Svarskrivelse nr. 1. Udbud af beholderservice for Københavns Kommune. 9. marts Sagsnr.: Dokument:

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen 9. marts 2016 Sagsnr.: Dokument: Sagsbehandler Ilonka Domela Svarskrivelse nr. 1 Udbud af beholderservice for Københavns Kommune Affald og Genbrug Islands Brygge København S

2 Indledning I forbindelse med udbud af beholderservice for Københavns Kommune (TED nummer 2016/S ) er der stillet spørgsmål til udbudsmaterialet. Nærværende Svarskrivelse (nr. 1) indeholder svar på diverse udstående spørgsmål fra Informations- og spørgemødet af 25. februar Svarskrivelsen er offentliggjort på kommunens hjemmeside På hjemmesiden findes også al anden information om udbuddet. INDHOLD SIDE SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE 2 SPØRGSMÅL TIL BILAG 2 SAMARBEJDE MELLEM BEHOLDEROPERATØREN OG KOMMUNEN 5 SPØRGSMÅL TIL BILAG 6 BOD 5 SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE Spørgsmål 1 Spørgsmål vedr. scannere (pkt. 4.3) I udbudsmaterialet angives, at Beholderoperatøren overtager 8 stk. scannere fra den nuværende Beholderoperatør. Garanterer Københavns Kommune for scannernes funktionsdygtighed på overtagelsestidspunktet? Svar på spørgsmål 1 Ja. Beholderoperatøren vil overtage 8 funktionsdygtige scannere. Spørgsmål 2 Spørgsmål vedr. bestilling af vask af beholder og samtidig konstatering af en defekt beholder (pkt. 3.3) Hvordan håndteres en problemstilling, hvor en kunde har bestilt en vask af beholder, der vælges udført på adressen, og der under vasken konstateres en defekt på beholderen (risiko for krav om dobbeltbetaling for både vask og ombytning)? Side 2 af 5

3 Svar på spørgsmål 2 Hvis Beholderoperatøren i forbindelse med vask ved en ejendom konstaterer, at en beholder er defekt, skal han oprette en henvendelse med korrekt årsagskode i ASK, hvorefter den normale procedure for håndtering af den defekte beholder igangsættes. Er beholderen vasket, før beholderens defekt er konstateret, vil Beholderoperatøren modtage betaling for vask af beholderen. Spørgsmål 3 Spørgsmål vedr. scanning af herreløse beholdere (pkt. 3.11) I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal foretage scanning af herreløse beholdere, hvilket dog p.t. ikke er muligt, da en scanning af en beholder-id skal kobles på en adresse. Dette bedes afklaret. Svar på spørgsmål 3 Når Beholderoperatøren indhenter en herreløs beholder, skal denne scannes i det omfang, dette er muligt. Har beholderen kun et beholder-id eller en RFID-tag, skal dette/denne scannes. Har beholderen både beholder-id og RFID-tag, skal begge dele scannes. Er beholderen uden beholder-id og RFID-tag, kan scanning af beholderen ikke foretages, men der skal evt. scannes en dummytag eller lignende. Spørgsmål 4 Spørgsmål vedr. labelsbestilling i ASK (pkt. 4.1) Den nuværende Beholderoperatør har konstateret flere problemer med bestilling af nye labels i ASK. Københavns Kommune bør tjekke op på denne bestillingsprocedure. Svar på spørgsmål 4 Kommunen har pt. dialog med den nuværende beholderoperatør om optimering af bestillinger af labels mellem ASK og beholderoperatørens system. Eventuelle fejl i ASK vil blive rettet. Spørgsmål 5 Spørgsmål vedr. påsætning af labels (pkt. 4.1) I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal fjerne den eksisterende label og ikke må montere den nye label oven på en gammel. Da nogle af de eksisterende labels sidder meget godt fast bør Københavns Kommune overveje dette krav og evt. acceptere, at labels kan sidde på en eksisterende label, hvis denne rengøres og teksten fjernes. Side 3 af 5

4 Svar på spørgsmål 5 Kommunen fastholder, at nye labels ikke må monteres oven på evt. ældre labels. Spørgsmål 6 Spørgsmål vedr. software i scannere (pkt. 4) I tilknytning til softwaren i scannerne opfordres Københavns Kommune til at få ændret programmet, så der skabes en log-fil med registrering af de udførte scanninger. Den nuværende software har ingen log-fil, og derved er det ikke muligt at rette eventuelle fejl eller at kontrollere de udførte scanninger, inden data overføres til ASK. Svar på spørgsmål 6 Kommunen ønsker en direkte, realtime overførelse af data fra scannerne til ASK. Kommunen forventer dog at indarbejde en retteprocedure i ASK, således at Beholderoperatøren får mulighed for at rette fejl i registreringer efter den direkte overførelse af data. Spørgsmål 7 Spørgsmål vedr. registrering af forgæves kørsel Københavns Kommune bør overveje en beskrivelse af og betaling for "forgæves kørsel", idet den nuværende Beholderoperatør ofte oplever tilfælde af "forgæves kørsel". Svar på spørgsmål 7 Kommunen tager forslaget til efterretning og indfører begrebet forgæves kørsel. Rettelsen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Spørgsmål 8 Spørgsmål vedr. "haste bestillinger" (pkt og Bilag 2, pkt. 2.2) I udbudsmaterialet er det angivet, at der kan bestilles "haste bestillinger" og at Beholderoperatøren skal kunne være til rådighed fra kl. 16:00-18:00. Hvilke situationer er omfattet af dette krav? Svar på spørgsmål 8 Kommunen frafalder kravet om, at Beholderoperatøren skal være til at komme i kontakt med alle hverdage i tidsrummet Rettelsen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Side 4 af 5

5 SPØRGSMÅL TIL BILAG 2 SAMARBEJDE MELLEM BEHOLDEROPERATØREN OG KOMMUNEN Spørgsmål 9 Spørgsmål vedr. annulleringer i ASK (pkt. 5.2) Den nuværende beholderoperatør oplyser, at det i forbindelse med kommunikationsmodulet i ASK er muligt at annullere bestillinger. Men der er ofte uklarhed om, hvad kunden ønsker udført (specielt efter at Servicecentret er nedlagt), og hvem der skal tage stilling til, om den enkelte bestilling skal annulleres. Der ønskes klarhed over Beholderoperatørens arbejde og kompetence på dette område. Svar på spørgsmål 9 Kommunen ønsker, at Beholderoperatøren annullerer de bestillinger, som er kommet ind via Nem Affaldsservice, og som er åbenlyse fejl. Efter kontraktindgåelsen vil Kommunen i samarbejde med Beholderoperatøren, udarbejde retningslinjer for Beholderoperatørens annulleringer. Spørgsmål til Bilag 6 BOD Spørgsmål 10 Spørgsmål vedr. bod for fejl i beholderregistrering I forhold til bod for fejl i beholderregistreringen bør Københavns Kommune overveje, at indføre en tolerance-tærskel, da den nuværende Beholderoperatør har oplevet, at der har været fejl i scannere og dataoverførsel til ASK-systemet, uden at det har været entydigt, hvor fejlen er opstået. Svar på spørgsmål 10 Kommunen vil ikke indføre en tolerencetærskel for fejl i beholderregistreringen. Men Kommunen vil ikke opkræve bod for forhold, som Beholderoperatøren ikke har ansvar for eller ikke har mulighed for at afhjælpe. Side 5 af 5