Organisationsbestyrelsesmøde den 15. november 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, 2990 Nivå

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde den 15. november 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, 2990 Nivå Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 29. september Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af delegerede til BL s kredsmøder Revisionsprotokol Selskabets og afdelingernes regnskaber Selskabet driftsbudget Bestyrelsens årsberetning Niverød III og IV etablering af vand- og varmemålere Bestyrelseshonorar 2011/ Hjertekursus Styringsdialog Ejendomskontorets normering /11

2 16. Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder i Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen... 5 Bilag 2: Årsregnskaber 1. juli 2010 til 30. juni 2011 samt status eftersendes... 6 Bilag 3: Budget 2012/ Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning... 7 Bilag 5: Energi og vandmålere... 7 Bilag 6: Udkast til aftaledokument for styringsdialog... 9 Bilag 7: Oversigt beboerklagenævnssager /11

3 Til behandling 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 29. september 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 29. september 2011 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 12. oktober at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Formand Næstformand John Olsen Henrik Harsberg John Resting Linda Storgaard Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach 3. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning: Rikke Bjerregaard Helge From Helle Bjørklund Henrik Harsberg John Olsen John Resting Linda Storgaard Nick Olesen Ole Olsen Per Rothgarn 3/11

4 Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach 4. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand John Olsen orientere om relevante forhold. 5. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmer til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet den 22. april 1997 blev det besluttet, at s medlemmer i KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. Nuværende medlemmer af KAB s repræsentantskab er Henrik Harsberg og Linda Storgaard. at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer samt to personlige suppleanter til KAB s repræsentantskab. 6. Valg af delegerede til BL s kredsmøder I henhold til BL s vedtægter kan udpege fire delegerede til BL s kredsmøder, hvoraf halvdelen skal vælges af selskabets organisationsbestyrelse. De resterende to vil blive udpeget på repræsentantskabsmøde den 17. november /11

5 Nuværende delegerede valgt af organisationsbestyrelsen er Linda Storgaard og John Resting. at organisationsbestyrelsen vælger to delegerede til BL s kredsmøder. 7. Revisionsprotokol Kopi af revisionsfirmaet Ernst & Young Revisonspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2010/2011. Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen at revisionsprotokollen tages til efterretning. Sager til beslutning 8. Selskabets og afdelingernes regnskaber Regnskaberne udviser følgende: Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto 805, Arbejdskapital. Status balancerer med kr. og selskabets dispositionsfond udgør, inkl. renter, kr., svarende til gennemsnitlig kr. pr. lejemål Niverød III Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., der overføres til det samlede resultat. Status balancerer med kr Niverød IV Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. 5/11

6 Status balancerer med kr Mergeltoften I Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Bofællesskabet Byvejen Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Mergeltoften V Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på 0 kr. Status balancerer med kr Niverødgård Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr. som overføres til det samlede resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Årsregnskaber 1. juli 2010 til 30. juni 2011 samt status eftersendes at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber for 2009/2010. Regnskaberne vil efterfølgende blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkend 9. Selskabet driftsbudget Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 for Fredensborg Boligselskab. Driftsbudgettet balancerer med kr. Bilag 3: Budget 2012/2013 6/11

7 at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for 2012/2003, som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 10. Bestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formand i samarbejde med KAB. Beretningen aflægges på s førstkommende repræsentantskabsmøde den 17. november Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. 11. Niverød III og IV etablering af vand- og varmemålere Som besluttet på sidste møde i organisationsbestyrelsen den 15. november 2011 har energiafdelingen i KAB (ENO) udarbejdet et totaløkonomisk overslag på etablerings- og driftsomkostninger på henholdsvis Brunata Webmon Plus anlæg og samme beregninger i forhold til et traditionelt alternativ. Repræsentanter fra KAB s energiområde vil på mødet fremlægge forslagene, og svare på spørgsmål i forbindelse med etablering af vand-og varmemålere. Energiområdets bistand i denne sag er honorarbærende, og der vil blive udfærdiget en byggeforretningsføreraftale. Bilag 5: Energi og vandmålere at organisationsbestyrelsen tager endelig beslutning om valg af leverandør og produkt, således at projektet kan blive udbudt i licitation og anlæggene være køreklar inden start af næste regnskabsår den 1. juli /11

8 12. Bestyrelseshonorar 2011/12 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli Reguleringsindekset for september 2011 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 71,49 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 42,89 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Bestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder. Udbetaling sker med udgangen af november og maj måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 13. Hjertekursus Fra Helge From er modtaget følgende forslag: Det foreslås, at rekvirere et 3-timerskursus fra Hjerteforeningen for 12 personer, gerne 6 fra Niverød III og 6 fra Niverød IV. Kurset koster kr. Der vil derefter være mulighed for afholdelse af selvstudiekurser for interesserede beboere, hvor de 12 kursister underviser. Disse kurser vil indeholde en dvd, en dukke samt skriftligt materiale. Dette materiale er uden udgift for afdelingerne. Kurserne vil kunne afholdes i Tingstedet og/eller Laden. Disse kurser er gratis, hver enkelt tilmeldt modtager kursuspakken til ejendom. Dette er et led i Hjertefondens kampagne: Hjælp hjertet. Der et bevilget prøvedukker af Trygfonden. 8/11

9 at organisationsbestyrelsen drøfter forslaget og eventuelt bevilger kr. af arbejdskapitalen til gennemførelse af 3-timers kurset fra Hjerteforeningen. Sager til orientering 14. Styringsdialog Den 13. oktober 2011 blev der på Fredenborg Kommunes rådhus afholdt styringsdialogmøde. Ud over repræsentanter fra Fredensborg Kommune deltog fra, John Olsen og Henrik Harsberg samt fra KAB, Bjarne Wiingaard. Fredensborg Kommune har som referat fra mødet udarbejdet et aftaledokument. Dette dokument er foreløbigt et udkast, der på organisationsbestyrelsesmødet skal kommenteres og eventuelt suppleres af John Olsen og Henrik Harsberg. Administrationen tilbagemelder på denne baggrund til Fredensborg Kommune. John Olsen og Henrik Harsberg vil på organisationsbestyrelsesmødet orientere nærmere. Bilag 6: Udkast til aftaledokument for styringsdialog 15. Ejendomskontorets normering På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev ejendomskontorets normering drøftet. Der vil på kommende organisationsbestyrelsesmøde blive redegjort for forhold i den sammenhæng. 16. Nyt fra ejendomskontoret KAB orienterer nærmere på mødet. 9/11

10 17. Nyt fra afdelingerne Niverød IV - renovering Alle bygningsarbejder er færdige, mens det har knebet med færdiggørelsen af friarealer. Hovedentreprenøren har udskiftet sin gartner-underentreprenør og der blev lavet en plan for færdiggørelsen af de sidste arbejder, som nu er afsluttet. Der pågår nu gennemgang for konstatering af fejl og mangler, som derefter skal udbedres. Sidste regninger samt vurdering af afsætningsbeløb er modtaget fra teknikerne og der arbejdes med udarbejdelse af udkast til byggeregnskab. Umiddelbart er budget/regnskabet for den samlede anskaffelsessum som følger: Budget ved Skema B godkendelsen: Sokkel/dræn kr. (Støttede arbejder) Facader kr. (Ustøttede arbejder) Total kr. Byggeregnskabet forventes at blive som følger: Sokkel/dræn kr. Facader kr. Total kr. Der er således en overskridelse på knapt 3,5 mio. kr., svarende til knapt 3,5 %. Det skal dog bemærkes, at der i denne overskridelse er indeholdt et stort beløb på knapt 4,1 mio. kr. til afholdte vinterforanstaltninger i 2009/10 og 2010/11, ligesom der er afsat 1,2 mio. kr. til nødtørftig opretning af udeområder, der er blevet ekstraordinært ødelagt grundet de hårde vintre. Endvidere er der indeholdt udgifter til en under forløbet konstateret byggeskade vedrørende løse gavle. Dette beløber sig til knapt kr. Når det endelige byggeregnskab foreligger, vil det blive fremsendt til Kommune og Landsbyggefond. Landsbyggefonden vil endvidere blive bedt om at vurdere muligheden for at anvende midler fra reguleringskontoen til opretninger af stier og pladser, ligesom der vil blive søgt om midler fra RealDanias pulje vedrørende Det gode boligliv. Her er det muligt at hente støtte svarende til 50 % af anlægsudgifterne. 10/11

11 18. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 7: Oversigt beboerklagenævnssager 19. Kommende møder i 2012 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 9. februar 2012, kl Eventuelt 21. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser der ønskes refereret fortroligt. 11/11