DØE Region København: Sådan søger du underskudsgaranti

Transkript

1 DØE Region København: Sådan søger du underskudsgaranti (Forfattet at regionsnæstformand Morten Larsen) Ved søgning om underskudsgaranti er det vigtigt at vi (regionsformandsskabet og/eller regionsbestyrelsen) klart kan se det maksimale beløb, der søges (= regionens maksimale udgift), og at budgettet er rimeligt. 18. juni 2007 For at disse ting skal fremgå tydeligt er det en fordel at budgettet er opstillet på en nogenlunde standardiseret måde så følgende fem oplysninger fremgår: 1. De faste udgifter, d.v.s. udgifter der har en fast størrelse uanset antal deltagere i arrangementet. Det kan være udgifter til lokale, foredragsholder, busleje eller lignende. 2. De variable udgifter, d.v.s. udgifter der afhænger direkte af antal deltagere angivet som et beløb pr. deltager. 3. Beløbet, der betales af hver deltager. Ved at fratrække beløbet fra de variable udgifter beregnes et dækningsbidrag pr. deltager, d.v.s. hvor mange kr. fra hver deltagers betaling der går til at dække de faste udgifter. 4. Antal deltagere, der regnes med, d.v.s. det antal deltagere der får arrangementet til at løbe rundt. Dette beregnes ved at dividere de faste udgifter med dækningsbidraget pr. deltager. 5. Minimum antal betalende deltagere der skal til for at arrangementet gennemføres. Ved at gange dette tal med dækningsbidraget og trække resultatet fra de faste udgifter får man det maksimale underskud, d.v.s. det maksimale beløb, der søges om. For at rimeligheden af budgettet kan vurderes bør oplyses hvor mange deltagere man har haft ved tidligere arrangementer. På de følgende sider følger nogle eksempler på budgetter. Side 1/6

2 Eksempel 1: Medlemsmøde i lejet lokale. Faste udgifter Lokale 600 Variable udgifter (pr deltager) Øl 65 kr Snacks 10 kr Ialt 75 Deltagerbetaling 100 Dækningsbidrag : Forudsat antal deltagere: 600/25 = 24 Minimum antal deltagere: 10 Maksimalt underskud: * Der søges om underskudsgaranti på 25 kr pr. person mindre end 24 deltagere, max 350 kr. Side 2/6

3 Eksempel 2: Medlemsmøde med foredragsholder. Der kommer en foredragsholder som skal have 2000 kr i grundhonorar plus 100 kr pr. deltager for ølsmagsprøver. Lokalet er lejet. Faste udgifter Lokale 600 kr Foredrag (grundhonorar) 2000 kr Ialt 2600 Deltagerbetaling 175 Dækningsbidrag : Forudsat antal deltagere: 2600/75 = 35 (cirka) Minimum antal deltagere: 20 Maksimalt underskud: * Der søges om underskudsgaranti på 75 kr pr. person mindre end 35 deltagere, max 1100 kr. Husk, at når der udbetales honorar til foredragsholdere skal CPR-nummer og honorar opgives til landsforeningen (til skattefar). Dette kan gøres ved aflæggelse af regnskabet til regionen, uanset om der faktisk bliver underskud eller ej. Side 3/6

4 Eksempel 3: Besøg på bryggeri. Deltagerne sørger selv for transporten til bryggeriet. Bryggeriet tager 100 kr. pr. deltager, dog minimum 1500 kr svarende til 15 deltagere (man betaler altså for mindst 15 uanset hvor mange man er). Deltagerbetaling 100 Forudsat antal deltagere: 15 Minimum antal deltagere: 10 Maksimalt underskud: * Der søges om underskudsgaranti på 100 kr pr. person mindre end 15 deltagere, max 500 kr. Side 4/6

5 Eksempel 4: Besøg på bryggeri, med bustransport. Der lejes en bus til transport. Afhængigt af antal deltagere skal bruges enten en stor eller en lille bus. Den lille bus kan tage 18 passagerer og koster 3500 at leje. Ved over 18 deltagere skal bruges en større bus der koster Bryggeriet tager som ovenfor 100 kr. pr. deltager, dog minimum 1500 kr svarende til 15 deltagere. Det er nu nødvendigt med to budgetter: Et for deltagerantal op til 18 og et for deltagerantal på 19 eller mere. Fælles for de to budgetter er deltagerpris og dækningsbidrag. Lokalafdelingen regner med mange deltagere og sætter derfor prisen ud fra løsningen med den store bus: Budget med stor bus: Faste udgifter, bus 5100 Deltagerbetaling 250 Dækningsbidrag pr. deltager 150 Forudsat antal deltagere: 34 Minimum antal deltagere: 19 Maksimalt underskud: * Budget med lille bus: Faste udgifter, bus 3500 Deltagerbetaling 250 Minimum antal deltagere: 10 Maksimalt underskud: 1500 (bryggeri) (bus) - 10* Her vil regionen nok foreslå at det minimale deltagerantal sættes op og/eller deltagerbetalingen sættes op... Hvis der er over 34 deltagere giver arrangementet et overskud på 150 kr pr. deltager som går i lokalafdelingens cigarkasse. Side 5/6

6 Eksempel 5: Stand med udskænkning af smagsprøver. En stand ved et offentligt arrangement eller i et center / på en gågade hvor foreningens materiale uddeles og det er muligt at købe 20 cl øl-smagsprøver for 10 kr stykket. Der indkøbes to 20 liters fustager godt øl fra et mindre bryggeri (645 kr pr stk) og lejes et fadølsanlæg med to haner samme steds fro 300 kr. Der købes engangsglas i plast. Der kommer maksimalt 100 smagsprøver ud af hver fustage. I værste fald sælges ingen smagsprøver og derfor søges om underskudsgaranti på de samlede udgifter: Fustager og anlæg: 2* Engangsglas, 250 stk 250 Maksimalt underskud: I tilfælde af at det lykkes at sælge 200 smagsprøver giver det et lille overskud på 160 kr som ryger i lokalafdelingens cigarkasse. Bemærk at man ved slige arrangementer (med offentlig adgang) nok er nødt til at have bevilling (jeg er ikke klar over de nærmere regler). I praksis kan man måske alliere sig med nogen der har en bevilling og gider søge lejlighedsbevilling for arrangementet... Side 6/6