BALANCED SCORECARD. Definition Metodik Løsning. JV Management. Copyrigth JV Management/Gentia

Transkript

1 1 BALANCED SCORECARD Definition Metodik Løsning Copyrigth /Gentia

2 Lederudfordring : Gennemførelse af Virksomhedsstrategien 2 Aldrig har en effektiv strategiudførelse været vigtigere Business strategy is now the single most important issue and will remain so for the next five years Business Week, August 96 men der er svært få succes Mindre end 1 af 10 velformulerede strategier bliver effektivt gennemført Fortune Magazine 2 af 3 reengineering projekter har ikke givet resultat eller marginalt resultat. CSC Index Copyrigth /Gentia

3 Nogle Fakta... 3 Bare 1 af 3 topledere mener at strategien skal gennemføres effektivt. Færre end 5 av 10 topledere tror de har en rigtig forståelse for virksomhedens strategi. 1 af 5 liniechefer og 1 af 20 medarbejdere har mål som er stærkt knyttet til langsigtede virksomhedsplaner Færre end 1 af 3 hævder at mangle information fra tidligere erfaringer som er nødvendig for af forbedre sin strategi 70% af topledere hævder at organisationens evne til at omsætte strategien til handling er for svag. Strategien er oftest for svag eller forsøger at gøre for meget. Problemet er ikke formuleringen, men bristen på konkrete tiltag for at gennemføre denne. Hentet fra Renaissance Worldwide AB s undersøgelse i Sverige Copyrigth /Gentia

4 Traditionel styringsmodel 4 Kontrolmotivet med financial og kortsigtet fokusering R En klar vision alene kan ikke oversættes til handling Vision og Strategi R Afdelingsvise og personlige mål adskilt fra virksomhedens strategi og vision Personlige Initiativ BUDGET Planlægging og ressours- allokering Opfølging og korrigering R Rapporteringssystemet tager ikke hensyn til den overordnede strategien R Ressourcer øremærkes ikke til strategiske tiltag Copyrigth /Gentia

5 Succes-eksempler 5 FØR EFTER Brown & Root Engineering (Rockwater) Tabte penge 3 år senere Vækst og Lønsomhed Mobil US Marketing & Refining Mindre god Lønsomhed 2 år senere Lønsomhed 3URSHUW\ &DVXDOW\ $400 M underskud 2 år senere T Lønsom T Køb T Aktiekurs +80% Copyrigth /Gentia

6 The Balanced Business Scorecard 6 Ledelsessystem for gennemførelse af strategier R Strategien er ledelsessystemets referencepunkt R Grundlaget for strategisk læring er en delt vision og strategi R Målene er koblet fra top til bund R Læring og åben kommunikation om strategien er en forudsætning for motivation. R Belønningssystemet er koblet til strategien Kommunikation og kobling Vision og Strategi Balanced Scorecard Operativ virksomhed Feedback og Læring R Et opfølgingssystem for at teste strategien R Gruppeorienteret problemløsing R Strategiudvikling som en kontinuerlig proces R Udfordrende mål er accepteret R Klart definerede strategiske initiativer R Investeringer er koblet til strategiske initiativer/tiltag R Budgettet er koblet til langtidsplanen Copyrigth /Gentia

7 De 4 perspektiver 7 VISIONEN R R R Mål og måltal er sproget som giver klarhed i svage koncepter Mål bruges for at kommunikere, ikke for at kontrollere Processen for at definere scorecard en skaber koncensus og team-work Financielt Perspektiv Hvad er succes for vore ejere? Beskriver hvad vi kan gøre for at påvirke de ønskede resultater Lønnsomhed Vækst Shareholder Value Kundeperspektivet Hvad må vi være for vore kunder for åt nå vore mål? Igår Resultatstørrelser Ingen Performance Drivers Pris Service Kvalitet Det Interne Perspektiv Hvilke processer må vi være bedst til for at tilfredsstille vore kunder? Hvordan må vi som organisation lære og kontinuerlig forbedre os for at nå vor visjon? Idag Beskriver hvad vi vil opnå med strategien Produkt- udvikling Produktivitet Omkostninger OU og Læring Imorgen Innovatjonsevne Kontinuerlig læring Intellektuelt kapital Hvordan interne processer må ændres Copyrigth /Gentia

8 Elementerne i et Balanced Scorecard 8 Udtalelse om hvad strategien skal opnå og kritiske succesfaktorer Hvordan succes i gennemføringen af strategien vil blive målt Præcisering af nødvendig forbedring / niveau Nødvendige tiltag for at nå vore målsætninger MÅLFORMULERING Ekempel: T Kryds-salg salg vore produkter MÅLVARIABEL Eksempel: T % indtægt fra nye produkter MÅLTAL Eksempel: T % T % TILTAG Eksempel: T Oplæring i salg og nye produkter One of the most dangerous forms of human error is forgetting what one is trying to achieve Paul Nitze Copyrigth /Gentia

9 Krav til et Balanced Scorecard 9 Kriterier for et godt Balanced Scorecard En strategi er en serie hypoteser om årsags- og virkningsforhold Årsag og virkning: Hver målsætning skal være del af en årsags- og sammenhængskæder som repræsenterer strategien. Kobling til financielle mål: Alle måltal skal til sidst lede frem til financielle resultater Performance Drivers: En balance mellem resultatstørrelser og årsagsforhold (performance drivers) Måltal som skaber ændring: ændring i organisationens processer eller adfærd Copyrigth /Gentia

10 Årsag og Virkning beskrivelse af strategien 10 The Revenue Growth Strategy Improve stability by broadening the sources of revenue from current customers Broaden Revenue Mix Increase Customer Confidence in Our Financial Advice Improve Returns Improve Operating Efficiency Increase Customer Satisfaction Through Superior Execution Financial Perspective Customer Perspective The Productivity Strategy Improve operating efficiency by shifting customers to more cost-effective channels of distribution Internal Perspective Understan d Customer Segments Develop New Products Cross-Sell the Product Line Shift to Appropriat e Channel Minimise Problem s Provide Rapid Respons e Increase Employee Productivity Learning Perspective Develop Strategic Skills Access to Strategic Informatio n Align Personal Goals Metro Bank Copyrigth /Gentia

11 Måltalene skal reflektere overordnede mål 11 Improve Returns Increase Customer Confidence in Our Financial Advice Broaden Revenue Mix Customer Customer satisfied survey survey Customer retention Depth Depth of ofrelation Financial Return Returnon on Investment Revenue Mix Mix Revenue Growth Growth Understand Customer Segments Improve Customer Information Develop New Products Employee Productivity Broaden Skills (Financial Planner) Cross-Sell the Product Line Reward System Alignment Learning Employee satisfaction Revenue per peremployee Strategic info info availability Strategic job jobcoverage Personal goals goals alignment Internal Share Share of ofsegment Product development cycle cycle Revenue from fromnew products Hours Hours with with customers Cross-sell ratio ratio Copyrigth /Gentia

12 Resultatstørrelser (lagging) og Performance Drivers (leading) 12 Resultatmål Årsagsforhold Performance Drivers FINANSIELT PERSPEKTIV T T Return on Investment Revenue Growth T Revenue Mix KUNDE- PERSPEKTIV T T Customer Satisfied Survey Customer Retention T Depth of Relation DET INTERNE PERSPEKTIV T T T Share of Segment New Product Revenue Cross-Sell Ratio T T Product Development Cycle Hours With Customers LÆRING & VEKST PERSPEKTIV T T Revenue per Employee Employee Satisfaction { T Strategic Skills T Strategic Information T Personal Goals Aligned Copyrigth /Gentia

13 Nogle fakta om Balanced Scorecards 13 Balanced Scorecard handler om kommunikation, ikke om kontrol Balanced Scorecard er ikke en rapport, men en ledelsesproces for fokusere på gennemførelse af balancerede og relaterede mål Skal Balanced Scorecard have nogen værdi, må det lede til ændringer i processer og adfærd Tid er det centrale omkostninger ved en ikke-gennemført strategi er mangfoldig ganger større en installationsomkostningerne for et Balanced Scorecard Copyrigth /Gentia

14 Teori - Anvendelse af BSC 14 Holde den strategiske styringssløjfe kørende 6WUDWHJLVNSRVLWLRQ QVNHW 1XY UHQGH )UHPGULIW +LGWLO 7LG Copyrigth /Gentia

15 BSC - Udvikling og anvendelse 15 2PIDQJ /LOOH 6WRU 1 JOHWDOVEDWWHUL /LOOH.REOLQJWLOVWUDWHJL 7KHSHUIRUPDQFHS\UDPLG 'HQ'DQVNH.YDOLWHWVSULVPRGHO 6WRU 6WUDWHJLVN NREOLQJ Copyrigth /Gentia

16 Udvikling-Styring 16 Den ægte Balanced scorecards har et kontinuerligt forløb og indeholder nøgletal,målsætninger, mål, måltal,milestones, initiativer og breve/kommunikation i en IT-løsning Styring / planlægning Communication Metaphor Virtuel Styrende styring Beskrivende Informationer Informationer Varer/tjenesteydelser Proces /udførelse Software W et Com puter Informationer = - økonomiske - ikke økonomiske face to face og /eller via C ommunication Metaphor Comm. Metaphor er computer, telefon, video, netværk, multimedia m.m. Copyrigth /Gentia

17 GENTIA 17 RBSC Gentia Performance Measurement STRATEGY IMPLEMENTATION MEASURING PERFORMANCE ANALYSE OPERATIONS Analytical Applications Gentia Platform Data Sources / Transaction Systems "Other vendors offer what I would call the second generation of EIS products (the first generation being the old time mainframe stuff we lived with over the last two decades.) They simply use their technology to support a roll up and drill down presentation of operating data in traditional EIS fashion. They miss the point. Stewart A. Richards, Senior Vice President Renaissance Worldwide, Inc. Copyrigth /Gentia

18 Demonstration - Cosmopolitan Clothing 18 Adirondack "Activity Wear" Division Vision: By the year 2000, Adirondack will generate sales of $1.2 billion and earnings of $200 million. We will achieve this through two strategic themes: 1. Broaden merchandise lines 2. Develop flagship (mega) stores In order to broaden our merchandise lines we will introduce athletic clothing and accessories which will take advantage of our current image of providing rugged and durable outdoor apparel, and expand our market niche. Secondly, we will augment our existing mall-based strategy with the establishment of "mega", standalone stores in key locations. This will enhance our market image as well as increasing our throughput. Copyrigth /Gentia

19 Scorecard ens Anatomi 19 Objective: Measure: Target: Assessment: Initiative: Udtalelse om hvad strategien må afstedkomme Målvariabel som beskriver graden af målopnåelse Måltal af målet Graduering og kommentar fra objective/measure ejer Handlingsplan for at nå vore overordnede mål/objectives Target Objective: MANAGE SOURCING Measures: Outdoor Clothing Delivered 296 Athletic Clothing Delivered 218 Pairs of Shoes Delivered 57 Rating of Relationship 8 Copyrigth /Gentia Assessment Initiatives: Quality Project Capacity Project Vi nåede ikke målene denne måned fordi...

20 Balanced Scorecard Operationaliserer Strategien 20 VISUALISER LOGIKKEN BAK STRATEGIEN DEVELOP FLAGSHIP STORES Geographic Expansion BROADEN MERCHANDISE LINE Grow Revenue & Profit Grow Excisting Categories Financial Perspective FINANCIAL OBJECTIVES F1 - Grow Revenue & Profit F2 - Geograpic Expansion F3 - Grow Excist.Categories MEASURES Revenue Profit Market Penetration Category Range TARGETS (1998) 15% +10% TBD +25% INITIATIVES MegaStore2000 Re-Engineerers Exciting Shopping Experience Broader Selections Customer Perspective CUSTOMER C1 - Exciting Shopping Experience C2 - Broader Selections Shopping experience Rating Athletic Sales/Store Lines > 50 MUSD Shoe Revenue/Store 8 points 25M 6 12M Sales & marketing Reorganization & Training Select Store Sites Build Merchandise Infrastructure Manage Sourcing Internal Perspective INTERNAL I1 - Select Store Sites I2 - Manage Sourcing I3 - Build Merchandise Infrastructure Number of Sites Outdoor Clothing 300 Athletic Cloths Delivered 235 Pairs of shoes delivered 78K Rating of relationship > 1.0 Infrastructure Rating TBD >1 MarketSurvey Quality Project Capacity Project Partner Program Service Training Program Develop Strategic Skills Increase Employee Productivity Access to Strategic Information Align Personal Goals Learning Perspective LEARNING L1 - Hire and Develop Workforce Employee Satisfaction Revenue per Employee 90% +10% Incentive System Copyrigth /Gentia

21 Renaissance Balanced Scorecard - Rigtig og Hurtig 21 Visualiser Strategien Måltal knyttet til strategier og overordnede målsætinger Copyrigth /Gentia Menneskelige Vurderinger

22 Gentia Performance Management System 22 Færdig mål for performance measurement integreret med Renaissance Balanced Scorecard og Excel Copyrigth /Gentia

23 Portfolio Analyse: Oversigtsbillede 23 Accessments (Vurderinger): Grøn Hage = God Rødt Kryds = Dårlig Gul Diamant = Acceptabelt Blå Streg = Vurdering er ikke foretaget Reminders Strategisk Dialog Vurderinger Definitioner Kommentarer Trender Drill Down Copyrigth /Gentia

24 Scorecard Analyse: Focuser på et virksomhedsområde (I) Status 24 Udvikling fra foregående periode Drill Down til detaljer Copyrigth /Gentia

25 Scorecard Analyse: Fokuser et virksomhedsområde (II) 25 Grafisk visualisering Vurderinger Definitioner Kommentarer Copyrigth /Gentia

26 Årsags-og Virknings-Kæde viser logikken bag strategien 26 Årsags-og- Virknings- Diagrammet viser logikken bag strategien med tilhørende vurderinger Gå direkte til de succesfaktorer for mere viden herom Copyrigth /Gentia

27 Ændringer skabes gennem TILTAG 27 Tiltag er knyttet til overordende mål og måltal Progressionen i tiltagene vises gennem milepæle. Copyrigth /Gentia

28 Initiativ Analyse: Sammenhængen Mål-Tiltag 28 Initiativ-analyse viser hvilke mål et tiltag påvirker og hvilke mål som påvirkes af hvilke tiltag. Vurderinger, milepæle, kommentarer og definitioner er umiddelbart tilgængelige. Copyrigth /Gentia

29 29 Hvordan sættes op et BALANCED SCORECARD for virksomheden Copyrigth /Gentia

30 Balanced Scorecard Implementeringsplan 30 Lederinterview Skitse af Scorecard Arkitektur Færdig Balanced Scorecard Definer implementeringsplan Project Scoping Workshop I Workshop II Briefing Vurder teknisk platform Identificer brugere og deres roller Identificer datakilder Datafangst Gennemgå basisapplikation Brugerinterface Test og indkøring uger Copyrigth /Gentia

31 Faldgruberne 31 Relevant og specifik For generelt; ikke unik for enhedens strategi Mangelfuldt; enten m.h.t Resultatsmål eller Performance Drivers Viser ikke logikken; Perspektiverne er ikke koblet i en Årsag-og-Virkningskæde Proces Ikke drevet af enhedens topledelse Bare en eller et fåtal involveres For lang udviklingstid Udsættelser grundet manglende måltal Statisk proces Game / leg måltal for tallenes skyld Manglende information til det operative For lidt psykologi med i processen Måling For mange måltal / ikke relevante måltal Ensidig økonomi-fokusering Aktiviteter i stedet for måltal Mangelfuld balance mellem objektive og subjektive vurderinger Filosofi Måling for at kontrollere fremfor at kommunikere Diktatur fremfor delagtighed og ejerskab Kun for topledelsen Copyrigth /Gentia

32 Den ideelle kombination 32 TM Getting it right Erfaring fra 200+ prosjekter Innovators of The Balanced Business Scorecard Metodik Making it work Bedst egnet teknologi Erfaring fra 400+ Business Intelligence applikationer Fokusering på BSC Copyrigth /Gentia