Ofte stillede spørgsmål vedr. IMCC Research Exchange

Transkript

1 Ofte stillede spørgsmål vedr. IMCC Research Exchange Indholdsfortegnelse Hvor kan jeg komme hen på Research Exchange?... 3 Hvornår kan man komme af sted?... 3 Hvad er?... 3 EC (Exchange Conditions)... 3 eaf, electronic Application Form... 3 Motivation Letter til forskningsprojekterne... 4 Letter of recommendation til forskningsprojekterne... 4 CV... 4 English Certificate... 4 Proof of enrollment... 4 Health and liability insurance... 4 Malpractice insurance... 4 Copy of passport... 5 Passport photos... 5 Hvem kan tage af sted?... 5 Hvad koster det?... 5 Hvordan er ansøgningsprocessen?... 5 Hvornår er der ansøgningsfrist?... 5 Hvordan fordeles pladserne?... 6 Hvordan søger jeg en restplads?... 6 Kan man søge sammen?... 6 Kan man forlænge opholdet?... 6 Kan jeg søge en specifik by?... 6 Hvad hvis jeg får et projekt jeg ikke har søgt?... 6 Hvad nu hvis jeg ikke vil af sted alligevel?... 7 Hvilket visum skal jeg søge?... 7 Skriftlig rapport efter endt ophold... 7

2 Aflevering af elektronisk Evaluation Form... 7 Logbog... 8 Certifikat... 8 Godkendelse af opholdet som en del af dit studie, VKO... 8 Hvad er et CA, Card of Acceptance?... 8 Hvad er et CC, Card of Confirmation?... 8 Hvor mange lande kan jeg søge?... 8 Hvilke dokumenter skal være klar til hvilke datoer/deadlines?

3 Hvor kan jeg komme hen på Research Exchange? Dette fremgår af en oversigt over de pladser du kan søge på landelisten på hjemmesiden. Hvornår kan man komme af sted? De fleste værtslande foretrækker at du kommer i juli eller august. Du kan se dette i oversigten i landelisten eller læse mere i de enkelte landes research exchange conditions eller under det pågældende projekt på Vores sæson strækker sig over perioden april 2013 til marts Hvis du ønsker at tage af sted uden for sommerferien, så forhør dig om muligheden for dette hos nationalformanden på research@imcc.dk Du kan som oftest kun søge hele kalendermåneder. Dvs.: - Juli 2013: Mandag 01/07/2013 Fredag 26/07/ August 2013: Mandag 05/08/2013 Fredag 30/08/2013 Hvad er? EC (Exchange Conditions) Dette er de krav de enkelte lande stiller til hvilken dokumentation, du skal fremvise for at komme på Research Exchange i deres land. Det drejer sig oftest om følgende, som alle er beskrevet senere punktvis i denne vejledning. 1. eaf, electronic Application Form (sendes som link) 2. Motivation Letter (en for hvert projekt) 3. Letter of recommendation 4. CV 5. English certificate 6. Proof of enrollment 7. Health and liability insurance 8. Malpractice insurance 9. Copy of passport Dokumenterne uploades på IFMSAs database. Du modtager et link til databasen af nationalformanden. Dokumenter, der eftersendes på et senere tidspunkt som fx forsikringspapirer sendes SAMLET i en mail til den danske nationalformand med engelske titler og en mail hvor der KUN står følgende: Attached are the documents from YOUR NAME. Nationalformanden sørger derefter for at videresende dine dokumenter til værtslandet. eaf, electronic Application Form Du modtager et link til dette elektroniske ansøgningsskema/application Form, som du modtager per mail. Husk at tjekke dit spamfilter! Du udfylder din AF application form med alle relevante oplysninger og vedhæfter Motivation Letters og dit CV. 3

4 Motivation Letter til forskningsprojekterne Dette henvender sig til tutorlægen. Husk at beskrive hvorfor du er egnet til projektet, og ikke hvorfor projektet egner sig til dig. Hvis du ikke har nogen erfaring inden for specialet/området, er det okay blot at skrive hvorfor du er motiveret for at lære mere. Husk et motivation letter per projektønske. Letter of recommendation til forskningsprojekterne Hvis du har skrevet din bacheloropgave, kan du forsøge at spørge din vejleder om han/hun vil skrive en anbefaling til dig. Hvis dette ikke er muligt, har de studerende tidligere kunnet få en standard anbefaling fra deres dekan/universitet. Husk at kontakte denne hurtigst muligt, da der godt kan gå lang tid før du modtager anbefalingen. CV Du skal sende et CV som PDF og derudover skal du copy/paste dette ind i din elektroniske ansøgning. Se punktet eaf, electronic Application Form. Har du ikke erfaringer med at skrive et CV, er det en god ide at google efter skabeloner på dette. Et godt CV og gode motivation letters øger din chance for at få dit først projektønske. English Certificate Du tager en kopi af dit eksamensbevis fra gymnasiet, HF, HTX mv. og highlighter dine engelskkarakterer. Proof of enrollment Du kontakter dit universitet og beder dem om en udskrift, der dokumenterer at du er studerende hos dem. Du kan som oftest selv udskrive dette via dit eget login under selvbetjening på din universitets hjemmeside. Kontakt dit studieservicecenter eller lign. Health and liability insurance Du skal selv sørge for at være dækket af både en sundhedsforsikring samt en skadesforsikring (liability insurance), såfremt at du skulle komme til at ødelægge noget i den tildelte bolig eller lign. Dette er helt dit eget ansvar og IMCC Research Exchange kan ikke rådgive dig om dette, da vi desværre ikke har indsigt i forsikringsmæssige forhold. Hvis du rejser til et land inden for EU, dækker dit gule sygesikringsbevis som oftest, men du skal stadig være dækket af en privat skadesforsikring i tilfælde af at du ødelægger noget eller volder uhensigtsmæssig skade. Kontakt dit forsikringsselskab og snak med dem om dette. FADL Codan dækker ikke studierelaterede ophold, så kontakt dem, hvis dette er dit forsikringsselskab og forhør dig om du er ordentlig dækket du skal ikke kontakte IMCC Research Exchange, da vi ikke ved noget om din forsikring. Vi er også bare studerende og vi kan ikke stå til ansvar for dine forsikringsmæssige forhold. Malpractice insurance Det er sjældent, at værtslandet kræver at du har en malpractice insurance. Hvis du gerne vil til Canada eller USA, sørger de for at du bliver placeret på et projekt, hvor du ikke kommer i kontakt med patienter, og du derved ikke behøver en malpractice insurance. Det er vigtigt, at du understreger for værtslandet, såfremt at det er Canada eller USA, at du ikke har en malpractice insurance, og at du derfor ikke skal i kontakt med patienter. FADL Codan har tidligere udskrevet 4

5 malpractice insurance dokumentation, men dette var en fejl og der er tale om en malpractice insurance, som man forstår i canadiske/amerikanske sammenhænge. Hvis du er i tvivl, så kontakt FADL Codan ikke IMCC Research Exchange, dette er ikke noget vi har noget med at gøre. Vi er også bare studerende. Copy of passport Du tager en kopi af dit pas. Passport photos Du vedlægger x antal billeder af dig selv. Det er ikke nødvendigt, at det er pasfotos, da de koster mange penge. Bare vedlæg et passende billede af dig selv. Hvem kan tage af sted? Alle studerende på det sundhedsvidenskabelige fakultet kan søge. Dog er de fleste projekter henvendt til medicinstuderende. Spørg din lokalformand eller nationalformand til råds ellers læs research exchange conditions på De fleste lande accepterer studerende på alle semestertrin, men tjek pågældende lands research exchange conditions. Hvad koster det? Et research exchange ophold koster 2800 kr. Efter endt ophold returneres 500 kr., såfremt at du afleverer en rapport om dit ophold, udfylder den elektroniske evaluering (Evaluation Form), og sender en kopi af din logbog og certifikat, som du får udleveret af værtslandet ved endt ophold. De 2300 kr. dækker bolig under dit forskningsophold (typisk kollegium eller anden studenterbolig), et måltid om dagen (i nogle lande mere). Du skal selv betale flybillet, vaccinationer etc. De 2800 kr. overføres til IMCCs konto, reg.: 8401 kontonr.: i Merkur bank. HUSK at markere overførslen med: RE-DIT NAVN. Det er vigtigt, at du sender en mail til nationalformanden med dokumentation for overførslen senest d. 1. december Hvordan er ansøgningsprocessen? Læs dokumentet Ansøgning skridt for skridt under Research Exchange på IMCCs hjemmeside. Hvornår er der ansøgningsfrist? 1. december 2012 kl Her kan man søge om pladser i perioden april 2013 marts 2014, men som oftest i juli eller august Du kan som oftest kun søge hele kalendermåneder. Dvs.: - Juli 2013: Mandag 01/07/2013 Fredag 26/07/ August 2013: Mandag 05/08/2013 Fredag 30/08/2013 5

6 Hvordan fordeles pladserne? Et af medlemmerne fra Research Exchange gruppen trækker lod om pladserne sammen med en uvildig person, som oftest er en af IMCCs ansatte lokalsekretærer. Du får besked om du har fået en plads senest d. 14. december. Aktive medlemmer af IMCC Exchange eller Research Exchange har selvfølgelig fortrinsret når pladserne fordeles. Hvis du overvejer at blive medlem af gruppen, så læs mere på IMCCs hjemmeside under Research Exchange lige over listen med vores kontaktoplysninger. Du er også meget velkommen til at kontakte din lokalformand for at høre hvornår næste månedsmøde afholdes. Hvordan søger jeg en restplads? Du tjekker listen over restpladser og kontakter nationalformanden for at sikre dig at pladsen stadig er ledig. Herfra er ansøgningsprocessen stort set den samme, som når du søger et normalt ophold. Læs derfor dokumentet Ansøgning skridt for skridt på hjemmesiden. Kan man søge sammen? Ja, det kan man godt, men vi kan IKKE garantere at I ender i samme by. Søger man sammen, tæller man som et lod ved lodtrækningen. Dvs. at hvis der kun er en plads tilbage i det ønskede værtsland, kan man ikke komme i betragtning. Man søger enten som enkeltperson eller som par, dvs. at man ikke kan gøre begge dele. Husk at sikre dig at der findes to pladser i det land, I ønsker at komme af sted til. Tjek landelisten for dette. VIGTIGT: Vær opmærksom på at tilmelding er bindende, også selv hvis I ikke kommer i samme by! Kan man forlænge opholdet? I nogle tilfælde er det muligt at forlænge et forskningsophold til mere end 1 måned. Dette er noget du selv arrangerer i samråd med din tutorlæge og du er derfor også selv ansvarlig for at finde bolig de resterende måneder. Husk at sige det til værtslandet, hvis du bliver på projektet, så de ved at du fortsat er tilknyttet dette projekt. Kan jeg søge en specifik by? Du kan søge de byer du har lyst til, men værtslandet kræver som regel, at du søger mindst 2-3 projekter i forskellige byer, ellers søger alle bare hovedstaden. Dette står som regel beskrevet i landets research exchange conditions. Der er ingen garanti for at du får en plads i nogle af de byer du ønsker, men værtslandet forsøger selvfølgelig altid at få det til at gå op. IMCC Research Exchange har ingen indflydelse på hvordan værtslandet vælger at fordele de studerende, men de kan vælge at afvise dig hvis du ikke søger flere forskellige byer. Hvad hvis jeg får et projekt jeg ikke har søgt? Det sker desværre en gang imellem at de studerende ikke får nogle af de projekter de har søgt, men noget helt fjerde. Det er rigtig svært at planlægge forskningsophold så lang tid ud i fremtiden, da forskningsprojekterne nogle gange afsluttes før tid eller tutorlægen planlægger ferie i sidste 6

7 øjeblik. Værtslandet forsøger altid at finde et projekt inden for samme område, men det er desværre ikke noget de kan garantere. Hvad nu hvis jeg ikke vil af sted alligevel? Hvis du af en eller anden grund ikke kan tage af sted alligevel, kan du i nogle tilfælde overdrage pladsen til en anden. Under research exchange conditions står der, hvad de enkelte lande kræver i tilfælde af substitution; fx samme køn, samme afd. etc. eller om de slet ikke accepterer en substitution. I dette tilfælde kan pladsen ikke overdrages til en anden og du kan ikke få dine penge tilbage. Du er selv ansvarlig for at finde en aftager til pladsen og ordne det økonomiske med vedkommende samt sikre dig, at den nye studerende overholder research exchange conditions. IMCC Research Exchange giver IKKE penge tilbage for en aflyst plads, medmindre værtslandet af en eller anden grund aflyser. Tænk dig derfor om før du søger; en aflyst plads kunne være gået til en anden studerende og det er meget spildt arbejde for såvel IMCC Research Exchange som værtslandet. SÅ LAD VÆRE MED AT AFLYSE! Hvilket visum skal jeg søge? Det er ikke nødvendigt med visum i de fleste lande, som IMCC Research Exchange har samarbejdsaftaler med, men dette er dit eget ansvar at forhøre dig om. Kontakt ambassaden i det pågældende land, du ønsker at rejse til og forhør dig om det er nødvendigt med et turist- eller studievisum. Hvis du rejser til lande inden for EU bør det ikke være nødvendigt med visum/studievisum, men det er dit eget ansvar at undersøge dette IKKE IMCC Research Exchange, dette har vi ikke noget med at gøre. Hvis du skal bruge dokumentation for opholdet for at søge visum, kan værtslandet udskrive dette. Skriftlig rapport efter endt ophold For at få dine 500 kr. retur, skal du aflevere en kort rapport som PDF med minimum tre billeder. Denne skal indeholde følgende punkter, gerne flere: 1) Land By Titel på projektet 2) Beskrivelse af projektet 3) Beskrivelse af værtslandet/byen 4) Det sociale under opholdet 5) Det praktiske (mad, bolig, den lokale research exchange gruppe) 6) Ansøgningsprocessen 7) Andet/tilføjelser Aflevering af elektronisk Evaluation Form For at få dine 500 kr. retur, skal du udfylde et kort evalueringsskema/ EF Evaluation Form via det IFMSA link du får tilsendt når du får pladsen. Det er derfor vigtigt at du gemmer din adgangskode/linket, da dette link af elektroniske grunde ikke kan gensendes! Alle felter skal udfyldes også selvom du ikke har nogle kommentarer ellers kan du ikke sende det. Hvis du ikke har 7

8 kommentarer til specifikke punkter så skriv 0 eller - ellers kan det ikke oploades i databasen. Du skal ligeledes udfylde evalueringen inden for 20 minutter ellers kan du ikke sende den. Databasen er desværre forældet, men der bliver arbejdet på dette på internationalt plan. Logbog For at få dine 500 kr. retur, skal du sende en kopi af en udfyldt logbog. Logbogen modtager du af nationalformanden, og denne skal udfyldes i løbet af dit ophold. To gange under dit ophold, skal tutorlægen ligeledes skrive i din logbog med en evaluering af dit arbejde og fremtidsmål. Ved endt ophold kan du enten scanne logbogen ind og sende per mail eller sende en kopi via post til nationalformanden. Certifikat For at få dine 500 kr. retur, skal du sende en kopi af dit Research Exchange certifikat. Dette får du udleveret af værtslandet efter endt ophold. Husk at sørge for at værtslandets lokal- eller nationalformand, samt tutorlægen skriver under på certifikatet og stempler det. Godkendelse af opholdet som en del af dit studie, VKO Research Exchange ophold er godkendt som VKO Valgfrit Kursus eller Ophold på Københavns Universitet. Du skal blot fremvise dit Research Exchange certifikat og logbog, som du modtager fra værtslandet efter endt ophold. Vi er i øjeblikket ikke sikre på om det kan godkendes som en del af studieopbygningen i Aalborg eller Aarhus, men du er velkommen til at kontakte dit universitet, hvis du mener at det er muligt. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at få opholdet godkendt for noget på studieopbygningen i Odense. Hvad er et CA, Card of Acceptance? Dette er det elektroniske brev som du modtager fra værtslandet via dit login link til IFMSA databasen, senest 8 uger før opholdets start. Det bekræfter hvilket projekt og by du er kommet på samt din bolig, kontaktperson og navnet på din tutorlæge. Husk at kontakte tutorlægen med det samme, så du kan komme i gang med forberedelser inden dit forskningsophold. Hvad er et CC, Card of Confirmation? Dette er det elektroniske brev du sender til værtslandet via dit login link til IFMSA databasen. Her skriver du hvornår du ankommer, med hvilket fly/tog/bus. Det er vigtigt at værtslandet modtager dette mindst 4 uger før opholdets start, ellers forbeholder de retten til at aflyse dit ophold, og du kan ikke få pengene retur fra IMCC Research Exchange. Hvor mange lande kan jeg søge? Du kan i princippet søge lige så mange lande som du har lyst til. Du bare skal være indforstået med at pladsen er bindende såfremt at du får en plads i lodtrækningen i et af de lande du har søgt. Du 8

9 kan dermed ikke få dine penge retur. Hvis du ikke får nogen plads i nogle af de lande du søger, får du selvfølgelig alle pengene retur. Hvilke dokumenter skal være klar til hvilke datoer/deadlines? - D. 1. december 2012 Ansøgningsfrist: Du sikrer dig, at du opfylder kravene til det/de lande/projekter du søger. Du udfylder vores online ansøgningsformular. Du indbetaler 2800 kr. til IMCC. Du melder dig ind i IMCC - D. 14. december 2012 modtager du svar om hvorvidt du har fået pladsen - D. 1. februar 2013 sender du alle relevante dokumenter til nationalformanden, se punktet: Hvad er EC Exchange Conditions? - Senest 8 uger før opholdets start modtager du dit CA, Card of Acceptance - Senest 4 uger før opholdets start sender du dit CC, Card of Confirmation 9