Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 8. marts 2012

Transkript

1 af bestyrelsesmøde torsdag d. 8. marts 2012 Deltager fra bestyrelsen: Formand Anja Valhøj (ANV), Næstformand Shaddie Mackeprang (SM), Kasserer Andreas Boye (AB), Best.medlem Sussi S. Hansen (SSH), Best.medlem Anne Brix. Deltager fra ledelsen: Skoleleder Mik Erbs (ME), Souschef Pia Nielsen (PN) Afbud: Best.medlem Dennis Nielsen (DN), Best.medlem Peter Hansen (PH) Kage: SH Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden B ANV 0 19:00-19:10 2. Godkendt Orientering ved skoleleder og formand O ANV/ME 1 19:10-19:20 Status på elevantal: 78 (Nadja 3. kl er gået ud). Der er pt. 4 på prøve (prøvetid afsluttes fredag ) Fraværsoversigt pr vedlægges dagsordenen (bilag 1). Vi er efter i morgen (9.3.) 80 elever + Jonas fra 56, som er på prøve. Formand og skoleleder har haft et godt og konstruktivt møde med Merkur. Merkur kan se at vi nedbringer vores gæld. Det betyder dog at de gerne vil have at vi indarbejder det efterslæb på renter for 2011fra det nye lån (de kr, vi har kautioneret for). Og de vil gerne have nedskrevet kassekreditten. Vi fik dem med på at udsætte nedbringelse af kassekreditten et par måneder for at give os lidt luft. Vi har modtaget et brev i dag, hvori Merkur skriver at de foreslår at nedsætte renten på lån på kr fra 9.1 til hhv. 7,1.rente frit året ud, Kassekreditten nedsættes fra 1,9 til 200,00kr renten på ny kassekredit fra 9,35 til 7,6 lånet er afdrag frit året ud. Nyt lån på 1,7 mil er renten på 7,1 og afdrag frit året ud. Bestyrelsen er meget positive overfor Merkurs forslag. Bestyrelsens endelig indstilling tages på temamøde efter vurdering af konsekvenser. Merkur skal også selv have aftalen godkendt på højere niveae. Mail fra Merkur sendes til bestyrelsen Kommunen kommer og fører tilsyn i næste uge. Lukket sag Budgetopfølgning 2012 / regnskab 2011 B ANV 2 19:20-19:35 B ØK :35-20:10 ØK fremlægger budget med Balance, likviditetsbudget, restancer. Skoleleder redegør for status for restancer (både skolepenge og rengøring), samt status for opkrævning/ inkassoprocedure. 1

2 Skoleleder redegør for status for regnskabsafslutning, herunder bogføring, afstemning mv. Balance, likviditetsbudget er vedlagt dagsordenen (bilag 3-4). Restancer (både skolepenge og forældrebetaling) vedlægges dagsordenen (bilag 5-6). af økonomiudvalgets møde er vedlagt (bilag 7). Kasserer skal have rettigheder til at se og godkende betalinger (kuverter) i Merkur. Dette skal indføjes i forretningsorden for bestyrelsen. Redegørelse fremgår af bilag. Ang ATP var der en fejl på kr da lærernes andel også skal også betale af skolen. Dette er nu indarbejdet. Vi havde på sidste møde aftalt at Tine (tidligere bogfører) skulle hyres i 20 timer til at klargøre regnskab og oplære Skoleleder og Souschef i bogføring. Dette er ikke nok da hun allerede har brugt 36 time på at få regnskabet klar til revision. Tina har endnu ikke nået at undervise Ledelsen i bogføring. Vi ender med et underskud på 111, til regnskab ass til afdrag af renter på lån på de kr. 5. Status på forældrearbejde SSH og DN forelægger status for forældrearbejde. D/B ANV 8 20:10-20:25 Opdateret forældrearbejdsskema er vedlagt dagsordenen (bilag 8). Opmærksomhedspunkter er i skemaet markeret med gul. Bestyrelsen skal overveje om der er brug for en generel drøftelse af forældrearbejdet og rengøringen som et kort punkt på den ordinære generalforsamling? Debatten kan så munde ud i at vi afholder et særligt forældremøde om dette (hvis der viser sig behov herfor). SSH opdaterer forældrearbejdsskemaet ud fra oplysninger fra PN omkring nye elever. Rengøringen blev også drøftet. Der har været nogle oplevelser med at det ser ud som om, der ikke bliver gjort rent, men bare krydset af. Der er færre skyldnere fordi folk, der udebliver får mulighed for at vælge en ny dag. 6. Rengøring og forældrearbejde bliver taget op til generalforsamling Ekstraordinær og ordinær generalforsamling B ANV 9 20:25-20:45 På feb-bestyrelsesmødet nedsatte bestyrelsen et udvalg bestående af ANV, AB og SM med ansvar for at planlægge ekstraordinær og ordinær generalforsamling. Bestyrelsen har indkaldt til ekstraordinær generalforsamling den 7. marts 2012 med vedtægtsændringer som eneste punkt. Indkaldelsen er sendt ud. Ligeledes er bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer. Vedtægtsændringer er udarbejdet på baggrund af drøftelser i bestyrelsen og efter gennemlæsning, korrektur og rådgivning hos Dansk Friskoleforening. Udvalget har spurgt Lonnie Nielsen (forældre) om at stille sig til rådighed som dirigent og fået accept. Til den ekstraordinære og ordinære generalforsamling møder bestyrelsen kl og sætter borde/stole op og gør klar. 2 Dato for afholdelse af ordinær generalforsamling er sat til den 29. marts med indkaldelse den 15. marts. Budget-

3 oversigt og regnskab skal udsendes senest 8 dage før, men gerne i forbindelse med indkaldelsen. Fastholdelse af dato afhænger af om vi kan nå at få afsluttet og revisorpåtegnet regnskabet. Dagsorden for den ordinære generalforsamling fastsættes på bestyrelsesmødet under hensyntagen til eventuelle modtagne forslag til punkter fra forældre. Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer er vedlagt dagsordenen (bilag 9). Der er afholdt ekstraordinær generalforsamling den 7 marts. Der var 11 fremmødte og god stemning. Vedtægtsændringerne blev første godkendt. Hvis regnskab ikke kan blive færdigt til den 15 marts må vi rykke generalforsamling til en senere dato. 7. Status for 78 O ANV 0 20:45-21:00 Skoleleder redegør for hvordan det går i 78 ud fra forudgående drøftelse på teammøde. Vi oplever stadigvæk at 78 er en klasse er svær at undervisning. Flertallet af eleverne er ikke parat til at modtage undervisning. Og det hiver de sidste med ned. Det er også en svær klasse da der kun er to piger i klassen. Vi arbejder videre med klassen. 78 klasse skal på legeskole Der er blevet afholdt terminsprøve i 78. Projekt ugen gik rigtig godt. 8. Virksomhedsplan 2011/12 B ANV :00-21:20 Bestyrelsen har på tidligere bestyrelsesmøde godkendt 3 indsatsområder for skoleåret 2011/2012 med mål, handling, succeskriterier og deadlines. Indsatsområderne er sat ind i virksomhedsplanen, som i samme øvelse er blevet opdateret. Virksomhedsplanen er vedlagt dagsordenen (bilag 10). Bestyrelsen bedes drøfte og godkende virksomhedsplanen, som herefter lægges på hjemmesiden. På febbestyrelsesmødet besluttede bestyrelsen at give plads til høringsproces med lærerne. Virksomhedsplanen har været i høring og der er fremkommet 2 skriftlige kommentarer til virksomhedsplanen samt afholdt fællesmøde med lærerne. Bemærkninger fra 2 lærere er vedlagt i bilag (11-12). Formanden foreslår, at virksomhedsplanen godkendes endeligt med eventuelle ændringer på baggrund af tilbagemeldinger fra lærerne. Formanden foreslår endvidere, at der igangsættes en proces for udarbejdelse af ny virksomhedsplan, herunder drøftelse af skolens værdiggrundlag og nye indsatsområder. Der foreslås nedsat en arbejdsgruppe, der kan stå for tilrettelæggelse af en samlet proces, der inddrager både forældre og ansatte på skolen. Lærerne har godkendt virksomhedsplanen, og vi har aftalt at vi sætter nogle af deres in put ind. Bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe på tværs af bestyrelse og lærere, som skal tilrettelægge en proces for ny virksomheds- 3

4 plan og ny vision og profil for skolen. I denne arbejdsgruppe deltager fra bestyrelsen side ABX og ANV. Skoleleder får afklaret hvem der deltager fra lærerstaben. 9. Ansøgning om friplads B ME :20-21:35 Bestyrelsen har modtaget ansøgning om delvis friplads i SFO en af personlige og sociale grunde. De ønsker kun at anvende pladsen to dage om ugen. Ansøgning er vedlagt dagsordenen (bilag 13). Skolen kan ikke give friplads til SFO fra 0. til 3. klasse uden at vi også skal afgive på statstilskud, ca kr. pr. år pr. elev. Meddelelse af hel eller delvis friplads fra skolepengene vil være i strid med vedtagede retningslinjer for ansøgning om friplads (skolepenge), som er vedlagt i bilag. Formålet med proceduren er, at forældre til børn på skolen selv skal være i stand til at betale skolepenge og betale for skolefritidsordning. Familien ansøger ikke om friplads af økonomiske grunde og opfylder ikke betingelserne for at få tildelt friplads jf. proceduren. Bestyrelsen overveje, om det forhold, at familien kun ønsker at bruge pladsen 2 dage om ugen af sociale grunde kan tale for en særlig løsning fx i en periode på 7 mdr. så børnene er integrerede. Herefter må forældrene overveje om de ønsker at lade børnene indmelde i SFO under normale vilkår. Bestyrelsen skal dog være opmærksomhed på risikoen for at det kan danne præcedens. Bestyrelsens procedure for ansøgning om friplads er vedlagt (bilag 14). Bestyrelsen beslutter pga. særlige forhold at give tilladelse til at lade begge børn gå i SFO en to dage pr uge i en periode indtil sommerferien for at sikre integrering af børnene, men at kun de ene barn tilmeldes, og vi får således også kun statstilskud for det ene barn. Herefter forventes børene integreret i skolen, og forældrene må tage stilling til om de ønsker at anvende SFO på almindelig vilkår (uden friplads). 10. Planlægning af temamøde B ANV :35-21:50 Bestyrelsen har planlagt temamøde den til at drøfte arbejdsplan og arbejdsdeling i bestyrelsen, herunder opgaver beskrevet i indsatsområder (i virksomhedsplanen) og bestyrelsens årsplan. Bestyrelsens årsplan samt virksomhedsplan er vedlagt dagsordenen (bilag 10+15). Forslag til punkter på programmet: Bestyrelsens samarbejde internt og med ledelse, Bestyrelsens årsplan, Økonomi (forberedelse til ordinær generalforsamling), proces for ny virksomhedsplan og nyt værdiggrundlag, etablering af skolekreds, velkomstprocedure, hjemmeside, fonde. Formiddag: Fælles: Muligt attraktivt tilbud, fortroligt:-) Gruppe 1: Samarbejde mellem økonomiudvalg/kasserer og ledelse. Planlægning af fremlæggelse af budget og regnskab til generalforsamling Gruppe 2: Bestyrelsens årsplan, proces for ny virksomhedsplan og værdiggrundlag, etablering af skolekreds, velkomstbrochure, hjemmesiden, fonde, Facebook. Eftermiddag: 4

5 Gruppefremlæggelse og debat og beslutning, herunder også bestyrelsens samarbejde internt og med ledelse 11. Godkendelse/Underskrift af referat Anja Valhøj Shaddie M. Mackenprang Andreas Boye Formand Næstformand Kasserer Sussi S. Hansen Dennis Nielsen Peter Hansen Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Anne Brix Bestyrelsesmedlem Punkter på kommende møder Indsats for psykisk arbejdsmiljø og for at sikre arbejdsglæde for ansatte og forældre Proces for ny profil for Sværdborg Friskole Status på 78 (fast punkt) Temamøde med fordeling af arbejdsopgaver D = Drøftelse O = Orientering B = Beslutning 5