Procedurebeskrivelse - Praktikcenter Version: feb. 2016

Transkript

1 1. Praktikcenter, overordnet Da alle uddannelser godkendt til skolepraktik har direkte repræsentation i DjH s bestyrelse, er det besluttet, at bestyrelsen er overordnet ansvarlig for Praktikcenteret (PC). De relevante LUU inddrages løbende, så PC er et tilbagevendende punkt på både bestyrelsens og LUU s dagsorden. 1.1 Organisering Da DjH organisatorisk er opbygget efter en tværgående ansvarsmodel (CFM) placeres ledelsesansvar for PC hos relevant leder i ledelsesgruppen. Der er tilknyttet PC koordinator, vejledere, instruktører og SKP konsulent. Ansvarlig: Bestyrelse 1. Mindst 1 gang årligt (jf. årshjul) vurderes Skolens ledelse praktikcenterets organisering 2. Mindst 1 gang årligt (jf. årshjul) vurderes praktikcenterets bemanding. Skolens ledelse 1.2 Placering Den fysiske placering samt anvendelse af øvrige in house faciliteter sker med udgangspunkt i at skabe en så virkelighedsnær arbejdsdag for SKP eleverne som muligt. Ansvarlig: Skolens ledelse 1. Mindst 1 gang årligt (jf. årshjul) vurderes placeringen af praktikcenterets uddannelser Praktikcenterets ledelsesansvarlige 1.3 Samarbejdsaftaler Der indgås samarbejdsaftaler med relevante parter, f. eks. andre uddannelsesinstitutioner samt offentlige og private aktører, herunder aftaler i forbindelse med udførelse af eksternt SKP-arbejde. Ansvarlig: Praktikcenterets ledelsesansvarlige 1. Aftaler forelægges relevante LUU Praktikcenterets ledelsesansvarlige samt DjH s bestyrelse 1.4 Kvalitetssikring Kvalitetssikring af PC indgår i skolens ordinære kvalitetsarbejde. Der er derfor udarbejdet overordnet kvalitetsbeskrivelse samt tilhørende procedurebeskrivelser. Ansvarlig: Skolens kvalitetsansvarlige 1. Med udgangspunkt i kvalitetssårshjul, via intern audit, sikres at procedurebeskrivelser for PC overholdes Skolens kvalitetsansvarlige 2. Før opstart Samtlige grundforløbsklasser orienteres i forbindelse med opstart omkring praktikpladssøgning og mulighed for SKP. Dette fortages af Studievejleder og SKP konsulent. side 1 af 10

2 I slutningen af elevens grundforløb er der igen information om SKP, herunder regler for samme. Der laves status for forventet antal SKP-elever, samt elevernes aktuelle søgning. Foretages af studievejleder, gennemførselsvejleder/konsulent 2.1 Orientering om SKP Orientering i grundforløbsklasser Der foretages to større orienteringsrunder i de ordinære EUD-grundforløbsklasser. I den indledende orientering gøres eleverne opmærksom på muligheden for SKP. I slutorienteringen fokuseres der på krav, rettigheder og de mere operationelle forhold. 1. Indledende orientering gives tidligt i forløbet jf. tjekliste 2 uger efter opstart Studievejleder/SKP konsulent 2. Afsluttende orientering gives ved slutningen af grundforløbet jf. tjekliste 3 uger før afslutning Studievejleder, SKP konsulent Øvrig orientering Elever kan henvende sig til studievejleder og/eller SKP konsulent omkring individuelle behov i forbindelse med SKP og praktikpladssøgning. 1. Eleverne oplyses om studievejleder og SKP konsulents funktion, åbningstider og placering, herunder at de løbende kan henvende sig efter behov Uge 2 efter opstart Studievejleder og SKP konsulent Registrering af potentielle SKP-elever Antal af og profil på potentielle SKP-elever registreres, så organisationen kan være forberedt på kommende aktivitet. 1. Der foretages registrering i hver grundforløbsklasse i forhold til forventet SKP 2. Oplysningerne videregives til områdeleder og PC koordinator 3 uger før afslutning Gennemførselsvejleder/SKP konsulent. 3 uger før afslutning Gennemførselsvejleder/SKP konsulent side 2 af 10

3 2.2 Optagelse i SKP af GF elever samt elever efter endt kort uddannelsesaftale Visitering af elever fra GF Elever, som ønsker optagelse i SKP og som forventes at opfylde EMMA-kriterierne, indkaldes til samtale med henblik på visitering og optagelse i SKP. for optagelse i SKP 3. Der gennemføres ansættelsessamtale med eleven. Samtalen fungerer som visitering i forhold til SKP 1. Der gives besked til administrationen Senest 1 uge efter afsluttet Studievejleder om udsending af indkaldelsesbrev til visitering til potentielle SKP-elever GF 2. Elever indkaldes via brev til samtale Senest 1 uge efter af- Administrationen sluttet GF Senest 2 uger efter afsluttet GF SKP konsulent og instruktør Visitering af elever efter endt kort aftale eller uforskyldt mistet aftale 1. Endt kort aftale: Eleven indkaldes til samtale Senest 1 uge inden aftalens udløb Studievejleder. 2. Uforskyldt mistet aftale: Eleven ind- Senest 1 uge efter Studievejleder kaldes til samtale aftalens ophør 3. Visitation og afgørelse Se pkt Afgørelse Elever, som har været gennem samtale og visitering med henblik på SKP, skal have besked umiddelbart efter denne om vedkommende kan optages i SKP. 4. Ud fra visitering visitationssamtale og ansøgning afgøres det om eleven kan optages i SKP Senest efterfølgende hverdag efter samtale SKP konsulent/instruktør. 2. Besked til elev om afgørelse om Senest efterfølgende Administration optagelse sendes til eleven hverdag side 3 af 10

4 3. Opstart Det er væsentligt, for at eleven kommer godt i gang med uddannelsen efter grundforløbet, at eleven føler sig taget godt imod, og at der er respekt omkring skolepraktikken. Eleven skal opleve DjH som en arbejdsplads, hvor der stilles faglige og personlige udfordringer, hvor der er mulighed for faglig udvikling, og hvor der på lige vilkår med det øvrige arbejdsmarked kan opnås de mål, som er opstillet for uddannelsesområdet. 3.1 Modtagelse Indkaldelse og modtagelse På baggrund af samtaler og afgørelser indkalder adm. kommende SKP elever Ansvarlig: Administrationen 1. På baggrund af visitering og afgørelse omkring SKP gives besked til administrationen om indkaldelse af eleven til SKP Senest 1 hverdag efter samtalen instruktør 2. Adm. udsender indkaldelsesbrev til SKP i forhold til standard indkaldelsesbrev 3. Eleven oprettes via holdliste i Elevplan Senest 1 uge efter modtagelse af ovenstående besked Senest 1 uge efter ovenstående besked er modtaget Administration Administration Praktiske forhold Elever, som er visiteret og godkendt til SKP på DjH, indkaldes og modtages på skolen af instruktøren/ SKP konsulent. Det skal sikres, at de praktiske forhold for elever som igangsætter SKP på DjH er så optimale som muligt i forhold til at få en god start og et godt SKP forløb. Ansvarlig: Områdeleder (rettet i forhold til sidste version vi gennemgik) 1. Det sikres, at lønadm. har relevante oplysninger 1. dag i SKP for den enkelte SKP elev, ved samtale med eleven 2. Udlevering og gennemgang af regler for SKP 1. dag i SKP jf. folderen Skolepraktikelev på DjH. Opdateres med. Bl.a. regler og arbejdstøj, værnemidler m.m.se link: ktik/ 3. Information for nye SKP elever i henhold til tjekliste 3-1 Modtagelse 1. dag i SKP side 4 af 10

5 4.1. Praktikpladssøgning Det er målet, at SKP opholdet på DjH bliver så kortvarigt som muligt, og i stedet erstattes med praktik i en virksomhed. For at sikre dette, skal SKP-eleverne være aktive praktikpladssøgende. Ansvarlig: instruktør 1. Skolen sikrer vejledning i udformning af ansøgning og er behjælpelig i udpegning /SKP konsulent af mulige praktiksteder 2. Skolen sikrer, at eleverne er oprettet som aktivt søgende på praktikpladsen.dk 3. Eleven skal som minimum søge det aftalte antal praktikpladser pr. måned 4. Elever skal uploade sine ansøgning til elevplan, 4.2 Opfølgning af praktikmål Praktikmål beskrevet for den enkelte uddannelse skal overholdes i skolepraktik. Ansvarlig: Områdeleder 1. Skolen følger op på praktikmål i elevplan Arbejdsopgaver Det skal sikres, at SKP eleverne tildeles og arbejder med opgaver, som har relevans til uddannelsesområdet, samt at dette ikke strider mod samarbejdsaftaler jf Ansvarlig: Områdeleder 1. SKP-eleven tildeles relevante arbejdsopgaver 2. Skolen sikrer, at eleven løbende tildeles arbejdsopgaver, som har relevans i forhold til praktikmålene 3. Arbejdsopgaver dokumenteres i elevplan Dokumentation Dokumentation skal synliggøre, at praktikmålene for de enkelte SKP perioder er opfyldt. Ansvarlig: Områdeleder 1. Elevplan anvendes som dokumentation for opfyldelse af praktikmål side 5 af 10

6 4.3 Registrering For at sikre at relevante personer modtager alle nødvendige oplysninger rettidigt om SKP-eleverne, skal der foregå en tidstro registrering af SKP-eleverne. Ansvarlig: 1. bruger løbende elevplans virksomhedsfunktion over SKP-elever. Instruk- tør opretter alle relevante aftaler for den enkelte elev, samt vedligeholder disse med start/slut tidspunkt og ændringer m.m. 2. Ved ændringer informeres straks til relevante personer ifølge tjekliste 3. Lønadm. skal have en kopi at listen senest den 12. i hver måned Månedligt 4.4 Misligholdelse Der skal løbende følges op på kriterier og regelsæt omkring SKP. 1. Det sikres at EMMA-kriterierne overholdes 2. Ved evt. misligholdelse af EMMAkriterierne eller overtrædelse af skolens reglement indkaldes eleven til samtale 3. I tilfælde hvor kriterier og reglementer ikke overholdes, tager skolen stilling til om eleven kan fortsætte i SKP. Ved SKP ophør henvises til procedure (pkt. 3 5) PC koordinator 5. (SKP VFU) Elever, som er i SKP på Den jydske Haandværkerskole, skal i én eller flere perioder tilbydes VFU. Opholdet i virksomheden skal bidrage til opfyldelse af praktikmål og kan medvirke til sikring af mere permanent aftale mellem elev og virksomhed. 5.1 Elev i VFU eller delaftale Praktikpladssøgningen kan resultere i en ordinær aftale med en virksomhed, en VFU aftale med et kortere defineret ophold i virksomheden op til 3 måneder, eller en delaftale i en given periode. Ved indgåelse af delaftale, se tillige afsnit om indgåelse af uddannelsesaftale 1. Ved opnåelse af VFU aftale for en elev instruktør udfærdiger instruktør VFU aftale til virksomhed og sender denne. Kopi afleveres i administration til indtastning, samt informerer skolehjem (hvis eleven bor på skolehjem). lægger aftalen i elevplan 2. VFU aftalen indtastes i EASP P når den modtages fra instruktør (inden underskrift fra virksomheden) Samme dag som modtagelse af kontrakt Administrationen side 6 af 10

7 3. Der fremsendes VFU kontrakt til virksomhed til underskrift. 4. Administrationen modtager underskrevet VFU kontrakt fra virksomhed. Aftalen arkiveres centralt i administrationen 5. Eleven bliver orienteret om kontraktindgåelsen og det videre forløb for VFU Samme dag som modtagelse af kontrakt Ved indgåelse af VFU aftalen Administrationen 5.2 Opfølgning af praktikmål Det skal tilstræbes, at praktikmål beskrevet for den enkelte uddannelse overholdes og opnås i VFU skal drøftes hvordan dette tilgodeses Ansvarlig: Områdeleder 1. Efter endt VFU tages samtale med elev samt gennemgang af evalueringen fra virksomheden for at registrere praktikmål i Elevplan, samt fornyet EMMA vurdering af eleven Senest 1 uge efter hvert VFU 5.3 Kontakt Ved hvert VFU skal virksomhed og elev kontaktes pr. telefon eller ved besøg. Denne kontakt har til formål at følge op på gensidig forventningsafstemning i forhold VFU, sikre trivsel for eleven og undersøge mulighed for permanent ordinær kontrakt for restlæreforholdet Virksomhedskontakt Virksomheden kontaktes pr. telefon eller ved besøg i forbindelse med VFU. Dette for at undersøge hvordan elevens første del af VFU er forløbet. 1. Skolen kontakter virksomheden mens eleven er i VFU. Der træffes eventuelt aftale om besøg I sidste tredjedel af VFU forløb / SKP konsulent Elevkontakt Eleven kontaktes pr. telefon eller ved besøg i forbindelse med VFU. Dette for at sikre at eleven trives og evt. orientere om, og følge op på, oplysninger fået fra virksomheden 1. Skolen kontakter eleven, mens denne er i VFU. Kan eleven ikke træffes i arbejdstiden sendes SMS med besked om, at denne skal kontakte skolen I sidste trejdedel af VFU forløb / SKP konsulent Opfølgning Efter hvert VFU forløb evalueres dette, for at få dokumenteret opnåede praktikmål i Elevplan, og hvorvidt forløbet har været gennemført. Desuden undersøges muligheden for, om eleven kan opnå delaftale, kortaftale eller restaftale med virksomheden for restlæreforløbet. Ansvarlig: SKP Konsulent side 7 af 10

8 1. Der aftales evaluering med virksomheden, som har haft eleven i VFU i form af skema, besøg eller samtale Senest 1 uge inden VFU afsluttes 2. Evalueringen modtages fra virksomheden, og registreres elevplan for pågældende elev. 3. Resultatet af VFU og virksomhedens evaluering gennemgås med eleven Senest dagen efter modtagelse fra virksomheden Senest 1 uge efter VFU / SKP konsulent Afslutning af VFU I VFU-kontrakten er beskrevet, hvornår denne afsluttes. Herefter fortsætter eleven med SKP på DjH som beskrevet i punkt 4 (SKP DjH) eller der udarbejdes en del, kort eller restaftale med virksomheden. (Se punkt 6) 1. Eleven fortsætter i SKP på DjH første arbejdsdag efter afsluttet VFU. Herefter følger beskrivelsen i punkt 4 Første arbejdsdag efter afsluttet VFU 2. sikrer, at der tages imod SKPeleven, og at denne tildeles arbejdsopgaver Første arbejdsdag efter afsluttet VFU 6. Afslutning SKP-eleven afslutter sin tid på skolen enten ved at stoppe sin uddannelse, få en kortuddannelsesaftale eller en restaftale 6.1 Ophør af SKP Uddannelsesaftale SKP-eleven får en uddannelsesaftale enten ved at finde en selv eller ved hjælp af DjH. Uddannelsesaftalen registreres på DjH eller sendes til anden skole såfremt dette er aftalt mellem SKP elev og virksomhed 1. SKP-eleven oplyser DjH om indgået uddannelsesaftale og oplysningen gives til relevante personer jævnfør tjekliste 2. Uddannelsesaftalen modtages på DjH og EASY-P ansvarlig EASY-P ansvarlig registrerer i EASY-P 3. giver besked til lønadm. om SKP-elevens slutdato på DjH, og sikre opfølgning i elevplan at kontrakten modtages på DjH (eller evt. anden skole). 4. Lønadm. stopper lønudbetaling til SKPeleven Lønadm Kort uddannelsesaftale SKP-eleven får en kort uddannelsesaftale enten ved at finde en selv eller ved hjælp af DjH. Den korte uddannelsesaftale registreres på DjH eller sendes til anden skole såfremt dette er aftalt mellem SKP elev og virksomhed side 8 af 10

9 1. SKP-eleven oplyser DjH om indgået korttidsaftale, og oplysningen gives til relevan- te personer jævnfør tjekliste 2. Korttidsaftalen modtages på DjH/sendes til EASY-P ansvarlig anden skole, og EASY-P ansvarlig registrerer i EASY-P 3. giver besked til lønadm. om EASY-P ansvarlig SKP-elevens slutdato på DjH, og sikre opfølgning i elevplan at kontrakten modtages på DjH (eller evt. anden skole). 4. Lønadm. stopper lønudbetaling til SKPeleven Lønadm Afbrud af SKP SKP-eleven afbryder sin uddannelse. 1. SKP-eleven giver besked om ønsket afbrud til instruktøren, besked gives til stu- dievejleder som sørger for udmeldelse med registrering af koder for afbrud m.m. samt, relevante personer jævnfør tjekliste 2. PC koordinator tager en vejledende snak PC koordinator med SKP-eleven og årsag til afbruddet registreres og orienterer instruktøren om dato for afbrydelsen af elevens SKP aftale 3. en giver besked til lønadministration om afslutning af eleven 4. Lønadm. afslutter eleven i lønsystemet Lønadm. 5. Elevadm. udmelder eleven i EASY-A Elevadm. 7. Lovgivning Et samlet overblik over SKP opnås ved samling og vidensdeling af gældende lovgivning på området. 7.1 Lovsamling Oversigt over gældende lovgivning Skolens praktikcenterleder og PC koordinator opbevarer materiale omkring den gældende lovgivning indenfor SKP-området. Viden deles med respektive ressourcepersoner (instruktørerne, konsulenterne samt ledelse elevadministration og controller), som har relation til området. side 9 af 10

10 7.2 Opfølgning på regelændringer Regelændringer mv. fra UVM fremsendes altid til PC koordinator, instruktørerne, konsulenterne samt ledelsen, elevadministration og controller. Kontrollen gennemføres ved brug af tjekliste 7-1. Dokumentation (tjeklisten) gemmes elektronisk på drev F:\Årshjul Kvalitet\Praktikcenter. Ansvarlig: Praktikcenterleder og PC-koordinator 1. Poståbner fremsender breve omhandlende Poståbner SKP til relevante personer jævnfør tjekliste 2. Breve m.m. påføres tjekliste 7-1 Adm. 3. Tjekliste fremsendes til vejlederkorps En uge inden PC koordinator vejledermøde 4. Vejlederkorps* gennemgår tjeklisten og PC koordinator foretager aktion 5. Ved næste vejledermøde* gennemgås aktioner PC koordinator for udførsel 6. Tjeklister arkiveres elektronisk på: drev F:\Årshjul Kvalitet\Praktikcenter Senest 1 uge efter vejledermøde Af den på tjeklisten underskrivende aktør *Vejlederkorps udvides med SKP instruktører og SKP konsulenter side 10 af 10