Boligselskabet BSB Svendborg

Transkript

1 Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 15. oktober 2014 kl i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst - Orientering fra formanden Fremlæggelse af revisionsprotokol Forretningsorden Etablering af lokalt servicecenter og samdrift Udflytning af personale til det lokale servicecenter Tillæg til forretningsføreraftale SSG Forberedelse til repræsentantskabsmødet den 22. oktober Tilskud fra dispositionsfonden til Wandallshaven Vinterberedskab Lukket punkt Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Lis Neumann, næstformand Morten Byder Karsten Berg Flemming Pedersen Erik Langkilde Leo Jørgensen - Afbud Brian Andersen Svend Hviid Mogensen - Afbud Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Erik Lønne, Regionsdirektør Thomas Holluf, Adm. Direktør - Afbud Martin Skytte Kundechef Pernille Poulsen, Servicekoordinator Domea Boligcenter Svendborg, den 30. oktober 2014 Side 1 af 7

2 1 Velkomst - Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og oplyste, at der var afbud fra Leo Jørgensen, Svend Mogensen og Thomas Holluf. Svend Erik opfordrede til at huske at melde til eller fra til møder til Pernille. Svend Erik fortalte, at Svend Mogensen gerne ville være dirigent til det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. oktober På det ordinære repræsentantskabsmøde den 27. november 2014 har Tinus Lassen sagt ja til, at han gerne vil være dirigent, mod honorering herfor. Svend Erik Johansen sender en bekræftelse til ham. Der er ekstra punkter til dagsordenen: Punkt 6: Forberedelse til det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. oktober 2014 Punkt 7: Udskiftning af vinduer i Wandallshaven. Punkt 8: Vinterberedskab Punkt 9: Lukket punkt Svend Erik gjorde opmærksom på, at der i år er indkaldt senere til regnskabs/budgetmøder i afdelingerne end man plejer. Det henstilles til, at der indkaldes noget tidligere. 2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol fremvises til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Revisionsprotokollen blev fremvist, og der var ikke indført noget siden sidste møde. 3 Forretningsorden Der var enkelte rettelser til forretningsordenen. Disse er nu ændret, og forretningsordenen vedlægges til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsorden. Martin Skytte gennemgik rettelserne til forretningsordenen. Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Side 2 af 7

3 4 Etablering af lokalt servicecenter og samdrift Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende selskaber og afdelinger, samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. Med etablering af et lokalt servicecenter følger ansættelse af en kundechef og servicekoordinatorer. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser. 4.1 Udflytning af personale til det lokale servicecenter Kundechef Med etableringen af et lokalt servicecenter vil der blive ansat en kundechef. Kundechefen skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale, således som det kendes i dag fra det lokale ejendomskontor. Kundechefens rolle og profil vil således i vidt omfang minde om den nuværende driftschefprofil, der kendes fra Domeas regionale boligcentrer. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. Driftsleder Driftslederen har personaleledelsen over for ejendomsfunktionærer og evt. ejendomsmestre, synsmænd mv. samt ansvaret for ejendomsdriften. Driftslederen er ansvarlig for afdelingernes drift og vedligeholdelse og kan varetage en del af kundechefens opgaver, f.eks. deltagelse på afdelingsmøder, indhentning af tilbud og økonomistyring. Servicekoordinator Herudover ansættes en servicekoordinator. Servicekoordinatoren skal assistere i den daglige administration og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser samt udstede godkendelser og tilladelser til fx husdyrhold. Herudover vil servicekoordinatoren udsende dagsordener til- og evt. deltage i og tage referat af bestyrelsesmøderne. Ansættelse af en servicekoordinator på det lokale servicecenter indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. I servicecenteret påtænkes Martin Skytte ansat som kundechef med 37 timer ugentligt, Pernille Poulsen og Lise Jørgensen med ca timer ugentligt som servicekoordinatorer og Lars Ole Møller som driftsleder med 37 timer ugentligt. Side 3 af 7

4 Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed, jf. punkt Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i det lokale servicecenter. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Anciennitet For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den ene måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter serviceniveau i kommende servicecenter Svendborg, specielt med henblik på ansættelse af antal servicekoordinatorer / kontorassistent. Side 4 af 7

5 Bestyrelsen besluttede, at udover 2 servicekoordinatorer ønsker man, at kontorassistent Maj-Britt Hansen ansættes i servicecenteret, hvilket sikre en fleksibel løsning m.h.t. bemanding i åbningstiden, ved sygdom og ferie. Ligeledes ønsker bestyrelsen, at Maj-Britt skal varetage opdatering af afdelingernes hjemmesider, da nuværende webmaster-ordning ikke er optimal. Administrationen undersøger, hvordan man i praksis virksomhedsoverdrager kontorassistenten, der i dag er på flexjob. 4.2 Tillæg til forretningsføreraftale Punktet var med på organisationsbestyrelsesmødet den 24. september Der blev udtrykt bekymring for ordlyden af 2 stk. 1 og 2, hvorvidt de listede opgaver skulle udføres på ejendomsmesterkontoret eller i Servicecenteret. Ordenlyden er ændret i forretningsføreraftalen, således der nu står, at et lokalt servicecenter har ansvaret for løsning af opgaverne. (Se vedlagte forretningsføreraftale, hvor ændring er markeret med gul.) For at formalisere organisationens indtræden i det lokale servicecenter, skal der indgås et tillæg til forretningsføreraftalen mellem hver af de deltagende organisationer i servicecenteret og Domea som forretningsfører. Etableringen af det lokale servicecenter betyder som ovenfor beskrevet, at personale og opgaver flyttes ud lokalt. Som følge af dette nedsættes administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Medarbejderne på det lokale servicecenter vil fremover blive serviceret med ITudstyr, software og support via en rammeaftale, der er indgået efter afholdt udbud mellem en ekstern leverandør og Domea. Med indgåelsen af tillæg til forretningsføreraftalen forpligter boligorganisationen sig til at aftage denne ydelse på de i rammeaftalen nævnte vilkår og betingelser. I 2013-niveau udgør priserne kr eks. moms årligt for en storbruger og kr eks. moms årligt for en mobilbruger. Dertil kommer en årlig supportafgift på kr eks. moms. pr. servicecenter. Udgiften fordeles i boligorganisationerne i henhold til den indgåede servicecenteraftale. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Bestyrelsen tiltrådte og underskrev tillægget til forretningsføreraftalen. 5 SSG Martin Skytte havde lovet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2014, at undersøge hvorfor Hjerteparken ikke ønsker deltagelse af SSG. Hjerteparken ønsker at klare det selv, og synes det virker godt, at beboerne skal kontakte bestyrelsen ved akut opståede problemer. Wandallshaven ønsker ikke deltagelse før Svend Åge går på pension. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 7

6 Martin Skytte informerede bestyrelsen om, at Carina der før var kontaktperson ved SSG, ikke længere er ansat. SSG er orienteret om, at Hjerteparken og Wandallshaven ikke ønsker deltagelse, således de ikke kan være behjælpelige, hvis en beboer fra en af de afdelinger skulle ringe til SSG. SSG har lovet beboerne magneter til køleskabe, og Martin Skytter undersøger hvor de bliver af. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Forberedelse til repræsentantskabsmødet den 22. oktober. Svend Erik fortalte bestyrelsen, at der havde været afholdt formandsmøde den 9. oktober, der var afbud fra Leo Jørgensen og Birgit Storm, men at mødet var gået godt og positivt. Martin Skytte havde fremlagt evaluering af pilotprojekt for 7502 & 7504 vedr. samdrift og besparelser, på formandsmødet. Martin Skytte gennemgår evalueringen på repræsentantskabsmødet. BSB Svendborg har besluttet at der skal være et servicecenter, men Martin informerer repræsentantskabet om etableringsbudgettet, opgaverne på servicecenteret, hvem de ansatte er og det administrative fællesskab med BSB Gudme og BSB Egebjerg. Der blev en debat om, hvordan zonerne i et evt. fremtidige driftsfællesskab evt. skal se ud, og hvor beslutningen omkring deltagelsen skal ligge. Organisationsbestyrelsen var enig om, at det er afdelingsbestyrelserne, der træffer afgørelsen, om de vil være med i et driftsfællesskab eller ej. Hvis en afdeling ikke lige nu ønsker deltagelse, kan de til hver en tid komme med. Erik Langkilde var ikke enig med organisationsbestyrelsen, og var af den opfattelse, at der er sket en forringelse af serviceniveauet i Toftemarken. Svend Erik Johansen opfordrede til, at afdelingsbestyrelsen i afdeling 7502 tager en snak med ejendomsmester Brian Andersen om, hvad det konkret måtte være af forringelser? Erik Langkilde betvivlede, at administrationsbidraget pr vil blive nedsat med kr. 454 eks. moms årligt pr. lejemålsenhed i afdelingerne. Erik Lønne pointerede, at der er indgået en skriftlig aftale i form af tillægget til forretningsføreraftalen, så selvfølgelig vil dette ske. 7 Tilskud fra dispositionsfonden til Wandallshaven Martin Skytte orienterede bestyrelsen om, at Wandallshaven trænger til at få udskiftet døre og vinduer. Dorthe Krammager har lavet en beregning på, hvad det kommer til at koste. Projektet skal i licitation. Svend Erik Johansen påpegede, at der fremover skal ligge en skriftlig ansøgning fra afdelingerne, før sådanne projekter kan godkendes. Ansøgning fra Wandallshaven kommer med på næste møde til endelig godkendelse. Bestyrelsen forhåndsgodkendte at bevillige kr fra dispositionsfonden. Side 6 af 7

7 8 Vinterberedskab Svend Erik Johansen spurgte til ændringen af vintervagt tillægget, og bad Martin Skytte redegøre for ændringen. Martin forklarede bestyrelsen, at der i november og marts ofte ikke er snefald, og det derfor er nok kun at sætte 1 mand på vagt i de to måneder om året. Kommer der sne, kan den vagthavende sammensætte et vagtberedskab. Tillægget er 430 kr. pr. medarbejder både lørdage og søndage hvilket løber op i kr for bare nov for afdeling 7502 og Det vil være billigere for afdelingerne at bruge ekstern hjælp i disse mdr. såfremt der kommer et enkelt snefald eller 2. Det er kun selve vagtordningen, der er ændret på i de to måneder om året, der må selvfølgelig sættes alle de mand på, der er behov for, for at rydde sneen. Holdningen blandt de ansatte er desværre, at de ikke ønsker at stå til rådighed, og at man ikke kan forvente at de vil møde op. Bestyrelsen besluttede, at sætte 2 på vagt i november og marts i stedet for 1 i afdeling 7502 og 7504 (i første omgang var der sat 4 på vagt i disse mdr.). Det vil fremover være en god ide, at tage punktet vinterberedskab med på de forskellige budgetmøder, for at undersøge om der kan ligge nogle besparelser. Vagtplanerne for de andre afdelinger er afleveret og godkendt, så Martin Skytte forventer også at personalet finder det ok. 9 Lukket punkt 10 Eventuelt I år er Karsten Berg, Erik Langkilde og Lis Neumann på valg. Karsten og Lis ønsker genvalg. Erk Langkilde ønsker ikke genvalg. Organisationsbestyrelsen i BSB Svendborg opsagde administrationsaftalen med Domea. Begge parter ser frem til en genforhandling. Referatet godkendt Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 30. oktober 2014 MSK/PP Side 7 af 7