Notat. Bilag 2 Tillægsnotat afsmitning (prækvalifikation) Specifikke detaljer til udbudsmateriale (afsmitning)

Transkript

1 Notat KONCEPT FOR UDBUDSMATERIALE - LEVERANCER AF PLASTRØR TIL VANDFORSYNING Vejledning 18. november 2009 Indholdsfortegnelse: 1. Baggrund Læsevejledning Anbefalinger ved prækvalifikation, udbud og kontrahering Prækvalifikation Udbud - rørleverance Kontrahering mv Detaljer til prækvalifikation Detaljer til udbudsmateriale Referencer... 6 Bilag Bilag 1 Bilag 2 Tillægsnotat afsmitning (prækvalifikation) Specifikke detaljer til udbudsmateriale (afsmitning)

2 2 1. Baggrund Der har gennem de seneste år været fokus på risikoen for afgivelse af uønskede stoffer til drikkevandet fra plastrør, der anvendes til vandforsyningsformål. Miljøstyrelsen har i den forbindelse gennemført undersøgelse af henholdsvis PE-, PC- og PEX-rør /1/ og /2/. På baggrund af de gennemførte undersøgelser har Miljøstyrelsen i 2006 udgivet et notat vedr. den sundhedsmæssige vurdering af phenoler og andre kemiske stoffer afgivet fra plastrør til drikkevandet /3/. Flere vandforsyninger har endvidere, i forbindelse med udbud af materialeindkøb og lign., valgt at stille krav om dokumentation for overholdelse af grænseværdier vedrørende afsmitning. Med baggrund i ovenstående har DANVA udarbejdet dette notat - ligeledes med fokus på detaljer omkring afsmitning. Notatet har, med samme fokus, følgende formål: at lette fremtidige udbud for forsyningerne at sikre kvalitet og ensartethed i branchen at give mulighed for central vidensopbygning og vidensdeling mellem forsyningerne Notatet retter sig mod vandforsyninger, der som en del af den daglige drift håndterer større eller mindre indkøb af plastrør til drikkevand og/eller udbud af samlede entrepriser, hvor levering og lægning af distributionsledninger indgår. 2. Læsevejledning Notatet er opbygget med en vejledning og to tilhørende specifikke bilag. Nedenstående afsnit indeholder anbefalinger af relevans i forbindelse prækvalifikation, udbud og efterfølgende kontrahering. Bilag 1 indeholder et eksempel på et tillægsnotat, der kan medudsendes i forbindelse med annoncering af prækvalifikationsrunde, og bilag 2 indeholder specifikke detaljer, der kan anvendes som en del af det efterfølgende udbudsmateriale.

3 3 3. Anbefalinger ved prækvalifikation, udbud og kontrahering Overvejelse omkring afsmitning er relevant i forbindelse med prækvalifikationsrunder, EU udbud, øvrige udbud samt i forbindelse med kontrahering. Nedenfor er kort specificeret, hvad der er relevant at gøre af overvejelser i forbindelse med dels prækvalifikation og dels specifikke udbud. Overvejelserne vedrører alene forhold omkring rørleverancer. 3.1 Prækvalifikation Allerede i forbindelse med en evt. prækvalifikation, anbefales det at tydeliggøre for rørleverandøren, hvad der stilles af krav til dokumentation i forhold til evt. afsmitning af phenoler mv. til drikkevandet. Det bør i annonceringen specificeres, at en eks. INSTA-CERT certificering (mærket med Nordic Poly Mark) og lign. ikke alene udgør en tilstrækkelig dokumentation. I disse ordninger er alene specificeret, hvilken prøvetagnings- og analysemetode der skal anvendes, når der gennemføres migrationstests, men ikke specifikke krav til grænseværdier på enkelte stoffer. Det anbefales ved annonceringen at uddybe beskrivelsen omkring afsmitning i et tillægsnotat. Bilag 1 indeholder et eksempel på, hvordan et sådant tillægsnotat kan udformes. Tillægsnotatet i bilag 1 kan anvendes umiddelbart ved blot at foretage en ganske let redigering (udbydernavn og lign). Kravet ved selve prækvalificeringen er alene, at leverandøren skriftligt kvitterer for, at der i forbindelse med det efterfølgende tilbud leveres den fulde dokumentation. Notatet har derved ved prækvalificeringen alene til formål at varsle, hvad der stilles af krav for dokumentation, ved den senere tilbudsgivningen. Dette er vigtigt at påpege, da der i forbindelse med evaluering ved prækvalificering og tilbudsgivning ikke må evalueres på samme parametre. I afsnit 3.2 ses en uddybende kommentering af detaljeringsniveauet for analyserne mv. 3.2 Udbud - rørleverance Det anbefales at der stilles krav om at tilbudsgiver skal præsenterer en beskrivelse af, hvordan der sikres den rette produktionsstyring, så krav om fornyet dokumentation (migrationsstests) ved evt. produktionsæn-

4 4 dringer overholdes. Det anbefales endvidere, at denne beskrivelse indgår som en del af tilbudsevalueringen. Evt. ved et selvstændigt kriterium eller som en del af et samlet kriterium. I forbindelse med udbud af materialeindkøb eller øvrig rørleverance anbefales det igen at tydeliggøre for rørleverandøren, hvad der stilles af krav til dokumentation i forhold til afsmitning. En del af de detaljer, der er præsenteret i forbindelse med en evt. forudgående prækvalificering gentages i udbudet (ses ved sammenligning af bilag 1 og 2). Det anbefales at stille krav om, at analysedata fra migrationstesten udleveres specificeret på de enkelte stoffer. Herved opnås fuld gennemsigtighed for, i hvilken grad der sker afsmitning fra de valgte rør, og udbyderen får mulighed for at indsamle viden om tingenes sande tilstand. Det er dog samtidig vigtigt, at dette sker på fortrolig vis, af hensyn til leverandørens integritet. Hvis leverandøren evt. senere tilkendegiver at være interesseret i at deltage i en anonymiseret, samlet erfaringsopsamling, eks. i DANVA regi, vil dette være muligt. Erfaringen er, at leverandørerne har meget varierende tilgang til at håndtere analysedata fra migrationstests. Det er derfor vigtigt at være forberedt på en del spørgsmål undervejs, og det kan af samme grund være hensigtsmæssigt at indlægge ekstra tid til håndtering af samme. Krav for migrationstests i forhold til, hvilke dimensioner der skal testes, skal tilpasses, så data dækker leverancen repræsentativt. Samtidig skal det påpeges, at jo mindre rør, jo større afsmitning. Ved dokumentation for flere rørgrupper opnås naturligt en bred dækning. Dernæst bør det tilstræbes, at de specifikke dimensioner for tests vælges, så datamaterialet giver leverandøren størst mulig genanvendelighed eksempelvis i forbindelse med andre tilbud. De specifikke krav til de bydende SKAL dog naturligvis fastholdes at være ens for alle, så der fastholdes at være sammenlignelighed og derved mulighed for ligebehandling under tilbudsevalueringen. Bilag 2 indeholder specifikke detaljer, der kan anvendes som en del af selve udbudsmaterialet. Teksten er udarbejdet i en form, så direkte klip fra teksten kan anvendes til specifikke, kommende udbudsmaterialer. 3.3 Kontrahering mv. I forbindelse med kontraheringen anbefales det at udarbejde en forpligtende aftale med leverandøren for følgende:

5 5 hvor hyppigt skal der leveres supplerende dokumentationen? på hvilket detaljeringsniveau skal dokumentationen leveres? hvordan sikres sporbarhed fra leverance til produktion? evt. udbyder stikprøvekontrol Det foreslås, at der for længerevarende leveranceperioder stilles krav om én migrationstests for hver rørgruppe pr. halvår (analyseprogram jf. tabel 2 i bilag 2). Testen bør leveres på samme detaljeringsniveau som i udbudsfasen. Leverandøren skal levere en detaljeret plan for hvordan der foretages identifikation/mærkning af rør hvordan man via mærkningen kan fremskaffe specifik viden om produktionssted, -tidspunkt, råvarer og halvfabrikata samt kvalitetskontroldata hvornår der udføres eventuelle supplerende migrationstests Mærkningen skal fremgå af dels rør og dels følgeskrivelser. Information vedrørende identifikationsdetaljer og leveringstidspunkt mv. skal gerne leveres elektronisk i et format, der nemt kan overføres eks. til regneark, database eller lign. (ikke del af standardbeskrivelse i bilag 2, skal tilføjes særskilt). Dette for at sikre en overskuelig datalagring hos forsyningen. Såfremt der ved migrationstest, gennemført i kontraktperioden, påvises overskridelser af krav til de fastsatte grænseværdier (bilag 2), skal leverandøren uden merberegning inden for 14 dage foretage genprøvetagning og genanalyse. Endvidere skal årsagen til overskridelse afklares. Ved gentagne overskridelser af krav vedr. migration bør det være muligt for udbyder, efter skriftlig meddelelse, at opsige kontrakten. 4. Detaljer til prækvalifikation I Bilag 1 ses et eksempel på et tillægsnotat, der ved en ganske let redigering (røde markeringer) kan anvendes som tillægsnotat i forbindelse annoncering ved prækvalifikation. 5. Detaljer til udbudsmateriale I bilag 2 ses specifikke detaljer, der kan anvendes i forbindelse med kommende udbud. Teksten i bilag 2 er udarbejdet i en form, så direkte klip fra teksten kan anvendes til det specifikke udbudsmateriale. Røde markeringer skal dog tilpasses det konkrete udbud.

6 6 6. Referencer /1/ Miljøstyrelsen. Undersøgelse af PEX rør til drikkevandsbrug. Miljøprojekt nr. 1167, /2/ Feltundersøgelse af vandforsyningernes plastrør. Miljøprojekt nr. 1049, /3/ Opdateret notat om Sundhedsmæssig vurdering af phenoler og andre kemiske stoffer afgivet fra plastrør til drikkevand. 25. oktober 2006.