REGION SJÆLLAND REVISIONSBERETNING NR. 30 SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2015

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr REGION SJÆLLAND REVISIONSBERETNING NR. 30 SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF REGIONENS ÅRSREGNSKAB FOR Indledning Ledelsens regnskabserklæring Ikke-korrigerede forhold Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Revisionens bemærkninger Manglende retningslinjer og test for sikkerhedskopiering Manglende afstemninger Styring af debitorer VURDERING AF REGIONENS ØKONOMI REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI Drøftelser med ledelsen om besvigelser Den løbende revision Lovpligtig forvaltningsrevision Den afsluttende revision REVISION AF REGIONENS INTERNE IT-KONTROLLER LØBENDE FORVALTNINGSREVISION AF REFUSION AF SYGEDAGPENGE REVISION AF ÅRSREGNSKABET Årsregnskabets opbygning og indhold Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Budget- og bevillingskontrol Tilskud og bidrag Refusion af købsmoms Lønninger og vederlag Sygesikring Anlægsvirksomhed Balancen Likvider Selvejende institutioner Tilgodehavender/debitorer Legater/deposita Deposita Kortfristet gæld/kreditorer Låneoptagelse REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION Personsager Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV Revisionsberetninger afgivet til Regionsrådet Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver Kvartalsrapporter for kvalitetsfondsbyggerier REVISORS ERKLÆRING BILAG

3 417 Til Regionsrådet i Region Sjælland 1 på revisionen af regionens årsregnskab for Indledning BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab har den 15. juni 2016 afsluttet revisionen af Region Sjællands regnskab for året I henhold til Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd, Hovedstadens Sygehusfællesskab og revisionsregulativet for Region Sjælland afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne i Regionens regnskab Hovedtallene udviser (mio. kr.): Resultatopgørelse (omkostningsbaseret) Driftsresultat før finansieringsindtægter Finansieringsindtægter Driftsresultat Regnskab , ,6-202,0 Regnskab , ,3 162,4 Balance Ultimo 2014 Ultimo 2015 Aktiver Egenkapital , , , ,3 Positive tal = overskud/aktiver/egenkapital. Negative tal = underskud/gæld. 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har regionsrådsformand og konstituerede administrerende direktør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende regnskab Ikke-korrigerede forhold I henhold til de internationale revisionsstandarder skal vi informere om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2015 er der ikke konstateret forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet. 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet.

4 418 Vi har forsynet årsregnskabet med følgende påtegning: PÅTEGNING PÅ ÅRSREGNSKABET Vi har revideret årsregnskabet for Region Sjælland for regnskabsåret 1. januar til 31. december Årsregnskabet, jf. siderne i Regnskab 2015, omfatter anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, balance og obligatoriske oversigter. Regnskabet er udarbejdet efter kravene i bekendtgørelse om Regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. med følgende hovedtal: Driftsresultat Aktiver i alt på 162,4 mio. kr ,6 mio. kr. Egenkapital (positiv) i alt på 2.076,3 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et regnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, regionsrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om regnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, god offentlig revisionsskik, jf. lov om regioner og nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd, Hovedstadens Sygehusfællesskab (regionsloven) og regionens revisionsregulativ. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for regionens udarbejdelse af et regnskab. Formålet hermed er, at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af regionens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, regionsrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold.

5 419 Det er vores opfattelse, at regnskabet for regnskabsåret 1. januar til 31. december 2015 i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om regionernes budget - og regnskabsvæsen, revision m.v. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, regionsrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Regionen har i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. medtaget det af regionsrådet godkendte resultatbudget for 2015 som sammenligningstal i regnskabet for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. 1.5 Revisionens bemærkninger Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af Regionsrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført herunder. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis: regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Regionsrådet beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt udførelsen af Regionsrådet og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2015 Regionen har haft udfordringer af blandt andet af systemmæssig art i de seneste år, og der arbejdes fortsat med at effektivisere og optimere forretningsgange, interne rutiner og it-anvendelsen. Af konkrete forhold kan nævnes fortsatte problemer med at danne automatiske rykkere af debitorer m.v. Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger vedrørende den finansielle revision: Manglende retningslinjer og test for sikkerhedskopiering Det bemærkes, at retningslinjer for test og gendannelse samt kontroller forbundet med sikkerhedskopiering af det centrale økonomistyringssystem, ikke er beskrevet og ikke er gennemført/testet. Vi henstiller, at der foretages beskrivelse og gennemførsel, idet vi finder, at regionens beskrivelser af sikkerhedskopiering af det centrale økonomistyringssystem er mangelfulde i forhold til Bekendtgørelse om regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Konsekvensen kan være manglende mulighed reetablering ved fejl i økonomisystemet, med deraf følgende risiko for tab af regnskabsdata.

6 420 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af regionen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 28 af 12. februar 2016 (side ): Manglende afstemninger Ved det løbende revisionsbesøg med skæring pr. 30. september 2015, er der anmodet om afstemning af udvalgte konti, herunder bankkonti med væsentlige saldi eller bevægelser. Der er for flere væsentlige konti ikke modtaget afstemning, eller der er modtaget afstemning på et meget sent tidspunkt. Flere af disse konti bærer præg af, at der ikke sker løbende afstemning. Vi har den 22. januar 2016 modtaget afstemning af regionens hovedbankkonto pr. ultimo 2015 og således ikke pr. 30. september Den modtagne afstemning omfatter åbenstående poster for ca. 2,2 mia. kr. Der er desuden en mindre difference (ca. 55 t. kr.) i afstemningen. Det er oplyst, at der er iværksat et arbejde omkring løbende afstemning og udligning af åbenstående poster. Vi henstiller, at Regionen snarest får afstemt alle konti og udkonteret de åbenstående poster, og vi kan derfor tilslutte os de af regionen iværksatte tiltag. Det skal anføres, at for de konti, hvor der er modtaget afstemninger, er disse generelt af god kvalitet. Regionsrådets besvarelse: Administrationen har siden revisionens gennemgang sat yderligere fokus på afstemningsopgaven. Den på revisionstidspunktet manglende udkontering af poster er for hovedpartens vedkommende rent beløbsmæssigt foretaget efterfølgende, således at regnskab 2015 vil være retvisende. Koncern Økonomi forventer, at afstemningsopgaven vil være tilendebragt fuldt ud i forbindelse med revisionens gennemgang af årsregnskabet. Der er fremadrettet etableret procedurer og opfølgningsrutiner, som skal tage højde for, at kontiene fremover ajourføres og afstemmes løbende. Opfølgning Det er i forbindelse med den afsluttende revision konstateret, at der er udført afstemning af næsten alle konti. Der udestår således kun afstemning af enkelte konti. Der er dog blandt disse nogle konti med væsentlige saldi, herunder bankkonti og konti for kreditorer. Det konstateres således, at en af regionens bankkonti i Jyske Bank, som primært anvendes til leverandørbetalinger, ikke er afstemt. Kontoen udviser en bogført saldo pr. 31. december 2015 på 170,7 mio. kr. Saldoen i banken udgør 173,1 mio. kr. Regionens Leverandør Clearingskonto, med en saldo på 50,7 mio. kr., er pr. 31. december 2015 ikke afstemt. For regionens hovedkonto i Jyske bank, som er omtalt i ovennævnte oprindelige bemærkning, er modtaget opdateret afstemning pr. 31. december Af afstemningen fremgår nu, at der er 785 poster, som er registreret i banken og ikke er bogført, og som netto udgør 2.890,1 mio. kr. I bogføringen er registreret poster, der ikke er registreret i banken, og som netto udgør 2.893,8 mio. kr.

7 421 Det bemærkes, at der netto er ikke udlignede poster for et beløb på ca. 2,9 mia. kr., jf. den senest modtagne afstemning pr. 31. december Beløbet er højere end det tilsvarende beløb på 2,2 mia. kr. i ovennævnte tidligere bemærkning. Ledelsen har overfor os oplyst, at det skyldes, at den tidligere udleverede afstemning var udarbejdet, før bogføringen for 2015 var afsluttet. Vores gennemgang af afstemningen har været rettet mod de væsentlige ikke udlignede poster. Det kan derfor ikke udelukkes, at der i forbindelse med endelig afklaring vil kunne opstå korrektioner, der burde have været med i regnskabet for Dette vurderes ikke at have væsentlig betydning for regnskabet. Ledelsen har den 6. juni 2016 bekræftet, at der fortsat arbejdes med afstemningen og de åbne poster pr. 31. december Vi vil følge op på afstemningerne ved den løbende revision i Bemærkningen anses således ikke for afsluttet Styring af debitorer Vi har i den afsluttende revision for 2014 afgivet følgende bemærkning, som blev fulgt op i forbindelse med løbende revision for Oprindelig bemærkning Det er konstateret, at regionens administration af debitorer har været mangelfuld og derfor ikke har kunnet danne grundlag for opstart af en rykkerprocedure. Der har manglet udkontering af poster, hvilket er konstateret ved afstemning af bankkonti, samt manglet udligning på den enkelte debitor af en del modtagne betalinger. Disse betalinger er konteret som en samlet modpost under debitorer. Der har således ikke været et grundlag for opgørelse af tilgodehavende i forhold til den enkelte debitor, som kan anses for validt i forhold til at foretage en rykkerprocedure. Det skal henstilles, at der sikres løbende afstemning af tilgodehavender på enkeltdebitorer, som kan danne grundlag for en rykkerprocedure. Dette også for at sikre, at der ikke sker en utilsigtet forældelse af kravene og dermed risiko for tab af værdier. Regionsrådets besvarelse til afsluttende beretning 2014 Der er iværksat en plan, som skal sikre korrekte registreringer af de enkelte debitorforhold. Administrationen har endvidere ændret forretningsgangene, således at de fremadrettede registreringer foretages korrekt. Administrationen forventer, at planens initiativer som overordnet er afstemt med Revisionen er gennemført senest ultimo 2015., løbende revision 2015 Ovenstående plan er pt. ikke fuldt gennemført. Det er af administrationen oplyst, at der er foretaget manuel rykning af væsentlige debitorer. Vi anbefaler, at der udarbejdes liste, som dokumenterer hvilke debitorer, der er rykket, samt at der sikres udkontering af alle indbetalinger på enkeltdebitorer. Regionens økonomisystem kan fortsat ikke håndtere systematisk udsendelse af rykkere, og det vil være en forudsætning for udsendelse af automatiske rykkere, at udkontering på enkeltdebitorer er foretaget. Det er oplyst, at der fortsat arbejdes med problemstillingerne. Bemærkningen anses derfor ikke for afsluttet, og vi vil følge op på forholdet i forbindelse med den afsluttende revision for 2015.

8 422 Regionsrådets besvarelse til løbende revision 2015 Administrationen kan supplerende oplyse, at der er etableret en rykkerprocedure, som sikrer, at samtlige debitorer er omfattet af rykkerprocedurerne, ligesom processerne omkring udligning af indbetalinger også sikrer en løbende ajourføring af den enkelte debitor. Det er administrationen opfattelse, at debitorområdet med de fra planen sidste tiltag, fremadrettet administreres hensigtsmæssigt Det kan konstateres, at der er nu er påbegyndt gennemgang af debitorer, og udsendt betalingspåmindelser på baggrund af saldoliste med skæring ultimo januar Der er ved revisionens afslutning med udgangen af maj 2016 en igangværende opfølgning på de udsendte betalingspåmindelser, som dog endnu ikke er afsluttet. Vi har desuden fået oplyst, at der arbejdes på at iværksætte en løbende rykkerprocedure, og at 2. betalingspåmindelse/rykker forventes udsendt indenfor kort tid. Bemærkningen anses ikke for endeligt afsluttet. Vi vil følge op på status på administrationens opfølgning på 1. betalingspåmindelse/rykkere samt status for udsendelse af 2. betalingspåmindelse/rykker i forbindelse med den løbende revision for 2016.

9 423 2 Vurdering af regionens økonomi Regionen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at regionens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at regionens gennemsnitlige daglige kassebeholdning, beregnet for de sidste 365 dage, ikke må være negativ. Kassekreditreglen er overholdt i regnskabsåret Efter de foreliggende budgetoplysninger forventes denne ligeledes overholdt i regnskabsåret Region Sjælland har ultimo regnskabsåret 2015 en kassebeholdning på 1,4 mia. kr. 3 Revisionsmetodik og -strategi Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om regionens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med regionsrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af regionsrådet og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af regionens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til regionens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2015 identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning nr. 23 vedrørende revisionsaftale pr. 15. august Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at regionen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser, ud over, hvad vi allerede er oplyst om. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 3.2 Den løbende revision Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den regionale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i regionen. Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forskellige områder. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på regionens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området.

10 424 Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 28. og om revision af statsligt, aktivitetsafhængigt tilskud i 2015 til regionens sygehusvæsen samt af aktivitetsbestemt, kommunal medfinansiering på sundhedsområdet for 2015 henvises til delberetning nr Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vores vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 3.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at det aflagte regnskab ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af regionens samlede økonomiske resultat og stilling. Vi har i nærværende beretning medtaget de efter vores opfattelse væsentlige forhold for Regionsrådets godkendelse af regnskabet for Vi har derudover kommunikeret mere specifikke forhold til administrationen.

11 425 4 Revision af regionens interne it-kontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af regionens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for regionens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2015 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til indkøbssystem, lønsystem og det centrale brugerstyringssystem, herunder brugeradministration, adgangskontrol og systemadministration. Systemadministration til det centrale økonomistyringssystem. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder regionens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Udvalgte applikationskontroller i økonomisystemet. Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med regionen. Det er vores opfattelse, at regionen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at regionens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Vi har ved revisionen konstateret svaghed i forretningsgangene og de interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefaling: 1. Vi anbefaler, at retningslinjer for test og gendannelse samt kontroller forbundet med sikkerhedskopiering beskrives og udføres, idet vi finder, at regionens beskrivelser af sikkerhedskopiering af det centrale økonomistyringssystem er mangelfulde i forhold til Bekendtgørelse om regionernes budgetog regnskabsvæsen, revision m.v. Anbefalingen er videreført fra Der henvises i øvrigt til bemærkningsafsnittet. Det har for applikationerne GS!åben og Notus Regional ikke været muligt at foretage en vurdering af de interne kontroller, som leverandøren CSC Scandihealth A/S varetager på vegne af regionen, idet der ikke foreligger en erklæring, der er dækkende i forhold til vores revision. Vi har således ikke haft mulighed for at vurdere, om de it-kontroller, der er outsourcet til CSC Scandihealth A/S, er tilstrækkelige og betryggende.

12 426 5 Løbende forvaltningsrevision af refusion af sygedagpenge Formål Formålet med revisionen er at vurdere, om refusion af sygedagpenge administreres på en hensigtsmæssig og fornuftig måde, hvor vi sætter fokus på forvaltningsrevisionsaspektet ledelse og styring og økonomistyring. Metode Gennemgangen har taget udgangspunkt i regionens beskrevne forretningsgange (procedurebeskrivelser). Vurderingen af forretningsgangene har omfattet en gennemgang af, om de etablerede forretningsgange er hensigtsmæssige og betryggende i et kontrolmæssig henseende. I den forbindelse har vi vurderet om regionens regelsæt indeholder sikkerhed for, at regionen får hjemtaget relevant refusion. Gennemgangen har omfattet følgende områder: Undersøgelse af om regionen har implementeret forretningsgange (procedurebeskrivelser) på området og vurdering af forretningsgangenes hensigtsmæssighed. I den forbindelse vurderer vi om regionens regelsæt indeholder en sikkerhed for, at regionen får hjemtaget relevant refusion. Anvendes sygedagpengelovens 56-aftaler, hvor det er relevant Overholdes gældende bestemmelser og frister for anmeldelse Vurdering af ledelsestilsyn med gældende forretningsgange Ledelsesmæssig opfølgning på budget i forhold til refusion og sygefravær Resultat Det vurderes, at Regionen har etableret forretningsgange, der medvirker til at sikre, at der anmodes om sygedagpengerefusion i den udtrækning, som regionen er berettiget til, samt at der foretages en opfølgning på ikke modtaget refusion. Det vurderes, at Koncern HR ved Styring og Analyse har etableret forretningsgange for anmodningen om sygedagpengerefusion og opfølgning herpå, der vurderes at være hensigtsmæssige og betryggende i et kontrolmæssig henseende.

13 427 6 Revision af årsregnskabet 6.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om regionens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Social- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2014 er foretaget ændringer i regionens regnskabspraksis. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Social- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Det er vores opfattelse, at regionens regnskabsaflæggelse generelt er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Social- og Indenrigsministeriet. Det er dog konstateret, at den i regnskabets kapitel 14 optrykte personaleoversigt ikke lever op til gældende krav. Det er et krav, at oversigten viser budgetteret antal ansatte samt faktisk forbrug i 2015 og foregående år. Den optrykte oversigt har alene oplysninger om årets gennemsnitlige antal ansatte. Oversigten er i øvrigt korrekt opdelt på de krævede hovedområder. Der er endvidere krav om, at der i bemærkningerne til regnskabet vises beregningen af den indre værdi for hvert enkelt selskab, hvor regionen har ikke-noterede aktier og andre kapitalandele (andelsbeviser, indskudsbeviser o.l.) Der er ikke i regnskabet en opgørelse af indre værdi. Der er dog alene tale om ejerandele i I/S Fælleskøkkenet, som ifølge foreliggende regnskab for 2015 udgør ca. 14 mio. kr. 6.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Regionens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om regionen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. Det skal dog anbefales, at der sker en systematisk arkivering (elektronisk) af alt regnskabsmateriale, så alle relevante medarbejdere kan fremfinde dette. Det anbefales endvidere, at det sikres, at udtræk fra økonomisystemet generelt bliver tilgængelige og overskuelige for relevant personale, så regionen sikres mod afhængighed af enkeltpersoner ved ferie eller fratrædelser m.v. 6.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at regionens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om regionens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler.

14 428 Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. 6.4 Tilskud og bidrag Generelle tilskud er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Social- og Indenrigsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om regionens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for regioner. Det er vores opfattelse, at tilskuds- og bidragsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 6.5 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. 6.6 Lønninger og vederlag Vi har ved revisionen af årsregnskabet undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogføringen/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Vi har fået forelagt dokumentation for regionens afstemninger af overførte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT, i forhold til regionens lønsystem. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. dokumenteret. 6.7 Sygesikring Formålet med vor revision har været at påse, at der er korrekt sammenhæng mellem sygesikringssystemet og økonomisystemet til sikring af, at der er sket korrekt oplysning til skattemyndighederne for udbetalte beløb. Det er vores opfattelse, at der i væsentlighed er afgivet korrekt oplysning til skattemyndighederne for udbetalte beløb fra it-systemet, da dette sker automatisk. Det er dog konstateret, at det ikke er muligt at få forelagt en totalafstemning for både sygesikringssystemet samt indberetninger gennem økonomisystem til den samlede indberetning hos SKAT. Det anbefales derfor, at der udarbejdes en samlet afstemning af indberetningen.

15 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Endvidere har vi i vores gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behandles korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at regionens kasse- og regnskabsregulativ overholdes. Vi har undersøgt regionens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vores vurdering, at regionens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med gældende regler og regionens retningslinjer. 6.9 Balancen Vi har ved den afsluttende revision foretaget en række handlinger med henblik på at vurdere, om balancen giver et retvisende billede af regionens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og regnskabssystem for regioner. Formålet med handlingerne er at sikre, at: der er tilrettelagt rutiner til sikring af, at balancens konti alle er undergivet afstemning der udføres et hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med afstemningsprocesserne saldiene på kontiene er specificeret og dokumenteret aktiver og passiver er valide og korrekt dokumenteret i forhold til tilstedeværelse og værdiansættelse, herunder i overensstemmelse med eksternt dokumentationsmateriale der ikke henstår væsentlige poster af ældre dato, hvor der burde have været taget stilling til afskrivning. Vores gennemgang har omfattet udvalgte poster fra balancen, og vi har blandt andet påset, at: posterne er indregnet og målt i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner og regionens regnskabspraksis materielle og immaterielle anlægsaktiver er optaget i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger, og at til- og afgange er korrekt registeret i anlægskartoteket finansielle anlægsaktiver er korrekt indregnet, herunder at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60 virksomheder er korrekte i forhold til regionens ejerandele omsætningsaktiver er korrekt indregnet og periodiseret likvide beholdninger er korrekt indregnet og periodiseret egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt indregning og måling af hensatte forpligtigelser er sket i overensstemmelse med gældende regler gældsforpligtelser er korrekt indregnet og periodiseret

16 430 Det er vores opfattelse, at balancens poster er dokumenteret tilfredsstillende. Regionens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. Vores gennemgang af udvalgte poster bekræfter, at balancen giver et retvisende billede af regionens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og regnskabssystem for regioner og regionens regnskabspraksis. Ved revisionens afslutning udestår afstemning af enkelte statuskonti. Saldiene på konti med manglende afstemning vurderes ikke at have væsentlig betydning for den samlede vurdering af regnskabet for Gennemgangen af balancens poster har i øvrigt givet anledning til nedenstående kommentarer: Likvider Det vurderes, at tilstedeværelsen af beholdningerne i væsentlighed er bekræftet ved de af regionen udførte afstemninger pr. 31. december 2015, som vi stikprøvevis har kontrolleret. Der henvises dog til ovenstående afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Selvejende institutioner Vi har for 2015 i lighed med tidligere år ikke modtaget regnskaber for de selvejende institutioner, idet regionens vurdering er, at der ikke skal udarbejdes årsregnskaber for institutionerne. Der er på funktion Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med driftsoverenskomst generelt ikke optaget finansielle aktiver fra selvejende institutioner. Det er vores vurdering, at institutionerne skal udarbejde regnskaber og indregnes i henhold til gældende konteringsregler. Vi skal derfor fortsat anbefale, at regionen får afklaret regnskabskravet eller behørigt dokumenterer, at der ikke er krav herom Tilgodehavender/debitorer Vi har gennemgået debitorlisten og påset, at den stemmer til bogholderiet. Det er i tidligere rapportering anført, at regionens administration af debitorer har været mangelfuld og derfor ikke har kunnet danne grundlag for opstart af en rykkerprocedure. Der henvises til afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Legater/deposita Det er tidligere henstillet, at der foretages oprydning på området, samt at der udarbejdes regnskaber for legaterne. Der er nu for udarbejdet udkast til regnskaber indsendt selvangivelser for foregående år. Arbejdet er dog ikke endeligt tilendebragt.

17 Deposita Region Sjælland administrerer midler for EU-projekter. Regionen har ikke ejerskabet til disse midler, der regnskabsteknisk er at betragte som acontobetalinger, indtil tilskudsgiver har godkendt forbruget af midlerne, og der skal ved projekternes afslutning aflægges reviderede regnskaber for disse midler. Disse midler fremgår ikke af regionens bogføring og er alene omtalt i regnskabet. Ultimo 2015 udgør denne beholdning 6,1 mio. kr. Det er tidligere anført, at det er vores opfattelse, at midler fra EU-projekter, som regionen administrerer, bør indgå i bogføringen og regnskab, så midlerne indgår i den løbende kontrol- og afstemningsrutine for likvide beholdninger. Forholdet er uændret, idet ledelsen ikke er enig i vores opfattelse, og midler EU-projekter fremgår således fortsat ikke af bogføringen. Vi skal anbefale, at regionen dokumenterer grundlaget for regionens vurdering Kortfristet gæld/kreditorer Kontoen Leverandør samlekonto med en saldo på -991,3 mio. kr. er afstemt, dog med en difference på 0,4 mio. kr. Kontoen Leverandør clearingskonto, med en saldo på 50,7 mio. kr., er ikke afstemt. Det bør sikres, at der kan udarbejdes specificeret oversigt over gæld til kreditorer. Manglerne i afstemningerne skal ses i sammenhæng med de tilknyttede likvide konti. Der henvises til afsnit om opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger 6.10 Låneoptagelse Vi har gennemgået regionens procedure for låneoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Social- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen, med tilhørende fortolkninger. Det er vores opfattelse, at regionens lånerammeberegning og låneoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler.

18 432 7 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Dette afsnit er en særskilt redegørelse til Beskæftigelsesministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 552 af 28. april Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2015 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Beskæftigelsesministeriets ressortområde. 7.1 Personsager Tilskud til servicejob (Lov 140 af om ophævelse af lov om servicejob). Vi har ikke foretaget test af kontroller i personsager, da der alene er 1 sag, som er revideret før, uden fejl. Vi har undersøgt forretningsgange omkring administrationen af denne sag. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området administreres efter samme principper som tidligere år og i overensstemmelse med gældende regler, hvorfor vi har fravalgt sagsrevisionen. 7.2 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Regionen har i 2016 indberettet statsrefusionsskema for Vi har efter vores gennemgang vurderet skemaet korrekt og forsynet det med en revisorerklæring.

19 433 8 Afgivne revisionsberetninger og påtegnede opgørelser mv. 8.1 Revisionsberetninger afgivet til Regionsrådet Ud over nærværende beretning om revisionen af årsregnskabet er der afgivet følgende delberetninger: Beretning om Nr. Dato Løbende revision for februar 2016 Revision af statsligt, aktivitetsafhængigt tilskud i 2015 til regionens sygehusvæsen samt af aktivitetsbestemt, kommunal medfinansiering på sundhedsområdet for juni Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver Kvartalsrapporter for kvalitetsfondsbyggerier Regionen har udarbejdet kvartalsrapporter for kvalitetsfondsbyggerierne. Vi har vedrørende 2015 afgivet erklæringer for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Psykiatrisygehus Slagelse for 4 kvartaler. Kvartalsrapporten for 4. kvartal er samtidigt den afsluttende for dette byggeri. Der er i den afsluttende revisionserklæring, medtaget et forbehold, med følgende hovedpunkter: Vedrørende deponeringsgrundlag Vedrørende projektets økonomiske forbrug og forventede resterende forbrug Vedrørende projektets overholdelse af tilsagnsrammen til IT, udstyr og apparatur Vedrørende projektets økonomiske forbrug Vedrørende projektets fremdrift og risiko Kvartalsrapporten er behandlet i Forretningsudvalget mandag den 7. marts Der udestår et endeligt anlægsregnskab for projektet. Der henvises i øvrigt til oversigten i bilag 1.

20

21 435 BILAG 1 OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV Vi har efterfølgende beskrevet den udførte revision på øvrige områder med særlige rapporteringskrav, hvor der ikke i forvejen er afgivet særskilt revisionsberetning til regionsrådet. Projektregnskaber med tilhørende revisionsprotokol Anvendelse af kognitive behandlingsprogrammer i de sikrede afdelinger og tilknyttede åbne afdelinger Kropsudfoldelse Revalideringstilbud til unge og voksne sindslidende Styrket uddannelsesindsats på sikrede institutioner Kognitiv forbehandlingsprojekt til unge med misbrugsproblemer Kognitiv uddannelse, anvendelse af kognitive behandlingsprogrammer i de sikrede afdelinger og tilknyttede åbne afdelinger Kompetencecenter for dårligt begavede/mentalt retarderede unge med kriminel adfærd på Bakkegården Styrket psykiatrisk indsats for dobbeltdiagnosticerede Man må hverken overse eller overse. Kompetenceudviklingsprojekt om identifikation af børn og familier ved cancersygdom hos forældre Oprustning af indsatsen over for børn og unge Styrkelse af den nære psykiatri Etableringen af nyt sengeafsnit Alle projektregnskaber er forsynet med vores erklæring om, hvorvidt tilskudsopgørelsen efter vores opfattelse i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med tilskudsyders tilskudsbrevs bestemmelser, samt at tilskuddet er anvendt til det bevilgede formål. De afgivne revisionsberetningerne er hver for sig ikke omfattet af Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd, Hovedstadens Sygehusfælles-skab 29 med henvisning til 42b, stk. 1, i Den kommunale Styrelseslov og er således ikke udsendt til de enkelte regionsrådsmedlemmer, men alene fremsendt til tilskudsyder samt regionens administration.

22 436 Oversigt over revisionspåtegnede opgørelser for 2015 Kvartalsopgørelser, kvalitetsfondsbyggerier Nyt Psykiatrisygehus Slagelse, 1. kvartal 2015 Nyt Psykiatrisygehus Slagelse, 2. kvartal 2015 Nyt Psykiatrisygehus Slagelse, 3. kvartal 2015 Nyt Psykiatrisygehus Slagelse, 4. kvartal 2015 Øvrige Tjenestemandspension, pensioneret før , Moderniseringsstyrelsen Tjenestemandspensioner 1. halvår 2015 Plejere Assistenter Tjenestemandspensioner 2. halvår 2015 Plejere Assistenter Ikke hævede feriepenge, feriefonden Takster Roskildehjemmet 2015 Momsrefusion 2015 Sociale udgifter 2015 Landsbyggefonden, Bo og Naboskab Sydlolland Indberetning til EnergiNet.dk Bevarelse af varmtvandsbassiner på sygehusene Roskilde, Holbæk og Nykøbing F Projekt Peers som brobyggere Tilsagn styrkelse af hjerneskade indsatsen Robobraille, et mere rummeligt informationssamfund for blinde og svagsynede i Central Europa Projekt Syntetisk grønlandsk stemme Kalaallisut GPS overvågning og bedre kommunikation med de kørende lægevagter Regnskaber for værditabsordningen Møllevej 1, Holbæk Marievej 2, Slagelse Vimmelskaftet 15, Holbæk Suhrsgade 1, Maribo Stationsvej 1, Kr. Eskildstrup Gaabensevej 256, Nykøbing F. Industrivej 1B, Tølløse

23 437 Helligkorsvej 47, Roskilde Industrivej, Tølløse Bygaden 34, 4300 Holbæk Øvrige opgaver Nedenfor er oplistet de væsentligste områder, som vi har ydet regionen bistand med, herunder særlige analyser mv. med særskilt rapportering: Vurdering af forslag til nyt kasse og regnskabsregulativ Assistance med tilretning af regnskaber for legater for 2011 til 2014, herunder assistance med indberetning til SKAT Forinden accept af ovennævnte arbejder har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed.