INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 10. marts 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 10. marts 2016 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:15 18:30 a. Delstrategi Nemt at gøre det rigtige (B) * b. Delstrategi Nemt at få hjælp (B) * c. Digitaliseringsstrategi (B) * d. Repræsentantskabsmøde 2016 (B) * e. Status på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (O) f. Orientering fra udvalgene (O) 2. Afdelinger kl. 18:30 18:50 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Status på nybyggeriprojekter (O) c. Tilskud afdeling 81 Finlandsgade (B) * 3. Administration kl. 18:50 19:05 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:05 19:20 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder kl. 19:20 19:30 a. Emner til næste møde, der holdes den 7. april 2016 (B) b. Program for bestyrelsesseminar den 11. marts (O) * c. Mødeplan 2016 (O) * d. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Delstrategi Nemt at gøre det rigtige DATO 24. februar 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MV/MH PROBLEMSTILLING Bestyrelsen har under det overordnede strategiske tema Nemt bedt om at få en analyse og indstilling om, hvordan vi via værktøjerne inden for disciplinen adfærdsdesign kan gøre det nemt for beboerne at opnå den mest hensigtsmæssige adfærd. Afgrænsning Det var oprindeligt tanken, at fokusere på affaldssorteringer i et antal boligafdelinger. Det har dog vist sig at være en stor mundfuld af flere grunde, bl.a. der er stor forskel på afdelinger (kultur, beboersammensætning, indretning, størrelse, afstande, affaldsløsninger mv.) og dermed svært at lave universelle tiltag, der kan kopieres mellem afdelinger der er stor forskel på affaldsløsninger fx hvor store de er, hvor lukkede de er og dermed, hvor synlig gerningsmand er osv. vi har svært ved at måle på problemets omfang og dermed også tiltags effekt nogle gange er der ikke problemer, andre gange er de større (fx mange flytninger). det ER bare et meget svært problem at løse og alle de løsninger, som man har forsøgt sig med andre steder har kun meget begrænset virkning (senest har The Nudging Company haft fuld fiasko med et stort nudging forsøg med affaldssortering for en kommune men antropologer, vejning af affald, kreative løsninger osv. Ingen effekt). Endelig vil det være oplagt at være lidt afventende/koordinerende i forhold til den store Affaldsplan, der er under implementering i byen: - så vores evt. tiltag peger i samme retning som kommunens mfl. Derfor vil vi mere fokuseret forsøge at bruge nudging/adfærdsdesign i en mere håndgribelig situation: Deltagelse i afdelingsmøder 2016 bl.a. fordi vi her kan måle forskel på deltagelse i forhold til Vi vil dog fortsat eksperimentere med løsninger til at forbedre håndtering af affald rundt om i afdelinger men i form af mere lokale tiltag i tæt samarbejde med ejendomsfunktionærerne (der også på hver deres måde allerede har gang i forskellige tiltag).

3 Affald Vi har foreløbig kortlagt, hvilke afdelinger, der har sortering og herunder, hvem der har større problemer med affald. Problemadfærden fordeler sig i to hovedsituationer: 1. Storskrald: Folk stiller storskrald ved nærmest affaldsø De fleste beboere ved godt, at de har storskrald. Og ejendomsfunktionærerne gør meget ud at fortælle om det ved indflytning og opsigelse + tilbyder nogle steder lån af trækvogn mv. Det er meget vanskeligt at løse den adfærd med et nudge det er simpelthen for nemt at stille det lige udenfor. Nogle steder er der flere hundrede meter til affalds-pladser, som ofte er placeret i et udkantsområde. 2. Sortering: Dem der bruger pladsen kan ikke finde ud af at sortere Her kan der både være tale om et videns-problem og et dovenskabs-problem: Man kan have intentionen, men ved ikke helt hvordan. Og/eller det er for besværligt at sortere. Eller Nu er jeg gået HELT herned så skal jeg vel ikke også til at dele min samling affald op igen. Herudover er der som nævnt store variationer på problemerne selv om vi er i samme område. Fx: Afdeling 23 Nydamsparken: Primært storskrald ved affaldsøer. Ejendomsfunktionær sorterer selv de ting, der lander på storskraldsplads, hvor der er lås på. Afdeling 28 Lindholmparken: Begge problemer. Her bruger man bødestrafmetoden og omdeler infoer. Er i gang med at indrette sorteringspladsen bedre. Afdeling 25 Reginehøj: Ikke lås ind til storskrald for så sætter folk det bare udenfor. Ejendomsfunktionær fordeler affaldet i containere. Det primære problem er, at beboere OG udefrakommende kommer hver aften og sprætter sække op og gravrøver fra affaldet, så det flyder. Desuden kommer naboer (villaer, kolonihaver) også med affald og sætter her. De har skilte med videoovervågning og attrap kameraer ingen effekt. Et af dem er revet ned. I skrivende stund er vi kun nået til kortlægningen af adfærden og så småt de mulige årsager hertil (dovenskab, manglende viden mv.). Vi har dog enkelte tanker om mulige tiltag. Ideer til løsninger Der er som antydet ikke nogen enkel løsning på de to problemer og der er især ikke noget nudge-trick, der kan konkurrere mod, hvor nemt det er at stille storskrald mv. ved de almindelige affaldsøer. I forhold til sorteringen kan man dog arbejde med at gøre den rette adfærd mere synlig og dermed også nemmere både nemmere at afkode/forstå og rent fysisk arbejde med form, indretning mv. For mange steder er der gamle og falmede skilte. Ikonerne er svære at aflæse og der er lange opremsninger af, hvad der fx skal i DEPONI uden at det garanterer, at ens dims er på listen. Derfor kan man (igen individuelt i forhold til afdeling): Bedre skiltning. Mindre tekst mere visuelt. Indretning af selve pladsen fx frem med det man mest smider ud. Arbejde med formen som fx Bare det, at man ikke skal løfte et låg til skraldespanden er et lille positivt puf! 2/3

4 Arbejde med kampagner (afhængig af specifikt problem) fx flytbare skilte der på skift står i vejen ind til pladsen. Fx: Hvis der er jern i dit affald så skal det i JERN, uanset om der også er andre materialer i. Det handler kort fortalt om at bruge synkron kommunikation påvirke folk i gerningsøjeblikket. Eller evt. gøre det mere synligt, hvad de forskellige ting bliver til ved rigtig sortering. Dit gamle jern er guld værd for XXX? Afdelingsmøder Som nævnt vil det være lidt mere håndterbart at forsøge at puffe folk til afdelingsmøder. Her er situationen mere ensartet på tværs af afdelinger og vi har fakta på deltagelse sidste år. Dvs. vi kan rent faktisk måle og dermed langt bedre konkluderer på indsatser. Ideen er stadig meget spæd men går på at udvælge fx 3-5 afdelinger og afprøve forskellige nudges i tæt samarbejde og afstemning med afdelingsbestyrelsen. Vi vil trække på erfaringer og metoder, der bl.a. er blevet brugt i Obamas valgkampe kort fortalt: Kontakte afdelingens beboere (helst personligt ellers pr. tlf.) og spørge: Kommer du til afdelingsmøde dd. Ved et Ja laver man en aktiv forpligtelse. Og her træder et såkaldt konsistens-princip i kraft: Man vil helst gøre det man siger/lover. Bedst er det hvis man personligt møder op og selv får beboeren til at skrive sig på listen. Her er der også mulighed for at påvirke ved at vise listen og dermed, at mange andre også deltager. Princippet han udvides fx i en anden afdeling med Hvorfor er det vigtigt for dig at deltage efter et Ja for begrundelser og argumenter forstærker princippet og selvbilledet af ja, jeg er en som tager del i fællesskabet osv. Endelig kan man fortsætte med at gøre det nemt for beboeren. Ved du hvor beboerlokalet er? Og fx tilbyde X at sende en eller sms om morgenen inden. Eller (ved tlf-kontakt): Er det ok, at jeg så melder dig til mødet nu?. Det er nok at gå over stregen men man kunne måske prøve med, at man på indkaldelsen var tilmeldt som standard og aktivt skulle melde fra. Det skal i givet fald kobles med fx spisning, så der ligesom er noget forpligtende i det Ideen skal under alle omstændigheder udvikles. INDSTILLING AFFALD: Vi prioriterer de afdelinger, der melder om større problemer. Vi forsøger os løbende med løsninger på affaldsproblemerne men som udgangspunkt med lokale indsatser. Forventningerne til store forbedringer er dog meget små. For lige her vælger folk meget ofte det nemmeste uanset, hvordan vi ellers påvirker. Bl.a. fordi: Affaldet er ikke længere mit + vi betaler jo til viceværter. Desuden er der mange steder opstået en holdning: Alle gør det derfor kan jeg også. AFDELINGSMØDER: Som nævnt: Lad os prøve med 3-5 forskellige initiativer og måle på, om det har effekt i forhold til deltagelsen. 3/3

5 NOTAT TIL PKT 1.b Delstrategi Nemt at få hjælp DATO 1. marts 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV/AVN PROBLEMSTILLING Afgrænsning Målgruppen er beboere i boperioden. Og her kan man få behov for hjælp i flere forskellige situationer der kræver hjælp fra forskellige faggrupper. Fx Problem i bolig vandhane drypper, toilet løber, ingen varme osv. (ejendomsfunktionær) Nyt projekt i bolig råderet (Teknik) Spørgsmål til husleje, regninger mv. (Økonomi) Udlejningsforhold fremleje, ferieudlejning mv. (Udlejning) Vi skal naturligvis altid være proaktive og hjælpe forud for et evt. problem. Men fokus her er på situationen, hvor beboeren har brug for hjælp til et uforudset problem og derfor er den, som tager initiativ til en dialog/hjælpe-situation. Det er vurderet, om åbningstid (for administrationen) hhv. kontortid (for ejendomsfunktionæren) er en problemstilling, men konklusionen er, at det har meget lille betydning. Dels er antallet af besøgende på administrationen og opkald i udkanten af åbningstiden meget begrænsede, og de services der efterspørges er i voksende omfang selvbetjeningsmuligheder, som ikke vil kunne tilgodeses med marginalt forøgede åbningstider. Dels er der gjort meget for ejendomsfunktionærens tilgængelighed ved at have åbenhed om mobiltelefonnumrene og mange steder også flytte åbningstiden efter aftale med afdelingsbestyrelsen. Både tilgængelighed og synlighed og effektivitet tilgodeses bedre på denne måde end ved at binde ejendomsfunktionæren til mere kontortid. To centrale kanaler Vi har under indsatsområdet Byens Bedste Service allerede taget mange skridt i retningen af at gøre det nemt. Men ved grundig eftersyn har vi fundet potentialer flg. steder: 1. Ejendomsfunktionærens synlighed og tilgængelighed den personlige relation. Ham man kender og som man forventer kan hjælpe eller hjælpe en videre. Her har vi en række ideer til at forbedre både synlighed og tilgængelighed, fx bedre fysisk skiltning i afdelingen og kortere vej ind til kontaktoplysninger på hjemmesiden mv.

6 2. Hjemmesiden kan optimeres på flere områder, så man komme nemmere til den info og hjælp man specifikt har brug for. Især forsiden kan redesignes bedre med afsæt i brugersituationer. Helt konkret fylder Nyheder rigtig meget men de færreste beboer kommer efter nyheder så mere modtager- og hjælpeorienteret indhold, navigation og struktur. 3. Selvbetjening: Vi mener, at der på sigt kan være værdi i at åbne op til beboerweb, hvor man kan logge ind til helt målrettede og relevante informationer samt selvbetjeningsmuligheder, jf. pkt. 1.c. Vi vil dog i først få bestyrelsesweb op at stå og få erfaringer herfra. Samtidig er flere boligorganisationer i gang med beboerweb som vi også vil følge og lære af. Se mere på fx INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig de beskrevne initiativer. 2/2

7 NOTAT TIL PKT 1.c Digitaliseringsstrategi DATO 1. marts 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På sit møde den 2. februar 2012 vedtog organisationsbestyrelsen en digitaliseringsstrategi for Boligkontoret Århus. Det overordnede mål med strategien er, at Boligkontoret Århus i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder. Realiseringen skal føre til effektivisering, øget kvalitet, videndeling og forbedret kundeservice. Digitaliseringsstrategien blev senest revideret i september 2014, og initiativerne er i store træk blevet realiseret. Projekt Status a) Mobiloptimering af website Implementeret oktober 2014 b) Scanning af tegninger Kommunens bygningskontor forventer at have indscannet alt ultimo 2016 projektet er derfor skrinlagt. c) Fornyelse af lønsystem samt evt. system til elektronisk fraværsregistrering m.m. Sat i drift primo fra 1. januar Fraværsregistrering iværksat fra 1. januar d) Scanner til sundhedskort Implementeret oktober 2014 e) Integration med e-boks Sat i drift ultimo januar Supplerende løsning med Penneo implementeret siden november 2014 til studiedokumentation, afdragsordninger, råderet m.m.. f) Mail- og SMS-modul til EG Bolig Strategisk prioritering vedr. energiafregning Implementeret første halvår 2015 Afventer næste pilotprojekt Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde i december 2015 at ajourføre digitaliseringsstrategien i februar 2016.

8 Projekt Formål Omkostning Tidspunkt a) Beboerweb Beboerweb kan være et stærkt værktøj, men det bør i givet fald præciseres nærmere, hvad beboere med fordel kan have adgang til på beboerweb, jf. pkt. 1.b. Det kunne være: Adgang til opsigelse, fremleje, husdyranmeldelse m.m. Angivelse af navn på postkasse Klage, ansøgning, råderet m.m. Forbrugsdata Betalingsoversigt Dokumentation for studieaktivitet Beboermappe for afdelingen Dokumentbibliotek (lejekontrakt m.m.) Kontakt til afdelingsbestyrelse, ejendomsfunktionær og administration Aktuel information fra afdelingsbestyrelse Udvikling Årlig drift b) Egen scanning af tegninger c) Præsentationsfilm af boligområderne Det er en forudsætning for projektet, at der etableres webservice til EG s database. Fristen for kommunens scanning er udskudt til ultimo 2017, men det gør stadig det til en dårlig forretning selv at iværksætte scanning. I stedet iværksættes scanning ad hoc indtil kommunen er færdig, eller når der er tegninger, der ikke findes i kommunens arkiver. Til dette formål indkøbes en brugt scanner. Der kan optages korte præsentationsfilm med drone til brug for markedsføring af boligområderne. Omkostningen er anslået for alle boligområder. Der bør laves en pilotprojekt først med et par boligområder halvår /4

9 Projekt Formål Omkostning Tidspunkt d) Informationsskilte i opgange og boliger Informationsskilte direkte i boligen fx med forbrugsaflæsning vil være et vigtigt skridt i retning af at gøre det nemt for beboeren. Det kan suppleres med digitale skilte på postkasser, der kan opdateres direkte med data fra fx EG Bolig. Det er omkostningskrævende og bør etableres i en pilotafdeling med stort tilskud fra boligorganisationen, oplagt ved udskiftning af målere i afdelingen. Etablering Årlig drift Besluttes senere e) IKT-implementering f) Dokumenthåndtering Omkostningen er totalomkostning for én, stor afdeling. Efterfølgende afdelinger vil være billigere. IKT-bekendtgørelsen stiller krav til digital styring og dokumentation på store renoveringsog nybyggeriprojekter. Hidtil har Boligkontoret Århus lagt opgaven hos rådgiver, men der kan være behov for at udvikle boligorganisationens egen specifikation af data inden for IKT-rammen. Det bør håndteres ved at indkøbe rådgiverressourcer til ifbm. et konkret projekt at udarbejde en specifikation i tæt samarbejde med administrationen. Der stilles krav til almene boligorganisationer, at der udbydes og implementeres IKT ved nybyggerier over kr. 20 mio. Dokumenthåndtering i CrossWork er fuldt implementeret, men der efterspørges yderligere forbedringer og videreudviklinger af systemet, bl.a.: Understøttelse af arbejdsprocesser Publicering til web, herunder integration med Bleau og Typo Begge dele forudsætter såvel udvikling som formodentlig opgradering af licenser. g) Egen energimåling og -afregning Afventer fortsat næste pilotprojekt. Er en del af projekt d) ovenfor. Etablering Årlig drift Afventer konkret projekt 3/4

10 Følgende projekter er vurderet, men er ikke vurderet som rentable eller strategisk væsentlige investeringer: Projekt Formål Omkostning h) Scanning af tegninger Scanning af alle egne tegninger, jf. ovenfor i) 3D-modellering af boligerne 3D-modellering af boligerne kan give et præcist beregningsgrundlag for fx udbud af malerarbejder m.m. ifbm. istandsættelse ved fraflytning. Derudover vil det på sigt kunne bruges ift. udlejning. Der udarbejdes fremadrettet 3D-modeller på nybyggerier samt gennemgribende renoveringer. Etablering Årlig drift Der vil under alle omstændigheder ligge en stor opgave i ajourføring. j) Udbudsweb Udbudsweb kan være en enkel måde at håndtere dialog og materiale ifbm. Digitale håndværkerudbud m.m. Erfaringsmæssigt håndteres udbud dog oftest af rådgivere, hvilket er relativt overkommeligt økonomisk og indebærer en reduktion af boligorganisationens eget ansvar og risiko. Udvikling Drift INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter digitaliseringsstrategien. Godkendelsen udskydes til marts måned i forlængelse af vedtagelsen af delstrategien Nemt at få hjælp. Her bør det også drøftes, hvordan og i hvilket omgang udvalgene kan inddrages. 4/4

11 NOTAT TIL PKT 1.d Repræsentantskabsmøde DATO 3. marts 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget/MH PROBLEMSTILLING Sted Repræsentantskabsmødet holdes i Turbinehallen. Det indstilles, at bestyrelsen allerede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde Emner Følgende forslag behandles på repræsentantskabsmødets dagsorden (teksterne fremlægges til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet den 7. april): Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, bemyndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i Århus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde. Beslutning om afvikling af tilvalgsordningen, jf. bestyrelsens beslutning den 13. august 2015 efter indstilling fra råderetsudvalget. Råderetsudvalget og organisationsbestyrelsen indstiller, at tilvalgsordningen, der har været gældende i en række afdelinger siden før den lovfæstede råderet, indstilles. Ordningen har de seneste år været brugt i gennemsnit én gang hvert 2½ år, og udvalget og bestyrelsen er enige om, at den blot forvirrer i forhold til brugen af den egentlige råderet. Afbetalingen af tidligere tilvalgsordninger fortsætter, til de er afviklet.

12 Godkendelse af sammenlægning af afdelingsbestyrelser i afdeling 48 og 63 Skæring Parkvej, jf. beslutning på begge afdelingsmøder i efteråret Afdeling 48 og 63 besluttede på deres ordinære afdelingsmøder i efteråret 2015 at gennemføre en beboerdemokratisk sammenlægning. Denne sammenlægning skal efter vedtægternes 18, stk. 2 godkendes af repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet godkender sammenlægningen. Godkendelse af sammenlægning af afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej, jf. beslutning på det fælles afdelingsmøde i efteråret Afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej besluttede på deres ordinære fælles afdelingsmøde i efteråret 2015 at gennemføre en sammenlægning af de to afdelinger pr. 1. januar Denne sammenlægning skal efter driftsbekendtgørelsens 25 godkendes af repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet godkender sammenlægningen. Godkendelse af nedlæggelse af afdeling 21 Paludan-Müllers Vej og 81 Finlandsgade med henblik på etablering af nye boliger, jf. bestyrelsens beslutning den 7. januar Der fremlægges en endelig tekst på bestyrelsesmødet den 7. april, men hovedlinjerne i forslaget vil være: o o o Boligkontoret Århus skal drive og opføre boliger, ikke erhverv. Afdelingerne 21 Paludan-Müllers Vej og 81 Finlandsgade består i alt væsentligt af erhvervslejemål, som ikke er tidssvarende, og hvor der har vist sig betydelige udlejningsvanskeligheder. Det har ført til et stort lejetab, som belaster dispositionsfonden, og der er ingen udsigt til at den situation vil ændre sig. Senest har lejeren i både afdeling 81 og det ene erhvervslejemål i afdeling 21 sagt op. I stedet kan der opføres et meget stort antal tidssvarende almene ungdomsboliger på stedet, som vil være et aktiv for byen og boligorganisationen. Afhængig af udfaldet af drøftelserne på bestyrelsesseminaret den 11. marts og evt. efterfølgende på bestyrelsesmøde den 7. april, kan et punkt om tilpasning af organisationsstruktur også komme på dagsordenen. Bestyrelsen bør have in mente, at punktet også behandles på organisationskonferencen den 9. april. Det kan overvejes, om de endelige konklusioner udfærdiges af fx forretningsudvalget og sendes rundt til godkendelse i organisationsbestyrelsen kort efter den 9. april, således at forslaget kan fremsendes rettidigt til repræsentantskabet. Der orienteres i den skriftlige beretning om berostillelse af fortætningsstrategien samt evt. erhvervelse af Helsingforsgade 3-7. Der vurderes ikke at være behov for vedtægtsændringer. Bestyrelsen informere på BKÅ Portalen om, at ordningen med Årets afdeling stoppes. 2/5

13 Dirigent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning. Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Én næstformand (Henrik Autzen er på valg), tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin er på valg) samt ét bestyrelsesmedlem for 1 år (Peter Lykke Nielsen). Alle modtager genvalg. Et antal suppleanter til bestyrelsen samt suppleanter (Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 07/04 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 07/04 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet 07/04 Behandling af evt. vedtægtsændringer i bestyrelsen 18/04 Udsendelse af indkaldelse 25/04 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 05/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 05/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 19/05 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl /05 Repræsentantskabsmøde 3/5

14 Dato INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde Vi indkalder dig til møde i Turbinehallen, Kalkværksvej 12, Aarhus C torsdag den 19. maj 2016 kl Vi starter med middag, og selve mødet starter kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent samt godkendelse af forretningsorden 2. Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetning 3. Godkendelse af årsregnskab 2015 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2017 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Godkendelse af sammenlægning af afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej, jf. beslutning på det fælles afdelingsmøde i efteråret Godkendelse af nedlæggelse af afdeling 21 Paludan-Müllers Vej og 81 Finlandsgade med henblik på etablering af nye boliger, jf. bestyrelsens beslutning den 7. januar Behandling af eventuelt indkomne forslag 9. Valg a. Valg af næstformand (på valg er Henrik Autzen) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin) c. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år (på valg er: Peter Lykke Nielsen d. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen) e. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede f. Valg af medlemmer til organisationens udvalg g. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 10. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/mette Kjær Larsson i hænde senest torsdag den 5. maj Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 5. maj 2016 også til Mette Kjær Larsson, mkl@bk-aarhus.dk Venlig hilsen Bestyrelsen 4/5

15 FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER 1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start. 2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af afstemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol. 3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debatten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen. 6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandidater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning. 7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning. 8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer de beskrevne beslutninger. 5/5

16 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 3. marts 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 J. Baggesens Vej Afdeling 4 Chr Molbechs Vej Overslagsberegning fra K&A viste at der mangler ca Bestyrelsen valgte at få godkendt dette hos beboerne i april. Kviste males kvistvinduer og tagvinduer udskiftes. Licitation afholdt Tømrer Egil Rasmussen var billigste bydende. Entreprisekontrakt underskrevet Arbejdet forventet påbegyndt uge 14 Vinduer og altaner m.v. males Tilbud på altanbunde er indhentet malerarbejdet sendes i udbud i uge 8. Arbejdet forventes påbegyndt uge 21 Ny tv udbyder Fabia. De første lyslederkabler er trukket i kælderen. Arbejdet i lejlighederne påbegyndes i uge 22 og skal være færdig inden De gamle stofledninger i kælderen skal skiftes - påbegyndes snarest. Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Altanbunde forsynes med epoxybelægning. Prisen er opnået i samarbejde med 2 andre afdelinger. Vesla foretager arbejdet. Tidsplan er under udarbejdelse. Notat udarbejdet som grundlag for at udarbejde forslag til afdelingsmødet om etablering af nye vinduer, omfugning af facader, maling af altaner og efterisolering af facader (med hule vægge). Rådgiveraftale er indgået og projektering er i gang ansvar projektafdelingen. Licitation afholdt Tømrer Egil Rasmussen var billigste bydende. Entreprisekontrakt underskrives snarest Arbejdet forventet påbegyndt uge 16. Altaner, vindskeder, sokkel males: Tilbud på altanbunde er indhentet malerarbejdet sendes i udbud i uge 8. Arbejdet forventes påbegyndt uge 21. For at få økonomien til bedre at hænge sammen er den planlagte renovering af opgangene udskudt fra 2017 til 2018.

17 Ventilationsanlæggene er eftergået og indreguleret for stor mængde indblæsningsluft for 7 anlæg er reguleret ned - når vi har fået renset og indreguleret anlægget i lejlighederne, forventer vi, at de værste problemer med ventilationsanlæggene er løst. Vi har problemer med rotter i afdelingen vi får udarbejdet en bekæmpelses plan, så vi kan holde bestanden i ave, indtil vi får renoveret afløbssystemet. Afventer. Afdeling 23 Nydamsparken Renovering af afdelingen. De udvendige arbejder på Blokken på Illerupvej er lige ved at være afsluttet. Nu kan hele facade udtrykket ses med mørke mursten, nye hvide vinduer og altaner samt lysegrå tagbelægning. De første lejligheder er klar til indflytning til den 1.4. Byggeriet kører stort set efter tidsplanen. Med hensyn til økonomien er forholdene ikke anderledes end ved andre store projekter. Varmemesteren i afdeling tilbyder en rundvisning, hvis det ønskes. Der er tilbud på etablering af nedgravet affaldsløsning behandles på næste afdelingsmøde. Dog skal vi have kommunes tillade til at etablere beholderne ved/i Nydamsvej og Vorregårds Alle det kan måske give problemer. I dag transporterer vi affaldscontainerne til en komprimator på Illerupvej. Den løsning kan ikke forsætte, når byggeriet / renoveringen går i gang. Forslaget vedtaget og der arbejdes ihærdigt med rådgiver og kommunen. På grund af ombygning og personaleforhold er vi snart nødsaget til at opsige komprimatoren og gå over til alm. tømning - forhåbentlig kun i en kort overgang indtil de nedgravede beholdere bliver etableret. Komprimatorordningen er nu opsagt og affaldscontaineren bliver tømt på tra- 2/5

18 ditionel vis 2 gange om ugen fra affaldsøerne. Vi har valgt en ny rådgiver og ansøgningen er sendt til Center for byens anvendelse. Afdeling 27 Frydenlund Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 blokke + efterisolering af tagkonstruktioner samt ny tagbelægninger. Fornyelse og renovering af ventilationsanlæg samt emhætter i lejlighederne. Licitation afholdes den Arbejdet forventet påbegyndt i uge 17. Det blev vedtaget på sidste afdelingsmøde at adgangsarealerne foran blok 15 og 16 skal renoveres incl belysning. Rådgiver er på sagen og forventet opstart på selve arbejdet er efter sommerferien 16. Skitseforslag er godkendt projektering er påbegyndt. Licitation forventes afholdt i uge 14 Arbejdet påbegyndes primo august når forudgående tagarbejder på blok 15 og 16 er afsluttet. Vi skal have fornyet adgangskontrol systemet i afdelingen. Det samme skal udføres i flere afdelinger over tid. Vi prøver at få udarbejdet et samlet udbud for de aktuelle afdelinger og sigter efter at finde et system som dækkende, således vi får samme system i alle aktuelle afdelinger og at vi får lettere ved at servicere systemet fremadrettet. Vi henter rådgivning fra sikringskonsulent hos Willis. Elastiskefuger ved altaninddækninger skal udskiftes. Tilbud indhentes. Afdeling 28 Lindholmparken Rotteplage i afdelingen skadedyrsbekæmper er på sagen der bliver udarbejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Afventer Der er udarbejdet plan for fornyelse af haveanlægget i samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og afdelingens 3 ejendomsfunktionærer. Planen bliver udført. De går så småt i gang her efter sommerferien. Den beplantning var tjenlig til udskiftning er nu fjernet Bestyrelsen vil inddrage beboerne i haveplanens endelige udformning. Afventer Der planlægges ekstraordinær afdelingsmøde om tv udbud. Stofa er kommet med nyt tilbud. Forslaget er vedtaget tidsplan for arbejdet er endnu ikke udarbejdet. Facadepuds på Rockwool på gavle og nedfaldstårne på facader. 3/5

19 Vi har oplevet problemer med at større partier facadepuds løsner sig og falder af i stormvejr. Vi har sat en rådgiver på sagen. Det er planen at de pudsede overflader skal males her til sommer. Malerarbejdet sendes i udbud i uge 8. Arbejdet bliver udført hvis undersøgelsen viser det er forsvarligt / og eller nødvendige reparationer er udført. Den nyvalgte formand har trukket sig, og der afholdes nyt afdelingsmøde snarest. Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Ekstraordinært møde vedr. nedgravede containere den 16. marts. Første møde vedr. helhedsplan afholdes med KAA onsdag den 24/2. mødet er kun indledende og uden binding. AffaldVarme har godkendt direkte tilslutning af alle lejemål. Det har Århus vand også. Der afholdes ekstraordinært møde om dette den 10. marts. Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 48 og 55 Skæring Parkvej Afdeling 50 Brendstrupvej Afdeling 54 Norsgade Der er licitation den 9. marts vedr. nye vinduer og døre samt nye lette facadeplader. Der er licitation på renoveringsarbejderne, hvor der skal skiftes tag, nye lette facader på gavle, døre og vinduer, partielt omfugning samt inddækninger ved glastage den 4. marts. 5 års gennemgang af tagudskiftning afholdes i uge 8 Afdelingsbestyrelserne holdt den 2. marts møde sammen med administrationen og Insero Tadaacar om elektriske delebiler i de to afdelinger. Afdelingsbestyrelserne tilsluttede sig ideen, og der indkaldes nu til et informations- og tilmeldingsmøde for beboerne, hvor det skal afklares om tilslutningen er stor nok til, at ordningen kan etableres. Udbudsmateriale er under udarbejdelse. Opgaven løses uden eksterne rådgivere pga. økonomien Der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 10. marts, hvor der skal stemmes for en yderligere huslejestigning. Den 18. juni 2014 godkendte afdelingsmødet en gennemsnitlig leje for ungdomsboliger på max. 920 kr. pr. m 2 pr. år + max. 5 % yderligere stigning ved øgede udgifter, i alt max. 966 kr. pr. m 2 i gennemsnit. På grund af forureningen har vi fået tilladelse fra Aarhus Kommune til at hæve huslejen i de 19 ungdomsboliger til kr pr. m². Dette vil give en husleje på 1 rums på 32 m kr., 1 rums på 34 m² kr., 2 rum på 52 m² kr. og 2 rum på 54 m² kr. Depositum er uændret på henholdsvis kr. for 1 rum og kr. for 2 rum. Der er planlagt rejsegilde torsdag den 7. april kl i gårdrummet i Norsgade 7, 8000 Aarhus C. 4/5

20 Afdeling 73 Virup Skovvej Afdeling 75 Herningvej Der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde 16. marts vedrørende ret til opførelse af carport, godkendelse af udvidelse af stier og kommentarer til haveplan. Vi har nu modtaget afgørelse fra Byggeskadefonden vedr. et byggesvigt på facaderne, hvor vindgipsen bag solpanelerne smuldrer, og skal skiftes. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen den 25. februar, som har godkendt afgørelsen fra BSF. Det betyder, at der skal indkaldes til et ekstra ordinært afdelingsmøde med henblik på en huslejestigning, som vil være på x kr. pr. m². BSF anslår at håndværksarbejderne på renoveringen beløber sig til kr inkl. moms, hvoraf afdelingen selv skal afholde kr BSF vil foreså renoveringen fra start til slut. Forudsat at beløbet holder, skal der lånes ca. 1,5 mio. kr., som vil betyde en lejeforhøjelse på ca. 2,50 % ved et 30 års lån, og ca. 3 % ved et 20 års lån. Der arbejdes på, at der kan ydes tilskud fra trækningsretten på ca. kr Det vil i givet fald kunne reducere forhøjelsen med ca. 1/3, altså til ca. 2 % for et 20 års lån hvilket er rimeligt. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, der har accepteret oplægget fra Byggeskadefonden, og der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde den 16. marts kl i fælleslokalet på Herningvej. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5/5

21 NOTAT TIL PKT 2.c Tilskud afdeling 81 DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Den tidligere administrationsbygning på Finlandsgade 2 blev udlejet pr. 1. februar For at få lokalet udlejet var det nødvendigt at nedsætte lejen med kr. pr. år. Lokalet er opsagt pr. 1. marts Der arbejdes på at bygge ungdomsboliger da det er svært at udleje lokalet. Afdelingen fik derfor et tilskud på kr. i budgettet for 2016 for at holde lejen som aftalt ifølge lejekontrakten. Den lavere leje har betydet et underskud på ,25 kr. INDSTILLING Det indstilles at organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud på ,25 kr. fra arbejdskapitalen for at dække dette underskud.

22 NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 10. marts 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Personale A. Great Place to Work har indført en certificeringsordning, og i den forbindelse har Boligkontoret Århus levet op til kriterierne og har opnået certificering som en god arbejdsplads i perioden Det skal dog bemærkes, at det i hvert fald i 2015 var færre virksomheder, der blev udpeget på listen over Danmarks bedste arbejdspladser, end der har kvalificeret sig til certificeringen. B. Jf. virksomhedsnævnets beslutning fra 2013 indhentes der i foråret 2016 børneattester for alle medarbejdere, der kan have relation til børn i deres job. C. Lone Andersen er pr. 1. februar ansat som udlejningsmedarbejder i 25 timer om ugen frem til 1. september Lone skal hjælpe med at håndtere det forøgede antal opgaver ift. kundebetjening i åbningstiden i den periode, hvor der både er ekstra opgaver i relation til renoveringen af Nydamsparken og projektledelsen på AARHUSbolig. D. Omfanget og kompleksiteten af Boligkontoret Århus IT-opgaver overstiger og har længe oversteget hvad der fornuftigt kan håndteres i en organisation uden decideret IT-funktion. Derfor rekrutteres der en IT-medarbejder med primært fokus på udvikling af egne værktøjer samt implementering og integration af nye systemer. Det er fortsat hensigten at involvere en bred kreds af medarbejdere i implementering og support på forskellige dele af Boligkontoret Århus IT-systemer.

23 Fælles E. Der er indgået aftale med AAB og AlmenBo om, at den boligsociale helhedsplan i Vandtårnsområdet kan råde over endnu et lokale i Højvangcentret (erhvervsbygningen i Kalmargade). Lokalet skal bruges til at dække et presserende behov for bedre plads til aktiviteter, fx lektiecafeen. Lokalet finansieres af boligorganisationerne uden om helhedsplanen efter helhedsplanens fordelingsnøgle. F. Administrationen har indledt dialog med AAB, AlmenBo og Landsbyggefonden om muligheden for at etablere et fælleshus i Vorrevangen, der ift. befolkningstætheden er meget dårligt forsynet med fælleslokaler, jf. bestyrelsens diskussion på mødet i februar Alle tre parter har erklæret sig positivt indstillede overfor at bidrage til en løsning, og Boligkontoret Århus administrationen arbejder nu på at tilvejebringe et egentligt beslutningsgrundlag og afsøger mulighederne for placering i bydelen. Nemt G. Administrationen har i samarbejde med ejendomsfunktionærerne gennemgået skiltningen i afdelingerne med henblik på større ensartethed bl.a. ved at udskifte skilte med de tidligere boligorganisationers navne og design med Boligkontoret Århus og bedre kommunikation fx gennem brug af piktogrammer. Skiltene vil blive ophængt over de kommende måneder. H. På linje med arbejdet med indflytningssituationen har en arbejdsgruppe på tværs af boligorganisationen arbejdet med, hvordan fraflytningen kan blive en nem og positiv rejse. Helt overordnet har vi ikke opfundet større nye tiltag i stil med en afskedsgave. Fraflytning er langt hen en afviklingsproces, hvor hovedfokus er på at det skal være Nemt. Og det vil mere konkret ved fraflytning sige: Nemt at forstå hvad fraflytter skal (og kan) gøre rent praktisk udfylde og aflevere dokumenter, nøgler mv. Vi har med andre ord analyseret rejsen kritisk og sikret, at man (kun) får det relevante information på det relevante tidspunkt så vi undergår overinformation og skærper fokus på 2/6

24 det vigtige nu og her. Endelig forsøger vi så vidt muligt at personificere informationen og digitalisere, så arbejdsgange og servicen bliver nemmere og uden papirbrug. Generelt har vi skærpet sprog og budskaber mv. i alle dokumenter, blanketter, vejledninger mv. Vi har herunder ensartet begreber og forklaringer gennem hele flytteprocessen og på forskellige dokumenter fx så det konsekvent fremover hedder overslag og flytteopgørelse. Et par konkrete eksempler: Vi arbejder pt. med at udskifte opsigelsesblanketten med en ren digital formular, så fraflytter ikke behøver printe, underskrive i hånd og sende/scanne Vi har lavet en enkel huskeliste til rengøring af bolig bl.a. ud fra erfaringer om, hvor mange glemmer at gøre ordentlig rent. I. På sidste møde blev bestyrelsen orienteret om arbejdet med at bruge e-boks til digital signering af lejekontrakter. Nets setup omkring e-boks har dog vist sig at være sværere end som så at få til at harmonere med ambitionen om at gøre det nemt for beboerne. Derfor afsøges i samarbejde med Boligkontoret Århus systemleverandør EG A/S mulighederne for enten et ændret setup med e-boks, alternativt et mere fleksibelt system baseret på et produkt fra en anden leverandør af digital signering. J. I lighed med sidste år har vi administrationen iværksat en undersøgelse blandt de beboere i ungdomsboliger, der har angivet, at de afslutter uddannelse inden for de næste 12 måneder. Formålet er: at få beboeren til at rette, hvis de er forsinkede, eller hvis fx samleveren fortsætter uddannelse, så de kan blive boende at rådgive om at beboeren bør skrive sig op på AARHUSbolig.dk for at udnytte sit beboerfortrin at få overblik over beboernes ønsker til fremtidige boliger K. En lovændring betyder, at boligorganisationen fra 1. april 2016 er nødt til at indhente samtykke og udlevere CPR-nummer ved til- og afmelding af el for beboerne. Afdelingsbestyrelser L. Den 2. februar blev der holdt netværksmøde for aktive i grundejerforeningerne. Det blev et sparsomt besøgt men godt møde med hovedkonklusionerne: Repræsentanter på grundejerforeningernes generalforsamling og medlemmer af grundejerforeningernes bestyrelser skal vælges af afdelingsbestyrelse eller afdelingsmøde og optræder efter loven på boligorganisationens vegne. Økonomiske og juridiske spørgsmål skal derfor afklares forinden med afdelingens inspektør. Dæk- 3/6

25 ker foreningen flere afdelinger er det væsentligt, at samarbejdsfladen og repræsentationen er afklaret mellem afdelingerne. Netværket indkaldes et par gange om året Der forsøges afholdt et kursus for grundejerforeningsmedlemmer med fokus på o Økonomi, ansvar, og vedtægter o Mulighed for støtte fra fonde o Kommunikation og samarbejde Administrationen søger at skabe overblik over vedtægter og bestyrelser i grundejerforeningerne, og bistår i øvrigt medlemmerne af fx grundejerforeningernes bestyrelser i konkrete sager. Presseomtale M. Dagbladet Licitationen 18. februar 2016: Aarsleff går under jorden i Aarhus Af Rasmus Gregersen Entreprenøren har vundet rammeaftale for kloakrenovering i 11 af Boligkontoret Århus afdelinger. Arbejdet er netop igangsat Per Aarsleff A/S skal stå for kloakrenoveringen i 11 af Boligkontoret Århus afdelinger. (Foto: Per Aarsleff A/S) Inspektørerne for en række afdelinger under Boligkontoret Århus havde egentlig allerede planlagt renoveringer af de mange afdelingers kloaknet inden for samme år. Men boligselskabet valgte i stedet at droppe vanetænkningen og valgte at udbyde 11 afde- 4/6

26 lingers kloakfornyelse i en samlet rammeaftale. Aarsleff har vundet udbuddet og netop igangsat arbejdet i den første afdeling. Typisk sætter inspektøren og afdelingsbestyrelsen i hver enkelt afdeling deres kloakfornyelse i udbud og entrerer med hver deres leverandør. Men da en række af vores afdelinger stod foran en fornyelse inden for de kommende år, så vi her en mulighed for et samlet udbud med stordriftsfordele og et tæt samarbejde med kun en enkelt leverandør, forklarer projektleder Christian Peter Andersen fra Boligkontoret Århus. Projektet har så høj prioritet, at både Boligkontoret Århus og Aarsleff Rørteknik sætter en projektleder i spidsen for projektet, der løber frem til efteråret Det skal være med til at gøre processen og samarbejdet med beboere optimal. Minimale gener Kloakfornyelsen udføres hovedsageligt med Aarsleff strømpeforinger, hvor man krænger en polyesterforing ind i eksisterende, nedslidte kloakrør og derved undgår opgravning. Den opgravningsfri metode giver minimale gener for beboerne, fordi det ikke er nødvendigt at grave store arealer op, som er til gene for beboerne. Metoden er testet af Teknologisk Institut og en Aarsleff Strømpeforing har en forventet levetid på op til 100 år. Vi etablerer simpelthen et rør i røret og sparer derved tid og omkostninger i forhold til opgravning af jord og asfalterede og flisebelagte områder. Derved kan strømpeforingsteknikken spare de enkelte afdelinger og Boligkontoret i Århus for millioner af kroner, siger Henrik Kjær, der er salgsleder hos Aarsleff Rørteknik. Ældre ledningsnet Ledningsnettet under de forskellige afdelinger er mellem år gamle. Aarsleff Rørteknik har derfor gennem de senere år med udgangspunkt i tv-inspektioner løbende udarbejdet fornyelsesplaner for langt den overvejende del af afdelingerne. Tv-inspektionen udføres efter standarder i Danske TV-inspektionsfirmaers Kontrolordning (DTVK) under Dansk Byggeri. Vi har et godt overblik over de forskellige afdelinger kloaknet, da kloaknettet er inddelt i et skadesindeks fra 0-10 efter retningslinjer udstukket af Danva. Det er vigtigt at danne sig et overblik over tilstanden inden dele af kloaknettet falder helt sammen. Det kan nemlig blive markant dyrere, hvis vi først skal til at grave det hele op og lægge helt nye kloakrør, forklarer Henrik Kjær. Oplagte fordele Det er rådgivningsfirmaet Cowi, der har udarbejdet udbudsmaterialet til Boligkontoret Århus. Hos Cowi er man overbevist om, at denne tilgang til kloakprojekter vil vinde indpas blandt hos boligselskaberne i de kommende år. Det sker blandt andet som følge af, at de store og mange boligblokke fra halvtredserne og tresserne står foran massive renoveringer inden for en tiårs periode. 5/6

27 I forbindelse med udførelsen af kloakfornyelse udføres et relativt stort antal ens delprocesser, så derfor giver det mening i forhold til et bedre flow og optimering af processer. Samtidig er det en stor fordel for boligselskaberne og afdelingerne, at der kun er en samarbejdspartner. Det giver tryghed hele vejen rundt og et tættere og bedre samarbejde, siger ingeniør Kristian Lund fra Cowi. Kloakfornyelsen i de 11 afdelinger forventes færdig i efteråret De 11 afdelinger er en kombination af boligblokke og dobbelt husbyggeri med i alt boliger. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6/6

28 NOTAT TIL PKT 4.a Principper for bestyrelsens værdiskabelse DATO 29. december 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede den 15. august 2015, at man på hver andet møde ville evaluere bestyrelsens arbejde iht. principperne for værdiskabelse. Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Ajourføre virksomhedskodeks g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forud for udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og rekvirere passende ekstern rådgivning i tvivlsspørgsmål vedr. lovgivning og økonomi f) med mellemrum følge op på virksomhedskodeks og evt. tilpasse formuleringen heraf g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, særligt som forberedelse til udviklingssamtalen med direktøren sidst på året h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde I den kommende bestyrelsesperiode arbejdet bestyrelsen på flg. grundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål