Vejledning til brug af Foreningsportalen

Transkript

1 Børne- og Kulturforvaltningen Kultur- og Fritidsafdelingen Vejledning til brug af Foreningsportalen Foreningsportalen kan benyttes af både borgere og foreninger til søgning af foreningsoplysninger. Som en godkendt forening under Folkeoplysningsloven i Næstved kan man få udleveret brugernavn og password til systemet. Dette vil give mulighed for at søge ledige tider, se og ændre i foreningsoplysninger m.m. Det forventes at de folkeoplysende foreninger på denne måde sikre de rette foreningsoplysninger hele tiden er ajourført.

2 Indholdsfortegnelse Hjælpefunktion side 3 Login side 3 Skift kodeord side 4 Kontakt os side 4 Startside side 5 Søg ledige tider side 6 - enkeltsøgning - avanceret søgning side 9 Blanketter side 12 Maillister abonnement på nyhedsmail side 13 Foreningsregister side 13 Foreningsoplysninger side 15 Vis bookinger (foreningens) side 18 2

3 Hjælpefunktion Der er mulighed for at få en mere detaljeret hjælp til Foreningsportalen. På sider hvor der øverste til højre vises et? vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet. Klik på? Login Brugernavn og adgangskode oprettes og udleveres af Fritidsafdelingen. Åben din internetbrowser og gå ind på adressen Du kan med fordel tilføje adressen i Foretrukne så du let kan finde den frem fra gang til På startsiden i nederste venstre hjørne klikker du på Log på. (har foreningen ikke endnu login kode rettes henvendelse til Fritidsafdelingen se Kontakt os i vejledningen) Herefter indtaster du Brugernavn og Kodeord Klik på Log på 3

4 Skift kodeord Vi råder brugeren til med det samme at gå ind og skifte kodeordet Klik på Skift kode Her taster du det nuværende kodeord Indtast det nye kodeord Gentag det nye kodeord Klik på OK Kodeordet er nu skiftet. Kontakt os Funktionen Kontakt os finder du i nederste venstre hjørne på skærmen. Funktionen giver dig mulighed for at sende en mail med spørgsmål, kommentarer eller lignende til Fritidsafdelingen. Udfyld de obligatoriske felter med dit navn, m.v. Vælg overskriften på emnet (benyt den lille pil til højre for at vælge) Skriv selve meddelelsen spørgsmål, kommentar eller lignende Skriv evt. foreningens kundenr (= foreningsnummer) 4

5 Skriv evt. et tlf.nr. hvor du kan kontaktes Klik på Send En mail vil nu blive sendt til Fritidsafdelingen. Den modtagne mail vil blive behandlet så hurtigt som muligt. Bemærk, at man ikke kan booke lokaler ved hjælp af denne funktion. Startside Efter du er logget på, ser Startsiden således ud. I højre side af startsiden er der mulighed for at Fritidsafdelingen kan placere nyheder eller oplysninger til brugerne af Interbook. I venstre side er der nu kommet flere menupunkter at vælge i mellem. I det følgende vil de enkelte punkter i menuen blive beskrevet. 5

6 Søg ledige tider I dette punkt har du mulighed for, at søge på ledig tid i et lokale og for, at forespørge på den ledige tid pr. mail direkte til Fritidsafdelingen. Enkeltsøgning Hvis du kun ønsker, at søge på en enkelt dato. Vælg hvilken af faciliteterne du vil forespørge på. Aktiviteten der skal foregå. Du kan nøjes med at udfylde et af felterne. Klik på den ønskede dato. Klik på søg. 6

7 Her er der søgt på Glumsø Kro. I nogle tilfælde vil der være mulighed for, at der er forskellige objekter som hal, gymnastiksal, udendørsareal m.m. Klik på den linie med det objekt du ønsker at forespørge på. I eksemplet er der forespurgt på salen. Skemaet viser hvilken status de forskellige tider har. Ledig, optaget, lukket, forespørgsel eller foreløbig. Du kan ved hjælp af pilene ved uge nummer i tabellen bladre frem og tilbage mellem ugerne for at finde en ledig tid der passer. Klik på det felt med den ledige tid du ønsker. 7

8 Indtast så mange oplysninger som muligt. De * felter skal udfyldes. Er du logget på som bruger er oplysninger udfyldt på forhånd. Klik på Bestil. Forespørgslen bliver nu sendt til Fritidsafdelingen og behandles så hurtigt som muligt. 8

9 Avanceret søgning Dette billede giver dig mulighed for at søge ledige tider i en periode. Indtast/vælg så mange detaljer om din søgning som muligt. Klik på Søg. 9

10 Her vises en oversigt over de datoer som der er ledige. Fravælg evt. datoer hvis du på nuværende tidspunkt ved, at I ikke vil kunne udnytte tiden. Dette gøres ved at klikke fluebenet væk i venstre side ud for den dato du ønsker at fravælge. De datoer som ikke er vinget er optaget. Når de datoer du ønsker at booke er vinget af med flueben, klikker du på Gå videre. 10

11 Hvis ikke alle dage eller tider var ledige er der mulighed for at håndterer dette. Marker, ændre og opdater listen og klik Booke valgte tider. Hvis alle dage og tider er ledige Indtast så mange oplysninger som muligt. Er du logget på som bruger er oplysninger udfyldt på forhånd. 11

12 Klik på Bestil. Forespørgslen bliver nu sendt til Fritidsafdelingen og behandles så hurtigt som muligt. Blanketter Under dette punkt kan du finde relevant materiale fra Fritidsafdelingen. Det kan være tilskudsregler, regler for udlån af lokaler og idrætsanlæg m.m. Ansøgningsskemaer m.v. lægges her. Den nyeste version af brugervejledningen vil altid kunne findes her. Klik på den ønskede blanket. Når du har den ønskede blanket fremme på skærmen kan du evt. printe den ud. 12

13 Maillister Her kan der abonneres på nyhedsmail. Det forventes at alle foreninger tilmelder sig relevante nyhedsmail. Foreningsregister Foreningsregistret giver et overblik over alle de foreninger, der er godkendt under Folkeoplysningsloven. Her kan du så søge efter de forskellige foreninger. Kender du navnet på foreningen kan du taste det ind i feltet Forening. hvis du kun kender noget af foreningsnavnet kan du klikke på den lille pil til højre og vælge søgemuligheden Indeholder så kan du søge på f.eks.: bold og få alle de foreninger frem hvis foreningsnavn indeholder ordet bold. Du har også muligheden for at søge på Aktivitet, Bydel og Foreningstype. Du kan søge på et eller flere kriterier alt efter hvor snæver du ønsker søgningen. Klik på Søg 13

14 Hvis hele listen med registrerede foreninger ønskes vist, skal man bare klikke på Søg Klik på en adresse og adressen overføres til dit mailprogram, så du kan skrive til kontakten. Klik på en hjemmesideadresse og foreningens hjemmeside åbnes i et nyt vindue. Klikker du på foreningens navn i kolonnen Forening, kommer et nyt billede frem med yderligere oplysninger om foreningen. Klik på Udskriv for at udskrive disse oplysninger. 14

15 Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for og er forpligtet til at ændre og vedligeholde de relevante oplysninger om foreningen. Disse oplysninger vises i Foreningsregisteret. Det kunne være hvis der er valgt ny formand eller kasserer på en generalforsamling eller hvis nogle af personerne ændrer adresse, tlf.nr. eller lignende. Fanebladet Forening indeholder oplysningerne om selve foreningen. Udfyld eller ret de ønskede felter. Klik på Gem. Skrives der en adresse ind, kommer der svar retur, når ændringerne er godkendt eller afvist. 15

16 Fanebladet Kontakter indeholder informationerne om formand, kasserer med flere. Skifter foreningen formand eller kasserer skal I huske at ændre disse oplysninger. Når oplysningerne er ændret klikkes på Gem. Følgende to bokse kommer nu frem på skærmen. Klik OK til begge 16

17 Fritidsafdelingen skal altid have en underskrevet samtykkeerklæring fra den enkelte kontaktperson. (Foreningsoplysninger på Internet) når foreningen ændrer formand eller kasserer. Er det blot en ændring af adressen, tlf.nr. eller andet er det ikke nødvendigt at sende samtykkeerklæringen ind til Fritidsafdelingen. 17

18 Det sidste faneblad Øvrige oplysninger indeholder oplysninger om de aktiviteter foreningen kan tilbyde, hvilket område m.m.. Ønsker foreningen f.eks. at tilføje flere aktiviteter vælges aktiviteten og der klikkes på Opret og sig ja til at gemme i dialogboksen. Fritidsafdelingen modtager opdateringen og skal godkende denne før end oplysningen er opdateret for foreningen Vis bookinger Vis bookinger, giver et overblik over foreningens aktuelle bookinger. Det betyder at man let og hurtigt kan se om man har booket til sæson tider og enkelte arrangementer, datoer og tider for bookingerne. Yderst til venstre ud for hver linie står der et S eller et E, disse bogstaver står for S = sæson tid, E = enkelt tid. 18

19 Når foreningen går ind og forespørger på en booking/tid, skal Fritidsafdelingen godkende forespørgslen. Så længe den booking, foreningen har forespurgt på, ikke er godkendt, vil den kunne ses under fanebladet Forespørgsler. Rerservation: Denne funktion anvendes ikke i øjeblikket. Tilbagerapportering: Denne funktion anvendes ikke i øjeblikket.. 19