DALBO a.m.b.a. Referat fra det ordinære repræsentantskabsmøde den 31. maj 2018, som blev afholdt i fælleshuset, Birkeparken 24, 6230 Rødekro.

Transkript

1 Referat fra det ordinære repræsentantskabsmøde den 31. maj 2018, som blev afholdt i fælleshuset, Birkeparken 24, 6230 Rødekro. Tilstede: Der deltog 22 repræsentanter af i alt 28 mulige. Herudover deltog 3 gæster fra Løgumkloster og Rødekro Andelsboligforening. Fra administrationen i Dalbo deltog Hans H. Appel. Formand Søren Weiss bød repræsentantskabet velkommen. Herefter blev dagsorden behandlet: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg. Jan Mortensen blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede mødets lovlighed. Gældende forretningsorden for mødet var udsendt som bilag med indkaldelsen. Der blev herefter foretaget præsentation af deltagerne. Mandatprøve var sket i forbindelse med udlevering af stemmesedler ved fremmødet. 4 personer blev valgt til stemmeudvalg. Hans H. Appel blev valgt som referent. Dirigenten gennemgik dagsorden. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det seneste år. Søren Weiss fremlagde bestyrelsens årsberetning: er et administrationsselskab primært for selvstændige almene boligorganisationer. Vi leverer ydelser vedr. administration af lejeboliger, som kan tilpasses bestillers behov, lige fra ledelse af en boligorganisation til udlejning af boligerne. Selskabet har i løbet af året haft en løbende dialog med kunder og andelshavere om tilpasning af selskabets ydelser til kundernes behov Dalbo har som overordnet målsætning, at vi leverer de ydelser som efterspørges hos den enkelte boligorganisation. 1

2 De tidligere etablerede funktioner omkring udlejning og drift, fungerer efter hensigten. Vi har fortsat stor fokus på sparsommelighed og effektivisering i den daglige drift i de administrerede organisationer og i Dalbo. I en stor del af vore andelshaveres boliger er der i løbet af 2017 sket digital opmåling, og efterfølgende har der været udbud af vedligeholdelsesarbejder i forbindelse med fraflytninger. Vore erfaringer med de udførte ændringer har været, at der er mulighed for økonomiske besparelser, og når der er sket implementering i vores fraflyttersystem, er der samtidig væsentlige funktionsmæssige forbedringer at hente. Den digitale kommunikation med interessenter udbygges kraftigt i disse år, og vi konstaterer en stigende anvendelse af mails og e-boks i forbindelse med kommunikation med lejere. Herunder benyttes i stigende omfang digitale underskrifter til lejekontrakter m.v. I løbet af 2017 har der været fokus på anvendelse af bestyrelsesportal for organisations- og afdelingsbestyrelsers medlemmer, som alle har fået adgang hertil. Der vil ske en fortsat udvikling af anvendelsen af denne. Erfa-Gruppen er i løbet af året udvidet med en politisk og en teknisk del. Grupperne mødes med regelmæssige mellemrum, og Dalbo har kraftigt støttet udviklingen af denne gruppe som sin primære eksterne interessepartner. I løbet af året har der været afholdt kurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer og i grundlæggende økonomi. Disse kurser har været velbesøgte, og tilbagemeldinger herfra har været positive. Der vil fortsat være behov for kursusvirksomhed, som vi ønsker at udvikle, måske i fællesskab med Erfa-Gruppen. I forbindelse med gennemførelse af EU s Persondataforordning har vi i løbet af året, bl.a. ved deltagelse i kurser og møder herom, forberedt de nødvendige ændringer, som skal ske i denne forbindelse. Der har bl.a. vist sig at være behov for oprydning i vores databaser og fysiske arkiver, som skal være afklaret inden forordningen træder i kraft i maj måned Regnskab 2017 Regnskabsåret 2017 udviser et overskud på kr ved ordinær drift. I 2016 var der et overskud ved ordinær drift på tkr. 28. Resultatet vurderes at være tilfredsstillende. 2

3 Årets overskud foreslås overført til arbejdskapital, der herefter udgør kr Egenkapitalen udgør herefter i alt kr pr. 31. december 2017, mod tkr ved udgangen af Udviklingen i 2018 og årene fremover Dalbo ønsker fortsat, at investere i den tekniske udvikling for at muliggøre rationalisering og effektivisering af arbejdsgange i vore andelshaveres organisationer, og for at medvirke til den effektivisering, som er aftalt mellem regering og BL frem til Dalbo anbefaler fortsat sine andelshavere at overveje digital opmåling af boligerne, således at der kan foretages udbud af istandsættelsesopgaver. Den ændrede persondataforordning vil medføre behov for indsættelse af en del mandskabsmæssige og eksterne ressourcer til gennemførelse af konsekvenser i forbindelse hermed. Der vil herunder skulle vedtages et reglement for behandling af persondata i de enkelte organisationer. Med udgangen af 2018 forventer selskabet at flytte sit centrale kontor i Felsted til et kontorfællesskab med BoligSyd på Humlehaven i Aabenraa. Dette forventes at give en væsentlig synergieffekt til begge parter i samarbejdet. Ledelsen forventer i lighed med de senere år et tilfredsstillende driftsresultat for 2018, som dog vil være afhængig af opgaver til udførelse, herunder bygge- og renoveringsaktivitet hos andelshaverne. Vi vil fortsat løbende drøfte selskabets videre udvikling og bestyrelsen er klar til at diskutere ændringer i struktur, ydelser eller andre forhold med den enkelte andelshaver eller kunde, såfremt dette bliver aktuelt. Formanden afsluttede beretningen med en tak til Dalbo s personale og bestyrelsen for godt samarbejde Der var ikke spørgsmål til beretningen. Beretning er godkendt. 3

4 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2017 med tilhørende revisionsberetning, samt forelæggelse af budget for Hans H. Appel gennemgik det udsendte regnskab for 2017, der afsluttedes med et overskud på kr mod sidste år tkr. 28. Herefter udgør den samlede egenkapital kr mod kr sidste år. Budget for 2018 blev ligeledes forelagt. Regnskabet for 2017 er godkendt. Budget for 2018 er taget til efterretning. 4. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: På valg var Lars Johansen, der modtager genvalg Andreas Knudsen, der modtager genvalg Kjesten Hostrup, der modtager genvalg Der var genvalg til alle. Herefter består bestyrelsen af: Søren Weiss, formand (valgt 2017) Andreas Knudsen (valgt 2018) Kjesten Hostrup (valgt 2018) Lars Johansen (valgt 2018) Bent Christensen (valgt 2017) Preben Løsche (valgt 2017) Finn Hougaard (valgt 2017) Foreslået og genvalgt som suppleanter blev (Jette B. Petersen var ikke til stede, men havde tilkendegivet, at hun var villig til genvalg): Jette B. Petersen Svend Jensen Jos van Stuivenberg 1. suppleant 2. suppleant 3. suppleant 4

5 5. Valg af revisor. Sønderjyllands Revision blev genvalgt. 6. Eventuelt. Hans Appel gav orientering om dagligdag. Herunder blev nævnt, at personale glæder sig til at flytte til Humlehaven pr. 1. november. Finn Hougaard orienterede om Erfa-Gruppen. Hvis formand eller næstformand ikke kan deltage i gruppens møder, så kan suppleant eller stedfortræder deltage. Styregruppen ser frem til mødet den 20. juni i Rødding. Leif Poulsen orienterede fra 8. kreds, hvor han nu er valgt som formand. Vi er kommet godt i gang i BL s bestyrelse, og referater udsendes fremover til orientering. Da der ikke var flere indlæg, afgav dirigenten sit hverv med en tak til forsamlingen for god ro og orden, og en tak til Dalbo s administration for god service. Formanden takkede ligeledes, og afsluttede mødet. sign. Søren Weiss Bestyrelsesformand sign. Jan Mortensen Dirigent 5