Indkaldelse til ordinær generalforsamling søndag den 12. maj 2019 kl i Odden Forsamlingshus, Skoletoften 6, Havnebyen

Transkript

1 Indkaldelse til ordinær generalforsamling søndag den 12. maj 2019 kl i Odden Forsamlingshus, Skoletoften 6, Havnebyen Denne indkaldelse er adgangskort til generalforsamlingen og skal forevises ved indgangen sammen med oplysning om ejendommens adresse, for at deltage i afstemningerne. I modsat fald kræves dokumentation for ejerskab af en given ejendom. v2

2 Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Beretning fra bestyrelsen om foreningens virke i Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse 4. Forslag fra bestyrelsen Budget og kontingent 5. Indkomne forslag fra medlemmerne Ingen 6. Valg af bestyrelses medlemmer vælge for 2 år (2 i lige år og 3 i ulige år) Næstformand Jan Hansen Villig til genvalg Kasserer Ole Helbo Esbensen Villig til genvalg BM Louise Schaleck Ønsker ikke genvalg, men gerne som suppleant og/eller revisor 7. Valg af bestyrelses suppleanter (vælges hvert år) Allan Hansen Opstiller til bestyrelsen Bitten Diwas Bøgeskov Villig til genvalg 8. Valg af revisorer og suppleanter (vælges hvert år) Revisor Erik S. Kofod Ønsker ikke genvalg Suppleant Doris Jensen Villig til genvalg 9. Eventuelt Der bydes på frokost i forlængelse af generalforsamlingen for dem som tilmelder sig på til formanden.strandager@gmail.com Bestyrelsen 2018 Bestyrelsen Formand Jan B. Andersen Strandvænget 6 Kasserer og Sekretær Ole Helbo Esbensen Strandvænget 9 Bestyrelsesmedlem Louise Schaleck Strandtoften 6 Næstformand Jan Hansen Strandstien 2 Bestyrelsesmedlem Maria Jensen Strandvænget 29 Suppleanter: Revisorer Allan Hansen Bitten D. Bøgeskov Strandtoften 11 Strandstien 1 Revisor Erik S. Kofod Strandlodsvej 8 Revisor suppleant Doris Jensen Strandvænget 29 Grundejerforeningens hjemmeside: Facebook side:

3 Beretning 2018 Administration Året 2018 bød desværre endnu engang alvorlige problemer med at opkræve kontingenterne hos medlemmerne. Hvert år er der flere som ikke syntes at fællesskabet er noget de skal bidrage til, selvom de samme gerne ser at området holdes vedlige herunder især veje og dræn. Flere glemmer at melde flytning eller salg af sommerhuset, hvilket gør bestyrelsens arbejde besværligt og tidskrævende. Foreningen har i modsætning til den gængse opfattelse, ikke adgang til cpr. registret og dermed adresse, og mobil oplysninger. Har man ikke lige husket det, så kan det klares med en til foreningen. Der er ikke meget i dagens Danmark som er så nemt, send en . Bestyrelsen Der har været afholdt 5 møder i løbet af De har været rigtig gode og konstruktive møder med stort engagement og gode drøftelser bestyrelsesmedlemmerne imellem. Det har heldigvis heller ikke været svært at finde frivillige til vores fælles opgaver (veje, dræn, stranden), så der skal lyde en stort tak for engagementet og indsatsen fra bestyrelsen. Det er dejligt og en stor glæde, når medlemmerne påtager sig opgaver til gavn for fællesskabet. Medlemsforhold. Foreningen har i 2018 haft 150 aktive medlemmer. Heraf er der 15 helårsbeboede ejendomme. Der har været 4 ejerskifter. Der var et medlem som i 2018 blev sendt til inkasso, desværre. Grusveje 2018 har fortsætter de gode tider for sommerhusejerne. Dette medfører ikke uventet stor virkelys, men også hvis man ønsker at bygget til eller om, rive ned eller bygge nyt. Alt er tegner godt for den enkelte ejer og beskæftigelsen, men desværre har det også medført et stort slid på vores sårbare grusveje, selvom der gøres et stort arbejde for at holde dem i rimelig stand. Især vinteren med de våde veje er hårde med belægningen, især hvis der kører rung trafik eller der køres for stærkt. Husk vi har max. 20km/t. Igen i år må vi stærkt opfordre grundejerne til at beskære deres træer og buske som nogle steder er 10 meter høje og rager langt ud over vejene. Disse høje træer hører hjemme i en skov og ikke i et sommerhusområde. Vores lavtliggende områder blev i 2018 holdt nogenlunde tørt af vores mange dræn, selvom undergrunden er meget sandet. Hvis man graver få cm ned findes det fineste strandsand. Høje træers rødder står IKKE fast i sand, hvorfor vi ofte ved storm ser træer der vælter og ofte ned i sommerhuse eller naboens have. Tænk på at naboerne nødigt vil have et træ til at ødelægge have og hus og bagefter er henvist til selv at kæmpe med forsikringen. Tænk derfor på din nabo. Vejenes til tider dårlige stand skyldes dels det meget våde vejr, men også at flere bygger om eller bygger nyt med hurtig kørsel og tung lastvognskørsel til følge. Vi har også fået flere helårs beboere. Det slider alt sammen meget hårdt på vejene så alle ejere opfordres til at hjælpe til med at fylde hullerne. Bestyrelsen skal nok holde grus depoterne vedlige. Foreningens økonomi strækker ikke til at holde alle veje i perfekt stand hele året, hvorfor sommeren er prioriteret. Også i 2018 blev der foretaget støvbinding lige før sommeren som var ualmindelig varm og tør. Foreningen har en løbende aftale med lokal entreprenør om at foreningen hvert år får foretaget dette samtidigt med de andre grundejerforeninger i området. Herved kan udgiften holdes på et minimum og samtidigt sørge for at det sker på bedst mulige tidspunkt. Bemærk at jo bedre vejens stand er jo hurtigere køres der desværre. Derfor får bestyrelsen ofte klager fra grundejere som er meget bekymrede for den manglende respekt for 20km/t skiltet. Hvis nogen observerer meget hurtig kørsel gentagne gange, så tag et billede af synderen med mobilen og send det til bestyrelsen, så tager vi en snak med vedkommende. Der kom ingen billeder i Asfalt vejen Asfalt stykket fra Oddenvej til den slutter på Strandager har som sædvanligt fået et par mindre huller i løbet af vinteren. De er blev repareret som sædvanligt.

4 Dræn Bestyrelsen har i slutningen af 2018, fået repareret nogle af de steder som blev fundet ved den store gennemgang i 2015/2016. Iagttagelserne er gemt og ajourføres i foreningens dræn logbog. Nogle enkelte punkter er klaret, men der mangler noget endnu. Det vil ske i 2019 når den lokale entreprenør får tid. I efteråret 2018 fik foreningen spulet ALLE dræn i foreningen, hvilket selvsagt ikke var billigt, men engang imellem skal det gøres selvom der hvert år spules de steder for vi erfaringsmæssigt ved at grundejerne ikke vedligeholder over drænene som anført i vandløbsloven. Der var desværre igen i 2018 problemer på Strandhyttevej, hvor en grundejer trods flere henstillinger IKKE vedlige- holder i et 2 meters bælte på hver side af drænet. Desværre er det også en grundejer som ikke svarer på nogen henvendelser fra bestyrelsen. Endvidere havde foreningen desværre haft samme problemer på Strandbovej i 2017 (østgående hoveddræn) som var stoppet pga. manglende vedligeholdelse over drænet. Bestyrelsen håber at disse grundejere nu har lært at vedligeholde over drænene, idet bestyrelsen har besluttet at sende regningen videre næste gang til de berørte grundejere. Disse klare overtrædelser af vandløbsloven skal bringes til ophør, da generne er mange hos mange grundejere som får høj vandstand i Triax tankene, toiletter og efterfølgende forurening på stranden ved udløbet. Desuden kan man opleve vand på ejendommen som i værste fald kan skade husene. Det kan blive endog meget dyrt for en grundejer som IKKE vedligeholder i et 2m bælte over drænet i henhold til vandløbsloven. Alle grundejere er advaret om man kommer til at betale for manglende vedligeholdelse, hvilket fremgår af tidligere indkaldelser til generalforsamling. Desuden kan man læse om hvordan man vedligeholder over drænene på foreningens hjemmeside, ligesom der er tegninger over drænenes placeringer og dermed hvem der er ansvarlig for evt. regning for rodskæring og spuling af dræn. Fællesarealet mv. Ligesom de forrige år blev arealet kun græs slået 1 gang hvilket viste sig at være nok, især fordi sommeren var varm og tør. Borde og bænke. Foreningens faste borde med bænke, blev i 2018 oliebeskyttet af nogle aktive grundejerne, så de fremstår meget flotte og fine, også her i 2019, efter en lang og meget våd vinter. Badebroen og betonrampe Også i 2018 var der megen stor søgning til badebroen selvom naboforeningen Skollehøj også har fået en badebro. Vores bro er i en endog meget fin stand, hvilket dels skyldes den bliver taget ned for vinteren, men også at gæsterne passer godt på den. Vi har ikke haft nævneværdige ekstraudgifter til reparationer selvom der i 2018 var en pæn storm som ødelagde Skollehøjs badebro, men heldigvis ikke vores selvom det var på et hængende hår. Dette skyldes nok at vores badebro er højt hævet over daglig vande. Heldigvis fik vi ingen af de helt store storme, så de 2 nye betonplader og arealet omkring har holdt fint indtil nu. Det har absolut pyntet med de nye betonplader i tilslutning til den gamle og gode del af betonrampen. Storme og nabohjælp I forbindelse med de tiltagene storme har bestyrelsen erfaret, hvor vigtigt det er at vi arbejder sammen om at hjælpe hinanden. Det er derfor vigtigt, at foreningen har medlemmernes kontaktoplysninger (især tlf.nr. og ), da vi har ofte har erfaret at træer vælter ind husene eller spærrer vejene pga. de enten er for høje eller ikke er beskåret i tide. Ingen træer eller buske bør være over 5m høj. Tænk på din nabo. Desværre har bestyrelsen kun tlf. og oplysninger fra ca. 75% af medlemmerne, så hermed endnu en opfordring til at sende foreningen de relevante oplysninger. Det er hjælp til selvhjælp da man ellers ikke modtager løbende informationer fra foreningen. Flere husker det først når de får en henvendelse fra foreningen, fordi de f.eks. har glemt at lukke et vindue. Slut.

5 Konto Strandager Grundejerforening, Regnskab 2018 Regnskab Budget 2020 DRIFT Kontingent kr. 600,- Kontingent kr. 600,- INDTÆGTER Kontingent , , INDTÆGTER I ALT , ,00 UDGIFTER VEDLIGEHOLDELSE Veje 9.544, , Dræn , , Fællesareal vedl , , Fællesareal borde og bænke mv. 968, Badebro vedl. op/ned , , VEDLIGEHOLDELSE I ALT , ,00 HONORAR Bestyrelseshonorar 6.700, , HONORAR I ALT 6.700, ,00 FÆLLES OMKOSTNINGER Fælles arrangementer Forsikringer 853, , FÆLLES OMKOSTNINGER I ALT 853, ,00 MØDE OMKOSTNINGER Generalforsamling 4.432, , Bestyrelsesmøder 3.757, , Transportgodtgørelser 3.685, , MØDE OMKOSTNINGER I ALT , ,00 ADMINISTRATIONS OMKOSTNINGER IT omkostninger 687, Omk. vedr kontingentopkrævning 4.131, , ADMINISTRATIONS OMK. I ALT 4.819, ,00 FINANSIELLE POSTER Bankgebyr 744,00 300, FINANSIELLE POSTER I ALT 744,00 300, UDGIFTER I ALT , , ÅRETS DRIFTSRESULTAT ovf. Til Status , ,00

6 Konto Strandager Grundejerforening, Regnskab 2018 Regnskab STATUS AKTIVER TILGODEHAVENDER Tilgodehavende til , TILGODEHAVENDER I ALT 600,00 LIKVIDE BEHOLDNINGER Kasse 0, Bank , LIKVIDE BEHOLDNINGER I ALT , AKTIVER I ALT ,24 PASSIVER EGENKAPITAL Egenkapital primo , Overført 2018 drifts resultat 9.910, EGENKAPITAL I ALT ,74 GÆLD KREDITORER Christian Lønnebjerg , Alex slamsugning , Skyldigt bestyrelseshonorar , Øvrige omkostninger -687, Forudbetalinger , GÆLD KREDITORER I ALT , PASSIVER I ALT ,24 Foreningens revisor har revideret regnskabet for 2018 og konstateret at regnskab og bilag er i overensstemmelse hermed. Det er påset at beholdningerne er tilstede. Der er i øvrigt ikke noget at bemærke. Signeret af Erik S. Kofod

7 Forslag til budget og kontingent Perioden 1 januar til 31 december Budget Rev. Budget Budget Kontingent og forslag (150 a kr. 600,-) (151 a kr. 600,-) (151 a kr. 600,-) Indtægter Kontingent , , ,00 Indtægter i alt , , ,00 Udgifter Vedligeholdelse Veje , , ,00 Dræn , , ,00 Fællesareal mv , , ,00 Badebro op/nedtagning og betonrampe, , , ,00 Vedligeholdelse I alt , , ,00 Honorar Bestyrelse 7.000, , ,00 Honorar i alt 7.000, , ,00 Mødeomkostninger Generalforsamling 4.500, , ,00 Bestyrelsesmøder 1.000, , ,00 Arrangementer mv , Kørsel 5.000, , ,00 Mødeomkostninger i alt , , ,00 Administration Forsikringer 1.000, , ,00 Kontingent opkrævnings omkostninger 1.000, , ,00 Administration i alt 2.000, , ,00 Bank omk. Bankgebyrer Bank omk. i alt Udgifter i alt , , ,00 Årets overskud/underskud , , ,00

8 HUSK at tilmelde mobil nr og til Grundejerforeningen ellers kan vi ikke hjælpe hinanden.