TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem

Transkript

1 TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem 30. juli 2015

2 Indhold Indledning Side 3 Sådan kommer du i gang Side 4 Oprette nye varer Side 5 Ændre eksisterende varer Side 6 Sletning af varer Side 7 Håndtering af Excel-ark Side 8 Upload og vedhæftning af fotos og filer Side 9 Vvskatalogets upload site Side 9 Tilføje dybe links Side 9 Felter og betydning Varedata Side 10 Logistikdata Side 11 Egne noter Side 12 Manual til Vvskatalogets administrationssystem og Tillæg vedr. Håndtering af filer kan hentes på forsiden af vvs.vvskataloget.dk ved klik Manualer i venstre side. Brugernavn: Adgangskode:

3 I Vvskataloget er det muligt at oprette nye varer samt redigere og slette eksisterende varer via Excel-ark. Desuden kan fotos og filer vedhæftes via Excel-ark på Vvskatalogets upload site. Oprette nye varer Du henter selv et oprettelsesark i Vvskataloget og når du har udfyldt div. datafelter (med grønne overskrifter, for så vidt muligt) og beskrivelser, sender du arket samt tilhørende fotos og filer til Rørforeningen (læs mere side 5). Herefter tildeler Rørforeningen vvsnumre til de nye varer og indlæser dem samt tilknytter fotos og filer i Vvskatalogets administrationssystem. Du vil få tilsendt en mail med de nye vvsnumre umiddelbart efter, at de er oprettet. Ændring af eksisterende varer Du henter selv et ændringsark i Vvskatalogets administrationssystem og når de ønskede ændringer er foretaget, kan du selv importere arket igen i Vvskatalogets administrationssystem (læs mere side 6). Ændringer i data optræder øjeblikkeligt og skal ikke godkendes af Rørforeningen. Sletning af varer Du henter selv et ændringsark i Vvskatalogets administrationssystem og når de ønskede varer er markeret slettet, kan du selv importere arket igen i Vvskatalogets administrationssystem (læs mere side 7). Det er muligt at slette og opdatere varer i samme ændringsark. Du vil få tilsendt en bekræftende mail umiddelbart efter, at Rørforeningen har godkendt sletningen. Upload og vedhæftning af fotos og filer Fotos og filer til nye varer skal du enten vedhæfte mailen med oprettelsesarket, uploade til Vvskatalogets upload site eller sende på en CD, så tilknyttes de af Rørforeningen i forbindelse med tildeling af vvsnummer (læs mere side 9). Du kan knytte fotos og filer til eksisterende varer online i Vvskatalogets administrationssystem eller tilknytte fotos og filer via Vvskatalogets upload site (læs mere side 9). Tilføje dybe links Foruden et generelt link til din webadresse, har du også mulighed for at vise dybe links til fotos, tegninger, datablade samt div. vejledninger, fra den enkelte vare. De dybe links kan tilføjes i oprettelsesark for nye varer eller via ændringsark for eksisterende varer (læs mere side 9). Links, fotos, filer og øvrige data er tilgængelige, så grossister frit kan hente, hvad de skal bruge og dermed opdatere deres eget system til alles fordel. 3

4 Sådan kommer du i gang Du logger ind som du plejer: Klik ind på og klik på linket»log ind som administrator«eller gå direkte ind på vvs.vvskataloget.dk. Indtast det brugernavn og den adgangskode du har fået tilsendt fra Rørforeningen. Klik herefter på OK. 4

5 Oprette nye varer via Excel-ark For oprettelse af nye varer klikker du på Hent oprettelsesark og herefter vil et oprettelsesark blive sendt til din -adr. Vedr. håndtering af Excel-ark kan du læse mere side 8. For at få tildelt et vvsnr. skal du beskrive varen bedst muligt. Det gør du på følgende måde: - Udfyld (for så vidt muligt) felterne med grønne overskrifter og - Tilføj enten en grundig varebeskrivelse i feltet Beskrivelse eller vedhæft et datablad og - Vedhæft et foto. Hvis mailen bliver for stor, kan du sende en CD med fotos eller uploade filerne til Vvskatalogets upload site (læs mere side 9). Kender du et vvsnr. for en tilsvarende vare kan vvsnummeret anføres i feltet Evt. forslag til VVS nr. og afvigelsen kan anføres i feltet Beskrivelse. Når du skal udfylde felterne med grønne overskrifter, er det en god hjælp, at sammenligne med tekster for tilsvarende varer: Du kan vælge, om du vil have vist alle varegrupper eller én varegruppe ad gangen samt om du vil se alle varer uanset publiceringsstatus eller kun en delmængde af varerne. Afslut med klik på Søg. Du kan også bladre igennem mapperne ved at klikke på + foran Varer i venstre side og finde frem til den gruppe varer, du ønsker at se. Når oprettelsesarket er udfyldt skal du sende det samt div. filer til din kontaktperson i Rørforeningen. Er du i tvivl om, hvem det er, kan du ringe på tlf Rørforeningen tildeler herefter vvsnumre til de nye varer og indlæser dem samt fotos og filer i Vvskatalogets administrationssystem. Du vil få tilsendt en mail med de nye vvsnumre umiddelbart efter, at de er oprettet. De nye vvsnumre vil straks blive offentliggjort i Vvskataloget online, hvis alle nødvendige data, godkendelser og foto er tilknyttet og en evt. publiceringsdato er nået. Mangler f.eks. foto eller GDV-godkendelse vil varerne ligge i systemet med Publiceringsstatus Afventer leverandør indtil leverandøren tilknytter manglende data og ændrer Publiceringsstatus til Afventer Rørforeningen. 5

6 Ændre eksisterende varer via Excel-ark For at ændre eksisterende varer via Excel-ark har du følgende muligheder for at hente et Excel ændringsark: 1. Hent ændringsark - Klik på Hent ændringsark - Du kan nu vælge, om du vil hente alle dine varer eller kun én varegruppe (du kan kun hente varer på sidste niveau i hierarkiet, dvs. du skal klikke ned gennem varehierarkiet indtil der vises intervaller med 6 cifre). I samme vindue kan du også vælge, om du vil hente alle varer uanset publiceringsstatus eller kun en delmængde af varerne. Efter klik på Eksportér vil et ændringsark blive sendt til din -adresse. 2. Data eksport - Søg en vareliste frem enten med avanceret søgning eller med søgning i hierarkiet. - Klik på Data eksport. - Sæt hak ved filtypen Ændringsark. Efter klik på Eksportér har du mulighed for at downloade ændringsarket, hvis du ikke har valgt at få det sendt til din -adresse. Vedr. håndtering af Excel-ark kan du læse mere side 8. I ændringsarket er det muligt at opdatere/tilføje Beskrivelse, links, div. godkendelser, Publiceringsdato samt leverandøroplysninger, såsom varenr., EAN-nr og logistikdata. Derimod vil eventuelle ændringer i varernes stamdata (felter med gule overskrifter) ikke blive importeret i Vvskataloget*. Når ændringerne er foretaget, importerer du ændringsarket, ved at klikke på Upload Excel ændringsark. Herefter kan filen, der skal importeres, hentes ved klik på Gennemse efterfulgt af Importér. Ændringerne skal ikke kontrolleres eller godkendes af Rørforeningen. * Er der decideret fejl i en vares stamdata, skal du henvende dig til Rørforeningen, så fejlen kan blive rettet. 6

7 Sletning af varer via Excel-ark For at slette eksisterende varer via Excel-ark har du følgende muligheder for at hente et Excel ændringsark: 1. Hent ændringsark - Klik på Hent ændringsark - Du kan nu vælge, om du vil hente alle dine varer eller kun én varegruppe (du kan kun hente varer på sidste niveau i hierarkiet, dvs. du skal klikke ned gennem varehierarkiet indtil der vises intervaller med 6 cifre). I samme vindue kan du også vælge, om du vil hente alle varer uanset publiceringsstatus eller kun en delmængde af varerne. Efter klik på Eksportér vil et ændringsark blive sendt til din -adresse. 2. Data eksport - Søg en vareliste frem enten med avanceret søgning eller med søgning i hierarkiet. - Klik på Data eksport. - Sæt hak ved filtypen Ændringsark. Efter klik på Eksportér har du mulighed for at downloade ændringsarket, hvis du ikke har valgt at få det sendt til din -adresse. Vedr. håndtering af Excel-ark kan du læse mere side 8. I ændringsarket er det muligt at ændre Publiceringsstatus til Ønkes slettet, ved at skrive ØS i feltet. Når de ønskede varer er markeret slettet, importerer du ændringsarket, ved at klikke på Upload ændringsark. Herefter kan filen, der skal importeres, hentes ved klik på Gennemse efterfulgt af Importér. Sletning af varer skal godkendes af Rørforeningen og du vil modtage en mail, der bekræfter sletningen umiddelbart efter godkendelsen. Det er muligt at slette og redigere varer i samme ændringsark. 7

8 Håndtering af Excel-ark - Det er kun oprettelses- og ændringsark, der er hentet som beskrevet på side 5-7, der kan bruges til vareoprettelse og vareændring. Øvrige lister, der er eksporteret fra listevisninger af søgninger eller varegrupper, kan IKKE bruges. - Når du eksporterer oprettelses- eller ændringsark via , får du en kvittering på skærmen, der viser hvilken -adresse Excel-filen er sendt til. Hvis filen ikke sendes til din egen adresse, kan det være fordi du bruger en kollegas login. Henvend dig til din kontaktperson i Rørforeningen, hvis du vil have dit eget login. - Der må ikke slettes eller byttes om på kolonner eller ændres i kolonnernes overskrifter (de 11 første rækker). - De første 11 rækker (række 11 er skjult) må ikke slettes. - Første tomme varedata-række i ændringsarket må ikke slettes. - Hvis du vil slette rækker med varedata, skal de slettes helt (markér hele rækken(erne) ved at klikke på kolonnenummeret(erne), højreklik og vælg Slet ), så rækkerne nedenfor rykker op. - Kolonnebredder og udskriftsformattering (fontstørrelse, fed ol.) må gerne ændres. - Hvis du vil sortere rækkerne, skal du vælge alle rækker med data og så bruge Excels kolonnebetegnelser (A, C, D, E...) til at vælge kolonne at sortere efter. Kolonne 1-11 må ikke indrages i sorteringen. Der må ikke sorteres efter kolonne B. - Dataformatteringer må ikke ændres (f.eks er vvsnummeret formatteret som en tekst - hvis det formatteres som tal vil evt. foranstillede 0 er blive fjernet). - Excel-filens filnavn må gerne ændres mellem eksport og import. - Ark kan hentes og importeres i både Microsoft Excel 97 til 2003 regneark (.xls) format, Office Open XML regneark (.xlsx) format samt OpenDocument regneark (.ods). Microsoft Exel 97 til 2003 kan åbne og håndtere.xls ark, medens alle senere Microsoft Excel versioner samt f.eks. LibreOffice kan åbne og håndtere alle 3 formater. - Der må ikke sættes flere ark ind i Excel-filen (navnet på arket må gerne ændres). - Når du importerer ændringsarket, får du en kvittering på skærmen, der viser hvor mange vvsnumre, der blev indlæst. Hvis det ikke svarer til det forventede antal, så kontrollér om de ovenstående regler er fulgt og gentag evt. importen. Hvis der stadig er problemer, må du henvende dig til din kontaktperson i Rørforeningen. - Består dit Lev. varenr. af rene tal og giver import af dette problemer (decimalkomma og/eller -punktum tilføjes), kan du henvende dig til din kontaktperson i Rørforeningen. 8

9 Upload og vedhæftning af fotos og filer Vvskatalogets upload site Du kan tilknytte fotos via Vvskatalogets upload site ved at klikke på knappen [Gå til upload site] øverst i højre hjørne (eller logge ind med dit sædvanlige brugernavn og adgangskode på Her kan du hente et skema, hvor du ved ansøgning om nye vvsnumre, blot anfører filnavne og evt. tilhørende metadata (kolonne F-J). Ved upload af filer til eksisterende vvsnumre, anføres vvsnumre, tilhørende filnavne samt evt. metadata (kolonne F-J). Via Data eksport er det muligt at søge en liste frem og derefter hente et upload skema, der er forudfyldt med vvsnumrene fra denne liste: - Søg en vareliste frem. Udvælg evt. varer ved at holde Shift- eller Ctrl-knappen nede mellem klik. - Klik på Data eksport. - Sæt hak ved filtypen Upload template. Efter klik på Eksportér har du mulighed for at downloade skemaet, hvis du ikke har valgt at få det sendt til din -adresse. Du kan også anføre (med et Ja i kolonne C), hvis et nyt billede erstatter et eksisterende, som det primære til at repræsentere en vare i Vvskataloget Online. Når skemaet er udfyldt, uploades det sammen med filerne, på upload sitet ved klik på Upload filer, efterfulgt af klik på Gennemse. Natten efter, at du har uploadet skema og filer, importeres filerne i Vvskatalogets administrationssystem, og du vil modtage en statusrapport over de behandlede filer/vvsnumre (læs mere under knappen [Vejledning], øverst på upload sitet). Vi anbefaler fotos med mindst 1200 x 1200 pixels med en opløsning på 300 x 300 dpi, svarende til print på 10 x 10 cm. Filer og fotos større end 100 MB afvises. Der bliver automatisk dannet et webfoto til visning i Vvskataloget Online, men når man vil vise/hente fotoet, er det den oprindelige version, der optræder. Tilføje dybe links Du kan tilføje oplysninger om dybe links, til fotos, tegninger, datablade samt div. vejledninger, fra den enkelte vare. De dybe links kan tilføjes enten via et oprettelsesark, et ændringsark (læs evt. mere side 5-6) eller direkte i systemet (læs mere i Manual til Vvskatalogets administrationssystem, som kan hentes på vvs.vvskataloget.dk). Du skal oplyse hele URL fra og med http. 9

10 Felter og betydning Varedata Skemaet til højre er gengivet, som det vises i systemet. Farverne indikerer følgende: Grøn: Udfyldes for så vidt muligt af leverandøren ved oprettelse af nye varer Grøn/orange: Udfyldes for så vidt muligt af leverandøren ved oprettelse af nye varer, men må ikke redigeres af leverandøren efter godkendelse af Rørforeningen, medmindre det drejer sig om deciderede fejl. (Se også punkt 1 nedenfor). 4) 5) Orange: Felter forbeholdt Rørforeningen Rød: Bruges pt. ikke i systemet Numrene indikerer følgende: Beskrivende felter, der indeholder forkortelser/ betegnelser fastlagt af Rørforeningen. Det er en god hjælp at sammenligne med tilsvarende varer, når du skal vælge tekster/oplysninger for en ny. Opretter du varer udenfor de produktgrupper, du allerede har varer i, kan du se de korrekte tekster ved at søge tilsvarende varer frem i Vvskataloget Online. Se også ovenstående forklaring om Grøn/ orange. Udfyldes af leverandøren, hvis varen har den specifikke godkendelse/mærkning. Udfyldes frit af leverandøren, uden begrænsning på karakterantal. 4) Forklaring til Publiceringsstatus: Igangværende redigering: Varen er under redigering og er ikke færdigmeldt af leverandøren. Afventer Rørforeningen: Leverandøren har færdigmeldt varen til godkendelse og den behandles af Rørforeningen. Afventer leverandør: Rørforeningen har færdigbehandlet varen, men varen kan endnu ikke offentliggøres (som oftest pga. manglende foto eller VA-/GDV-nr.) Godkendt: Varen har fået tildelt vvsnummer og tekster er godkendt af Rørforeningen. Sættes Publiceringsdatoen frem i tiden, vil varen først optræde i Vvskataloget Online fra denne dato, ellers overføres den med det samme. Ønskes slettet: Leverandøren ønsker varen slettet. Markeret slettet: Rørforeningen har godkendt sletningen og varen optræder som slettet i Vvskataloget. 5) Skal kun udfyldes, hvis du ønsker at få varen publiceret på et senere tidspunkt. 10

11 Felter og betydning, fortsat Logistikdata Skemaet til højre er gengivet, som det vises i systemet. Farverne indikerer følgende: Grøn: Udfyldes for så vidt muligt af leverandøren ved oprettelse af nye varer Gul: De relevante grupper af logistikoplysninger udfyldes af leverandøren ved oprettelse af nye varer Rød: Kontakperson udfyldes automatisk ved Excelupload. Bemærkninger bruges pt. ikke i systemet 11

12 Egne noter: 12