiske donationer Overtrædelser af grundlæggende menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder Miljømæssige lovovertrædelser Uforsvarlige arbejdsforhold

3 Som følge af national lovgivning er indberetningsadgangen i visse lande begrænset til alvorlige finansielle lovovertrædelser. I Østrig og Frankrig er Novozymes Whistleblower Hotline derfor kun tilgængelig for indberetning af alvorlige krænkelser inden for områderne: Bestikkelse/Korruption Revision og regnskab Finansielle transaktioner Finansielle forhold Ønsker du at foretage en indberetning om forhold, der ikke er omfattet af de tilgængelige kategorier, bedes du anvende de sædvanlige kommunikationskanaler eller kontakte Novozymes General Counsel (Novozymes A/S, Krogshøjvej 36, DK-2880 Bagsværd, Danmark, Att.: General Counsel Mikkel Viltoft eller mikv@novozymes.com), Novozymes Ombudsperson eller ledelsen, afhængig af sagens karakter. Hvem er ansvarlig? Novozymes Whistleblower Hotline er forankret i Novozymes Audit Committee (Revisionsudvalg), som assisterer bestyrelsen med overvågning af forhold vedrørende regnskab, revision og kontrol. Novozymes General Counsel fungerer som sekretær for Audit Committee og er ansvarlig for at modtage og behandle indberetninger og for jævnlig rapportering til Audit Committee i sager, som falder inden for Audit Committee s kompetenceområde. Dette gælder indberetninger, som vedrører ansatte i en hvilken som helst virksomhed i Novozymes-koncernen. General Counsel er ansvarlig for at koordinere behandlingen og undersøgelsen af sager, samt konkret at involvere ledelsen i de relevante dele af Novozymes. Novozymes Committee on Business Integrity (CBI) er Novozymes centrale enhed med ansvar for business integrity på tværs af forretningsenheder og funktioner. Novozymes General Counsel er obligatorisk medlem af CBI, og alle indberetninger vedrørende overtrædelser af principper for business integrity vil blive håndteret, behandlet og undersøgt af General Counsel inden for rammerne af denne komite. Afhængigt af arten og indholdet af indberetningen, kan den ansvarlige Regional Finance Manager eller den lokale ledelse blive konsulteret eller blive anmodet om at overtage efterforskningen og opfølgning. Det gælder dog ikke i tilfælde, hvor indberetningen vedrører aktiviteter foretaget af den pågældende Regional Finance Manager eller den lokale ledelse. Novozymes afdeling for Labour Relations & Legal (Vilkårsafdelingen)/den lokale afdeling for People & Organization vil blive inddraget i alle indberetninger, der berører specifikke identificerede medarbejdere og deres ansættelsesvilkår. General Counsel har også mulighed for at engagere en ekstern sagkyndig rådgiver. Al behandling og undersøgelse af indberetninger, som foretages af General Counsel, sker fortroligt så vidt muligt under gældende lovgivning og i det omfang, det er overensstemmende med en grundig og fyldestgørende efterforskning. Novozymes A/S, Krogshøjvej 36, DK-2880 Bagsværd, Danmark, er dataansvarlig i henhold til Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) for

4 General Counsel s behandling af indberetninger, uanset om sådanne indberetninger vedrører medarbejderne i Novozymes A/S eller i koncernens datterselskaber rundt om i verden. Alle selskaber i Novozymes-koncernen forbliver ansvarlige i henhold til gældende nationale lovgivning om persondatabeskyttelse og arbejdstagerrettigheder. Hvordan er jeg beskyttet? Beskyttelse af personer i god tro Enhver indberetning i god tro baseret på reelle bekymringer vil hjælpe Novozymes med at beskytte koncernens interesser i forhold til medarbejdere, kunder, forretningspartnere og andre interessenter. Ingen gengældelse: Novozymes tolererer ikke sanktioner mod en medarbejder for at have foretaget en indberetning i god tro om, at de oplysninger, der indberettes er sande. Fortrolighed: Fortroligheden omkring indberetningerne vil blive opretholdt i det omfang, at det er overensstemmende med gennemførelse af en grundig og fyldestgørende undersøgelse, hensynet til de involverede parter og Novozymes forpligtelser i henhold til gældende lovgivning. Beskyttelse af identitet: Novozymes vil beskytte identiteten af enhver person, som i god tro foretager en indberetning ved hjælp af Novozymes Whistleblower Hotline, i det omfang det er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Anonymitet: En indberetning kan også foretages anonymt, og såfremt identiteten ikke afsløres via indberetningen, kan den pågældende persons identitet ikke spores. Enhver person, der har foretaget en indberetning, vil automatisk blive tildelt en unik sagskode. Denne kode muliggør efterfølgende kommunikation i et virtuelt forum med den pågældende, uden at han/hun behøver afsløre sin identitet. Af hensyn til efterforskningen, opfordres der imidlertid til, at den indberettende person afslører sin identitet over for General Counsel. Beskyttelse af personer berørt af en indberetning Alle seriøse indberetninger vil blive genstand for en omhyggelig, grundig og fortrolig undersøgelse. Enhver misbrug af Novozymes Whistleblower Hotline og eventuelle indberetninger indgivet i ond tro vil blive sanktioneret behørigt. Alle grundløse indberetninger vil blive afvist, slettet og set bort fra. Alle indberetninger, der ikke kan dokumenteres, vil blive slettet og set bort fra. Novozymes afdeling for Labour Relations & Legal (Vilkårsafdelingen)(DK)/ den lokale afdeling for People & Organisation vil blive konsulteret med hensyn til enhver overvejelse om eventuelle disciplinære eller andre sanktioner over for en medarbejder. Beskyttelse af data De personlige oplysninger der indsamles via eller i forbindelse med Novozymes Whistleblower Hotline: behandles rimeligt og lovligt;

5 indsamles til de udtrykkeligt angivne og saglige formål, som er angivet i begyndelsen af dette dokument, og vil ikke blive anvendt til formål uforenelige hermed; er tilstrækkelige, relevante og overstiger i omfang ikke, hvad der er nødvendigt af hensyn til formålet med behandlingen; opdateres (om nødvendigt og relevant) og rettes i det omfang, når det er muligt; opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opnå formålet med behandlingen; beskyttes af passende sikkerhedsforanstaltninger, og overdrages ikke til tredjemand, medmindre der er sikret en passende grad af databeskyttelse. Hvordan får jeg besked? Enhver person, som er omfattet af en formel undersøgelse vil blive informeret på behørig vis og i rette tid i overensstemmelse med personens juridiske rettigheder samt under passende hensyntagen til indberetningens følsomme og fortrolige karakter og en eventuelt igangværende efterforskning. Du har ret til at anmode om indsigt i de oplysninger, der behandles om dig. Novozymes General Counsel vil give en sådan indsigt, i det omfang det er overensstemmende med eventuelt igangværende undersøgelser, gældende lovgivning og forpligtelser om fortrolighed. Du har ret til at få dine personoplysninger berigtiget, hvis de er ukorrekte samt ret til at anmode om sletning af sådanne oplysninger, med mindre gældende lovgivning eller saglige forretningsmæssige formål tilsiger deres fortsatte opbevaring. Du kan sende din anmodning om indsigt via til Novozymes General Counsel, Mikkel Viltoft (mikv@novozymes.com). Hvad sker der nu? Når du foretager en indberetning via Whistleblower Hotline uanset om dette sker via de angivne telefonnumre eller via web-portalen vil du få tildelt en rapportkode, som du skal gemme. Novozymes Chefjurist eller en af ham særligt udpeget person vil kontakte dig inden for 5-6 dage for at følge op på sagen. Du kan selv følge op på sagen, herunder få adgang til beskeder fra Novozymes, enten via webportalen eller ved at ringe til det angivne telefonnummer og oplyse din kode eller naturligvis ved at kontakte Novozymes Chefjurist direkte. Husk, at hvis du har foretaget din indberetning anonymt kan Novozymes alene kommunikere med dig ved at lægge beskeder til dig i systemet, som du efterfølgende kan tilgå og besvare ved hjælp af din kode. Det er derfor vigtigt, at du gemmer den. Hvem kan jeg kontakte? Hvis du har spørgsmål om Novozymes Whistleblower Hotline, bedes du kontakte Novozymes General Counsel, Mikkel Viltoft (mikv@novozymes.com) eller Head of People & Organisation, Labour Relations and Legal, Bo Ekkert Knudsen (boek@novozymes.com).