Retningslinjer - Brug af straffeattester. Glostrup Kommune

Transkript

1 Retningslinjer - Brug af straffeattester Glostrup Kommune 2016

2 1. Indledning Glostrup Kommune anvender straffeattester i forbindelse med en lang række ansættelser. Straffeattester er et af flere værktøjer i samlede beslutningsgrundlag før en ansættelse. Børne og straffeattester anvendes også i et vist omfang i forbindelse med frivilligt arbejde. Straffeattesten er i sig selv ikke en sikkerhed og må derfor ikke give falsk tryghed overfor brugere m.fl. Det er derfor vigtigt, at straffeattesten suppleres med en grundig ansættelsesprocedure, herunder at der bliver indhentet referencer og der sker en løbende opfølgning på holdninger og adfærd på den enkelte arbejdsplan. Disse retningslinjer indeholder oplysninger om de forskellige typer at attester, en oversigt over, hvilke typer attester, der anvendes indenfor de forskellige områder, procedurer for indhentelse af de forskellige attester og hvordan, der sker afklaring af tvivlsspørgsmål 2. Hvorfor Straffeattest ved nyansættelse? Glostrup Kommune indhenter straffeattester for at skabe størst mulig tryghed for borgerne og brugerne af kommunens institutioner. Dette krav om tryghed gælder i særlig høj grad for de borgere, som må henregnes til den svage del af kommunens indbyggere. Kommunalbestyrelsen har derfor besluttet, at der ved ansættelser inden for særligt berørte områder skal indhentes straffeattest på personale, der skal arbejde med børn og unge samt på personale, der skal arbejde med de ældre på plejecentrene og i hjemmeplejen. Derudover skal der af sikkerhedsmæssige grunde indhentes privat straffeattest på rådhus og biblioteksbetjente. (NYT) Det indhentes også straffeattest for medarbejdere, der i Borgerservice arbejder med udstedelse af pas og kørekort. (NYT) (NYT) Endvidere indhentes der også privat straffeattest for ledere og medarbejdere der som led i deres arbejdsopgaver har adgang til disponere over kommunens midler. Konkret defineret som, at man har eller får adgang til at anvise i økonomisystemer, lønsystemer og ydelsessystemer. Endeligt indhentes der også privat straffeattest på it-medarbejdere/it-administratorer. (NYT) Når der indhentes straffeattest er det således også for, at reducere unødig mistænkeliggørelse af kommunens medarbejder for at have begået strafbare handlinger. Og for at kunne sikre borgerne/brugerne, at man kommunen i sin ansættelsesprocedure har gjort, hvad der er muligt for, at den rigtige person bliver ansat.

3 3. Definition af de forskellige typer af attester Børneattesten Det er fastsat ved lov, at man skal indhente børneattest for personer, der som led i ansættelsen har direkte kontakt med børn under 15 år, eller som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år, samt personer der som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år, og som derved har mulighed for at få direkte kontakt med børnene, jf. bilag 1. Man skal være opmærksom på, at det også i et vist omfang gælder for tidsbegrænset ansatte og vikarer. Er der tvivl om afgræsningen kontaktes Center for HR og Politik. Børneattesten er en udskrift af afgørelser, hvor der er sket krænkelse af børn under 15 år, herunder også besiddelse af børneporno. domme, bøder m.v. for overtrædelse af straffelovens regler om seksuelle krænkelser af børn under 15 år herunder. Det bør derfor stå i stillingsopslaget, at man indhenter en børneattest. Børneattesten adskiller sig bl.a. fra en traditionel straffeattest ved, at oplysningerne på en børneattest ofte fremgår i længere tid. Hvor længe, oplysningerne fremgår, afhænger af den begåede lovovertrædelse og straffen herfor. Oplysningerne om en begået lovovertrædelse vil fremgå af børneattesten i mindst 10 år regnet fra f.eks. dommen, løsladelsen eller bødens betaling. Domme for visse sædelighedsforbrydelser slettes tidligst efter 20 år regnet fra f.eks. dommen eller løsladelsen, mens domme for grove sædelighedsforbrydelser vil fremgå mindst til den registrerede fylder 80 år, i nogle tilfælde til den registrerede dør. Straffeattesten Den private straffeattest indeholder kun oplysninger om overtrædelse af: straffeloven - domme, bøder, frakendelser og tiltalefrafald med vilkår lov om euforiserende stoffer - domme og tiltalefrafald med vilkår lov om tilhold, opholdsforbud og bortvisning - domme og tiltalefrafald med vilkår (fra den 15. december 2013) Vilkår kan f.eks. handle om ikke at begå nyt strafbart forhold, betale en bøde, følge undervisning et bestemt sted eller at følge en behandling. Udenlandske afgørelser for tilsvarende lovovertrædelser fremgår også af den private straffeattest, hvis de er registreret i Kriminalregisteret. Oplysningerne om en begået lovovertrædelse fremgår af den private straffeattest i to til fem år regnet fra f.eks. bødens betaling, dommen eller løsladelsen. Den private straffeattest kan i princippet indhentes for alle personalegrupper, men i Glostrup Kommune gælder det kun for de grupper, som er nævnt i bilag 1. Er der tvivl om afgræsningen kontaktes Center for HR og Politik. Man kan formelt som borger få udleveret sin egen private straffeattest. Men i Glostrup Kommune indhenter vi den som myndighed efter samtykke, blandt andet for at sikre, at den er ægte.

4 Det bør derfor stå i stillingsopslaget, om der indhentes en privat straffeattest. Den offentlige straffeattest Den offentlig straffeattest indeholder oplysninger om alle registrerede forhold inden for de sidste 10 år. Den offentlige straffeattest kan kun indhentes af kommunen, efter samtykke. Lovgivningen definerer for hvilke ansøgere man kan indhente offentlig straffeattest. I Glostrup Kommune indhentes der systematisk en offentlig straffeattest for alle de ansøgere, hvor loven giver mulighed for det, jf. bilag 1. Det bør derfor stå i stillingsopslaget, at der indhentes en offentlig straffeattest. 4. Ansættelsessamtalen og procedure for at indhente og vurdere børne- og straffeattester Ved ansættelsessamtalen Vedr. børneattester: Ved ansættelsessamtalen gøres opmærksom på: - at der skal indhentes børneattest - at det er en generel politik/lovbestemt og derfor ikke er rettet imod den enkelte ansøger - at indhentelse af børneattest er en betingelse for at opnå ansættelse - at ansættelse sker efter en konkret vurdering, og at børneattesten indgår i vurderingen - at ledelsen samt Center for HR og Politik kan få kendskab til alle relevante informationer, herunder informationer om strafbare forhold. Den ansøger, der påtænkes ansat i stillingen, anmodes om skriftlig tilladelse til, at ansættelsesstedet indhenter attesterne. Det sker formelt set ved, at ansøgeren kvitterer digitalt. Afviser ansøgerne at give adgang til at indhente en børneattest stoppes ansættelsesproceduren. Man kan i så fald give ansøgeren mulighed for, at fremkomme med bemærkninger om, at der evt. står noget på børneattesten til lederen alene. Og lederen kan så i samråd med Center for HR og Politik tage stilling til, om forholdet har en sådan karakter, at det vil få den betydning, at man ikke kan etablere ansættelsesforholdet. Afviser ansøgeren definitivt at der indhentes en børneattest inden for de lovpligtige områder, kan vedkommende ikke få ansættelse i Glostrup Kommune. Vedr. den offentlige straffeattest og den private straffeattest Ved ansættelsessamtalen gøres opmærksom på: - om der skal indhentes privat eller offentlig straffeattest - at det er en generel politik og derfor ikke er rettet imod den enkelte ansøger - at indhentelse af attest er en betingelse for at opnå ansættelse - at ansættelse sker efter en konkret vurdering, og at attesten indgår i vurderingen - at ledelsen samt Center for HR og Politik kan få kendskab til alle relevante informationer, herunder informationer om strafbare forhold.

5 Den ansøger, der påtænkes ansat i stillingen, anmodes om skriftlig tilladelse til, at ansættelsesstedet indhenter attesterne. Det sker formelt set ved, at ansøgeren kvitterer digitalt. Afviser ansøgerne at give adgang til at indhente en privat eller offentlig straffeattest stoppes ansættelsesproceduren. Man kan i så fald give ansøgeren mulighed for, at fremkomme med bemærkninger om, at der evt. står noget på attesten til lederen alene. Og lederen kan så i samråd med Center for HR og Politik tage stilling til, om forholdet har en sådan karakter, at det vil få den betydning, at man ikke kan etablere ansættelsesforholdet. Afviser ansøgeren definitivt at der indhentes en straffeattest inden for de vedtagne områder, kan vedkommende ikke få ansættelse i Glostrup Kommune. Procedure for at indhente børneattester, straffeattester og den offentlige straffeattest hvem skal indhente dem og hvordan Det er lederen der har opgaven med og ansvaret for, at indhente de nødvendige attester. Alle tre typer af attester skal med samtykke bestilles digitalt hos Rigspolitiet. Enten gennem eller via Politiets hjemmeside under fanebladet Borgerservice. Det er institutionens leder, eller en betroet medarbejder, der bestiller både børneattest og den offentlige straffeattest. For at kunne bestille digitalt, skal man have en medarbejdersignatur eller en virksomheds NemID og adgang til at tilgå institutionens digitale postkasse. Navn og cpr. nr. for den person, der bestilles straffeattest/børneattest på, skal fremgå af bestillingen. Anmodning om samtykke sendes automatisk til personens digitale postkasse og kræver derfor, at borgeren har NemID, adgang til sin digitale postkasse og har accepteret at modtage post fra det offentlige i sin digitale postkasse. Trin for trin bestilling af straffeattest og børneattest med samtykke 1. Log ind med din medarbejdersignatur/nemid Erhverv 2. Angiv årsag til bestilling af attesten 3. Vælg om der skal bestilles en attest på en eller flere personer 4. Angiv person(er), attesten bestilles på (navn og personnummer) a. Ved én person: Angiv personnummer og navn i de to felter b. Ved flere personer: Der kan bestilles straffeattester på op til 50 personer ad gangen. Der skal angives ét personnummer og navn i hver linje i boksen. Det er muligt at kopiere oplysningerne ind fra et dokument

6 i f.eks. Microsoft Ecel eller Word. 5. Angiv kontaktoplysninger og evt. rekvirent 6. Gennemse bestillingen 7. Underskriv med din medarbejdersignatur/nemid Erhverv 8. Bestillingen sendes til politiet 9. Udskriv evt. kvittering 10. Der sendes anmodning om samtykke til den/de angivne person(er) 11. Attesten bliver sendt til myndighedens digitale postkasse Der udstedes ikke en attest, før personen har givet samtykke. 5. Vurdering af straffe- og børneattester Blank børne- eller straffeattest Er børne- eller straffeattesten man modtager blank, er den forenelig med ansættelsen. Man skal journalisere straffeattesten på den elektroniske personalesag i SD Personaleweb. Efter 3 måneder skal, med mindre der er en konkret og væsentlig grund til at beholde de længere. Hvis børne- eller straffeattesten ikke er blank Glostrup her ikke en generel regel om rene/blanke straffeattester. Er straffeattesten ikke blank, betyder det ikke nødvendigvis, at ansøgeren ikke kan blive ansat. Det beror på en konkret vurdering. Husk at der er tavshedspligt om oplysningen. I vurderingen vil indgå, hvor lang tid der gået siden forseelsen, forseelsens karakter og betydningen for det arbejde, der er blevet søgt. Hvis børne- eller straffeattesten ikke er blank skal Center for HR og Politik altid inddrages. Konkret skal der sendes en kopi til Center for HR og Politik. I vurderingen kan indgå en samtale med den pågældende ansøger, dennes tidligere arbejdsgiver, Kriminalforsorgen eller andre, som kan bidrage til at belyse ansøgerens fortid og nuværende forhold. Visse typer af strafbare forhold, vil dog altid udelukke ansættelse inden for bestemte områder i kommunen, fordi kommunen ikke vil løbe risikoen for, at ansøgerne gentager det strafbare forhold. 1) Domme for seksuelle og voldelige overgreb mod børn og unge samt domme for besiddelse og salg af børneporno udelukker altid ansættelse inden for områder hvor der arbejde med børn og unge, som f daginstitutioner, dagplejen, skoler, SFO er, klubber og lignende. 2) Domme for tyveri, røveri eller andre former for økonomisk kriminalitet udelukker altid ansættelse inden for områder, hvor der er direkte kontakt med ældre medborgere f indenfor hjemmeplejen.

7 Hvis vurderingen fører til, at den pågældende ikke kan tilbydes ansættelse, orienterer lederen ansøgeren om det. Fører vurderingen til, at ansættelse kan tilbydes, tilføres der et notat herom på den elektroniske personalesag. Selve straffeattesten slettes fra den elektroniske personalesag efter 3 måneder, med mindre der er en konkret og væsentlig grund til at beholde de længere. Hvis ansøger er tiltrådt Udgangspunktet er, at forhold vedrørende attester er afklaret inden tiltræden. Sker det imidlertid, at man er tiltrådt, og forhold på de indhentede attester ville have ført til, at man ikke havde etableret ansættelsesforholdet, kan det bringes til ophør. Sagen behandles hos Center for HR og Politik. 6. Vikar ansættelser og konsulentlignende ansættelser I visse situationer kan der være behov for, at ansætte vikarpersonale, med meget kort varsel. F på grund af sygdom, eller andet fravær hos det faste personale. Det kan være tilfældet med tilkaldevikarer på f daginstitutioner og skoler eller plejepersonale indenfor ældre området. Hvis lederen vurderer, at ansættelse ikke kan afvente, at der indhentes attester, kan der ske ansættelse. Men attester skal indhentes hurtigst muligt derefter. Faste tilkaldevikarer skal der indhentes både børne- og straffeattester på. Hvis en pause i brugen af tilkaldevikaren overstiger 1 år, skal der som udgangspunkt indhentes nye attester. Efter en konkret og individuel vurdering kan man dog lade de tidligere indhentede attester være gældende. Denne vurdering foretages i samråd med Center for HR og Politik. Undtaget fra reglerne om børne- og straffeattester er personer, der kun kortvarigt skal arbejde med børn og unge, men ikke ansættes i traditionel forstand. Det kan f være instruktører, gæstelærere, foredragsholdere og lignende. Det forudsættes, at man i så fald tilrettelægger tjenesten, så de ikke er alene med børn under 15 år i længere perioder ellers skal der indhentes børneattest. 7. Straffeattester indhentet under ansættelsesforholdet Glostrup kommune er ikke begrænset til at kun, at anmode om attester i forbindelse med ansættelsen. Efter væsentlig og konkret begrundet mistanke om, at den ansatte efter påbegyndt ansættelse har forhold bag sig, der kan fremgå af en (ny) straffe- eller børneattest, kan kommunen således anmode den ansatte om samtykke til at indhente (nye) attester. Denne adgang til at anmode om straffeattester gælder for alt personale.

8 Tilsvarende skal der indhentes straffeattest, hvis man under ansættelsen for adgang til får adgang til disponere over kommunens midler. Konkret defineret som, at man har eller får adgang til at anvise i PRISME eller lignende systemer. 8. Særlige forhold omkring ophør, genansættelse m.v. Der indhentes nye attester, når medarbejdere skifter arbejdssted eller stilling indenfor Glostrup Kommune, når det er til stillinger eller arbejdsområder, hvor der enten er krav herom eller hvor det skønnes nødvendigt som en del af beslutningsgrundlaget inden indgåelse af aftale om den nye ansættelse. Det samme gælder, hvis en medarbejder fratræder og ansættes igen senere hen, og hvis perioden uden ansættelse har varet i 3 måneder eller mere. Hvis en medarbejder overgår direkte til en anden tilsvarende stilling eller arbejdsområde, f.eks. omplacering, forflyttelse og lignende, skal der ikke rekvireres nye attester. Retningslinjerne for indhentning af attest gælder for alle jobansøgere også vikarer, timelønnede, lønnede praktikanter og personer i jobtræning m.fl. I visse situationer kan der være behov for, at ansætte vikarpersoner med meget kort varsel, f på grund af sygdom. Hvis ansættelsen ikke kan afvente en straffeattest, kan der ske ansættelse, men straffeattesten skal så indhentes hurtigst muligt derefter. 9. Særligt omkring frivillige frivilligt arbejde og frivillig indsats Forholdene omkring attester for frivillige er reguleret i Frivillighåndbogen og de Personalepolitiske retningslinjer om frivillighed. Børneattest Der skal indhentes en børneattest, hvis den frivillige har fast tilknytning til institutionen og enten: 1. skal have direkte kontakt med børn under 15 år 2. som led i deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år og derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med disse børn I disse tilfælde, skal der indhentes børneattest, før den frivillige må begynde at udføre opgaver for institutionen. Der skal desuden indhentes børneattest, hvis den frivillige skal være i kontakt med børn enten: 1. mere end en uge 2. mere end tre gange over en periode på tre måneder

9 I disse tilfælde skal der indhentes børneattest senest tre uger efter, at ovenstående er opfyldt, hvis tilknytningen skal fortsætte. De frivillige skal give samtykke til indhentelse af en børneattest. Det er institutionens pligt at indhente de relevante børneattester. Ved samarbejde med foreninger, kan det aftales at foreningen indhenter børneattester, men institution bør sikre sig, at det er sket. Straffeattest Registrering i Det Centrale Kriminalregister diskvalificerer ikke som udgangspunkt en frivillig fra at blive frivillig i Glostrup Kommune. Det er op til lederen af den enkelte institution at vurdere, om det forhold, som den frivillige er registreret for, har relevans for den opgave, der skal udføres. Institutioner bør dog altid bede om at se en straffeattest på frivillige, der i kraft af deres frivillighed har adgang til andre borgeres hjem eller ejendele (ved for eksempel en indsats på plejehjem eller lignende). Den frivillige skal give samtykke til, at der indhentes en straffeattest. Det er institutionens pligt at indhente straffeattesten. 10. Leverandører og udliciterede driftsopgaver En række kommunale driftsopgaver varetages af andre end ansatte i Glostrup Kommune. Der tages i forbindelse med indgåelse af de konkrete kontrakter stilling til, hvordan og i hvilket omfang der skal indhentes attester. Hovedreglen er, at der stilles samme krav til attester, hvor det er muligt inden for rammerne af lovgivningen om børne- og straffeattester.

10 Bilag 1. Privat straffeattest Offentlig straffeattest Børneattest Personale i vuggestuer, børnehaver og daginstitutioner Ledere og souschefer Pædagoger Pædagogmedhjælpere Pædagogstuderende Køkkenpersonale Rengøringspersonale Personale på skole, SFO og Ungdomsområdet Ledere Lærere Lærerstuderende Pædagoger Pædagogmedhjælpere Pædagogstuderende Køkkenpersonale Rengøringspersonale Teknisk Servicepersonale Kontorpersonale Bogopsætter over 15 år Tandlæger Tandplejere Personale m.fl.i dagplejen Dagplejere Dagplejeassistenter Dagplejers ægtefælle/samlever Øvrige personer over 18 år i dagplejerens husstand Øvrigt personale Ansatte ved døgntilbud for børn og unge Ansatte ved rådgivningstilbud for børn og unge Ansatte beskæftiget med udstedelse af pas og kørekort Ansatte ved dagtilbud og botilbud for voksne

11 Ægtefæller, samlevere og andre der skal bistå ansatte ved døgntilbud og rådgivningstilbud for børn og unge Øvrige personalegrupper, der som i ansættelsen har direkte kontakt med børn under 15 år, f klubber, PPR m.fl. Personale i Ældreplejen Personale ved KABS Sundhedsplejersker Livreddere m.fl. Alt bibliotekspersonale over 15 år Administrativt personale med anvisningsret Rådhus- og biblioteksbetjente