EU-udbud af elektronisk låsesystem til Hillerød Kommune

Transkript

1 EU-udbud af elektronisk låsesystem til Info Version 6 Url Tender type Cancelled Procurement procedure Open procedure Publish date 9/16/2013 8:38 AM Bid due date 6/17/ :00 PM Document due date 6/17/ :00 PM Change date 9/16/2013 8:38 AM Opening date 6/17/ :00 PM Buyer Company Version changes Kære tilbudsgiver har desværre fundet fejl i udbudsmateriale, hvorfor nærværende EU udbud herved annulleres.med venlig hilsensusanne Keil BruhnStrategisk indkøb Description Udbuddet vedrører levering og montering af et elektronisk låsesystem omhandlende ca. 450 borgere, som bor i eget hjem og som ikke er bosat på et plejecenter. ønsker bl.a. en løsning, som medfører en større sikkerhed omkring låsesystemet end i dag, samt mulighed for at dokumentere den konkrete brug heraf. Læs mere i udbudsmaterialet. CPV codes Code Description Electronic supplies Locks, keys and hinges Locks Electronic security lock Keys Locksmith services. Announcements Date Name Description 9/3/2013 9:39 AM Offentligt udbud, elektronisk låsesystem, Kære tilbudsgiver Til høflig orientering er evaluering - herunder testperiode - endnu ikke iværksat. Med venlig hilsen Susanne Keil Bruhn Page 1 of 10

2 6/27/ :42 PM Offentligt udbud, elektronisk Låsesystem 6/10/ :01 AM Justeringer i udbudsmaterialets Bilag A Kære tilbudsgiver Tak for modtagne tilbud, som forventes gennemgået efter sommerferien. Omkring periode for testopsætning, forventes denne omkring september, hvorefter den endelige evaluering af tilbud vil finde sted. Med venlig hilsen Susanne Keil Bruhn Strategisk indkøb Justeringer i udbudsmaterialets Bilag A, Kravspecifikation: Ad 3) Krav til låsen ændres til Krav til låsesystemet (eksklusive låseanordningen) Ad Krav 3.1) Låsen. ændres til Låsesystemet Ad Krav 4.4) Udgår Page 2 of 10

3 6/10/2013 9:59 AM Spørgsmål og svar udsendt 10. juni 2013 til alle tilbudsgivere Spørgsmål og svar udsendt 10. juni 2013 til alle tilbudsgivere: Vi har lige et par spørgsmål: 1) Det er et krav at jeres fremtidigt elektroniske nøglesystem skal kunne åbnes via en PDA - et minimumskrav - korrekt? Nej, det er ikke et minimumskrav at der skal anvendes PDA - når det nu er et krav, så forstår vi ikke hvorfor at I beskriver en situation hvor borgerens cylinder skal skiftes - hvis I ønkser at åbner alle borgerdøre via jeres PDA, så skal cylinderen jo ikke skiftes - forklar venligst? Vi har ikke noget krav om PDA, jf. ovenfor. - Er det fordi at I godt ved at alle døre nok ikke kan monteres op uden forbedringer, og at I i den forbindelse ønsker at investere i ny låsekasse, således at det elektroniske adgangssystem med åbning via PDA, alligevel kan benyttes? Vi har ikke noget krav om PDA, jf. ovenfor. - I beder om pris på nøglebokse - er det ligeså et udtryk for at I godt ved at det PDA system som I ønsker, kan monteres på alle borgerdøre? (eller ønsker I pris på en løsning der udelukkende anvender nøglebokse?) Vi er åbne overfor en løsning der indeholder nøgleboks. - Er et mindste krav at nøgleboksen skal kunne åbnes via PDA - nøglesystemet? Nej, der er ikke krav om PDA, men nøgleboksen skal kunne åbnes med en elektronisk løsning. - Hvor mange steder antager I at der er behov for elektroniske eller mekaniske nøglebokse (definér venligst type) nøglebokse? Det kommer an på jeres system, og hvad det kan håndtere - Hvem beslutter om der skal en nøgleboks op eller evt. forbedringer skal udføres hos en borger? Det er Visitation og Hjælpemidler, som er Hillerød Kommunes myndighedsfunktion på området, der visiterer borgeren til nøgleløsning. - I kræver at nøgleboksen skal være sikret i rød klasse - det er et godkendelses stempel der sikrer at produktet er i orden - men det kræver i ikke på resten, det skal blot være sikringsmæssigt tilsvarende. Hvis vi så kommer ud til en borger der har en godkendt installation på sin hoveddør (godkendt mekanisk lås), så kan vi ikke montere denne løsning som I beder om, da den ikke er testet eller godkendt - skal vi så på alle disse lokaliteter monterer en godkendt nøgleboks? Vi henviser til Krav 3.5: Den installerede lås skal sikringsmæssigt være på niveau med eller mere i f.t. den eksisterende lås.. Derudover har vi et krav om, at evt. nøglebokse skal være sikret i rød klasse. Page 3 of 10

4 PDA er: generelt spørgsmål: Da batterilevetiden i PDA er rækker til ca. 500 opladninger, hvor længe forventer Hillerød Kommune, at de nye PDA er med Android 4.1, vil være i drift før en ny udskiftning er påkrævet? Vi udskifter løbende PDA er, når der er behov for det (vi skifter også af og til batterier i PDA erne). Det kommende års tid vil det udelukkende være til PDA med Android 4.x. Får vi en leverandør i forbindelse af udbud af vores omsorgssystem, så har en onlineløsning til PDA, vil det frigøre os fra krav om at benytte PDA med Android Styresystem. Vi vælger først leverandør omkring årsskiftet Afsnit: Krav, punkt 2.2: Er dette for at undgå at softwareløsningen er en overbygning på andet program og derved vil give en brugerflade med, i sådan et tilfælde, ubrugelige funktioner eller ligger der andet til grund? Det er for at være informeret om, hvorvidt løsningen rummer andre funktioner, som kan være kompromitterende for sikkerhed eller konflikte, når der udarbejdes snitflade til omsorgssystemet. Afsnit: Krav, punkt 2.2: Er det eller leverandøren, der skal hoste softwareløsningen? Det har vi ikke taget stilling til. Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt 1.2.2: Kan oplyse, hvilke låsetyper, der er mest almindelige samt hvilke, der er sjældne og som kunne forvente problemer med? Nej Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt 1.2.9: Må der vedhæftes visuelle prints til dette spørgsmål? Ja Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt : Ønskes snitflader leveret til CSC nu eller vil det være muligt at afvente afgørelsen i s udbud vedr. omsorgssystem inden en snitflade leveres? Det kan afvente udfaldet af udbuddet som kommer nov/dec 2013 Afsnit: Sikkerhed, punkt 1.3.5: Kan sætte en konkret tidsfrist for, hvor hurtigt en bortkommen nøgle skal kunne blokeres i systemet? Nej, det er en af konkurrenceparametrene Afsnit: Sikkerhed, punkt : Da vores system ikke har nogen critical point of failiure vil vi gerne have defineret hvordan definerer Oppetid? Vi definerer oppetid ud fra den del af døgnets 24 timer på alle årets dage, hvor systemet er tilgængeligt/fungerer Afsnit: Krav, punkt 1.4: Hvem skal udføre batteriskift og hvordan prissættes dette kontra systemer der ikke kræver batteriskift (tekniker + batteripris)? Batteriskift skal beskrives jf. pkt i Tilbudsskemaet, derudfra besluttet, hvem der udfører det. Afsnit: Krav, punkt 3.1: Ønsker kommunen en SKFOR godkendt løsning kræver dette uddannet personale, anses dette som fag autorisation? Kommunen er ikke bekendt med begrebet SKFOR. Såfremt der menes det tidligere SKAFOR-regelsæt, dvs F&P s regler (Forsikring og Pension) for godkendte låse, skal låse være godkendt i mindst sikringsklasse BLÅ, og arbejdet skal udføres af en godkendt låsesmed. Der henvises endvidere til ændring af pkt 3.1 fra Låsen til Låsesystem Page 4 of 10

5 Spørgsmål til: Kan it-systemet generere udleveringskvitteringer. -Er det muligt at få dette spørgsmål, uddybet og præciseret. Medarbejderne skal kvittere for evt. udleverede genstande, derfor kan der være behov for at kunne printe et dokument om udlevering, som medarbejderen kan underskrive. Vi er klar over, at der løbende sker justeringer i mængden af visiterede borgere, men håber alligevel, at I kan oplyse en cafordelig mellem borgere i hus og lejligheder, til brug for beregningen af monteringspriser? Et meget usikkert tal er, at ca. halvdelen af borgerne bor i hus eller i uaflåst opgang. Kan I oplyse navnene på de boligselskaber, hvor de visiterede borgere bor? Og hvis ikke den fulde liste, så de primære, som minimum? Et par af de store er KAB(/AKB) og Boligselskabet Nordsjælland, men der er mange flere. I tilbudsskemaets pkt spørges, om systemet kan generere udleverinskvitteringer. Hvilken udlevering er der tale om? Medarbejderne skal kvittere for evt. udleverede genstande, derfor kan der være behov for at kunne printe et dokument om udlevering, som medarbejderen kan underskrive. Spørgsmål 1: Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig forbindelse med ikke batteridrevne installationer, herunder omkostninger til installation af låse, kabling, opsætning og nedtagninger, reetablering mm. Indregnes disse omkostninger i udbuddet eller hvorledes forholder kommunen sig til disse? Ja, alle udgifter til etablering af låseordningen medregnes. Spørgsmål 2: Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig i forbindelse med integration til kommunens nuværende Care system? Vi foretrækker en løsning med snitflade til vores omsorgssystem (jf. Tilbudsskemaet pkt ) Page 5 of 10

6 Spørgsmål 3: I afsnit 1.3 i udbudsmaterialet nævnes en række leverandører der skal have adgang til borgerens hjem, der nævnes ikke sygeplejersker og læger. Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig i forbindelse med akuttildelinger til disse, f.eks. i forbindelse med nødkald? Det er beskrevet i Tilbudsskemaets pkt Spørgsmål 4: Har kommunen i perioden op til udbud testet specifikke løsninger, og i givet fald hvilke? Nej, det har vi ikke Krav 1.4: Hvorledes skal begrebet specialværktøj opfattes? - Accepteres skruetrækker, tang o.lign.? En almindelig, lille skruetrækker vil ikke være specialværktøj. Krav 3.4: Skal de 3 stk. nøgler pr. lås være indeholdt i Tilbudslistens (Bilag D) "Pris for anskaffelse af låsesystem samt fysisk implementering...osv."? Ja, for prisen skal indeholde alle udgifter. Krav 4.3: Vil der i tilbudsvægtningen blive taget højde for, at der på nogle systemer SKAL betales softwarelicens for at låsene overhovedet kan kontrolleres via software? - Jeg tænker her særligt på perioden efter at aftaleperioden (4 år) er udløbet, hvor kommunen så hænger på en fast driftsudgift. Bør disse licenspriser ikke indgå som et kriterium? Evt. softwarelicens skal være med i prisen, da den skal indeholde alle udgifter i den 4-årige periode. Krav 4.4: Vil der blive afkrævet teknisk dokumentation forud for kommunens beslutningstagen for, at hver bruger kun har adgang til at SE og RETTE om de dele af systemet, som vedrører eget område? Nej. Der henvises til at krav 4.4 er udgået. Dette er et punkt af væsentlig betydning. Vi har yderligere et par spm. og jeg tillader mig hermed at genfremsende spm. inkl. yderligere spm. Til rette vedkommende: Spørgsmål 1: Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig forbindelse med ikke batteridrevne installationer, herunder omkostninger til installation af låse, kabling, opsætning og nedtagninger, reetablering mm. Page 6 of 10

7 Indregnes disse omkostninger i udbuddet eller hvorledes forholder kommunen sig til disse? Se ovenfor Spørgsmål 2: Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig i forbindelse med integration til kommunens nuværende Care system? Se ovenfor Spørgsmål 3: I afsnit 1.3 i udbudsmaterialet nævnes en række leverandører der skal have adgang til borgerens hjem, der nævnes ikke sygeplejersker og læger. Hvilke overvejelser har kommunen gjort sig i forbindelse med akuttildelinger til disse, f.eks. i forbindelse med nødkald? Se ovenfor Spørgsmål 4: Har kommunen i perioden op til udbud testet specifikke løsninger, og i givet fald hvilke? Se ovenfor Spørgsmål 5: Under pkt bruge begrebet udvælgelseskriterier jf. bilag B. Samtidigt er der i bilag 2.16 anført Tildelingskriterium, hvorunder anskaffelsessum, drift og løsningsbeskrivelse til sammen udgør 100 %. Venligst beskrive sammenhængen mellem udvælgelseskriterier og tildelingskriterium? Udvælgelseskriterier viser tilbudsgivers egnethed/konditionsmæssighed og bedes dokumenteret jf udbudsmaterialets pkt Det er vigtigt at aflevere al dokumentation som forespurgt, da tilbudsgiver ellers vurderes ukonditionsmæssig. Såfremt tilbudsgiver er konditionsmæssig efter vurdering iht udvælgelseskriterier, vil vurdering af indkomne tilbud vurderes efter tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtig, jf udbudsmaterialets pkt Spørgsmål 6: I bilag C pkt står anført responstid hvad refere rer dette mere præcist til? Det skal forstås som, hvor hurtigt I reagerer på en henvendelse, og på hvor hurtigt I løser forskellige typer af fejl afhængige af hvor kritiske de er. Spørgsmål 7: I bilag C under pkt står der anført udleveringskvittering. Hvad menes der præcist med dette begreb? Medarbejderne skal kvittere for evt. udleverede genstande, derfor kan der være behov for at kunne printe et dokument om udlevering, som medarbejderen kan underskrive. Spørgsmål 8: Er det en forudsætning at Bluetooth 4.0 er implementeret i løsningen? Nej Spørgsmål 9: Er det én forudsætning at der også kan leveres andre adgangsgivende enheder end en mobiltelefon? Nej Page 7 of 10

8 Spørgsmål 10: Jf. bilag B afsnit 3: Når virksomheden ejes af et moderselskab er det så moderselskabets regnskabstal der skal fremlægges? Såfremt et moderselskab byder med ind på opgaven i tilbudsgivningen skal alle regnskabstal fremlægges. Det er altså den bydende konstellation der skal fremlægge regnskabstal. Spørgsmål til tilbudslisten Der ønskes pris ved efterfølgende køb af nøglerør/-bokse. - Skal der i denne pris være indeholdt: * elektronisk lås? Ja * montering? Nej Tilsvarende spørgsmål kan stilles til Option 1: Skal der i denne pris være indeholdt: * elektronisk lås? Nej, handler kun om monteringen * levering af selve nøglerøret/-boksen? Nej, handler kun om monteringen Dem har vi svaret på ovenfor. For en sikkerhedsskyld gensendes her vores spørgsmål til udbudsmaterialet: PDA er: generelt spørgsmål: Da batterilevetiden i PDA er rækker til ca. 500 opladninger, hvor længe forventer Hillerød Kommune, at de nye PDA er med Android 4.1, vil være i drift før en ny udskiftning er påkrævet? Afsnit: Krav, punkt 2.2: Er dette for at undgå at softwareløsningen er en overbygning på andet program og derved vil give en brugerflade med, i sådan et tilfælde, ubrugelige funktioner eller ligger der andet til grund? Afsnit: Krav, punkt 2.2: Er det eller leverandøren, der skal hoste softwareløsningen? Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt 1.2.2: Kan oplyse, hvilke låsetyper, der er mest almindelige samt hvilke, der er sjældne og som kunne forvente problemer med? Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt 1.2.9: Må der vedhæftes visuelle prints til dette spørgsmål? Page 8 of 10

9 Afsnit: Brugervenlighed og drift, punkt : Ønskes snitflader leveret til CSC nu eller vil det være muligt at afvente afgørelsen i s udbud vedr. omsorgssystem inden en snitflade leveres? Afsnit: Sikkerhed, punkt 1.3.5: Kan sætte en konkret tidsfrist for, hvor hurtigt en bortkommen nøgle skal kunne blokeres i systemet? Afsnit: Sikkerhed, punkt : Da vores system ikke har nogen critical point of failiure vil vi gerne have defineret hvordan definerer Oppetid? Afsnit: Krav, punkt 1.4: Hvem skal udføre batteriskift og hvordan prissættes dette kontra systemer der ikke kræver batteriskift (tekniker + batteripris)? Afsnit: Krav, punkt 3.1: Ønsker kommunen en SKFOR godkendt løsning kræver dette uddannet personale, anses dette som fag autorisation? Page 9 of 10

10 5/17/ :39 AM Elektronisk låsesystem, Til potentielle tilbudsgivere Til høflig orientering, forventes spørgsmål / svar ark udsendt i uge 21/ /6/2013 8:18 AM Elektronisk låsesystem til 4/17/2013 8:52 AM Bilag C - wordformat - elektronisk låsesystem til Venlig hilsen Susanne Keil Bruhn Indkøbskonsulent Strategisk Indkøb Kære tilbudsgivere, Der er indkommet et spørgsmål, som jeg vil besvare herunder: Er der i udbuddet mulighed for vi kan fremkomme med et alternativt tilbud. Eller vil det blive betragtet, som om begge tilbud ikke er konditionsmæssige? Svar: Det er ikke muligt at tilbyde en alternativ løsning - dette vil i givet fald blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Jeg er bevidst om, at der sker produktudvikling på området hele tiden, ligesom det gør på mange andre vareområder. Men for at kunne lave en retfærdig sammenligning af de indkomne tilbud og herefter teste den tilbudte løsning jf. udbudsreglerne, så afviser vi alternative tilbud. I er naturligvis velkomne til at komme med yderligere spørgsmål, som jeg vil samle op på løbende. En god dag til Jer alle. Mange hilsner herfra, Louise Agerskov Christensen Strategisk Indkøb Kære tilbudsgivere, Jeg fremsender hermed Bilag C - Tilbudsskema i wordformat til udfyldning. God arbejdslyst. Mange hilsner herfra, Louise Agerskov Christensen Strategisk Indkøb Requirements Level Description 1 Tilbudsliste - bilag D No Information only 2 Tilbudsskema - bilag C No Page 10 of 10