Arbejdsmiljøredegørelse og ledelsens årlige evaluering af arbejdsmiljøarbejet, Ældresygdomme, 2017

Transkript

1 Arbejdsmiljøredegørelse og ledelsens årlige evaluering af arbejdsmiljøarbejet, Ældresygdomme, 2017 LMU og ledelsens forord Afdelingen er flyttet til nye lokaler på Skejby-matriklen 17. marts 2017 for det ambulante områdes vedkommende og den 20. marts 2017 for sengeområdets vedkommende. I forbindelse med flytningen har afdelingen ændret navn til Ældresygdomme. Flytningen har resulteret i adskillige forandringer, som overvejende har forbedret arbejdsmiljøet. Indflytningen gav store udfordringer med hensyn til at indlære nye interne arbejdsgange og samarbejde med afdelingens samarbejdspartnere. Særligt har service- og logistik været en udfordring og afdelingen har, som første indflyttende afdeling oplevet, at organisationen ikke har været helt klar med færdige og veludviklede koncepter. Det har betydet, at afdelingen har deltaget i afprøvning og udvikling af koncepterne, som herefter er blevet til overordnede driftprincipper. Serviceassistenter har hidtil været ansat i afdelingen. De er nu overdraget til Serviceafdelingen, hvilket har betydet store ændringer i samarbejdet med serviceassistenterne. Enestuerne har vist sig, at have en meget positiv effekt på patienterne, således oplever vi nu, at færre patienter bliver delirøse, og at forløbet er mildere for de patienter, som har delir. Dette har reduceret risikoen for, at medarbejderne kan komme til skade ved pleje og behandling af patienterne. På arbejdsmiljøområdet har der været afholdt APV og TULE i juni måned. APV har ikke afdækket nye væsentlige arbejdsmiljøproblemer, men Arbejdsmiljøudvalget har i sin årlige risikovurdering udpeget arbejde på enestuer, som et fokusområde. Organisatoriske ændringer August 2017 blev ledelsesstrukturen på AUH ændret således, at centerniveauet er nedlagt. Det betyder, at afdelingsledelsen refererer direkte til hospitalsledelsen og MED-systemet på AUH består af to niveauer, LMU og HMU. Samtidig er der sket væsentlige ændringer i det administrative system. Arbejdsmiljøteamet består uændret og yder samme support til afdelingerne som tidligere. For at give ledelsen af sengeafsnittene en mere tydelig profil for både ledere og medarbejdere, er ledelsesopgaverne reorganiseret. Afdelingssygeplejerskerne har den overordnede driftsledelse af sengeafsnittene samt faglig ledelse af sygeplejegruppen. Ledende terapeut har ledelse af terapeuterne på begge afsnit, hvilket indebærer personaleledelse og faglig ledelse. I forhold til arbejdsmiljøarbejdet har det betydet, at en arbejdslederrepræsentant er udskiftet. Vedkommende har arbejdsmiljøuddannelsen, og der er en glidende overgang mellem de to ledere. Derfor har vi vurderet, at det ikke er forbundet med risiko for arbejdsmiljøet. 1

2 Arbejdsmiljøpolitik, -aftale og -strategi AUH og dermed Ældresygdommes arbejdsmiljøarbejde er forankret i arbejdsmiljøpolitik, -aftale og -strategi HMU har besluttet at forlænge arbejdsmiljøpolitik, -aftale og strategi uændret til Ældresygdomme har tilsluttet sig arbejdsmiljøstrategien og har konkretiseret strategien på afdelingsniveau. Læs Arbejdsmiljøaftalen her Læs Arbejdsmiljøpolitik her Læs Arbejdsmiljøstrategien her Præsentation af Ældresygdomme Afdelingen har to sengeafsnit samt et ambulant funktionsområde bestående af udgående teams og en Faldklinik. Afdelingens kerneopgaver er, at udrede, behandle, pleje og træne patienter på hospitalet og i patienternes eget hjem. Afdelingen har 130 fuldtidsstillinger fordelt på 6 faggrupper: læger, sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter., fysio- og ergoterapeuter og sekretærer. MED-organisationen Ældresygdommes MED-organisation er en enstrenget struktur med et lokalt MED-udvalg (LMU), hvor arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljølederrepræsentanter er repræsenteret. Afdelingen er en del af en større organisation og dennes MED-organisation, hvilket vil sige, HovedMED-udvalget og RegionsMED-udvalget. MED-organisationen i Ældresygdomme Afdelingsledelse FTF 3 repr. LO 1 repr. AC 1 repr. Afdelingsledelse Arbejdsmiljø Amir Ledelses 2 repr. Formand Ledende overlæge Arbejdsmiljøgr. Klinikken Arbejdsmiljøgr. Sengeafsnit 1 Arbedjsmiljøgr. Sengeafsnit 2 Arbejdsmiljøgr. Administration 2

3 Arbejdsmiljøledelsessystemet Ældresygdommes arbejde med arbejdsmiljøet er beskrevet i arbejdsmiljøaftalen. Arbejdsmiljøaftalen beskriver aktiviteter og metoder, der skal sikre styrkelse og effektivisering af arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i afdelingen. Arbejdsmiljøledelsessystemet findes i afdelingens elektroniske dokumentsamling e-dok og på AUH's intranet. Afdelingen er certificeret efter standarderne i OHSAS og Bekendtgørelse Intern og ekstern audit Intern audit Intern audit er gennemført i henhold til retningslinjen for intern audit. Intern audit foretages over en tre-årig periode som følger auditeringsperioden. Derved sikres det, at der auditeres på alle områder i systemet i løbet af certificeringsperioden. I 2017 er har der været udført audit på politikkerne, som omfatter: Graviditet, rygning, uddannelse, klagesager, orlov, sygefravær, omplacering af personale, ferieafholdelse, forflytning af patienter og forebyggelse af vold. Audit har vist, at politikkerne følges. Alle nyansatte er blevet undervist i delir og håndtering af delirøse patienter. Dette har betydet, at ingen med ansættelse under 6 måneder har været udsat for arbejdsulykker relateret til demente/delirøse patienter. Afdelingen har i modsætning til tidligere haft behov for at bringe politik for omplacering i anvendelse. Politikken er blevet fulgt, og har fungeret godt. APV og løbende APV håndteres elektronisk i Region Midtjyllands arbejdsmiljøsystem. Systemet kan give et godt overblik over problemer og handlingsplaner, men er stadig tungt og udfordrende at arbejde systematisk i. Ekstern audit Der er gennemført ekstern audit ved DNV-GL januar Audit gav anledning til: En mindre væsentlig afvigelse: 'Ved gennemgang af ledelsens evaluering fra 2016 blev det afdækket, at resultatet af Afd. G's evaluering af egen overholdelse af relevant lovgivning ikke dokumenteres. Proceduren for redegørelse og ledelsens evaluering beskriver ikke kravene til denne proces. Det skal sikres, at der systematisk dokumenteres resultat af evaluering af overholdelse af relevante lovkrav. Hvilke aktiviteter der bidrager til evalueringen bør beskrives konkret. Resultatet af evalueringen af overholdelse af lovkrav for 2016 skal ligeledes dokumenteres.' Evalueringen er tilføjet i arbejdsmiljøredegørelsen og ledelsens evaluering. Korrigerende er punktet tilføjet i retningslinjen for udarbejdelse af redegørelse og evaluering. Mulighed for forbedringer: 'Ved audit af arbejdsmiljøgruppen for udegående teams blev arbejdsmiljøgennemgang gennemgået. Den nuværende metode kan med fordel anvendes med fokus på arbejdsmiljø ved udførelse af opgaver hos borgerne. Derved kan de væsentligste forhold ved disse opgaver indgå i arbejdsmiljøgennemgangen.' Checklisten for arbejdsmiljøgennemgang er under revision med henblik på at indarbejde særlige forhold ved arbejde i patientens eget hjem. 3

4 'Procedure for risikovurdering kan med fordel revideres med henblik på at prioritere de væsentligste arbejdsmiljøforhold, så ledelsessystemet fokuseres og holdes effektivt.' Proceduren er revideret således, at de væsentligste arbejdsmiljørisici er prioriterede. 'De udegående teams medbringer mange materialer for at kunne udføre en mængde forskellige opgaver. Under audit blev to rygsække, en håndtaske og en fyldt plastikpose medbragt. Medarbejderne håndterer materialerne så hensigtsmæssigt, som det umiddelbart er muligt. Der bør dog efter udflytning holdes fokus på, hvordan unødig bæring af materialer kan undgås.' En arbejdsgruppe har gennemgået og standardiseret indholdet i taskerne og der er indkøbt nye tasker. Der er eksperimenteret med termokasser, som kan indeholde standardvæsker og utensilier. Der er endnu ikke opnået en endelig løsning. Der har været afholdt ekstern audit efter, at afdelingen er flyttet med henblik på at få certifikatet flyttet med. I den forbindelse har der ikke været yderligere bemærkninger. Afvigelser Generelle besparelser har betydet, at der har været personalereduktion i Klinik for Ældresygdomme og i lægegruppen. Klinik for Ældresygdomme er reduceret med i alt seks stillinger inden for sygepleje- og terapeutgruppen. Tre terapeuter er blevet omplaceret internt, en er afskediget og to stillinger er ikke blevet genbesat. Reduktionen har påvirket det psykiske arbejdsmiljø, som er præget af usikkerhed om klinikkens fremtidige opgavevaretagelse og eksistens. En overlægestilling bliver vakant og genbesættes ikke, to hovedforløb bliver ikke besat. Dette lægger et yderligere pres på de tilbageværende speciallæger. Arbejdspladsvurdering (APV) og TrivselsUndersøgelse og LedelsesEvaluering (TULE) APV er afholdt i perioden APV er afholdt inden for tidsfristen på tre måneder efter flytningen. Kortlægningen foregik elektronisk, hvilket måske har hæmmet dialogen under kortlægningen. Til gengæld har der været meget fokus på udvikling og implementering af hensigtsmæssige arbejdsgange i de første måneder efter indflytningen. De nye områder der er afdækket i APV er fokuserede på lyd, lys og temperaturforholdene. Der er etableret et godt samarbejde med Teknisk Afdeling, men nogle af problemerne er endnu ikke løst da der både er tekniske, ressourcemæssige og økonomiske udfordringer forbundet med dem. Disse problemer er videresendt til HMU. PC'arbejdspladserne i medicinrummene er ikke justerbare og indebærer et ergonomisk problem. Problemet er videresendt til HMU. 4

5 TULE er afholdt samtidig med APV. TULE er et elektronisk spørgeskema og er besvaret af 69 % af medarbejderne på overordnet enhed. Besvarelsesprocenten i underenhederne har varieret fra 57 % - 80 %. Opfølgning på TULE har fundet sted på møder i de respektive undergrupper og handleplaner er oprettet i Arbejdsmiljøsystemet. Som følge af TULE har sengeafsnit 1 iværksat prøvehandling i forhold til arbejdstidsplanlægning, da flere har ytret ønske om øget indflydelse på planlægningen. Arbejdsmiljømål AUH s arbejdsmiljøstrategi har fire fokusområder: Forandringer og omstillinger Sundhed og trivsel Ulykkesforebyggelse Ergonomi og forflytninger Forandringer og omstillinger Succeskriterie: At AUH s sociale kapital øges. Dette måles blandt andet på resultaterne af de 4 landsdækkende spørgsmål i trivsel på den overordnede afdeling i TrivselsUndersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE), hvor svarene forventes at ligge mindst 7 % højere end tallene. Det har vist sig, at undersøgelsen er foretaget på forskellig måde i 2014 og 2017, hvilket betyder, at det ikke er muligt at sammenligne de to undersøgelser. Forandringer og omstilling Forandringer og omstillinger handler primært om afdelingens flytning til nybygning på Palle Juul-Jensens Boulevard, som har medført nye fysiske rammer, arbejdsgange og implementering af nye driftsprincipper, som afdelingen har forsøgt at forberede sig på. Ved indflytningen var driftsprincipperne ikke færdige og derfor har afdelingen deltaget i flere prøvehandlinger i forhold til udviklingen af principperne, hvilket har medvirket til, at afdelingen har været igennem mange løbende forandringer. Generelt har alle klaret de mange forandringer godt, men arbejdsmiljøet har i perioder været presset i de første måneder efter flytningen. Afdelingen har forberedt sig på flytningen således, at denne i hovedtrækkene kan foregå 1:1. Dette er lykkedes således, at alle har kunnet flytte samlet. Teamorganiseringen i sengeafsnittene har været ny for det ene afsnit. Målet har været, at organiseringen skulle være ens på de to afsnit. Dette er lykkedes og det har givet gode muligheder for læring i mellem afsnittene i forhold til organiseringen, og afsnittene har kunnet hjælpe hinanden. Håndtering af hjælpemidler er overgået til AUH's Hjælpemiddelcentral. Dette har blandt andet betydet, at afdelingen ikke længere har ansvar for indkøb, vedligehold og rengøring af hjælpemidler. Dette har givet en stor lettelse for medarbejderne i sengeafsnittene. 5

6 Afdelingen har i samarbejde med AUH's Arbejdsmiljøteam foretaget arbejdsmiljøtracer på fysisk arbejdsmiljø i de nye sengeafsnit. Afdelingens rapport indgår i AUH's overordnede arbejdsmiljøtracer på sengeafsnit, hvor afdelingen havde en sikkerhedslederrepræsentant med. Resultatet af traceren har imødekommet de fleste af afdelingens behov, med undtagelse af pcarbejdspladserne i medicinrum. Sundhed og trivsel Det tidligere CMU har valgt, at følge udviklingen i sygefraværet, som indikator på sundhed og trivsel. Sygefraværet i Ældresygdomme har samlet set været på 4,5 % i de seneste 12 måneder, hvilket er en svag stigning fra de foregående 12 måneder. Det gennemsnitlige fravær ligger marginalt højere end generelt for Region Midtjylland. Arbejdsmiljø i storkontorer er særligt en ny udfordring i administrationen, som hidtil har haft ene- eller tomandskontorer. I Klinik for Ældresygdomme er det et velkendt vilkår. Forholdene er blevet bedre efter flytningen, men de er generede af dårlig akustik. Der er stadig en kulturel faktor, der skal arbejdes med. Det drejer sig blandt andet om, at få udnyttet de nye faciliteter fuldt ud. Ulykkesforebyggelse Succeskriterie: At antallet af arbejdsulykker med fravær reduceres med 10% i perioden År Antal arbejdsulykker Antal arbejdsulykker med fravær begge relateret til forflytning heraf 1 relateret til forflytning Målet for ulykkesforebyggelse er således ikke opnået og der er en markant stigning i arbejdsulykker i Der har været 5 stikskader, men der ses ikke noget mønster i stikskaderne. Tre af ulykkerne er relateret til demente/delirøse patienter. De tilskadekomne er erfarne medarbejdere, så ulykkerne kan ikke relateres til manglende instruktion. 8 af ulykkerne er sket efter flytningen, men der er ingen klar sammenhæng mellem ulykkerne og nye fysiske rammer. Der er iværksat handleplan til forebyggelse af stikskader og generel ulykkesforebyggelse med fokus på sikkerhedskulturen. Ergonomi og forflytninger Succeskriterier: At antallet af arbejdsulykker med fravær som kan relateres til ergonomi og forflytninger reduceres med 10 % i perioden At antal APV sager omhandlende uhensigtsmæssig indretning af skærmarbejdspladser falder med 20 % i perioden

7 I 2017 har der været én arbejdsulykke relateret til forflytning. Vi ikke har kunnet reducere antallet fra , men vi har haft fokus på, at optimere sikkerheden. Over de tre år har patientgruppen ændret sig således, at de har sværere fysiske og cognitive funktionsnedsættelser, hvilket øger risikoen for ulykker. Der er iværksat nye initiativer både i forbindelse med forflytningsteknikker og vurdering af patienternes cognitive formåen. Der har været indberettet nye APV-sager vedrørende uhensigtsmæssig indretning af skærmarbejdsplads i medicinrummene. Problemet er sendt videre til HMU og er under behandling. Antallet af pc-arbejdspladser er reduceret, hvilket har betydet, at en del af den daglige dokumentation er flyttet ud på sengestuerne. Der er iværksat kortlægning af arbejdsgangene i forbindelse med dokumentation i sengeafsnittene. Katastrofeberedskabet Katastrofeberedskabet på AUH har været afprøvet to gange med tilfredsstillende resultat. Efter flytning er afdelingens brandudstyr ændret til højtryksslanger. Alle medarbejdere er instrueret og har gennemgået e-læringskursus i brandforebyggelse og -bekæmpelse. Afprøvning af katastrofeberedskabet involverede kun få af medarbejderne, derfor skal afdelingen sikre, at alle medarbejdere kan agere i forhold til hospitalets og afdelingens interne alarmeringsdiagram. Evaluering af arbejdsmiljøindsatsen Afdelingens væsentligste arbejdsmiljørisici er relateret til: Forflytning af patienter med nedsat kognitiv funktion Pleje og behandling af delirøse patienter Stik og skæreskade PC-arbejdspladser Generel sikkerhedskultur Alle nye medarbejdere gennemgår undervisning i forflytning og undervisning i håndtering af delirøse patienter og erfarne medarbejdere får brush up forflytningsvejledning. Tre ulykker i 2017 har været relateret til demente/delirøse patienter, men de involverede medarbejdere har alle været særdeles erfarne, derfor vurderes det ikke at ulykkerne kan tilskrives manglende instruktion. Der er iværksat nye handleplaner til forebyggelse af stikskader, herunder obligatorisk e-læring i forebyggelse af stikskader, ergonomi og generel sikkerhedskultur. Med hensyn til den generelle sikkerhedskultur indleder afdelingen en drøftelse med AUH's Arbejdsmiljøteam, da vi har en formodning om, at arbejdsulykkerne kan være relateret til flytning til nye rammer og mere alene-arbejde på enestuerne. En grundig analyse kan hjælpe andre udflyttende afdelinger til at have fokus på sikkerheden efter flytning. 7

8 Konklusion Arbejdsmiljømålene Succeskriterierne for fokusområderne Omstilling og forandringer og Sundhed og trivsel kan kun opgøres på sygefraværet. Målet om fald i sygefraværet er ikke opnået, hvilket kan tilskrives at der har været mange gravide, som har haft et højere fravær, men hvor fraværet ikke kan tilskrives graviditetskomplikationer. Derfor må resultatet vurderes som tilfredsstillende. Succeskriterierne for ulykkesforebyggelse er ikke opfyldt, hverken i forhold til stikskader eller generel ulykkesforebyggelse, hvilket ikke er tilfredsstillende. Analyse af arbejdsulykkerne har ikke afsløret manglende instruktion og de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger har været til stede. Der er tillid til, at de iværksatte handleplaner kan føre til de ønskede resultater. Med hensyn til ergonomi og forflytninger er der iværksat flere tiltag, som vi har tillid til vil forebygge ulykker og skader på disse områder. Overholdelse af gældende lovgivning MED-organisationen er enstrenget og retningslinjen vedrørende intern kommunikation om arbejdsmiljøet er overholdt. Organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet opfylder reglerne. Der afholdes møder i arbejdsmiljøgrupperne og i arbejdsmiljøudvalget, hvor de væsentligste arbejdsmiljøproblemer bliver drøftet. Afdelingen har gennemført lovpligtig APV inden for tre måneder efter flytning i nye rammer og der er udarbejdet handlingsplaner. De væsentligste arbejdsmiljøproblemer er identificeret, og der findes handlingsplaner. Arbejdsmiljøproblemer vedrørende indendørs temperaturregulation, lys og akkustik er videresendt til behandling af HMU. HMU's handlingsplan lever ikke op til reglerne om, at det skal fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis og hvornår og hvordan det afgøres om de valgte løsninger virker og om handlingsplanen skal revideres. HMU's handlingsplaner findes ikke i Arbejdsmiljøsystemet sammen med de øvrige handlingsplaner, men er tilgængelige for ansatte og Arbejdstilsynet. Reglerne for udarbejdelse af handlingsplan er således ikke overholdt på alle niveauer. Arbejdsmiljøteamet som er sagsbehandlere har iværksat afhjælpende og korrigerende handlinger. Der har været afholdt trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering, som blandt andet har vist, at ansatte i perioder oplever ubalance mellem krav og ressourcer. Der bliver arbejdet systematisk med temaet, hvilket fremgår af handlingsplaner. En høj andel af de ansatte i sengeafsnittene er nyuddannede og er nye på arbejdsmarkedet med begrænsede organisatoriske kompetencer, herunder forståelse for arbejdsmiljøregler og overenskomster. Afdelingen har et velfungerende introduktionsprogram og som nærmeste leder følger op på med samtaler en, tre og seks måneder efter ansættelsen. I såvel introduktionsprogram som de opfølgende samtaler indgår arbejdsmiljø som tema. Der er systematisk oplæring og instruktion i forflytning/ergonomi samt vurdering og håndtering af delirøse patienter, som er nogle af de områder afdelingen har identificeret som væsentlige risici i arbejdsmiljøet. 8

9 Det vurderes at afdelingen overholder lovgivningen for arbejdsmiljøarbejdet. Der er iværksat relevante korrigerende handlinger i tilfælde af svigt. Nye mål og fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet Ældresygdomme arbejder efter AUH s overordnede mål og afdelingens egne fokusområder, som udspringer af registrerede arbejdsulykker, APV og TULE at skabe balance mellem krav og ressourcer o o o afbrydelser og forstyrrelser forenkle dokumentation optimering af arbejdsgange at kortlægge arbejdsgange i forbindelse med dokumentation i sengeafsnit og Klinik, samt forebygge skader som følge af ergonomi at ingen kommer til skade i forbindelse med håndtering af delirøse patienter at ingen får stikskader 9