Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2015, kl på administrationskontoret, Sportsvej 10, 2600 Glostrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2015, kl på administrationskontoret, Sportsvej 10, 2600 Glostrup Organisationsbestyrelsen: David Nielsen-Ourø, Niels-Peter Frandsen, Gunver Kreipke, Orla Neumann og Søren Thomsen Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, kundesupportchef Lone Skriver og driftschef Ronny Hjordt-Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Godkendelse af forretningsorden Fortroligt referat organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj Fortroligt referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 2. juni Fremlæggelse af revisionsprotokol Meddelelser fra formanden Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning... 5 Sager til beslutning Honorar til bestyrelsesmedlemmer Dankort til bestyrelsesmedlemmer /14

2 12. Seminar status på planlægning... 7 Sager til orientering Status på hjemmeside LAR status på økonomi Investeringsforeninger Skærpet proces for frivillige forlig Likviditetsstyring Ny proces for løsøre ved fraflytningssyn Nyt fra afdelingerne Kommende møder Beboerklagenævnssager Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed Bilag 1: Forretningsordenen... 3 Bilag 2: Budgetopfølgning for LAR projektet... 9 Bilag 3: Notat om ny proces for løsøre Bilag 4: Ejerskabserklæring Bilag 5: Beboerklagenævnsstatistik /14

3 1. Valg af dirigent Organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal vælges en dirigent. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal vælges en dirigent og herefter vælges der eventuelt en dirigent. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen vedlægges som bilag. Bilag 1: Forretningsordenen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen. 3. Fortroligt referat organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj 2015 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 21. maj Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. 4. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj 2015 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. maj 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 21. maj /14

4 Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. 5. Fortroligt referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 2. juni 2015 Fortroligt referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 2. juni 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 4. juni Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. 6. Fremlæggelse af revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/14

5 8. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 29. oktober 2014 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Svend Lyster er udtrådt af organisationsbestyrelsen den 16. februar 2015, og Søren Thomsen er indtrådt. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand David Nielsen-Ourø 2016 Næstformand Niels-Peter Frandsen 2015 Gunver Kreipke 2016 Orla Neumann 2016 Søren Thomsen Repræsentantskabets sammensætning På budgetmøderne i januar/februar 2015 blev der foretaget valg af medlemmer til repræsentantskabet. Repræsentantskabet har herefter følgende sammensætning: Formand David Nielsen-Ourø Anja Kølbæk Andreasen Birte Pedersen Bo Jensen Gunver Kreipke Ingelise Pedersen Ivan Graven Sørensen Jannik Andresen Schwarz Nadia Juliane Hertzberg 5/14

6 Niels-Peter Frandsen Orla Neumann Søren Thomsen Sager til beslutning 10. Honorar til bestyrelsesmedlemmer Beslutning om honorar til bestyrelsesmedlemmer blev senest behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 10. december Der er imidlertid sket ændringer i bestyrelsessammensætningen og for formanden, som giver anledning til at behandle emnet igen. På mødet den 10. december 2014 besluttede bestyrelsen, at fordelingen af honorar skulle ske med en femtedel til hver gældende pr. den 1. januar Det svarer til kr. til hvert medlem. (pr. den 1. juni 2015). Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter udbetaling af honorar og træffer beslutning om, hvem der ønsker at få honorar udbetalt. 6/14

7 11. Dankort til bestyrelsesmedlemmer Der har været en del kritik blandt bestyrelsesmedlemmer af den nuværende ordning med Mastercard. Bestyrelsesmedlemmer med lokalkonti kan derfor nu få udstedt Dankort til de gældende konti. Dermed bliver det mere enkelt at foretage indkøb m.v. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordelen ved Dankort er, at kortet kan bruges alle steder. Ulempen er, at den tilknyttede konto kan trækkes over, selvom der er tale om et betalingskort og ikke et kreditkort. Hvis der sker overtræk, er det afdelingen, som i sidste ende dækker et eventuelt tab, som skyldes overtræk på kontoen. Danske Bank har en service, som minimerer risikoen for store tab: Mindre overtræk på oprettede konti rapporteres straks til KAB fra banken med anmodning om inddækning af overtrækket. Selv små overtræk accepteres ikke fra bankens side. Større overtræk medfører blokering af kortet. Proceduren ved bestilling af Dankort er, at Dankort og tilknyttet konto bestilles af boligorganisationens kundechef på organisationens CVR-nummer efter organisationsbestyrelsens godkendelse. Den eksterne kontrol, bogføring og afstemning for brugen af Dankort og den tilknyttede konto, er den samme som for oprettede konti til lokale kontorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter/godkender, at bestyrelsesmedlemmer med lokalkonti får adgang til at benytte Dankort. 12. Seminar status på planlægning Der har hen over sommeren været arbejdet på planlægning af første seminar omhandlende energihandleplaner og fremtidssikring af boligerne herunder skimmelsvamp problematikken og affaldshåndtering. Arbejdsgruppen foreslår et seminar over to dage eventuelt i weekenden den september 2015, som afholdes lokalt i selskabslokalerne. 7/14

8 Det foreslås, at deltagerkredsen er organisationsbestyrelsen, øvrige repræsentantskabsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, suppleanter, KAB repræsentanter og eventuelle gæster. Der arbejdes på et program med oplæg om de gennemførte energihandleplaner, men da disse planer kun er udarbejdet for to afdelinger, vil der være særligt fokus på energimærkerne, som er gennemført for alle afdelinger. Der vil indgå konkrete forslag om renoveringer/forbedringer, som deltagerne kan diskutere. Endvidere arbejdes på et oplæg om energi- og ressource besparende renoveringer, hvor der er særlig fokus på ventilation, klimaskærm og solceller, samt et oplæg om forebyggelse af skimmelsvamp i boliger. Vedrørende selskabets deltagelse i forsøg/udvikling i henhold til den netop vedtagne affaldsplan har KAB været i dialog med Glostrup Forsyning. Forsøget med affaldssortering i nedgravede beholdere på terræn er gået til Glostrup Boligselskab, som et led i deres helhedsplan, men der vil være mulighed for at indgå i forsøg/sparing omkring udvikling af, hvordan overgår man fra nuværende håndtering af affald til den kommende affaldssortering. KAB holder et møde med forsyningen og kommer derefter med et oplæg til organisationsbestyrelsen. Forsøg/udvikling i henhold til affaldsplanen er derfor ikke med på førstkommende temadag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om arbejdsgruppens oplæg til seminar. Sager til orientering 13. Status på hjemmeside KAB s kommunikationsafdeling er færdig med at flytte indholdet af den nuværende hjemmeside over på den nye platform. Vi afventer at s nuværende hostmaster frigiver koder m.m. KAB fremsender derefter et link til, så det hele kan ses igennem, inden siden gøres offentlig tilgængelig. 8/14

9 14. LAR status på økonomi Byggeregnskabet for LAR-projektet er nu udarbejdet, og følgegruppen vil snarest blive indkaldt til et afsluttende møde, hvor byggeregnskabet vil blive gennemgået. Der er i byggeregnskabet afsat kr. til støjværn og kr. til borde og bænke, og herudover er der afsat et beløb til en eventuel restudbetaling til OK Nygård. JJW Arkitekter og KAB har besluttet, at OK Nygård udbetales et slutbeløb for at lukke sagen, men det er uafklaret om, OK Nygård vil vende tilbage med yderligere krav, hvor der i byggeregnskabet er afsat til et eventuelt krav. Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges budgetopfølgning af den 14. august Budgetopfølgningen viser de samlede udgifter til LAR-projektet, og dette svarer til den samlede anskaffelsessum som vil fremgå af byggeregnskabet. Bilag 2: Budgetopfølgning for LAR-projektet 15. Investeringsforeninger Som det fremgår af nedenstående tabel, så endte det med en pæn værdiudvikling for 2014, især hvis man sammenligner med året før. Den gennemsnitlige værdistigning på de tre investeringsforeninger var i 2014 ca. 4,50 % -point, sammenlignet med ca. 0,50 % -point i Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 8. aug (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 8. aug Værdiudvikling hidtil 2015 Værdiudvikling hele ,87 110,39-0,48 % -point 4,50 % -point 9/14

10 SEB ,99 109,84-1,15 % -point 4,03 % -point Nykredit Port ,42 112,91-0,51 % -point 4,95 % -point Det ser desværre ikke ud til at den gode stime forsætter i indeværende år. Vi har dog en forhåbning om, at det samlede resultat for kalenderåret 2015 vil være positivt. Vi skal også gøre opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Renten på bankindestående er som udgangspunkt i øjeblikket 0 %. Vores bankforbindelser har dog stillet os i udsigt, at man kan risikere at få negative renter af bankindestående, hvis disse bliver for store. Derfor vil der fremover fra administrators side være endnu mere fokus på likviditetsstyring. Set i lyset heraf har i år investeret for ca. 5,4 mio. kr. i Nykredit Portefølje. Det er ikke utænkeligt, at yderligere investeringer kommer på tale senere i år. I så fald vil der blive orienteret herom på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. 16. Skærpet proces for frivillige forlig KAB har indført nye retningslinjer for ja eller nej til at indgå frivilligt forlig. Baggrunden for de nye retningslinjer er, at der er en øget risiko for, at afdelingerne får et tab ved de frivillige forlig. Ændringerne træder i kraft pr. den 1. september Hidtil har KAB ført en restancepolitik, hvor mange henvendelser fra lejere gav mulighed for et frivilligt forlig. KAB har været meget imødekommende overfor den enkelte lejer. Blandt andet har beboeren blot ved en opringning til KAB fået den forfaldne husleje fordelt over tre rater eller mere. I 2014 udgjorde andelen af udsættelsessager, hvor der var indgået frivilligt forlig, ca. 20 %. De ikke overholdte forlig betyder, at beboeren ved udsættelse har en huslejerestance, der er større end ved en almindelig udsættelse. Dermed er der en risiko for, at afdelingen har et øget tab. 10/14

11 For at dæmme op for denne udvikling, har KAB besluttet at stramme retningslinjerne for indgåelse af frivillige forlig. Det betyder blandt andet, at der kun indgås frivilligt forlig, når der er udsigt til, at en midlertidig afdragsordning hjælper og medfører, at huslejen fremover kan betales rettidigt. Der føres en tæt dialog med den enkelte beboer, der skylder husleje og de forskellige muligheder afdækkes. Blandt andet, om beboeren har ret til boligstøtte m.v. 17. Likviditetsstyring I den seneste tid er renten faldet betydeligt, og vi er nu i den situation, at vi i KAB- Fællesskabet skal betale renter for at have et indestående over et vist beløb i banken. For at undgå dette og forhåbentlig opnå et positivt afkast af boligorganisationens midler, overvåger vi i øjeblikket likviditeten meget tæt, og placerer den overskydende likviditet i investeringsforeningerne, ligesom der bliver etableret en kassekredit til hver organisation på meget fordelagtige vilkår. Det betyder, at KAB ikke har mulighed for at spørge boligorganisationen først, men må handle ad hoc for at sikre det mest optimale afkast af boligorganisationens midler. I forbindelse med de kommende organisationsbestyrelsesmøder vil kundechefen fremlægge en oversigt over midler anbragt i investeringsforeningerne. 18. Ny proces for løsøre ved fraflytningssyn For at sikre klarhed om ejerskabet til løsøre ved lejerskifte, har KAB i en årrække fastholdt, at fraflytters løsøre som opvaskemaskine, vaskemaskine m.v. skulle placeres udenfor lejemålet i forbindelse med fraflytningssynet. Disse retningslinjer ændrer KAB nu, så håndteringen af løsøre bliver mere tidssvarende og efter de behov, som både driftspersonale og beboere har ytret ønske om. Den nye procedure følger gældende lovgivning. 11/14

12 Udgangspunktet er således fortsat, at lejligheden skal være tømt for fraflytters løsøre med mindre fraflytter og indflytter har udfyldt en ejerskabserklæring, som gør det klart for indflytter, at løsøret ikke tilhører afdelingen. Fraflytter og indflytter skal udfylde og underskrive en fælles ejerskabserklæring om, at indflytter overtager navngivet og præcist beskrevet løsøre, som det fremgår af ejerskabserklæringen. Begge parter underskriver ejerskabserklæringen og skriver dermed under på, at al vedligeholdelse m.v. af det beskrevne løsøre er afdelingen uvedkommende Den underskrevne ejerskabserklæring skal overdrages til den synsansvarlige/ejendomskontoret før fraflytningssynet, så der ikke er tvivl om, hvad der er aftalt. Det er til enhver tid den synsansvarlige, der vurderer, om synet kan gennemføres forsvarligt og med løsøret i boligen. Ejerskabserklæringen opbevares under sagen vedrørende det konkrete lejemål, så afdelingen undgår at overtage vedligeholdelsespligten af det løsøre, som er lejernes ansvar. Den enkelte afdeling kan vurdere, hvilke former for løsøre der kan dækkes af ejerskabserklæringen. De typiske eksempler på løsøre fremgår af ejerskabserklæringen, som kan justeres til lokale forhold. Bilag 3: Notat om ny proces for løsøre Bilag 4: Ejerskabserklæring 19. Nyt fra afdelingerne Afdelingsbestyrelsesmedlem i Engbrydeparken Maibritt Søgaard er fraflyttet og er dermed udtrådt af afdelingsbestyrelsen. I Glostrup Vestergård er projekt Nye Legepladser igangsat på baggrund af en beboerdemokratisk beslutning den 18. juni Arbejdet forventes færdigt ultimo uge 36. Etablering af støjværnet ved pavillonen i forbindelse med LAR projektet er igangsat og forventes færdigt ultimo uge /14

13 Udskiftning af 32 opgangsdøre i afdeling II går planmæssigt, og arbejdet forventes afsluttet den 25. august Der har den 1. august 2015 været afholdt sommerfest i Glostrup Vestergård. Til festen deltog 27 voksne og 20 børn. I månederne juni og juli 2015 har ejendomskontoret modtaget i alt 10 klager, hvilket anses for mange i forhold til tidligere år. Klagerne omhandler bl.a. ulovligt husdyrhold, affald kastet ud af køkkenvindue, truende adfærd overfor andre beboere, støj til gene efter kl , fodring af fugle fra altan, stenkast udover altan. I forbindelse med projekt Grønne tage i afdeling IV blev der henlagt kr. inkl. moms til reetablering af grønne områder efter stilladser, kørsel med tunge køretøjer m.v. Der er udarbejdet en opretningsplan og indhentet tilbud. Planen omhandler 20 forbedringspunkter. Pris ,50 kr. inkl. moms. Arbejdet er igangsat. 20. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. oktober 2015, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 9. december 2015, kl Repræsentantskabsmøder Repræsentantskabsmøde onsdag den 28. oktober 2015, kl Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden /14

14 Bilag 5: Beboerklagenævnsstatistik Eventuelt 23. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. Det indstilles, at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 14/14