Spørgsmål og svar 1 d. 16. oktober 2012 på udbud på levering af brændstof og fyringsolie

Transkript

1 Spørgsmål og svar 1 d. 16. oktober 2012 på udbud på levering af brændstof og fyringsolie Spørgsmål: Spørgsmål 1: Delaftale 1: - Er det korrekt forstået, at der på denne delaftale vil blive valgt 5 leverandører ud fra kriteriet Total tankomkostning? Spørgsmål 2: - Bilag vedr. økonomisk og finansiel samt Teknisk og/eller faglig formåen mangler. Venligst offentliggør disse. Spørgsmål 3: - Spørgsmål til Odense Kommune - Odense Kommuns årlige forbrug er kr. 5,6 mio er denne volumen med i den samlede opgørelse anført i udbudsbekendgørelsen punkt 1.3? - Hvis ikke, hvordan er fordelingen kort vs. hjemmetank? Spørgsmål 4: - Spørgsmål til Holstebro Kommune: - Anses de omtalte 25 øre punkt 5, som en del af den samlede rabat? - Er de 25 øre incl. eller excl. moms - Menes der med den totale omsætning det totale antal liter? Spørgsmål 5: - Spørgsmål til Randers Kommune: - Bliver man som leverandør diskvalifiseret, såfremt man benytter læs-ind bureauer ifm. fakturering? Spørgsmål 6: - Spørgsmål til Vejle Kommune: - Bliver man som leverandør diskvalifiseret, såfremt man benytter læs-ind bureauer ifm. fakturering? Spørgsmål 7: Jf. punkt 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Svar: Der vil på delaftale 1 blive valgt 5 leverandører ud af kriteriet laveste pris, jf. pkt i udbudsbetingelser. Tilbudsgivers erklæring om virksomhedens aktuelle økonomiske situation skal ikke udfyldes i et bestemt bilag om økonomisk og finansiel formåen. Det er derfor op til tilbudsgiver hvordan de vil præsentere erklæringen. Der er uploaded et bilag 7 til brug for referencelisten under Teknisk og/eller faglig formåen. Se hertil også Rettelsesblad 1. Ja, det årlige forbrug er indregnet i volumen i den samlede opgørelse i udbudsbekendtgørelsen punkt 1.3. a) Se hertil svar i spørgsmål 21. b) Se hertil svar i spørgsmål 21. c) Ja. Nej, men man skal være opmærksom på i hvilket format at fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i jf. kontraktens 10 på delområde 1 og 9 på delområde 2. Nej, men man skal være opmærksom på i hvilket format at fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i jf. kontraktens 10 på delområde 1 og 9 på delområde 2. Det er dog ikke optimalt for Vejle Kommunes økonomisystem at modtage fakturaer via læs-ind bureauer, da der ofte kan ske fejl. Der ud over vil det for leverandøren af denne aftale være alt for dyrt at benytte denne type af elektronisk fakturering. Leverandøren kan benytte linket til Nemhandel i Vejle Kommunes kommunespecifikke bilag, hvor man kan oprette sig gratis og derved benytte en elektronisk fakturering der vil gøre det nemmere (og billigere) for alle. Ved ordretildelingen tages der udgangspunkt i den enkelte bruger faktiske fysiske placering på tildelingsøjeblikket.

2 (Udbudsbetingelser) Hvad menes med med baggrund i den enkelte brugers geografiske placering på tildelingsøjeblikket, - bedes uddybet? Menes der pr. adresse, f.eks. pr. institution? Spørgsmål 8: Under 2.17 Tildelingskriterium: Delaftale 2 Det oplyses at et mindstekrav for at byde på delaftale 2 er at tilbudsgiver enten kan tilbyde samme eller bedre rabatter i DKK end de nedenfor angivne. Hvorefter en tabel med rabatter er angivet. Spørgsmål: Er de oplyste rabatter inkl. eller ekskl. moms? Hvilken officiel listepris er rabatterne taget fra tankning på stander eller ved levering i egen tank? Er rabatterne udregnet via en besparelse, der er beregnet for samtlige kommuner? Er det en forudsætning for afgivelse af tilbud, at eks. rabatter på benzin skal være det skrevne som minimum? Spørgsmål 9: Bilag 5 Kommunespecifikke krav og oplysninger: Holstebro Kommune Bonus: For Holstebro Kommune er følgende gældende: Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne 25 øre pr. liter, som pr. 1. februar hvert år, udbetales til Indkøbskontoret. Bonus udbetales af den totale omsætning med den valgte leverandør. a) De oplyste rabatter er inkl. moms og afgifter. b) Minimumsrabatterne er alene i henhold til delaftale 2 Levering til kommunal adresse. c) Rabatterne skal være gældende for samtlige kommuner. d) Ja. a) Se hertil svar i spørgsmål 21. b) Det er den totale omsætning i liter for Holstebro Kommune. Spørgsmål: Vi fakturerer altid efter den officielle listepris, og må ikke fakturere højere end denne pris. Et forslag kunne derfor være, at rabatten nedsættes med 25 øre. pr. liter, hvorefter man årligt udbetaler til Indkøbskontoret. Spørgsmål: Bonus udbetales af den totale omsætning med den valgte leverandør: Er det den totale omsætning for hele aftalen eller omsætningen til Holstebro Kommune? Spørgsmål 10: Pkt 1.3 Udbuddets omfang Kan man forestille sig, at leverandøren kan få gensidig option på aftaleforlængelse? Spørgsmål 11: Pkt 2.17 Tildelingskriterium På side 13 står opført mindstekrav til rabatter. Vi formoder at disse rabatter modsvarer de rabatter som kommunerne ellers ville kunne opnå ved benyttelse af SKI aftalen. Nej, leverandøren kan ikke få en gensidig option på aftaleforlængelsen. De viste minimumsrabatter på delaftale 2 for benzin er korrekte.

3 Vi har dog noteret os, at Benzin 95 rabatterne ligger på et urealistisk højt niveau for leverancer af benzin til hjemmetanke. Kunne man forestille sig at der er sket en fejl, således at rabatten der er vist i skemaet afspejler en kundekort rabat på pumpepriser på servicestationer (pumpeprisen indeholder stationens avance) og ikke en rabat på listepriser til bulkleverancer i hjemmetanke, eller er de viste minimumsrabatter for benzin korrekte? Spørgsmål 12: Pkt Produkter Udbudsmaterialet foreskriver for Marinegasolie, at specifikationen skal møde en DMA marine specs. Er der nogen grund til at svovlgrænsen sættes til 50 ppm, når DMA specifikationen ligger med en markant højere grænseværdi? Anser Kommunen det som et krav, at svovlgrænsen skal ned på max. 50 ppm? Kan vi få oplyst i hvilke havne Marinegasolien skal leveres, samt hvor store de typiske dropstørrelser på Marinegasolie historisk har været? Spørgsmål 13: Pkt Online løsning Vi formoder at online løsningen skal give kommunerne et specifikt indblik i hvilke kort/biler der trækker volumen fra hjemmetank anlæggene venligst bekræft dette. Vil man automatisk være diskvalificeret, ved ikke at kunne stille en online løsning til rådighed? Kan man indikere, hvor mange anlæg denne online løsning skal omfatte & kan man forestille sig at antallet forøges i løbet af kontraktperioden? Der nævnes informationer som online systemet skal vise, f.eks listepris. Hvilken listepris er det man ønsker at se er det den bulk listepris som leverandøren senest har leveret til på tanken eller er det den listepris som leverandøren har på den dag hvor volumen bliver trukket fra tanken? Spørgsmål 14: 10 Priser Kan kommunen bekræfte at det er leveringsdagens listepris, der skal tages udgangspunkt i ved fakturering og ikke bestillingsdagens listepris? Spørgsmål 15: 12 Prisregulering Såfremt der opstår en anden struktur på det danske oliemarked mellem de danske listepriser og rabatter, kan man i en sådan situation forestille sig en revurdering af rabatsatserne i kontrakten til ændring med eksempelvis 30 dages forudgående skriftligt varsel? De involverede kommuner ville i en sådan situation naturligvis blive holdt økonomisk neutrale. a) Der kan ses bort fra svovlgrænsen, såfremt at specifikationerne i normerne ISO 8217:1996 / British Standard og MA 100:1996 klasse DMA for mariegasolie overholdes. b) Marinegasolien forventes at skulle leveres i Randers kommune med ca ltr. pr. md. og 2x ltr. årligt samt i Svendborg med ugentlig levering på 7000 ltr. a) Ja det kan bekræftes at online løsningen på begge delaftaler blandt andet skal kunne give et overblik over hvilke kort/biler der trækker på volumen. b) Der er stillet som minimumskrav at der skal stilles en onlineløsning til rådighed for de enkelte kommuner. Såfremt tilbudsgiver ikke kan tilbyde en onlineløsning vil tilbuddet blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt. c) Det har ikke været muligt at indhente oplysninger på hvordan anlæg onlineløsningen skal omfatte eller og antallet forøges i løbet af kontraktperioden. d) Det er den listepris at leverandøren har den dag volumenen er blevet afregnet og afleveret til tanken. Ja, dette kan bekræftes. Rabatsatserne vil ikke kunne revurderes i kontraktperioden.

4 Spørgsmål 16: 19 Forsinkelse & 23 Force Majeure Under 19 nævnes at leverandøren er erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelser. Ligeledes nævnes i 23 at eksempelvis vejrlig og strejke ikke regnes for gyldig Force Majeure. Har udbyder overvejet situationer som opstod under vinteren for 2 år siden, hvor sne og islag resulterede i ufremkommelige veje i store dele af landet og hvor udkørsel af olie ikke var mulig i kortere perioder? Vi opfordrer udbyder til ikke at have disse ensidige passusser indeholdt i kontrakten eller i det mindste imødekomme undtagelser indenfor forsinkelser som leverandøren ikke har mulighed for at gardere sig imod. Kan udbyder acceptere at strejke, sne og islag regnes som force majeure? Spørgsmål 17: Se Rettelsesblad 1 hvor følgende krav udgår i kontraktens 24 på delaftale 1 og 23 på delaftale 2: Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Force majure vil blive vurderet i henhold til 24 på delaftale 1 og 23 på delaftale 2. Se hertil spørgsmål 23. Punkt Generelt Leverandøren skal kunne overtage administration af eksisterende tankanlæg uanset ejerforhold. Eventuel udgift faktureres særskilt Hvilken betydning har dette i praksis? Spørgsmål 18: Bilag 4 Tilbudsliste på delaftale 1 og 2 Delaftale 1 og 2: Skal rabatterne opgives inkl. eller ekskl. moms? Delaftale 2: skal rabatterne opgives pr. liter eller m3? Delaftale 1 og 2: skal listepriserne opgives pr. liter eller m3? Spørgsmål 19: Marine: 1) Hvilke leveringssteder skal de 424 m3 af Marine Gasolie 50 leveres på? 2) Hvilke tankstørrelser er der på lokationerne? 3) Hvilke anvendelsesformål har produktet? a) Rabatterne på både delaftale 1 og 2 skal angives inkl. moms og afgifter b) Rabatterne på delaftale 2 skal opgives pr. liter c) Listepriserne skal på delaftale 1 og 2 opgives pr. liter 1) Marinegasolien skal kunne leveres til alle de deltagende kommuner. Det kan dog oplyses at det i 2011 alene var Randers, Vejle og Svendborg af de deltagende kommuner der indkøbte marinegasolie. Det kan dog oplyses at Vejle Kommune ikke forventer at indkøbe mariegasolie fremadrettet. 2) Tankstørrelserne på lokaliteterne kan ikke oplyses. Se hertil dog svar på spørgsmål 12.b om forventede dropstørrelser i Randers og Svendborg. 3) Mariegasolien anvendes til færgefart. Spørgsmål 20: Minimumsrabatterne er inkl. moms og afgifter. Punkt 2.17 Tildelingskredterium - Delaftale 2 mindstekrav: Er minimumsrabatterne inkl. eller ekskl. moms?

5 Spørgsmål 21: Holstebro Kommune Punkt 5 vedrørende bonus Ved indgåelse med Holstebro Kommune pålægges 25 øre pr. liter, som pr. 1. februar hvert år, udbetales til indkøbskontoret. Bonus af den totale omsætning med den valgte leverandør. 1) Er de 25 øre pr. liter inkl. eller ekskl. moms? 1) Det er 25 øre pr. liter excl. moms. 2) Ja, det gælder både delaftale 1 og 2 3) Hvis leverandør afgiver et tilbud der siger 125 øre ex.moms i rabat pr. liter i henhold til listepris - så skal rabatten der faktureres til Holstebro Kommune kun være på 100 øre. Dvs at Holstebro Kommune bliver faktureret 25 øre ex.moms for meget pr. liter, som så én gang årligt udbetales samlet til indkøbskontoret. 2) Gælder ovenstående for både delaftale 1 og 2? 3) Hvordan skal udregningen laves i praksis når der formuleres pålægges priserne 25 øre pr. liter? Spørgsmål 22: Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethanol Alle steder i materialet står der "Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethanol". Er det et krav, at det skal være med bioethanol? Spørgsmål 23: Afklarende spørgsmål om tankanlæg, service, terminaler og online løsninger. ( ref. tekst side 19 i udbudsmaterialet fra linje 4 og frem til nyt afsnit ) Vi læser disse betingelser på følgende måde som vi gerne vil have bekræftet eller korrigeret : 1:Leverandøren skal kunne overtage administationen af eksisterende tankanlæg altså sørge for administration af eksisterende hardware, samt korrekt vedligeholdelse og opdatering af tanke, rørinstallationer og standere. 2:Leverandøren skal kunne medvirke til / sørge for etablering af nødvendige kort - terminaler til registreringer af tankningsdata hvor dette ønskes. Terminaler skal kunne registrere km stand og PIN kode ved tankning. 3:Leverandøren skal kunne medvirke til/ sørge for etablelring af fjernpejleudstyr / andet udstyr hvor nødvendigt / ønsket. Ja, det er et krav at produktet Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethanol indeholder bioethanol. 1. Dette kan bekræftes. 2. Dette kan bekræftes. 3. Dette kan bekræftes. Det bekræftes at omkostningerne for opgaverne 1-3 faktureres separat og Leverandøren kan anvende underleverandører til disse opgaver. 4. Dette er korrekt forstået. Leverandøren skal dog ligeledes kunne installere og implementere udstyret på eksisterende udstyr, hvor dette er muligt. Omkostinger til opgaverne 1 3 faktureres separat. Leverandøren kan anvende underleverandør til disse opgaver. 4: Leverandøren skal -- UDEN omkostninger for de kommuner som ønsker det kunne levere / installere og implementere brugen af et online system ( baseret på forbindelser til de installerede terminaler / fjernpejleudstyr mv som omtalt i 1-3 ) som kan håndtere de på side 19 beskrevne data pr.

6 tankning KomUdbud, EU-udbud på levering af brændstof og fyringsolie