Personalehåndbog for Vestforbrænding - juli 2009

Transkript

1 Personalehåndbog for Vestforbrænding Side 1 af 42

2 Indhold - oversigt Velkommen... 5 Vores historie... 6 Vores mission... 8 Vores værdier... 8 Samarbejde... 8 Resultatorientering... 8 Ansvar... 8 Udvikling... 8 Vores vision... 8 Vores organisation... 8 Organisationsdiagram... 9 Trivselspolitik Ny medarbejder Nøgler Ophold Parkering Badeforhold Arbejdstøj Skærm- og sikkerhedsbriller Arbejdstid Julefrokost - registrering i Promark Klunsning Lønudbetaling Tavshedspligt Telefontid Tjenestested Personaleblad Kantine Affaldssortering Elektronisk telefonbog Flextid Læge- og tandlægebesøg Særlig feriegodtgørelse Overførsel og udbetaling af ferie Sygdom Anmeldelse af sygdom For sent eller manglende anmeldelse af sygdom Raskmelding Syg mere end 30 dage refusion Sygesamtale Fastholdelsesplan Mulighedserklæring Deltidssyge medarbejdere Medarbejders manglende deltagelse i kommunens opfølgning Fraværssamtale Barns første sygedage Omsorgsdage Side 2 af 42

3 -Barsel Tjenestefri, mærkedage og jubilæum Tjenestefrihed med løn og 40 års Jubilæum Arbejdsskader Arbejdsskader/-ulykker Forsikringsforhold for medarbejdere på VF Arbejdsulykker på arbejdsstedet Særligt vedr. skade på briller Særligt vedr. skade på tænder Særligt vedr. skade på egen computer Særligt vedr. skade på eget tøj Ulykke i forbindelse med kørsel i bil mv Ulykker i forbindelse med rejser Hvis jeg forvolder skade, når jeg arbejder for Vestforbrænding Ulykker i forbindelse med privat ærinde i arbejdstiden Tyveri af personlige ejendele i arbejdstiden Ulykker eller skader i forbindelse med deltagelse i julefrokost, samarbejdsøvelser eller lignende arrangementer Sikkerhed Adgangskort til eksterne på Vestforbrænding Beredsskabsplan Sikkerhedsforanstaltninger Organisationer/udvalg Samarbejdsudvalg (SU) Arbejdsmiljøudvalg (AM-U) Arbejdsmiljøsorganisation (AM-O) Personaletilbud Idrætsforening Motionsrum Feriepulje Personaleforening Kunstklub Udlån Frokostordning Take away Massage Psykologordning Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Seniorordning Seniordage Arbejdspladsvurdering Lean Ansættelse af familiemedlemmer Honorering når medarbejdere holder foredrag eller lign Retningslinier ved deltagelse i kurser, møder m.m Retningslinjerne omfatter Retningslinjernes omfang Deltagelse i interne møder Side 3 af 42

4 -Deltagelse i eksterne møder Deltagelse i kurser, seminarer/konferencer og/eller studieture Transportgodtgørelse gælder alle ansatte Anbefaling og oplysning om ansættelse Diæter Retningslinier for privat brug af arbejdsmobiltelefon Beskatning af personalegoder Sponsorbilletter Retningslinier for tjek af kørekort Side 4 af 42

5 VELKOMMEN Et velkomstord fra den administrerende direktør: Kære nye kollega! Først og fremmest vil jeg gerne byde dig velkommen hos Vestforbrænding. Vi er glade for, at du har valgt at arbejde sammen med os og vil gøre alt, hvad vi kan for, at du kommer til at føle dig godt tilpas hos os, for at understøtte dig i din udvikling, og for at din succes hos os kan blive en del af Vestforbrændings succes. Vi har udviklet denne personalehåndbog, fordi vi fandt, at det ville være praktisk for alle nok især nyansatte men også gamle medarbejdere og ledere at have en fælles referenceramme for de retningslinjer, der gælder hos os. Alle medarbejdere opfordres til at sætte spørgsmålstegn ved hensigtsmæssigheden og relevansen af virksomhedens skrevne og udskrevne regler. Ingen procedure eller handlemåde kan forklares med: Sådan har vi altid gjort. Jeg håber, at du får glæde og gavn af personalehåndbogen. Som led i dit ansættelsesforhold er du forpligtet til løbende at gøre dig bekendt og nøje følge indholdet af den senest opdaterede version af personalehåndbogen, der indeholder såvel rettigheder som pligter for dig. Da ændringer kan forekomme, skal jeg for god ordens skyld understrege, at det er intranet-versionen, der til enhver tid er gældende. Velkommen til Vestforbrænding Ivar Green-Paulsen Direktør Side 5 af 42

6 VORES HISTORIE Området Ejby Mose blev fra ca uofficielt brugt som losseplads, hvilket blev officielt fra en gang i 1940 erne, hvor Glostrup Kommune eksproprierede området og anlagde en losseplads i den nordlige del. Vestforbrænding (og Amagerforbrænding) blev besluttet og bygget i 1960 erne, og Vestforbrænding kunne tage 3 forbrændingsovne i drift den 28. oktober 1970, som altså er Vestforbrændings fødselsdag. Man havde regnet med, at byggeriet ville koste millioner kroner, men den endelig regning kom til at lyde på 150 millioner! Der blev produceret fjernvarme fra begyndelsen, og slaggen fra forbrændingen blev brugt blandt andet til voldene omkring anlægget. Men der ligger også store mængder slagge fra Vestforbrænding i Vestskoven. Allerede i 1972 var der for meget affald. Man besluttede at få en 4. ovn, hvilket der allerede var beregnet plads til fra starten denne 4. ovn blev sat i drift i I 1981 åbnede Danmarks første genbrugsstation, der skulle fremme genanvendelsen og sikre, at kun forbrændingsegnet materiale gik til forbrænding på Vestforbrænding I 1990 blev Affaldsvarmeværket i Taastrup sat i drift i affaldsselskabet VEGA (som siden fusionerede med Vestforbrænding). 1993: Nymølle kompostcenter etableres med Vestforbrænding som medejer. 1999: Vestforbrænding tager Anlæg 5 i brug og begynder dermed også at producere el. 2001: Anlæg for dioxinrensning og afsvovling på de gamle anlæg 1-4 bliver sat i drift. Endvidere blev der etableret rensning for NOx (kvælstofilter). 2003: De 4 tidligere aftalekommuner Frederiksværk, Græsted-Gilleleje, Ishøj og Skævinge blev optaget som interessenter, og Vestforbrænding fusionerede med VEGA, hvis ejerkommuner Albertslund, Høje-Taastrup og Vallensbæk dermed indgik i interessentskabet. Miljøledelsessystemet (LAM) på anlægget i Glostrup bliver miljøcertificeret efter ISO standarden (anlægget i Taastrup blev miljøcertificeret i 1999). Arbejdet med dette begyndte i 2001, og dette har sat yderligere fokus på miljø, arbejdsmiljø, sikkerhed og kvalitet. 2004: Skibby Kommune og de 7 ejerkommuner af affaldsselskabet AFAV (Frederikssund, Helsinge, Hundested, Jægerspris, Slangerup, Stenløse, Ølstykke) optages i Vestforbrænding. Op gennem 2000-årene har Vestforbrænding fået arbejdet med at administrere og bemande flere kommunale genbrugsstationer i oplandet. I 2012 er det i Ballerup, Helsinge Høje-Taastrup, Stenløse, Ledøje-Smørum og Ølstykke. 2005: Kronprins Frederik indvier Anlæg 6 og gennem året når Vestforbrænding at sætte rekord i affaldsforbrænding med i alt tons ( i Glostrup og tons på anlægget i Taastrup, der lukkes ned i maj). 2006: Fra 1. januar nedlægges selskabet MOFA I/S (Modtagestation for farligt affald), og Vestforbrænding får opgaverne med farligt affald i Birkerød, Farum, Frederikssund, Frederiksværk, Græsted-Gilleleje, Helsinge, Hillerød, Hundested, Jægerspris, Skibby, Skævinge, Slangerup, Stenløse og Ølstykke Kommuner. 2008: Rudersdal Kommune (tidligere Birkerød) træder ud af Vestforbrænding. Side 6 af 42

7 Vestforbrændings anlæg i Glostrup har en samlet forbrændingskapacitet på tons. Vestforbrænding har gennem årene fået stadig flere serviceopgaver for kommunerne. Det er f.eks. fællesordninger, rådgivning og vejledning om genanvendelse og affaldshåndtering, kampagner, genbrugspladser mv. Vestforbrænding har 320 ansatte (okt. 2012). Side 7 af 42

8 VORES MISSION Vestforbrænding løser opgaver inden for affald og energiforsyning for kommunerne. VORES VÆRDIER Vestforbrænding har fastlagt et værdigrundlag, som ligger til grund for måden, vi arbejder på, og hvordan vi behandler hinanden. Det er Vestforbrændings ledelses opfattelse, at gode resultater bedst opnås gennem kvalificerede og engagerede medarbejdere. Vestforbrændings værdigrundlag bygger således på følgende værdier: Samarbejde Vi samarbejder for at sikre de bedste løsninger og afsætter de nødvendige ressourcer hertil. Samarbejde giver mulighed for indflydelse og vidensdeling. Åbenhed Vi taler åbent sammen på en ærlig og ligeværdig måde med respekt for og tillid til hinanden og accept af hinandens forskelligheder. Resultatorientering Vi opstiller klare mål med angivelse af succeskriterier, lever op til de aftalte mål og synliggør resultaterne. Ansvar Vi påtager os ejerskab og engagement for at nå virksomhedens mål. Vi er bevidste om egne roller og evner og deltager aktivt i beslutningsprocesserne. Udvikling Vi udvikler virksomheden, dens ledere og medarbejdere, så vi dels lever op til fremtidens krav, dels påvirker udviklingen og samtidig er en attraktiv arbejdsplads. Den enkelte leder og dennes leder bliver evalueret, hvorved vi kan udvikle lederskabet og styringen, således at værdigrundlaget bliver en integreret del af vores hverdag. VORES VISION Vi er Danmarks førende affalds- og energiselskab, der sikrer optimal udnyttelse af affald, materiale- og energiressourcer gennem planlægning, drift og udvikling. VORES ORGANISATION Side 8 af 42

9 Vestforbrænding er en fælleskommunal miljø- og servicevirksomhed, som er ejet af 19 interessentkommuner. Vestforbrænding har ca. 320 medarbejdere. Den øverste myndighed er generalforsamlingen, der samles en gang om året. Vestforbrænding ledes af en bestyrelse, som består af et medlem fra hver interessentkommune og samles 6 gange om året. Oversigt over Vestforbrændings bestyrelse 1. januar december 2013: Ove E. Dalsgaard, formand, Ballerup Hans Toft, næstformand, Gentofte Steen Christiansen, Albertslund Franz Hansen, Brøndby Jens Jørgen Nygaard, Egedal Ole Find Jensen, Frederikssund Ole Bondo Christensen, Furesø Karin Søjberg Holst, Gladsaxe John Engelhardt, Glostrup Jannich Petersen, Gribskov Helge Friis, Halsnæs Thomas Gyldal Petersen, Herlev Tue Tortzen, Hillerød Michael Ziegler, Høje-Taastrup Ole Bjørstorp, Ishøj Mogens Lønborg, København Paul Knudsen, Lyngby-Taarbæk Erik Nielsen, Rødovre Henrik Rasmussen, Vallensbæk Erling O. Larsen, medarbejderrepræsentant Direktør Ivar Green-Paulsen står for den daglige ledelse. ORGANISATIONSDIAGRAM Pr. 1. november 2012 Side 9 af 42

10 Link til organisationsplan Side 10 af 42

11 TRIVSELSPOLITIK Trivselspolitik er Vestforbrændings personalepolitik Retningslinier: for rusmidler for ansættelse og afskedigelse for fravær for seniorer mod stress mod mobning Side 11 af 42

12 NY MEDARBEJDER -Nøgler Nye medarbejdere modtager nøgler og Thorbrik den første dag efter tiltrædelsen og skal kvittere for det. Den nye medarbejder skal henvende sig til HR den første dag for at blive oprettet i Promark. Har du problemer med Thorbrikken, skal du henvende dig i receptionen eller i Bygningsservice. Har du problemer uden for åbningstiden med at komme ind på Vestforbrændings område, kan du kontakte vagtchefen i Kontrolrummet ved samtaleanlægget ved indgangsporten. Hvis du har brug for et garderobeskab, vil du få nøgle udleveret af vedligeholdsafdelingen, lageret. Den sidste medarbejder, der forlader et arbejdssted skal sørge for, at kaffemaskiner og lyset er slukket, låse døren og sætte alarmen til. -Ophold Når du opholder dig på Vestforbrænding i Glostrup skal du HUSKE og brikke (Thorbrikken) dig ind/ud også hvis du går over i et andet område på Vestforbrænding. Dette er af sikkerhedsmæssige årsager. Hvis porten er lukket, når du forlader Vestforbrænding, kan du åbne porten med din Thorbrik. -Parkering Medarbejdere må kun stille deres biler på Vestforbrændings parkeringspladser. Vestforbrænding har ingen erstatningspligt i forhold til evt. tyveri og beskadigelse af biler/cykler på Vestforbrændings parkeringsplads og cykelskur - undtaget naturligvis, hvis Vestforbrændings egne køretøjer skulle forårsage skader. -Badeforhold Når du arbejder på Vestforbrænding kan du komme i kontakt med sundhedsskadelige mikroorganismer. Så en god personlig hygiejne er påkrævet. Alle bør vaske hænder grundigt og evt. skifte arbejdstøj, før de spiser. Medarbejderne i affaldsmodtagelsen får udleveret arbejdstøj, som de skal skifte til inden de går til frokost. Det er naturligt at tage et bad, når man skifter fra arbejdstøj til privat tøj. DU MÅ IKKE beholde arbejdstøjet på, når du tager hjem du skal ikke tage de sundhedsskadelige mikroorganismer med hjem til familien. I Glostrup er der baderum på 2. sal på Kanalgangen. Det er ikke tilladt at opholde sig i omklædnings-/baderummene i arbejdstiden. Der må ikke medtages og opbevares alkohol eller flasker i øvrigt i baderummene. Side 12 af 42

13 -Arbejdstøj Du får arbejdstøj fra Vestforbrænding, hvis du er beskæftiget i et område, hvor arbejdstøj er nødvendigt. Arbejdstøjet bliver vasket af et vaskeri, nogle steder findes der vaskemaskiner i afdelingerne. Medarbejderne i Anlæg Nord og Anlæg Syd vasker selv deres arbejdstøj. Der er vaskemaskiner på de enkelte Genbrugsstationer. I Anlæg Frederikssund for medarbejderne vasket deres arbejdstøj. Tøjet er Vestforbrændings ejendom og må principielt ikke bruges uden for arbejdstiden. Tøjet skal afleveres ved fratræden. Arbejdstøjet bliver udleveret på Lageret, hvor du også får håndklæde og sæbe samt et skab med lås, hvor du skal opbevare tøj og håndklæder. Medarbejdere på Genbrugsstadionerne får du udleveret ovennævnte hos driftslederen. Du skal bruge hjelm og sikkerhedssko, hvor det er påbudt ved skiltning. Hvis du arbejder i et område, hvor hjelm og/eller sikkerhedssko er påbudt, får du udleveret hjelm og sikkerhedssko. Sker der skade på dit privattøj, er du ikke dækket af forsikringen, hvis du har fået udleveret arbejdstøj. -Skærm- og sikkerhedsbriller Hvis du arbejder ved en computerskærm, og har eventuelle synsproblemer i forbindelse med arbejdet, har du måske behov for skærmbriller. Du får lavet en synstest og viser testen et behov for specielle briller, og dine eventuelle egne briller ikke kan anvendes, tilbyder Vestforbrænding skærmbriller uden udgift for dig. Du har ret til en ny synstest med jævne mellemrum. Henvend dig hos HR, hvis du ønsker en test. Det kan også være indretningen af din arbejdsplads, som er årsagen til dit problem. Derfor bør du kontakte din arbejdsmiljørepræsentant. Han/hun vil gennemgå arbejdspladsen sammen med dig med hensyn til indstilling af stol, bord, skærm og belysning. Har du behov for skærmbriller, eller er du i tvivl, skal du henvende dig til HR. Du tilbydes sikkerhedsbriller, hvis du skal arbejde i områder, hvor det er påbudt at bruge sikkehedsbriller og hvor der skønnes behov for det. Har du behov for sikkerhedsbriller, eller er du i tvivl, skal du henvende dig til HR. Der er også mulighed for at få sikkerhedsbriller med styrke. -Arbejdstid På Vestforbrænding registreres arbejdstid og fravær i Promark, som er et vagt- og tidsregistreringssystem. Nye medarbejdere bliver introduceret til systemet af deres leder. Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for fuldtidsansatte er 37 timer. Mødetidspunkt varierer fra afdeling til afdeling afhængig af opgaverne. -Julefrokost - registrering i Promark Side 13 af 42

14 Vestforbrændings årlige julefrokost starter fredag kl. 13, hvor de fleste medarbejdere stadig er på arbejde. Det betyder, at deltagerne har tjenestefri til at deltage i festlighederne fra kl. 13 og frem til normal tjenestetids ophør. De medarbejdere, der er på arbejde og som deltager i julefrokosten, logger ud af Promark med årsagen Fri m/løn (personalepolitik) inden de går til julefrokost. -Klunsning Klunsning er forbudt. Det gælder både på genbrugsstationerne, hvor affaldet tilhører ordningen (altså borgerne) og fra Vestforbrændings egne affaldscontainerne. Overtrædelse kan uden varsel medføre bortvisning/fyring fra Vestforbrænding. -Lønudbetaling I dit ansættelsesbrev er der en internetadresse, hvor du kan hente et oplysningsskema. Dette skal du udfylde og sende elektronisk til HR. Lønnen sættes ind på den enkeltes NEM-konto. Skatteoplysninger får HR automatisk. Hvis du senere ændrer adresse, skal du meddele det til HR. Lønningsdag er den sidste hverdag i måneden. Forud for hver lønudbetaling får du tilsendt en lønspecifikation via E-BOKS. Oplysningssedlen til brug ved udfyldelse af din selvangivelse, skal du selv hente på -Tavshedspligt Tavshedspligt betyder, at der kan være ting / oplysninger omkring ens arbejde, som man ikke må tale med andre om i få tilfælde kan det også gælde i forhold til kolleger. Alle offentligt ansatte (herunder ansatte på Vestforbrænding) har tavshedspligt i henhold til straffelovens 152 og forvaltningslovens 27. Tavshedspligten gælder også efter ansættelsens ophør. Oplysninger, der er betegnet som fortrolige Ikke offentliggjorte oplysninger om Vestforbrændings økonomi Oplysninger om enkeltpersoners personlige forhold (fx kollegers helbred og privatliv) Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er væsentlige for Vestforbrænding Straffeloven forbyder alle at videregive fortrolige oplysninger. Tavshedspligten kan også overtrædes ved passivitet, f.eks. ved at lade fortrolige dokumenter ligge fremme på en uforsvarlig måde hvis man udnytter fortrolige oplysninger, således at man selv får en fordel af det. I henhold til straffeloven er der enkelte tilfælde, hvor tavshedspligten ikke gælder. Det er f.eks. hvis en person er forpligtet til at videregive oplysninger om strafbare handlinger, der skal meldes til politiet Side 14 af 42

15 en person varetager åbenbar almen interesse eller egne eller andres tarv. Fortrolige oplysninger kan ligeledes udveksles internt i en gruppe, der samlet har tavshedspligt udadtil. Nogle eksempler hvor tavshedspligten under alle omstændigheder skal overholdes: oplysninger om, hvem der søger og er til ansættelsessamtale ved ledige jobs oplysninger om, hvem der er ansat eller afskediget, indtil det officielt er meldt ud fra ledelsen oplysninger om forretningsforhold hos eksterne entreprenører, der udfører eller har udført opgaver for Vestforbrænding. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en oplysning er omfattet af tavshedspligten, bør du spørge sin leder. -Telefontid Vestforbrændings telefon er åben mandag-torsdag kl og fredag kl Uden for telefontiden kan kontrolrummet i Glostrup kontaktes på tlf Vestforbrændings telefonnr. er Vestforbrændings fax nr. er Vestforbrændings mailadresse er [email protected] -Tjenestested Vestforbrænding har afdelinger og funktioner på flere forskellige adresser. Den enkelte medarbejder må derfor være indstillet på at udføre opgaver på alle adresser. For at kunne leve op til Vestforbrændings vision om at være Danmarks førende på affaldsområdet må alle medarbejdere være forberedt på, at opgaverne ændrer sig i takt med Vestforbrændings udvikling og tilpasning til samfundets krav og forventninger til affaldssektoren. Det betyder, at medarbejderne kan få ændrede opgaver eller overføres til andre funktioner, herunder at tjenestestedet kan ændres. Ændringen kan være af midlertidig eller permanent karakter. Forud for en beslutning om ændrede opgaver eller tjenestested vil der som oftest blive foretaget en individuel vurdering i forhold til den enkelte medarbejders hidtidige stilling og kompetencer. Der vil ligeledes være en drøftelse med medarbejderen, tillidsrepræsentanten og lederen. Det er Vestforbrændings hensigt, at der i ovenstående situationer opnås enighed om ændringen. Såfremt enighed ikke opnås, kan Vestforbrænding varsle ændringen med den enkeltes individuelle opsigelsesvarsel. I forbindelse med organisationsændringer må medarbejderne være forberedt på, at ændring i opgavesammensætningen og/eller ændret tjenestested kan finde sted efter en orientering af samarbejdsudvalget. -Personaleblad Side 15 af 42

16 Vestforbrændings personaleblad hedder BrændPunktet. Du får dit eget eksemplar i din postbakke eller hvor det er aftalt. Stillingsopslag (både interne og eksterne) kommer op på opslagstavlen i kantinen samt på intranet/ ligesom de ligger på intranettet. Vestforbrænding laver en hel del publikationer, som du kan få af din leder eller se på -Kantine De nærmere bestemmelser om frokostpause er indeholdt i din overenskomst. I Glostrup ligger kantinen i administrationsbygningen. Her kan du købe mad og spise din frokost. Kantinen har følgende åbningstider: Kl Kl for morgenmadsbuffet for køb af smørrebrød/buffet, salat og lun ret I kantinen kan du ikke betale med kontanter. Du får et betalingskort eller en betalingsbrik i kantinen på din første arbejdsdag. Herpå kan du indsætte penge til at købe for i kantinen. Der er også en frokostordning, hvor betalingen bliver trukket over lønnen. Se frokostordningen her. Der er i kantinen opsat automater til mad, slik og nødder. Disse kan bruges hele døgnet. Af hensyn til hygiejnen i kantinen skal du sørge for, at du ikke har snavset tøj på eller med, når du befinder dig i kantinen. Hjelm må ikke bæres i kantinen. Kantinens tallerkener, glas, krus og bestik ikke må fjernes fra kantinen uden aftale med kantinens personale. Hvis en medarbejder ønsker at tage mad med ud af kantinen, skal det anrettes på engangstallerkner, som er sat frem på kantinens disk - hvor der også er film til indpakning. -Affaldssortering Alle medarbejdere skal sortere det affald der produceres i det daglige, i overensstemmelse med kommunens affaldsregulativ - dvs. affaldsregulativet for hhv. Glostrup, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune. Det betyder at affaldet skal sorteres i de fraktioner der er angivet på de lokalt er opstillede containere og indsamlingsbeholdere jf. de lokale retningslinier. For intern affaldshåndtering i Glostrup henvises til LAM instruks I126 Intern affaldshåndtering - Glostrup. Medarbejdere på Vestforbrænding, Glostrup må kun medbringe og aflevere privat småt brandbart inkl. dagrenovation og pap. Affaldet skal afleveres i den opstillede "Småt Brændbart" container og "Pap" container ved VEKS-bygning foran administrationsbygningen. Øvrigt privat affald skal afleveres via ordninger i egen bopælskommune. Aflevering af medarbejderes private affald på Vestforbrædnings øvrige anlæg må ske efter aftale med den driftsansvarlige leder. Affaldssortering på Vestforbrænding - klik her. Side 16 af 42

17 -Elektronisk telefonbog Hvis du har rettelser til telefonbogen på intranettet, skal du kontakte Stig Schantz eller Helle Danielsen fra HR -Flextid Aftalen omfatter: De administrative medarbejdere med højeste arbejdstid. Arbejdstid Den officielle daglige normtid er: mandag fredag 7 timer 24 minutter (7,4) Placering og registrering af arbejdstiden Den enkelte medarbejder kan frit tilrettelægge og placere sin arbejdstid i tidsrummet kl Arbejdstid ud over nævnte tidsrum skal altid være aftalt med nærmeste leder. Medarbejderen skal sørge for den fornødne koordinering med nærmeste leder og kolleger således, at kundeorienterede funktioner er bemandet i hele kontortiden og opgaverne bliver løst til den aftalte tid. Hjemmearbejde accepteres når der tages hensyn til arbejdets udførelse, og når hensynet til arbejdspladsen tillader det. Hjemmearbejde skal aftales med nærmeste leder. For afdelinger/funktioner med faste vagter fx reception og indvejning er det nødvendigt af hensyn til kunder og kolleger, at medarbejdere og ledere aftaler arbejdstidens placering fx ved faste vagttidspunkter. Den nærmeste leder kan helt ekstraordinært i en begrænset periode sætte flex-ordningen i bero og anvende faste arbejdstider, såfremt det måtte være nødvendigt for at løse afdelingens opgaver. I sådanne tilfælde skal der indgås en aftale mellem ledelsen og tillidsrepræsentanten. Aftale om flextid på Vestforbrænding klik her -Læge- og tandlægebesøg Besøg hos læge og tandlæge skal så vidt muligt finde sted uden for den enkeltes normale arbejdstid. Hvis det er indenfor den normale arbejdstid må medarbejderen flekse. Ved besøg hos speciallæge eller ved akut opstået sygdom, kan der ydes tjenestefrihed, hvis besøget er af kortere varighed (mindre end 3 timer). Hvis besøget varer mere end 3 timer, betragtes det som sygefravær, og det indrapporteres i Promark. Hvis speciallægebesøg er en fast tilbagevendende aftale, skal dette foregå udenfor arbejdstiden efter aftale med lederen, ved brug af afspadsering eller flekstid efter aftale med lederen. Side 17 af 42

18 FRAVÆR OG FERIE -Ferie Dig og din lederen er sammen ansvarlige for at planlægge, hvornår du afholder ferie. Det skal altid være fastlagt på forhånd, hvornår ferien starter og slutter. Selve reglerne for ferie ligger i Aftale om ferie for personale ansat i kommuner af 2. november 2008 indgået mellem KL og KTO. Herunder beskrives kort, hvordan du optjener, afholder ferie og /eller overfører ferie. (Retningslinjer gælder dog ikke for timelønnede, lærlinge, elever og praktikanter og studerende i praktik.) Ferie afholdes i perioden 1. maj-30. april. Ferie optjenes i kalenderåret 1. januar- 31. december i det foregående år. Har du været ansat i hele optjeningsåret har du ret til at afholde 5 ugers ferie + den 6. ferieuge - i ferieåret 1. maj 30. april året efter. Alle, der har været ansat i hele optjeningsåret, skal holde ferie mindst 4 uger. Hovedferien, 3 uger skal afholdes i perioden 1. maj-30. september. For ferieåret 1. maj -30. april kan du individuelt aftale med din daglige leder, at optjente, uafviklede ferietimer ud over 4 uger overføres til det følgende ferieår. Aftalen kan omfatte såvel ét som flere på hinanden følgende ferieår, dog max. 3 år. Det betyder, at du over en periode på 3 år kan overføre 6 ugers ferie, således at du samlet kan holde op til 12 ugers ferie i et år. Den 5. ferieuge kan overføres, men skal afholdes på et nærmere aftalt tidspunkt. Den 6. ferieuge (dvs. ferietimer ud over 185 timer) kan overføres eller udbetales. Skema Aftale om overførsel af ferie klik her Den ansatte har før optjeningsåret begyndelse, mulighed for at vælge at få feriegodtgørelse med 12,45% af lønnen i optjeningsåret i stedet for løn under ferie og ferietillæg, selvom den ansatte ikke fratræder. Valget er bindende for den ansatte. Når du holder op på Vestforbrænding, får du et feriekort på en godtgørelse for optjente, men ikke afholdte ferietimer. Godtgørelse for aftalt overførte ferietimer udbetales samtidig med fratrædelsen. Retningslinjer for overførsel og afvikling af overført ferie kan opsiges med 3 måneders varsel. Side 18 af 42

19 -Erstatningsferie ved sygdom under ferie Fra 1. maj 2012 har du som ansat mulighed for at få erstatningsferie, hvis du bliver syg på din ferie. Hvad betyder dette: Du kan få erstatningsferie efter din 5. sygedag. Det vil sige, at for de første 5 sygedage er der ingen erstatningsferie. Du skal give besked til Vestforbrænding lige så snart du bliver syg. Fra denne dato går der 5 sygedage inden du får ret til erstatningsferie. Du skal skaffe en lægeerklæring som dokumentation for din sygdom. Det gælder uanset om du holder ferie i Danmark eller i udlandet. Du betaler selv for lægeerklæringen. Hvis du har spørgsmål kan du kontakte Stig Schantz i HR. -Særlig feriegodtgørelse Alle medarbejdere får hvert år en særlig feriegodtgørelse på 1,95 % af den ferieberettigede løn, inkl. eget bidrag til pension. Tillægget udbetales sammen med lønnen for april måned. For nogle overenskomster f.eks. 3F er der centralt aftalt en højere særlig feriegodtgørelse. -Overførsel og udbetaling af ferie Dig og din leder kan aftale, at ikke-afholdte ferietimer ud over 4 uger pr. år kan overføres til det næste ferieår. Forud for indgåelse af den skriftlige aftale om overførsel af ferie, skal lederen aktivt forholde sig til, om det er realistisk, at du overfører din ferie til et givent tidspunkt. Den underskrevne blanket skal sendes til HR senest d. 20.4, forud for det ferieår der overføres til. Ferieblanket KLIK HER Hvis du ikke ønsker at afholde 6. ferieuge, kan du få timerne udbetalt. Dette sker automatisk med lønnen i maj måned. Ønsker du at få dem overført til næste ferieår, skal samme blanket som ved ferie bruges. -Sygdom Vestforbrændings trivselspolitik skal medvirke til at sikre et trygt, sundt og sikkert arbejdsmiljø. Formålet med Vestforbrændings trivselspolitik er blandt andet at skabe synlighed, tryghed og en åben og tillidsfuld kommunikation om begrebet sygdom og om de retningslinjer, som gælder på Vestforbrænding Her følger, hvad du skal gøre i praksis, hvis du bliver syg: -Anmeldelse af sygdom Side 19 af 42

20 Hvis du bliver syg, skal du give besked til din leder eller til kontrolrummet i Glostrup så hurtigt som muligt, inden din arbejdstid begynder. Er du administrativ medarbejder skal du give besked senest kl. 9 til din leder eller, hvis denne ikke er til stede, til receptionen. Den person, der modtager din sygemelding, skal straks sende en mail til den relevante leder som taster det ind i Promark. -For sent eller manglende anmeldelse af sygdom Hvis du ikke melder dig syg, vil Vestforbrænding betragte det som ulovlig udeblivelse. -Raskmelding Når du er blevet rask, skal du så hurtigt som muligt meddele det til din leder. Når du møder på arbejdet igen, raskmeldes du automatisk når du stempler ind i Promark. -Syg mere end 30 dage refusion Hvis du er syg i mere end 30 dage, får Vestforbrænding refusion fra din hjemkommune. Derfor søger HR ved længerevarende sygdom om refusion via VIRK.dk som så fremsender et skema til dig, som du så skal udfylde og sende til din bopælskommune. Den anførte frist skal overholdes. -Sygesamtale Lederen tager stilling til, om der skal afholdes en fraværssamtale, når sygefraværet inden for det seneste år har været: Mere end 4 perioder eller 14 dage Fravær, der indikerer et bestemt mønster, eller flere fravær inden for en kort periode Når sygefraværet er af længerevarende karakter, skal der afholdes en samtale 4 uger efter 1. fraværsdag. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Samtalen kan foregå pr. telefon, hvis medarbejderen ikke kan møde op på Vestforbrænding. Undlader medarbejderen at deltage, kan det jf. lovgivningen få ansættelsesmæssige konsekvenser. -Fastholdelsesplan Medarbejder kan når som helst anmode om en fastholdelsesplan, hvis sygefraværet forventes at overstige 8 uger. Denne plan skal være skriftlig og udarbejdes i fællesskab mellem dig og leder. Planen skal medbringes når du indkaldes til samtale i sin hjemkommune. -Mulighedserklæring Mulighedserklæringen falder i 2 dele: Del 1: Udfyldes af lederen og medarbejder i fællesskab på baggrund af en samtale. o Funktionsnedsættelse beskrives o De påvirkede jobfunktioner o Evt. skåneinitiativer som aftales mellem arbejdsgiver og medarbejder Del 2: Udfyldes af lægen på baggrund af samtale med medarbejderen o Vurdering af funktionsnedsættelser og arbejdsmuligheder. Også set ud fra det som arbejdsgiver og medarbejder har beskrevet i del 1. o Evt. egen forslag til skåneinitiativer Side 20 af 42

21 o Tidsmæssig vurdering Lederen kan kræve mulighedserklæring ved både langvarig og kortvarig sygdom. Det er lederen som indkalder til samtale. Du har pligt til at møde til samtalen inden for sædvanlig arbejdstid, med mindre sygdommen hindrer dig i at deltage. Hvis du ikke kan møde op, kan man gennemføre samtalen pr. telefon. Hvis du ikke vil deltage kan det have løn- og ansættelsesretlige konsekvenser, medarbejderen skal orienteres om disse konsekvenser. Lederen kan stadig bede om en friattest (lægeerklæring). -Deltidssyge medarbejdere Kommunen skal tage kontakt til arbejdsgiver mhp. dialog om muligheden for hel eller delvis tilbagevenden til arbejdspladsen Kommunen skal have større fokus på aktive tilbud til de deltids syge. -Medarbejders manglende deltagelse i kommunens opfølgning Arbejdsgiver vil have mulighed for at trække dig i løn for sin manglende refusion, hvis du ikke deltager i kommunens opfølgning. -Fraværssamtale Hvis du ofte er syg eller er længerevarende syg, vil der blive holdt en sygefraværssamtale mellem dig og din leder og evt. tillidsrepræsentant eller kontaktperson. Du skal have en fraværsoversigt og en spørgeguide inden du skal til samtale. -Barns første sygedage Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af sygt barn på dettes første og anden sygedag hvis: 1. barnet er under 18 år 2. har ophold hos den ansatte, og 3. fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og 4. det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet -Omsorgsdage Omsorgsdage afholdes efter aftale med nærmeste leder. Den ansatte har ansvaret for at det bliver registreret i ProMark. Den ansatte har ret til fravær med løn i 2 dage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år. Den ansatte skal meddele barnets fødselsdag til HR. Dagene skal afholdes i kalenderåret og kan ikke overføres til året efter. Undtagelsesvis i det år barnet er født. -Barsel Nedenfor gennemgås i hovedtræk de regler der gælder for afholdelse af barsel. Kontakt HR hvis du vil have reglerne uddybet. Orlov før fødslen: En kvindelig medarbejder har ret til fravær med sædvanlig løn fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 8 uger til fødsel. Side 21 af 42

22 Orlov efter fødslen(de første 14 uger): De første 14 uger efter fødslen har moderen ret til fravær med sædvanlig løn. Faderen har ret til fravær med løn i indtil 2 uger efter fødslen, eller efter aftale med leder inden for de første 14 uger efter fødslen. Orlov efter den 14. uge efter fødslen: Efter den 14. uge har begge forældre en ret til 32 ugers fravær fra arbejdet(forældreorlov). Begge forældre har ret til 6 ugers fravær med sædvanlig løn + 6 uger med sædvanlig løn som kan deles mellem dem. Dette kræver at begge er ansat i en kommune. Som ansat på Vestforbrænding er du omfattet af disse regler. Uanset om du er kvinde eller mand skal du altid henvende dig til HR for at indgå en aftale om hvornår du er fraværende fra dit arbejde på grund af barsel. -Tjenestefri, mærkedage og jubilæum Generelt for frihedsbestemmelserne herunder gælder, at det er en mulighed, når begivenheden falder på en arbejdsdag. Falder begivenheden på en planlagt fridag, en normal fridag, en helligdag, en friweekend eller i en ferie, har man ikke en fridag til gode. Lederen skal underrette HR, hvis der ydes tjenestefrihed. -Tjenestefrihed med løn I det nødvendige antal timer ved: Lægebesøg skal så vidt muligt finde sted uden for den enkeltes normale arbejdstid. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre f.eks. ved speciallæge, eller ved akut opstået sygdom, kan der ydes tjenestefrihed, hvis besøget er af kortere varighed (mindre end 3 timer). Hvis besøget varer mere end 3 timer, betragtes det som sygefravær, og det indrapporteres i ProMark. Hvis speciallægebesøg er en fast tilbagevendende aftale, skal dette foregå udenfor arbejdstiden efter aftale med lederen, ved brug af afspadsering eller flekstid. Tjenestefrihed med løn kan ydes i en dag ved følgende begivenheder: Egen fødselsdag - 50 år Eget jubilæum - 25, 40 og 50 år Eget, egne børns eller søskendes bryllup Eget, forældres eller svigerforældres sølv-, guld- eller diamantbryllup Egne børns konfirmation Alvorlig sygdom i nærmeste familie x) Dødsfald i nærmeste familie x) Begravelse i nærmeste familie x) Egen flytning til anden bopæl Fædre på dagen for deres barns fødsel eller hjemtagelse af adoptivbarn. Den dag elever/lærlinge bliver udlært ydes en fridag på selve dagen x) Ved nærmeste familie forstås forældre, stedforældre, svigerforældre, bedsteforældre, ægtefælle, børn, svigerbørn, børnebørn, sted(pap)børn, søskende, svogre og svigerinder. Hvis situationen medfører længere rejse uden for Sjælland, Lolland/Falster og Fyn, kan der ydes yderligere en dags tjenestefri med løn. Tjenestefrihed med løn i det nødvendige antal timer ved: Side 22 af 42

23 Borgerligt ombud Udrykningsdonor -25 og 40 års Jubilæum Ved 25 og 40 års ansættelse på Vestforbrænding yder Vestforbrænding som påskønnelse en gave og et beløb svarende til en månedsløn ekskl. pension (grundløn, funktionstillæg og kvalifikationstillæg) efter fradrag af skat mm. Beregning af jubilæum sker på baggrund af hhv. 25 og 40 års beskæftigelse på Vestforbrænding. Beskæftigelsen kan være afbrudt tidsmæssig. Det er alene ansættelsesperioderne der medtælles. Hvis den ansatte har været ansat uden for VF i en periode, fratrækkes denne periode således ved beregningen af jubilæumsancienniteten. Derudover kan der efter aftale med den enkelte afholdes en reception. Receptionen kan ikke konverteres til en anden ydelse. Reception kan holdes i kantinen eller i egen afdeling for en mindre kreds. Ved reception i egen afdeling kan der ikke serveres alkohol. Ønsker om hvordan den pågældende kunne tænke sig jubilæet markeret, drøftes med den pågældendes leder, der søger for iværksættelse af det praktiske. Information om jubilæet omtales i Brændpunktet. Såfremt den pågældende ikke ønsker offentliggørelse af jubilæum, skal dette meddeles til HR så tidligt som muligt og senest ½ år inden jubilæet. ARBEJDSSKADER -Arbejdsskader/-ulykker Vestforbrænding skelner mellem ulykker med fravær, ulykker uden fravær og Tæt-påulykker : Ulykker med fravær er personskader med mindst en sygedag ud over tilskadekomstdagen. Ulykker uden fravær er personskader uden sygedage ud over tilskadekomstdagen Tæt-på-ulykker er situationer, der kunne have udviklet sig til en ulykke, hvis situationen blot havde været lidt anderledes. Ulykker med personskade skal anmeldes. Nærmeste leder har ansvaret for at anmeldelsen sker, men den kan i praksis godt foretages af sikkerhedsleder, sikkerhedsrepræsentant eller en kollega. Anmeldelsen skal ske på Formular F40, som sendes til HR senest 5 dage efter at ulykken er indtruffet. Formular 40 Anmeldelse af arbejdsulykke - klik her Alle tæt-på-ulykker skal indmeldes og analyseres for årsag og mulig forebyggelse. Dette sker via indmeldningssystemet på intranettet forneden under LAM indmelding. Side 23 af 42

24 Oversigten over Vestforbrændings arbejdsmiljøorganisation - klik her. Hvis en medarbejder arbejder hjemmefra, er medarbejderen også omfattet af ovenstående, hvis arbejdet er aftale med lederen. FORSIKRINGSFORHOLD FOR MEDARBEJDERE PÅ VF -Arbejdsulykker på arbejdsstedet Skulle du i arbejdstiden komme ud for en ulykke på arbejdspladsen, vil du være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne forsikring yder erstatning ved dødsfald, tabt erhvervsevne, beskadigede briller og tænder samt til relevante behandlingsudgifter. Erstatningerne fastsættes af forsikringsselskabet i henhold til Erstatningsansvarsloven, men du kan som skadelidte altid uden omkostninger for dig indgive en klage over erstatningen, såfremt du ikke finder denne rimelig. Det skal bemærkes, at erstatningerne kan nedsættes eller bortfalde såfremt skadelidte har udvist grov uagtsomhed (f.eks. ved alkohol påvirkning). Skulle du i forbindelse med ovenstående skade have lidt et økonomisk tab, f.eks. i form af ødelagte personlige ejendele eller svie/smerte, kan der rejses sag mod Vestforbrænding. Vestforbrænding har i sådanne tilfælde en erhvervsansvarsforsikring i tilfælde af, at Vestforbrænding kan gøres erstatningsansvarlig for skadens opståen. Hvis du har en privat tegnet ulykkesforsikring kan denne også yde erstatning, såfremt forsikringen er udvidet til at dække i arbejdstiden, og der er tale om et varigt mén større end 5 %. -Særligt vedr. skade på briller Skader på briller dækkes af Arbejdsskadeforsikringen, hvis skaden opstår i forbindelse med udførelsen af arbejdet; dog skal du være opmærksom på, at erstatningen for brillestel er maksimeret til kr., mens glas altid vil være dækket i samme styrke. Det er derfor vigtigt, at du gemmer kvitteringen som dokumentation. Ved anmeldelse af skade på briller skal der anvendes et særligt skema som kan hentes i HR. -Særligt vedr. skade på tænder Det er hovedreglen, at man selv bærer risikoen for tandskader, der er opstået i forbindelse med indtagelse af mad inden for arbejdstiden. Særlige konkrete forhold ved arbejdet skal kunne anses som årsag til tandskaden. Det er en betingelse for at få anerkendt en tandskade, at tandskaden er forårsaget af en relevant påvirkning mod tanden. Der skal således være årsagssammenhæng mellem påvirkningen og skaden, så ulykkesbegrebet kan anses for opfyldt. Det kan eksempelvis være et fremmedlegeme i form af et glasskår (Arbejdsskadelovens 6, stk. 1) Side 24 af 42

25 Arbejdsskadeforsikringen vil som udgangspunkt dække reparationer på tænderne, dog har forsikringsselskabet mulighed for at nedsætte erstatningen såfremt tændernes beskaffenhed kan have medvirket til skadens omfang. -Særligt vedr. skade på egen computer I det omfang, det er relevant, vil du få udleveret IT-udstyr til brug for arbejdets udførelse. Så brug af eget IT-udstyr er altid på eget ansvar. Det er således altid din egen forsikring, der skal dække, såfremt din egen computer inkl. tilbehør beskadiges i forbindelse med, at den medtages på arbejde eller anvendes til arbejdsrelaterede formål. -Særligt vedr. skade på eget tøj Brug af eget tøj på arbejdspladsen eller i arbejdsrelaterede sammenhænge uden for virksomheden er som udgangspunkt på eget ansvar, idet skader på tøj normalt betragtes som hændeligt uheld. -Ulykke i forbindelse med kørsel i bil mv. I forbindelse med kørsel i tjenesteligt øjemed, kan der i tilfælde af uheld ske personskade og/eller tingskade. Såfremt kørsel finder sted i VFs interesse og der sker en ulykke, vil arbejdsskadeforsikringen altid dække, uanset om der køres i tjenestebil eller i eget køretøj. Det vil dog ikke være muligt at rejse krav overfor Vestforbrænding for afledte krav (ødelagte personlige ejendele). Her skal du have en privat tegnet forsikring. Dette gælder uanset om du kører i eget køretøj eller i tjenestebil. Benytter du eget køretøj til arbejdskørsel, vil det altid være køretøjets egne forsikringer, som dækker kasko og ansvarsskader, idet bilens egne forsikringer altid følger bilen under de vilkår, forsikringerne er tegnet under. Der gælder ligeledes den selvrisiko, som er fastsat i bilens forsikringer. Vestforbrænding har med andre ord ingen forsikringer, som dækker skade på eget køretøj. Dette er ikke et fravalg. Det er lovmæssigt et privat anliggende. Vestforbrænding kan således aldrig gøres erstatningsansvarlig, hvis du kører i eget køretøj bortset fra arbejdsskade. -Ulykker i forbindelse med rejser Er du ude at rejse for virksomheden og der sker en ulykke i arbejdstiden, vil du være omfattet af arbejdsskadeforsikringen. Herudover har Vestforbrænding tegnet en rejseforsikring som sikrer, at du modtager den korrekte behandling, og der vil være mulighed for hjemsendelse samt tilkaldelse af pårørende. Rejseforsikringen dækker også bagage såfremt denne skulle forsvinde. Der er desuden tegnet en ansvarsforsikring, såfremt du forvolder en skade på 3. mand under rejsen. Endelig er forsikringen udvidet med en ulykkesforsikring i tilfælde af død eller invaliditet. Husk at få udleveret et forsikringskort, inden du rejser -Hvis jeg forvolder skade, når jeg arbejder for Vestforbrænding Skulle du i forbindelse med dit arbejde være uheldig og forvolde en skade på 3. part, skal du anmelde skaden. Vestforbrænding har en forsikring som dækker, såfremt du og dermed Vestforbrænding er erstatningsansvarlig. Side 25 af 42

26 -Ulykker i forbindelse med privat ærinde i arbejdstiden I det øjeblik, du ikke optræder arbejdsrelateret i Vestforbrændings interesse, bortfalder alle forsikringsdækninger; herunder arbejdsskadeforsikringen. Dette gælder eksempelvis, hvis der i forbindelse med erhvervsrelateret kørsel stoppes i privat ærinde eller foretages en ikke arbejdsrelateret fravigelse fra den objektivt direkte rute. -Tyveri af personlige ejendele i arbejdstiden I tilfælde af, at du bliver udsat for tyveri af egne personlige ejendele på din arbejdsplads og/eller i arbejdstiden, vil du kun være dækket, såfremt du har tegnet en privat forsikring, der dækker tyveri uden for hjemmet. Det er vigtigt at slå fast, at Vestforbrænding ikke kan gøres ansvarlig for tyveri af eller tab af egne personlige ejendele. -Ulykker eller skader i forbindelse med deltagelse i julefrokost, samarbejdsøvelser eller lignende arrangementer Hvis Vestforbrænding står som arrangør eller medarrangør; dvs. at det er et arbejdsrelateret arrangement, hvor ledelsen helt eller delvist står bag, så dækker arbejdsskadeforsikringen. Der er tegnet ulykkesforsikring for medarbejderne i Frederikssund. Dette forhold stammer fra fusionen med AFAV tilbage i Gælder kun for de medarbejdere der var ansat ved fusionen. Hvis det er et arrangement, medarbejderne er sammen om (eventuelt i samarbejde med personaleforeningen), er det et privat arrangement og dermed IKKE omfattet af Vestforbrændings forsikringer. SIKKERHED -Adgangskort til eksterne på Vestforbrænding På Vestforbrænding har vi fokus på adgangsreglerne til VF Glostrup. Det har vi fordi: Ved brand eller ulykke skal vi vide hvem, der er på adressen. Vi vil sikre, at kun personer med gyldigt ærinde har adgang. Vi vil forsøge at hindre tyverier. Vi vil øge sikkerheden for de personer, der arbejder udenfor normal arbejdstid. Vi vil sikre, at gæster har den fornødne viden om forholdene på Vestforbrænding, inden de slippes fri på egen hånd. Vi ønsker at dokumentere at vores tiltag sikrer, at kun korrekt instruerede samarbejdspartnere og eksterne håndværkere har adgang. Til at sikre dette har vi 3 tiltag: 1. Der er opsat videokameraer ved diverse indgange, gangarealer samt udenoms arealer. Dette som en afskrækkende effekt overfor eventuelle tyve. Af hensyn til en eventuel ef- Side 26 af 42

27 terforskning bliver optagelserne gemt på en server i en måned. I tilfælde af tyveri vil optagelserne blive gennemset af SU s næstformand og SU s sekretær. Videoovervågningen efterlever Justitsministeriets og Datatilsynets vejledning TV-overvågning fra marts Alle medarbejdere på Vestforbrænding i Glostrup har en THOR-brik. Der gælder nogle helt enkle regler: Når du møder på arbejde skal du tjekke ind med THOR-brikken så det registreres i THOR-systemet, at du er kommet. Du skal altid have din THOR-brik på dig. Har du glemt den kan du låne et ID-kort i Receptionen. Alle yderdøre bortset fra Receptionen er låste og skal holdes lukket. Du opfordres til at tjekke ind(igen), når du går ind i produktionsområdet. Når du går hjem skal du huske at checke ud, så du bliver slettet i THOR-systemet. 3. Gæster og samarbejdspartnere skal gå med synligt ID-kort eller være ledsaget af en medarbejder på Vestforbrænding. Der er 3 forskellige slags ID-kort: Grønt ID-kort giver adgang til hele Vestforbrænding. Blåt ID-kort giver adgang til Administrationsbygning, Rampehuset samt udendørsarealer. Orange ID-kort giver kun adgang til udendørsarealer. Hvis gæsten følges med en medarbejder på Vestforbrænding skal de skrives ind i gæstelisten, som findes i ESDHER.(NB: indtil alle har adgang til ESDHER findes listen på V-drevet). Du skal også skrive i gæstelisten når gæsten har forladt Vestforbrænding. Hvis gæsten eller samarbejdspartneren skal kunne færdes alene skal de have et af fornævnte ID-kort. Dette sker ved at Receptionen kontaktes. Du kan læse nærmere om reglerne på vores intranet under Om vestforbrænding Sikkerhed og sundhed Adgangsregler i Glostrup -Beredsskabsplan De gældende beredskabsplaner ligger hos din leder og på Vestforbrændings intranet. -Sikkerhedsforanstaltninger Det er Vestforbrændings mål at have et højt sikkerhedsniveau. Derfor skal du overholde alle gældende sikkerhedsregler på Vestforbrænding. Herunder er anført nogle vigtige sikkerhedsregler. SE DIG FOR - VÆR FORNUFTIG - BÆR ALTID SIKKERHEDSHJELM, hvor der er skiltet - VÆR MED TIL AT HOLDE ORDEN PÅ ARBEJDSPLADSEN - derved er du med til, at målet kan nås. Brug høreværn, sikkerhedsbriller, masker og arbejdshandsker hvor det anbefales eller skiltes. Dit behov for personlige værnemidler afhænger af dine arbejdsopgaver. Din leder skal sikre at du er instrueret. Er du i tvivl, så spørg din leder eller sikkerhedsrepræsentant til råds. Kend beredskabsplanen - den findes på intranettet (i kontrolrummet og på værkstedet i Glostrup også i papirversion) I administrative områder er der ophængt være flugtvejsplaner med vigtige informationer om brand og ulykke. Side 27 af 42

28 Skader på bygninger, slettet maskiner inventar m.v. skal anmeldes til lederen af Bygningsvedligeholdsafdelingen. Der er forbindingskasser mange steder i Vestforbrændings afdelinger. Og en større samling af førstehjælps- og nødhjælpsudstyr i kontrolrummet i Glostrup. Der er udarbejdet foldere om sikkerhed i forskellige afdelinger på Vestforbrænding: o o Sikkerhed ved arbejde i Modtageområdet i Glostrup - du får den i Modtageområdet Sikkerhed ved arbejde på Vestforbrænding (Glostrup) - du får den hos sikkerhedslederen Side 28 af 42

29 ORGANISATIONER/UDVALG Faglig organisation Tillidsrepræsentant Suppleant AC Henrik Rasmussen, HRR Pernille Moesgaard Bjørnsen, PBJ FOA Thomas K. Jensen, TKJ Johnny H. Lund, JHL HK Erling O. Larsen, EOL Anna-Lise Løvschal Holder, AHL Maskinmestrenes Fagforening Peter Bech Haupt, PEB Dansk Metal Theis Lihme, THL Torben Lund Simonsen, TLS 3 F Glostrup Poul-Erik Knudsen, PEK Gert Malm 3 F Taastrup Rene Ryno Sachmann, Side 29 af 42

30 3 F Frederikssund Carsten Jægerfeld Petersen, CJP 3 F Anlæg Nord Christian Gunnar Nimb, CGN Claus Dam Jensen, CDJ Talsmænd Dansk Elforbund Robert Larsen, RL -Samarbejdsudvalg (SU) Vestforbrændings Samarbejdsudvalg (SU) består af 6 repræsentanter fra ledelsen (A-siden) og 6 repræsentanter fra medarbejderne (B-siden). Direktøren er formand for samarbejdsudvalget. SU s medlemmer klik her Samarbejdsudvalget afholder normalt 4 ordinære møder. Indkaldelse og referat fra de ordinære møder slås op på Vestforbrændings opslagstavler og lægges på intranettet. Samarbejdsudvalgets opgave er - at modtage information og drøfte alle forhold af betydning for Vestforbrændings arbejdsog personaleforhold, herunder Vestforbrændings økonomiske stilling, større rationaliseringsforanstaltninger, arbejdsomlægninger, indførelse og brug af ny eller ændring af bestående teknologi - at være medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelsen af Vestforbrændings arbejds- og personaleforhold. Side 30 af 42

31 -Arbejdsmiljøudvalg (AM-U) Vestforbrændings arbejdsmiljøorganisation består af et arbejdsmiljøudvalg og et antal arbejdsmiljøgrupper opdelt efter arbejdsområder. Formand Henrik Ørnebjerg, HØ Arbejdsmiljørepræsentant Irene Geertsen, IGE Arbejdsmiljørepræsentant Steen Rye, STR Arbejdsmiljørepræsentant Svend Nielsen, SLN Arbejdsmiljøleder Kim Schroeder, KIS Arbejdsmiljøleder Jan Hindsbo, JHI Arbejdsmiljøleder Jens Thorøe, JTO Daglig arbejdsmiljøleder Niels Erik Petersen, NEP -Arbejdsmiljøsorganisation (AM-O) Administrationsbygningen Glostrup 1 AM-R valgt af medarbejderne i Kommuneservice i Glostrup 1 AM-R valgt af medarbejdere i Holding (Direktion, Økonomi, Kantine m.fl.) AM-R Irene Geertsen Helle Danielsen Leder Tove Stenberg Anders Hegelskov Kasper Dibbern Henrik Dalgaard Jacob Lind Nordqvist Helle Ege Petersen Kirsten Hjort Steensbro Lars Meldahl Ruhwedell Kim Würfel Teknik & Energi 1 AM-R valgt af medarbejderne i Rampehuset og Vejeboden 1 AM-R valgt af medarbejderne i Affaldsmodtagelsen og Bygningsservice Lars Bregnsholdt Martin Greve Lotte Bangsborg Jan Hindsbo Bent Simonsen Charlotte Thomsen Stig Pedersen 1 AM-R valgt af medarbejderne i Fjernvarme, Drift & vedligehold og Fjernvarme, Optimering & Rådgivning René Reimer Gavino Congiatta Nicolai Garde-Dinesen Side 31 af 42

32 Kommuneservice drift uden for Glostrup Steen Rye 1 AM-R valgt af medarbejderne i anlæg Syd inkl. Modtagecenter for farligt affald Kim Schroeder Lasse Mejer Wendelboe 1 AM-R valgt af medarbejderne i Anlæg Nord Jan Knudsen Mogens Kjær 1 AM-R valgt af medarbejderne i Vestforbrænding Frederikssund Benny Sørensen Kraftvarme Glostrup Torben Lund Simonsen 3 AM-R valgt af driftsassistenter. Evalueres efter ét år. Henrik Johansen Vagtchefer Søren Nielsen Jørgen G. Hansen 1 AM-R valgt af medarbejderne i RGA/S Flemming Jørgensen Side 32 af 42

33 Svend Nielsen 2 AM-R for Vedligehold, Lager og Taburet 3. sal Johnny Pagels John Olsen Kai Pedersen Jens Thorøe PERSONALETILBUD -Idrætsforening Vestforbrænding har en idrætsforening. Det er frivilligt, om du vil være medlem. Du kan være aktivt eller passivt medlem. VFIK klik her -Motionsrum Der er 1 motionsrum på Vestforbrænding i Glostrup, som alle medarbejdere kan bruge: Motionsrummet er i bygningen Kanalgangen. Vedtægter for brug af motionsrummet i Glostrup klik her. -Feriepulje Ansatte på Vestforbrænding, kan efter mindst 1 års ansættelse, komme i betragtning ved den årlige fordeling af tilskud til ferie. Ved 1 års ansættelse forstås mindst 1 års ansættelse forud for feriens afholdelse. Der gives tilskud til alle former for ferie. Ansøgningsfristen er i april/maj bliver annonceret i Brændpunkt. Beløbet beskattes efter de almindelige beskatningsregler - Se reglerne her. Er du i tvivl, bør du kontakte din tillidsrepræsentant inden du indgår bindende lejeaftale. -Personaleforening Vestforbrændings Personaleforening har forskellige aktiviteter gennem året, blandt andet julestue, teaterture og andre arrangementer. Dertil står Personaleforeningen for den praktiske tilrettelæggelse af julefrokosten. Det er frivilligt, om du vil være medlem. Information om Personaleforening klik her. -Kunstklub Hvis du er medlem af Personaleforeningen, er du automatisk medlem af Kunstklubben. Side 33 af 42

34 Kunstforeningen står for de skiftende udstillinger af billeder i kantinen og på gangene i Glostrup. En gang om året kan du købe et lod og deltage i lodtrækningen om nogle af de værker, som Kunstklubben har købt i løbet af året. De billeder der ikke er med i lodtrækningen, hænges op forskellige steder på Vestforbrænding. -Udlån Der er mulighed for at låne visse typer af værktøj til privat brug i tidsrummet: Mandag til fredag - fra kl til kl næste morgen. Weekends - fra fredag kl til mandag kl Henvend dig til arbejdslederen på lageret i Vedligeholdsafdelingen. Der er også mulighed for at leje en stor Webergrill til privat brug henvend dig til lederen i Kantinen. -Frokostordning Vestforbrænding har en frokostordning for medarbejderne i Glostrup. Ordningen er frivillig, og du melder dig til ved at udfylde skemaet "Tilmelding til Personaletilbud". Frokosten består hver dag af en buffet med en lun ret, brød, pålæg og salat. Hver torsdag er der kage. Det koster 375 kr. for en fuldtidsansat medarbejder at være med i frokostordningen. Beløbet betales bagud og trækkes automatisk over lønnen. Ansatte, der arbejder på nedsat tid, elever og medarbejdere på skiftehold betaler et mindre beløb. Kantinen På Vestforbrænding i Glostrup ligger kantinen i administrationsbygningen. Her kan du også købe morgenmad, frokost og frugt, selv om du ikke er med i frokostordningen. Når du køber mad i kantinen betaler du ikke med kontanter, men et betalingskort eller en betalingsbrik, som du får udleveret på din første arbejdsdag. Herpå kan du indsætte penge til at købe for i kantinen. Åbningstider Kl for morgenmadsbuffet Kl for køb af smørrebrød/buffet, salat og lun ret Der er i kantinen opsat automater hvor du kan trække mad og slik. Disse kan bruges hele døgnet. Tryk her til kantinens menuplan og kantinens målsætninger -Take away Side 34 af 42

35 Det er muligt at bestille take away i kantinen KLIK HER -Massage Tirsdag, torsdag og mandag i lige uger er der tilknyttet en massør til Vestforbrænding i Glostrup. I Frederikssund om onsdagen og I Høje Taastrup en onsdag om måneden. Du kan bestille tid over nettet eller i receptionen. Massage er ikke arbejdstid, derfor skal du logge ud og ind i Promark. -Psykologordning Som ansat på VF kan du få psykologbistand hos AS3 Work&Care, hvis du har personlige problemer, der er udløst på arbejdspladsen eller privat. Du kan hente en folder om AS3 Work&Care ordningen på Intranettet, KLIK HER. Du er også velkommen til at tage kontakt til din leder eller til en i HR. Medarbejdere som benytter AS3 får ikke kørselsgodtgørelse og medarbejderen skal selv betale timeforbruget. MEDARBEJDERUDVIKLINGSSAMTALER (MUS) Vestforbrænding har fokus på medarbejdernes mål, trivsel og udvikling som led i Vestforbrændings udvikling. Derfor gennemføres hvert efterår medarbejderudviklingssamtaler (MUSamtaler) mellem lederen og medarbejderen. Formålet er at give dig og din leder mulighed for en personlig samtale. Her kan I tale sammen om emner, som har betydning for Vestforbrænding, mål, opgaver og din udvikling og trivsel. Emner som I ikke nødvendigvis får talt om i hverdagen. Din forberedelse til MUSamtalen er afgørende for, at det bliver en god samtale, som du får noget ud af. Inden du går ind til samtalen, skal du have gjort dig det klart, hvad du vil have ud af samtalen. Overvej over hvilke mål som du gerne vil nå i den kommende periode, hvilke evner du har, i hvilke situationer du bruger disse evner og hvad du gerne vil forbedre og styrke. For at vi på Vestforbrænding kan udvikle os, er det vigtigt, at vi alle føler tilfredshed ved vores arbejde. Samtalen skal derfor også afdække, hvad der inspirerer og motiverer dig, og hvad der gør, at du trives i dit daglige arbejde, sådan at I sammen kan skabe de bedste rammer for dit arbejde. Herudover bør du have læst din stillingsbeskrivelse og vurderet om den stemmer overens med dit stillingsindhold. Ligeledes skal du samle kopier af beviser (dokumentation) for uddannelse, kurser, kørekort eller andre kompetencegivende aktiviteter, som du har deltaget i og som du endnu ikke har fået sendt til HR. Under samtalen udfylder du og din leder skemaet Aftaleplan for arbejdsopgaver, udvikling og trivsel. Det I aftaler, har I en forpligtelse til at holde og et fælles ansvar for at følge op på. Aftaleplanen sendes bagefter til HR sammen med dokumentationen. Efter samtalen bør du tænke igennem, om du har fået sagt det du gerne ville, og om du er klar over, hvad I aftalt. Hvis du har spørgsmål eller uklarheder, har du selv ansvaret for at kontakte din leder, så I sammen kan få afstemt jeres forventninger. Materialet om og til brug for medarbejdersamtaler kan du enten finde på intranettet KLIK HER eller ved at kontakte HR. Side 35 af 42

36 SENIORORDNING -Seniordage En ansat på Vestforbrænding ret til fravær med sædvanlig løn i forbindelse med seniordage: 2 dage i det kalenderår vedkommende fylder 60 år 3 dage i det kalenderår vedkommende fylder 61 år 4 dage i det kalenderår vedkommende fylder 62 år. For medarbejdere omfattet af 3F s overenskomst for specialarbejdere mv. og 3F s/foa s overenskomst for ikke faglærte lønarbejdere ved rengøring mv. indtræder ret til fravær med sædvanlig løn allerede fra 58 år. Hvis du er omfattet af overenskomst for FOA(kedelpassere), HK, Metal eller EL suppleres ovenstående dage med: 3 dage i det kalenderår vedkommende fylder 60 år 2 dage i det kalenderår vedkommende fylder 61 år 1 dag fra det kalender år vedkommende fylder 62 år. Som medarbejder skal du aftale med din leder så tidligt som muligt, på hvilket tidspunkt du ønsker at holde dine seniordage. Ikke afholdte seniordage udbetales hvis du fratræder. Seniordage kan konverteres til enten løn eller pension. Konvertering sker i forhold til din aktuelle timeløn. Hvis du ønsker at konvertere til bonus eller pension skal du give din leder besked senest den 1. november, hvis du er omfattet af seniordage fra 1. januar. VF-Seniordage Til medarbejdere, der har mindst et års uafbrudt ansættelse på Vestforbrænding, og som ikke ønsker at indgå i en seniorordning, tilbyder Vestforbrænding, efter aftale mellem leder og medarbejder særlige VF-seniordage fra det år, den ansatte fylder 63, 64 hhv. 65 år, således: - 1 dag i det kalender år vedkommende fylder 63 år - 2 dage i det kalender år vedkommende fylder 64 år - 3 dage fra og med det kalender år vedkommende fylder 65 år VF-seniordage tildeles ikke automatisk men først efter en konkret beslutning efter drøftelse mellem leder og medarbejder, og under forudsætning af at medarbejderen ikke har en senioraftale. Du kan finde retningslinjerne på intranettet KLIK HER Hvis du har spørgsmål til dette kan du kontakte Stig Schantz i HR. ARBEJDSPLADSVURDERING Side 36 af 42

37 APV (ArbejdsPladsVurdering) er en undersøgelse af arbejdsmiljø og sikkerhed, hvor de enkelte medarbejdere inddrages til at bedømme deres egne arbejdsforhold. Men der sker selvfølgelig også løbende vurderinger og forbedringer af arbejdsmiljøet. De enkelte sikkerhedsgrupper gennemfører med mellemrum (mindst hvert 3. år) en APV, og beslutter selv, hvordan den vil gøre det. På baggrund af sikkerhedsgruppens anbefalinger beslutter ledelsen, hvad der skal forbedres. Du kan henvende dig til din sikkerhedsgruppe for mere information. Sikkerhedslederne/-repræsentanterne har materiale om sikkerhed og arbejdsmiljø: - Folder om tommelfingerregler ved indretning af administrative arbejdspladser får du fx hos sikkerhedsrepræsentanten for administrationen. Oversigten over Vestforbrændings arbejdsmiljøorganisation - klik her. LEAN Lean er en filosofi, der fokuserer på at skabe en medarbejderdrevet og ledelsesstøttet forbedringskultur i virksomheden. Formålet er at skabe mere værdi for vores kunder ved løbende at forbedre virksomhedens processer og ydelser. På Vestforbrænding bruger vi 5 principper som udgangspunkt for vores forbedringsarbejde: Værdistrøm, Spild, Flow, Pull (træk), Kaizen (løbende forbedringer). En Lean virksomhed er en virksomhed, der er forandringsvillig, idet fokus i organisationen er på at skabe forbedringer. Generelt kan definere en Lean virksomhed som et sted, hvor alle har to jobs: at skabe værdi og skabe forbedringer, og som et sted, hvor der er en struktur til gennemførelse af forbedringer også gennem involvering af kunder og leverandører. I mere konkrete vendinger betyder det, at Værdiskabelse er veldefineret, vi ved altså hvad der skaber værdi for vores kunder Alle forstår, hvornår værdi skabes Det er synlig målstyring i alle områder Der er konsekvens ved afvigelser, dvs. vi evaluerer hvordan arbejdsprocessen kan optimeres, så samme afvigelse ikke sker igen Problemer løses ved roden Der er synlige forbedringsprogrammer Input fra medarbejdere tilskyndes og anvendes Virksomheden måler på og belønner forandringsvillighed Virksomheden løbende arbejder med udvikling af organisationen Der informeres om forbedringer Medarbejdere får mulighed for at udvikle sig selv og sine kompetencer Kort sagt, Lean betyder, at vi vil opbygge evnen til at lære at blive bedre! ANSÆTTELSE AF FAMILIEMEDLEMMER En leder og en medarbejder i samme funktion, kan ikke være i familie med hinanden eller på anden måde have en interessekonflikt med en medarbejder i egen funktion. Side 37 af 42

38 Hvis en leder og en medarbejder i samme funktion efter ansættelsen bliver kærester/gift, eller der på anden måde kan opstå tvivl om interessekonflikt, skal den ene efterfølgende ved førstkommende lejlighed inden for 6 måneder finde nyt job inden eller uden for VF HONORERING NÅR MEDARBEJDERE HOLDER FOREDRAG ELLER LIGN. Vedr. modtagelse af honorar, er der 2 modeller. Begge med udgangspunkt i, at det er i kraft af ens ansættelse (vidensgrundlag for netop opgaven) at foredraget eller lign. holdes. Det som adskiller model 1 og 2 er, om det er Vestforbrænding som anmodes om at stille viden og foredragsholder til rådighed eller om det er den enkelte medarbejder, som anmodes om det. Model 1. Vestforbrænding anmodes om at stille ressource og viden til rådighed i forbindelse med foredrag. Medarbejder får sine timer for opgaven og Vestforbrænding modtager honoraret. Model 2. Medarbejder anmodes om at stille ressource og viden til rådighed i forbindelse med foredrag. Medarbejder afholder selv tid til transport, foredrag, udarbejdelse af oplæg mv. der kan dog evt. indgås aftale om tid eller andet, såfremt det har interesse for Vestforbrænding at medarbejder agerer som ambassadør. Medarbejder modtager selv honorar som privatperson. Dette er skattepligtigt og medarbejder skal selv sørge for indberetning til Skat. RETNINGSLINIER VED DELTAGELSE I KURSER, MØDER M.M. Formålet med disse retningslinjer er at sikre, at alle medarbejdere bliver behandlet efter samme princip i forbindelse med deltagelse ved møder, kurser, studieture o. lign. Det er Vestforbrændings opfattelse, at deltagelse i kurser, seminarer og studieture er i både medarbejderens og Vestforbrændings interesse. Det medvirker til at udvikle såvel medarbejderne som arbejdspladsen og dermed udbygge og fastholde en attraktiv virksomhed og medarbejderstyrke. -Retningslinjerne omfatter Retningslinjerne omfatter medarbejdere med højeste arbejdstid. -Retningslinjernes omfang Retningslinjerne omfatter følgende aktiviteter: -Deltagelse i interne møder Side 38 af 42

39 -Deltagelse i kurser, eksterne møder, seminarer, konferencer og/eller studieture -Transport -Deltagelse i interne møder Hvis du er pålagt at deltage i møder uden for normal arbejdstid, er det at betragte som overarbejde. Møder, der har karakter af informationsmøder som f.eks. gå-hjem-møder og kontrolrumsmøder og lign. er ikke omfattet, idet deltagelse er frivillig. Såfremt der opstår situationer som ikke er dækket af ovenstående kan der opta- ges drøftelser mellem ledelsen og den pågældende tillidsrepræsentant. -Deltagelse i eksterne møder Ved deltagelse i eksterne møder beregnes den faktiske tid. -Deltagelse i kurser, seminarer/konferencer og/eller studieture Et heldagskursus-, seminar-, konference-, og/eller hel studietursdag beregnes som en normal arbejdsdag (dagens normtid). Hvis aktiviteten varer under en normal arbejdsdag skal du som udgangspunkt vende tilbage til din arbejdsplads med mindre andet aftales med din leder. Ved deltagelse i kurser, seminarer, konferencer, og/eller studieture som internat beregnes dagen som en normal arbejdsdag (dagens normtid). - Transporttid I tilfælde af ekstra transporttid ydes der timer 1:1 for den ekstra transporttid, ud over dagens normtid. Ved opgørelse af den ekstra transporttid skal fratrækkes den transporttid du har mellem hjem og arbejdsplads. Det vil sige, at hvis du har en daglig transporttid frem og tilbage fra arbejde på 1 time og du er på kursus o.lign. og du her bruger 2 timer til transport er den ekstra transporttid 1 time. -Transportgodtgørelse gælder alle ansatte Ved deltagelse i pålagte møder på en fridag betales der befordringsgodtgørelse jf. statens takster. Såfremt du indkaldes til at arbejde på en vagtlistefridag får du ingen transportgodtgørelse, da dagen nu betragtes som en almindelig arbejdsdag. Det samme gælder, hvis du er på heldagskursus som foregår på Vestforbrænding. Ved deltagelse i kurser, seminarer/konferencer og/eller studieture betales der, for forøgede transportudgifter jf. statens regler. Det vil sige, at hvis der er længere mellem hjem og kursussted end der er mellem dit hjem og arbejdsplads får du dækket de forøgede transportudgifter. Hvis ikke andet er aftalt, skal billigste offentlige transportmiddel benyttes. Side 39 af 42

40 Ved kørsel i egen bil, afleveres normal køreseddel (liggende på intranettet) til HR 1 gang månedligt (for 1 kalendermåned). Køres der få gange/få kilometer månedligt kan køresedlen afleveres for (højest) 3 kalendermåneder ad gangen. -Anbefaling og oplysning om ansættelse Vestforbrænding giver normalt ikke anbefalinger bortset fra lærlinge og elever. VF oplyser, hvornår vedkommende har været ansat og med hvilke opgaver den pågældende har været beskæftiget. DIÆTER Deltagelse i kurser, konferencer, møder o.lign. med overnatning: Taksterne er standardsatser sat af ligningsrådet. Fast godtgørelse pr. døgn p.t.: 18,96 kr. pr. time = 455 kr. pr. døgn. Hvis måltider er med i opholdet, skal der foretages fradrag p.t.: - Morgenmad: 68,50 kr. - Frokost: 136,50 kr. - Middag: 136,50 kr. Det resterende beløb er til småfornødenheder = 113,75 kr. Hvis måltider ikke er med i opholdet udbetales max: - Morgenmad: max. 68,50 kr. - Frokost: max. 136,50 kr. - Middag: max. 136,50 kr. Det resterende beløb er til småfornødenheder = 113,75 kr. Deltagelse i kurser, konferencer, møder o.lign. uden overnatning: Hvis forplejning ikke indgår i arrangementet udbetales efter statens regler p.t.max. 136,50 kr. pr. dag til dækning af frokost, kaffe m.m. Der skal dog fremlægges dokumentation. Ikrafttræden: 1. september Side 40 af 42

41 RETNINGSLINIER FOR PRIVAT BRUG AF ARBEJDSMOBILTELEFON Når din arbejdsmobiltelefon bruges privat bliver du i henhold til gældende lovgivning beskattet med pt kr. årligt som indberettes af Vestforbrænding. Ved ændrede satser reguleres beløbet uden yderligere varsel. Følgende retningslinjer er gældende: Mobiltelefonen må ikke bruges i udlandet hverken til opkald eller mobildata.* MMS(billedbeskeder) må ikke benyttes privat SMS må ikke bruges til donationer til hjælpeorganisationer eller andre servicetelefoner Hvis ovenstående retningslinjer ikke overholdes og de medfører ekstraudgifter for Vestforbrænding, forbeholder Vestforbrænding sig ret til at modregne i din løn. *) Tages mobiltelefonen med til udlandet er der risiko for datatrafik bl.a. via lokalitetstjenester eller synkronisering af kalender og . For at undgå risikoen for en privat regning skal mobildata slås fra i udlandet. IT kan være behjælpelige med frakobling af mobildata. BESKATNING AF PERSONALEGODER Juni 2011 kom der nye regler for beskatning af personalegoder fra folketinget. Den nye lov har virkning tilbage fra 1. januar Loven medfører lempeligere regler. Der er nu en bagatelgrænse på kr.. Som medarbejder kan du skattefrit modtage personalegoder til en samlet værdi af kr. om året. Du skal selv holde styr på værdien af de modtagne personalegoder og selv indberette til skattevæsenet, hvis den samlede værdi overstiger kr. Arbejdsgiverne har pligt til at indberette, hvis enkeltstående gaver overstiger kr. Det er dog ikke alle personalegoder, som du skal betale skat af. Lejlighedsgaver (f.eks. ved rund fødselsdag og bryllup), julegaver til en værdi af maks.700 kr. samt almindelig personalepleje i form af kaffe, frugt og julefrokost er skattefrie. Desuden er personalegoder, der overvejende er stillet til rådighed af hensyn til arbejdet f. eks. arbejdstøj skattefrit, så længe værdien heraf ikke overstiger kr. årligt. Endelig er deltagelse i kurser og uddannelser gjort skattefrie efter særlovgivning. Alle andre personalegoder end de ovenfor omtalte er derimod - efter de hidtil gældende regler -skattepligtige for den modtagende medarbejder. Det betyder, at hvis du som medarbejder modtager mindre gaver og påskønnelser i form af f. eks. blomster, vin og chokolade skal beskattes af værdien. Så længe den samlede værdi pr. år udgør maks kr. inkl. julegave på maks.700 kr. er det skattefrit. Hvis den samlede værdi overstiger kr., skal du betale skat af det samlede beløb og du skal selv indberette det til skattevæsenet. Eksempler: 1. Julegave til 900 kr., og der modtages ikke andre skattepligtige goder i løbet af året. Ingen beskatning. 2. Julegave til 800 kr., og der modtages øvrige skattepligtige goder i løbet af året for 300 kr. Fuld beskatning af kr. ( skal selvangives af medarbejder) 3. Julegave til 700 kr., og der modtages øvrige skattepligtige goder i løbet af året for 400 kr. Kun beskatning af 400 kr. ( skal selvangives af medarbejder) -Sponsorbilletter Side 41 af 42

42 Fra 2011 er værdien af sponsorbilletter til sports- og kulturarrangementer fritaget for for beskatning efter følgende regler: Hvis billetter modtages i et ansættelsesforhold (dvs. gælder ikke for bestyrelsesmedlemmer og politikere) Skattefriheden omfatter også mad og drikke som et led i arrangementet Skattefriheden omfatter ikke transport- eller rejseudgifter Arbejdsgiver skal have modtaget billetterne som en tillægsydelse i forbindelse med at sponsorat af det pågældende arrangement Men husk, at du skal selv indberette til SKAT når den samlede værdi overstiger kr. om året. RETNINGSLINIER FOR TJEK AF KØREKORT Det er et lovkrav, at oplyse om brugeren af et køretøj, dette skal administreres således: Retningslinjer At kørekort tjekkes 2 gange årligt Ifm. MUS samtalen, for det personale som dagligt benytter VFs køretøjer og at kørerkort i øvrigt til enhver tid skal fremvises på forlangende. Lederen dokumenterer i tjekliste til MUS samtalen, som derefter ligges i personalemappen. I henhold til oplysninger fra politiet, har Vestforbrænding opfyldt sin forpligtigelse til sikring af lovlig anvendelse af Vestforbrændings køretøjer, hvis det kan dokumentere at VF tjekker, medarbejdernes kørekort mindst 2 gange årligt. At de medarbejdere som kun bruger køretøjer ad hoc viser kørekort ved udlevering af nøgle hver gang de låner et køretøj og der noteres i et skema som ligger i receptionen. (se bilag) Hvis en medarbejder mister sit kørekort, skal det meddeles til lederen med det samme. Hvis et Vestforbrænding ejet køretøj anvendes uden gyldigt kørekort medfører forseelsen en opsigelse. At Vestforbrændings køretøjer til internt udlån udleveres fra receptionen. Side 42 af 42